|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 01/1999/QĐ-UB
|
Đà Nẵng, ngày 02
tháng 01 năm 1999
|
QUY ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI
LIỆU LƯU TRỮ CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 01/1999/QĐ-UB ngày 02/01/1999
của Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Tất cả công văn tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học
kỹ thuật (dự án, đồ án thi ết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa
học, công trình xây dựng cơ bản, phát minh sáng chế, luận án tốt nghiệp …) tài
liệu chuyên môn (sổ sách thống kê, biểu bán, hố sơ nhân sự …) các tác phẩm văn
học, nghệ thuật, âm bản, dương bản cục bộ phim, các bức ảnh, micro phim, tài
liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, sổ ghi nghị
quyết các cuộc họp v. v…. được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan chuyên môn thuộc thành phố, các đoàn thể, UBND
các quận, huyện trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, không kể thời gian, hình thức
ghi tin, loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở bộ phận,
phòng, kho lưu trữ hiện hành của các ngành,các cấp để phục vụ cho việc nghiên
cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn.
Tài liệu
lưu trữ phải là bản gốc, bản chính của văn kiện. Trong trường hợp do hậu qủa
lịch sử không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản
chính.
Điều 2. Tài liệu lưu trữ của địa phương là di sản văn hoá, thuộc một
phần của phòng tài liệu lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tập thể cá nhân
nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, tiêu huỷ
trái phép tài liệu lưu trữ.
Điều 3: Thủ trưởng các Ngành, các cấp trong phạm vi quyền hạn của
mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn; tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ
theo đúng quy định của Nhà nước và bản Quy định này.
Chương 2.
QUẢN
LÝ VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ.
Điều 4 . Công chức, viên chức làm công việc bằng công văn giấy tờ
hoặc liên quan đến công văn giấy tờ trong mỗi cơ quan, tuỳ theo chức năng nhiệm
vụ phải lập hồ sơ công việc về phần mình phụ trách. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ
quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải tuân theo
đúng các thể thức phương pháp do Cục Lưu trữ nhà nước quy định.
Điều 5. Hồ sơ công việc của công chức, viên chức khi lập phải đảm
bảo mối quan hệ giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đê, một sự việc . Sắp
xếp các văn bản trong một hồ sơ theo trật tự thời gian và biên mục bên trong,
bên ngoài đầy đủ.
Điều 6. Hồ sơ tên gọi: Gồm các tập lưu công văn đi ở mỗi cơ quan,
được phân loại thành từng hồ sơ có cùng tên gọi giống nhau như các tập: Quyết
định, chỉ thị, báo báo, công văn…. tuỳ theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà
kết thúc hồ sơ theo tháng; quý, 6 tháng, một năm .
Văn thư
cơ quan phải đảm bảo lưu đủ công văn tài liệu (bản chính và phụ lục kèm theo),
sắp xếp theo thứ tự đúng tới số đã đăng ký trong công văn vàchịu trách nhiệm
lập hồ sơ tên gọi.
Điều 7. Hồ sơ nguyên tắc gồm những văn bản pháp quy như: Luật, Pháp lệnh,
Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, hướng dẫn hoặc giải thích về
chế độ chính sách. Mỗi công chức, viên chức tuỳ theo yêu cầu công việc của
mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng nghiệp vụ nhất định làm căn cứ
giải quyết công việc để lập hồ sơ nguyên tắc.
Hồ sơ
nguyên tắc thuộc loại tư liệu của cơ quan không ai được chiếm dụng riêng, không
phải nộp và lưu trữ, khi nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác phải bàn giao lại cho
người thay thế mình để tiếp tục công việc đó .
Điều 8. Công chức, viên chức chỉ được giữ lại hồ sơ công việc của
mình một năm tính từ khi công việc đó kết thúc. Trường hợp cần giữ lại để
nghiên cứu tiếp tục phải được sự đồng ý của thủ trưởng và lưu trữ cơ quan .
Điều 9. Cuối năm công chức, viên chức trong từng cơ quan tự kiểm tra
lại toàn bộ hồ sơ của mình, hoàn thiện và bàn giao vào phòng, kho lưu trữ cơ
quan quản lý.
MỤC 2. THU NỘP HỒ SƠ
TÀI LIỆU
Điều 10. Các cơ quan thuộc
danh mục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước thành phố (theo Quyết
định số 6565/1998/QĐ-UB ngày 18/11/1998 của Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)
chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 10
năm kể từ ngày hồ sơ công việc đã kết thúc. Sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ
đó vào kho lưu trữ Nhà nước thành phố. Trường hợp cần giữ lại để sử dụng tiếp
đối với loại trù liệu đã đến hạn nộp lưu, phải được sự đồng ý của trung tâm Lưu
trữ thành phố.
Hồ sơ tài
liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị giao nộp vào
kho lưu trữ Nhà nước thành phố phải là những hồ sơ tài liệu đã được sắp xếp,
chỉnh lý hoàn chỉnh và có giá trị .
Điều11. Các ngành Công an,
Quân sự được lập phòng, kho lưn trữ riêng, không phải nộp hồ sơ tài liệu vào
kho lưu trữ Nhà nước thành phố, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp
vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương và báo cáo thống kê hàng năm về Trung tâm
lưu trữ thành phố.
Điều 12. Hồ sơ, tài liệu của
một cơ quan này sát nhập vào một cơ quan khác hoặc của hai cơ quan sát
nhập làm một cơ quan mới, thì lưu trữ cơ quan được sát nhập hay cơ quan mới lập
tiếp nhận và quản lý.
Đối với
cơ quan giải thể thuộc cấp nào thì chuyển giao vào kho lưu trữ cấp ấy quản lý.
Trường
hợp một cơ quan được tách ra làm hai hoặc nhiều cơ quan thì phần hồ sơ, tài
liệu liên quan đến công việc của cơ quan mới này sẽ do cơ quan ấy tiếp nhận để
sử dụng.
Điều 13. Biên bản giao nộp hồ
sơ tài liệu nếu vào kho lưu trữ cơ quan hay kho lưu trữ quận, huyện, thành phố
đều phải làm thành hai bản, nơi giao và nơi nhận mỗi bên giữ một bản (xem phụ
lục 1,2).
Điều 14. Phòng, kho lưu trữ
các ngành các cấp có trách nhiệm sưu tầm bổ sung những hồ sơ, tài liệu còn
thiếu thuộc thẩm quyền của ngành mình, cấp mình về quá trình hình thành và phát
triển của cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ lịch sử.
MỤC 3. XÁC ĐỊNH GIÁ
TRỊ VÀ TIÊU HUỶ TÀI LIỆU LƯU TRỮ .
Điều 15. Chỉ được phép tiêu
huỷ những hồ sơ tài liệu đã hết giá trị theo quyết định của Hội đồng xác định
giá trị có thẩm quyền Thành phần Hội đồng xác định giá trị ở mỗi cấp bao gồm:
1- Kho
lưu trữ thành phố .
- Chánh
Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố làm chủ tịch .
- Giám
đốc Trung tâm Lưu trữ thành phố làm phó chủ tịch .
- Bộ phận
hoặc cơ quan có tài liệu lưu trữ làm uỷ viên.
- Trưởng
phòng quản lý kho Lưu trữ thành phố làm uỷ viên .
2- Các
Sở, Ban, ngành, đoàn thể .
- Chánh
Văn phòng hoặc trưởng phòng tổ chức hành chính làm chủ tịch.
- Bộ phân
có tài liệu làm uỷ viên (nếu nhiều bộ phận thì bộ phận có nhiều tài liệu nhất).
- Cán bộ
phụ trách kho Lưu trữ cơ quan làm uỷ viên.
3- Uỷ ban
nhân dân các quận, huyện .
- Chánh
Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận, huyện làm chủ tịch.
- Bộ phận
hoặc cơ quan có tài liệu làm uỷ viên .
- Cán bộ
phụ trách kho Lưu trữ quận, huyện làm uỷ viên .
Điều 16. Khi tiêu huỷ hồ sơ
tài liệu đã hết giá trị được Hội đồng cho phép, phải lập thành biên bản. Tài
liệu tiêu huỷ được thống kê cụ thể, chi tiết từng loại, có ý kiến xác nhận của
cơ quan chuyên môn cấp trên và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ trọn vẹn. (xem
phụ lục 6) .
MỤC 4. THỐNG KÊ -SẮP
XẾP - BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ.
Điều 17. Các cơ quan chuyên
môn thuộc thành phố, các đoàn thể, quận, huyện thực hiện chế độ báo cáo thống
kê định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ theo Quyết định liên Bộ giữa cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng Cục
thống kê số 149 CLT/TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987.
Điều 18. Mỗi bộ phận, phòng
hoặc kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ và các công
cụ tra tìm tài liệu như: sổ nhập hồ sơ tài liệu, sổ đăng ký các phòng lưu trữ,
mục lục hồ sơ của từng phòng, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lư trữ(xem phụ
lục 3,4,5).
Điều 19. Việc sắp
xếp hồ sơ tài liệu trong từng bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ được tiến hành
theo một phương pháp thống nhất do Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, tại văn bản
số 111/NVĐP ngày 04/04//995 .
Điều 20. Để tránh ẩm, mốc, mối
mọt nơi để hồ sơ tài liệu lưu trữ phải là những nơi cao ráo thoáng mát. Mỗi bộ
phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải trang bị các phương tiện để bảo quản như cặp,
hộp, giá đựng tài liệu và có biện pháp phòng cháy, có công cụ chữa cháy .
Điều 21. Những đơn vị tài liệu
có tính đặc thù như âm bản, dương bản các bộ phim, tài liệu ghi âm, các bức
ảnh, microphim, băng, đĩa từ …. cần có những trang bị hoặc biện pháp cần thiết
để bảo quản tài liệu lâu dài.
MỤC
5. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ.
Điều 22. Các phòng kho lưu trữ
phải xây dựng bản nội quy quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định
cho từng đối tượng là công chức, viên chức trong cơ quan, công chức, viên chức
ngoài cơ quan và nhân dân có nhu cầu thích đáng. Chỉ được nghiên cứu tại chỗ,
không mang tài liệu ra khỏi khu vực phòng kho; Trường hợp cần sơ chụp công
chứng phải có ý kiến của người có thẩm quyền.
Điều 23. Tất cả
mọi yêu cầu sử dụng phải được Chánh, phó Văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành
chính đồng ý. Trường hợp đối tượng người nước ngoài, và tài liệu thuộc loại
trong danh mục bí mật Nhà nước cần sử dụng phải thực hiện theo Nghị định 84/
HĐBT ngày 09/03/1992 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành “Quy chế bảo vệ bí mật Nhà
nước và được Thủ trưởng các ngành hoặc Chủ tịch UBND các cấp cho phép . (xem
phụ lục 7) .
Điều 24. Người sử dụng có
trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu được cung cấp nghiên cứu không
được làm nhàu nát, hư hỏng; Xem xong phải sắp xếp lại theo trật tự, và bàn giao
lại đầy đủ. Nếu phát hiện làm mất hoặc đánh cắp tài liệu cán bộ lưu trữ lập
biên bản và báo cáo người có thẩm quyền xử lý.
Điều 25. Các phòng, do lưu trữ
có trách nhiệm cấp bản sao công văn tài
liệu và chứng thực về tà liệu lưu trữ đang quản lý cho các đương
sự khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền.
Chương 3.
HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 26. Ở thành phố thành lập
Trung tâm lưu trữ thành phố do Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố trực tiếp
quản lý và giúp Uỷ ban nhân dân thành phố quản lý thống nhất về công tác lưu
trữ và tài liệu lưu trữ, xây dựng các chế độ quản lý, chế độ nghiệp vụ lưu trữ;
hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ đó trong phạm vi thành
phố; tổ chức việc thu nhận những hồ sơ tài liệu của các cơ quan chuyên môn
thuộc thành phố, các đoàn thể đến hạn nộp vào kho lưu trữ thành phố để bảo quản
và tổ chức sử dụng, khai thác .
Điều 27. Các cơ quan chuyên
môn thuộc thành phố, các đoàn thể phải thành lập phòng kho lưu trữ ở đơn vị
mình để bảo quản tài liệu lưu trữ và bố trí cán bộ có trình độ Trung học văn
thư, lưu trữ trở lên để làm công tác lưu trũ kiêm nhiệm công tác văn thư và
chịu trách nhiệm bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ quan, đơn vị theo chế
độ tập trung thống nhất; không một bộ phận nào, phòng nào hoặc cá nhân nào được
giữ riêng như đã quy định các điều nêu trên. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng
hành chính phụ trách giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng chế độ công tác lưu trữ
và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi quyền hạn của mình.
Điều 28. UBND quận, huyện
thành lập kho lưu trữ do Văn phòng UBND quận, huyện trực tiếp quản lý. Cần bố
trí từ 1 đến 2 cán bộ chuyên trách có trình độ Trung học lưu trữ trở lên chịu
trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho UBND các xã , phường, các
cơ quan, đơn vị trực thuộc; xây dựng bảng danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu
vào kho lưu trữ quận, huyện; trực tiếp tổ chức thu nộp hồ sơ tài liệu của Hội
đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, Văn phòng UBND quận, huyện và các cơ quan
chuyên môn thuộc quận, huyện quản lý để bảo quản và tổ chức sử dựng theo quy
định hiện hành của nhà nước .
KHEN
THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT
Điều 29. Cơ quan, tập thể, cá
nhân có thành tích trung việc quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ được khen thưởng,
nếu vi phạm những điều trong bản quy định này thì tuỳ theo mức độ mà bị xử lý
kỷ luật bằng biện pháp hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.
ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH
Điều 30. Các cơ quan chuyên
môn thuộc thành phố, các đoàn thể, UBND các quận, huyện căn cứ vào bản quy định
này mà xây dựng bản qui định chi tiết về công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho
phù hợp với phạm vi đơn vị mình, ngành minh quản lý.
Điều 31. Chánh Văn phòng UBND
thành phố, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đoàn thể, Chủ
tịch UBND các quận, huyện có trách nhiệm thực hiện bản Quy định này ./.
|
|
TM.
UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ
CHỦ TỊCH
Huỳnh
Năm
|
PHỤ
LỤC 1
MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI
LIỆU
Số: ……..
Căn cứ
điều 32 của Điều lệ về công tác của công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban
hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ;
Căn cứ…
Hôm nay,
ngày … tháng … năm , chúng tôi gồm:
Đại diện Trung tâm
Lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng
1/…
2/…
3/…
Đại diện
…. (Tên cơ quan nộp lưu)
1/…
2/…
3/…
Cùng
thống nhất giao nhận tài liệu vào bảo quản Nhà nước như sau:
1/ Tên
khối tài liệu…
…………………..
2/ Thời
gian tài liệu …
3/ Số
lượng tài liệu …
4/ Số bản
mục lục hồ sơ nộp lưu …
5/ Các
văn bản khác ….
6/ Tình
trạng tài liệu …
………………….
Biên bản
này lập thành 2 bản: Bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản
|
Người
nhận
(Họ tên, chữ ký)
|
Người
giao
(Họ tên, chữ ký)
|
Chứng thực của cơ
quan
|
Đại
diện lưu trữ UBND
(Chức vụ, họ tên, chữ ký đóng dấu)
|
Đại
diện cơ quan nộp lưu
(Chức vụ, họ tên, chữ ký đóng dấu)
|
PHỤ LỤC 2
MẪU BIÊN BẢN GIAO NỘP TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------
BIÊN
BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU
Số: ……..
- Căn cứ
điều 13 Quyết định số: 01/1999/QĐ – UB ngày 02/01/1999 của Uỷ ban nhân dân
thành phố Đà Nẵng ban hành bản Quy định về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu
trữ.
Căn cứ…
Hôm nay,
ngày … tháng … năm 199..
Tại
…………………………………
Chúng tôi
gốm có:
Người
giao:
- Bộ phận
công tác ……………
- Chức vụ
……………………..
Người
nhận:
- Bộ phận
công tác …………….. chức vụ ……………..
Cùng nhau
thống nhất giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan như sau:
1- Tổng
số hồ sơ giao: ………………….(có danh sách kèm theo)
2- Thời
gian của tài liệu…………………
3- Các
văn bản khác ……………………
4- Tình
trạng tài liệu ……………………
Biên bản
này lập thành hai văn bản như nhau, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản.
|
Người
giao Chứng thực của cơ quan
(Họ tên, chữ ký)
|
Người
nhận
(Họ tên, chữ ký)
|
DANH MỤC
HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP VÀO KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN
|
Hồ sơ số
|
cặp số
|
Nội dung hồ sơ
|
Số tờ
|
Thời gian bảo quản
|
Ghi chú
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ
LỤC 3
MẪU
SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
|
Số TT
|
Ngày nhập
|
Người nhập
|
Cơ quan nhập
|
Tên phòng
|
Số phòng
|
Năm của tài liệu
|
Căn cứ nhập
|
Tình trạng tài liệu
|
Số lượng
|
Ghi chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Sổ này
dùng để thống kê toàn bộ các lần nhập tài liệu vào kho lưu trữ, không kể số
lượng nhiều hay ít. Ghi ngay khi nhập.
- Cột 5
và 5 nếu có tên và số phòng (hoặc bộ sưu tập) thì ghi, nếu tài liệu hỗn tạp thì
để trống
- Cột 8
ghi số của biên bản giao nhận tài liệu
PHỤ LỤC 4
MẤU
ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ
|
Số phòng
|
Ngày tháng nhập lần
đầu
|
Tên phòng
|
Thời gian đơn vị
hình thành phòng
|
Ghi chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Cột 1
dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong lưu trữ. Mỗi phông chỉ được ghi một
lần theo lần nhập đầu tiên của phông đó vào lưu trữ Uỷ ban.
- Cột 2
ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phông vào kho lưu trữ Uỷ ban.
- Cột 3
ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Nếu tên thay đổi nhiều lần
thì ghi tên cuối cùng.
- Cột 4
nếu là phông đóng thì thì ghi thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu phông mở thì
ghi thời gian bắt đầu hoạt động.
- Cột 5
dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của phông nếu được chuyển hẳn sang
lưu trữ khác. Ghi căn cứ thay đổi và số lượng tài liệu chuyển đi.
MẪU SỐ THEO DÕI SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
|
Số TT
|
Họ và tên độc giả
và nơi cấp giấy giới thiệu
|
Hình thức sử dụng (Đọc,mượn,
giao)
|
Hồ sơ TL số
|
Phông số
|
Thời gian của tài
liệu
|
Nội dung của tài
liệu
|
Ngày mượn
|
Ký nhận
|
Ngày trả
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC 6
MẪU BIÊN BẢN TIÊU HUỶ HỒ SƠ TÀI
LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------
BIÊN BẢN
Tiêu huỷ
hồ sơ tài liệu hết giá trị
Căn
cứ điều 35, 36, 37 Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (nay
là Chính phủ) ban hành điều lệ về công tác Công văn giấy tờ và công tác lưu
trữ.
Căn cứ
vào điều 15,16 Quyết định số: 01/1999/QĐ- UB ngày 02/01/1999 của Uỷ ban nhân
dân thành phố Đà Nẵng ban hành bản Quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của thành phố Đà Nẵng.
Căn cứ
……………
Hôm nay
ngày... tháng….. năm ….
Tại:
……………………………………………………………………
Hội đồng
xác nhận giá trị gồm:
1:…………………………………………………………………………
2:
…………………………………………………………………………
3:
…………………………………………………………………………
4:
………………………..Lưu trữ cấp trên chứng kiến có…………………… Chúng tôi đã cùng nhau xem
xét và xác định giá trị lần cuối cùng toàn bộ ….. ..(Cặp, bó) hồ sơ tài liệu
hết giá trị theo quy định và cùng thống nhất đưa số tài liệu trên đia tiêu huỷ.(Có
phụ lục kèm theo).
Địa điểm
tiêu huỷ tại: ……………………………………………………
Hình thức
tiêu huỷ: ……………………………………………………..
Thời Gian
tiêu huỷ: Từ … giờ . . . ngày . . . tháng ….năm…..
Đến …
giờ … ngày … tháng … năm ….
Các thành
viên Hội đồng cùng chứng kiến việc tiêu huỷ này từ đầu đến cuối một cách trọn
vẹn và thống nhất lập biên bản này thành 3 bản như nhau.
- 01 bản
gởi lưu trữ cấp trên.
- 01 bản
lưu trữ tại nơi có tài liệu.
- 01 bản
lưu trữ cơ quan
|
Xác
nhận nơi tiêu huỷ
(Ký, họ tên)
|
Xác
nhận Lưu trữ cấp trên
(Ký, họ tên)
|
Lưu trữ cơ quan
(Ký, họ tên)
|
Bộ
phận có tài liệu
(Ký, họ tên)
|
Chủ tịch hội đồng
(Ký, họ tên)
MỤC LỤC
HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phòng tài liệu …………………………………
|
Hồ sơ tài liệu số
|
Nội dung hồ sơ tài
liệu
|
lý do loại
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ
LỤC 7
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Số: ---------
1. Họ và
tên độc giả: ………………………………………..
2. Cơ
quan công tác: ………………………………………..
3. Số,
ngày tháng công văn, giấy giới thiệu: ……………….
4. Đề tài
nghiên cứu: ……………………………………….
5. Mục
đích nghiên cứu: …………………………………..
6. Thời
gian nghiên cứu: ………………………………….
|
Số TT
|
Ký hiệu tra tìm
|
Nội dung tài liệu
|
|
Tên số phông
|
Số mục lục
|
Hồ sơ số
|
Tờ số
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Độc giả
(Họ tên, chữ ký)
|
Đề nghị
của thủ trưởng cơ quan, kho lưu trữ
|
Xét
duyệt của người có thẩm quyền
|