Official Dispatch 324/NHNN-TTGSNH 2012 approval for provisional management personnel lists

• Số hiệu: 324/NHNN-TTGSNH
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Ngân hàng Nhà nước
• Người ký: Dương Quốc Anh
• Ngày ban hành: 18/01/2012

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số 324/NHNN-TTGSNH V/v chấp thuận dự kiến nhân sự TCTD, chi nhánh ngân hàng nước ngoài	Hà Nội, ngày 18 tháng 01 năm 2012

Kính gửi:

- Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố - Các tổ chức tín dụng - Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài.

Hiện nay, Ngân hàng Nhà nước đang hoàn thiện dự thảo Thông tư hướng dẫn về thủ tục, hồ sơ đề nghị chấp thuận danh sách dự kiến những người được bầu, bổ nhiệm làm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc (Giám đốc) sau đây gọi là nhân sự của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định tại điều 51 Luật Các tổ chức tín dụng 2010. Trong thời gian Thông tư chưa ban hành, để có cơ sở thống nhất thực hiện, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước hướng dẫn việc chấp thuận dự kiến nhân sự tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài (ngoại trừ nhân sự của Ngân hàng thương mại Nhà nước, nhân sự đại diện cho chủ sở hữu phần vốn Nhà nước tại ngân hàng thương mại cổ phần do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ và tại ngân hàng hợp tác xã/Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương) như sau:

I. Hồ sơ đề nghị chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài:

1. Hồ sơ gồm:

1.1. Văn bản của Chủ tịch Hội đồng quản tri, Chủ tịch Hội đồng thành viên của tổ chức tín dụng, người đại diện có thẩm quyền của ngân hàng nước ngoài có chi nhánh hoạt động tại Việt Nam đề nghị Ngân hàng Nhà nước chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự, trong đó tối thiểu phải có các nội dung sau:

a) Lý do của việc bầu, bổ nhiệm nhân sự;

b) Danh sách dự kiến nhân sự, trong đó nêu rõ: họ và tên, chức danh hiện tại (nếu có) và chức danh dự kiến bầu, bổ nhiệm của thành viên Hội đồng quản trị thành viên hội đồng thành viên, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc) tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

c) Cơ cấu Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát hiện tại và dự kiến sau khi bầu, bổ nhiệm. Trong đó, nêu rõ số lượng thành viên Hội đồng quản trị, số lượng thành viên độc lập, thành viên không phải là người điều hành của Hội đồng quản trị; số lượng thành viên Ban kiểm soát; số lượng thành viên chuyên trách của Ban kiểm soát;

d) Cam kết nhân sự dự kiến bầu, bổ nhiệm đảm bảo đủ điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định tại luật các tổ chức tín dụng, các quy định của pháp luật có liên quan và quy định Điều lệ của tổ chức tín dụng.

1.2. Văn bản thông qua danh sách dự kiến nhân sự của tổ chức tín dụng (nêu rõ nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát), cụ thể:

a) Đối với tổ chức tín dụng là công ty cổ phần, Ngân hàng hợp tác xã/Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương, Quỹ tín dụng nhân dân/Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở: Nghị quyết của Hội đồng quản trị;

b) Đối với tổ chức tín dụng là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: văn bản của Chủ sở hữu;

c) Đối với tổ chức tín dụng là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:

- Văn bản của thành viên góp vốn (trường hợp dự kiến bổ nhiệm thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban kiểm soát);

- Nghị quyết của Hội đồng thành viên (trường hợp dự kiến bổ nhiệm Tổng Giám đốc (Giám đốc).

1.3. Lý lịch cá nhân (theo mẫu Phụ lục số 01 đính kèm);

1.4. Phiếu lý lịch tư pháp của nhân sự dự kiến bầu, bổ nhiệm (trừ Quỹ tín dụng nhân dân/Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở); văn bản của chính quyền địa phương cấp phường, xã nơi đặt trụ sở chính về nhân sự dự kiến bầu, bổ nhiệm (đối với Quỹ tín dụng nhân dân/Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở)

Trường hợp nhân sự dự kiến bầu, bổ nhiệm không có quốc tịch Việt Nam, Phiếu lý lịch tư pháp (hoặc văn bản có giá trị tương đương) phải được cơ quan có thẩm quyền của nước mà người nước ngoài cư trú trước khi đến Việt Nam cấp, Trường hợp người nước ngoài hiện đã cư trú tại Việt Nam từ đủ sáu (06) tháng trở lên, Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp của Việt Nam nơi người nước ngoài đang cư trú cấp.

1.5. Các văn bằng chứng minh trình độ chuyên môn của nhân sự dự kiến bầu, bổ nhiệm đáp ứng các điều kiện theo quy định;

1.6. Báo cáo công khai lợi ích liên quan của nhân sự dự kiến bầu, bổ nhiệm theo quy định tại Điều 39 Luật Các tổ chức tín dụng.

1.7. Bản kê khai người có liên quan với nhân sự dự kiến bầu, bổ nhiệm (theo mẫu phụ lục số 02 đính kèm).

1.8. Đối với hồ sơ quy định tại điểm 1.1, trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên của tổ chức tín dụng, người đại diện có thẩm quyền của Ngân hàng nước ngoài có chi nhánh hoạt động tại Việt Nam ủy quyền cho người khác ký, hồ sơ phải có văn bản uỷ quyền được lập phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Văn bản trong hồ sơ phải được lập bằng tiếng Việt Nam. Văn bản lập ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt. Các bản sao tiếng Việt và các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt phải được cơ quan có thẩm quyển chứng thực theo quy định của pháp luật.

II. Thủ tục ứng cử, đề cử và đề nghị Ngân hàng Nhà nước chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài:

1. Đối với tổ chức tín dụng là công ty cổ phần:

1.1. Đối với tổ chức tín dụng không phải là ngân hàng thương mại cổ phần do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ:

a) Hội đồng quản trị lấy ý kiến của các cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông bằng văn bản về số lượng thành viên dự kiến được bầu, bổ sung vào Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, số lượng thành viên độc lập của Hội đồng quản trị, số lượng thành viên chuyên trách của Ban kiểm soát (nếu có); đồng thời thông báo các điều kiện, tiêu chuẩn phải đáp ứng đối với các chức danh được bầu để các cổ đông ứng cử hoặc đề cử người giữ các chức danh này theo quy định của pháp luật và Điều lệ của tổ chức tín dụng. Thời hạn lấy ý kiến của các cổ đông về việc ứng cử, đề cử nhân sự dự kiến phải được ghi cụ thể tại văn bản lấy ý kiến và đảm bảo tối thiểu ba mươi (30) ngày kể từ ngày gửi văn bản lấy ý kiến.

b) Trên cơ sở danh sách ửng cứ hoặc đề cử của các cổ đông đối với các chức danh quy định tại tiết a, điểm 1.1 trên đây, Hội đồng quản trị thẩm định điều kiện, tiêu chuẩn; lập và thông qua danh sách dự kiến nhân sự. Trường hợp các cổ đông không ứng cứ, đề cử đủ số lượng ứng cử viên đối với thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát; hoặc các ứng cứ viên không đảm bảo đủ điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát có quyền đề cử bổ sung người đảm bảo đủ điều kiện, tiêu chuẩn vào Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát.

Đối với nhân sự ứng cử hoặc được đề cử không đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định, Hội đồng quản trị có trách nhiệm thông báo rõ lý do cho người ứng cử hoặc cổ đông/nhóm cổ đông đề cử nhân sự này.

c) Chậm nhất ba mươi (30) ngày trước ngày dự kiến họp Đại hội đồng cổ đông bầu thành viên Hội đồng quản trị thành viên Ban Kiểm soát hoặc chậm nhất ba mươi (30) ngày trước ngày Hội đồng quản trị dự kiến bổ nhiệm Tổng Giám đốc (Giám đốc), tổ chức tín dụng lập hồ sơ (02 bộ chính) theo quy định tại mục I công văn này gửi Ngân hàng Nhà nước (quỹ Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố nơi tổ chức tín dụng đặt trụ sở chính - sau đây gọi là Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh) đề nghị chấp thuận Danh sách dự kiến nhân sự.

d) Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ của tổ chức tín dụng, Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh có trách nhiệm thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện của nhân sự; có văn bản đánh giá việc đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện, hồ sơ của tổ chức tín dụng, trong đó nêu rõ quan điểm đồng ý hoặc không đồng ý với đề nghị của tổ chức tín dụng, trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (qua Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng) xem xét, quyết định.

Trường hợp hồ sơ của tổ chức tín dụng chưa đủ, đúng theo quy định tại Công văn này, Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh có văn bản yêu cầu tổ chức tín dụng bổ sung, hoàn thiện.

1.2. Đối với nhân sự không phải là người đại diện cho chủ sở hữu phần vốn Nhà nước tại ngân hàng thương mại cổ phần do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ;

a) Thủ tục đề cử, ứng cử, lập và thông qua danh sách dự kiến nhân sự là thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát thực hiện theo quy định tại tiết a, b điểm 1.1 khoản 1 mục II Công văn này.

b) Chậm nhất ba mươi (30) ngày trước ngày dự kiến họp Đại hội đồng cổ đông bầu thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát hoặc chậm nhất ba mươi (30) ngày trước ngày Hội đồng quản trị dự kiến bổ nhiệm Tổng Giám đốc (Giám đốc), ngân hàng lập hồ sơ (01 bộ chính) theo quy định tại mục I Công văn này gửi Ngân hàng Nhà nước (Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng) đề nghị chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự.

2. Đối với tổ chức tín dụng là công ty trách nhiệm hữu hạn, chi nhánh ngân hàng nước ngoài

Chậm nhất ba mươi (30) ngày trước ngày dự kiến bổ nhiệm thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc (Giám đốc), tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài lập hồ sơ (01 bộ chính) theo quy định tại mục I Công văn này gửi Ngân hàng Nhà nước (Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng) đề nghị chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự.

3. Đối với tổ chức tín dụng là Ngân hàng hợp tác xã/Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương, Quỹ tín dụng nhân dân/Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở:

3.1. Đối với nhân sự không phải là người đại diện cho chủ sở hữu phần vốn Nhà nước tại Ngân hàng hợp tác xã/Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương,

a) Thủ tục đề cử, ứng cử, lập và thông qua danh sách dự kiến nhân sự là thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát thực hiện theo quy định tại tiết a, b điểm 1.1 khoản 1 mục II Công văn này.

b) Chậm nhất ba mươi (30) ngày trước ngày dự kiến họp Đại hội thành viên hoặc Đại hội đại biểu thành viên hoặc chậm nhất ba mươi (30) ngày trước ngày Hội đồng quản trị dự kiến bổ nhiệm Tổng Giám đốc (Giám đốc), Ngân hàng hợp tác xã/Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương lập hồ sơ (01 bộ chính) theo quy định tại mục 1 Công văn này gửi Ngân hàng Nhà nước (Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng) đề nghị chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự.

3.2. Đối với Quỹ tín dụng nhân dân/Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở:

a) Thủ tục đề cử, ứng cử, lập và thông qua danh sách dự kiến nhân sự là thành viên Hội đồng quản trị thành viên Ban kiểm soát thực hiện theo quy định tại tiết a, b điểm 1.1 khoản I mục II Công văn này,

b) Chậm nhất ba mươi (30) ngày trước ngày dự kiến họp Đại hội thành viên hoặc Đại hội đại biểu thành viên hoặc chậm nhất ba mươi (30) ngày trước ngày Hội đồng quản trị dự kiến bổ nhiệm Tổng Giám đốc (Giám đốc), Quỹ tín dụng nhân dân/Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở lập hồ sơ (01 bộ chính) theo quy định tại mục I Công văn này gửi Ngân hàng Nhà nước (qua Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh) đề nghị chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự.

III. Trách nhiệm báo cáo

Trong thời hạn mười (10) ngày làm việc, kể từ ngày bầu, bổ nhiệm các chức danh Chủ tịch và thành viên Hội đồng quản trị, Chủ tịch và thành viên Hội đồng thành viên, Trưởng ban và thành viên Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc), tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải có văn bản thông báo cho Ngân hàng Nhà nước danh sách những người được bầu, bổ nhiệm (theo mẫu Phụ lục số 03 đính kèm), cụ thể như sau:

1. Tổ chức tín dụng là công ty cổ phần và Quỹ tín dụng nhân dân/Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở: gửi Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh.

Ngân hàng Nhà nước chi nhánh có trách nhiệm rà soát nội dung thông báo; yều cầu giải trình làm rõ hoặc bổ sung, hoàn thiện thông báo nếu xét thấy cần thiết); báo cáo Thống đốc Ngân hàng Nhà nước đối với tổ chức tín dụng là Công ty cổ phần.

2. Tổ chức tín dụng là công ty trách nhiệm hữu hạn, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, Ngân hàng hợp tác xã/Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương: gửi Ngân hàng Nhà nước (Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng).

IV. Hiệu lực của Công văn

Công văn này được áp dụng kể từ ngày ký và hết giá trị sau khi Thông tư hướng dẫn về thủ tục, hồ sơ đề nghị chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài có hiệu lực thi hành.

Thống đốc Ngân hàng Nhà nước thông báo để Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố và tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài biết và thực hiện.

TL. THỐNG ĐỐC CHÁNH THANH TRA GIÁM SÁT NGÂN HÀNG Dương Quốc Anh

PHỤ LỤC SỐ 01

MẪU LÝ LỊCH CÁ NHÂN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------------------------

SƠ YẾU LÝ LỊCH

1. Về bản thân - Họ và tên khai sinh - Họ và tên thường gọi - Bí danh - Ngày tháng năm sinh - Nơi sinh - Quốc tịch (các quốc tịch hiện có)

Ảnh hộ chiếu (4x6)

- Địa chỉ thường trú theo hộ khẩu, địa chỉ theo chứng minh nhân dân và địa chỉ cư trú hiện nay;

- Số chứng minh thư nhân dân (hoặc hộ chiếu/ giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp tương đương khác); Ngày, tháng, năm và nơi cấp chứng minh thư nhân dân (hoặc hộ chiếu/ giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp tương đương khác):

- Tên, địa chỉ và số, ngày giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của pháp nhân mà mình đại diện, tỷ lệ vốn góp được đại diện (trường hợp là người đại diện phần vốn góp của cổ đông hoặc thành viên góp vốn là pháp nhân)

2. Trình độ học vấn

- Giáo dục phổ thông;

- Học hàm, học vị (nêu rõ tên, địa chỉ trường; chuyên ngành học; thời gian học; bằng cấp (liệt kê đầy đủ các bằng cấp).

3. Quá trình công tác:

- Nghề nghiệp, chức vụ, nơi công tác từ năm 18 tuổi đến nay (đảm bảo tính liên tục về mặt thời gian)

- Chức vụ hiện nay đang nắm giữ tại chính tổ chức các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài khác, văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngoài tại Việt Nam và các doanh nghiệp khác.

- Khen thưởng, kỷ luật (nếu có).

4. Quan hệ gia đình:

Vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em và vợ, chồng của những người này (nêu rõ họ và tên quan hệ, năm sinh, quê quán, nghề nghiệp, chức vụ, đơn vị công tác, nơi ở hiện nay)

5. Cam kết trước pháp luật

- Tôi xin cam kết sẽ không vi phạm các quy định của phập luật, của Ngân hàng Nhà nước và Điều lệ tổ chức và hoạt động của tổ chức tín dụng.

- Tôi xin cam kết những lời khai trên là đúng sự thật. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật đối với toàn bộ thông tin tại bản khai này,

- Tôi cam kết sẽ thông báo cho Ngân hàng Nhà nước về bất kỳ thay đổi nào liên quan đến nội dung bản khai trên phát sinh trong thời gian Ngân hàng Nhà nước đang xem xét đề nghị của ................

6. Ngày ... tháng ... năm

7. Chữ ký và họ tên đầy đủ của người khai

8. Xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền về việc người khai đăng ký hộ khẩu thường trú tại địa bàn hoặc xác nhận của người đại diện theo pháp luật của tổ chức tín dụng/ngân hàng mẹ của chi nhánh ngân hàng nước ngoài về việc người khai đang làm việc ở tổ chức tín dụng đó hoặc chứng thực chữ ký của người khác.

(Ngoài những nội dung cơ bản trên, người khai có thể bổ sung các nội dung khác nếu thấy cần thiết)

PHỤ LỤC SỐ 02

BẢNG KÊ KHAI NGƯỜI CÓ LIÊN QUAN

STT	Người khai và "người có liên quan" của người khai	Số/ngày CMND	Mối quan hệ với người khai	Chức vụ tại TCTD	Chức vụ tại Công ty con của TCTD	Tỷ lệ vốn sở hữu hoặc đại diện sở hữu/vốn điều lệ hoặc vốn cổ phần có quyền biểu quyết tại TCTD
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)
I	Người kê khai
	Nguyễn Văn A		Người khai
II	Những người có quan hệ thân thuộc (vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em và vợ, chồng của những người này)
1.	Nguyễn Thị B		Vợ
2.
...

Tôi cam kết nội dung Bảng kê khai trên đây là đúng sự thật, nếu có bất cứ sự không trung thực nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

.....ngày ... tháng ....năm..... Người khai (Ký ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC SỐ 03

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------------

THÔNG BÁO

Danh sách những người được bầu, bổ nhiệm làm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên,thành viên Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc (Giám đốc)

Kính gửi .................................

Căn cứ Danh sách dự kiến những người được bầu, bổ nhiệm làm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc (Giám đốc) đã được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận tại văn bản số..... ngày.....

Tổ chức tín dụng (chi nhánh ngân hàng nước ngoài) thông báo Ngân hàng Nhà nước việc bầu, bổ nhiệm nhân sự của ....... như sau:

1. Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên (nhiệm kỳ ...)

STT	Họ và tên	Số CMT/ Hộ chiếu	Chức danh được bầu, bổ nhiệm^1	Tỷ lệ biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông/Đại hội thành viên (Đại hội đại biểu thành viên)^2	Văn bản chức minh việc bầu, bổ nhiệm nhân sự của tổ chức tín dụng^3

Cơ cấu Hội đồng quản trị sau khi bầu, bổ nhiệm nêu rõ số lượng thành viên độc lập, thành viên không phải là người điều hành của Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị và nhóm người có liên quan của thành viên đó tại Hội đồng quản trị):

2. Ban Kiểm soát (nhiệm kỳ ...)

STT	Họ và tên	Số CMT/Hộ chiếu	Chức danh được bầu, bổ nhiệm^1	Tỷ lệ biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông/Đại hội thành viên (Đại hội đại biểu thành viên)^2	Văn bản chứng minh việc bầu, bổ nhiệm nhân sự của tổ chức tín dụng^3	Văn bản chứng minh về việc cư trú tại Việt Nam đối với thành viên Ban kiểm soát chuyên trách

Cơ cấu Ban Kiểm soát sau khi bầu, bổ nhiệm (nêu rõ số lượng thành viên chuyên trách của Ban kiểm soát):

3. Tổng Giám đốc (Giám đốc):

STT	Họ và tên	Số CMT/Hộ chiếu	Thời hạn đảm nhiệm chức vụ (nếu có)	Văn bản chứng minh việc bổ nhiệm	Văn bản chứng minh về việc cư trú tại Việt Nam

Tổ chức tín dụng/chi nhánh ngân hàng nước ngoài... cam kết những người được bầu, bổ nhiệm nêu trên thuộc danh sách đã được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận và đảm bảo đủ tiêu chuẩn điều kiện theo quy định tại Luật các tổ chức tín dụng, các văn bản pháp luật có liên quan và Điều lệ của tổ chức tín dụng và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của thông báo này.

...., ngày...tháng...năm Chủ tịch Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên hoặc người đại diện có thẩm quyền của ngân hàng mẹ (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

1. Đối với các chức danh được bầu, bổ nhiệm: nêu rõ chức danh Chủ tịch và thành viên Hội đồng quản trị, Chủ tịch và thành viên Hội đồng thành viên. Trưởng Ban và thành viên Ban kiểm soát, thành viên độc lập, thành viên không phải là người điều hành của Hội đồng quản trị, thành viên chuyên trách của Ban kiểm soát.

2. áp dụng đối với thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát của tổ chức tín dụng là Công ty cổ phần và tổ chức tín dụng là hợp tác xã

3. Văn bản chứng minh việc bầu, bổ nhiệm nhân sự của tổ chức tín dụng phải nêu rõ tên văn bản, số, ngày ban hành, ngày hiệu lực của văn bản.

(Ngoài những nội dung tối thiểu nêu trên, tổ chức tín dụng (chi nhánh ngân hàng nước ngoài) có thể bổ sung các nội dung khác nếu thấy cần thiết).

Tiếng Anh (English)

STATE BANK OF VIETNAM --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ----------------
No. 324/NHNN-TTGSNH Re. Grant of approval for provisional lists of management personnel of credit institutions, foreign bank’s branches	Hanoi, January 18, 2012

To:

- Provincial Branches of the State Bank of Vietnam
- Credit institutions
- Branches of foreign banks

Currently, the State Bank is finalizing the draft of the Circular guiding the procedures, application for the approval for provisional lists of elected or appointed members of the Board of Directors or the Board of Members, the Board of Controllers and Director General (Director) (hereinafter referred to as “management personnel” of credit institutions and foreign banks’ branches as prescribed in Article 51 of the Law on Credit Institutions 2010. While the Circular is yet to be promulgated, for the purpose of unanimous implementation, the Governor of the State Bank provides guidance on approval for provisional lists of management personnel of credit institutions, foreign bank’s branches (except for the management personnel of state-owned commercial banks, management personnel representing the owner of state capital at a Joint Stock Commercial Bank over 50% of charter capital of which is held by the State and management personnel of cooperative banks/Central People's Credit Fund) as follows:

I. Application for the approval for provisional lists of management personnel of credit institutions, foreign bank’s branches

1. The application includes:

1.1. A document of Chairperson of the Board of Directors, Chairperson of the Board of Members of the credit institution; the competent representative of the foreign bank that has a branch licensed to operate in Vietnam requesting the State Bank to approve the provisional list of its management personnel, which contains at least the following contents:

a) Reasons for election or appointment

...

...

...

c) The composition of the Board of Directors, the Board of Members, the Board of Controllers after the election or appointment. the number of members, independent members and non-executive members of the Board of Directors, the number of members of the Board of Controllers, the number of full-time members of the Board of Controllers;

d) A declaration that the management personnel to be elected or appointed satisfy the conditions and criteria prescribed in the Law on credit institutions, relevant law provisions and Charter of the credit institution.

1.2. The document on ratifying the provisional lists of management personnel of the credit institution (clearly stating the term of the Board of Directors, the Board of Members or Board of Controllers), to be specific:

a) The credit institution that is a joint stock company, cooperative bank/Central People’s Credit Fund, people’s credit fund/internal people’s credit fund shall submit a Resolution of the Board of Directors;

b) The credit institution that is a single-member limited liability company shall submit a document issued by its owner.

c) The credit institution that is a limited liability company shall submit:

- A document issued by the capital contributors (in case of the appointment of members of the Board of Members, members of the Board of Controllers);

- The Resolution of the Board of Members (in case of appointment of Director General (Director).

1.3. Résumé (see the attached sample Annex No. 01);

...

...

...

In case the expected management personnel does not hold Vietnamese nationality, his/her judicial record (or an equivalent document) must be issued by a competent authority of the country in which the foreigner resides before entering Vietnam. In case the foreigner has been residing in Vietnam for at least six (06) months, his/her judicial record must be issued by Vietnam’s Justice Department of the province in which the foreigner is residing.

1.5. The certificates proving qualifications of the expected management personnel satisfy the conditions according to regulations;

1.6. A report on related interests of the expected management personnel prescribed in Article 39 of Law on Credit institutions.

1.7. A list of the persons relating to the expected management personnel (see the attached sample Annex No. 02);

1.8. For the application prescribed in Point 1.1, in case the Chairperson of the Board of Directors or the Chairperson of the Board of Members of the credit institution or the competent representative of the foreign bank that has a branch licensed to operate in Vietnam authorizes another person to sign it, the application must include a written authorization that is made in accordance with the regulations of law.

2. The documents in the application must be made in Vietnamese. The documents prepared aboard must be consularly legalized and translated into Vietnamese. Duplicate copies in Vietnamese and Vietnamese translation from foreign language must be certified by a competent authority according to regulations of law.

II. Procedures for self-nomination, nomination of management personnel and requesting the State Bank to approve provisional lists of management personnel of credit institutions and foreign bank’s branches:

1. For the credit institution being a joint stock company:

1.1. For the credit institution other than a Joint Stock Commercial Bank over 50% of charter capital of which is held by the State:

...

...

...

b) Based on the list of shareholders’ self-nomination or nomination for the titles prescribed in the abovementioned sub-point a, point 1.1, the Board of Directors shall verify the conditions and criteria; prepare and approve the provisional list of management personnel. In case the number of self-nominated or nominated candidates for members of the Board of Directors and members of the Board of Controllers is in sufficient, or the candidates fail to satisfy all the conditions and criteria as prescribed, the Board of Directors and the Board of Controllers may nominate qualified persons to the Board of Directors and the Board of Controllers.

The Board of Directors shall be responsible for providing explanation for unqualified candidates and their nominators.

c) At least thirty (30) days before the expected date of the Shareholders' General Meeting electing the members of the Board of Directors and the Board of Controllers or at least thirty (30) days before the date on which the Board of Directors plans to appoint the Director General (Director), the credit institution shall compile 02 sets of application as prescribed in Section I of this Official Dispatch and submit them to the State Bank (the branch of the State Bank of the province in which the credit institution’s head office is located - hereinafter referred to as the “State Bank’s Branch”).

d) Within five (5) working days from the date of receiving a complete application of the credit institution, the State Bank’s Branch shall be responsible for verifying the management personnel’s fulfilment of the conditions and criteria; prepare a document about the assessment of management personnel’s fulfilment of the conditions and criteria and credit institution’s application, clearly stating their assenting and dissenting opinions about the credit institution's proposals and submit it to the Governor of the State Bank (through the Banking Supervisory Agency).

In case the credit institution’s application is not as satisfactory as prescribed in this Official Dispatch, the State Bank’s Branch shall prepare a document requesting the credit institution to complete it.

1.2. For the management personnel not being the representative of the owner of the State capital at a Joint Stock Commercial Bank over 50% of charter capital of which is held by the State;

a) The procedures for nomination, self-nomination, compilation and ratification of the provisional list of management personnel who are members of the Board of Directors and the Board of Controllers shall be adopted as prescribed in sub-section a, b point 1.1 clause 1 section II of this Official Dispatch.

c) At least thirty (30) days before the expected date of the Shareholders' General Meeting electing the members of the Board of Directors and the Board of Controllers or at least thirty (30) days before the date on which the Board of Directors plans to appoint the Director General (Director), the bank shall compile 01 set of application as prescribed in Section I of this Official Dispatch and submit it to the State Bank (Banking Supervisory Agency).

2. For the credit institution being a limited liability company, foreign bank’s branch:

...

...

...

3. For the credit institution being a cooperative bank/Central People’s Credit Fund, people’s credit fund/internal people’s credit fund:

3.1. For the management personnel not being the representative of the owner of the State capital at a cooperative bank/Central People’s Credit Fund,

a) The procedures for nomination, self-nomination, compilation and ratification of the provisional list of management personnel who are members of the Board of Controllers shall be adopted as prescribed in sub-section a, b point 1.1 clause 1 section II of this Official Dispatch.

c) At least thirty (30) days before the expected date of the Members' General Meeting or at least thirty (30) days before the date on which the Board of Directors plans to appoint the Director General (Director), the cooperative bank/Central People’s Credit Fund shall compile 01 set of application as prescribed in Section I of this Official Dispatch and submit it to the State Bank (Banking Supervisory Agency).

3.2. For people’s credit fund/internal people’s credit fund:

a) The procedures for nomination, self-nomination, compilation and ratification of the provisional list of management personnel who are members of the Board of Controllers shall be adopted as prescribed in sub-section a, b point 1.1 clause 1 section II of this Official Dispatch.

b) At least thirty (30) days before the expected date of the Members' General Meeting or at least thirty (30) days before the date when the Board of Directors plans to appoint the Director General (Director), People’s Credit Fund/internal people’s credit fund shall compile 01 set of application as prescribed in Section I of this Official Dispatch and submit it to the State Bank (through State Bank’s Branch).

III. Reporting

Within ten (10) working days, from the date of election, appointment of the Chairperson and members of the Board of Directors, the Chairperson and members of the Board of Members, the head and members of the Board of Controllers, Director General (Director), credit institution and foreign bank’s branch shall prepare a document notifying the State Bank of the list of elected and appointed persons (see the attached sample Annex No. 03), to be specific:

...

...

...

The State Bank’s Branch shall be responsible for reviewing the contents of the document; requesting them to explain, clarify or supplement, complete the document if necessary); inform the Governor of the State Bank of the credit institution being a Joint Stock Company.

2. The credit institution being a limited liability company, foreign bank’s branch, cooperative bank/Central People’s Credit Fund: submit the notification to the State Bank (Banking Supervisory Agency).

IV. Effect

This Official Dispatch is applicable from the day on which it is signed and expires after the Circular guiding the procedures, application for the approval for provisional lists of management personnel of credit institutions, foreign bank’s branches comes into force.

PP. GOVERNOR
CHIEF INSPECTOR OF THE BANKING SUPERVISORY AGENCY




Duong Quoc Anh