Thông tư 96-BT cải cách thủ tục hành chính giải quyết công việc dân tổ chức

• Số hiệu: 96-BT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Văn phòng Chính phủ
• Người ký: Lê Xuân Trinh
• Ngày ban hành: 31/05/1994

VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 96-BT	Hà Nội, ngày 31 tháng 5 năm 1994

THÔNG TƯ

CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ SỐ 96-BT NGÀY 31-5-1994 HƯỚNG DẪN THI HÀNH NGHỊ QUYẾT SỐ 38-CP CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CẢI CÁCH MỘT BƯỚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG VIỆC GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC CỦA CÔNG DÂN VÀ TỔ CHỨC

Ngày 4 tháng 5 năm 1994 Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 38-CP về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức. Thông tư này hướng dẫn một số việc về tổ chức triển khai thi hành Nghị quyết trên.

I. SỰ CẦN THIẾT VÀ MỤC TIÊU, YÊU CẦU CỦA NGHỊ QUYẾT

Thủ tục hành chính là cơ sở và là điều kiện cần thiết để cơ quan Nhà nước giải quyết công việc của công dân và các tổ chức theo pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người và cơ quan có công việc cần giải quyết. Hiện nay thủ tục hành chính do nhiều cơ quan Nhà nước các cấp ban hành rất rườm rà, không rõ ràng, thiếu thống nhất, không công khai và tuỳ tiện thay đổi luôn. Thủ tục hành chính như vậy gây phiền hà và làm giảm lòng tin của nhân dân đối với cơ quan Nhà nước, gây trở ngại cho giao lưu và hợp tác giữa ta và người nước ngoài, gây ra tệ cửa quyền, sách nhiễu và tham nhũng. Nghị quyết số 38-CP của Chính phủ coi cải cách một bước các thủ tục hành chính là yêu cầu bức xúc của Nhà nước và nhân dân, là một trong những công tác trọng tâm của các Bộ, ngành, địa phương từ nay đến cuối năm 1994; là khâu đột phá của công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia.

Mục tiêu và yêu cầu của cải cách một bước thủ tục hành chính là phải đạt được chuyển biến căn bản trong quan hệ về thủ tục giải quyết công việc của công dân và tổ chức, cụ thể là phải phát hiện và xoá bỏ những thủ tục hành chính thiếu đồng bộ, chồng chéo, rườm rà, phức tạp, đã và đang gây trở ngại trong việc tiếp nhận và xử lý công việc giữa cơ quan Nhà nước với nhau, giữa cơ quan Nhà nước với công dân và tổ chức, xây dựng và thực hiện được các thủ tục giải quyết công việc đơn giản, rõ ràng, thống nhất đúng pháp luật và công khai, vừa tạo thuận tiện cho công dân và tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc, vừa có tác dụng ngăn chặn tệ cửa quyền, sách nhiễu và tham nhũng trong công chức Nhà nước, đồng thời vẫn bảo đảm được trách nhiệm quản lý Nhà nước, giữ vững kỷ cương pháp luật.

II. NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN LÀM ĐỂ THỰC HIỆN NGHỊ QUYẾT

1. Tuyên truyền và phổ biến Nghị quyết:

Các Bộ, ngành ở Trung ương, các Uỷ ban nhân dân địa phương có nhiệm vụ bằng mọi hình thức thích hợp, tổ chức tuyên truyền phổ biến Nghị quyết của Chính phủ, làm cho mọi cơ quan, tổ chức, công dân thấy được sự cần thiết, mục tiêu yêu cầu nội dung của Nghị quyết để mọi người hành động theo Nghị quyết.

Việc tuyên truyền phổ biến Nghị quyết phải làm thường xuyên, liên tục bằng các hình thức và biện pháp thiết thực, có tác dụng cổ vũ động viên mỗi cơ quan, tổ chức công dân tích cực tham gia việc cải cách thủ tục hành chính, tránh việc làm phô trương hình thức, quá tốn kém hoặc chỉ lo tuyên truyền phổ biến chung không có hiệu quả cụ thể.

Tại trụ sở cơ quan Văn phòng Chính phủ, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố và các cơ quan khác từ Trung ương đến các cơ sở cần có hòm thư để các tổ chức và công dân góp ý kiến xung quanh việc thi hành Nghị quyết số 38-CP của Chính phủ.

Cơ quan thông tin đại chúng cần có các chuyên mục thường xuyên, liên tục đưa tin về công việc cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện để tổ chức và công dân thực hiện và giám sát việc thực hiện Nghị quyết thông qua các hình thức thích hợp như nêu kiến nghị để cơ quan có thẩm quyền xem xét, sửa đổi, bổ xung hoặc bãi bỏ thủ tục và các khoản phí, lệ phí không phù hợp; biểu dương những cơ quan, tổ chức và cá nhân làm tốt việc cải cách thủ tục hành chính, giải quyết tốt các việc của công dân và tổ chức, phản ánh, phê phán những cơ quan, công chức Nhà nước trì trệ, bảo thủ không chịu cải cách những thủ tục hành chính đang gây phiền hà cho dân hoặc có thái độ cửa quyền, đòi và nhận hối lộ, sách nhiễu dân, phê phán hành động lợi dụng việc chống các thủ tục phiền hà để làm điều sai trái.

2. Tổ chức việc soát xét các thủ tục hành chính:

Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thủ trưởng các cơ quan Nhà nước khác từ Trung ương đến các cơ sở, trong phạm vi thẩm quyền của mình chịu trách nhiệm soát, xét tất cả các thủ tục hành chính và các khoản phí, lệ phí đang áp dụng.

A. Soát xét các thủ tục giải quyết công việc giữa các cơ quan Nhà nước.

Căn cứ chế độ làm việc theo quy định của Luật tổ chức Chính phủ, Luật Tổ Chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban nhân dân và các văn bản pháp quy của Chính phủ ban hành để tiến hành việc soát, xét, phát hiện những quy định trái pháp luật, rườm rà cần bãi bỏ; những vấn đề cần có quy định mới hoặc những thủ tục hành chính tuy vẫn phù hợp nhưng tản mạn ở nhiều văn bản nay cần thống nhất vào một văn bản dễ thực hiện. Trọng điểm soát xét, ngoài các nội dung nói ở Điều 1 Nghị quyết số 38-CP, cần chú ý thủ tục trong các việc:

1. Chuẩn bị và ra các quyết định: Phải khắc phục cho được tình trạng chậm trễ, thiếu chính xác, thiếu phối hợp, thiếu toàn diện, không đồng bộ, mâu thuẫn, chồng chéo, không đúng thẩm quyền hoặc không phù hợp thực tế.

2. Quyết định công việc theo đúng thẩm quyền và trách nhiệm: Không tuỳ tiện quyết định việc vượt quá thẩm quyền đã quy định, cũng không buông trách nhiệm và thẩm quyền, đưa lên xin ý kiến cấp trên những việc thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của mình. Cấp trên không quyết định công việc thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của cấp dưới.

3. Quy trình xử lý công việc thuộc phạm vi, trách nhiệm quyền hạn của cơ quan phải giải quyết: Phải khắc phục tình trạng để cơ quan, tổ chức hoặc công dân có yêu cầu giải quyết công việc phải gõ nhiều cửa, qua nhiều bộ phận trong cơ quan mới được giải quyết, hoặc do cách làm việc phân tán, không qua một đầu mối quản lý để cấp dưới "tranh thủ" xin giải quyết sai chế độ.

4. Hội họp để bàn và xử lý công việc: Phải khắc phục tình trạng chỉ xử lý công việc bằng cách hội họp, họp nhiều mà không quyết định được công việc, hoặc quyết định không rõ ràng, dứt khoát, có mâu thuẫn.

B. Soát xét các thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và các tổ chức

1. Các cơ quan hành chính Nhà nước từ Trung ương đến các cơ sở (xã, phường, v.v..) theo thẩm quyền của mình phải tổ chức soát, xét toàn bộ những thủ tục hành chính đang áp dụng để giải quyết công việc của công dân và các tổ chức. Trước mắt, tập trung soát xét thủ tục về các vấn đề có quan hệ đến đời sống và công việc thường ngày của công dân và tổ chức như:

- Thủ tục về cấp giấy phép xuất nhập khẩu và quá cảnh hàng hoá, cấp thị thực xuất nhập cảnh và các thủ tục hải quan, kiểm tra ở sân bay, bến cảng, các cửa khẩu, về đầu tư và cấp giấy phép đầu tư, thẩm định các dự án đầu tư, về liên doanh với nước ngoài, cho người nước ngoài thuê nhà, thuê đất, thuê chỗ ở.

- Thủ tục cấp đăng ký kinh doanh hành nghề, xin phép xây dựng, cải tạo, sửa chữa, thuê, mua, bán, chuyển nhượng nhà cửa; về sử dụng đất, chuyển nhượng, thừa kế quyền sử dụng đất.

- Thủ tục về công chứng, hộ tịch, hộ khẩu, xin nhập học, khám chữa bệnh tại bệnh viện; đăng ký chủ quyền và cấp giấy phép sử dụng các loại xe có động cơ; trước bạ mua bán tài sản; cho vay vốn, thanh tra doanh nghiệp, kiểm lâm kiểm soát thị trường, trật tự giao thông và các phương tiện vận tải hàng hoá.

- Ngoài các thủ tục được quy định thành văn bản, cần đặc biệt chú ý xem xét những thủ tục tuy không thành văn bản nhưng đang được áp dụng trong thực tế.

2. Cùng với việc soát xét các thủ tục về giải quyết công việc của công dân và các tổ chức, phải soát xét lại các việc sau đây:

- Việc chấp hành nghiêm pháp luật của Nhà nước. Xoá bỏ ngay các khoản phí và lệ phí do cấp không có thẩm quyền (ghi trong Quyết định số 276-CT ngày 28-7-1992 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng) đặt ra.

- Việc tổ chức tiếp dân và tổ chức nhận và giải quyết các công việc của dân: tại địa điểm tiếp dân, phải có bảng niêm yết công khai các thủ tục giải quyết từng việc, những giấy tờ cần thiết phải có đủ và thời hạn giải quyết nếu việc nào cần có phí hoặc lệ phí thì phải niêm yết công khai. Những công việc liên quan đến nhiều bộ phận trong cơ quan thì phải tổ chức lại dây truyền giải quyết công việc cho hợp lý, tránh để dân phải đi lại nhiều cửa, nhiều bộ phận trong một cơ quan mới giải quyết được một việc. Những nơi có đông người đến yêu cầu giải quyết công việc thì cơ quan phải tăng số người để giải quyết, không để dân phải chờ đợi lâu. Người được giao nhiệm vụ tiếp dân phải ăn mặc chỉnh tề, đeo thẻ có ảnh và phải ghi rõ họ tên và chức danh. Tại bàn làm việc phải có bảng ghi rõ họ tên và chức vụ người được phân công giải quyết công việc của dân. Người tiếp và giải quết công việc của dân có trách nhiệm nhận các giấy tờ của dân để giải quyết đúng thẩm quyền và đúng thời hạn quy định, nếu cần có thời gian xem xét thì phải ghi vào phiếu và hẹn ngày giải quyết. Nếu người tiếp dân không đủ tư cách và trình độ thì phải thay ngay người khác.

3. Các thủ tục hành chính, phí và lệ phí khi soát xét phải căn cứ vào luật pháp của Nhà nước và các quy định về thẩm quyền ban hành thủ tục hành chính ghi trong Điều 3 Nghị quyết số 38-CP và thẩm quyền quy định phí và lệ phí ghi ở Quyết định số 276-CT để phân tích đánh giá phân loại :

- Loại phải bãi bỏ: gồm những thủ tục hành chính, phí và lệ phí do các cấp không có thẩm quyền quy định, hoặc do các cấp có thẩm quyền quy định nhưng nội dung trái pháp luật hoặc không còn phù hợp thực tế, đã và đang gây phiền hà cho tổ chức và công dân.

- Loại phải sửa đổi: gồm những thủ tục ban hành đúng thẩm quyền và phù hợp với yêu cầu quản lý, nhưng nội dung rườm rà phức tạp hoặc những khoản phí và lệ phí cao quá mức cần thiết cần phải sửa đổi để bớt phiền hà cho đối tượng chấp hành (như bớt một số "cửa" phải qua, bớt một số giấy tờ phải có, giảm mức phí, lệ phí ...).

- Loại cần được hợp pháp hoá: gồm những thủ tục trước đây do cấp không có thẩm quyền (đối chiếu với quy định ở Điều 3 Nghị quyết số 38-CP) đặt ra, nhưng nay xét thấy cần thiết thì trình cấp có thẩm quyền quy định để hợp pháp hoá.

- Loại cần hợp nhất thành một văn bản: gồm những thủ tục cần thiết ban hành đúng thẩm quyền, nhưng do quy định phân tán ở nhiều văn bản nay cần thống nhất vào một văn bản để dễ hiểu và dễ thi hành thống nhất.

- Loại cần giữ nguyên: gồm những thủ tục ban hành đúng thẩm quyền, nội dung phù hợp thực tế, cách thể hiện trong văn bản đơn giản, rõ ràng, mọi người dễ hiểu và dễ thi hành thống nhất.

Việc xem xét để xác định những thủ tục giấy tờ, cách làm việc, những khoản phí và lệ phí nào cần bãi bỏ, sửa đổi hoặc giữ nguyên phải được cân nhắc thận trọng, lấy ý kiến dân chủ, bao gồm ý kiến của cơ quan, cán bộ có trách nhiệm giải quyết công việc và ý kiến của tổ chức hoặc công dân bị tác động bởi thủ tục giấy tờ đó. Việc trao đổi lấy ý kiến có thể thông qua một trong các hình thức như trao đổi trực tiếp; góp ý qua thư ; mở hội nghị hoặc qua phương tiện thông tin đại chúng; công bố trên báo chí về một số thủ tục dự kiến bãi bỏ, sửa đổi hoặc sẽ ban hành mới để trao đổi góp ý kiến v. v... do cơ quan tổ chức việc soát xét hoặc cấp có thẩm quyền quy định thủ tục hành chính quyết định cách làm phù hợp.

4. Thẩm quyền xử lý các thủ tục hành chính đã phân loại được thực hiện như sau:

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nước về các ngành, lĩnh vực nào thì chịu trách nhiệm xử lý thủ tục hành chính về các vấn đề thuộc ngành, lĩnh vực ấy. Những thủ tục hành chính liên quan đến nhiều Bộ, ngành thì Bộ, ngành có chức năng chính phải thảo luận thống nhất với các Bộ, ngành liên quan để ban hành thành quy định Liên Bộ. Trong trường hợp Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành ở Trung ương uỷ nhiệm cho Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định một số thủ tục thì Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương xem xét, quyết định.

Thủ tướng Chính phủ xem xét quyết định việc xử lý các thủ tục hành chính do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành; xem xét để đề nghị Uỷ ban Thường vụ Quốc hội xử lý các thủ tục hành chính do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành.

Trong đợt soát xét này, việc các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ xử lý các thủ tục hành chính theo phân loại trên hoặc uỷ nhiệm cho Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định một số thủ tục đều phải gửi về Văn phòng Chính phủ, đồng gửi Bộ Tư pháp để các cơ quan này xem xét góp ý trước khi thực hiện.

Các cơ quan không có thẩm quyền quy định thủ tục hành chính (theo quy định của Điều 3 Nghị quyết số 38-CP) thì kiến nghị cấp trên xử lý những thủ tục hành chính cơ quan mình đang thực hiện nhưng xét thấy không hợp lý, cần bổ xung sửa đổi hoặc bãi bỏ. Nếu thủ tục đó do cơ quan mình ban hành trước đây nay thuộc loại phải bãi bỏ thì có thể tự bãi bỏ và báo cáo lên trên, không nhất thiết phải chờ cấp trên bãi bỏ.

5. Sau khi được cấp có thẩm quyền quyết định hoặc phê duyệt việc xử lý, phải công bố công khai các thủ tục hành chính, các khoản phí và lệ phí đã được điều chỉnh để mọi người biết và thực hiện. Trong khi đang tiến hành việc soát xét để xử lý các thủ tục hành chính, các cơ quan và cán bộ có trách nhiệm xử lý công việc của tổ chức và công dân vẫn phải đảm bảo công việc được tiến hành bình thường, không một ai được tự ý làm trái các thủ tục trong khi chưa có quy định mới do cơ quan có thẩm quyền công bố.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

A. Các bước tiến hành:

1. Sau 30 ngày, kể từ ngày nhận được Thông tư này, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải làm xong và báo cáo cho Thủ tướng Chính phủ, đồng gửi Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng, Trưởng ban Ban tổ chức - Cán Bộ Chính phủ, Tổng Thanh tra Nhà nước và Bộ Trưởng Bộ Tài chính phương án triển khai thực hiện Nghị quyết số 38-CP với những nội dung chính như sau:

- Cách tổ chức phổ biến tuyên truyền và kết quả việc tuyên truyền phổ biến Nghị quyết số 38-CP của Chính phủ.

- Dự kiến kế hoạch thi hành Nghị quyết số 38-CP trong Bộ ngành và địa phương.

- Danh mục các vấn đề đã có thủ tục, trong đó nêu rõ những thủ tục được tập trung soát xét xử lý ngay, những thủ tục sẽ xem xét vào những tháng cuối năm 1994.

Các báo cáo và kế hoạch thực hiện của Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải gửi cho Văn phòng Chính phủ và Bộ quản lý ngành có liên quan sớm hơn thời hạn trên 5 ngày để các cơ quan này tổng hợp chung.

2. Đến trước ngày 30 tháng 9 năm 1994, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi cho Thủ tướng Chính phủ báo cáo sơ kết thực hiện Nghị quyết số 38-CP và dự kiến các việc sẽ làm hết năm 1994.

Đến trước ngày 20 tháng 12 năm 1994 các cơ quan trên gửi cho Thủ tướng Chính phủ báo cáo tổng kết việc thực hiện Nghị quyết số 38-CP trong năm 1994 và dự kiến công việc phải làm tiếp trong năm 1995.

Các báo cáo này, ngoài việc nêu kết quả soát xét và xử lý các thủ tục hành chính, phải đề xuất được kiến nghị về chấn chỉnh tổ chức và phong cách làm việc do đợt soát xét thủ tục đặt ra.

B. Tổ chức chỉ đạo thực hiện:

1. Trách nhiệm tổ chức chỉ đạo thực hiện Nghị quyết số 38-CP thuộc Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Tư Pháp, Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán Bộ Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Tài chính và Tổng Thanh tra Nhà nước, ngoài trách nhiệm tổ chức chỉ đạo thực hiện Nghị quyết về các vấn đề thuộc Bộ quản lý Nhà nước như các Bộ khác, còn có nhiệm vụ giúp Thủ tướng Chính phủ theo dõi, đôn đốc kiểm tra các Bộ, ngành, các Uỷ ban nhân dân địa phương thực hiện Nghị quyết số 38-CP.

2. Lập hai tổ công tác Liên Bộ do Văn phòng Chính phủ chủ trì để giúp Chính phủ đôn đốc kiểm tra việc thực hiện Nghị quyết này, và cùng các cơ quan trực tiếp xem xét, chấn chỉnh một số thủ tục hành chính quan trọng, cấp bách ở một số Bộ và ở 2 thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.

Thành viên của các tổ chức này gồm các cán bộ cấp Vụ hoặc tương đương cấp Vụ do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Tài chính, Tổng thanh tra Nhà nước và Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ lựa chọn và giao trách nhiệm.

ở các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Uỷ ban nhân dân các cấp, ngoài việc cử một Phó Thủ trưởng phụ trách vấn đề này, cần tổ chức một bộ phận (với thành phần tương đương như trên) để giúp Thủ trưởng cơ quan thường xuyên theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thi hành Nghị quyết này.

Trên đây là hướng dẫn những việc cần làm để thực hiện Nghị quyết số 38-CP của Chính phủ. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vấn đề cần hướng dẫn thêm, các cơ quan phản ánh về Văn phòng Chính phủ để xem xét xử lý tiếp.

Lê Xuân Trinh (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE OFFICE OF GOVERNMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No: 96/BT	Hanoi, May 31, 1994

CIRCULAR

FOR GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE GOVERNMENT RESOLUTION No. 38/CP ON INITIAL REFORM OF ADMINISTRATIVE PROCEDURES IN THE SOLUTION OF CITIZEN AND ORGANIZATION AFFAIRS

On the 4th of May 1994, the Government issued Resolution No. 38/CP on initial reform of administrative procedures in the solution of citizen and organization affairs. This Circular provides guidance in some organizational matters for the deployment and implementation of the above Resolution.

I. NECESSITY, OBJECTIVE AND REQUIREMENT OF THE RESOLUTION

Administrative procedures are the basis and necessary conditions for the State agency to solve matters of citizens and organizations according to the law, assuring the legitimate rights and interests of people and agency having affairs to be settled. At present, administrative procedures issued by State agencies at different echelons are very discursive, unclear, lack uniformity and publicity and can change at will at any moment. Such administrative procedures bother the people and reduce their confidence in the Stage agency, create obstacles to relations and cooperation between our people and foreigners, generate arrogance, harassment, corruption and other negative acts. The Government Resolution No 38/CP sees the initial reform of administrative procedures as a pressing demand of the State and people, as one of the central tasks of ministries, branches and localities from now to the end of 1994, as the beginning of the national administrative reform.

The objective and requirement of the initial reform of administrative procedures is to effect a basic change in the relationship of procedures in the settlement of citizen and organization affairs. More concretely, there should be discovery and elimination of those uneven, overlapping, rambling and complicated administrative measures which have caused hindrances to the reception and settlement of affairs among State agencies themselves, between the State agencies and citizens and organizations. There must be procedures which help solve matters in a simple, clear, uniform, law-abiding and open way, both providing convenience to citizens and organizations who need settlement of their affairs and having the effect to curb bureaucracy, harassment and corruption of the State officials, the same time assuring the responsibility of State management, maintenance of discipline and law.

II. THINGS TO BE DONE FOR IMPLEMENTATION OF THE RESOLUTION

1. To publicize and popularize the Resolution:

...

...

...

The publication and popularization of the Resolution should be done permanently and continuously, in all practical forms and measures, with a view to encouraging and stimulating each agency, organization and citizen to actively participate in the reform of administrative procedures, avoiding both costly ostentation and formalistic rituals without caring for effect.

At the Office of the Government Cabinet, ministries, ministerial level agencies, Government agencies, province and city people's committees and other agencies from the central echelon to the grass-roots, letter boxes must be made available for organizations and citizens to express their opinions concerning the implementation of the Government Resolution No 38/CP.

The mass media should have special sections to permanently and continuously report on the reforms of administrative procedures, create conditions for organizations and citizens to carry out and supervise the implementation of the Resolution through appropriate forms like: putting forward recommendations for the competent agency to consider, amend, complete or abolish inappropriate procedures and fees; praising those agencies, organizations and individuals that performs well the reform of administrative procedures, resolve well matters of citizens and organizations; report on and criticize those State agencies and officials who are sluggish or conservative, who are sluggish or conservative, who are reluctant to reform the administrative procedures which cause harassment to the people, who behave arrogantly, who demand and receive bribes, hassle people, and criticizing those acts of misusing the fight against intricated procedures to commit wrongdoings.

2. Organizing the revision of administrative procedures:

The ministers, head of ministerial level agencies, Government agencies, Chairmen of the People Committee of provinces and cities directly under the Central Government and heads of other State agencies from the central level to the grassroots, within the scope of their competence, are responsible to revise all administrative procedures and fees in force.

A- REVISION OF PROCEDURES IN THE SETTLEMENT OF MATTERS AMONG STATE AGENCIES:

The revision and the discovery of regulations which are unlawful or too intricated and need to be abolished must be based on the working regime provided by the Law on Organization of People's Council and People's Committee and other juridical documents issued by the Government. Those problems which require new regulations or those administrative procedures which though still appropriate are scattered in too many documents should now be integrated into one documents for an easier implementation. The key points for revision, apart from what has been mentioned in Article 1 of Resolution No. 38/CP, should also focus on the following procedures:

1. To prepare and issue decisions: it is essential to avoid delays or lack of precision, lack of coordination, lack of comprehensiveness, lack of unity, contradictions, overlapping or not conforming to the competence or reality.

2. To decide on matters according to competence and responsibility: not to arbitrarily decide on matters which lie beyond one's competence, nor shirk one's responsibility and competence by referring to the upper echelon for opinion concerning matters belonging to one's own responsibility and competence. The upper echelon shall not decide on matters pertaining to the responsibility and competence of the lower echelon.

...

...

...

4. Meeting for discussion and solution of matters: We must avoid too many meetings to handle an affair which finally is decided in an unclear, undefinitive and even contradictory way.

B. REVISION OF ADMINISTRATIVE PROCEDURES IN THE SETTLEMENT OF CITIZEN AND ORGANIZATION AFFAIRS:

1. State administrative agencies from the central level to grassroot level (communes, wards etc.) within their own competence should organize the complete revision of administrative procedures being applied for the settlement of citizen and organization matters. In the immediate future, the revision of procedures should focus on problems related to the life and daily affairs of citizens and organizations such as:

- Procedures on issuance of licenses on export, import and transit of goods, of exit-entry permits and various procedures on customs and control at airports, seaports, border-posts, on investment and issuance of investment licenses, on appraisal of investment projects, joint ventures with foreign countries, renting houses, land and residing places for foreigners.

- Procedures on issuance of business licenses, applications for building, transformation, repair, renting, sale and purchase, transfer of houses, for land use, transfer and inheritance of land use right.

- Procedures on notary public attestations, issuance of residence permits, school application, medical consultation and treatment at hospitals, registration of ownership and issuance of permits for utilization of motor vehicles; registration of property dealings, capital loan, business inspection, forest control, market control, traffic order and means of goods transportation.

- Besides procedures defined in written documents, special attention should be paid to those procedures which though not recorded into written documents are applied in practice.

2. Together with the revision of procedures on settlement of citizen and organization matters, there should be revision of the following matters:

- The correct execution of the laws of the State. Immediate abolition of fees levied by the non-competent echelons (mentioned in Decision No. 276/QD on 28th of July 1992).

...

...

...

3. All administrative and fee procedures during the revision must be based on the laws of the State and regulations to this effect mentioned in Article 3 of Resolution No. 38/CP and Decision No. 276/QD for analysis, assessment and classification:

- Kind of procedure to be abolished: administrative and fee procedures issued by non competent echelons, or issued by competent echelons but inconsistent with the law or no longer appropriate to reality, for causing inconvenience to organizations and citizens.

- Kind of procedures to be amended: procedures issued according to competence and conforming to managerial function but with confused and complicate contents or the fees are too high (such as abolishing a number of "doors" or a number of papers, reducing the fee level...).

- Kind of procedures to be legalized: procedures previously issued by the non-competent echelons (compared with the stipulations in Article 3 of Resolution No. 39/CP) but now considered necessary. They should be reported to the competent echelon for their legalization.

- Kind of procedures to be unified into one document: necessary procedures issued by the right authority but are scattered in several documents. They now need to be unified into one document for easier comprehension and uniform implementation.

- Kind of procedures to be kept intact: Procedures issued by competent authorities, their contents still conform to reality, their wording is simple and clear, easily understood by everybody and easily executed in a unified way.

The examination to decide with paper procedures and which fees are to be abolished, amended or kept intact, should be done carefully and democratically, combining the opinions of the agency, the responsible cadre and the organization or citizen affected by those procedures. The exchange of opinions can be made in one of these forms: direct exchange, contribution by mail, meeting or publication on the press of some procedures expected to be abolished, amended or replaced for discussion by the agency which organizes the revision or by a competent echelon which sets administrative procedures so that an appropriate way can be found.

4. Competence in settlement of classified administrative procedures: The ministers, heads of ministerial-level agencies, Government agencies with State management function are responsible of settling administrative procedures on problems pertaining to their branches and domains. Those administrative procedures related to several ministries and branches should be discussed and agreed upon between the directly responsible ministry and branch and related ministries and branches for their issuance by inter-ministerial decision. If the minister, head of branch management agency at the central level accredit it to the Chairman of the People's Committee in the province or city directly under the Central Government to define some procedures, the latter shall consider and decide.

The Prime Minister examines and decides on the settlement of administrative procedures issued by the Government and the Prime Minister; examines and proposes to the National Assembly Standing Committee the settlement of administrative procedures issued by the National Assembly and the National Assembly Standing Committee.

...

...

...

Agencies having no competence of issuing administrative procedures (according to regulations in Article 3 of Resolution No. 38/CP) may propose the upper echelon to settle those administrative procedures which though being implemented by themselves but have been seen as irrational and need to be complemented, amended or abolished. If such procedures now need to be abolished, these agencies can do it themselves and report to the upper echelon without having to wait for the upper echelon to abolish them.

5. After the competent echelons have decided or approved the method of settlement, the readjusted procedures and fees must be publicized. During the revision of the administrative procedures, agencies and cadres having the responsibility of settling affairs of organizations and citizens should continue to assure normal conditions of their work and no one is allowed to act contrary to the procedure pending the publication of new regulations by the competent agency.

III. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

A - STEPS TO BE TAKEN:

1. Thirty days of receiving this Circular, the ministries, ministerial level agencies, Government agencies, the Chairmen of the People's Committees of provinces and cities directly under the Central Government should complete and send their reports to the Minister of Justice, the Minister - Chairman of the Government Commission on Organization and Personnel, the State General Inspector and the Minister of Finance on their plan for implementation of Resolution No. 38/CP with the following main contents:

- The way of organizing the publication and popularization of Government Resolution No. 38/CP and their result.

- Plan for the implementation of Resolution No. 39/CP in the ministry, branch and locality.

- List of questions where procedures have been instituted with priority given to those to be examined and revised in the last months of 1994.

Reports and implementation plans by the People's Committees of provinces and cities directly under the Central Government should be sent to the Government cabinet and related branch managing ministry five days earlier than schedule for these agencies to synthetize them.

...

...

...

Until before the 20th of December 1994, these agencies shall have sent to the Prime Minister summarized reports on the implementation of Resolution No. 38/CP in 1994 and projected questions to be carried on in 1995.

These reports, apart from mentioning the result of revision and settlement of administrative procedures, should put forward recommendations on organization reshuffle and working method resulting from the procedures revision.

B. ORGANIZATION OF DIRECTION AND IMPLEMENTATION:

1. The responsibility of organizing the direction and implementation of Resolution No. 38/CP belongs to the ministers, heads of ministerial level agencies, Government agencies, Chairmen of the People's Committees of provinces and cities directly under the Central Government.

The Minister-Director of the Office of the Government, the Minister of Justice, the Minister-Chairman of the Government Commission on Organization and Personnel, the Minister of Finance and the State General Inspector, besides their responsibility of organizing the direction and implementation of the Resolution on problems under their own jurisdiction like the other ministries, have the task of helping the Prime Minister to monitor and stipulate the ministers, branches and local people's committees in the implementation of Resolution No. 38/CP.

2. Setting up two inter-ministerial working teams presided over by the Office of the Government to help the Government step up and supervise the implementation of this Resolution, and together with other agencies to directly take in charge of examinating and improving some important and pressing administrative procedures in some ministries and in two cities, Hanoi and Ho Chi Minh city.

The members of these teams shall include cadres of department or equivalent level, appointed and assigned by the Minister-Director of the Office of the Government, the Minister of Interior, the Minister of Justice, the Minister of Finance, the State General Inspector and the Minister-Chairman of the Government Commission on Organization and Personnel.

In ministries, ministerial level agencies, Government agencies and the People's Committees of provinces and cities directly under the Central Government, the People's Committee of different echelons, apart from appointing a deputy head to take charge of this work should organize a section (with a composition similar to that mentioned above) to help the agency head to permanently monitor, stipulate and supervise the implementation of this Resolution.

The above are instructions on things to be done for the implementation of the Government Resolution No 38/CP. In the process of implementation, if any problem arises and needs further instruction, let the agencies report them to the Office of the Government for additional examination and settlement.

...

...

...

THE MINISTER-DIRECTOR OF THE OFFICE OF THE GOVERNMENT




Le Xuan Trinh