|
HỘI ĐỒNG CHÍNH PHỦ
*******
|
VIỆT
NAM DÂN CHỦ CỘNG HOÀ
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
*******
|
|
Số:
142-CP
|
Hà Nội, ngày 28 tháng 9 năm 1963
|
NGHỊ ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐIỀU LỆ VỀ CÔNG TÁC, CÔNG VĂN, GIẤY TỜ VÀ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
HỘI ĐỒNG CHÍNH PHỦ
Để thống
nhất việc quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước;
Để đưa công tác công văn, giấy tờ, công tác lưu trữ của các cơ quan, xí nghiệp
của Nhà nước vào nền nếp;
Căn cứ nghị quyết của Hội đồng Chính phủ trong hội nghị Thường vụ Hội đồng
Chính phủ ngày 24 tháng 7 năm 1963.
NGHỊ ĐỊNH:
Điều 1.
Nay ban hành, kèm theo nghị định này, bản điều lệ về công
tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ.
Điều 2.
Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, các ông Bộ trưởng các Bộ,
các ông Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ,
các ông Chủ tịch Ủy ban hành chính các khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương chịu trách nhiệm thi hành nghị định này.
|
|
TM.
HỘI ĐỒNG CHÍNH PHỦ
THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
Phạm Văn Đồng
|
ĐIỀU LỆ
VỀ CÔNG TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Công văn, giấy tờ là một trong
những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ghi lại
các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan, xí nghiệp cần được giữ gìn để tra cứu
và sử dụng khi cần thiết.
Cho nên làm công văn, giấy tờ và
giữ gìn hồ sơ, tài liệu lưu trữ là hai công tác không thể thiếu được đối với việc
quản lý Nhà nước.
Trong một phạm vi khá lớn, công
việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực
hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ
sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không.
Điều lệ này quy định một số
nguyên tắc nhằm làm cho hai công tác ấy ngày càng có nề nếp khoa học, có hiệu
suất cao để góp phần tích cực và thiết thực vào việc cải tiến lề lối làm việc của
các cơ quan của Nhà nước và của các đoàn thể nhân dân từ Trung ương đến cơ sở.
MỤC I. CÔNG
TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Công văn, giấy tờ của các cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước
dùng để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà
nước, để báo cáo, thỉnh thị; để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, để
ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết.
Công văn, tài liệu, thư từ do cơ
quan nhận được của các nơi khác gửi đến gọi tắt là “công văn đến”; công văn,
tài liệu do cơ quan gửi nơi khác gọi tắt là “công văn đi”. Những sổ sách ghi
chép, những bản thảo các loại công văn, những tài liệu dùng trong nội bộ cơ
quan… gọi tắt là “Giấy tờ của cơ quan”.
Điều 2.
Những công việc chính của công tác công văn, giấy tờ
là:
- Nhận và vào sổ “công văn đến”;
- Xem và phân phối “công văn đến”
theo dõi việc giải quyết công văn;
- Nghiên cứu công văn, khởi thảo
công văn;
- Sửa chữa dự thảo, duyệt bản thảo;
- Đánh máy công văn, xem lại bản
đánh máy, ký công văn;
- Vào sổ và gửi “công văn đi”
- Làm sổ ghi chép tài liệu;
- Làm các loại biên bản;
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu
lưu trữ.
Điều 3.
Thủ trưởng các cơ quan, các cấp phải trực tiếp chỉ đạo và
thường xuyên đôn đốc công tác công văn, giấy tờ theo đúng mọi quy định của Nhà
nước.
Các cán bộ, nhân viên khi làm một
trong các việc nói ở điều 2 trên đây, phải làm tốt các việc ấy.
HÌNH THỨC CỦA CÔNG VĂN
Điều 4.
Về hình thức, một công văn phải có: tiêu đề, nơi gửi,
ngày gửi công văn, số và ký hiệu của công văn, dấu hiệu ghi mức độ bí mật và khẩn
cấp của công văn (nếu là công văn mật hoặc khẩn), văn bản kèm theo công văn (nếu
có), dấu của cơ quan gửi và chữ ký của Thủ trưởng cơ quan gửi công văn hoặc người
được ủy quyền ký.
Điều 5.
Tiêu đề của công văn gồm tên cơ quan gửi công văn, trích
yếu của công văn. Tiêu đề này ghi ở góc trên bên trái công văn; trích yếu của
công văn phải gọn và rõ, thể hiện được một cách tổng quát nội dung của công
văn.
Số và ký hiệu công văn giúp cho
việc vào sổ, việc tìm kiếm công văn dễ dàng. Số công văn phải đánh theo thứ tự
từ 1 và bắt đầu vào ngày đầu năm. Ký hiệu là chữ viết tắt của mỗi loại công văn
và tên của đơn vị làm ra công văn đó hợp thành.
Ngày tháng của công văn phải là
ngày gửi công văn đi và ghi ở phía trên đầu của mỗi công văn để tiện việc vào sổ,
việc sắp xếp lưu trữ và tìm kiếm công văn.
Chữ ký và dấu đóng ở cuối mỗi
công văn phải ghi rõ ràng và bằng mực tốt. Chỉ Thủ trưởng cơ quan hoặc người được
ủy quyền mới được ký công văn, Bên trên hoặc dưới chữ ký phải ghi rõ chức vụ và
tên họ của người ký. Chữ ký và dấu đóng ở cuối công văn bảo đảm tính hợp pháp của
công văn.
Phải ghi rõ người nhận, nơi nhận
ở trên đầu công văn, dưới chỗ ghi ngày tháng; nếu không tiện ghi ở trên đầu
công văn thì phải ghi vào góc dưới bên trái của công văn.
Đối với các công văn gửi đi có
văn bản kèm theo, thì số lượng văn bản kèm theo này phải được ghi rõ ở trong
công văn cùng với tên của mỗi văn bản. Để tiện cho việc váo sổ, việc kiểm soát,
phải ghi rõ, nhưng tóm tắt là có mấy văn bản kèm theo ở ngay dưới chỗ ghi trích
yếu công văn (ví dụ: 7 bản kèm theo…).
Dấu hiệu ghi mức độ bí mật và khẩn
cấp của công văn phải được đóng ở góc trên bên trái, dưới chỗ ghi trích yếu của
công văn.
Dấu hiệu về mức độ bí mật gồm
có: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”.
Dấu hiệu về mức độ khẩn cấp gồm
có: “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”.
Mức độ bí mật và mức độ khẩn cấp
của công văn do người ký công văn quyết định.
QUẢN LÝ CÔNG VĂN, GIẤY TỜ
Điều 6.
Thủ trưởng các cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời
các “công văn đến” của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có thể ủy nhiệm cho cán bộ
phụ trách các bộ môn của cơ quan giải quyết một số loại công văn, giấy tờ tuỳ
theo khả năng và cương vị công tác của mỗi người, nhưng phải chịu trách nhiệm
chung về việc giải quyết những công việc, giấy tờ đó.
Điều 7.
Để giúp Thủ trưởng cơ quan nắm được toàn bộ tình hình
công việc của cơ quan; việc quản lý “công văn đến” và công văn đi” ở mỗi cơ
quan phải do một cán bộ phụ trách.
Tùy theo tổ chức của từng cơ
quan, cán bộ này là Chánh hoặc Phó Văn phòng, là trưởng hoặc Phó văn phòng hành
chính của cơ quan; trong những cơ quan nhỏ hoặc ít công văn giấy tờ, thì Thủ
trưởng hoặc Phó thủ trưởng cơ quan trực tiếp phụ trách.
Điều 8.
Để giúp cho thủ trưởng cơ quan, cho Chánh, Phó văn phòng,
Trưởng, Phó phòng hành chính làm được việc quản lý thống nhất “công văn đi” và
“công văn đến” nói ở điều 7 trên đây, trong mỗi cơ quan có một bộ phận hoặc người
chuyên trách việc tiếp nhận “công văn đến” và gửi “công văn đi”.
Những bộ môn của cơ quan, như cục,
vụ, phòng… nằm ngay ở trong cơ quan không được tổ chức riêng bộ phận tiếp nhận
và gửi công văn mà phải tập trung “công văn đi”, “công văn đến” vào Văn phòng
hoặc Phòng hành chính của cơ quan.
Chỉ các bộ môn ở xã cơ quan
chính hoặc có công tác chuyên môn khối lượng nhiều như cục, ban, viện…. được thủ
trưởng cơ quan chủ quản ủy nhiệm cho độc lập giải quyết một số công việc nhất định
hoặc giao dịch thường xuyên với các cơ quan khác hay với nhân dân, mới được tổ
chức bộ phận hoặc đặt người chuyên tiếp nhận và gửi công văn.
Điều 9.
Tất cả “công văn đi” và “công văn đến” đều phải vào sổ để
tiện theo dõi công việc và tìm kiếm công văn khi cần thiết.
Việc ghi vào “sổ công văn đến”
và sổ “công văn đi” phải làm đúng, nhanh và gọn.
Các “công văn đi”, kể từ lúc người
có thẩm quyền đã ký, phải được gửi đi ngay trong ngày hôm công văn được ký hoặc
chậm nhất là ngày hôm sau.
Các “công văn đến” kể từ lúc người
phụ trách tiếp nhận công văn của cơ quan đã ký nhận, phải được phân phối đến
tay, người có trách nhiệm nghiên cứu hoặc giải quyết trong thời hạn ngắn nhất.
Những công văn có đóng dấu “hỏa
tốc” dấu “thượng khẩn”, phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được.
Việc gửi, nhận, phân phối các
công văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải theo đúng chế độ giữ gìn bí mật của
Nhà nước.
Điều 10.
Nhiệm vụ của Chánh, Phó văn phòng, Trưởng, Phó phòng
hành chính của mỗi cơ quan là xem xét các “công văn đến” để:
- Trình thủ trưởng cơ quan xét
ngay các việc khẩn cấp, quan trọng;
- Phân phối “công văn đến” cho
các bộ môn trong cơ quan rồi báo cáo lại với thủ trưởng cơ quan rồi báo cáo lại
với Thủ trưởng cơ quan những điều cần thiết.
Ở những cơ quan không có Chánh, Phó
văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng hành chính thì Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng
cơ quan phải trực tiếp xem xét và phân phối “công văn đến ”.
Điều 11.
– Tất cả “công văn đi” do Thủ trưởng, Phó thủ trưởng cơ
quan ký đều phải được Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng hành chính
xem xét về các mặt thủ tục thể thức trước khi đưa ký và đưa gửi.
THẢO VÀ DUYỆT CÔNG VĂN
Điều 12.
Thảo công văn là một công việc quan trọng trong công tác
công văn, giấy tờ.
Trong mỗi cơ quan, phải tổ chức
việc thảo công văn một cách hợp lý, có người đủ năng lực phụ trách.
Điều 13.
Bản thảo công văn phải do chính người có trách nhiệm ký
công văn hoặc người được Thủ trưởng cơ quan giao trách nhiệm duyệt.
KÝ CÔNG VĂN
Điều 14.
Người ký công văn phải chịu trách nhiệm về công văn mình
đã ký.
Điều 15.
Thủ trưởng, Phó thủ trưởng các cơ quan phải ký các công
văn nói đến những vấn đề quan trọng như phương châm, chính sách, chương trình,
chủ trương, kế hoạch công tác, những báo cáo, những công văn xin chỉ thị cấp
trên, những nghị định, thông tư, chỉ thị về công tác gửi cấp dưới, các giấy giới
thiệu, công lệnh, chứng minh thư cấp cho cán bộ giữ chức vụ điều khiển ở cơ
quan và giấy giới thiệu, công lệnh cấp cho cán bộ, nhân viên đi làm những công
tác quan trọng…
Trong trường hợp đặc biệt, Thủ
trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới Thủ trưởng cơ quan một
cấp ký những công văn mà theo luật lệ phải do Thủ trưởng cơ quan ký.
Việc ủy nhiệm này phải được hạn
định trong một thời gian nhất định.
Người được ủy nhiệm quyền ký
công văn không được ủy quyền lại.
Điều 16.
Đối với các công văn ngoài những công văn nói ở điều 15
trên đây, thì cán bộ phụ trách dưới Thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được ủy
nhiệm ký thừa lệnh.
Điều 17.
Công văn do người không có thẩm quyền ký thì không có
giá trị, cơ quan nhận được công văn này phải gửi trả lại ngay cho cơ quan đã gửi,
và nói rõ là không có giá trị.
Cán bộ hoặc nhân viên ký công
văn trái phép sẽ bị thi hành kỷ luật nặng hay nhẹ tùy theo từng trường hợp.
Điều 18.
Trước khi đưa ký công văn, người đưa ký phải soát lại bản
đánh máy và chịu trách nhiệm về bản đánh máy.
VIỆC GỬI CÔNG VĂN
Điều 19.
Gửi công văn giữa các ngành, các cấp, phải theo đúng hệ
thống tổ chức của bộ máy Nhà nước.
Công văn phải được gửi đến đúng
cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc có trách nhiệm cần biết.
Điều 20.
Người ký công văn phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của
từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác
của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi công văn.
LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Điều 21.
Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán
bộ, nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc
liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm.
Điều 22.
Khi lập hồ sơ phải sắp xếp các văn bản ở trong hồ sơ
theo thứ tự ngày tháng và chú ý làm sáng tỏ mối liên hệ giữa các văn bản với
nhau, làm cho mỗi hồ sơ phản ánh rõ ràng và có hệ thống hoạt động của cơ quan đối
với việc nói ở trong hồ sơ.
Những công văn, tài liệu phản
ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập
thành hồ sơ.
Đối với những bản sao các công
văn do cơ quan khác gửi đến để cho biết việc, những công văn giao dịch lặt vặt
không liên quan đến công việc chính của cơ quan hoặc không có giá trị để tham
khảo về sau, thì không để hồ sơ lưu trữ.
Việc lập hồ sơ ở trong mỗi cơ
quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải theo đúng
các thể thức, phương pháp do Cục Lưu trữ quy định.
Điều 23.
Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn,
giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có
làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, phải kiểm điểm lại các hồ sơ,
tài liệu mình đang giữ, đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan hồ
sơ, tài liệu các việc đã xong, và danh sách những hồ sơ, tài liệu đang giữ lại
để theo dõi, nghiên cứu tiếp.
MỤC II. CÔNG
TÁC LƯU TRỮ.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 24.
Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp
xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan hoặc các
kho lưu trữ trung ương hay địa phương để tra cứu và sử dụng khi cần thiết, gọi
là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan gồm có các công văn, tài liệu,
văn kiện về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm…
Điều 25.
Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước,
các đoàn thể nhân dân và các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các chính quyền cũ mà
ta còn giữ được là tài sản lịch sử quý báu của Nhà nước. Không một cơ quan hoặc
cá nhân nào được chiếm các hồ sơ, tài liệu này để dùng riêng, hoặc hủy hoại những
hồ sơ, tài liệu ấy, trừ trường hợp tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu lưu trữ xét
ra không còn tác dụng nói ở điều 35 dưới đây.
Điều 26.
Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng có nhiệm vụ quản lý
thống nhất về mặt nghiệp vụ công tác lưu trữ của các cơ quan Nhà nước và các
đoàn thể nhân dân trong toàn quốc.
Ở Trung ương có các kho và phân
kho lưu trữ để bảo quản các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan Trung ương.
Ở mỗi khu, tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương có một kho lưu trữ của khu, tỉnh, thành phố để bảo quản hồ sơ,
tài liệu lưu trữ của địa phương.
Ở mỗi cơ quan, phải có bộ phận
hoặc phòng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan. Ở các cơ
quan nhỏ ít hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thì việc này do một nhân viên làm công tác
tiếp nhận “công văn đến” kiêm nhiệm.
Điều 27.
Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của mỗi cơ quan
là:
1. Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ,
nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ, thu nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định
của Nhà nước.
2. Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của cơ quan theo quy định chung.
3. Thống kê hồ sơ nhận được và đề
nghị quy định thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu ấy theo sự hướng dẫn của Cục
Lưu trữ.
4. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu
trữ của cơ quan và của các đoàn thể trong cơ quan.
5. Phục vụ việc khai thác hồ sơ,
tài liệu lưu trữ của cơ quan.
6. Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ
vào kho lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
Điều 28.
Nhiệm vụ của các kho lưu trữ Trung ương và địa phương
là:
1. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu
trữ, sưu tầm để bổ sung và sắp xếp một cách có hệ thống những hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của kho theo quy định của Cục Lưu trữ.
2. Thống kê hồ sơ, tài liệu nhận
được, làm mục lục và đề nghị quy định thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
ấy.
3. Bảo quản những hồ sơ, tài liệu
lưu trữ do các cơ quan của Nhà nước và các đoàn thể đem nộp.
4. Phục vụ việc khai thác các hồ
sơ, tài liệu lưu trữ có ở trong kho.
Điều 29.
Cán bộ phụ trách các kho lưu trữ ở Trung ương và địa
phương có trách nhiệm cấp bản sao các giấy chứng nhận, các văn bằng hoặc tài liệu
không có tính chất bí mật cho người đương sự, nếu hồ sơ, tài liệu về các việc
này đã được đem nộp vào kho lưu trữ.
Điều 30.
Các ngành có nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng và bí mật,
như Công an, Quốc phòng, Ngoại giao được lập kho lưu trữ riêng nhưng phải chịu
sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Lưu trữ.
Việc thành lập các phân kho lưu
trữ ở Trung ương do Bộ trưởng Phủ Thủ tướng quyết định sau khi đã thỏa thuận với
các ngành có liên quan.
THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU
TRỮ
Điều 31.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu
trữ của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết
xong. Phải ghi số và làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ.
Cán bộ, nhân viên làm công tác
công văn, giấy tờ và các cán bộ, nhân viên làm các công tác chuyên môn khác
nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ
sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một
năm, kể từ ngày việc đó kết thúc; sau thời hạn một năm phải đem nộp các hồ sơ,
tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan.
Điều 32.
Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã
giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ
phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào
các kho lưu trữ Trung ương hay địa phương có trách nhiệm thu nhận.
Cơ quan nào muốn giữ lại hồ sơ,
tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn nộp vào kho lưu trữ phải báo cáo cho kho có
trách nhiệm thu nhận biết.
Điều 33.
Biên bản nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ
Trung ương và địa phương phải làm thành hai bản để nơi nhận và nơi nộp, mỗi nơi
giữ một. Mẫu biên bản nay do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định.
Điều 34.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của một cơ quan này được sát nhập
vào một cơ quan khác hoặc của hai cơ quan nhập làm một cơ quan mới do bộ phận
hoặc phòng lưu trữ của cơ quan được sát nhập và cơ quan mới lập tiếp nhận và giữ
gìn.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ
quan giải thể phải được nộp vào kho lưu trữ có trách nhiệm thu nhận theo lệnh của
cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của
các cơ quan có tính chất tạm thời, thì khi cơ quan giải thể, sẽ do cơ quan chủ
quản cấp trên trực tiếp thu nhận và gìn giữ.
Trong trường hợp một cơ quan được
tách ra làm hai hoặc nhiều cơ quan, thì phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ liên quan
đến công việc của cơ quan nào sẽ do cơ quan ấy tiếp thu để sử dụng.
ĐÁNH GIÁ VÀ TIÊU HỦY HỒ SƠ,
TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 35.
Chỉ được phép tiêu huỷ những hồ sơ, tài liệu lưu trữ
theo quyết định của Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thẩm quyền.
Điều 36.
Thành phần Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ quy
định như sau:
a) Ở cơ quan Trung ương gồm có:
- Chánh văn phòng đại diện Bộ
trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ
hoặc Thủ trưởng các đoàn thể nhân dân: Chủ tọa.
- Đại diện của cơ quan có hồ sơ,
tài liệu lưu trữ: Ủy viên.
- Đại diện của Cục trưởng Cục
Lưu trữ: Ủy viên.
b) Ở cấp khu, tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương gồm có:
- Chánh văn phòng Ủy ban hành
chính khu, tỉnh, thành phố đại diện Ủy ban hành chính: Chủ tọa.
- Đại diện cơ quan có hồ sơ, tài
liệu lưu trữ: Ủy viên.
- Phụ trách kho lưu trữ ở khu, tỉnh,
thành phố: Ủy viên.
Đối với các loại hồ sơ có tính
chất đặc biệt quan trọng thì Chủ tịch Hội đồng đánh giá phải thỉnh thị Phủ Thủ
tướng (nếu là cơ quan Trung ương) hoặc Ủy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương (nếu là cơ quan địa phương).
Điều 37.
Khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được Hội đồng
đánh giá nói ở điều 36 trên đây cho phép, phải làm biên bản và có sự chứng kiến
của Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng hành chính của cơ quan.
THỐNG KÊ, SẮP XẾP VÀ GIỮ GÌN
HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 38.
Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ thống kê
hồ sơ, tài liệu lưu trữ đang giữ và có “tủ thẻ hồ sơ” tài liệu lưu trữ để dễ
tra cứu và tìm kiếm.
Mẫu các sổ thống kê và phương
pháp làm và sắp xếp những “tủ thẻ hồ sơ” do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định.
Điều 39.
Phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các bộ
phận, phòng và kho lưu trữ do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định.
Điều 40.
Các xí nghiệp, các cơ quan làm việc khoa học, kỹ thuật
phải chia hồ sơ, tài liệu lưu trữ ra thành hai loại: hồ sơ, tài liệu lưu trữ
hành chính và hồ sơ, tài liệu lưu trữ khoa học, kỹ thuật.
Điều 41.
Để tránh ẩm, mốc và mối mọt, để bảo vệ bí mật của Nhà nước,
nơi để hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải là những phòng cao ráo, thoáng khí và có cửa,
khóa chắc chắn.
Ở các bộ phận, phòng, kho lưu trữ
phải có biện pháp để phòng cháy và có các phương tiện, dụng cụ chữa cháy.
Điều 42.
Các xưởng phim, các cơ quan nhiếp ảnh, đài phát thanh phải
có bộ phận lưu trữ có trang bị cần thiết để bảo quản các phim ảnh, ảnh, dây ghi
âm…
Điều 43.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải luôn luôn được sắp xếp gọn
gàng để có thể di chuyển nhanh chóng khi cần thiết.
MỤC III. ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH
Điều 44.
Các quy định trước đây trái với điều lệ này đều bãi bỏ.
Điều 45.
Mỗi cơ quan phải căn cứ vào bản điều lệ này mà làm bản
quy định chi tiết về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của cơ
quan.
Điều 46.
Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng có trách nhiệm hướng dẫn và
kiểm tra, đôn đốc việc thi hành điều lệ này.