|
BẢO
HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------
|
|
Số: 2165/BHXH-QLT
V/v: hướng dẫn thực hiện quy định về cấp, quả
lý và sử dụng sổ BHXH.
|
Hà
Nội, ngày 26 tháng 11 năm 1999
|
Kính gửi: Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương
Ngày 28/9/1999 Tổng
giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành Quy định cấp, quả lý và sử dụng sổ
bảo hiểm xã hội (sổ BHXH) kèm theo Quyết định số 2352/BHXH-QLT, nhằm cụ thể hoá
các biện pháp tổ chức thực hiện, nay hướng dẫn như sau:
1. Cấp phát, giao
nhận sổ BHXH chưa sử dụng
1.1. bảo hiểm xã hội
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Bảo hiểm xã hội Bộ Quóc phòng, Bộ Công
an căn cứ nhu cầu về sổ bảo hiểm xã hội, lập kế hoạch đăng ký sử dụng cho năm
sau gửi Bảo hiểm xã hội Việt Nam vào đầu tháng 10 hàng năm (mẫu số 06/SBH kèm
theo) để tổng hợp, tổ chức in ấn và cấp phát sổ bảo hiểm xã hội.
1.2. Khi giao nhận
sổ BHXH phải thực hiểm, đếm, lập “Biên bản giao nhân sổ BHXH” (Mẫu số 03/SBH
kèm theo) và đảm bảo các thủ tục, chứng từ theo đúng quy định. Sổ BHXH không đảm
bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng in ấn như: sứt chỉ, in nhoè, rách, bẩn, thiếu
trang, đính ngược… phải lập biên bản báo cáo BHXH Việt Nam để xử lý. Đồng thời,
phải mở sổ theo dõi và thực hiện thanh quyết toán kịp thời sổ BHXH.
1.3. Sổ BHXH trước
khi cấp cho BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an được đóng dấu giáp lai bằng con dấu
của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
2. Kê khai, xác nhận
“Tờ khai cấp sổ BHXH”
2.1. “Tờ khai cấp
sổ BHXH” gồm 02 trang được bố trí trong các trang theo mẫu số 01/SBH kèm theo.
Các trang của Tờ khai được in cùng trên một tờ giấy, không in rời từng trang.
Trường hợp người lao động có thời gian tham gia BHXH dài phải dùng thêm tờ đệm,
khi duyệt tờ khai cơ quan BHXH đóng dấu giáp lai giữa tờ khai chính và tờ đệm
(đặt so le trang 1 tờ khai chính và trang 1 tờ khai thêm rồi đóng dấu vào giữa
gáy 2 tờ khai).
Tờ khai do BHXH tỉnh
in hoặc giao cho người sử dụng lao động lập trên máy vi tính theo mẫu quy định.
2.2. Khi hướng dẫn
người lao động kê khai trên “Tờ khai cấp sổ BHXH” cần lưu ý:
2.2.1. Kê khai phần
nhân thân
Họ và tên được viết
chữ in hoa. Nam ghi số 1, nữ ghi số 2 vào trong ô vuông.
Địa chỉ thường trú
ghi theo nơi đăng ký hộ khẩu.
Số sổ BHXH do cơ
quan BHXH ghi sau khi Tờ khai được duyệt.
2.2.2. Phần kê
khai quá trình làm việc có đóng BHXH được ghi tách giai đoạn theo các hợp đồng
lao động, quyết định hoặc các văn bản pháp lý khác có liên quan đến các thời điểm
bắt đầu hay tạm ngừng tham gia BHXH, thay đổi về đơn vị làm việc, địa điểm đơn
vị đóng, thay đổi về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, căn cứ đóng
BHXH (tiền lương, tiền công, phụ cấp), thay đổi về cơ chế, chính sách của Nhà
nước (mức lương tối thiểu, tỷ lệ đóng BHXH).
- Thời gian kê
khai trên cột 1, cột 2 được ghi theo tháng, năm, không ghi ngày và phải ghi nối
tháng, không được ghi chồng tháng.
- Cột 3 được kê
khai đầy đủ, chi tiết về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc… Trường hợp
có thời gian nghỉ việc không đóng BHXH do thôi việc chưa hưởng BHXH, đi học, đi
ra nước ngoài (tự túc), đi tù… thì ghi rõ lý do giãn đoạn. Đối với người lao động
có các thời kỳ làm công việc nặng nhọc, độc hại hoặc ở nơi có phụ cấp khu vực cần
kê khai đầy đủ, rõ ràng từng giai đoạn.
2.2.3. Khi kê khai
mức tiền lương, phụ cấp làm căn cứ đóng BHXH, nếu người lao động vừa có thời
gian làm việc, hưởng tiền lương theo thang bảng lương của Nhà nước, vừa có thời
gian hưởng lương không theo thang bảng lương của Nhà nước thì phải ghi đủ mức
lương làm căn cứ tham gia BHXH của 5 năm cuối theo lương khu vực Nhà nước và tất
cả các mức lương trong toàn bộ thời gian không theo thang bảng lương của Nhà nước.
Đối với cán bộ xã,
phường, căn cứ đóng BHXH ghi trên cột 6 là mức sinh hoạt phí mà mỗi chức danh
được hưởng theo mức quy định tại Nghị định số 09/1998/NĐ-CP ngày 23/01/1998 của
Chính phủ; Nếu cán bộ xã, phường, thị trấn được hưởng phụ cấp thêm 5% mức sinh
hoạt phí hàng tháng đang hưởng do được tái cử thì ghi trên cột 7.
2.3. Khi thẩm định
“Tờ khai cấp sổ BHXH” nếu người lao động trong lý lịch gốc khai chưa rõ về điều
kiện nào đó hoặc mất lý lịch gốc, cơ quan BHXH hướng dẫn người sử dụng lao động
và người lao động thực hiện theo các quy định tại tiết a, điểm
I, Mục III của Thông tư số 09/LĐ-TBXH-TT ngày 26/4/1996 hướng dẫn cấp và ghi
sổ BHXH; điểm 2, 3 của công văn số 3392/LĐ-TBXH- BHXH ngày
28/8/1994 quy định về hồ sơ để xét hưởng BHXH và tiết a, điểm
2, mục D của Thông tư số 06/LĐ-TBXH ngày 04/4/1995 của Bộ Lao động Thương
binh và Xã hội hướng dẫn thi hành Nghị định số 12/CP của Chính phủ.
3. Ghi số trên sổ
BHXH
3.1. Việc ghi số
trên sổ BHXH được áp dụng phwong pháp đóng số nhảy, kích cỡ số thống nhất là
(2mm x 5mm) khoảng cách giữa các số 02mm và khi đóng số dùng mực dấu mầu đỏ.
Khi đóng dấu số phải đảm bảo in một lần, rõ ràng, không mất nét, không bị mờ,
nhoè. Trường hợp ghi số sai, hỏng phải thay cả quyển sổ đó bằng sổ mới. Không
được đóng số chồng đè, đóng lần hai, hay không đúng chỗ quy định.
3.2. Sổ BHXH trước
khi cấp phát cho người sử dụng lao động đều được ghi số. Số ghi trên sổ BHXH
khi cấp ra không được trùng lắp, không ngắt quãng, phân đoạn hay chia cụm trong
năm phát hành. Năm của số sổ phải trùng với năm duyệt trên tờ khai và “Danh
sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH”. Số sổ BHXH được quả lý, ghi đảm bảo trùng
khớp trong tất cả các hồ sơ theo dõi: Tờ khai, sổ BHXH, danh sách lao động đề
nghị cấp sổ, sổ theo dõi cấp phát sổ (Mộu số 04/SBH kèm theo).
4. Ghi, xác nhận
trên sổ BHXH
4.1. Căn cứ để ghi
sổ BHXH
- Tờ khai cấp sổ
BHXH đã được duyệt.
- Hồ sơ lý lịch gốc
của người lao động cho các lần ghi bổ sung.
- Danh sách lao động
được duyệt cấp sổ.
- Danh sách lao động
và quỹ tiền lương tham gia BHXH, danh sách lao động điều chỉnh tăng giảm mức nộp
BHXH, bảng đối chiếu nộp BHXH.
4.2. Trong quá trình
ghi khi cấp sổ BHXH lưu ý nếu ghi sai ở một dòng thì dùng bút mức màu đỏ gạch
chính giữa toàn bộ dòng viết ai và ghi vào dòng tiếp theo; nếu bị nhoè, dây bẩn,
ghi hỏng, ghi sai từ 03 dòng trở lên trong một tran phải đổi sổ.
4.3. Khi ghi bổ
sung, thẩm tra, xác nhận trên sổ BHXH cần chú ý một số trường hợp như sau:
- Nếu người lao động
di chuyển đơn vị, địa bàn làm việc phải căn cứ vào quyết định thuyên chuyển, giấy
thôi trả lương và đối chiếu với tiến độ nộp BHXH của người sử dụng lao động để
ghi và xác nhận trên sổ BHXH.
- Trường hợp sổ
BHXH đã được xác nhận, nhưng sau đó có quyết định điều chỉnh tiền lương, phụ cấp
(hoặc Nhà nước có thay đổi về chính lương tiền lương) mà thời điểm thực hiện trước
thời điểm đã các nhận trên sổ BHXH thì ghi số chênh lệch giữa mức cũ và mức mới
từ tháng, năm (cột 1) có thay đổi theo quyết định đến tháng, năm (cột 2) đã các
nhận, đồng thời trên cột 3 sau khi ghi các nội dung đã quy định, ghi thêm dòng
chữ “chênh lệch do điều chỉnh”.
4.4. Ghi, xác nhận
khi cấp lại sổ BHXH.
4.4.1. Người sử dụng
lao động và người lao động đóng BHXH đến thời điểm nào thì được ghi và xác nhận
thời gian tham gia BHXH tính đến thời điểm đó khi lập lại sổ BHXH.
4.4.2. Trường hợp
người lao động đang ngừng việc do thôi việc, chưa hưởng chế độ BHXH; chưa có
nơi làm việc mới mà bị mất, hỏng sổ BHXH; người sử dụng lao động cũ không còn
(giải thể, sát nhập, phá sản), người lao động nộp đơn và các giấy tờ liên quan
cho cơ quan BHXH, nơi xác nhận trên sổ trước khi nghỉ việc. Cơ quan BHXH có
trách nhiệm kiểm tra, xem xét hồ sơ của đương sự đang lưu tại cơ quan BHXH để cấp
cho người lao động giấy ghi nhận có lưu giữ hồ sơ tham gia BHXH. Khi có chỗ làm
việc mới, người lao động thông qua người sử dụng lao động để cơ quan BHXH cấp lại
sổ BHXH.
4.4.3. Đối với các
trường hợp sổ BHXH bị hỏng do mối xông, ẩm mốc, nhoè, rách… vẫn đọc được chữ,
xác định được nội dung đầy đủ, chính xác thì người lao động hoặc người sử dụng
lao động có đơn (công văn) xin đổi sổ nộp cho cơ quan BHXH cùng với sổ hỏng. Cơ
quan BHXH căn cứ hồ sơ lưu, tình hình thu nộp BHXH và các vấn đề có liên qua, lập
biên bản thu hồi sổ hỏng và tiến hành cấp lại sổ BHXH cho người lao động theo
quy định.
4.4.4. Đối với những
sổ BHXH bị sửa chữa, tẩy xoá, làm sai lệch nội dung, không xác định được đầy đủ,
chính xác những nội dung đã được ghi trên sổ hoặc cố tình huỷ hoại sổ như xé
rách các trang liên quan quá trình làm việc có đóng BHXH, các chế độ BHXH đã hưởng…
Khi cơ quan BHXH tiếp nhận để cấp lại sổ BHXH mới phải có công văn (hoặc đơn) của
người sử dụng lao động (hoặc người lao động) nêu rõ nguyên nhân, lý do, trách
nhiệm; cơ quan BHXH phải lập biên bản ghi rõ số lượng, số sổ BHXH hỏng, tình trạng
hỏng của sổ BHXH (bị xé, cắt, bôi bẩn, gạch xoá, tẩy sửa…) xác định nguyên
nhân, người giao nhận…
Lưu ý: Sổ BHXH thu
hồi theo các điểm 4.4.3, 4.4.4 không được huỷ
4.4.5. Dòng chữ
dùng chốt đến thời điểm cấp lại sổ BHXH “Thời gian đóng BHXH tính đến tháng…
năm… là ….. năm ….tháng” được ghi bằng tay hoặc khắc dấu bắt đầu ngay dưới dòng
kẻ mực đỏ, chỉ ghi tại trang số lẻ từ cột 5 đến cột 9 và không quá 04 dòng kẻ.
Ký, đóng dấu, ghi họ tên, chức danh người xác nhận tại cột 10 không thấp hơn
dòng xác nhận cuối cùng.
5. Công tác quản
lý, sử dụng sổ BHXH
5.1. Khi giải quyết
chế độ BHXH
5.1.1. Người sử dụng
lao động nộp BHXH cho người lao động đến thời điểm nghỉ hưởng chế độ BHXH theo
quyết định và tiến hành ghi, xác nhận trên sổ BHXH sau đó mang đến cơ quan BHXH
để kiểm tra, xác nhận sổ hoàn chỉnh trước khi lập, nộp hồ sơ giải quyết các chế
độ BHXH cho người lao động.
5.1.2. Đối với các
trường hợp người lao động chưa được cấp sổ BHXH nhưng phải giải quyết chế độ
BHXH ngay, sau khi kiểm tra, xác nhận, ghi số sổ BHXH vào “bản xác nhận quá
trình tham gia BHXH” thì phòng quản lý thu BXHH sao một bản để lưu và làm căn cứ
ghi vào “Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH” của đơn vị (ghi vào cột ghi
chú ngày, tháng, năm, lý do).
5.1.3. Cơ quan
BHXH sau khi xét duyệt, giải quyết chế độ BHXH cho người lao động, phải ghi đầy
đủ nội dung và ký, đóng dấu xác nhận và các phần liên quan trên sổ BHXH: Trưởng
phòng thu các tỉnh, giám đốc BHXH quận, huyện ghi chốt thời gian, ký, xác nhận
trên cột 10 trong các trang ghi thời gian làm việc có đóng BHXH; Phòng quản lý
chế độ chính sách ghi số, ngày, tháng, năm, nội dung quyết định chế độ hưởng ở
phần các chế độ BHXH đã hưởng, Giám đốc BHXH tỉnh ký, xác nhận.
5.2. Trường hợ đơn
vị, doanh nghiệp bị giải thể, phá sản, sát nhập, cổ phần hoá thì người sử dụng
lao động có trách nhiệm nộp BHXH đầy đủ theo quy định và hoàn chỉnh sổ BHXH để
giải quyết chế độ BHXH hoặc trao lại cho người lao động để tiếp tục sử dụng. Nếu
người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại đơn vị thì người sử dụng lao động cũ
xác nhận trên sổ BHXH cho người lao động đến thời điểm ngừng nộp BHXH mang đến
cơ quan BHXH xác nhận như trường hợp di chuyển đơn vị làm việc, sau đó bàn giao
sổ BHXH cho người sử dụng lao động mới tiếp tục quản lý, theo dõi (không phải
trả lại cho người lao động).
5.3. Quản lý sổ
BHXH bị hỏng, không sử dụng.
5.3.1. Cơ quan
BHXH tỉnh tổ chức quản lý, mở sổ theo dõi riêng sổ BHXH thu hồi, bị hỏng (Mẫu số
05/SBH kèm theo) do người sử dụng lao động, người lao động nộp và số sổ BHXH bị
hỏng do đóng dấu, xác nhận, làm mẫu…
5.3.2. Định kỳ 01
năm tổ chức huỷ sổ hỏng 01 lần. Khi huỷ sổ phải thành lập Hội đồng xử lý sổ
BHXH không sử dụng được do Giám đốc BHXH tỉnh làm chủ tịch, gồm Trưởng hay phó
phòng quản lý thu (hoặc quản lý sổ BHXH) và chuyên viên các Phòng liên quan.
Khi huỷ sổ phải kiểm tra, lập bảng kê chi tiết số lượng, loại, tình trạng của sổ
hỏng, không sử dụng được; lập biên bản và gửi kèm theo quyết định, bản kê chi tiết
sổ huỷ về BHXH Việt Nam (Mẫu số 07/SBH kèm theo).
6. Thông tin, báo
cáo
6.1. Định kỳ 6
tháng, một năm BHXH các cấp có trách nhiệm lập báo cáo “Tổng hợp tình hình cấp,
quản lý sổ BHXH” (Mẫu số 08/SBH):
- Đối với báo cáo
6 tháng: BHXH huyện lập và gửi về BHXH tỉnh trước ngày 05 tháng 7; BHXH tỉnh tổng
hợp, lập và gửi báo cáo về BHXH Việt Nam trước ngày 10 tháng 7.
- Đối với báo cáo
năm: BHXH huyện lập và gửi về BHXH tỉnh trước ngày 10 của tháng đầu năm sau,
BHXH tỉnh tổng hợp, lập và gửi báo cáo về BHXH Việt Nam trước ngày 15 của tháng
đầu năm sau.
6.2. Khi cần thiết
BHXH các cấp phải báo cáo chuyền đề, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Tổng Giám
đốc BHXH Việt Nam.
7. Tổ chức thực hiện
Giám đốc BHXH các
cấp có trách nhiệm tổ chức kiểm tra những sổ BHXH đã cấp cho người lao động, đối
chiếu với các quy định hiện hành và xử lý theo hướng sau:
- Nếu sổ BHXH có
sai sót về nội dung như sai họ, tên, ngày tháng năm sinh, sai về mốc thời gian
đầu tiên, nghề nghiệp, tiền lương, mã số tỉnh… thì lập biên bản, thu hồi sổ sai
và cấp lại sổ BHXH cho người lao động.
- Nếu sổ BHXH sai
về phương pháp ghi, phương pháp xác nhận như viết tắt, viết chồng tháng, viết
thiếu nghề nghiệp, chức vụ, chức danh nghề… hay xác nhận dọc cột, các nhận đầu
trang… thì được ghi tiếp đến thời điểm kiểm tra hoặc khi có yếu tố thay đổi và
thực hiện xác nhận như trường hợp cấp lại sổ BHXH.
Trong quá trình thực
hiện nếu còn khó khăn, vướng mắc, báo cáo kịp thời về BHXH Việt Nam để xem xét
giải quyết.
|
|
TL.
TỔNG GIÁM ĐỐC BHXH VIỆT NAM
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thành Xuyên
|