Quyết định 102/2006/QĐ-BVHTT Quy chế Lưu chiểu xuất bản phẩm

• Số hiệu: 102/2006/QĐ-BVHTT
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Văn hoá-Thông tin
• Người ký: Lê Doãn Hợp
• Ngày ban hành: 29/12/2006

BỘ VĂN HÓA – THÔNG TIN	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 102/2006/QĐ-BVHTT	Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2006

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ LƯU CHIỂU XUẤT BẢN PHẨM

BỘ TRƯỞNG BỘ VĂN HÓA – THÔNG TIN

Căn cứ Luật Xuất bản ngày 03/12/2004 và Nghị định số 111/2005/NĐ-CP ngày 26 tháng 03 năm 2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản;
Căn cứ Nghị định số 63/2003/NĐ-CP ngày 11 tháng 6 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa - Thông tin;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Xuất bản,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế Lưu chiểu xuất bản phẩm".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Quyết định số 01/1998/QĐ/BVHTT ngày 30/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa - Thông tin ban hành Quy chế lưu chiểu xuất bản phẩm.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Xuất bản, Giám đốc Sở Văn hóa – Thông tin các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc các nhà xuất bản và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức được phép xuất bản chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ; - PTT Phạm Gia Khiêm; - UBVHGDTNTNNĐ Quốc hội; - Ban VHTTTW; - Các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Các cơ quan Trung ương các đoàn thể; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố thuộc TW; - Công báo VPCP, Website Chính phủ; - Cục kiểm tra VBQLPL (Bộ TP); - A25 Bộ Công an; - Các Cục, Vụ, Thanh tra Bộ VHTT; - Các nhà xuất bản; - Lưu: VP, Cục XB, LTV.

BỘ TRƯỞNG  Lê Doãn Hợp

QUY CHẾ

LƯU CHIỂU XUẤT BẢN PHẨM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 102/2006/QĐ-BVHTT ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa - Thông tin)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Nộp xuất bản phẩm lưu chiểu

Nhà xuất bản, cơ quan, tổ chức được phép xuất bản (bao gồm cả các cơ quan nước ngoài và tổ chức quốc tế hoạt động tại Việt Nam) đều phải nộp xuất bản phẩm lưu chiểu (bao gồm cả xuất bản phẩm phổ biến trên mạng thông tin máy tính) cho cơ quan quản lý nhà nước theo quy định tại Điều 27 Luật Xuất bản, Điều 12 Nghị định số 111/2005/NĐ-CP ngày 26/3/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản và Quy chế này.

Điều 2. Nhận, đọc và lưu giữ xuất bản phẩm lưu chiểu

Cục Xuất bản là cơ quan quản lý nhà nước thực hiện việc nhận, đọc và lưu giữ xuất bản phẩm lưu chiểu của các nhà xuất bản và các cơ quan, tổ chức được phép xuất bản trong cả nước.

Sở Văn hóa – Thông tin là cơ quan quản lý nhà nước thực hiện việc nhận, đọc và lưu giữ xuất bản phẩm lưu chiểu do mình cấp giấy phép xuất bản.

Chương 2.

NỘP XUẤT BẢN PHẨM LƯU CHIỂU

Điều 3. Thời hạn nộp lưu chiểu và số lượng xuất bản phẩm lưu chiểu

Ít nhất 10 ngày trước khi phát hành, nhà xuất bản, cơ quan, tổ chức được phép xuất bản phải nộp lưu chiểu xuất bản phẩm theo số lượng như sau:

1. Đối với xuất bản phẩm xuất bản lần đầu hoặc tái bản có sửa chữa, bổ sung:

a. Nhà xuất bản, cơ quan, tổ chức được Cục Xuất bản và Sở Văn hóa – Thông tin cấp giấy phép xuất bản phải nộp lưu chiểu 03 bản cho Cục Xuất bản Bộ Văn hóa - Thông tin (trường hợp in dưới 300 bản chỉ nộp 02 bản).

b. Cơ quan, tổ chức được Sở Văn hóa – Thông tin cấp giấy phép xuất bản thì ngoài việc phải nộp lưu chiểu cho Cục Xuất bản theo quy định tại điểm a khoản này, còn phải nộp lưu chiểu 02 bản cho Sở Văn hóa – Thông tin sở tại.

2. Đối với xuất bản phẩm tái bản không có sửa chữa, bổ sung và không thuộc quy định tại Điều 21 Luật Xuất bản thì nộp lưu chiểu theo quy định tại khoản 1 Điều này, nhưng chỉ với số lượng 01 bản.

3. Đối với xuất bản phẩm in tại nhiều cơ sở in thì chỉ nộp cho cơ quan nhận lưu chiểu xuất bản phẩm quy định tại khoản 1 Điều này xuất bản phẩm in tại một cơ sở in, nhưng trong tờ khai lưu chiểu phải ghi đầy đủ số lượng in của tất cả các cơ sở in.

4. Đối với xuất bản phẩm là tài liệu có độ MẬT thì nộp lưu chiểu 01 bản cho Cục Xuất bản, nhưng trong tờ khai lưu chiểu phải ghi rõ là tài liệu MẬT để đảm bảo nguyên tắc bảo mật quy định tại Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 4. Thủ tục nộp xuất bản phẩm lưu chiểu

Việc nộp xuất bản phẩm lưu chiểu phải thực hiện theo đúng thủ tục quy định tại điểm 3 Mục II Thông tư số 30/2006/TT-BVHTT ngày 22/2/2006 của Bộ Văn hóa - Thông tin hướng dẫn thi hành Nghị định số 111/2005/NĐ-CP của Chính phủ, cụ thể như sau:

1. Mỗi xuất bản phẩm khi nộp lưu chiểu phải kèm theo 02 tờ khai nộp lưu chiểu xuất bản phẩm đã ghi đầy đủ các thông tin theo mẫu số 4 do Bộ Văn hóa - Thông tin ban hành kèm theo Quyết định số 31/2006/QĐ-BVHTT ngày 01/03/2006.

2. Đối với xuất bản phẩm lưu chiểu của các nhà xuất bản:

- Đối với sách và tài liệu dưới dạng sách: Đóng dấu LƯU CHIỂU; ghi thời gian nộp lưu chiểu; lãnh đạo hoặc người được ủy quyền của lãnh đạo nhà xuất bản ký tên ở trang tên sách.

- Đối với các loại tờ rời, các loại lịch, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh: Đóng dấu LƯU CHIỂU; ghi thời gian nộp lưu chiểu; lãnh đạo hoặc người được ủy quyền của lãnh đạo nhà xuất bản ký tên ở vị trí in số quyết định xuất bản.

3. Đối với xuất bản phẩm lưu chiểu do Cục Xuất bản hoặc Sở Văn hóa – Thông tin cấp giấy phép xuất bản: ghi thời gian nộp lưu chiểu; lãnh đạo hoặc người được ủy quyền ký tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức được phép xuất bản ở trang in số giấy phép xuất bản.

Điều 5. Các trường hợp được miễn nộp xuất bản phẩm lưu chiểu

1. Đối với xuất bản phẩm in nối bản trong năm thì không phải nộp lưu chiểu, nhưng sau mỗi lần in nối bản phải nộp cho Cục Xuất bản và Sở Văn hóa – Thông tin sở tại tờ khai lưu chiểu đã ghi số lượng in nối bản.

2. Đối với xuất bản phẩm của nhà xuất bản, cơ quan, tổ chức được phép xuất bản khi phổ biến trên mạng thông tin máy tính phải thực hiện đúng quy định tại Điều 25 Luật Xuất bản và trước thời điểm đưa xuất bản phẩm lên mạng lần đầu ít nhất 10 ngày phải nộp cho Cục Xuất bản tờ khai lưu chiểu theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này và một (01) đĩa CD-ROM đã copy nội dung xuất bản phẩm.

Chưong 3.

NHẬN VÀ KIỂM TRA XUẤT BẢN PHẨM LƯU CHIỂU

Điều 6. Nhận xuất bản phẩm lưu chiểu

1. Người nhận xuất bản phẩm lưu chiểu của Cục Xuất bản và Sở Văn hóa – Thông tin (sau đây gọi tắt là người nhận lưu chiểu) chỉ nhận xuất bản phẩm lưu chiểu khi có đầy đủ các điều kiện sau:

a. Thực hiện đúng các quy định tại các Điều 3, 4 và 5 Quy chế này.

b. Trên xuất bản phẩm lưu chiểu phải ghi đầy đủ các thông tin và đúng vị trí theo quy định tại Điều 26 Luật Xuất bản. Trường hợp xuất bản phẩm phổ biến trên mạng thông tin máy tính phải hiển thị đầy đủ các thông tin nêu trên ở phần đầu của xuất bản phẩm.

2. Đối với xuất bản phẩm lưu chiểu thực hiện đúng các quy định tại khoản 1 Điều này, người nhận lưu chiểu xác nhận thời gian nhận lưu chiểu, ký tên, đóng dấu NHẬN LƯU CHIỂU vào 02 tờ khai lưu chiểu xuất bản phẩm, trả lại 01 tờ khai cho người nộp lưu chiểu trực tiếp hoặc gửi cho đơn vị nộp lưu chiểu qua đường bưu điện. Đây là thời điểm xác định xuất bản phẩm đã nộp lưu chiểu.

3. Đối với xuất bản phẩm lưu chiểu không thực hiện đúng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này, người nhận lưu chiểu trả lại xuất bản phẩm cho nhà xuất bản, cơ quan, tổ chức được phép xuất bản ngay khi nộp để bổ sung, sửa chữa; xác nhận thời gian trả lại vào 02 tờ khai nộp lưu chiểu xuất bản phẩm, trả lại 01 tờ khai cho người nộp lưu chiểu trực tiếp hoặc gửi cho đơn vị nộp lưu chiểu qua đường bưu điện.

4. Các xuất bản phẩm lưu chiểu bị trả lại khi đã bổ sung, sửa chữa thì việc nộp lưu chiểu về số lượng và thủ tục thực hiện theo quy định tại các Điều 3 và 4 Quy chế này.

5. Người nhận lưu chiểu có trách nhiệm giao xuất bản phẩm lưu chiểu cho chuyên viên đọc kiểm tra xuất bản phẩm lưu chiểu và cộng tác viên đọc kiểm tra xuất bản phẩm lưu chiểu của Cục Xuất bản, Sở Văn hóa – Thông tin (sau đây gọi tắt là người đọc kiểm tra nội dung) như sau:

a. Giao 01 bản cho chuyên viên đọc kiểm tra xuất bản phẩm lưu chiểu ngay trong ngày nhận.

b. Giao 01 bản cho người phụ trách tổ cộng tác viên đọc kiểm tra xuất bản phẩm lưu chiểu theo định kỳ do người phụ trách kiểm tra nội dung quy định.

Điều 7. Đối chiếu xuất bản phẩm lưu chiểu với giấy xác nhận đăng ký kế hoạch xuất bản hoặc giấy phép xuất bản

Người nhận lưu chiểu có trách nhiệm kiểm tra xuất bản phẩm lưu chiểu như sau:

1. Đối chiếu các thông tin phải ghi trên xuất bản phẩm lưu chiểu với các thông tin ghi trong giấy xác nhận đăng ký kế hoạch xuất bản hoặc trong giấy phép xuất bản.

2. Khi phát hiện xuất bản phẩm lưu chiểu ghi những thông tin không đúng với giấy xác nhận đăng ký kế hoạch xuất bản hoặc giấy phép xuất bản, chậm nhất trong thời hạn 03 ngày kể từ khi nhận xuất bản phẩm lưu chiểu, người nhận lưu chiểu phải báo cáo mức độ sai phạm và đề xuất hình thức xử lý với cấp trên trực tiếp.

Điều 8. Quy trình và trách nhiệm đọc kiểm tra nội dung xuất bản phẩm

Người đọc kiểm tra nội dung có trách nhiệm đọc xuất bản phẩm theo quy trình sau:

1. Đọc kiểm tra nội dung để phát hiện xuất bản phẩm vi phạm quy định tại các Điều 10, 19, 20, 25 và 29 Luật Xuất bản.

2. Nhận xét xuất bản phẩm lưu chiểu đã đọc bằng phiếu đọc (theo mẫu do Bộ Văn hóa - Thông tin ban hành) và phát hiện xuất bản phẩm có giá trị cao về tư tưởng và nghệ thuật hoặc có tác động tích cực lớn đến đời sống xã hội.

3. Khi phát hiện xuất bản phẩm lưu chiểu có nội dung vi phạm các quy định tại các Điều 10, 19, 20, 25 và 29 Luật Xuất bản: Chậm nhất trong thời hạn 07 ngày kể từ khi nhận xuất bản phẩm lưu chiểu, người đọc kiểm tra nội dung phải báo cáo mức độ sai phạm và đề xuất hình thức xử lý với cấp trên trực tiếp.

4. Trường hợp người đọc kiểm tra nội dung đã đọc xuất bản phẩm lưu chiểu có nội dung vi phạm các Điều 10 và Điều 29 Luật Xuất bản mà không phát hiện thì tuỳ theo mức độ sai phạm, Thủ trưởng cơ quan xem xét, xử lý theo quy định của Pháp lệnh Cán bộ công chức hoặc Hợp đồng lao động.

5. Trường hợp cấp trên trực tiếp của người đọc kiểm tra nội dung đã nhận được phiếu đọc và báo cáo mức độ sai phạm của xuất bản phẩm lưu chiểu nhưng không đề xuất hình thức xử lý kịp thời với cấp trên thì tuỳ theo mức độ sai phạm, Thủ trưởng cơ quan xem xét, xử lý theo quy định của Pháp lệnh Cán bộ công chức.

6. Hàng tuần, người đọc kiểm tra nội dung phải giao lại xuất bản phẩm lưu chiểu đã đọc kiểm tra xong cho cán bộ quản lý kho lưu chiểu của Cục Xuất bản, Sở Văn hóa – Thông tin.

Chương 4.

XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 9. Xử lý vi phạm về giấy xác nhận đăng ký kế hoạch xuất bản hoặc giấy phép xuất bản

Đối với xuất bản phẩm vi phạm về giấy xác nhận đăng ký kế hoạch xuất bản hoặc giấy phép xuất bản thì Cục trưởng Cục Xuất bản, Giám đốc Sở Văn hóa – Thông tin có trách nhiệm:

1. Chậm nhất trong thời hạn 07 ngày kể từ khi nhận lưu chiểu, có văn bản gửi nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được phép xuất bản yêu cầu tạm ngừng phát hành, giải trình về vi phạm của xuất bản phẩm.

2. Tuỳ theo mức độ sai phạm có hình thức xử lý như sau:

a. Đối với xuất bản phẩm lưu chiểu không có xác nhận đăng ký kế hoạch xuất bản hoặc giấy phép xuất bản: Có văn bản gửi nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được phép xuất bản yêu cầu đình chỉ phát hành, tự thu hồi và chuyển cơ quan chức năng có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.

b. Đối với xuất bản phẩm lưu chiểu không đúng xác nhận đăng ký kế hoạch xuất bản hoặc giấy phép xuất bản: Có văn bản gửi nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được phép xuất bản yêu cầu sửa chữa mới được phát hành.

Trường hợp nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được phép xuất bản không chấp hành đúng yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước thì có văn bản tạm đình chỉ phát hành và chuyển cơ quan chức năng có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Xử lý vi phạm về nội dung

Cục trưởng Cục Xuất bản, Giám đốc Sở Văn hóa – Thông tin có trách nhiệm:

1. Đối với xuất bản phẩm lưu chiểu vi phạm về nội dung quy định tại các Điều 19, 20 và 25 Luật Xuất bản:

a. Có văn bản yêu cầu nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được phép xuất bản tạm đình chỉ phát hành, giải trình sai phạm.

b. Tuỳ theo mức độ vi phạm, có văn bản chuyển cơ quan chức năng có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Đối với xuất bản phẩm lưu chiểu vi phạm các nội dung quy định tại các Điều 10 và 29 Luật Xuất bản:

a. Có văn bản yêu cầu nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được phép xuất bản tạm đình chỉ phát hành xuất bản phẩm để tổ chức thẩm định nội dung.

b. Sau khi nhận được biên bản thẩm định nội dung đã có ý kiến của cơ quan chủ quản thì tuỳ theo mức độ sai phạm, có văn bản đề xuất với Bộ Văn hóa - Thông tin, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương một trong các hình thức xử lý: đình chỉ phát hành, thu hồi, tịch thu, cấm lưu hành, tiêu hủy.

Điều 11. Xử lý vi phạm về thời hạn nộp lưu chiểu

Trường hợp nhà xuất bản, cơ quan, tổ chức được phép xuất bản không nộp lưu chiểu hoặc nộp lưu chiểu chưa đủ 10 ngày đã phát hành xuất bản phẩm thì Cục trưởng cục Xuất bản, Giám đốc Sở Văn hóa – Thông tin có văn bản yêu cầu nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được phép xuất bản phải nộp lưu chiểu đồng thời chuyển cơ quan chức năng có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương 5

LƯU GIỮ XUẤT BẢN PHẨM LƯU CHIỂU

Điều 12. Tổ chức kho lưu chiểu xuất bản phẩm

1. Cục Xuất bản, Sở Văn hóa – Thông tin có trách nhiệm tổ chức kho lưu giữ xuất bản phẩm lưu chiểu để bảo quản và khai thác sử dụng xuất bản phẩm lưu chiểu có hiệu quả.

2. Cán bộ quản lý kho của Cục Xuất bản, Sở Văn hóa – Thông tin có trách nhiệm:

a. Bảo quản, phân loại, sắp xếp xuất bản phẩm lưu chiểu theo từng nhà xuất bản, cơ quan, tổ chức được phép xuất bản và thời hạn nhập kho để khai thác sử dụng thuận lợi khi có yêu cầu theo nội dung của kho lưu chiểu.

b. Lập danh mục và ký nhận xuất kho khi tiến hành thanh lý các xuất bản phẩm đã hết hạn lưu giữ.

Điều 13. Thời hạn lưu giữ và thanh lý xuất bản phẩm lưu chiểu

1. Cục Xuất bản, Sở Văn hóa – Thông tin có trách nhiệm lưu giữ xuất bản phẩm lưu chiểu trong thời gian 02 năm.

2. Các xuất bản phẩm có giá trị cao về tư tưởng và nghệ thuật hoặc có tác động tích cực lớn đến đời sống xã hội và các xuất bản phẩm có nội dung vi phạm phải lưu giữ lâu dài.

3. Sau khi hết hạn lưu giữ, Cục trưởng Cục Xuất bản và Giám đốc Sở Văn hóa – Thông tin có trách nhiệm tiến hành thanh lý, báo cáo với Bộ Văn hóa - Thông tin và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

BỘ TRƯỞNG Lê Doãn Hợp

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF CULTURE AND INFORMATION -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No: 102/2006/QD-BVHTT	Hanoi, December 29, 2006

DECISION

PROMULGATING THE REGULATION ON DEPOSIT OF COPIES OF PUBLICATIONS

THE MINISTER OF CULTURE AND INFORMATION

Pursuant to the December 3, 2004 Publication Law and the Government's Decree No. 111/2005/ND-CP of August 26, 2005, detailing and guiding the implementation of a number of articles of the Publication Law;
Pursuant to the Government's Decree No. 63/2003/ND-CP of June 11, 2003, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Culture and Information;
At the proposal of the director of the Publication Department,

DECIDES:

Article 1.- To promulgate together with this Decision the Regulation on deposit of copies of publications.

Article 2.- This Decision takes effect 15 days after its publication in "CONG BAO" and replaces the Culture and Information Minister's Decision No. 01/1998/QD-BVHTT of July 30, 1998, promulgating the Regulation on deposit of copies of publications.

Article 3.- The director of the Office, the director of the Publication Department, directors of provincial/municipal Culture and Information Services and publishing houses, and heads of agencies and organizations which are granted publication permits shall implement this Decision.

...

...

...

MINISTER OF CULTURE AND INFORMATION




Le Doan Hop

REGULATION

ON DEPOSIT OF COPIES OF PUBLICATIONS
(Promulgated together with the Culture and Information Minister's Decision No. 102/2006/QD-BVHTT of December 29, 2006)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1.- Deposit of copies of publications

Publishing houses, and agencies and organizations which are granted publication permits (including foreign agencies and international organizations operating in Vietnam) shall deposit copies of publications (including publications disseminated through computer networks) with state management agencies according to Article 27 of the Publication Law, Article 12 of the Government's Decree No. 111/2005/ND-CP of August 26, 2005, detailing and guiding the implementation of a number of articles of the Publication Law and this Regulation.

...

...

...

The Publication Department is the state management agency in charge of receiving, reading and archiving deposited publications of publishing houses and agencies and organizations which are granted publication permits nationwide.

Provincial/municipal Culture and Information Services are state management agencies in charge of receiving, reading and archiving deposited publications for which they have granted publication permits.

Chapter II

DEPOSIT OF COPIES OF PUBLICATIONS

Article 3.- Time limit for deposit of copies of publications and quantities of deposited copies

At least 10 days before distribution of publications, publishing houses or agencies and organizations which are granted publication permits shall deposit copies of publications in the following quantity:

1. For publications published in first or revised editions:

a/ Publishing houses, and agencies and organizations which are granted publication permits by the Publication Department or provincial/municipal Culture and Information Services shall deposit three copies of each publication to the Publication Department, the Culture and Information Ministry (for publications printed in less than 300 copies, only two copies shall be deposited).

b/ Agencies and organizations which are granted publication permits by provincial/municipal Culture and Information Services shall, apart from depositing copies of the publications with the Publication Department according to Point a of this Clause, deposit two copies of each publication with the concerned Culture and Information Services.

...

...

...

3. For a publication printed by many printing establishments, only copies printed by a printing establishment shall be deposited with the agency receiving copies of publications defined in Clause 1 of this Article, but the total number of copies printed by all printing establishments must be clearly declared in the deposit declaration form.

4. For a publication classified as confidential, one copy shall be deposited with the Publication Department, but it is necessary to declare in the deposit declaration form that it is a confidential document so that its confidentiality can be ensured in accordance with the Ordinance on Protection of State Secrets.

Article 4.- Procedures for deposit of copies of publications

The deposit of copies of publications shall be carried out according to the procedures specified at Point 3, Section II of the Culture and Information Ministry's Circular No. 30/2006/TT-BVHTT of February 2, 2006, guiding the implementation of the Government's Decree No. 111/2005/ND-CP, specifically as follows:

1. A deposited publication shall be enclosed with two deposit declaration forms which contain all information according to form No. 04 issued together with the Culture and Information Minister's Decision No. 31/2006/QD-BVHTT of March 1, 2006.

2. For deposited publications of publishing houses:

- On books and materials in the form of book shall be affixed the "deposit" stamp and inscribed the time of deposit; heads or authorized persons of publishing houses shall sign on the page printed with the title of the books.

- On pamphlets, calendars, video and audio tapes and discs shall be affixed the "deposit" stamp and inscribed the time of deposit; heads or authorized persons of publishing houses shall sign on the place printed with the number of the publication decision.

3. On publications for which publication permits are granted by the Publication Department or provincial/municipal Culture and Information Services shall be inscribed the time of deposit; leaders or authorized persons of agencies or organizations that are granted publication permits shall sign and affix their stamps on the page on which the number of the publication permits is printed.

...

...

...

1. For publications additionally printed within the year, the deposit of their copies is not required, but a deposit declaration form showing the number of additionally printed copies must be submitted to the Publication Department and the local provincial/municipal Culture and Information Service after each additional printing.

2. Publications of publishing houses and agencies and organizations that are granted publication permits, when disseminated through computer networks, must comply with the provisions of Article 25 of the Publication Law. At least 10 days before a publication is posted on the network for the first time, a deposit declaration form as specified in Clause 1, Article 4 of this Regulation and one (01) CD-ROM recorded with the contents of the publication must be deposited with the Publication Department.

Chapter III

RECEIPT AND CHECK OF COPIES OF PUBLICATIONS

Article 6.- Receipt of copies of publications

1. Cadres of the Publication Department and provincial/municipal Culture and Information Services who are in charge of receiving deposited publications (hereinafter called publication-receiving persons for short) shall receive copies of publications only when the following conditions are fully met:

a/ The provisions of Articles 3, 4 and 5 of this Regulation are strictly abided by.

b/ Deposited copies are inscribed with information in the right position as prescribed in Article 26 of the Publication Law. For publications disseminated through computer networks, the above-said information must be displayed at the first part of the publications.

2. For publications which satisfy the conditions specified in Clause 1 of this Article, publication-receiving persons shall certify the time of deposit, sign and affix the "deposit receipt" stamp on two deposit declaration forms, then return one declaration form directly to the depositors or send it by post to the depositing units. This time is determined as the time of deposit of copies of publications.

...

...

...

4. After the returned publications are supplemented or corrected, the number of to be-deposited copies and the procedures for deposit shall comply with Articles 3 and 4 of this Regulation.

5. Publication-receiving persons shall hand over deposited publications to experts and collaborators in charge of checking deposited publications who work for the Publication Department or provincial/municipal Culture and Information Services (hereinafter called persons in charge of checking publications) as follows:

a/ To hand over one copy to an expert in charge of checking publications right on the date of receipt.

b/ To hand over one copy to the head of the group of collaborators in charge of checking publications according to a timetable set by the person in charge of checking publications.

Article 7.- Comparison of deposited publications with publishing plan registration certificates or publication permits

Publication-receiving persons shall check deposited publications as follows:

1. To compare information inscribed on the deposited publications with those inscribed on publishing plan registration certificates or publication permits.

2. When discovering that information inscribed on a deposited publication is different from the publishing plan registration certificate or publication permit, the publication-receiving person shall report on the seriousness of the violation and propose handling measures to immediate superior within three days after receiving copies of the publication.

Article 8.- Procedures and responsibilities for checking deposited publications

...

...

...

1. To read and check publications whether or not they violate the provisions of Articles 10, 19, 20, 25 and 29 of the Publication Law.

2. To write comments on the read publications in the reading slips (made according to a form set by the Culture and Information Ministry) and identify publications of high ideological and artistic value or positive impacts on social life.

3. When detecting a deposited publication in violation of the provisions of Article 10, 19, 20, 25 or 29 of the Publication Law, the person in charge of checking publications shall report the seriousness of the violation and propose handling measures to immediate superior within 07 days after receiving the deposited publication.

4. When a person in charge of checking publications has read a deposited publication having contents in violation of the provisions of Articles 10 and 29 of the Publication Law but fails to detect these violations, the head of his/her agency shall, depending on the seriousness of his/her violation, consider and handle him/her in accordance with the Ordinance on Cadres and Civil Servants or labor contracts.

5. When the direct manager of the person in charge of checking publications has received the reading slip and report on the seriousness of violation of a deposited publications but fails to promptly propose handling measures to his/her superior authority, the head of his/her agency shall, depending on the seriousness of his/her violation, consider and handle him/her in accordance with the Ordinance on Cadres and Civil Servants.

6. Every week, persons in charge of checking publications shall return deposited publications they have read to cadres managing deposited publication warehouses of the Publication Department or provincial/municipal Culture and Information Services.

Chapter IV

HANDLING OF VIOLATIONS

Article 9.- Handling of violations regarding publishing plan registration certificates or publication permits

...

...

...

1. Within seven days after receiving copies of publications, send an official letter to the publishing houses or agencies or organizations which are granted publication permits requesting the latter to suspend the distribution of publications and explain the violations.

2. Depending on the seriousness of violations, to apply the following handling measures:

a/ For publications without publishing plan registration certificates or publication permits: To send an official letter to the publishing houses or agencies or organizations which are granted publication permits requesting the latter to suspend the distribution of or recall publications by themselves and transfer them to competent functional agencies for handling in accordance with law.

b/ For publications unconformable with publishing plan registration certificates or publication permits: To send an official letter to the publishing houses or agencies or organizations which are granted publication permits requesting the latter to correct their publications before distribution. When publishing houses or agencies or organizations which are granted publication permits fail to strictly abide by requests of state management agencies, to issue an official letter to suspend the distribution of publications and transfer the cases to competent functional agencies for handling in accordance with law.

Article 10.- Handling of violations related to publication contents

The director of the Publication Department and directors of provincial/municipal Culture and Information Services shall:

1. For publications having contents in violation of the provisions of Articles 19, 20 and 25 of the Publication Law:

a/ Issue an official letter to request publishing houses or agencies or organizations which are granted publication permits to suspend the distribution of publications and explain their violations.

b/ Depending on the seriousness of violations, send an official letter to transfer the cases to competent functional agencies for handling in accordance with law.

...

...

...

a/ Issue an official letter to request publishing houses or agencies or organizations which are granted publication permits to suspend the distribution of publications in order to organize the evaluation of the publications' contents.

b/ After receiving minutes on the evaluation of publications' contents, enclosed with opinions of managing agencies, depending on the seriousness of violations, propose to the Ministry of Culture and Information or provincial/municipal People's Committees one of the following handling measures: distribution suspension, recall, confiscation, circulation ban or destruction.

Article 11.- Handling of violations regarding the time limit for deposit of copies of publications

When publishing houses or agencies and organizations which are granted publication permits fail to deposit copies of publications or they distribute publications within 10 days after depositing copies of publications, the director of the Publication Department or directors of provincial/municipal Culture and Information Services shall request those publishing houses or those agencies and organizations to deposit copies of publications and, at the same time, transfer the cases to competent functional agencies for handling in accordance with law.

Chapter V

ARCHIVE OF COPIES OF PUBLICATIONS

Article 12.- Building of deposit publications' warehouses

1. The Publication Department and provincial/municipal Culture and Information Services shall build warehouses for archiving deposited publications in order to effectively preserve and exploit deposited publications.

2. Managers of warehouses of the Publication Department and provincial/municipal Culture and Information Services shall:

...

...

...

b/ Make a list and sign for certification of ex-warehousing of publications which are liquidated after their archival duration has expired.

Article 13.- Time limit for archive and liquidation of copies of publications

1. The Publication Department and provincial/municipal Culture and Information Services shall archive copies of publications for two years.

2. Publications of high ideological or artistic value or great positive impacts on social life and violating publications are archived permanently.

3. Past the expiration of the archive duration, the director of the Publication Department and directors of provincial/municipal Culture and Information Services shall conduct liquidation and report it to the Ministry of Culture and Information and provincial/municipal People's Committees.