Chỉ thị 02/CT-UBND 2025 quản lý công tác văn thư lưu trữ trong quá trình sắp xếp bộ máy Quảng Ninh

• Số hiệu: 02/CT-UBND
• Loại văn bản: Chỉ thị
• Nơi ban hành: Tỉnh Quảng Ninh
• Người ký: Phạm Đức Ấn
• Ngày ban hành: 04/04/2025

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 02/CT-UBND	Quảng Ninh, ngày 04 tháng 4 năm 2025

CHỈ THỊ

VỀ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NINH

Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011; Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị (sau đây viết tắt là Kết luận số 127-KL/TW); Kết luận số 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về Đề án săp xêp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp (say đây viết tắt là Kết luận số 137-KL/TW); Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; Văn bản số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ về số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Văn bản số 2552-CV/TU ngày 03/3/2025 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về việc triển khai thực hiện Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

Để công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, theo đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 24/TTr-SNV ngày 27/3/2025, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các địa phương:

a) Chịu trách nhiệm người đứng đầu trong việc chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh và cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

b) Tuyệt đối không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; tuyệt đối không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ.

c) Chỉ đạo các đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành (lập danh mục công việc chưa hoàn thành của từng đơn vị). Tổng hợp, lập danh mục những công việc chưa hoàn thành của cơ quan, tổ chức (có hồ sơ, tài liệu kèm theo), đóng gói riêng biệt và tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan.

d) Chỉ đạo Lưu trữ cơ quan thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có, trong đó thống kê đầy đủ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ có thời hạn; hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành tại các cơ quan, đơn vị. Khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh về Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

đ) Bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.

e) Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

g) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

h) Thực hiện hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền thực hiện các biện pháp cấp bách khác phù hợp với điều kiện thực tiễn tại địa phương để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục và bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.

i) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xép tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới cần kịp thời chỉ đạo tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý; phối hợp với Lưu trữ lịch sử xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó.

2. Sở Nội vụ

a) Ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường và thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh.

b) Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về công tác văn thư, lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

c) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh:

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trên địa bàn tỉnh thực hiện quy trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật. Phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản an toàn tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu trên địa bàn tỉnh và bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xép tổ chức bộ máy.

- Hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nội dung nghiệp vụ liên quan đến công tác thống kê, bảo quản, bàn giao tài liệu theo quy định; bố trí đủ nguồn lực thực hiện việc tiếp nhận và phối hợp bảo quản tại chỗ đối với tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện cho đến khi hoàn thành việc xử lý nghiệp vụ, bố trí được phòng, kho để đảm bảo an toàn tài liệu thu về sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng từ cơ quan đăng ký mẫu con dấu để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.

- Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, cần kịp thời phối hợp với cơ quan, đơn vị, tổ chức xây dựng kế hoạch quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Phối hợp, giải đáp vướng mắc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về công tác văn thư, lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ.

- Báo cáo, đề xuất với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh các điều kiện đảm bảo thực hiện nhiệm vụ theo quy định.

3. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Thực hiện các giải pháp kỹ thuật để bảo đảm tính liên tục, tiếp nối hoạt động ban hành văn bản và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

b) Đảm bảo bảo mật, an toàn thông tin trong Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh. Xác định, khoanh vùng dữ liệu tài liệu trong Hệ thống theo từng cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính.

c) Theo dõi, quản lý hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản đang sử dụng trong Hệ thống để làm cơ sở đặt mã định danh tài liệu, mã hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy được thống nhất, đồng bộ.

4. Công an tỉnh

a) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu mật trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

b) Thực hiện thu hồi con dấu hết giá trị sử dụng và thông báo, bàn giao về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.

c) Điều tra, xử lý khi phát hiện tình trạng cố tình chiếm đoạt, tiêu hủy, làm mất tài liệu trong quá trình bàn giao theo quy định.

d) Bố trí lực lượng, phối hợp với Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn, phòng chống cháy nổ các phòng, kho tập kết bảo quản tạm thời tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

5. Sở Tài chính

Tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí nguồn kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí bảo đảm đúng quy định pháp luật.

6. Sở Xây dựng

Chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sắp xép, bố trí kho lưu trữ theo đề nghị của Sở Nội vụ đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử để đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử khi thực hiện tiếp nhận từ các cơ quan thuộc diện sắp xếp theo quy định.

7. Chủ tịch UBND các địa phương

a) Ưu tiên nguồn lực của địa phương để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại, trong đó tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức.

b) Việc số hóa các tài liệu khác do Chủ tịch UBND các cấp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định theo thẩm quyền quản lý tài liệu, phù họrp với điều kiện thực tế của địa phương, cơ quan, tổ chức.

c) Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật khác có liên quan và hướng dẫn nghiệp vụ tại Phụ lục kèm theo văn bản số 851 -BNV/CVT&LTNN ngày 01 /4/2025 của Bộ Nội vụ.

d) Đề xuất với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh các vướng mắc, khó khăn để được chỉ đạo, hướng dẫn, giải quyết.

Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các địa phương và các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai, thực hiện nghiêm Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết theo quy định./.

Nơi nhận: - Bộ Nội vụ (b/c); - Cục VT&LTNN, Bộ Nội vụ; - TT. Tỉnh ủy, TT. HĐND tỉnh - CT, các PCT UBND tỉnh; - Các sở, ban, ngành; - UBND các địa phương; - Các cơ quan Trung ương trên địa bàn tỉnh; - Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh; - V0-V4, TH4; - Các Hội có tính chất đặc thù; - Lưu: VT, TH2

CHỦ TỊCH Phạm Đức Ấn