Thông tư 07/2023/TT-BNG hướng dẫn đăng ký và quản lý hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự

• Số hiệu: 07/2023/TT-BNG
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao
• Người ký: Bùi Thanh Sơn
• Ngày ban hành: 29/12/2023

BỘ NGOẠI GIAO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 07/2023/TT-BNG	Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2023

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN VIỆC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH TẠI CƠ QUAN ĐẠI DIỆN NGOẠI GIAO, CƠ QUAN ĐẠI DIỆN LÃNH SỰ CỦA VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI

Căn cứ Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Luật Quốc tịch Việt Nam số 24/2008/QH12 ngày 13 tháng 11 năm 2008; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quốc tịch Việt Nam số 56/2014/QH13 ngày 24 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Hôn nhân và gia đình số 52/2014/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 33/2009/QH12 ngày 18 tháng 6 năm 2009; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 19/2017/QH14 ngày 21 tháng 11 năm 2017;

Căn cứ Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

Căn cứ Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 81/2022/NĐ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2022 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ của Bộ Ngoại giao;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự,

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài như sau:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn chi tiết Điều 3, Điều 53 của Luật hộ tịch về đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài; đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài; quản lý nhà nước về hộ tịch; việc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) theo quy định của Luật Hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 123/2015/NĐ-CP) và Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến (sau đây gọi là Nghị định số 87/2020/NĐ-CP).

Điều 2. Thẩm quyền đăng ký hộ tịch

1. Cơ quan đại diện thực hiện đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài phù hợp với pháp luật Việt Nam, pháp luật của nước tiếp nhận và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

2. Đối với những nước mà Việt Nam có từ hai Cơ quan đại diện trở lên thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch thuộc Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự mà người yêu cầu cư trú.

3. Đối với những nước hoặc vùng lãnh thổ chưa có Cơ quan đại diện thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại Cơ quan đại diện tại nước kiêm nhiệm hoặc Cơ quan đại diện thuận tiện nhất.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.

2. Công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam, được nước sở tại cho hưởng quy chế thường trú.

3. Công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam công tác, học tập, lao động, cư trú có thời hạn ở nước ngoài.

4. Cán bộ lãnh sự là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự được giao thực hiện công tác hộ tịch tại Cơ quan đại diện.

Điều 4. Việc nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch

Việc nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP, các Điều 2, 3, 4, 5 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi là Thông tư số 04/2020/TT-BTP) và hướng dẫn sau đây:

1. Hồ sơ đăng ký hộ tịch có thể được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.

2. Khi có yêu cầu giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện, người yêu cầu phải xuất trình bản chính một trong các giấy tờ sau đây: hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh nhân thân; giấy tờ chứng minh đang cư trú tại nước sở tại (nếu có). Cơ quan đại diện kiểm tra, chụp và xác nhận bản chụp đã đối chiếu đúng với bản chính để lưu hồ sơ. Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ.

Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam và đã được cấp thẻ Căn cước công dân hoặc thẻ Căn cước có số định danh cá nhân thì có thể xuất trình bản chính giấy tờ đó (nếu nộp trực tiếp) hoặc nộp bản chụp giấy tờ này (nếu nộp qua đường bưu điện hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến) để chứng minh nhân thân khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép Cơ quan đại diện kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

3. Cơ quan đại diện tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến và việc sử dụng đồng bộ Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung tại Cơ quan đại diện. Trường hợp chưa tiếp nhận giải quyết đăng ký hộ tịch trực tuyến thì thông báo trên cổng thông tin điện tử của cơ quan mình hoặc có văn bản thông báo cho người yêu cầu và nêu rõ lý do; văn bản thông báo có thể gửi qua thư điện tử nếu người yêu cầu có địa chỉ thư điện tử.

4. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Cơ quan đại diện yêu cầu giấy tờ phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền.

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện phải được hợp pháp hóa theo quy định.

Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.

5. Khi trả kết quả đăng ký hộ tịch, nếu người yêu cầu nhận kết quả trực tiếp, người trả có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu đăng ký hộ tịch kiểm tra nội dung giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch. Nếu người yêu cầu thấy nội dung đúng, phù hợp với hồ sơ đăng ký hộ tịch thì ký, ghi rõ họ tên trong Sổ hộ tịch; trường hợp nhận kết quả qua đường bưu điện hoặc nhận bản điện tử qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến thì không yêu cầu phải ký Sổ hộ tịch, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này.

6. Đối với các việc hộ tịch sau, người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại Cơ quan đại diện để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử.

Đối với các việc hộ tịch khác, người yêu cầu đăng ký hộ tịch được lựa chọn nhận kết quả theo một trong các phương thức quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP.

Trường hợp muốn nhận kết quả qua đường bưu điện, người nộp hồ sơ phải chuẩn bị sẵn bì thư ghi địa chỉ, tem hoặc cước phí gửi bảo đảm trở lại.

Điều 5. Sử dụng biểu mẫu, Sổ hộ tịch

Khi giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch, Cơ quan đại diện sử dụng các biểu mẫu, Sổ hộ tịch tương ứng do Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BTP trong trường hợp đăng ký hộ tịch trực tiếp và Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/07/2020 của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/08/2023 sửa đổi bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 (sau đây gọi tắt là Thông tư số 01/2022/TT-BTP) trong trường hợp đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Chương II

ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH

Mục 1. ĐĂNG KÝ KHAI SINH

Điều 6. Thẩm quyền đăng ký khai sinh

Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cha hoặc mẹ của trẻ em cư trú hoặc nơi trẻ em sinh ra thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài và thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Có cha và mẹ là công dân Việt Nam;

b) Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, còn người kia là người không quốc tịch;

c) Có mẹ là công dân Việt Nam còn cha không rõ là ai;

d) Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người kia là công dân nước ngoài, cha và mẹ có văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con khi đăng ký khai sinh.

Điều 7. Thủ tục đăng ký khai sinh

1. Người yêu cầu đăng ký khai sinh nộp các giấy tờ sau:

a) Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu);

b) Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, xác nhận về việc trẻ em được sinh ra và quan hệ mẹ - con. Trong trường hợp không có các giấy tờ nêu trên thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

c) Văn bản của cha mẹ thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con đối với trường hợp trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người nước ngoài.

Trường hợp cha, mẹ không nộp hồ sơ trực tiếp thì chữ ký trên văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch phải được chứng thực hợp lệ.

d) Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân trừ trường hợp cả cha, mẹ trẻ em đều là công dân Việt Nam, có số định danh cá nhân, đã đăng ký kết hôn hoặc ghi vào sổ việc đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và Cơ quan đại diện đã kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các thông tin trong hồ sơ; nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và hợp lệ, cán bộ lãnh sự ghi nội dung khai sinh vào sổ đăng ký khai sinh; trình Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Giấy khai sinh. Việc trả kết quả hồ sơ đăng ký khai sinh được thực hiện theo quy định tại khoản 6 Điều 4 Thông tư này.

3. Trường hợp Cơ quan đại diện sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung thì thực hiện việc tạo lập, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh vào hệ thống và lấy Số định danh cá nhân cho người được đăng ký khai sinh trước khi thực hiện ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, cấp Giấy khai sinh và trả kết quả cho người yêu cầu theo quy định.

4. Nội dung đăng ký khai sinh được xác định theo quy định tại Điều 14 Luật hộ tịch, khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Điều 6, Điều 29, Điều 31 Thông tư số 04/2020/TT-BTP và hướng dẫn dưới đây:

a) Trường hợp chưa xác định được cha của trẻ thì họ, dân tộc, quê quán, của con được xác định theo họ, dân tộc, quê quán, của người mẹ; phần ghi về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh để trống;

b) Trường hợp vào thời điểm đăng ký khai sinh, người cha yêu cầu làm thủ tục nhận con thì Cơ quan đại diện kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, con được thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này và Điều 13, 14 của Thông tư này. Cơ quan đại diện cấp đồng thời Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con và Giấy khai sinh cho người yêu cầu;

c) Trường hợp cha, mẹ chưa xác định được một số nội dung khai sinh (như dân tộc, quê quán) thì phần ghi tương ứng trong Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh để trống.

d) Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, khi đăng ký khai sinh, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì thông tin về người cha được ghi ngay vào Giấy khai sinh của người con mà không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, con.

Mục 2 .ĐĂNG KÝ KẾT HÔN

Điều 8. Thẩm quyền đăng ký kết hôn

Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú của bên nam hoặc bên nữ là công dân Việt Nam thực hiện đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với nhau hoặc với người nước ngoài.

Điều 9. Hồ sơ đăng ký kết hôn

Hai bên nam, nữ yêu cầu đăng ký kết hôn phải nộp giấy tờ sau đây:

1. Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu); hai bên nam, nữ có thể khai chung vào một Tờ khai;

2. Bên kết hôn là công dân Việt Nam, tùy từng trường hợp phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân sau đây:

a) Trường hợp công dân Việt Nam có thời gian thường trú tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam thì phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), nơi người đó thường trú trước khi xuất cảnh cấp. Trong trường hợp thông tin của công dân đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ quan đại diện đã sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung thì khai thác thông tin trực tuyến theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Bộ Công an, để xác định tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính, không yêu cầu công dân nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

b) Trường hợp công dân Việt Nam đã có thời gian cư trú ở nhiều nước khác nhau thì phải nộp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi đã cư trú cấp. Trường hợp không thể xin được xác nhận tình trạng hôn nhân tại các nơi đã cư trú trước đây thì người đó phải nộp văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan.

Nội dung cam đoan phải thể hiện rõ về thời gian, giấy tờ tùy thân, địa điểm cư trú và tình trạng hôn nhân.

Ví dụ: Tôi tên là Nguyễn Văn A, mang hộ chiếu số hiện đang cư trú tại ................., cam đoan trong thời gian cư trú tại ......................., từ ngày.... đến ngày... và thời gian cư trú tại ...................., từ ngày.... đến ngày..., không đăng ký kết hôn với ai. Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về nội dung cam đoan của mình.

c) Trường hợp công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài thì phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó có quốc tịch cấp.

d) Trường hợp công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài không đồng thời có quốc tịch nước ngoài hoặc công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài nhưng thường trú ở nước thứ ba thì phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó thường trú cấp;

đ) Trường hợp công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp bản sao trích lục hộ tịch về việc ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn (Trích lục ghi chú ly hôn).

3. Bên nam hoặc bên nữ là người nước ngoài phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân xác nhận hiện tại người đó không có vợ hoặc không có chồng.

Trường hợp pháp luật nước ngoài không quy định việc cấp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân thì thay bằng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài xác nhận người đó có đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật nước đó.

Giá trị sử dụng của giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài được xác định theo thời hạn ghi trên giấy tờ. Trường hợp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài không ghi thời hạn sử dụng thì giấy tờ này có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp.

4. Trường hợp công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài hoặc với người nước ngoài; công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài kết hôn với nhau hoặc với người nước ngoài thì bên nam và bên nữ phải nộp thêm Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của nước ngoài cấp không quá 06 tháng, xác nhận không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ hành vi.

Điều 10. Trình tự đăng ký kết hôn

1. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ lãnh sự nghiên cứu, kiểm tra hồ sơ, trường hợp cần thiết thì tiến hành xác minh. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, kết quả kiểm tra, xác minh cho thấy các bên đăng ký kết hôn có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của pháp luật thì cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký 02 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Giấy chứng nhận kết hôn, Cơ quan đại diện tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ.

Khi đăng ký kết hôn, cả hai bên nam, nữ phải có mặt tại trụ sở Cơ quan đại diện. Cán bộ lãnh sự hỏi ý kiến hai bên nam nữ, nếu các bên tự nguyện kết hôn thì ghi việc kết hôn vào Sổ đăng ký kết hôn; cùng hai bên nam, nữ ký tên vào Sổ đăng ký kết hôn; hướng dẫn hai bên nam, nữ ký tên vào Giấy chứng nhận kết hôn. Thủ trưởng Cơ quan đại diện trao cho mỗi bên vợ, chồng một bản chính Giấy chứng nhận kết hôn. Trích lục kết hôn (bản sao) được cấp theo yêu cầu.

3. Trường hợp một hoặc hai bên nam, nữ không thể có mặt để nhận Giấy chứng nhận kết hôn theo thông báo của Cơ quan đại diện thì phải có văn bản đề nghị được gia hạn thời gian tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn. Thời gian gia hạn không quá 60 ngày, kể từ ngày Giấy chứng nhận kết hôn được ký cấp.

Hết thời hạn 60 ngày mà hai bên nam, nữ không đến nhận Giấy chứng nhận kết hôn thì cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện hủy Giấy chứng nhận kết hôn đã ký.

Nếu sau đó hai bên nam, nữ vẫn muốn kết hôn với nhau thì phải tiến hành thủ tục đăng ký kết hôn từ đầu.

Mục 3 ĐĂNG KÝ GIÁM HỘ

Điều 11. Thẩm quyền đăng ký, thay đổi, chấm dứt giám hộ

Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi người giám hộ hoặc người được giám hộ là công dân Việt Nam cư trú, thực hiện đăng ký việc giám hộ giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với nhau.

Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký giám hộ thực hiện đăng ký thay đổi, chấm dứt giám hộ.

Điều 12. Thủ tục đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, thay đổi giám hộ

Thủ tục đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, thay đổi giám hộ được thực hiện theo quy định tại Điều 20, 21, 22, 23 của Luật hộ tịch.

Mục 4. ĐĂNG KÝ VIỆC NHẬN CHA, MẸ, CON

Điều 13. Thẩm quyền đăng ký nhận cha, mẹ, con

Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú của người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam cùng cư trú ở nước ngoài với nhau hoặc giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài cùng cư trú ở nước ngoài.

Điều 14. Thủ tục đăng ký việc nhận cha, mẹ, con

1. Người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con phải nộp các giấy tờ sau:

a) Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con (theo mẫu).

b) Bản sao Giấy khai sinh hoặc Trích lục khai sinh (bản sao) của người con, nếu người con đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam;

c) Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha - con, quan hệ mẹ - con.

Trường hợp không có văn bản nêu trên thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

2. Trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ lãnh sự kiểm tra hồ sơ, đồng thời niêm yết việc nhận cha, mẹ, con tại trụ sở Cơ quan đại diện. Nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng, phù hợp quy định pháp luật, không có tranh chấp, cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký bản chính Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con cấp cho các bên, Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ con (bản sao) được cấp theo yêu cầu.

Khi đăng ký việc nhận cha, mẹ, con, các bên phải có mặt. Cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, cùng các bên ký vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con. Cơ quan đại diện bổ sung thông tin của cha/mẹ vào bản chính Giấy khai sinh của trẻ em (nếu có).

Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn giải quyết được kéo dài không quá 15 ngày.

3. Trường hợp người con là công dân Việt Nam đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì sau khi đăng ký nhận cha, mẹ, con, Cơ quan đại diện gửi thông báo kèm trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con (bản sao) cho cơ quan đăng ký hộ tịch đã đăng ký khai sinh cho người con để ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh.

Mục 5. ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC

Điều 15. Thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

1. Cơ quan đại diện đã đăng ký hộ tịch trước đây thực hiện đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

2. Cơ quan đại diện nơi đã ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cũng có thẩm quyền giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

Điều 16. Thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

1. Phạm vi thay đổi hộ tịch, thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc được thực hiện theo quy định tại Điều 26, Điều 28, Điều 29 và Điều 47 của Luật Hộ tịch, khoản 2 Điều 16, Điều 17, Điều 18, Điều 19, khoản 2 Điều 20 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

2. Trường hợp Sổ hộ tịch đã chuyển lưu tại Cục Lãnh sự thì sau khi đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, Cơ quan đại diện có văn bản thông báo kèm theo Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung hộ tịch/xác định lại dân tộc (bản sao) cho Cục Lãnh sự để ghi chú tiếp vào sổ nộ tịch đang lưu tại Cục Lãnh sự.

Mục 6. ĐĂNG KÝ KHAI TỬ

Điều 17. Thẩm quyền đăng ký khai tử

Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam chết ở nước ngoài. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

Điều 18. Thủ tục đăng ký khai tử

1. Người đi đăng ký khai tử nộp Tờ khai đăng ký khai tử (theo mẫu) và giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay thế giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

2. Ngay sau khi nhận đủ hồ sơ, nếu thấy việc khai tử là đúng thì cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ đăng ký khai tử. Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Trích lục khai tử cấp cho người đi đăng ký khai tử. Việc trả kết quả thực hiện theo quy định tại khoản 6, Điều 4 Thông tư này. Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.

Mục 7. GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH THEO BẢN ÁN, QUYẾT ĐỊNH CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CÓ THẨM QUYỀN

Điều 19. Thẩm quyền ghi vào Sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam

1. Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam, thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Luật hộ tịch trên cơ sở thông báo kèm theo trích lục bản án, bản sao quyết định của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam do Cục Lãnh sự chuyển.

2. Trường hợp Sổ hộ tịch đã chuyển lưu một quyển tại Cục Lãnh sự thì Cục Lãnh sự cũng thực hiện việc ghi các thay đổi hộ tịch và căn cứ thay đổi vào Sổ hộ tịch đã chuyển lưu đó.

Điều 20. Thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam

1. Sau khi nhận được thông báo kèm theo trích lục bản án, bản sao quyết định do Cục Lãnh sự chuyển, cán bộ lãnh sự ghi nội dung và căn cứ thay đổi vào Sổ hộ tịch tương ứng.

2. Trường hợp Cơ quan đại diện chưa nhận được thông báo kèm theo trích lục bản án, bản sao quyết định do Cục Lãnh sự chuyển mà người có thông tin hộ tịch thay đổi cung cấp trích lục bản án, bản sao quyết định hợp lệ, đã có hiệu lực pháp luật thì Cơ quan đại diện cũng thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều này, đồng thời ghi chú nội dung thay đổi vào mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch.

Mục 8. ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH, KẾT HÔN, KHAI TỬ

Điều 21. Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử

Cơ quan đại diện đã đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thực hiện việc đăng ký lại khai sinh, khai tử, kết hôn. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Điều 22. Thủ tục đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử

1. Ngay sau khi nhận được yêu cầu đăng ký lại, cán bộ lãnh sự kiểm tra Sổ hộ tịch và hồ sơ hộ tịch lưu tại Cơ quan đại diện.

Trường hợp việc đăng ký hộ tịch trước đây là tại Cơ quan đại diện nhưng không còn Sổ hộ tịch, thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch tới Cục Lãnh sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị xác minh, Cục Lãnh sự gửi kết quả xác minh tới Cơ quan đại diện.

Trường hợp còn Sổ hộ tịch lưu tại Cơ quan đại diện hoặc Cục Lãnh sự thì Cơ quan đại diện hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định.

2. Hồ sơ, thủ tục đăng ký lại khai sinh được thực hiện theo quy định tại Điều 26 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Điều 9, Điều 10 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

Hồ sơ, thủ tục đăng ký lại kết hôn, khai tử được thực hiện theo quy định tại Điều 27 và 28 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

Mục 9. GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH CÁC VIỆC HỘ TỊCH CỦA CÔNG DÂN VIỆT NAM ĐÃ ĐƯỢC GIẢI QUYẾT TẠI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CỦA NƯỚC NGOÀI

Điều 23. Ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh

Cơ quan đại diện phụ trách khu vực lãnh sự nơi cha, mẹ của trẻ cư trú hoặc nơi trẻ em được sinh ra thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh của trẻ em là công dân Việt Nam sinh ra ở nước ngoài đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài theo quy định tại Điều 49 của Luật hộ tịch.

Điều 25. Ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn

1. Điều kiện ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài (sau đây gọi là ghi chú kết hôn) được thực hiện theo quy định tại Điều 34 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

2. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú thực hiện ghi chú kết hôn.

3. Hồ sơ ghi chú kết hôn gồm:

a) Tờ khai ghi chú kết hôn (theo mẫu);

b) Bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp.

c) Nếu công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp Trích lục ghi chú ly hôn.

4. Thời hạn giải quyết việc ghi chú kết hôn là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, trường hợp cần xác minh thì thời hạn không quá 10 ngày làm việc.

5. Nếu thấy yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 34 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ hộ tịch. Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký, cấp bản chính Trích lục ghi chú kết hôn cho người yêu cầu.

6. Nếu việc kết hôn thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 36 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thủ trưởng Cơ quan đại diện từ chối ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, thông báo bằng văn bản, trong đó có nêu rõ lý do gửi cho người yêu cầu.

Điều 26. Ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn đã được giải quyết tại Cơ quan có thẩm quyền nước ngoài

1. Việc ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch (sau đây gọi là ghi chú ly hôn) tại Cơ quan đại diện nếu đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

2. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn (sau đây gọi là ghi chú ly hôn).

3. Hồ sơ ghi chú ly hôn gồm:

- Tờ khai ghi chú ly hôn (theo mẫu);

- Bản sao bản án, quyết định ly hôn/hủy việc kết hôn, văn bản thỏa thuận ly hôn đã có hiệu lực pháp luật hoặc giấy tờ khác công nhận việc ly hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp (sau đây gọi là giấy tờ ly hôn).

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 3 Điều này, cán bộ lãnh sự kiểm tra hồ sơ. Nếu việc ghi chú ly hôn không vi phạm quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP hoặc không thuộc trường hợp được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp theo quy định tại khoản 3 Điều 37 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ hộ tịch. Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký, cấp bản chính trích lục ghi chú ly hôn cho người yêu cầu.

Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.

Trường hợp yêu cầu ghi chú ly hôn không đáp ứng các điều kiện theo quy định, Cơ quan đại diện từ chối ghi chú ly hôn và thông báo cho người yêu cầu.

5. Cập nhật thông tin ghi chú ly hôn

a) Trường hợp việc kết hôn trước đây được đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch ở trong nước thì sau khi ghi chú ly hôn, Cơ quan đại diện gửi thông báo kèm theo trích lục ghi chú ly hôn (bản sao) cho Cục Lãnh sự để thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn trước đây ghi chú tiếp vào Sổ hộ tịch.

b) Nếu việc kết hôn trước đây được đăng ký tại Cơ quan đại diện khác thì sau khi ghi chú ly hôn, Cơ quan đại diện gửi thông báo kèm theo trích lục ghi chú ly hôn (bản sao) cho Cơ quan đại diện đã đăng ký kết hôn trước đây để ghi chú tiếp vào Sổ hộ tịch.

Điều 27. Ghi vào Sổ hộ tịch việc giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử và thay đổi hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

1. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử và thay đổi hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (sau đây gọi là ghi chú các việc hộ tịch khác).

2. Hồ sơ ghi chú các việc hộ tịch khác gồm:

a. Tờ khai (theo mẫu);

b. Bản sao giấy tờ chứng minh việc hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3. Sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ hộ tịch. Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký và cấp Trích lục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác.

Đối với trường hợp ghi vào sổ việc nuôi con nuôi, sau khi ghi sổ, Cơ quan đại diện cấp Trích lục ghi vào sổ việc nuôi con nuôi đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Trường hợp càn xác minh thì thời hạn giải quyết yêu cầu ghi chú các việc hộ tịch khác không quá 03 ngày làm việc.

Mục 10. CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

Điều 28. Thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Cơ quan đại diện đang lưu trữ Sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

2. Trường hợp cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện nay về cư trú tại Việt Nam thì Cục Lãnh sự thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Điều 29. Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao trích lục từ Sổ hộ tịch, Cơ quan đại diện cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

2. Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Cục Lãnh sự được thực hiện tương tự quy định tại khoản 1 Điều này.

Trường hợp Cục Lãnh sự chưa nhận được Sổ hộ tịch từ Cơ quan đại diện chuyển lưu, thì sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cục Lãnh sự đề nghị Cơ quan đại diện cung cấp thông tin. Cơ quan đại diện có trách nhiệm trả lời Cục Lãnh sự trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Cơ quan đại diện, Cục Lãnh sự cấp cho người yêu cầu bản sao trích lục.

Mục 11. CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN

Điều 30. Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam để sử dụng vào mục đích kết hôn hoặc mục đích khác.

Điều 31. Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo quy định tại Điều 21, 22, 23 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Điều 12 Thông tư số 04/2020/TT-BTP và hướng dẫn sau đây:

1. Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải nộp các giấy tờ sau:

a) Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (theo mẫu);

b) Trường hợp người yêu cầu đã có vợ hoặc đã có chồng nhưng đã ly hôn thì phải nộp bản sao giấy tờ ly hôn đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp người chồng hoặc người vợ đã chết thì phải nộp bản sao Giấy chứng tử hoặc giấy tờ chứng minh người đó đã chết.

Nếu thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 26 của Thông tư này thì phải nộp bản sao trích lục ghi chú ly hôn.

c) Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì phải nộp thêm:

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó thường trú trước khi xuất cảnh cấp, nếu trước khi xuất cảnh công dân Việt Nam đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam; trường hợp trước khi xuất cảnh công dân Việt Nam đã đăng ký kết hôn, nhưng sau khi ra nước ngoài đã ly hôn hoặc người vợ, chồng kia đã chết thì thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 1 của Điều này.

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam đã cư trú trước đây cấp nếu công dân Việt Nam đã từng cư trú ở nhiều nơi khác nhau. Trường hợp không thể xin được xác nhận tình trạng hôn nhân tại các nơi cư trú trước đây thì phải nộp văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam đoan.

d) Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam đã được cấp số định danh cá nhân, các thông tin của người đó đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ quan đại diện đã sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung thì Cơ quan đại diện khai thác thông tin trực tuyến theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Bộ Công an, người yêu cầu không phải nộp các giấy tờ quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều này.

2. Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng các điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam.

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ lãnh sự căn cứ Sổ hộ tịch và hồ sơ lưu tại Cơ quan đại diện, kiểm tra tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu, nếu thấy đủ điều kiện và yêu cầu cấp xác nhận tình trạng hôn nhân phù hợp quy định pháp luật thì ghi thông tin vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký, cấp 01 bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.

Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, không phải để kết hôn thì số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo đề nghị của người yêu cầu.

4. Việc ghi nội dung Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 33 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, Cơ quan đại diện xác nhận tình trạng hôn nhân của người yêu cầu cho đến thời điểm cấp giấy.

Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn tại Việt Nam hoặc để sử dụng vào mục đích khác, căn cứ vào tình trạng hồ sơ, yêu cầu của đương sự, Cơ quan đại diện thực hiện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho đến thời điểm cấp giấy hoặc trong khoảng thời gian nhất định.

5. Trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản gửi Cục Lãnh sự để trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh. Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì Cơ quan đại diện cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

Chương III

QUẢN LÝ SỔ HỘ TỊCH, GIẤY TỜ HỘ TỊCH, BÁO CÁO, THỐNG KÊ HỘ TỊCH

Điều 32. Quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch

Cách ghi Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; việc quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Mục 2 Chương II Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Điều 15 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và các Điều từ 29 đến Điều 37 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

Điều 33. Lưu trữ hồ sơ đăng ký hộ tịch

Hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được đánh số tương ứng với số đăng ký trong Sổ hộ tịch, sắp xếp theo thứ tự và lưu trữ, bảo quản tại Cơ quan đại diện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Điều 34. Báo cáo, thống kê số liệu đăng ký hộ tịch

1. Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo tình hình đăng ký hộ tịch, thống kê số liệu hộ tịch cho Cục Lãnh sự để tổng hợp gửi Bộ Tư pháp.

2. Chậm nhất ngày 01 tháng 3 hàng năm, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo tình hình đăng ký hộ tịch, thống kê số liệu hộ tịch của năm trước gửi Cục Lãnh sự để tổng hợp gửi Bộ Tư pháp.

Báo cáo tổng hợp và thống kê số liệu hộ tịch tại các Cơ quan đại diện được Bộ Ngoại giao gửi Bộ Tư pháp trước ngày 15 tháng 3.

3. Ban hành kèm theo Thông tư này biểu mẫu thống kê của Cơ quan đại diện và biểu mẫu thống kê tổng hợp của Bộ Ngoại giao gửi Bộ Tư pháp.

Chương IV

CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ, ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN TẠI CƠ QUAN ĐẠI DIỆN

Điều 35. Nguyên tắc chung

1. Sau khi đủ điều kiện kết nối, Cơ quan đại diện sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để đăng ký hộ tịch, cập nhật, số hóa chuẩn hóa và quản lý các dữ liệu hộ tịch, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Cơ quan đại diện khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; thống kê số liệu đăng ký hộ tịch và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

Điều 36. Cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Các sự kiện hộ tịch cá nhân ngay sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch đều phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Thông tin được cập nhật bao gồm thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân khi có sự biến động do kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, nhận cha, mẹ, con; giám hộ; nuôi con nuôi; khai tử; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

2. Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của các thông tin được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thuộc phạm vi thẩm quyền đăng ký hộ tịch của cơ quan mình.

Điều 37. Nộp, tiếp nhận, trả kết quả yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến

1. Việc nộp, tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo hướng dẫn, trình tự thủ tục quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều 12 Nghị định số 87/2020/ND-CP và khoản 1, 2, 3, 4 Điều 6 Thông tư số 01/2022/TT-BTP. Yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư này.

2. Việc trả kết quả đăng ký hộ tịch trực tuyến được thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 12 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và khoản 5 Điều 6 Thông tư số 01/2022/TT-BTP.

3. Đối với việc đăng ký khai tử, sau khi hoàn tất thủ tục và cấp trích lục khai tử, Cơ quan đại diện khóa thông tin hộ tịch của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc nếu được yêu cầu, Cơ quan đại diện sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để chuyển thông tin tới Cơ sở dữ liệu dân cư, Cơ sở dữ liệu cư trú và các cơ sở dữ liệu khác liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính liên thông.

Điều 38. Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư số 01/2022/TT-BTP.

Điều 39. Số hóa Sổ hộ tịch

1. Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch trước thời điểm Cơ quan đại diện chính thức triển khai, đưa vào sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

2. Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu hộ tịch được số hóa theo tài liệu kỹ thuật về quy trình số hóa dữ liệu của Bộ Tư pháp và thông báo kết quả số hóa về Cục Lãnh sự sau khi hoàn thành việc thực hiện số hóa trước khi chính thức cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

3. Việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch phải tuân thủ các quy định về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật có liên quan. Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về việc bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin được số hóa.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 40. Điều khoản chuyển tiếp

Hồ sơ đăng ký hộ tịch do Cơ quan đại diện tiếp nhận trước ngày Thông tư này có hiệu lực mà chưa giải quyết xong thì tiếp tục được giải quyết theo quy định tại Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30 tháng 6 năm 2016 của Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Điều 41. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 2 năm 2024.

2. Bãi bỏ các quy định tại Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/6/2016 của Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những việc mới, Cơ quan đại diện kịp thời phản ánh về Bộ Ngoại giao để kịp thời hướng dẫn./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo); - Các Phó Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo); - Văn phòng Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Các Bộ: Công an, Tư pháp; - Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Công báo; - Cổng thông tin điện tử của Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại giao; - Lưu: HC, LS.

BỘ TRƯỞNG Bùi Thanh Sơn

Biểu số: 01/TKHT Ban hành theo Thông tư 07/2023/TT-BNG Ngày nhận báo cáo (BC): BC năm chính thức: Chậm nhất ngày 01 tháng 3 năm sau

KẾT QUẢ ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN TẠI CƠ QUAN ĐẠI DIỆN (Năm) (Từ ngày 01 tháng 01 năm ......... đến ngày 31 tháng 12 năm ........)

Đơn vị báo cáo: Cơ quan đại diện Đơn vị nhận báo cáo: Bộ Ngoại giao

Đơn vị tính: Trường hợp

KHAI SINH						KHAI TỬ						KẾT HÔN (Cuộc)				CÁC VIỆC HỘ TỊCH KHÁC
Tổng số	Theo giới tính của công dân Việt Nam		Loại việc			Tổng số	Theo giới tính của công dân Việt Nam		Loại việc			Tổng số	Đăng ký mới	Ghi vào sổ hộ tịch	Đăng ký lại
	Nam	Nữ	Đăng ký mới	Ghi vào sổ hộ tịch	Đăng ký lại		Nam	Nữ	Đăng ký mới	Ghi vào sổ hộ tịch	Đăng ký lại
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)	(11)	(12)	(13)	(14)	(15)	(16)	(17)

Người lập biểu (Ký và ghi rõ họ, tên)

....., ngày tháng năm THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Biểu số: 02/TKHT Ban hành theo Thông tư 07/2023/TT-BNG Ngày nhận báo cáo (BC): BC năm chính thức: Ngày 15 tháng 3 năm sau

KẾT QUẢ ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN TẠI CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN (Năm) (Từ ngày 01 tháng 01 năm .......... đến ngày 31 tháng 12 năm .........)

Đơn vị báo cáo: Bộ Ngoại giao Đơn vị nhận báo cáo: Bộ Tư pháp

Đơn vị tính: Trường hợp

Cơ quan đại diện

KHAI SINH

KHAI TỬ

KẾT HÔN (Cuộc)

CÁC VIỆC HỘ TỊCH KHÁC

Tổng số

Theo giới tính của công dân Việt Nam

Loại việc

Tổng số

Theo giới tính của công dân Việt

Loại việc

Tổng số

Đăng ký mới

Ghi vào sổ hộ tịch

Đăng ký lại

Nam

Nữ

Đăng ký mới

Ghi vào sổ hộ tịch

Đăng ký lại

Nam

Nữ

Đăng ký mới

Ghi vào sổ hộ tịch

Đăng ký lại

A

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

Tổng số tại các cơ quan đại diện

1. Tên Cơ quan đại diện

2. Tên Cơ quan đại diện

Người lập biểu (Ký và ghi rõ họ, tên)

Người kiểm tra (Ký và ghi rõ họ, tên)

.....,ngày tháng năm KT/TL. BỘ TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS OF VIETNAM -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 07/2023/TT-BNG	Hanoi, December 29, 2023

CIRCULAR

GUIDING THE REGISTRATION AND MANAGEMENT OF CIVIL STATUS BY OVERSEAS VIETNAMESE DIPLOMATIC MISSIONS AND CONSULAR OFFICES

Pursuant to the Law on Civil Status No. 60/2014/QH13 dated November 20, 2014;

Pursuant to the Nationality Law No. 24/2008/QH12 dated November 13, 2008; and the Law on amendments to the Nationality Law No. 56/2014/QH13 dated June 24, 2014;

Pursuant to the Law on Marriage and Family No. 52/2014/QH13 dated June 19, 2014;

Pursuant to the Law on Overseas Representative Missions of the Socialist Republic of Vietnam No. 33/2009/QH12 dated June 18, 2009; Law on amendments to certain Articles of the Law on Overseas Representative Missions of the Socialist Republic of Vietnam No. 19/2017/QH14 dated November 21, 2017;

Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 of the Government of Vietnam providing detailed regulations on some Articles and measures for implementation of the Law on Civil Status;

Pursuant to Decree No. 87/2020/ND-CP dated July 28, 2020 of the Government on electronic civil status database and online civil registration;

...

...

...

Pursuant to Decree No. 81/2022/ND-CP dated October 14, 2022 of the Government of Vietnam on functions and tasks of the Ministry of Foreign Affairs of Vietnam;

At the request of the Director of the Bureau of Consular Affairs of Vietnam,

The Minister of Foreign Affairs hereby promulgates a Circular guiding the registration and management of civil status by overseas Vietnamese diplomatic missions and consular offices:

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Joint Circular elaborates Article 3 and Article 53 of the Law on Civil Status with regard to the civil registration for Vietnamese citizens residing abroad; re-registration of births, marriages and deaths; issuance of civil status record extract copies; issuance of marital status certificates to Vietnamese citizens residing abroad; state management of civil status by overseas Vietnamese diplomatic missions and consular offices (hereinafter referred to as representative missions) as referred to in the Law on civil status and the Government’s Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 providing for detailed regulations on a number of Articles and measures for implementing the Law on Civil Status (hereinafter referred to as Decree No. 123/2015/ND-CP) and Decree No. 87/2020/ND-CP dated July 28, 2020 of the Government on electronic civil status database and online civil registration (hereinafter referred to as Decree No. 87/2020/ND-CP.

Article 2. Power to receive civil registrations

1. Representative missions shall receive registrations of vital events as referred to in Article 3 of the Law on Civil Status, re-registrations of births, marriages and; issue civil status record extract copies from civil status registers or electronic civil status database; issue marital status certificates to Vietnamese citizens residing abroad in accordance with Vietnamese laws, laws of receiving countries and international treaties to which Vietnam is a signatory.

...

...

...

3. In countries or territories where representative missions are not available, the civil registration shall be carried out at non-resident or convenient representative missions.

Article 3. Definitions

For the purposes of this Circular, the terms below are construed as follows:

1. A Vietnamese citizen residing abroad refers to a person who holds Vietnamese nationality and permanently or temporarily resides in a foreign country.

2. A Vietnamese citizen permanently residing abroad refers to a person who holds Vietnamese nationality and is granted with permanent resident card by the host country.

3. A Vietnamese citizen temporarily residing abroad refers to a person who holds Vietnamese nationality, works or studies in a foreign country and is granted with fixed-term temporary residence permit by the host country.

4. Consular officer is a diplomat or consul who is assigned to take charge of civil status job at a representative mission.

Article 4. Submission, receipt of applications for civil registration and giving of civil registration results

The submission, receipt applications for civil registration and giving of civil registration results by representative missions shall be governed by regulations in Article 3 of the Government’s Decree No. 123/2015/ND-CP , Article 12 of Decree No. 87/2020/ND-CP , Articles 2, 3, 4, 5 of the Circular No. 04/2020/TT-BTP dated May 28, 2020 by Ministry of Justice elaborating the Law on Civil Status and the Government’s Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 providing for detailed regulations on a number of articles and measures for implementing the Law on Civil Status (hereinafter referred to as Circular No. 04/2020/TT-BTP) and the following guidelines:

...

...

...

2. When requesting a representative mission to handle procedures for civil registration, the applicant must present the original of any of the following documents: passport or passport substitute, ID card, Citizen Identity Card or other unexpired documents with photo and personal information issued by competent authorities (hereinafter referred to as identity papers) to prove his/her identity, and document(s) proving his/her residence in the host country (if any). The representative mission shall check, make a photocopy and certify that photocopy after having compared it with the original thereof for archiving. If the application for civil registration is submitted by post, certified copies of the said documents shall be submitted.

If the applicant is a Vietnamese citizen and is granted with ID card with a personal identification number (PIN), the applicant may present the original of such card in person or the photocopy of such card by post or via the online civil registration system to prove his/her identity when the technical infrastructure allows the representative mission to connect to the National Population Database

3. Representative missions shall receive and process requests for online civil registration in accordance with the capacity to provide online public services and the synchronous use of the shared electronic civil registration and management software at such representative missions. If online civil registration is not available, representative missions shall post notifications on their web portals or send written notifications with clear explanation to their applicants via email (if any).

4. Documents issued by competent authorities of a host country to use for carrying out civil registration procedures with representative missions do not require consular legalization. If the authenticity of a document is doubted, that document must obtain consular legalization by a competent authority.

Documents issued by competent authorities of a third country to serve the civil registration carried out at representative missions must obtain consular legalization in accordance with regulations.

Documents in foreign languages included in the applications for civil registration must be translated into Vietnamese or English. The translation must be notarized or have the translators’ signatures certified as regulated by law.

5. When giving of civil registration results, if applicants wish to receive the results in person, the givers shall guide the applicants to check contents on the vital records and civil status registers. If applicants find the contents of such civil status documents or registers correct and consistent with the applications for civil registration, they shall sign and clearly state their full names in the civil status registers; if the results are sent by post or via online public service systems, signatures are not required, unless otherwise prescribed in Clause 6 of this Article.

6. Regarding the following vital events, applicants shall be present at representative missions to put their signatures to civil status registers and receive results of registering birth, marry and guardian; recognizing father, mother, child; changing and correcting civil status, re-determining ethnicity, supplementing civil status information; declaring death.

Regarding other vital events, applicants may choose to receive results in one of the methods prescribed in Clause 4 Article 12 of Decree No. 87/2020/ND-CP.

...

...

...

Article 5. Use of civil status forms and registers

When handling civil registration requests, representative missions shall use corresponding civil status forms and registers announced by Ministry of Justice in Circular No. 04/2020/TT-BTP in case of direct civil registration and Circular No. 01/2022/TT-BTP dated January 04, 2022 of the Minister of Justice providing detailed regulations on some Articles and measures for implementation of Decree No. 87/2020/ND-CP , Circular No. 03/2023/TT-BTP dated August 02, 2023 amending certain contents of Circular No. 01/2022/TT-BTP dated January 04, 2022 (hereinafter referred to as Circular No. 01/2022/TT-BTP) in case of online civil registration.

Chapter II

CIVIL REGISTRATION

Section 1. Registration of births

Article 6. Power over registration of births

The representative mission in the consular region where the child’s parent resides or where the child was born shall receive the registration of birth for that child who was born abroad, has his/her birth been not yet registered at an overseas competent authority and belongs to any of the following cases:

a) His/her parents are Vietnamese citizens;

b) His/her mother is a Vietnamese citizen but his/her father is a stateless person or vice versa;

...

...

...

d) His/her parent is a Vietnamese citizen, the other is a foreigner and the parents have made a written agreement to select Vietnamese nationality for their child upon the birth registration.

Article 7. Procedures for registration of births

1. The applicant for birth registration must submit the following documents:

a) Birth registration form (using the regulated form);

b) Birth certification paper or other papers issued by overseas competent authorities to certify that the child was born abroad and verify mother and child relationship. If the above documents are not submitted, the applicant must submit a document confirming his/her birth made by a witness; If there is no witness, there must be a written commitment to his/her birth.

c) A written agreement made by parents on selecting Vietnamese nationality for their child in case the child’s parent is a Vietnamese citizen and the other is a foreigner.

If the application for birth registration is not submitted in person, the signature appeared on the written agreement on selection of the child's nationality must be legally authenticated.

d) Document proving marital relationship in case the child’s parents have their marriage registered, unless the child's parents both are Vietnamese citizens with personal identification numbers (PINs) and have their marriage registered or recorded at a competent authority of Vietnam and the representative mission has connected with the electronic civil status database.

2. The consul shall check the application for birth registration upon the receipt. If birth registration information is sufficient and valid, the consul shall record the all birth registration information in the birth register and request the representative mission’s head to sign the Birth Certificate. The giving of birth registration results shall comply with the regulations in Clause 6 Article 4 of this Circular.

...

...

...

4. Birth registration contents are defined as regulated in Article 14 of the Law on Civil Status, Clause 1 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP , Articles 6, 29 and 31 of Circular No. 04/2020/TT-BTP , and the following guidelines:

a) If the child’s father is unidentified, the child’s surname, ethnic group, native land shall follow those of his/her mother. Parts of father’s information in the birth register and the Birth Certificate shall be left blank;

b) In case the child’s father carries out procedures for recognition of paternity at the time of birth registration, the representative mission shall handle the application for recognition of paternity and the application for birth registration at the same time. Applications and procedures for birth registration in combination with the recognition of paternity shall be governed by regulations in Clause 2 and Clause 3 of this Article and Articles 13 and 14 herein. The representative mission shall issue an extract of parent and child recognition certificate and the Birth Certificate to the applicant at the same time;

c) Parts of parent’s information that are unidentified (such as ethnic group or native land) in Birth Certificate and birth register shall be left blank.

d) If the child was born before the date of marriage registration, upon birth registration, the child’s parents have a written recognition of paternity, the father’s information shall be immediately recorded on the Birth Certificate of the child without carrying out procedures for application for recognition of paternity.

Section 2. REGISTRATION OF MARRIAGES

Article 8. Power over marriage registration

The representative mission in consular region where the male or female partner who is a Vietnamese citizen resides shall receive the registration of marriage between two Vietnamese citizens residing abroad or between a Vietnamese citizen residing abroad with a foreigner.

Article 9. Application for marriage registration

...

...

...

1. The marriage registration form (using the regulated form); both male and female partners may submit the one marriage registration form;

2. If marital partner(s) is/are Vietnamese citizens, as the case may be, following documents proving their marital status must be submitted:

a) If a Vietnamese citizen has permanently resided in Vietnam and was of marriageable age before leaving Vietnam as referred to by regulations of the Law on Marriage and Family of Vietnam, he/she must submit a Marital Status Certificate issued by the People’s Committee of commune/ward/district-level town (hereinafter referred to as Communal-level People’s Committee) where he/she has resided before leaving Vietnam. If the citizen's information was updated on the National Population Database and the representative mission applied the shared electronic civil registration and management software, the online information shall be used according to guidelines of the Ministry of Justice and the Ministry of Public Security to determine the marital status of the applicant for handling administrative procedures without submission of Marital Status Certificate.

b) If a Vietnamese citizen has resided in several countries, the Marital Status Certificates issued by representative missions in consular regions where he/she resided must be supplemented. If a person can not apply for Marital Status Certificates issued by competent authorities in regions where he/she has resided, he/she must submit a written commitment on his/her marital status during his/her residence in those regions and shall assume responsibility for his/her committed contents.

That commitment must include duration, identity paper, locations where he/she has resided and his/her marital status.

E.g.: I, Nguyen Van A, holder of passport No……….., residing at……………, do undertake that during my residence at…………[location]……………….., from………[date]……..to………[date]………, and at………[location]………………….., from………[date]……..to………[date]………, I have not yet got married. I shall assume responsibility under the law of Vietnam for my committed contents.

c) If a Vietnamese citizen concurrently holds a foreign nationality, a document proving his/her marital status issued by a competent authority of the country of which he/she holds nationality must be submitted.

d) If a Vietnamese citizen residing abroad does not concurrently hold a foreign nationality or a Vietnamese citizen concurrently holds a foreign nationality but permanently resides in a third country, a document proving his/her marital status issued by a competent authority of the country in which he/she permanently resides must be submitted;

dd) If a Vietnamese citizen has got a divorce or has his/her marriage dissolved at a competent authority abroad, the civil status record extract copy regarding the recording of divorce or dissolution of marriage in the civil status register (extract of divorce note) shall be submitted;

...

...

...

If the issuance of document proving marital status is not governed by the law of a foreign country, it shall be replaced by a document issued by a competent authority of that country to certify that the person concerned is eligible to get married in accordance with the law of that country.

The document proving marital status of a foreigner shall be valid upon its expiration date. If a document proving marital status of a foreigner does not include an expiration date, it shall be valid within 06 months as of the issued date.

4. If a Vietnamese citizen temporarily residing abroad gets married to a Vietnamese citizen permanently residing abroad or a foreigner; two Vietnamese citizens permanently residing abroad get married or a Vietnamese citizen gets married to a foreigner, both male and female partners must submit Certificates granted by competent Vietnamese or overseas health organizations within 06 months to certify that they do not get metal illness or other diseases that cause them lose their awareness or control of their behavior.

Article 10. Procedures for marriage registration

1. Within 10 working days from the receipt of the valid application, the consul shall check and verify the received application, and take reasonable measures to verify them, where necessary. If the application is sufficient and valid, and the verification results show that both partners of the marriage are eligible to get married in accordance with the law regulations, the consul shall request the representative mission’s head to sign 02 original copies of Marriage Certificate.

2. Within 03 working days from the date on which the Marriage Certificate is signed by the representative mission’s head, the representative mission shall deliver the signed Marriage Certificate to both male and female partners.

When carrying out the registration of marriage, both male and female partners must be present at the representative mission's head office. The consul shall record the marriage in the marriage register after confirming that the male and female partners are voluntary to get married; instruct them to sign the Marriage Certificate, and together with them affix signature to the marriage register. Each of the husband and wife shall receive an original copy of Marriage Certificate. Extract of Marriage Certificate (duplicate) shall be issued as requested.

3. In case either one of male and female partners cannot be present to receive Marriage Certificate as informed by the representative mission, he/she must make a written request for extension of period for delivery of marriage certificate. That extension shall not exceed 60 days from the date on which the marriage certificate is signed by the representative mission’s head.

Ending 60 days but both male and female partners are not present to receive their Marriage Certificate, the consul shall request the representative mission’s head to cancel the signed Marriage Certificate.

...

...

...

Section 3. Registration of guardianship

Article 11. Power over registration, change or termination of guardianship

The representative mission in the consular region where the guardian or the ward who is a Vietnamese citizen resides shall receive the registration of guardianship established between two Vietnamese citizens residing abroad.

The representative mission that has received the registration of guardianship shall settle the registration of change or termination of guardianship.

Article 12. Procedures for registration, change and termination of guardianship

Procedures for registration of guardianship, termination or change of guardianship shall be carried out as referred to in Articles 20, 21, 22, 23 of the Law on Civil Status.

Section 4. REGISTRATION OF RECOGNITION OF PARENT-CHILD RELATIONSHIP

Article 13. Power over registration of recognition of parent-child relationship

The representative mission in the consular region where recognized parent or child resides shall receive the registration of recognition of parent-child relationship between two Vietnamese citizens residing abroad or between a Vietnamese citizen and a foreigner jointly residing abroad.

...

...

...

1. The applicant for registration of recognition of parent-child relationship must submit the following documents:

a) Registration form of recognition of parent-child relationship (using the regulated form).

b) The copy of Birth Certificate or extract of Birth Certificate (duplicate) of the child whose birth has been registered at a competent authority of Vietnam;

c) Written recognition of paternity or written recognition of maternity issued by health agency or assessment agency or another competent authority of Vietnam or foreign country.

The said written recognition may be replaced by a written commitment to the parent-child relationship made by the parents if there are at least two witnesses to the parent-child relationship.

2. Within 7 days from the receipt of complete application, the consul shall check the received application and post a notice of recognition of parent-child relationship at the representative mission’s head office. If the recognition of parent-child relationship is proper in conformity with the law and there is no dispute over that, the consul shall propose to the representative mission’s head to sign and issue the original extract of registration of recognition of parent-child relationship to the parties concerned, and provide duplications of the extract of registration of recognition of parent-child relationship upon request.

The parties concerned must be present when carrying out the registration of recognition of parent-child relationship. The consul record the registration of recognition of parent-child relationship in Register of recognition of parent-child relationship and together with the parties concerned affix signature to the Register of recognition of parent-child relationship. The representative mission shall add parent’s information to the child’s original Birth Certificate (if any).

The required verification may be carried out within 15 days, if necessary.

3. If the child is a Vietnamese citizen and has his/her birth registered at a competent authority of Vietnam, the representative mission must send a notice, enclosed with an extract from the register of recognition of parent-child relationship (duplicate), to the civil registry where the child’s birth is registered.

...

...

...

Article 15. Power over registration of civil status change, correction and supplementation, and re-determination of ethnic group

1. The representative mission that received the previous civil registration shall receive the registration of civil status change, correction and supplementation, and re-determination of ethnic group.

2. The representative mission that recorded the vital events of a Vietnamese citizen, which have been handled by competent authorities in a foreign country, may also handle the application for civil registration change, correction and supplementation, and re-determination of ethnic group.

Article 16. Procedures for registration of civil status change, correction and supplementation, and re-determination of ethnic group

1. The scope of civil status change and procedures for civil status change, correction and supplementation, and re-determination of ethnic group shall be governed by Articles 26, 28, 29 and 47 of the Law on Civil Status, Clause 2 Articles 16, 17, 18, 19 and Clause 2 Article 20 of Circular No. 04/2020/TT-BTP .

2. If a civil status register has been handed over to Bureau of Consular Affairs for archiving, the representative mission must, after handling the application for registration of civil status change/correction/supplementation or re-determination of ethnic group, send a notice, enclosed with an extract of certificate of civil status change/correction/supplementation or re-determination of ethnic group (duplicate), to Ministry of Foreign Affairs.

Section 6. DEATH REGISTRATION

Article 17. Power over death registration

The representative mission in the consular region where is the last place of residence of the deceased person shall receive the registration of death of Vietnamese citizen dying abroad. If the last place of residence of the deceased person is not identifiable, the representative mission in the consular region where that person dies or his/her body is found shall handle the death registration.

...

...

...

1. The applicant for death registration must submit the death registration form (using the regulated form) and the notice of death or other document substitute for the notice of death issued by a competent authority in foreign country.

2. The consul shall, upon the receipt of the complete application, record the death information in the death register. The representative mission’s head shall sign the extract of death certificate issued to the applicant for death registration. The giving of death registration results shall comply with the regulations in Clause 6 Article 4 of this Circular. The required verification of death may be carried out within 03 working days, if necessary.

Section 7. Recording of civil status changes in civil status registers according to judgments or decisions by competent authorities of Vietnam

Section 19. Power over recording of civil status changes in civil status registers according to judgments or decisions by competent authorities of Vietnam

1. The representative mission where vital events of a Vietnamese citizen have been registered shall record civil status changes in civil status registers as referred to in Clause 2 Article 3 of the Law on Civil Status on the basis of the notice, enclosed with the extract of judgment or the copy of decision by a competent authority of Vietnam, sent by the Bureau of Consular Affairs.

2. If a civil status register has been handed over to the Bureau of Consular Affairs for archiving, the Bureau of Consular Affairs shall also record civil status changes and grounds thereof in the archived civil status register.

Article 20. Procedures for recording of civil status changes in civil status registers according to judgments or decisions by competent authorities of Vietnam

1. Upon receipt of the notice, enclosed with the extract of judgment or the copy of decision sent by the Bureau of Consular Affairs, the consul shall record the changes and grounds for such changes in the civil status register.

2. If the person whose civil status information is changed provides the copy of the valid and effective judgment or court decision before the representative mission receives such notification from the Bureau of Consular Affairs, the representative mission shall also record these changes to the civil status register in accordance with Clause 1 of this Article and specify these changes on the backside of the original vital record.

...

...

...

Article 21. Power over re-registration of births, marriages and deaths

The representative mission that has handled the registration of birth/death/marriage before January 01, 2016 shall receive the re-registration of birth/death/marriage as requested in cases where both civil status register and original vital records are lost. The re-registration of birth/marriage shall be accepted if the applicant is still alive at the time of receiving re-registration application.

Article 22. Procedures for re-registration of births, marriages and deaths

1. Upon the receipt of an application for re-registration of birth/death/marriage, the consul shall check the civil status register and vital records archived at the representative mission.

In case the civil status register was created at a representative mission previously but it was no longer archived, the representative mission shall, within 02 working days as of receipt of complete application dossiers for re-registration of birth/death/marriage, send a written request for verification of the retention of the civil status register to the Bureau of Consular Affairs. Within 05 working days as of receipt of the written request for verification, the Bureau of Consular Affairs shall provide the representative mission with verification results.

In case a civil status register is still archived at the representative mission or the Bureau of Consular Affairs, the representative mission shall instruct the applicant for re-registration of birth/death/marriage to carry out procedures for issuance of a civil status record extract copy as regulated.

2. Application and procedures for birth re-registration shall be governed by regulations in Article 26 of Decree No. 123/2015/ND-CP and Articles 9, 10 of Circular No. 04/2020/TT-BTP.

Application and procedures for re-registration of marriage/death shall be governed by regulations in Articles 27, 28 of Decree No. 123/2015/ND-CP.

Section 9. RECORDING OF VITAL EVENTS OF VIETNAMESE CITIZENS THAT HAVE BEEN HANDLED AT COMPETENT AUTHORITIES OF FOREIGN COUNTRY IN CIVIL STATUS REGISTERS

...

...

...

The representative mission in charge of the consular region where the child’s parent resides or where the child was born shall record in the civil status register the birth of the child who is a Vietnamese citizen and has birth registered at a competent authority in a foreign country as referred to in Article 49 of the Law on Civil Status.

Article 25. Recording of marriages in civil status registers

1. Requirements for recording of the marriage of a Vietnamese citizen, which has been handled by an overseas competent authority, in a civil status register (hereinafter referred to as marriage note) shall be governed by regulations in Article 34 of Decree No. 123/2015/ND-CP.

2. The representative mission in the consular region where the Vietnamese citizen resides shall take marriage note.

3. A marriage record consists of:

a) The application form for marriage note (using the regulated form);

b) The copy of document certifying the marriage, issued by a competent authority in foreign country.

c) A Vietnamese citizen who has got a divorce or has his/her marriage dissolved at a competent authority of a foreign country must submit the extract of divorce note.

4. The period for handling an application for marriage note shall not exceed 05 working days as of receipt of complete application dossiers; if the verification is required, the period shall not exceed 10 working days.

...

...

...

6. If the marriage is one of the cases prescribed in Clause 1 Article 36 of Decree No. 123/2015/ND-CP , the representative mission’s head shall reject the application for recording of that marriage in a civil status register by giving a written notice, in which reasons thereof are specified, to the applicant.

Article 26. Recording of divorces/ dissolution of marriages that has been handled at competent authorities of foreign country in civil status registers

1. The divorce/ dissolution of marriage of a Vietnamese citizen, which has been handled by a competent authority in a foreign country, shall be recorded in a civil status register at a representative mission if it meets all the requirements prescribed in Clause 1 Article 37 of Decree No. 123/2015/ND-CP.

2. The representative mission in the consular region where the Vietnamese citizen resides shall record the divorce/ dissolution of marriage for that Vietnamese citizen (hereinafter referred to as divorce note) in the civil status register.

3. A divorce record consists of:

- The application form for divorce note (using the regulated form);

- The copy of judgment/decision on divorce/ dissolution of marriage, effective divorce settlement agreement or other document recognizing the divorce, issued by a competent authority in a foreign country (hereinafter referred to as divorce papers).

4. Within 05 working days as of receipt of complete record as regulated in Clause 3 of this Article, the consul shall check the received record. If the divorce note does not violate the regulations in Clause 1 Article 37 of Decree No. 123/2015/ND-CP or is not eligible for updating on the web portal of the Ministry of Justice of Vietnam as prescribed in Clause 3 Article 37 of Decree No. 123/2015/ND-CP , the consul shall record the divorce in a civil status register. The representative mission’s head shall sign and issue the original extract of divorce note to the applicant.

The required verification may be carried out within 10 working days, if necessary.

...

...

...

5. Updating information of divorce note:

a) In case the marriage has been registered at a Civil registry in Vietnam, the representative mission in charge of handling the divorce shall, after taking divorce note, send a notice enclosed with the extract of divorce note (duplicate) to Bureau of Consular Affairs to request the Civil registry to take notes in relevant civil status register.

b) In case the marriage has been registered at another representative mission, the representative mission in charge of handling the divorce, after taking divorce note, shall send a notice enclosed with the extract of divorce note (duplicate) to the previous representative mission in charge of the marriage registration to take notes in relevant civil status register.

Article 27. Recording of the guardianship, recognition of parent-child relationship, parent and child identification, child adoption, death registration and other civil status changes, which have been handled by competent authorities in foreign countries, of Vietnamese citizens in civil status registers

1. The representative mission in the consular region where a Vietnamese citizen resides shall record the guardianship, recognition of parent-child relationship, parent and child identification, child adoption, death registration and other civil status changes, which have been handled by competent authorities in foreign countries, of that Vietnamese citizen in a civil status register (hereinafter referred to as note of other vital events).

2. A record of other vital events consists of:

a. The application form (using the regulated form);

b. The copies of documents proving vital events have been handled by competent authorities of foreign countries.

3. The consul shall take a note of the vital events in a civil status register upon receipt of complete application dossiers as regulated. The representative mission’s head shall sign and grant an extract of the note of other vital events.

...

...

...

If the verification is required, the period for handling an application for note of other vital events shall not exceed 03 working days.

Section 10. issuance OF civil status record extract copy

Section 28. Power over issuance of civil status record extract copy

1. Representative missions that archiving civil status registers shall issue civil status record extract copies at the request of individuals, competent organizations or authorities.

2. The Bureau of Consular Affairs in Vietnam shall be responsible for issuing civil status record extract copies to individuals who have carried out the civil registration at representative missions but currently reside in Vietnam.

Article 29. Procedures for issuance of civil status record extract copy

1. Upon receipt of an application for issuance of civil status record extract copy from an applicant, the representative mission shall issue a civil status record extract copy to that applicant. If the application is submitted after 15:00 PM, it shall be handled in the following working day.

2. The issuance of civil status record extract copies by the Bureau of Consular Affairs is also governed by regulations in Clause 1 of this Article.

If the Bureau of Consular Affairs does not receive any civil status register handed over by the representative mission for archiving, the Bureau of Consular Affairs shall, upon receipt of an application, request the representative mission to provide relevant information. The representative mission must respond to the Bureau of Consular Affairs within 03 working days as of receipt of the request for verification. The Bureau of Consular Affairs shall grant a civil status record extract copy to the applicant within 02 working days as of receipt of the response from the representative mission.

...

...

...

Article 30. Power over issuance of marital status certificate

The representative mission in the consular region where a Vietnamese citizen resides shall issue a marital status certificate to that Vietnamese citizen to serve his/her marital purpose or other legal purposes.

Article 31. Procedures for issuance of marital status certificate

The issuance of a marital status certificate shall comply with the regulations in Articles 21, 22 and 23 of Decree No. 123/2015/ND-CP , and Article 12 of Circular No. 04/2020/TT-BTP and the following instructions:

1. The applicant for issuance of a marital status certificate shall submit the following documents:

a) The application form for issuance of marital status certificate (using the regulated form);

b) The applicant shall submit copies of effective divorce papers if he/she has got married but divorced; if his/her spouse died, a copy of death certificate or document proving his/her spouse’s death must be submitted.

A copy of extract from the divorce note shall be submitted if the application is in cases prescribed in Clause 1 Article 26 herein.

c) If the application for issuance of a marital status certificate is to register the marriage at a competent authority of a foreign country, the following additional documents must be submitted:

...

...

...

- Marital status certificates issued by representative missions in consular regions where a Vietnamese citizen has resided if he/she has resided in different regions. If an applicant can not apply for marital status certificates issued by competent authorities in regions where he/she has resided, he/she must submit a written commitment on his/her marital status during his/her residence in those regions and shall assume responsibility before the law for his/her committed contents.

d) If an applicant who is a Vietnamese citizen and has been granted a personal identification number (PIN) has had his/her information updated on the national population database and a representative mission has used the shared electronic civil status management and registration software, the representative mission shall use online information according to guidelines of the Ministry of Justice and the Ministry of Public Security and the applicant shall not be required to submit the documents prescribed in Points b and c Clause 1 of this Article.

2. The applicant for issuance of a marital status certificate to serve his/her marital purpose must meet all of requirements to get married as referred to by regulations of the Law on Marriage and Family of Vietnam.

3. Within 03 working days as of receipt of complete and valid application, the consul shall, on the basis of the civil status register and application kept at the representative mission, check the marital status of the applicant, record information in the register of marital status certificates, request the representative mission's head to sign and issue 01 original marital status certificate to the applicant if he/she finds that all requirements are satisfied and the application for issuance of marital status certificate is in conformity with the law regulations.

If a marital status certificate is issued to serve a purpose other than marital purpose, the number of marital status certificate issued shall be at the request of the applicant.

4. Contents of a marital status certificate shall be specified as regulated in Article 33 of the Circular No. 04/2020/TT-BTP.

If an application for issuance of a marital status certificate is to register the marriage at a competent authority of a foreign country, the representative mission shall certify the marital status of the applicant up to the date of issuance.

If an application for issuance of a marital status certificate is to register the marriage in Vietnam or to serve other purposes, the representative mission shall base on the application status and requests of the applicant to issue a marital status certificate to certify the marital status of the applicant up to the date of issuance or for a definite period.

5. If a person applying for reissuance of a marital status certificate to register the marriage but he/she fails to submit the marital status certificate previously issued, he/she must state reasons for the failure. Within 03 working days as of receipt of the application, the representative mission shall submit a request to the Bureau of Consular Affairs for discussing with the place where the applicant intends to register the marriage for verification. In case of failure to verify or receive verification results, the representative mission will allow the applicant to make a written declaration of marital status according to the regulations in Article 4 and Article 5 of Circular No. 04/2020/ TT-BTP.

...

...

...

MANAGEMENT OF CIVIL STATUS REGISTERS, CIVIL STATUS PAPERS, VITAL STATISTICS AND REPORTS

Article 32. Management and use of civil status registers and vital records

Guidelines for recording information in civil status registers and vital records; the management and use of civil status registers are regulated in Section 2 Chapter II of Decree No. 123/2015/ND-CP , Article 15 of Decree No. 87/2020/ND-CP and Articles of from 29 to 37 of Circular No. 04/2020/TT-BTP .

Article 33. Retention of application for civil registration

Applications for civil registration must be numbered in corresponding with registration numbers in civil status registers, arranged in order and kept at representative missions in accordance with regulations of laws on archives.

Article 34. Vital statistics and reports

1. Representative missions must send reports on civil registration status and vital statistics to the Bureau of Consular Affairs for aggregating and sending to the Ministry of Justice.

2. Before March 01^st of every year, representative missions must send reports on civil registration status and vital statistics of previous year to the Bureau of Consular Affairs for aggregating and sending to the Ministry of Justice.

The Ministry of Foreign Affairs shall send aggregated report on civil registration and vital statistics at representative missions to the Ministry of Justice before March 15^th.

...

...

...

Chapter IV

ELECTRONIC CIVIL STATUS DATABASE, ONLINE CIVIL REGISTRATION AT REPRESENTATIVE MISSIONS

Article 35. General rules

1. After representative missions are qualified for connection, they shall use the shared electronic civil status registration and management software to register civil status, update, digitize, standardize and manage civil status data and use electronic civil status databases.

2. Representative missions use electronic civil status databases to register civil status according to their authority; issue civil status record extract copies; Issue certificates of marital status; compile statistics on civil status registration data and carry out other state management operations in civil status according to regulations of laws.

Article 36. Update, adjustment of personal civil status information in electronic civil status databases

1. Individual vital events shall, immediately after being registered in civil status registers, be promptly, fully and accurately updated in electronic civil status databases. Updated information includes the civil status information of individuals and of their fathers, mothers and spouses if there is a change due to marriage, change or correction of civil status, or addition of information on civil status, re-identification of ethnicity, recognition of parent-child relationship; Guardian; child adoption; death registration; recording of changes in civil status according to judgments or decisions of competent regulatory agencies in civil status registers; Recording of vital events that have been handled at competent authorities of foreign countries of Vietnamese citizens in civil status registers.

2. Representative missions are responsible for the accuracy and completeness of information updated in electronic civil status databases within their authority to register civil status.

Article 37. Online submission, receipt, and giving of civil status registration results

...

...

...

2. The online giving of civil status registration results shall be carried out in accordance with the regulations of Clause 4 and Clause 5, Article 12 of Decree No. 87/2020/ND-CP and Clause 5, Article 6 of Circular No. 01/2022/TT-BTP.

3. Regarding death registration, after completing procedures and issuing extracts from death certificates, representative missions shall lock the deceased's civil status information in electronic civil status databases or, if requested, the representative missions shall use the shared electronic civil status registration and management software to transfer information to population databases, residence databases and other databases related to the implementation of inter-connected administrative procedures.

Article 38. Issuance of copies of civil status record extracts from electronic civil status databases

The issuance of copies of civil status record extracts from electronic civil status databases at representative missions shall comply with the regulations of Clauses 1 and 3, Article 13 of Decree No. 87/2020/ND-CP and Article 7 of Circular No. 01/2022/TT-BTP.

Article 39. Digitization of civil status registers

1. Civil status information that needs to be digitized is civil status information that has been registered in civil status registers before representative missions officially deploy and put into use the shared electronic civil status registration and management software.

2. Representative missions shall be responsible for the accuracy and completeness of digitized civil status data according to the technical documents on the data digitization process of the Ministry of Justice and notify digitization results to the Bureau of Consular Affairs after completion of digitization before officially updating data in electronic civil status databases.

3. The digitization of civil status data must comply with regulations on protecting privacy, personal secrets, family secrets and relevant legal regulations. Representative missions shall be responsible for the security and assurance of safety of the digitized information.

Chapter V

...

...

...

Article 40. Transitional provisions

Applications for civil registration received by representative missions before the effective date of this Circular but have not yet been processed will continue to be resolved according to the regulations of Joint Circular No. 02/2016/TTLT-BNG-BTP dated June 30, 2016 of the Ministry of Foreign Affairs and Ministry of Justice guiding the registration and management of civil status at diplomatic missions and consular representative offices of Vietnam in foreign countries.

Article 41. Effect

1. This Circular comes into force from February 15, 2024.

2. Regulations in Joint Circular No. 02/2016/TTLT-BNG-BTP shall be annulled.

3. Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported promptly to the Ministry of Foreign Affairs for consideration and guidance./.

MINISTER




Bui Thanh Son

...

...

...