|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH TUYÊN QUANG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
51/2024/QĐ-UBND
|
Tuyên Quang, ngày
27 tháng 12 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ VẬN
HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA
BÀN TỈNH TUYÊN QUANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
Căn cứ Điều 21, Luật Tổ chức
Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ khoản 1 Điều 12, khoản
1 Điều 28, Chương IX Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6
năm 2015, được sửa đổi, bổ sung tại Điều 1, Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư
185/2019/TT-BQP ngày 04 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng hướng dẫn
việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính
phủ;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Thông tin và Truyền thông, tại Tờ trình số 97/TTr-STTTT ngày 11 tháng 12 năm
2024.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và vận
hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước trên địa
bàn tỉnh Tuyên Quang.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 01 năm 2025 và thay thế Quyết
định số 19/2018/QĐ-UBND ngày 20 tháng 12 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban
hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ
quan nhà nước tỉnh Tuyên Quang.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Thủ
trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Bộ Tư pháp (Cục Kiểm tra VBQPPL);
- Thường trực Tỉnh uỷ;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Ủy ban MTTQ và các tổ chức CT-XH tỉnh;
- Sở, ban, ngành cấp tỉnh;
- Như Điều 3;
- Lãnh đạo VP UBND tỉnh;
- UBND huyện, thành phố;
- UBND xã, phường, thị trấn;
- Báo Tuyên Quang, Đài PT-TH tỉnh;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh; (đăng tải)
- Cơ sở dữ liệu VBQPPL tỉnh; (đăng tải)
- Công báo tỉnh; (đăng tải)
- Lưu: VT, TG CNTT 02.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Hoàng Việt Phương
|
QUY CHẾ
QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH HỆ
THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
TUYÊN QUANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 51/QĐ-UBND ngày 27/12/2024 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Tuyên Quang)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về tiếp
nhận, xử lý, phát hành, quản lý và vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang (gọi tắt là Hệ
thống QLVB và ĐH).
2. Quy chế này không áp dụng đối
với văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định của pháp
luật.
3. Những nội dung liên quan tới
việc sử dụng (tiếp nhận, xử lý, luân chuyển, phát hành) và quản lý văn bản
điện tử không được quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo quy định tại Quyết
định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc
gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Quy chế này được áp dụng cho
các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc; đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh
Tuyên Quang (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) và cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là cá nhân) được cấp tài khoản
để tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và vận hành Hệ thống QLVB và ĐH tại các
cơ quan, đơn vị.
2. Khuyến khích các tổ chức, cá
nhân không thuộc khoản 1 Điều này thực hiện trao đổi văn bản điện tử trên địa
bàn tỉnh áp dụng các quy định tại Quy chế này.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống QLVB và ĐH của Ủy
ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang là phần mềm được xây dựng nhằm quản lý, gửi, nhận,
lưu trữ và xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng.
2. Hệ thống QLVB và ĐH gồm: Phần
mềm quản lý văn bản và điều hành, hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin để phần
mềm hoạt động (các máy chủ ứng dụng, máy chủ cơ sở dữ liệu, các phần mềm và
các thiết bị khác để kết nối, liên thông, quản trị việc gửi, nhận văn bản điện
tử).
3. Tài khoản là tên (user
name) và mật khẩu (password) đăng nhập được cấp cho mỗi cá nhân để
truy cập và sử dụng Hệ thống QLVB và ĐH.
Điều 4.
Nguyên tắc chung
1. Hệ thống QLVB và ĐH của tỉnh
là công cụ phục vụ quản lý, chỉ đạo và điều hành của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh
và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, là thành phần trong hệ thống Chính quyền điện
tử, Chính quyền số của tỉnh và được triển khai thống nhất trong toàn tỉnh.
2. Các thông tin tài khoản đăng
nhập, mật khẩu và các thông tin trao đổi hợp pháp của các cơ quan, đơn vị, cá
nhân thông qua Hệ thống QLVB và ĐH được đảm bảo bí mật theo quy định của pháp
luật.
3. Các hành vi phá hoại trên Hệ
thống QLVB và ĐH của tỉnh gây ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của cơ quan, đơn vị,
cá nhân sẽ bị xử lý theo quy định hiện hành của pháp luật.
Điều 5. Giá
trị pháp lý của văn bản trên Hệ thống QLVB và ĐH
Giá trị pháp lý của văn bản điện
tử được trao đổi qua Hệ thống QLVB và ĐH áp dụng theo Điều 4 Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg và Điều 5 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 6. Địa
chỉ, tên của Hệ thống và tài khoản truy cập Hệ thống QLVB và ĐH
1. Tên gọi chính thức của Hệ thống:
Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Tuyên Quang.
2. Địa chỉ truy cập
a) Địa chỉ truy cập trên nền
Web: https://qlvb.tuyenquang.gov.vn.
b) Địa chỉ truy cập cài đặt ứng
dụng trên nền Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=vn.com.vnpt.vinaphone.vnptso
ftware.vnptoffice.tqg
c) Địa chỉ truy cập cài đặt ứng
dụng trên nền iOS:
https://apps.apple.com/us/app/vnpt-ioffice-tuy%C3%AAn-quang/id6474380943
3. Định dạng tên tài khoản của
cán bộ, công chức sử dụng Hệ thống QLVB và ĐH
a) Tài khoản của cán bộ, công
chức được đặt theo nguyên tắc sau: Tên đầy đủ kết hợp với họ và tên lót viết tắt,
không có dấu tiếng Việt và không sử dụng khoảng trống theo dạng
<tên><họ và tên lót viết tắt>.<tên viết tắt của đơn vị>.
b) Đối với trường hợp cán bộ,
công chức trong cùng cơ quan, đơn vị có họ, tên lót và tên trùng nhau thì người
quản lý Hệ thống QLVB và ĐH tại cơ quan, đơn vị đó tự quy định để phân biệt các
cán bộ, công chức với nhau.
Điều 7. Quy
định về thể thức và kỹ thuật, định dạng của văn bản điện tử được trao đổi trên
Hệ thống QLVB và ĐH
1. Thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản điện tử
a) Đối với văn bản quy phạm
pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Chương V Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày
14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp
thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và được sửa đổi, bổ sung tại
các Nghị định của Chính phủ: Số 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020; số
59/2024/NĐ-CP ngày 25 tháng 5 năm 2024.
b) Đối với văn bản hành chính:
Thực hiện theo quy định tại Mục 1 Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Tiêu chuẩn về truy cập thông
tin áp dụng theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ
trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật
về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
3. Định dạng văn bản điện tử
a) Thực hiện theo quy định tại
Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà
nước kèm theo Thông tư số 39/2017/TT- BTTTT, cụ thể: Các tài liệu văn bản (có
định dạng: *.txt; *.rtf; *.doc; *.docx; *.odt; *.pdf); các tài liệu bảng
tính (có định dạng: *.csv; *.xls;*.xlsx; *.ods); các tài liệu dạng ảnh,
đồ thị, đồ họa chuyên ngành.
b) Văn bản được ký số được định
dạng: *.pdf.
4. Tên tệp tin (file) đính
kèm trên phần mềm gồm các ký tự, số, có độ dài không quá 50 ký tự (Tên file
không được sử dụng tên tiếng Việt có dấu và các ký tự đặc biệt) dung lượng
mỗi tệp tin không quá 50Mb.
Điều 8. Kết
nối với các chương trình quản lý văn bản khác
1. Triển khai, theo dõi, đánh
giá kết quả ứng dụng Hệ thống QLVB và ĐH trong cơ quan hành chính nhà nước, đảm
bảo sự đồng bộ trong vận hành và kết nối, chia sẻ dữ liệu.
2. Hệ thống QLVB và ĐH của tỉnh
phải được kết nối liên thông với Trục liên thông văn bản nội tỉnh, Trục liên
thông văn bản quốc gia để gửi, nhận văn bản 04 cấp theo hướng dẫn của Văn phòng
Chính phủ và kết nối với các hệ thống thông tin của Bộ, ngành, Trung ương theo
quy định.
3. Sử dụng mã định danh của cơ
quan, tổ chức do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành trên Hệ thống QLVB và ĐH phục vụ
trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị của tỉnh.
Điều 9. Quyền
sở hữu tài khoản và dữ liệu
1. Hệ thống QLVB và ĐH của tỉnh
là tài sản công được đầu tư xây dựng, mua sắm hoặc thuê dịch vụ từ ngân sách
nhà nước của tỉnh, dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm do Ủy ban
nhân dân tỉnh sở hữu, Sở Thông tin và Truyền thông trực tiếp quản lý.
2. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân
theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Quy chế này được cấp tài khoản để truy cập,
thực hiện các nghiệp vụ xử lý văn bản trên Hệ thống QLVB và ĐH. Đăng ký nhu cầu
cấp tài khoản sử dụng Hệ thống QLVB và ĐH bằng văn bản tới cơ quan quản lý, vận
hành.
3. Cơ quan quản lý, vận hành thực
hiện tạo tài khoản trên Hệ thống và phân quyền sử dụng cho tài khoản theo đúng
chức năng, nhiệm vụ, phạm vi dữ liệu đơn vị và gửi lại thông tin tài khoản và mật
khẩu tới cơ quan, đơn vị qua hình thức văn bản.
4. Các cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm thông báo tới cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống QLVB và ĐH để khóa tài
khoản khi cá nhân nghỉ việc hoặc chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị khác theo
quy định.
Chương
III
XỬ LÝ VĂN BẢN TRÊN HỆ THỐNG
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 10.
Luân chuyển, xử lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan
Việc luân chuyển, xử lý văn bản
điện tử trên Hệ thống QLVB và ĐH trong nội bộ cơ quan, đơn vị do Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị quyết định bằng quy chế cụ thể hoặc quy trình nội bộ, bảo đảm tuân
thủ theo quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận đến khâu xử lý và kết thúc; xác định
rõ trách nhiệm của từng tập thể, cá nhân về chất lượng, tiến độ và khối lượng
công việc.
Điều 11.
Tiếp nhận và xử lý văn bản đến
1. Đối với Văn thư đơn vị
a) Thực hiện tiếp nhận văn bản
điện tử theo quy định tại Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
b) Đăng ký văn bản đến: Tiếp nhận
văn bản và đăng ký trên Hệ thống, cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu
vào theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được
đăng ký trên Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu
Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
c) Chuyển giao văn bản điện tử:
Trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
d) Trường hợp văn bản đến kèm
theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn thì cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ chuyển
tới bộ phận, đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý.
2. Đối với Lãnh đạo cơ quan,
đơn vị: Chuyển, phân công văn bản đến các cá nhân hoặc phòng, ban, bộ phận được
giao xử lý.
3. Đối với cá nhân xử lý văn bản
a) Tiếp nhận văn bản đến được
phân công.
b) Văn bản được phân công xử lý
chính, cá nhân kiểm tra hồ sơ, tham mưu văn bản tổ chức thực hiện.
c) Văn bản được phân công phối
hợp, cá nhân cho ý kiến gửi đến người xử lý chính để tham mưu thực hiện.
Điều 12. Xử
lý và phát hành văn bản đi
1. Đối với cá nhân xử lý văn bản
a) Dự thảo văn bản đi theo chức
năng, nhiệm vụ được phân công.
b) Trường hợp phải phối hợp xử
lý, chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp; tiếp thu ý kiến để hoàn thiện dự
thảo.
c) Trình dự thảo văn bản đã
hoàn thiện tới Lãnh đạo được phân công phụ trách xem xét, ký tắt trước khi
trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký ban hành.
2. Đối với Lãnh đạo cơ quan,
đơn vị
a) Xem xét cho ý kiến, duyệt nội
dung văn bản theo hồ sơ do cá nhân, cơ quan, đơn vị trình.
b) Thực hiện ký số ban hành văn
bản trên Hệ thống.
c) Lãnh đạo cơ quan, đơn vị có
thể ủy quyền cho cá nhân trong cơ quan thay mình thực hiện: Phân công xử lý văn
bản, giám sát việc xử lý văn bản trong đơn vị.
d) Thường xuyên theo dõi văn bản
trên Hệ thống để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các phòng
ban. Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý trễ hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp
thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý, khắc phục.
3. Đối với Văn thư
Khi nhận được văn bản đã được
người có thẩm quyền ký bản chính thức và chuyển trên Hệ thống, thực hiện các việc
sau:
a) Cấp số, thời gian của văn bản
đi từ Hệ thống.
b) Ghi đúng số và thời gian văn
bản đi vừa được cập nhật trên phần mềm vào văn bản đi có chữ ký chính thức.
c) Thực hiện ký số bằng chứng
thư số của cơ quan và phát hành văn bản theo quy định.
d) Thực hiện đóng dấu, phát
hành văn bản giấy (nếu có) và phát hành văn bản điện tử theo quy định. Đối với
các văn bản có phụ lục kèm theo, phải đính kèm đủ các phụ lục của văn bản và phải
thực hiện ký số các phụ lục theo quy định. Trường hợp không phát hành văn bản
giấy mà chỉ phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống qua mạng, Văn thư thực hiện
các điểm a, b, c khoản này và phát hành theo quy định.
Điều 13.
Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử
1. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử
thực hiện theo các quy định tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế
hoạch công tác.
3. Cập nhật những thông tin ban
đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành; cập nhật các thông tin còn thiếu.
Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
4. Trường hợp các hồ sơ không
có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác
định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ
sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
5. Người lập hồ sơ có trách nhiệm:
Rà soát, thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi
âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc; loại ra
khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh
sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
Điều 14.
Lưu trữ văn bản và hồ sơ điện tử
1. Lưu trữ văn bản điện tử trên
Hệ thống QLVB và ĐH phải tuân thủ các yêu cầu quy định pháp luật hiện hành về
văn thư, lưu trữ quy định tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, các quy
định hiện hành của Luật Lưu trữ, các văn bản liên quan và theo các quy định về
tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của pháp luật để bảo đảm an toàn, an ninh thông
tin và dễ dàng quản lý, truy cập, tìm kiếm thông tin.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác (nếu có) vào Lưu
trữ cơ quan trên Hệ thống.
3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ theo quy định.
Chương IV
BẢO ĐẢM HẠ TẦNG KỸ THUẬT,
AN TOÀN THÔNG TIN
Điều 15. Bảo
đảm hạ tầng kỹ thuật
1. Các cơ quan, đơn vị quy định
tại Điều 2 Quy chế này có trách nhiệm bảo đảm điều kiện về hạ tầng công nghệ thông
tin để thực hiện gửi, nhận, luân chuyển, xử lý văn bản điện tử được thông suốt,
an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin.
2. Sở Thông tin và Truyền thông
và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc bảo
đảm hạ tầng kỹ thuật của Hệ thống QLVB và ĐH.
Điều 16.
Sao lưu văn bản điện tử
1. Tất cả các văn bản đi và văn
bản đến còn hiệu lực hoặc trong thời gian hiện hành theo quy định của pháp luật
phải được duy trì trên Hệ thống QLVB và ĐH để tra cứu và được lưu trữ trong cơ
sở dữ liệu trên máy chủ do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý.
2. Sở Thông tin và Truyền thông
có trách nhiệm thực hiện các biện pháp lưu trữ, dự phòng dữ liệu của hệ thống,
sao lưu định kỳ (01 lần/ngày), đột xuất theo yêu cầu và phục hồi kịp thời
nguyên trạng cơ sở dữ liệu văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB và ĐH khi có sự cố
kỹ thuật xảy ra.
Điều 17. Bảo
đảm an toàn thông tin
1. Các cơ quan, đơn vị phân
công cán bộ phụ trách an toàn thông tin và xây dựng các kịch bản để thực hiện
khi có sự cố mất an toàn, an ninh thông tin.
2. Cá nhân thực hiện các biện
pháp đảm bảo an toàn thông tin cho tài khoản do mình quản lý và cho văn bản điện
tử trước khi đính kèm trên Hệ thống QLVB và ĐH.
Điều 18. Xử
lý sự cố kỹ thuật
1. Cá nhân được cấp tài khoản sử
dụng Hệ thống QLVB và ĐH khi gặp sự cố phải thông báo cho người được phân công
phụ trách quản lý Hệ thống QLVB và ĐH tại cơ quan, đơn vị hoặc cơ quan quản lý,
vận hành Hệ thống để được hướng dẫn xử lý kịp thời.
2. Cơ quan, đơn vị được giao
nhiệm vụ quản lý, vận hành có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và khắc phục sự cố
về kỹ thuật và lỗi trên Hệ thống QLVB và ĐH.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 19.
Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
Sở Thông tin và Truyền thông là
cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống QLVB và ĐH của tỉnh, có trách nhiệm:
1. Tham mưu, trình Ủy ban nhân
dân tỉnh chỉ đạo, tổ chức thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ, Văn phòng Chính
phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông về quản lý, sử dụng Hệ thống QLVB và ĐH để
tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn
các quy định và các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan đến triển khai sử dụng Hệ thống
QLVB và ĐH, đồng thời hỗ trợ các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng Hệ thống
QLVB và ĐH đúng quy trình, mục đích và có hiệu quả.
3. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật mạng,
thiết bị để cài đặt, lưu trữ dữ liệu Hệ thống QLVB và ĐH tập trung.
4. Kịp thời phát hiện, xử lý,
khắc phục sự cố về kỹ thuật, phần mềm, duy trì hệ thống vận hành thông suốt,
liên tục; thực hiện các biện pháp dự phòng cho dữ liệu của hệ thống, đảm bảo sự
an toàn và bảo mật thông tin của Hệ thống QLVB và ĐH trong các cơ quan hành
chính nhà nước.
5. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân
tỉnh trong việc quản lý, bảo trì và nâng cấp Hệ thống QLVB và ĐH; cập nhật và
nâng cấp các chức năng của Hệ thống QLVB và ĐH đáp ứng quy định mới, yêu cầu của
các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống QLVB và ĐH; triển khai mở rộng Hệ thống
QLVB và ĐH đến các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh. Chịu trách nhiệm kiểm tra,
thử nghiệm các chức năng trên bản nâng cấp của Hệ thống QLVB và ĐH trước khi
thông báo cho các cơ quan, đơn vị đưa vào sử dụng.
6. Thông báo bằng văn bản cho
các cơ quan, đơn vị, cá nhân sử dụng Hệ thống QLVB và ĐH trước khi tiến hành bảo
trì, bảo dưỡng và nâng cấp, cập nhật phiên bản mới trên Hệ thống QLVB và ĐH.
7. Chủ trì, tổ chức thực hiện
phương án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho hệ thống theo quy định của
pháp luật. Ứng dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm
soát trong gửi, nhận văn bản điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
8. Lập đường dây nóng hỗ trợ kỹ
thuật cho người sử dụng; thường trực tiếp nhận những đề xuất, góp ý trong quá
trình vận hành, sử dụng Hệ thống QLVB và ĐH.
9. Phối hợp với các cơ quan,
đơn vị theo dõi, đôn đốc sử dụng và quản lý hoạt động của Hệ thống QLVB và ĐH
theo quy định của Quy chế này; báo cáo định kỳ 06 tháng/lần hoặc đột xuất tình
hình hoạt động của Hệ thống QLVB và ĐH của tỉnh về Ủy ban nhân dân tỉnh để phục
vụ công việc chỉ đạo điều hành.
10. Chủ trì, tổ chức triển
khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; theo dõi, kiểm tra, thanh tra định kỳ,
báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình triển khai của các cơ quan, đơn vị; xử
lý, đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.
Điều 20.
Trách nhiệm của Sở Nội vụ
Chủ trì, phối hợp với Sở Thông
tin và Truyền thông và cơ quan, đơn vị có liên quan hướng dẫn thực hiện quy định
pháp luật về lưu trữ văn bản điện tử, hồ sơ điện tử.
Điều 21.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị
a) Chịu trách nhiệm chỉ đạo triển
khai, tổ chức thực hiện Quy chế này; ban hành Quy chế thực hiện phù hợp với
tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị.
b) Quản lý và sử dụng chứng thư
số, chữ ký số chuyên dùng trên Hệ thống QLVB và ĐH theo đúng quy định. Tăng cường
vai trò, gán trách nhiệm của người đứng đầu trong sử dụng chữ ký số cá nhân để
phê duyệt văn bản điện tử và xử lý công việc trên môi trường mạng qua Hệ thống
QLVB và ĐH.
c) Tùy theo tình hình của từng
cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị là người quyết định và chịu trách
nhiệm trước pháp luật việc cho phép cá nhân nghỉ việc hoặc chuyển công tác được
phép tải dữ liệu trên tài khoản Hệ thống QLVB và ĐH.
d) Phân công cán bộ chuyên
trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin quản lý, theo dõi Phần mềm của cơ
quan, đơn vị.
2. Trách nhiệm của các cá nhân
a) Sử dụng Hệ thống QLVB và ĐH
để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc thường xuyên và nghiêm túc.
b) Cá nhân có trách nhiệm bàn
giao lại tài khoản do mình quản lý trên Hệ thống QLVB và ĐH cho cơ quan, đơn vị
trước khi nghỉ việc hoặc chuyển công tác.
c) Các cá nhân được cấp tài khoản
truy cập Hệ thống có trách nhiệm quản lý, sử dụng tài khoản đúng mục đích; bảo
mật thông tin tài khoản sau khi tiếp nhận và chịu trách nhiệm về hành vi, nội
dung văn bản được trao đổi từ tài khoản hệ thống của mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ quản
trị Hệ thống QLVB và ĐH:
a) Quản trị Hệ thống QLVB và
ĐH; định kỳ báo cáo lãnh đạo về tình hình hoạt động của Hệ thống QLVB và ĐH và
các vấn đề mới phát sinh.
b) Triển khai các biện pháp đảm
bảo an toàn, bảo mật thông tin trong Hệ thống QLVB và ĐH theo các quy định hiện
hành của nhà nước.
Điều 22.
Điều khoản thi hành
Trong quá trình thực hiện Quy
chế, nếu có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ
quan, đơn vị kịp thời báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp và
tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh cho phù hợp.
Điều 23.
Điều khoản chuyển tiếp
Đối với trường hợp sau khi thực
hiện tinh gọn, kiện toàn, sắp xếp tổ chức, bộ máy mà cơ quan, đơn vị được sáp
nhập hoặc được chuyển chức năng, nhiệm vụ sang cơ quan khác thì cơ quan, đơn vị
sau khi sáp nhập, tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ có trách nhiệm tiếp nhận thực
hiện các nhiệm vụ nêu tại Quy chế này của cơ quan, đơn vị được sáp nhập, được
chuyển chức năng, nhiệm vụ./.