|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3978/QĐ-BYT
|
Hà Nội, ngày 26
tháng 12 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH THU THẬP, CẬP NHẬT, CHỈNH
SỬA VÀ KIỂM TRA, PHÚC TRA DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TRẺ EM TẠI CƠ
SỞ
BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ
Căn cứ Nghị định số 42/2025/NĐ-CP ngày 27/02/2025 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;
Căn cứ Quyết định số 1928/QĐ-BYT ngày 21/4/2023 của Bộ trưởng Bộ Y tế
về việc “Ban hành kiến trúc Chính phủ điện tử Bộ Y tế phiên bản 2.1”;
Căn cứ Quyết định số 4152/QĐ-BYT ngày 31/12/2024 của Bộ trưởng Bộ Y tế
về việc sửa đổi, bổ sung một số nội dung tại Quyết định số 1928/QĐ-BYT ngày 21/4/2023 của Bộ trưởng Bộ Y
tế ban hành Kiến trúc Chính phủ điện tử Bộ Y tế phiên bản 2.1, phù hợp với
khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, phiên bản 3.0, hướng tới Chính phủ
số;
Căn cứ Quyết định số 2183/QĐ-BYT
ngày 01/7/2025 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành Kế hoạch hành động của Bộ
Y tế thực hiện Kế hoạch số 02- KH/BCĐTW ngày 19/6/2025 của Ban Chỉ đạo Trung
ương về phát triển khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số;
Theo đề nghị của Cục trưởng
Cục Bà mẹ và Trẻ em.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này tài liệu hướng dẫn quy trình thu thập, cập nhật,
chỉnh sửa và kiểm tra, phúc tra dữ liệu Hệ thống quản lý thông tin trẻ em tại
cơ sở.
Điều 2. Trên
cơ sở Quyết định này, các đơn vị, địa phương có liên quan tổ chức triển khai thực
hiện bảo đảm quy định.
Điều 3. Quyết
định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.
Điều 4. Các
Ông/Bà Cục trưởng Cục Bà mẹ và Trẻ em; Cục trưởng Cục Khoa học công nghệ và Đào
tạo; Giám đốc Trung tâm Thông tin y tế Quốc gia; Thủ trưởng các Vụ, Cục thuộc Bộ
Y tế; Giám đốc Sở Y tế các tỉnh, thành phố có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Cục Khoa học công nghệ và Đào tạo;
- Trung tâm Thông tin y tế Quốc gia;
- UBND các tỉnh, thành phố;
- SYT các tỉnh, thành phố (để thực hiện);
- Lưu: VT, BMTE.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Tri Thức
|
HƯỚNG DẪN
QUY TRÌNH THU THẬP, CẬP NHẬT, CHỈNH SỬA VÀ KIỂM TRA, PHÚC
TRA DỮ LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TRẺ EM TẠI CƠ SỞ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3978/QĐ-BYT ngày 26 tháng 12 năm 2025 của Bộ
trưởng Bộ Y tế)
Chương I.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh và Đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh:
a) Nguyên tắc, trình tự, thủ tục
thu thập thông tin ban đầu (tạo lập dữ liệu gốc) vào các Cơ sở dữ liệu (CSDL)
chuyên ngành Hệ thống quản lý thông tin trẻ em tại cơ sở.
b) Quy trình cơ bản về cập nhật,
bổ sung, chỉnh sửa thông tin khi có biến động thực tế hoặc pháp lý.
c) Cơ chế kiểm tra, phúc tra (hậu
kiểm) nhằm đánh giá chất lượng dữ liệu và phát hiện sai sót.
d) Phạm vi dữ liệu: áp dụng cho
Hệ thống quản lý thông tin trẻ em tại cơ sở thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế.
2. Đối tượng áp dụng
a) Cấp Trung ương: Cục Bà mẹ và
Trẻ em.
b) Cấp tỉnh: Sở Y tế; đơn vị cấp
tỉnh được Sở Y tế giao quản lý công tác trẻ em, các cơ sở bảo trợ trẻ em cấp tỉnh.
c) Cấp xã: Ủy ban nhân dân cấp
xã, phường, đặc khu; cán bộ làm công tác trẻ em cấp xã và các cơ sở bảo trợ trẻ
em cấp xã; Tổ dân phố, Trưởng thôn, làng, bản, ấp, khóm… và cộng tác viên tại cấp
xã.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
Trong Hướng dẫn này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Thu thập dữ liệu: Là quá
trình xác lập hồ sơ thông tin ban đầu về đối tượng quản lý thông qua các biểu mẫu
và cập nhật vào hệ thống.
2. Cập nhật biến động: Là quá
trình ghi nhận những thay đổi về trạng thái, tính chất, quy mô của đối tượng quản
lý so với thông tin gốc.
3. Phúc tra dữ liệu: Là hoạt động
kiểm tra lại, xác minh tính chính xác của dữ liệu đã được thu thập và cập nhật
trong hệ thống bằng cách đối chiếu với hồ sơ gốc, tài liệu pháp lý và hiện trạng
thực tế. Đây là biện pháp "làm sạch" dữ liệu quan trọng nhất.
4. Dữ liệu sống: Là dữ liệu phản
ánh đúng thực trạng của đối tượng quản lý tại thời điểm tra cứu.
5. API: viết tắt của
Application Programming Interface. Đây là một tập hợp các quy tắc và định dạng
cho phép các phần mềm khác nhau giao tiếp và tương tác với nhau.
Điều 3.
Nguyên tắc thực hiện
1. Tính pháp lý và chính xác: Thông
tin khi thu thập, cập nhật vào CSDL chuyên ngành phải trên cơ sở văn bản yêu cầu
hoặc hướng dẫn của cơ quan nhà nước và thông tin thu thập đảm bảo tính chính
xác tuyệt đối. Không nhập liệu dựa trên phỏng đoán hoặc thông tin chưa được kiểm
chứng.
2. Tính kịp thời và liên tục: Mọi
biến động về thông tin phải được cập nhật vào hệ thống ngay khi phát sinh hoặc
trong thời hạn quy định. Không để xảy ra tình trạng "độ trễ" dữ liệu
làm ảnh hưởng đến công tác chỉ đạo, điều hành.
3. An toàn và bảo mật: Quá
trình thu thập, cập nhật phải tuân thủ các quy định về bảo vệ bảo mật nhà nước,
bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn an ninh mạng.
4. Cá thể hóa trách nhiệm: Mỗi
trường thông tin được nhập vào hệ thống phải gắn với định danh của một cán bộ cụ
thể. Cán bộ nhập liệu và lãnh đạo phê duyệt phải chịu trách nhiệm về tính chính
xác của dữ liệu đó.
Điều 4.
Giải thích các tiêu chí chất lượng dữ liệu
Dữ liệu trong các CSDL chuyên
ngành thuộc Bộ Y tế phải đảm bảo các tiêu chí chất lượng: Đúng - Đủ - Sạch - Sống
- Thống nhất - Dùng chung, cụ thể:
1. Đúng: Dữ liệu phải chính xác
tuyệt đối, phản ánh đúng thực trạng và có căn cứ pháp lý. Thông tin thu thập được
cần khớp với giấy tờ nguồn (quyết định, giấy chứng nhận, văn bản...). Không nhập
liệu dựa trên phỏng đoán hoặc dữ liệu chưa kiểm chứng.
2. Đủ: Dữ liệu phải đầy đủ các
trường thông tin bắt buộc theo quy định nghiệp vụ. Hồ sơ nào yêu cầu những
thông tin cốt lõi nào thì khi nhập liệu phải có đủ những thông tin đó. Không để
trống các trường dữ liệu quan trọng. Trong phiếu thu thập thông tin chuyên
ngành, phải bao gồm các trường thông tin bắt buộc (core data) và đảm bảo tất cả
các trường này được kê khai.
3. Sạch: Dữ liệu phải tin cậy
và không có lỗi. “Sạch” nghĩa là không trùng lặp, không mâu thuẫn, không sai
logic. Mỗi đối tượng quản lý chỉ được có một bản ghi duy nhất trong CSDL (tránh
tình trạng một đối tượng nhập hai lần). Đồng thời, dữ liệu phải phù hợp logic
nghiệp vụ. Trong quá trình kiểm tra dữ liệu, các lỗi như dữ liệu trùng lặp, thiếu
thông tin hoặc phi logic đều phải được phát hiện và xử lý.
4. Sống: Dữ liệu phải “sống” tức
là luôn được cập nhật kịp thời, đồng bộ với thực tế. Một bộ dữ liệu dù ban đầu
đúng và đủ nhưng nếu không được cập nhật thường xuyên thì sẽ trở nên “chết”, mất
giá trị. Do đó cần đảm bảo mọi biến động thực tế được phản ánh vào hệ thống
trong thời gian ngắn nhất. Bộ Công an nhấn mạnh rằng tạo lập dữ liệu đã khó,
nhưng duy trì nuôi dưỡng dữ liệu còn khó hơn nhiều - dữ liệu dân cư quốc gia
luôn được cập nhật thường xuyên từ cơ sở để bảo đảm tính “sống”.
5. Thống nhất: Đây là tiêu chí
mở rộng thêm nhằm đảm bảo tính đồng bộ trên toàn hệ thống dữ liệu. Thống nhất
có nghĩa là dữ liệu được thu thập và quản lý theo cùng một tiêu chuẩn, quy tắc
trên phạm vi toàn quốc. Các định danh, mã số, danh mục dùng trong dữ liệu phải
thống nhất giữa Bộ, ngành; việc chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu từ trung ương đến
địa phương là yêu cầu then chốt để đảm bảo tính thống nhất.
6. Dùng chung: Tiêu chí này nhấn
mạnh khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống, hướng tới một lần thu
thập, nhiều lần sử dụng. Dữ liệu “dùng chung” đồng nghĩa với việc các đơn vị có
thể khai thác dữ liệu của nhau một cách hợp pháp, an toàn, giảm thiểu việc mỗi
nơi tự thu thập lại cùng một thông tin.
7. Đồng bộ, xuyên suốt: Đây là
tiêu chí mở rộng thêm nhằm đảm bảo cho các quy trình, dữ liệu, biểu mẫu và tài
liệu được xây dựng và cập nhật thống nhất giữa các đơn vị tham gia. Thông tin
được truyền đạt liền mạch, có cơ chế kiểm soát và rà soát thường xuyên nhằm hạn
chế tối đa việc đứt đoạn hoặc sai lệch do thay đổi nhân sự hay khối lượng công
việc tăng. Quy trình phối hợp được quy định rõ ràng, tránh chồng chéo nhiệm vụ,
nâng cao hiệu quả điều phối và giảm thời gian xử lý. Việc duy trì tính thống nhất
từ đầu vào đến đầu ra giúp đảm bảo chất lượng báo cáo, hỗ trợ quá trình ra quyết
định và góp phần vận hành ổn định, mạch lạc từ đầu đến cuối.
Điều 5. Các
hành vi không được thực hiện
1. Tự ý lập, xóa, sửa chữa, bổ
sung, điều chỉnh thông tin đối tượng quản lý khi chưa có đủ căn cứ xác thực và
chưa được lãnh đạo cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Cung cấp thông tin trong
CSDL chuyên ngành cho bên thứ ba khi chưa được phép.
3. Lợi dụng quyền hạn truy cập
hệ thống để trục lợi hoặc gây hại cho tổ chức, cá nhân khác.
4. Che giấu, trì hoãn việc cập
nhật thông tin biến động.
5. Thực hiện phúc tra hình thức,
bao che cho sai phạm về dữ liệu của cấp dưới.
Chương
II.
QUY TRÌNH THU THẬP DỮ LIỆU
(TẠO LẬP DỮ LIỆU GỐC)
Điều 6.
Nguyên tắc về quy trình thu thập, tạo lập dữ liệu
Trong quy trình thu thập dữ liệu
ban đầu, các bước thực hiện cần đáp ứng đầy đủ 6 tiêu chí chất lượng dữ liệu, cụ
thể, khi thu thập, cán bộ thu thập và đơn vị liên quan phải tuân thủ:
1. Tiêu chí Đúng: Thu thập
thông tin từ nguồn chính thống và đáng tin cậy. Cán bộ thu thập cần đối chiếu dữ
liệu với giấy tờ pháp lý gốc (CMND/CCCD của cá nhân…) để bảo đảm thông tin nhập
vào CSDL chính xác tuyệt đối, không sai lệch so với thực tế.
2. Tiêu chí Đủ: Bảo đảm thu thập
đầy đủ tất cả các trường thông tin theo biểu mẫu quy định. Mỗi đối tượng quản lý
phải có đủ thông tin bắt buộc trong phiếu thu thập; không bỏ sót hạng mục nào,
giúp hồ sơ dữ liệu hoàn chỉnh ngay từ ban đầu.
3. Tiêu chí Sạch: Ngay trong
quá trình thu thập, loại bỏ các dữ liệu sai hoặc trùng lặp.
4. Tiêu chí Sống: Tiến hành thu
thập kịp thời ngay khi có đối tượng mới hoặc sự kiện phát sinh. Không chờ đợi
tích lũy quá lâu mới cập nhật, tránh để dữ liệu bị “độ trễ”. Điều này giúp
thông tin luôn mới nhất (sống).
5. Tiêu chí Thống nhất: Sử dụng
biểu mẫu và quy trình thống nhất trên toàn quốc khi thu thập. Mọi dữ liệu đầu
vào phải theo cấu trúc chung đã ban hành (các mã danh mục, đơn vị đo lường, thuật
ngữ… đều thống nhất). Nhờ đó, dữ liệu từ nhiều địa phương, đơn vị khác nhau có
thể kết hợp hài hòa trong hệ thống tập trung mà không bị xung đột định dạng hay
sai khác về cách hiểu.
6. Tiêu chí Dùng chung: Thực hiện
thu thập trên hệ thống tập trung hoặc theo định dạng chuẩn được Bộ Y tế quy định,
để các dữ liệu thu thập có thể chia sẻ dùng chung ngay từ đầu.
Điều 7. Thẩm
quyền và trách nhiệm thu thập
Các cá nhân, đơn vị liên quan
có trách nhiệm thu thập dữ liệu Hệ thống quản lý trẻ em tại cơ sở gồm:
1. Tổ trưởng Tổ dân phố, Trưởng
thôn, làng, bản, ấp, khóm… hoặc tương đương và cộng tác viên (nếu có) thu thập
dữ liệu trẻ em theo Sổ theo dõi trẻ em trong gia đình, gửi cho cán bộ làm công
tác trẻ em cấp xã.
2. Cán bộ làm công tác trẻ em cấp
xã thu thập dữ liệu liên quan đến trẻ em từ các nguồn: tư pháp, công an, bảo trợ,
y tế, giáo dục… để đảm bảo đầy đủ dữ liệu cần thu thập.
Điều 8. Quy
trình thu thập thông tin ban đầu
1. Bước 1. Người làm công tác
trẻ em cấp xã/phường phối hợp Tổ trưởng Tổ dân phố/trưởng thôn/bản/ấp/khóm/cộng
tác viên phối hợp thực hiện thu thập thông tin trẻ em trên địa bàn. Cập nhật
thông tin vào “Sổ theo dõi trẻ em trong gia đình”.
2. Bước 2. Người làm công tác
trẻ em cấp xã/phường căn cứ thông tin trong sổ theo dõi trẻ em trong gia đình để
nhập liệu vào hệ thống.
Người làm công tác trẻ em thu
thập dữ liệu thêm từ các nguồn: Công an, tư pháp, y tế, giáo dục, bảo trợ… tại
cơ sở để phục vụ công tác rà soát, đối soát, làm sạch dữ liệu.
3. Bước 3. Người làm công tác
trẻ em cấp xã/phường tiến hành rà soát và làm sạch dữ liệu. Rà soát dữ liệu và
kết xuất danh sách trẻ em trên phần mềm Hệ thống quản lý thông tin trẻ em tại
cơ sở với các trường hợp sau:
- Trẻ em không có số Căn cước
công dân (CCCD).
- Định dạng số CCCD/CMND của trẻ
em bị sai.
- Trẻ em bị thiếu hoặc sai
thông tin cá nhân cơ bản: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, cha/mẹ/người
giám hộ.
- Người làm công tác quản lý trẻ
em tại xã/phường, phối hợp với Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ, cộng tác viên và cơ
quan đoàn thể có liên quan thực hiện rà soát, bổ sung, điều chỉnh thông tin đối
với trẻ em bị thiếu hoặc sai thông tin cá nhân cơ bản tại các hộ gia đình. Danh
sách trẻ em sau khi đã rà soát, bổ sung, điều chỉnh được chuyển cho Công an xã/phường
để xác thực và cung cấp mã định danh.
4. Bước 4. Công an xã/phường tiếp
nhận danh sách, thực hiện đối chiếu, xác thực thông tin và cung cấp mã định
danh trẻ em, ký và bàn giao danh sách cho người làm công tác quản lý trẻ em tại
xã/phường.
Trường hợp nếu trẻ không có
hoàn cảnh đặc biệt, trẻ không thuộc nhóm có nguy cơ rơi vào hoàn cảnh đặc biệt,
trẻ em không thuộc các hoàn cảnh khác và trẻ không thuộc nhóm các đối tượng trẻ
được trợ giúp: Nhập đúng, đủ, chính xác các thông tin vào hệ thống.
5. Bước 5. Người làm công tác
quản lý trẻ em phối hợp với Tổ trưởng tổ dân phố/trưởng thôn, bản, xóm, ấp,
Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ, cộng tác viên và cơ quan đoàn thể có liên quan thực
hiện rà soát, bổ sung, điều chỉnh thông tin đối với trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt,
trẻ thuộc nhóm có nguy cơ rơi vào hoàn cảnh đặc biệt, trẻ em thuộc nhóm có hoàn
cảnh khác và trẻ thuộc nhóm các đối tượng trẻ được trợ giúp theo mẫu thu thập dữ
liệu.
Cập nhật, bổ sung thông tin trẻ
em trên phần mềm.
Điều 9. Thu
thập thông tin từ các nguồn dữ liệu khác
1. Thông tin trên Hệ thống có
thể thu thập từ các hoạt động điều tra dân cư, sàng lọc trẻ em… trên địa bàn quản
lý: Khi tổ chức thực hiện các công tác này, cán bộ làm công tác trẻ em tuyến cơ
sở có trách nhiệm rà soát và đối chiếu kiểm tra thông tin trên hệ thống. Nếu
thông tin chưa có, tiến hành thu thập cập nhật ngay thông tin chuyên ngành; nếu
thông tin đã có những thay đổi, tiến hành cập nhật theo quy trình quy định.
2. Thông tin dữ liệu có thể thu
thập từ các Cơ sở dữ liệu Quốc gia, chuyên ngành khác của Bộ Tư pháp, Bộ Giáo dục
và Đào tạo, Bộ Công an và Bộ Y tế.
Chương
III.
QUY TRÌNH CẬP NHẬT, CHỈNH
SỬA VÀ BỔ SUNG THÔNG TIN (QUẢN LÝ BIẾN ĐỘNG)
Điều 10.
Nguyên tắc về quy trình cập nhật, bổ sung thông tin
Quy trình cập nhật, chỉnh sửa
thông tin (khi có biến động thực tế hoặc phát hiện sai sót), việc lồng ghép các
tiêu chí chất lượng dữ liệu giúp duy trì và nâng cao chất lượng CSDL. Mỗi bước
xử lý biến động cần tính đến và đảm bảo các tiêu chí về chất lượng dữ liệu như
sau:
1. Đúng: Mọi thông tin cập nhật
phải có căn cứ xác thực để bảo đảm tính chính xác. Cán bộ chỉ thực hiện cập nhật
sau khi đã xác minh đầy đủ. Không cập nhật dựa trên suy đoán hoặc thông tin
chưa kiểm chứng, nhằm giữ cho dữ liệu luôn đúng với thực tế.
2. Đủ: Khi bổ sung, chỉnh sửa,
phải bổ sung đầy đủ tất cả thông tin liên quan đến biến động đó. Tránh tình trạng
chỉ cập nhật một phần, bỏ sót các trường dữ liệu khác khiến hồ sơ không hoàn chỉnh.
3. Sạch: Quá trình cập nhật phải
đi đôi với làm sạch dữ liệu. Thông tin cũ, lỗi thời cần được xóa hoặc lưu vào lịch
sử khi có thông tin mới thay thế, tránh để dữ liệu mâu thuẫn hoặc trùng lặp. Nếu
phát hiện dữ liệu sai (do nhập nhầm, lỗi hệ thống), phải chỉnh sửa kịp thời.
Sau mỗi lần cập nhật, cán bộ cần kiểm tra lại để chắc chắn không còn lỗi phát
sinh và toàn bộ dữ liệu vẫn sạch sẽ, rõ ràng.
4. Sống: Đảm bảo cập nhật nhanh
chóng, đúng hạn ngay khi có biến động. CSDL chỉ có giá trị khi phản ánh đúng hiện
trạng; do đó, tiêu chí “sống” yêu cầu không được chậm trễ.
5. Thống nhất: Khi cập nhật, phải
tuân thủ cấu trúc và định dạng thống nhất của hệ thống. Thông tin mới nhập vào
không được làm sai lệch quy cách chung. Nếu có thay đổi về danh mục dùng chung
(chẳng hạn đổi tên đơn vị hành chính), cần cập nhật đồng bộ trên toàn hệ thống
để các phần dữ liệu liên quan đều thống nhất.
6. Dùng chung: Các thông tin
sau khi cập nhật cần được chia sẻ hoặc đồng bộ với những nơi liên quan.
Điều 11.
Nguyên tắc cập nhật biến động
Dữ liệu chuyên ngành chỉ có giá
trị khi nó là dữ liệu “sống”. Do đó, mọi biến động thực tế phải được phản ánh
vào hệ thống trong thời gian ngắn nhất. Các loại biến động bao gồm:
1. Biến động về pháp lý: khi có
thay đổi về văn bản quy phạm pháp luật, chính sách.
2. Biến động về trạng thái: khi
có thay đổi về thông tin cá nhân đối tượng trẻ em.
Điều 12.
Quy trình cập nhật thông tin
Quá trình quy trình cập nhật,
chỉnh sửa thông tin (khi có biến động thực tế) được thực hiện về cơ bản theo
quy trình sau:
1. Phát hiện thay đổi: Cán bộ
làm công tác trẻ em cấp xã thông qua công tác quản lý trẻ em trên địa bàn hoặc
tiếp nhận thông báo từ đối tượng có liên quan đến trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt,
trẻ có nguy cơ rơi vào hoàn cảnh đặc biệt, trẻ em có hoàn cảnh khác và trẻ được
hưởng các hình thức trợ giúp có sự thay đổi thông tin. Ghi nhận các thông tin
thay đổi.
2. Chỉnh sửa thông tin: Cán bộ
làm công tác trẻ em tại cơ sở cập nhật thông tin thay đổi lên Hệ thống quản lý
thông tin trẻ em tại cơ sở. Hệ thống sẽ tự động lưu lại lịch sử thay đổi và lưu
thông tin cập nhật thông tin vào hồ sơ lưu trữ.
Điều 13. Cập
nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu
1. Trường hợp cơ quan quản lý
phát hiện thông tin trong CSDL có sai sót so với hồ sơ gốc (do lỗi nhập liệu, lỗi
hệ thống): Cán bộ lập biên bản về việc sai sót, báo cáo Thủ trưởng đơn vị gửi
yêu cầu chỉnh sửa kèm tài liệu chứng minh cho đơn vị để yêu cầu chỉnh sửa, cập
nhật. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, đơn vị được yêu cầu rà soát, tiến hành
chỉnh sửa, bổ sung ngay. Trường hợp có căn cứ rõ ràng, không chỉnh sửa đơn vị
trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do không sửa.
2. Trường hợp tổ chức, cá nhân
phát hiện thông tin của mình trên hệ thống bị sai lệch, tổ chức, cá nhân thu hồi
báo cáo, chỉnh sửa, cập nhật, gửi lại báo cáo. Trường hợp biểu mẫu báo cáo gửi
lên tuyến trên đã được phê duyệt, cán bộ phụ trách tuyến dưới liên hệ với đầu mối
tuyến trên xin bỏ duyệt, thực hiện thu hồi báo cáo và cập nhật lại dữ liệu. Sau
khi đã cập nhật, bổ sung dữ liệu, cán bộ phụ trách tổng hợp, báo cáo thống kê
thực hiện tạo báo cáo và gửi lên tuyến trên.
Chương
IV.
QUY TRÌNH KIỂM TRA VÀ
PHÚC TRA DỮ LIỆU
Điều 14.
Nguyên tắc chung về quy trình kiểm tra và phúc tra dữ liệu
Phúc tra dữ liệu là khâu “hậu kiểm”
quan trọng nhằm đánh giá và nâng cao chất lượng của CSDL sau quá trình thu thập
và cập nhật, đảm bảo các yếu tố sau:
1. Đúng: Tiến hành đối chiếu,
xác minh để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu. Người làm công tác phúc tra cần
so sánh dữ liệu trên hệ thống với hồ sơ gốc, giấy tờ lưu trữ và kiểm tra thực tế
hiện trường (nếu cần) nhằm phát hiện dữ liệu nào chưa đúng. Mọi thông tin sai lệch
phải được ghi nhận và hiệu chỉnh ngay sau phúc tra, đảm bảo CSDL trở về trạng
thái chính xác tuyệt đối.
2. Đủ: Rà soát CSDL để phát hiện
những trường thông tin bị thiếu hoặc chưa được cập nhật. Sau phúc tra, đơn vị
quản lý phải bổ sung đầy đủ các thông tin còn thiếu này. Tiêu chí “Đủ” đảm bảo
rằng mỗi hồ sơ sau phúc tra đều có đầy đủ các mục thông tin theo quy định, không
còn tình trạng thiếu sót.
3. Sạch: Phúc tra nhằm làm sạch
toàn diện dữ liệu. Có thể sử dụng các công cụ hoặc kiểm tra thủ công để phát hiện
dữ liệu trùng lặp, dữ liệu ảo, dữ liệu sai logic hoặc không hợp lệ. Những dữ liệu
“bẩn” này phải được xóa bỏ hoặc hiệu chỉnh, chuẩn hóa ngay. Kết quả phúc tra cần
trả về một CSDL “sạch” hoàn toàn - tức không còn lỗi kỹ thuật hay sai phạm nội
dung.
4. Sống: Kiểm tra phát hiện những
“dữ liệu chết” - tức các bản ghi lâu ngày không có bất kỳ biến động cập nhật
nào. Đối với các dữ liệu này, người làm công tác phúc tra sẽ xác minh xem đối
tượng còn tồn tại hay hoạt động thực tế không.
Nếu đối tượng đã ngưng hoạt động
hoặc không còn, cần cập nhật trạng thái mới hoặc loại bỏ khỏi cơ sở dữ liệu. Mục
tiêu là sau phúc tra, CSDL chỉ chứa dữ liệu “sống”: mọi hồ sơ đều đại diện cho
các đối tượng đang hiện hữu và ở trạng thái cập nhật mới nhất.
5. Thống nhất: Phúc tra cũng nhằm
đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu trên toàn hệ thống. Điều này bao gồm việc
kiểm tra sự khớp đúng giữa dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy (đảm bảo nhập liệu
không sai sót), cũng như sự thống nhất giữa các phần dữ liệu trong hệ thống. Nếu
phát hiện chỗ nào chưa thống nhất, cần điều chỉnh để đồng bộ hoàn toàn.
6. Dùng chung: Cuối cùng, phúc
tra đánh giá khả năng chia sẻ và khai thác dữ liệu của hệ thống. Người làm công
tác phúc tra rà soát dữ liệu đã được kết nối liên thông với các hệ thống khác
chưa. Sau phúc tra, những rào cản về dùng chung (nếu có) phải được khắc phục: dữ
liệu đủ điều kiện chia sẻ sẽ được mở khóa hoặc đồng bộ, đảm bảo CSDL chuyên
ngành có thể phục vụ dùng chung cho nhiều đơn vị một cách thông suốt, đúng quy
định.
Điều 15. Mục
đích và phân cấp phúc tra
1. Mục đích: Phúc tra là hoạt động
rà soát, kiểm tra lại toàn bộ hoặc một phần dữ liệu đã được thu thập, cập nhật
nhằm phát hiện các sai sót, giả mạo, hoặc vi phạm quy trình, từ đó làm sạch dữ
liệu và chấn chỉnh đội ngũ cán bộ.
2. Phân cấp phúc tra
a) Bộ Y tế (Cục Bà mẹ và Trẻ
em, Trung tâm Thông tin y tế Quốc gia): Phúc tra dữ liệu của Sở Y tế các tỉnh,
thành phố.
b) Sở Y tế các tỉnh, thành phố:
Phúc tra dữ liệu của các cơ sở Bảo trợ trẻ em trực thuộc; Ủy ban nhân dân các
xã, phường, đặc khu trên địa bàn quản lý.
c) Ủy ban nhân dân cấp xã: Phúc
tra dữ liệu của Phòng Văn hóa - Xã hội (nơi người làm công tác trẻ em cấp xã
làm việc).
Điều 16.
Phương thức phúc tra
Để đảm bảo tính toàn diện, hoạt
động phúc tra được thực hiện kết hợp 03 phương thức:
1. Phúc tra trên hệ thống phần
mềm: Sử dụng các công cụ rà quét tự động hoặc tra cứu thủ công trên phần mềm quản
trị CSDL để phát hiện các trường hợp nghi vấn:
a) Dữ liệu trùng lặp.
b) Dữ liệu thiếu thông tin: Các
trường thông tin bắt buộc bị bỏ trống.
c) Dữ liệu phi logic.
d) Dữ liệu “chết”: Các hồ sơ
không có bất kỳ cập nhật biến động nào trong vòng 1 khoảng thời gian nhất định
- phù hợp với tính chất của từng đối tượng (cần xác minh xem đối tượng còn hoạt
động không).
2. Phúc tra qua hồ sơ lưu trữ:
Tiến hành chọn mẫu ngẫu nhiên (tối thiểu 5% tổng số hồ sơ) để đối chiếu giữa dữ
liệu điện tử trên hệ thống và Hồ sơ lưu trữ chuyên ngành lưu tại đơn vị.
a) Yêu cầu: Thông tin trên hệ
thống phải trùng khớp 100% với hồ sơ giấy.
b) Nếu phát hiện sai lệch: Lập
biên bản, yêu cầu giải trình rõ nguyên nhân (do nhập sai hay do hồ sơ giấy bị sửa
chữa).
3. Phúc tra thực tế hiện trường:
Phúc tra trực tiếp xuống hiện trường để xác minh tính “Sống” và “Đúng” của dữ
liệu.
Điều 17.
Quy trình xử lý kết quả phúc tra
1. Lập Biên bản phúc tra: Kết
thúc đợt kiểm tra phải lập biên bản, nêu rõ số lượng hồ sơ đã kiểm tra, số lượng
hồ sơ sai sót, phân loại lỗi (lỗi kỹ thuật, lỗi quy trình, hay lỗi cố ý).
2. Khắc phục sai sót
a) Đối với lỗi kỹ thuật/nhập liệu:
Yêu cầu đơn vị được kiểm tra tiến hành chỉnh sửa trong thời hạn 24 giờ.
b) Đối với dữ liệu ảo, dữ liệu rác:
yêu cầu hủy bỏ hoặc chuẩn hóa ngay lập tức.
3. Kiến nghị xử lý: Nếu phát hiện
hành vi cố ý làm sai lệch hồ sơ, che giấu thông tin, lập biên bản, báo cáo lãnh
đạo đơn vị xử lý theo quy định.
Chương V.
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ KẾT
NỐI HỆ THỐNG
Điều 18.
Quản lý, vận hành tài khoản và phân quyền
1. Nguyên tắc cấp tài khoản
a) Hệ thống được quản lý thống
nhất từ trung ương đến địa phương, tài khoản được phân cấp, phân quyền phù hợp
với chức năng, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị. Cơ quan, đơn vị, cá nhân trong
phạm vi chức năng, nhiệm vụ được phân cấp có trách nhiệm thực hiện đúng các
nguyên tắc và yêu cầu quản lý tài khoản theo phân quyền của hệ thống.
b) Sở Y tế, Cơ sở Bảo trợ trẻ
em, Ủy ban nhân dân cấp xã mỗi đơn vị được cấp 01 tài khoản sử dụng.
c) Đơn vị cần cấp mới, thay đổi
quyền hạn, hỗ trợ xử lý tài khoản thì gửi văn bản cho Sở Y tế; Sở Y tế tổng hợp,
gửi văn bản cho Cục Bà mẹ và Trẻ em để được hỗ trợ xử lý.
d) Mật khẩu ban đầu được cung cấp
bởi các đơn vị phân cấp tại khoản 1.
2. Quản lý tài khoản Hệ thống
a) Công tác quản lý thông tin Hệ
thống được quy định tại các văn bản phân cấp được thực hiện bởi các cơ quan có
thẩm quyền sau khi tiếp nhận tài khoản từ đơn vị quản trị.
b) Cục Bà mẹ và Trẻ em là cơ
quan tham mưu, giúp Bộ Y tế về công tác quản lý Hệ thống, được phép sử dụng tài
khoản quản trị hệ thống để khởi tạo, phân quyền, cấp tài khoản người dùng cho
các cơ quan, đơn vị được phân cấp về công tác quản lý thông tin liên quan đến hệ
thống, thực hiện chức năng, nghiệp vụ về công tác quản lý thông tin này trên
toàn quốc. Việc khởi tạo, phân quyền, cấp, hỗ trợ xử lý tài khoản người dùng do
Cục Bà mẹ và Trẻ em hỗ trợ thực hiện.
c) Thủ trưởng đơn vị được cấp
tài khoản hệ thống chịu trách nhiệm tiếp nhận, phân công quản lý tài khoản và
bàn giao tài khoản bằng văn bản cho cá nhân có trách nhiệm của đơn vị quản lý,
sử dụng.
d) Cá nhân được thủ trưởng đơn
vị giao nhiệm vụ bằng văn bản về quản lý, khai thác sử dụng hệ thống có trách
nhiệm bảo quản, bảo đảm an toàn về tài khoản của đơn vị. Các cá nhân sau khi tiếp
nhận tài khoản có trách nhiệm đổi mật khẩu ban đầu ngay sau khi được cung cấp
và quản lý mật khẩu mới.
2. Phân quyền:
a) Cán bộ thu thập: Chỉ có quyền
“Thêm mới”, “Đề xuất cập nhật” và “Xem” dữ liệu trong phạm vi địa bàn mình phụ
trách.
b) Lãnh đạo đơn vị: Có quyền
“Phê duyệt”, “Yêu cầu sửa” và “Xem báo cáo” toàn đơn vị.
c) Cán bộ quản trị (Admin): Có
quyền cấu hình hệ thống, quản lý danh mục, nhưng không được can thiệp vào nội
dung dữ liệu nghiệp vụ nếu không có văn bản yêu cầu.
3. Bảo mật: Ưu tiên sử dụng thiết
bị xác thực mạnh (USB Token/Chữ ký số) để phê duyệt các thao tác quan trọng
(Xóa, Sửa đổi dữ liệu gốc).
Điều 19. Kết
nối và chia sẻ dữ liệu
1. Hệ thống CSDL chuyên ngành Y
tế là hệ thống mở, sẵn sàng kết nối với:
- CSDL Quốc gia về Dân cư.
- Các hệ thống thông tin giải
quyết thủ tục hành chính (Cổng Dịch vụ công).
- CSDL Tổng hợp Quốc gia.
- Các CSDL của của Bộ Y tế và
các đơn vị trong hệ thống chính trị khác có liên quan.
2. Việc chia sẻ dữ liệu phải
tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Chương
VI.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 20. Kế
hoạch triển khai
1. Giai đoạn 1 (chuẩn bị): Rà
soát, làm sạch dữ liệu hiện có trên hệ thống đảm bảo địa giới hành chính sau
triển khai mô hình chính quyền địa phương 2 cấp; rà soát, cập nhật thông tin
xác định đối tượng trẻ em theo số định danh cá nhân.
2. Giai đoạn 2 (làm sạch):
Trong 06 tháng tiếp theo, tiến hành tổng rà soát, phúc tra toàn bộ dữ liệu hiện
có theo quy trình tại Chương IV để làm sạch dữ liệu cũ.
3. Giai đoạn 3 (vận hành): Áp dụng
toàn diện quy trình thu thập, cập nhật mới cho các dữ liệu phát sinh.
Điều 21.
Kinh phí thực hiện
Kinh phí phục vụ công tác thu
thập, cập nhật, phúc tra dữ liệu; duy trì, bảo dưỡng hệ thống; đào tạo tập huấn
cán bộ được bố trí từ ngân sách nhà nước và các nguồn huy động hợp pháp khác.
Điều 22.
Trách nhiệm thi hành
1. Trách nhiệm của Cục Bà mẹ và
Trẻ em
a) Xây dựng và ban hành tài liệu
hướng dẫn nghiệp vụ thu thập, cập nhật, chỉnh sửa, kiểm tra, phúc tra dữ liệu.
b) Tổ chức các đoàn phúc tra
chuyên đề (hoặc lồng ghép) hàng năm đối với dữ liệu của các địa phương.
c) Tổng hợp báo cáo Bộ trưởng về
chất lượng dữ liệu của Hệ thống quản lý thông tin trẻ em tại cơ sở.
2. Trách nhiệm của Trung tâm
Thông tin y tế Quốc gia
a) Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, đường
truyền, an ninh an toàn cho Hệ thống hoạt động 24/7 đối với hạ tầng tập trung/trục
tích hợp LGSP.
b) Phối hợp Cục Bà mẹ và Trẻ em
thực hiện tích hợp, kết nối chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống quản lý thông tin trẻ
em tại cơ sở với các hệ thống chuyên ngành khác của Bộ Y tế, các nền tảng số
theo kiến trúc chính phủ điện tử do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành.
c) Đảm bảo hạ tầng, an toàn, an
ninh mạng, bảo mật thông tin dữ liệu của hệ thống theo các quy định hiện hành.
3. Trách nhiệm của Sở Y tế các
tỉnh, thành phố
a) Có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn,
phân công trách nhiệm cho các đơn vị trực thuộc địa bàn tỉnh trong việc rà
soát, làm sạch dữ liệu đã có trên Hệ thống; triển khai quy trình thu thập, cập
nhật, chỉnh sửa, kiểm tra, phúc tra cơ sở dữ liệu của Hệ thống quản lý thông
tin trẻ em tại cơ sở.
b) Tổ chức kiểm tra, phúc tra
các đơn vị thuộc địa bàn phụ trách. Định kỳ báo cáo kết quả theo yêu cầu của Bộ
Y tế.
c) Đảm bảo kinh phí cho cán bộ
làm công tác dữ liệu tại các đơn vị trực thuộc.
4. Trách nhiệm của Ủy ban nhân
dân cấp xã
a) Triển khai công tác rà soát,
làm sạch dữ liệu đã có trên Hệ thống; triển khai quy trình thu thập, cập nhật,
chỉnh sửa, kiểm tra, phúc tra cơ sở dữ liệu của Hệ thống quản lý thông tin trẻ
em tại cơ sở; bảo đảm tính bảo mật, an toàn thông tin và chất lượng dữ liệu,
tính chính xác và toàn vẹn số liệu do đơn vị quản lý. Chịu trách nhiệm về tính
“Đúng, Đủ, Sạch, Sống, Thống nhất, Dùng chung” của dữ liệu Hệ thống quản lý
thông tin trẻ em tại cơ sở trên địa bàn.
b) Thường xuyên kiểm tra, giám
sát việc tuân thủ quy trình thu thập, cập nhật, chỉnh sửa, kiểm tra cơ sở dữ liệu
của Hệ thống quản lý thông tin trẻ em tại cơ sở tại đơn vị.
c) Đảm bảo kinh phí cho việc
thu thập, cập nhật, chỉnh sửa, kiểm tra, phúc tra dữ liệu./.