|
BỘ NGOẠI GIAO
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 01/2025/TT-BNG
|
Hà Nội, ngày 15
tháng 5 năm 2025
|
THÔNG TƯ
QUY
ĐỊNH CHI TIẾT MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA BỘ NGOẠI
GIAO
Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21
tháng 6 năm 2024;
Căn cứ Luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước số
29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018;
Căn cứ Nghị định số 28/2025/NĐ-CP ngày
24/02/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Ngoại giao;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ;
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư quy định
chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định chi tiết khoản
5 Điều 15, khoản 4 Điều 24, khoản 5 Điều 36, khoản 3 Điều 59 của Luật Lưu trữ,
gồm các nội dung sau:
1. Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ
Ngoại giao.
2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại
giao.
3. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử
dụng ở trong nước và nước ngoài.
4. Nguyên tắc thu nộp, bảo quản, sử dụng, hủy tài
liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Cá nhân, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ
Ngoại giao: gồm các đơn vị trong cơ cấu tổ chức theo Nghị định của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;
các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ Ngoại giao được thành lập theo Quyết định
của Thủ tướng Chính phủ; Văn phòng Đảng ủy - Đoàn thể; và các Cơ quan đại diện
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là Cơ
quan đại diện).
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Lưu trữ Bộ Ngoại giao (gọi tắt là Lưu trữ Bộ) là
Văn phòng Bộ, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao và tổ chức thực
hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ Bộ Ngoại giao.
2. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ là việc
mang tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Bộ ra ngoài Lưu trữ Bộ
để sử dụng trong nước và nước ngoài.
3. Kho lưu trữ Bộ là nơi lưu giữ, bảo quản, tổ chức
sử dụng, phát huy giá trị tài liệu và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
của Bộ Ngoại giao theo quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật có
liên quan về bảo vệ bí mật nhà nước và về lưu trữ.
Chương II
QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ THUỘC
PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA BỘ NGOẠI GIAO
Điều 4. Thu nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ Bộ
1. Hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Bộ phải đáp ứng
yêu cầu theo quy định của Luật Lưu trữ và các quy định pháp luật có liên quan,
bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn, bảo mật, liên tục và có hệ thống.
2. Nguồn thu nộp vào Lưu trữ Bộ gồm:
a) Đơn vị trong nước thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ
Ngoại giao.
b) Cơ quan đại diện.
3. Thành phần hồ sơ, tài liệu thu nộp vào Lưu trữ Bộ:
a) Đối với đơn vị trong nước:
Toàn bộ tài liệu lưu trữ có giá trị hình thành
trong quá trình hoạt động của các đơn vị, không phụ thuộc vào thời gian hình
thành, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
b) Đối với Cơ quan đại diện:
(i) Hồ sơ, tài liệu tài chính, đầu tư xây dựng, trụ
sở cơ quan, kế toán nộp về Cục Quản trị Tài vụ theo quy định pháp luật về quản
lý tài chính, đầu tư xây dựng, kế toán. Cục Quản trị Tài vụ hướng dẫn cụ thể việc
nộp các tài liệu này theo quy định pháp luật có liên quan.
(ii) Hồ sơ, tài liệu lãnh sự nộp về Cục Lãnh sự
theo quy định pháp luật về lãnh sự. Cục Lãnh sự hướng dẫn cụ thể việc nộp các
tài liệu này theo quy định pháp luật có liên quan.
(iii) Công hàm đi, đến có nội dung quan trọng đối với
quan hệ đối ngoại, an ninh, quốc phòng, biên giới lãnh thổ, chủ quyền quốc gia,
dân tộc, tôn giáo, nhân quyền; bản gốc thư của Lãnh đạo các nước, các tổ chức
quốc tế có tầm quan trọng chiến lược gửi Lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước Việt
Nam (bản gốc hoặc bản chính, bản sao hợp pháp), nộp trực tiếp vào Lưu trữ Bộ.
(iv) Hồ sơ, tài liệu về công tác đảng thực hiện
theo quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng và nộp về Văn phòng Đảng ủy, Bộ
Ngoại giao.
(v) Việc quản lý, thu nộp điện mật thực hiện theo
quy định chuyên ngành Cơ yếu.
(vi) Các báo cáo công tác năm, báo cáo sự kiện quan
trọng, biên bản tiếp xúc quan trọng nộp cho đơn vị phụ trách địa bàn/Cơ quan đại
diện.
4. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 17 Luật Lưu trữ.
5. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu trong trường hợp
nguồn nộp lưu tại khoản 2 Điều này có quyết định chấm dứt hoạt động, giải thể
hoặc tổ chức lại được thực hiện như sau:
a) Toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải được thu thập, phân
loại, xác định giá trị, thống kê theo phông lưu trữ của đơn vị, bảo đảm nguyên
tắc không phân tán phông lưu trữ.
b) Tài liệu của những công việc đã giải quyết xong
được thu nộp về Lưu trữ Bộ. Tài liệu của những công việc chưa giải quyết xong
được bàn giao cho đơn vị được giao tiếp nhận nhiệm vụ của đơn vị chấm dứt hoạt
động, giải thể hoặc tổ chức lại.
Điều 5. Thống kê và bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại
giao định kỳ hằng năm thống kê mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ gửi Lưu trữ Bộ:
a) Kỳ báo cáo thống kê được tính từ ngày 01 tháng
01 năm báo cáo đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
b) Thời hạn báo cáo là trước ngày 15 tháng 02 năm
sau của năm báo cáo.
c) Việc thực hiện báo cáo thống kê phải tuân thủ
quy định pháp luật về thống kê, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Lưu trữ Bộ định kỳ hằng năm thực hiện báo cáo thống
kê công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao gửi Vụ Tổ chức Cán bộ trước ngày 28 tháng
02 để tổng hợp báo cáo ngành nội vụ gửi Bộ Nội vụ trước ngày 15 tháng 03 năm
sau của năm báo cáo.
3. Hằng năm, Lưu trữ Bộ tổng hợp mục lục hồ sơ, tài
liệu lưu trữ tại khoản 1 Điều này, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn
của Bộ Ngoại giao (trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước) để báo cáo Bộ Nội vụ.
4. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải
được bảo quản an toàn theo quy định tại khoản 1 và 3 Điều 20 Luật
Lưu trữ.
5. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt,
tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng của Bộ Ngoại giao cần thực hiện
lưu trữ dự phòng theo quy định tại Điều 22 Luật Lưu trữ về
lưu trữ dự phòng.
6. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao
phải được bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin theo quy định pháp luật về an toàn
thông tin mạng, dữ liệu, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định liên
quan của Bộ Ngoại giao.
Điều 6. Sử dụng và phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ
1. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: phục vụ
độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ và cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp
cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao:
a) Tuân thủ theo các quy định tại khoản
2 Điều 26 Luật Lưu trữ.
b) Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ theo
đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
c) Không được sử dụng tài liệu
lưu trữ của Bộ Ngoại giao vào các hoạt động gây hại cho lợi ích của quốc gia,
dân tộc, lợi ích của Đảng và Nhà nước, quan hệ đối ngoại của Việt Nam, lợi ích
cộng đồng, quyền và lợi ích hợp pháp của Bộ Ngoại giao, các cơ quan, tổ chức và
cá nhân.
d) Gìn giữ, bảo vệ tài liệu, không làm hỏng, thất
thoát tài liệu.
3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà
nước được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định
của Bộ Ngoại giao về công tác bảo mật.
4. Tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ
Ngoại giao:
a) Là các tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao có nội
dung thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến lợi ích quốc gia, dân tộc,
Đảng, Nhà nước, quốc phòng, an ninh, quan hệ quốc tế và quyền, lợi ích hợp pháp
của Bộ Ngoại giao cũng như các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
b) Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo lập danh mục tài liệu
lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao, kiến nghị Bộ trưởng Bộ Ngoại
giao phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại
giao.
5. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại
giao quyết định thẩm quyền xét duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ, tài liệu
lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao đối với cá nhân, đơn vị, cơ
quan, tổ chức trong nước và nước ngoài.
6. Tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được sử
dụng hiệu quả, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hình thức và các nội dung
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định
tại các điều 41, 42, 43, 44, 45 và 46 Luật
Lưu trữ.
Điều 7. Hủy tài liệu lưu trữ hết
giá trị
1. Việc hủy tài liệu lưu trữ giấy của Bộ Ngoại giao
được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2, điểm b khoản
3 Điều 16 Luật Lưu trữ và theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
2. Việc hủy tài liệu lưu trữ số được thực hiện theo
quy định tại khoản 4 Điều 36 Luật Lưu trữ, theo hướng dẫn của
Bộ Nội vụ và Điều 17 của Thông tư này.
3. Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước của
Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
và quy định của Bộ Ngoại giao về công tác bảo mật.
4. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại
giao quyết định thẩm quyền hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Ngoại giao.
Điều 8. Trách nhiệm quản lý và
thực hiện công tác lưu trữ
1. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại
giao về thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thuộc phạm vi
quản lý của Bộ Ngoại giao, bao gồm:
a) Xây dựng, ban hành và hướng dẫn, tổ chức thực hiện
các văn bản quy định về công tác lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ Ngoại giao.
b) Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo
vệ, lưu giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
c) Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu
trữ đối với tài liệu lưu trữ Bộ Ngoại giao.
d) Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy
định về lưu trữ và việc nộp tài liệu lưu trữ về Lưu trữ Bộ; tổng hợp thống kê,
báo cáo lưu trữ của Bộ Ngoại giao.
đ) Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ dự
phòng và chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ.
e) Khen thưởng, kỷ luật trong thực hiện công tác
lưu trữ.
g) Hợp tác với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong
nước và quốc tế về lưu trữ.
2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ tham mưu cho Bộ trưởng
Bộ Ngoại giao về tuyển dụng, bố trí, điều động, đào tạo và bồi dưỡng công chức,
viên chức, người lao động làm công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại
giao.
3. Cục trưởng Cục Cơ yếu - Công nghệ thông tin phối
hợp với Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao việc xây dựng hạ tầng
kỹ thuật, ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ và số hóa tài
liệu lưu trữ; xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và phương án kết
nối, chia sẻ dữ liệu lưu trữ theo quy định; xây dựng, quản trị, vận hành hệ thống
lưu trữ điện tử của Bộ Ngoại giao theo quy định pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí
mật nhà nước và quy định pháp luật có liên quan.
4. Cục trưởng Cục Quản trị Tài vụ tham mưu cho Bộ
trưởng Bộ Ngoại giao tổng hợp nhu cầu dự toán và bố trí kinh phí ngân sách nhà
nước phù hợp, bảo đảm cho công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao theo đúng chế độ,
định mức và các quy định của Nhà nước và Bộ Ngoại giao.
5. Thủ trưởng các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của
Bộ Ngoại giao tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và quản lý tài liệu hiện hành
tại đơn vị; đôn đốc, kiểm tra công chức, viên chức, người lao động của đơn vị
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo đúng quy định pháp luật và quy định của Bộ
Ngoại giao về lưu trữ; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về công
tác lưu trữ của đơn vị.
6. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có
trách nhiệm lập hồ sơ công việc, xác định thời hạn lưu trữ cụ thể cho hồ sơ, tài
liệu; nộp lưu hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ Bộ theo đúng yêu cầu và thời hạn quy định
tại Thông tư này và các quy định khác có liên quan.
Chương III
THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU NGÀNH NGOẠI GIAO
Điều 9. Thời hạn lưu trữ hồ sơ,
tài liệu ngành Ngoại giao
Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu
ngành Ngoại giao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục
1 Thông tư này.
Điều 10. Áp dụng thời hạn lưu
trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao
1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu dùng để xác định
thời hạn lưu trữ cho các hồ sơ, tài liệu của Bộ Ngoại giao và các cơ quan, tổ
chức có hồ sơ, tài liệu liên quan tới hoạt động của ngành Ngoại giao.
2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu không được thấp
hơn mức thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại Phụ
lục 1 Thông tư này.
3. Đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao, cơ quan, tổ chức khác,
chưa được quy định tại Thông tư này, các đơn vị, cơ quan, tổ chức áp dụng thời
hạn lưu trữ tương đương với nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng có trong Thông tư
này và các quy định khác của pháp luật chuyên ngành có liên quan để xác định.
Chương IV
MANG TÀI LIỆU LƯU TRỮ RA
NGOÀI LƯU TRỮ BỘ NGOẠI GIAO ĐỂ SỬ DỤNG TRONG NƯỚC VÀ NƯỚC NGOÀI
Điều 11. Thẩm quyền quyết định
việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước
ngoài
1. Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước:
a) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc Thứ trưởng được ủy
quyền có thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để
sử dụng ở nước ngoài.
b) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc Thứ trưởng được ủy
quyền; Chánh Văn phòng Bộ hoặc Phó Chánh Văn phòng Bộ được ủy quyền có thẩm quyền
quyết định việc mang tài liệu ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước.
2. Đối với tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà
nước:
Người có thẩm quyền quy định tại điểm b khoản 1 Điều
này quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong
nước và nước ngoài.
3. Tài liệu lưu trữ chưa đến thời hạn nộp vào Lưu
trữ Bộ, đang được các đơn vị trong nước, Cơ quan đại diện quản lý:
a) Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước,
tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao, đơn vị,
Cơ quan đại diện trao đổi bằng văn bản với Văn phòng Bộ và báo cáo Lãnh đạo Bộ
quyết định.
b) Đối với tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà
nước, thủ trưởng đơn vị, Cơ quan đại diện quyết định theo thẩm quyền việc cho
phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi đơn vị, Cơ quan đại diện để sử dụng.
Điều 12. Trách nhiệm của
cơ quan, tổ chức, cá nhân khi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng
ở trong nước và nước ngoài
1. Việc mang tài liệu, vật chứa thông tin bí mật
nhà nước ra khỏi Lưu trữ Bộ để phục vụ công tác ở nước ngoài phải được người có
thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 1 Điều 11 Thông tư này
cho phép và báo cáo Trưởng đoàn công tác.
2. Chỉ được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu
trữ Bộ khi có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền bằng văn bản. Chỉ những cá
nhân có thẩm quyền và được giao nhiệm vụ theo quy định mới được phép mang tài
liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.
3. Trong thời gian mang tài liệu lưu trữ ra ngoài
Lưu trữ Bộ để sử dụng, nếu phát hiện tài liệu bị lộ (đối với tài liệu chứa bí mật
nhà nước), bị mất, phải báo cáo ngay cho Trưởng đoàn công tác, người đứng đầu
đơn vị và Lưu trữ Bộ để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả.
4. Bảo quản tài liệu trong quá trình sử dụng, không
để thất lạc, mất, hỏng, sao chép, tiết lộ trái phép thông tin từ tài liệu; sử dụng
tài liệu đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền duyệt. Không tự ý chuyển giao
tài liệu hoặc thông tin từ tài liệu cho bên thứ ba.
5. Thực hiện đúng quy định pháp luật và Thông tư
này về việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ. Tuân thủ quy định pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định có liên quan khác.
6. Khi phát hiện sự việc bất thường hoặc vi phạm
trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, kịp thời thông báo cho Lưu trữ Bộ.
Điều 13. Trình tự, thủ tục
mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài
1. Yêu cầu mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ để sử dụng:
a) Cá nhân, đơn vị có nhu cầu mang tài liệu ra
ngoài Lưu trữ Bộ gửi yêu cầu bằng văn bản đến Lưu trữ Bộ gồm các nội dung sau:
họ tên, chức vụ, đơn vị công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài
liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác
và các biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước; thời hạn sử dụng.
b) Khi có quyết định của người có thẩm quyền, Lưu
trữ Bộ sẽ thông báo cho cá nhân, đơn vị bằng văn bản.
c) Cá nhân, đơn vị sử dụng tài liệu khi mang ra
ngoài Lưu trữ cần tuân thủ các quy định về bảo mật, hoàn thành và nộp bản cam kết
(theo mẫu tại Phụ lục II).
2. Xét duyệt mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ
Bộ để sử dụng:
a) Lưu trữ Bộ kiểm tra các nội dung sau: mức độ chỉ
độ mật; mức độ tiếp cận có điều kiện của tài liệu; mục đích sử dụng tài liệu
lưu trữ để trình người có thẩm quyền được quy định tại Điều 11
Thông tư này quyết định.
b) Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
3. Mượn, trả hồ sơ tài liệu lưu trữ:
a) Cá nhân, đơn vị mượn tài liệu để mang ra ngoài
Lưu trữ Bộ cần mang theo giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị;
hoàn thành Biên bản mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục III) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ
sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ,
tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI).
b) Cá nhân, tổ chức đơn vị có trách nhiệm hoàn trả
tài liệu đầy đủ, nguyên vẹn sau khi sử dụng đúng thời gian đã đăng ký. Trường hợp
kéo dài thời gian sử dụng phải có văn bản đề nghị và được sự đồng ý của cấp có
thẩm quyền.
c) Lưu trữ Bộ kiểm tra tình trạng tài liệu và tiến
hành thủ tục hoàn trả về Kho lưu trữ Bộ; hoàn thành Biên bản hoàn trả hồ sơ,
tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục IV) và
ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo
mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn
trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI).
d) Trường hợp hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước
được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và quản lý trên máy tính (có biện pháp bảo mật
của Ban Cơ yếu Chính phủ) thì khi sử dụng hoặc mang theo phải được in ra giấy
và trình tự, thủ tục thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ giấy.
4. Vận chuyển, giao nhận, bảo quản tài liệu:
Hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi
nơi lưu trữ phải được chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị đảm bảo
an toàn theo các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương V
THU NỘP, BẢO QUẢN, SỬ DỤNG,
HỦY TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ CỦA BỘ NGOẠI GIAO
1. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ
Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu
lưu trữ số.
2. Thu nộp trực tuyến:
Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ
số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tuyến trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các
đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng chung hệ thống hoặc
khác hệ thống nhưng có giải pháp kết nối, bảo đảm an toàn thông tin khi chuyển
giao dữ liệu giữa hai hệ thống.
3. Thu nộp trực tiếp:
Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ
số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tiếp trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các
đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng hệ thống khác nhau
nhưng chưa có giải pháp kết nối và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình
chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.
4. Các đơn vị được cấp tài khoản
truy cập vào Hệ thống trước khi đăng ký nộp và thực hiện đăng ký nộp trên Hệ thống
bằng tài khoản đã được cung cấp chậm nhất trước một (01) tháng đối với tài liệu
đến hạn nộp.
5. Lưu trữ Bộ phối hợp với các đơn vị nộp lưu rà
soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp, thời gian và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu
nộp.
6. Trong trường hợp tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại
giao có chứa bí mật nhà nước, việc lưu giữ, thu, nộp phải thực hiện theo đúng
các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định pháp luật liên
quan.
Điều 15. Bảo quản tài liệu lưu
trữ số của Bộ Ngoại giao
1. Việc bảo quản tài liệu lưu
trữ số của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp
vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
2. Tài liệu lưu trữ số của Bộ
Ngoại giao phải được bảo quản an toàn, bảo đảm tính xác thực lâu dài, toàn vẹn
về nội dung, khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm và được chuyển đổi phù hợp với
sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông
tin, an ninh mạng.
3. Tài liệu lưu trữ số phải được
thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy
cập và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số; phân loại, lưu trữ thuận lợi
nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
4. Phương tiện bảo quản tài liệu
lưu trữ số phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ theo quy định pháp luật
về lưu trữ số.
1. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại
giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu
trữ số.
2. Tài liệu lưu trữ số được sử
dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu
lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số Bộ Ngoại giao.
3. Tài liệu lưu trữ số được tạo
bản sao để cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.
4. Người dùng chỉ được thực hiện
các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số sau khi được cấp tài khoản đăng nhập
vào Hệ thống. Thông tin cấp tài khoản gồm: họ và tên, mã công chức/viên chức/người
lao động hoặc mã định danh công dân, thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ, chế
độ ưu tiên (nếu có), ghi chú khác (nếu có).
1. Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo hướng
dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
2. Việc hủy tài liệu lưu trữ số
được thực hiện khi tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ hoặc tài liệu lưu
trữ số trùng lặp.
3. Các đơn vị rà soát hồ sơ,
tài liệu để đề xuất tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy trên Hệ thống
và lập danh mục tài liệu lưu trữ số cần tiêu hủy.
4. Lưu trữ Bộ xem xét, thẩm định
danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy và trình Bộ trưởng Bộ
Ngoại giao phê duyệt.
5. Căn cứ quyết định hủy tài liệu
lưu trữ số hết giá trị, Lưu trữ Bộ thực hiện thao tác hủy hồ sơ, tài liệu lưu
trữ số hết giá trị trên Hệ thống.
6. Khi hủy tài liệu lưu trữ số
hết thời hạn lưu trữ, bảo đảm tài liệu lưu trữ số đó không có mối liên kết với
tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng Hệ thống.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18.
Trách nhiệm thi hành
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao, các
Cơ quan đại diện, các cá nhân, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại
giao và các tổ chức, cá nhân có liên quan tới công tác lưu trữ ngành Ngoại giao
chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.
2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm
tra, đôn đốc việc thực hiện Thông tư; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên
quan tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành các quy chế, quy định có liên
quan để bảo đảm thực hiện Thông tư.
3. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng
mắc, các đơn vị, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Văn phòng Bộ để hướng dẫn,
giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu, báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết.
Điều 19.
Hiệu lực thi hành
Thông tư này có hiệu lực thi
hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.
Trường hợp các văn bản quy phạm
pháp luật viện dẫn tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng
văn bản quy phạm pháp luật khác thì thực hiện theo quy định tại các văn bản sửa
đổi, bổ sung hoặc thay thế./.
|
Nơi nhận:
- Ban Bí thư Trung ương Đảng;
- Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ;
- Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng;
- Văn phòng Tổng Bí thư;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Hội đồng Dân tộc và Các Ủy ban của Quốc hội;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chính phủ;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- UBTW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
- Bộ Nội vụ (Vụ Pháp chế, Cục VT<NN);
- Bộ Tư pháp (Cục kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính);
- Công báo;
- Cổng thông tin điện tử của Chính phủ - Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản
pháp luật;
- Bộ trưởng, Thứ trưởng Bộ Ngoại giao;
- Các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao;
- Các CQĐD Việt Nam ở nước ngoài;
- Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại giao;
- Lưu: HC, VP (Ltrữ).
|
BỘ TRƯỞNG
Bùi Thanh Sơn
|
PHỤ LỤC I
THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH NGOẠI GIAO
(Kèm theo Thông tư số 01/2025/TT-BNG ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng
Bộ Ngoại giao)
|
STT
|
Tên nhóm hồ sơ,
tài liệu
|
Thời hạn lưu trữ
|
|
|
I. Nhóm hồ sơ, tài liệu quản lý chung ngành
Ngoại giao
|
|
1
|
Hồ sơ xây dựng, ban hành, thẩm định văn bản quy
phạm pháp luật về quản lý nhà nước về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ Ngoại giao
|
Vĩnh viễn
|
|
2
|
Hồ sơ xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
phát triển dài hạn, trung hạn, hằng năm và các dự án, công trình quan trọng,
chương trình mục tiêu quốc gia về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Bộ Ngoại giao
|
Vĩnh viễn
|
|
3
|
Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực
hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương
trình mục tiêu quốc gia thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Ngoại giao
|
20 năm
|
|
4
|
Báo cáo tổng hợp về hoạt động các lĩnh vực ngành
Ngoại giao
|
|
|
- Hàng năm, chuyên đề
|
Vĩnh viễn
|
|
- 6 tháng, 9 tháng
|
10 năm
|
|
- Tháng, quý
|
5 năm
|
|
5
|
Hồ sơ trả lời chất vấn đại biểu Quốc hội, các cơ
quan thông tấn, báo chí các lĩnh vực ngành Ngoại giao
|
10 năm
|
|
6
|
Hồ sơ trao đổi Đoàn
|
|
|
- Ký kết hợp tác
|
Vĩnh viễn
|
|
- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát…
|
10 năm
|
|
7
|
Hồ sơ tổng hợp kế hoạch, hướng dẫn tổ chức thực
hiện và yêu cầu các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan có liên quan và các địa
phương báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình thực hiện các hoạt động đối ngoại
|
20 năm
|
|
8
|
Hồ sơ xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động
đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ đối ngoại và hội nhập quốc tế
|
10 năm
|
|
9
|
Hồ sơ tổ chức các hội nghị quốc tế quan trọng về
an ninh, đối ngoại và phát triển kinh tế - xã hội tại Việt Nam
|
Vĩnh viễn
|
|
10
|
Hồ sơ tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế khác
tại Việt Nam
|
10 năm
|
|
11
|
Hồ sơ quản lý các hội nghị, hội thảo quốc tế tại
Việt Nam thuộc phạm vi quản lý nhà nước
|
10 năm
|
|
12
|
Hồ sơ các hoạt động đối ngoại của Lãnh đạo Đảng
và Nhà nước
|
Vĩnh viễn
|
|
13
|
Hồ sơ về thiết lập, thay đổi mức độ hoặc đình chỉ
quan hệ ngoại giao, lãnh sự với các nước, các tổ chức quốc tế liên chính phủ
|
Vĩnh viễn
|
|
14
|
Hồ sơ thẩm định hoặc tham gia thẩm định các đề án
đối ngoại trình cấp có thẩm quyền
|
Vĩnh viễn
|
|
|
II. Nhóm hồ sơ, tài liệu quản lý các công tác
trong ngành Ngoại giao
|
|
|
1. Tài liệu về công tác nghiên cứu và tham mưu
dự báo chiến lược
|
|
15
|
Hồ sơ nghiên cứu, tổng hợp các vấn đề liên quan đến
tình hình thế giới, khu vực và quan hệ quốc tế của Việt Nam
|
Vĩnh viễn
|
|
16
|
Hồ sơ nghiên cứu chiến lược các nước
|
Vĩnh viễn
|
|
17
|
Hồ sơ xây dựng các báo cáo của Chính phủ tại các
kỳ họp Quốc hội về tình hình quốc tế và quan hệ đối ngoại của Đảng và Nhà nước
|
Vĩnh viễn
|
|
18
|
Hồ sơ nghiên cứu, tham mưu về chủ trương, chính sách,
chiến lược trong quan hệ ngoại giao và công tác đối ngoại (chính trị, kinh tế,
văn hóa…)
|
Vĩnh viễn
|
|
19
|
Hồ sơ về tổ chức các sự kiện đối ngoại mang tính
lịch sử của đất nước
|
Vĩnh viễn
|
|
|
2. Tài liệu về quản lý cơ quan đại diện Việt
Nam ở nước ngoài
|
|
20
|
Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
đường lối, chính sách đối ngoại của Nhà nước và việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và thành viên của cơ
quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của pháp luật
|
20 năm
|
|
21
|
Hồ sơ về thành lập, tạm đình chỉ hoặc chấm dứt hoạt
động của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
|
Vĩnh viễn
|
|
22
|
Hồ sơ kiến nghị, phê chuẩn bổ nhiệm, miễn nhiệm Đại
sứ đặc mệnh toàn quyền, Trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; quyết
định cử, triệu hồi Đại sứ đặc mệnh toàn quyền, Trưởng cơ quan đại diện Việt
Nam ở nước ngoài, đại diện của Chủ tịch nước tại các tổ chức quốc tế
|
20 năm
|
|
23
|
Hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ, cử, triệu hồi
các thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thuộc thẩm quyền quản
lý của Bộ Ngoại giao
|
20 năm
|
|
24
|
Hồ sơ quy định về tổ chức, biên chế của cơ quan đại
diện Việt Nam ở nước ngoài
|
Vĩnh viễn
|
|
25
|
Hồ sơ hướng dẫn, tổ chức quản lý, sử dụng tài sản,
cơ sở vật chất, kỹ thuật và kinh phí của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước
ngoài theo quy định của pháp luật
|
20 năm
|
|
|
3. Tài liệu quản lý hoạt động đối ngoại đối với
đại diện của các cơ quan, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài
|
|
26
|
Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện đường lối,
chính sách Nhà nước, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức Việt Nam ở nước
ngoài theo quy định của pháp luật
|
20 năm
|
|
27
|
Hồ sơ chủ trì thực hiện các công tác hỗ trợ, tạo
điều kiện cho các cơ quan, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật Việt Nam, pháp luật nước tiếp
nhận và luật pháp quốc tế
|
20 năm
|
|
|
4. Tài liệu quản lý hoạt động của các cơ quan
đại diện nước ngoài đặt tại Việt Nam và các tổ chức phi chính phủ
|
|
28
|
Hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, thu hồi giấy
đăng ký của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của
pháp luật
|
Vĩnh viễn
|
|
29
|
Hồ sơ quản lý hoạt động của các cơ quan đại diện
ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan lãnh sự danh dự nước ngoài và
các cơ quan đại diện các tổ chức quốc tế liên chính phủ đặt tại Việt Nam theo
quy định của pháp luật
|
Vĩnh viễn
|
|
|
5. Tài liệu về công tác lễ tân nhà nước
|
|
30
|
Hồ sơ triển khai chấp thuận đại diện ngoại giao của
các nước, các tổ chức quốc tế tại Việt Nam và đại diện ngoại giao Việt Nam ở
nước ngoài
|
Vĩnh viễn
|
|
31
|
Hồ sơ về quyền ưu đãi ngoại giao
|
Vĩnh viễn
|
|
32
|
Hồ sơ về hướng dẫn, quản lý việc thực hiện quyền
ưu đãi, miễn trừ ngoại giao và nghi lễ đối ngoại
|
20 năm
|
|
33
|
Hồ sơ cấp chứng minh thư cho thành viên cơ quan đại
diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, lãnh sự danh dự, cơ quan đại diện nước
ngoài tại Việt Nam, tổ chức quốc tế tại Việt Nam và thành viên.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
6. Tài liệu về công tác ngoại giao kinh tế và
hội nhập quốc tế
|
|
34
|
Hồ sơ xây dựng chủ trương, chính sách, định hướng
chiến lược, đề án liên quan đến ngoại giao kinh tế, hội nhập kinh tế quốc tế
|
Vĩnh viễn
|
|
35
|
Hồ sơ về tham gia của Việt Nam tại các tổ chức,
cơ chế, diễn đàn, khuôn khổ, sáng kiến liên kết và hợp tác kinh tế khu vực và
quốc tế
|
Vĩnh viễn
|
|
36
|
Hồ sơ thực hiện chức năng Thường trực ban chỉ đạo
công tác ngoại giao kinh tế
|
20 năm
|
|
37
|
Hồ sơ hỗ trợ các bộ, ngành, địa phương xây dựng
và triển khai các chương trình, kế hoạch hoạt động ngoại giao kinh tế
|
20 năm
|
|
38
|
Hồ sơ về các vấn đề kinh tế của từng nước (Hồ sơ
địa bàn)
|
70 năm
|
|
39
|
Hồ sơ Ban Chỉ đạo quốc gia về hội nhập kinh tế quốc
tế
|
20 năm
|
|
40
|
Hồ sơ Ban Chỉ đạo liên ngành về hợp tác tiểu vùng
|
Vĩnh viễn
|
|
41
|
Hồ sơ Đoàn đàm phán Chính phủ về kinh tế - thương
mại
|
Vĩnh viễn
|
|
42
|
Hồ sơ về xử lý các vấn đề nảy sinh liên quan đến
kinh tế đối ngoại và vận động chính trị, ngoại giao hỗ trợ các hoạt động kinh
tế đối ngoại
|
10 năm
|
|
|
7. Tài liệu về các tổ chức, diễn đàn, cơ chế hợp
tác khu vực và quốc tế
|
|
43
|
Hồ sơ về xây dựng chủ trương, chính sách, định hướng
chiến lược, đề án tham gia của Việt Nam tại ASEAN, Liên hợp quốc
|
Vĩnh viễn
|
|
44
|
Hồ sơ Hợp tác tiểu vùng Mê Công
|
Vĩnh viễn
|
|
45
|
Hồ sơ Diễn đàn hợp tác kinh tế châu Á - Thái Bình
Dương (APEC)
|
Vĩnh viễn
|
|
46
|
Hồ sơ Diễn đàn hợp tác Á - Âu (ASEM)
|
Vĩnh viễn
|
|
47
|
Hồ sơ Khuôn khổ kinh tế Ấn Độ Dương - Thái Bình
Dương vì thịnh vượng (IPEF) và các cơ chế hợp tác mới ở Châu Á - Thái Bình
Dương và Ấn Độ Dương
|
Vĩnh viễn
|
|
|
8. Tài liệu về công tác ngoại giao văn hóa
|
|
48
|
Hồ sơ xây dựng cơ sở pháp lý và chính sách về
công tác ngoại giao văn hóa
|
Vĩnh viễn
|
|
49
|
Hồ sơ về viện trợ văn hóa, khoa học kỹ thuật,
giáo dục giữa Việt Nam và các nước
|
Vĩnh viễn
|
|
50
|
Hồ sơ xây dựng và triển khai các chương trình hoạt
động ngoại giao văn hóa trong và ngoài nước
|
20 năm
|
|
51
|
Hồ sơ thực hiện nhiệm vụ Chủ tịch và Ban Thư ký,
thường trực của Ủy ban Quốc gia Việt Nam, UNESCO
|
20 năm
|
|
52
|
Hồ sơ tham mưu xử lý các vấn đề liên quan đến ngoại
giao văn hóa
|
10 năm
|
|
|
9. Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền
đối ngoại
|
|
53
|
Hồ sơ chuẩn bị trả lời phỏng vấn, các bài viết,
bài phát biểu của lãnh đạo cấp cao và lãnh đạo Bộ liên quan đến các vấn đề quốc
tế, đối ngoại
|
Vĩnh viễn
|
|
54
|
Hồ sơ quản lý công tác phóng viên nước ngoài thường
trú tại Việt Nam
|
Vĩnh viễn
|
|
55
|
Hồ sơ về định hướng tuyên truyền, ấn phẩm tuyên
truyền
|
05 năm
|
|
56
|
Hồ sơ xây dựng cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại
giao, hệ thống trang thông tin điện tử các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước
ngoài
|
Vĩnh viễn
|
|
57
|
Hồ sơ họp báo thường kỳ, họp báo quốc tế, phát
ngôn quan điểm, lập trường chính thức của Việt Nam về các vấn đề quốc tế, đối
ngoại
|
Vĩnh viễn
|
|
58
|
Hồ sơ về việc cung cấp, tiếp nhận và xử lý thông
tin báo chí
|
05 năm
|
|
59
|
Công văn trao đổi về công tác thông tin, tuyên
truyền
|
05 năm
|
|
60
|
Hồ sơ xây dựng triển khai tuyên truyền về các hoạt
động đối ngoại
|
20 năm
|
|
61
|
Hồ sơ theo dõi, nghiên cứu, tổng hợp dư luận báo
chí nước ngoài
|
20 năm
|
|
62
|
Hồ sơ quản lý và cấp phép cho hoạt động thông
tin, báo chí
|
10 năm
|
|
|
10. Tài liệu về công tác lãnh sự
|
|
63
|
Hồ sơ xây dựng chủ trương chính sách, văn bản
pháp quy về công tác lãnh sự
|
Vĩnh viễn
|
|
64
|
Hồ sơ quản lý, chỉ đạo công tác lãnh sự, theo
dõi, kiểm tra, đánh giá, hướng dẫn về nghiệp vụ lãnh sự các Cơ quan đại diện
Việt Nam ở nước ngoài
|
20 năm
|
|
65
|
Hồ sơ quản lý hoạt động của cơ quan lãnh sự nước
ngoài tại Việt Nam (bao gồm cơ quan lãnh sự do Lãnh sự danh dự đứng đầu)
|
Vĩnh viễn
|
|
66
|
Hồ sơ về thành lập cơ quan lãnh sự chuyên nghiệp;
làm thủ tục chấp thuận Tổng lãnh sự
|
Vĩnh viễn
|
|
67
|
Hồ sơ về bổ nhiệm Lãnh sự danh dự Việt Nam ở nước
ngoài
|
Vĩnh viễn
|
|
68
|
Hồ sơ giới thiệu mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức
danh
|
Vĩnh viễn
|
|
69
|
Hồ sơ tiếp nhận và thông báo mẫu giấy tờ xuất nhập
cảnh
|
Vĩnh viễn
|
|
70
|
Hồ sơ cấp phép bay chuyên cơ, tàu chiến
|
10 năm
|
|
71
|
Hồ sơ cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu
ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị
thực
|
8 năm
|
|
72
|
Sổ cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại
giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực
|
Vĩnh viễn
|
|
73
|
Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần
mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp
sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh
|
10 năm
|
|
74
|
Hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
|
02 năm
|
|
75
|
Hồ sơ ủy quyền các cơ quan ngoại vụ
|
10 năm
|
|
76
|
Hồ sơ về sai phạm của Văn phòng công chứng, Phòng
tư pháp Việt Nam
|
Vĩnh viễn
|
|
77
|
Công tác tương trợ tư pháp, tống đạt giấy tờ
|
10 năm
|
|
78
|
Chỉ đạo, hướng dẫn, phối hợp công tác lãnh sự của
cơ quan ngoại vụ địa phương
|
10 năm
|
|
79
|
Hồ sơ giải quyết các vấn đề lãnh sự liên quan đến
cá nhân, pháp nhân nước ngoài tại Việt Nam
|
30 năm
|
|
80
|
Hồ sơ các vụ việc liên quan đến tài sản ngoại
giao tại Việt Nam
|
Vĩnh viễn
|
|
|
11. Tài liệu về công tác di cư
|
|
81
|
Hồ sơ xây dựng chủ trương, chính sách liên quan đến
vấn đề di cư quốc tế, các biện pháp thúc đẩy di cư hợp pháp, an toàn và trật
tự phù hợp với điều kiện Việt Nam và thông lệ quốc tế
|
Vĩnh viễn
|
|
82
|
Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra liên quan đến hoạt động
di cư
|
20 năm
|
|
83
|
Hồ sơ về tình hình và đấu tranh, ngăn chặn công
dân Việt Nam di cư trái phép và lao động bất hợp pháp tại nước ngoài
|
Vĩnh viễn
|
|
84
|
Hồ sơ về di cư lao động
|
20 năm
|
|
85
|
Hồ sơ thỏa thuận quốc tế về vấn đề di cư
|
Vĩnh viễn
|
|
|
12. Tài liệu về công tác bảo hộ công dân
|
|
86
|
Hồ sơ thành lập Quỹ bảo hộ công dân
|
Vĩnh viễn
|
|
87
|
Hồ sơ nhân sự Quỹ bảo hộ công dân
|
Vĩnh viễn
|
|
88
|
Hồ sơ thành lập tổng đài bảo hộ công dân
|
Vĩnh viễn
|
|
89
|
Hồ sơ thành lập Ban chỉ đạo về bảo hộ công dân
|
Vĩnh viễn
|
|
90
|
Hồ sơ bảo hộ công dân và pháp nhân Việt Nam ở nước
ngoài
|
20 năm
|
|
91
|
Hồ sơ về phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn
|
10 năm
|
|
92
|
Quy trình bảo hộ công dân trong tình huống khủng
hoảng
|
20 năm
|
|
93
|
Quy trình bảo hộ công dân, ngư dân tại các Cơ
quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
|
20 năm
|
|
|
13. Tài liệu về công tác đối với người Việt
Nam ở nước ngoài
|
|
94
|
Hồ sơ về chủ trương, chính sách, kế hoạch, đề án
và quản lý nhà nước về công tác người Việt Nam ở nước ngoài
|
Vĩnh viễn
|
|
95
|
Hồ sơ quản lý các tổ chức liên quan đến người Việt
Nam ở nước ngoài
|
Vĩnh viễn
|
|
96
|
Thực hiện hợp tác quốc tế liên quan người Việt
Nam ở nước ngoài
|
Vĩnh viễn
|
|
97
|
Hồ sơ xây dựng, tổ chức thực hiện, hướng dẫn,
theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các chính sách chung về công tác người Việt Nam
ở nước ngoài
|
20 năm
|
|
98
|
Triển khai nội dung công tác cụ thể trong việc hỗ
trợ tạo điều kiện cho người Việt Nam ở nước ngoài ổn định cuộc sống, hòa nhập
vào xã hội sở tại, giữ gìn và phát huy bản sắc, văn hóa ngôn ngữ và truyền thống
tốt đẹp của dân tộc Việt Nam; thực hiện công tác đại đoàn kết dân tộc đối với
người Việt Nam ở nước ngoài; vận động thu hút và hỗ trợ phát triển nguồn lực
người Việt Nam ở nước ngoài phục vụ phát triển đất nước
|
20 năm
|
|
99
|
Hồ sơ dữ liệu về người Việt Nam ở nước ngoài
|
70 năm
|
|
|
14. Tài liệu về công tác biên giới và lãnh thổ
quốc gia
|
|
100
|
Hồ sơ đề xuất chủ trương, chính sách, chiến lược,
biện pháp và thực hiện nghiên cứu, tổng hợp, đánh giá tình hình biên giới,
lãnh thổ quốc gia
|
Vĩnh viễn
|
|
101
|
Hồ sơ giải quyết tranh chấp pháp lý về biên giới,
lãnh thổ
|
Vĩnh viễn
|
|
102
|
Hồ sơ đấu tranh chính trị, ngoại giao, pháp lý,
dư luận bảo vệ biên giới, toàn vẹn lãnh thổ, chủ quyền, quyền chủ quyền và
quyền tài phán quốc gia của Việt Nam trên đất liền, hải đảo, vùng trời, các
vùng biển của Việt Nam
|
Vĩnh viễn
|
|
103
|
Hồ sơ về xác định biên giới quốc gia, phạm vi chủ
quyền, quyền chủ quyền và quyền tài phán quốc gia trên đất liền, hải đảo,
vùng trời, các vùng biển của Việt Nam
|
Vĩnh viễn
|
|
104
|
Hồ sơ tổ chức đàm phán hoạch định biên giới, lãnh
thổ quốc gia; xác định ranh giới vùng trời, vùng biển của Việt Nam với các nước
láng giềng
|
Vĩnh viễn
|
|
105
|
Hồ sơ ký kết, hợp tác và tổ chức triển khai thực
hiện các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế về biên giới, lãnh thổ
|
Vĩnh viễn
|
|
106
|
Hồ sơ xây dựng, triển khai chủ trương, chính
sách, chiến lược, quy hoạch, phát triển hệ thống cửa khẩu biên giới đất liền
trên toàn quốc
|
Vĩnh viễn
|
|
107
|
Hồ sơ xây dựng chủ trương mở, nâng cấp cửa khẩu
biên giới trên đất liền và các biện pháp triển khai để bảo vệ sự ổn định, rõ
ràng của đường biên giới, mốc quốc giới
|
Vĩnh viễn
|
|
108
|
Hồ sơ xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về biên giới
lãnh thổ
|
Vĩnh viễn
|
|
|
15. Tài liệu về điều ước quốc tế, thỏa thuận
quốc tế, tổ chức quốc tế
|
|
109
|
Hồ sơ quản lý nhà nước về công tác điều ước quốc
tế, thỏa thuận quốc tế
|
Vĩnh viễn
|
|
110
|
Hồ sơ ký kết và thực hiện điều ước quốc tế, thỏa
thuận quốc tế do Bộ Ngoại giao là cơ quan chủ trì
|
Vĩnh viễn
|
|
111
|
Hồ sơ góp ý về việc ký kết và cho ý kiến kiểm tra
đề xuất ký điều ước quốc tế
|
20 năm
|
|
112
|
Hồ sơ góp ý về việc ký kết thỏa thuận quốc tế
|
20 năm
|
|
113
|
Hồ sơ tổ chức lễ ký điều ước quốc tế, thỏa thuận
quốc tế
|
Vĩnh viễn
|
|
114
|
Hồ sơ xây dựng chủ trương bầu cử tại các tổ chức
quốc tế và các cơ chế đa phương
|
Vĩnh viễn
|
|
115
|
Hồ sơ xây dựng chủ trương tổ chức các sự kiện quốc
tế và việc đặt Văn phòng đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam
|
Vĩnh viễn
|
|
116
|
Hồ sơ liên quan đến các vấn đề về nhân quyền
|
Vĩnh viễn
|
|
117
|
Hồ sơ liên quan đến các vấn đề về tôn giáo
|
Vĩnh viễn
|
|
118
|
Hồ sơ xây dựng Cơ sở dữ liệu về điều ước quốc tế
|
Vĩnh viễn
|
|
119
|
Hồ sơ về thực hiện các thủ tục đối ngoại về giấy ủy
quyền, giấy ủy nhiệm, phê chuẩn, phê duyệt, gia nhập, bảo lưu, sửa đổi, bổ
sung, gia hạn, chấm dứt hiệu lực, từ bỏ, rút khỏi, tạm đình chỉ thực hiện và
thực hiện điều ước quốc tế
|
Vĩnh viễn
|
PHỤ LỤC II
|
BỘ NGOẠI GIAO
---------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
BẢN CAM KẾT
Kính gửi: Lãnh đạo Bộ
Ngoại giao.
Tên tôi là: ……………………………………………………………………………...
Chức vụ:………………………………………………………………………………..
Đơn vị công tác:………………………………………………………………………..
Email:…………………………….Số điện thoại liên hệ:………………………….......
Thực hiện quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước,
Luật Lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật và các quy định của Bộ Ngoại
giao, tôi xin cam kết việc mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ như sau:
1. Thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật bảo
vệ bí mật nhà nước, không làm lộ lọt thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc
danh mục bí mật nhà nước hoặc tài liệu có giá trị mật khác.
2. Không tự ý sao chép, chụp hình, chuyển giao hoặc
cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho bên thứ ba khi chưa được phép của cấp có
thẩm quyền; không tiết lộ nội dung tài liệu cho người không có trách nhiệm hoặc
không có thẩm quyền tiếp cận.
3. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong điều kiện
an toàn, không để mất hoặc hỏng; tuân thủ các quy định về bảo quản và vận chuyển
tài liệu khi mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ.
4. Báo cáo với lãnh đạo đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền
khi phát hiện dấu hiệu xâm phạm, nguy cơ lộ lọt thông tin tài liệu chứa bí mật
nhà nước.
Hà Nội,
ngày…….tháng……. năm…..
|
XÁC NHẬN
CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)
|
NGƯỜI CAM KẾT
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
PHỤ LỤC III
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
BIÊN BẢN MƯỢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Căn cứ văn bản số:………………………………………………………………..
Về việc:…………………………………………………………………………...
Hôm nay, ngày……tháng……năm…….
Tại:………………………………………………………………………………..
I. CHÚNG TÔI GỒM:
1. Đại diện đơn vị sử dụng:
- Đồng chí:
- Chức vụ:
- Đơn vị:
2. Đại diện Lưu trữ Bộ Ngoại giao:
- Đồng chí:
- Chức vụ:
- Đơn vị:
II. NỘI DUNG CÔNG
VIỆC:
1. Xác nhận việc mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
|
STT
|
Tên hồ sơ, tài liệu
lưu trữ
|
Độ mật/ Thường
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Tình trạng
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Lý do mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ (nêu rõ mục
đích sử dụng và sử dụng trong nước hay nước ngoài).
…………………………………………………………………………………………...……………………………………
……………………………………………………...……………………………………………………...............................
|
ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ
SỬ DỤNG
|
ĐẠI DIỆN LƯU TRỮ
BỘ NGOẠI GIAO
|
PHỤ LỤC IV
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
BIÊN BẢN HOÀN TRẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Căn cứ văn bản số:………………………………………………………………..
Về việc:…………………………………………………………………………...
Hôm nay, ngày……tháng……năm…….
Tại:………………………………………………………………………………..
I. CHÚNG TÔI GỒM:
1. Đại diện đơn vị sử dụng:
- Đồng chí:
- Chức vụ:
- Đơn vị:
2. Đại diện Lưu trữ Bộ Ngoại giao:
- Đồng chí:
- Chức vụ:
- Đơn vị:
II. NỘI DUNG CÔNG
VIỆC:
1. Xác nhận việc hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ
sau khi sử dụng:
|
STT
|
Tên hồ sơ, tài liệu
lưu trữ
|
Độ mật/ Thường
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Tình trạng
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Lý do hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
…………………………………………………………………………………………...……………………………………
…………………………………………………………………………………………...……………………………………
|
ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ
SỬ DỤNG
|
ĐẠI DIỆN LƯU TRỮ
BỘ NGOẠI GIAO
|
PHỤ LỤC V
|
STT
|
Ngày/tháng /năm
|
Họ và tên
|
Đơn vị
|
Hồ sơ, tài liệu chứa
bí mật nhà nước
|
Độ mật
|
Số lượng
|
Ký mượn và ghi rõ
họ tên
|
Ngày/Ký trả và ghi
rõ họ tên
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn ghi thông tin:
(1): Ghi số thứ tự từ 01 đến khi sử dụng hết quyển.
(2): Ghi theo ngày, tháng bắt đầu mượn.
(3): Ghi họ và tên người mượn.
(4): Ghi tên đơn vị mượn.
(5): Ghi rõ tên hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật
nhà nước.
(6): Ghi rõ độ mật của hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa
bí mật nhà nước (Tuyệt mật, Tối mật, Mật hoặc ghi ký hiệu tương ứng A, B, C).
(7): Ghi rõ số lượng mượn tài liệu.
(8): Ký xác nhận đã mượn tài liệu.
(9): Ghi theo ngày, tháng, năm trả hồ sơ, tài liệu
lưu trữ và ký xác nhận đã trả tài liệu.
PHỤ LỤC VI
|
STT
|
Ngày/tháng /năm
|
Họ và tên
|
Đơn vị
|
Tên Hồ sơ, tài liệu
|
Số lượng
|
Ký mượn và ghi rõ
họ tên
|
Ngày/Ký trả và ghi
rõ họ tên
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn ghi thông tin:
(1): Ghi số thứ tự từ 01 đến khi sử dụng hết quyển.
(2): Ghi theo ngày, tháng bắt đầu mượn.
(3): Ghi họ và tên người mượn.
(4): Ghi tên đơn vị mượn.
(5): Ghi rõ tên hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
(6): Ghi rõ số lượng mượn tài liệu.
(7): Ký xác nhận đã mượn tài liệu.
(8): Ghi theo ngày, tháng, năm trả hồ sơ, tài liệu
lưu trữ và ký xác nhận đã trả tài liệu.
Đã cập nhật Luật Đất đai 2024 mới nhất