|
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 933/QĐ-TLĐ
|
Hà Nội, ngày 14 tháng 5 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỂ LOẠI, THẨM QUYỀN BAN HÀNH, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT
TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM
ĐOÀN CHỦ TỊCH TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO
ĐỘNG VIỆT NAM
Căn cứ Luật Công đoàn ngày 20 tháng 6
năm 2012;
Căn cứ Điều lệ Công đoàn Việt Nam khóa
XII;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05 tháng 3 tháng 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06
tháng 02 năm 2017 của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành
và thể thức văn bản của Đảng;
Theo đề nghị của Văn phòng Tổng Liên
đoàn Lao động Việt Nam.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Công đoàn áp dụng đối với các cấp
công đoàn trong hệ thống tổ chức Công đoàn Việt Nam.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Quyết định
này thay thế Quyết định số 1013/QĐ-TLĐ và Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ ngày
19/8/2011 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, quy định về thể
loại văn bản, thể thức và thẩm quyền ban hành các loại văn bản, kỹ thuật trình
bày văn bản của tổ chức công đoàn.
Điều 3. Các cấp công đoàn trong hệ thống tổ chức Công đoàn Việt Nam,
các ban, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều
3;
- Cục Lưu trữ VP TW Đảng (để b/c);
- Lưu: VT, VP.
|
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
CHỦ TỊCH
Nguyễn Đình Khang
|
QUY ĐỊNH
VỀ
THỂ LOẠI, THẨM QUYỀN BAN HÀNH, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC
CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 933/QĐ-TLĐ ngày 14 tháng 5 năm 2024 của
Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao
động Việt Nam)
Chương I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy định này hướng dẫn về thể loại, thẩm
quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Công đoàn Việt
Nam.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy định này áp dụng đối với các cấp
công đoàn, các đơn vị trực thuộc tổ chức Công đoàn Việt Nam (sau đây gọi chung
là các cấp công đoàn).
2. Các cấp công đoàn trong Quân đội nhân
dân Việt Nam và Công an nhân dân Việt Nam được ban hành các loại văn bản tương ứng
với công đoàn các cấp.
Điều 3. Yêu cầu
đối với văn bản của tổ chức Công đoàn Việt Nam
Văn bản của tổ chức Công đoàn Việt Nam
phải bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ về thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 4. Trách nhiệm của
người đứng đầu cơ quan, đơn vị và các cá nhân liên quan đối với việc ban hành
văn bản
Người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong phạm
vi, quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo, thực hiện đúng quy định về thể
loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức
Công đoàn Việt Nam
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về
nội dung, thể loại, thẩm quyền ban hành và tuân thủ quy định về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản.
Chánh Văn phòng hoặc người được giao phụ
trách công tác văn phòng có trách nhiệm thẩm định về thể loại, thẩm quyền ban
hành và xem xét, kiểm tra, đảm bảo về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban
hành.
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn
bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo
văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 5. Văn bản và hệ
thống văn bản
1. Văn bản của tổ chức Công đoàn Việt
Nam là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết tiếng Việt để ghi lại
hoạt động của các cấp công đoàn, do cơ quan có thẩm quyền của các cấp công đoàn
ban hành (hoặc phối hợp ban hành) theo quy định của pháp luật, Điều lệ Công
đoàn Việt Nam và quy định của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
2. Hệ thống văn bản của tổ chức Công
đoàn Việt Nam gồm toàn bộ các loại văn bản của các cấp từ Tổng Liên đoàn Lao động
Việt Nam đến công đoàn cơ sở.
Điều 6. Ban hành văn bản
Các cấp công đoàn ban hành văn bản phải
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Các văn bản của các cấp
công đoàn được viết bằng tiếng Việt, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính
xác, phổ thông, cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với thể loại,
thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.
Điều 7. Sửa đổi, bổ
sung, bãi bỏ văn bản
1. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót
về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ
tục ban hành phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản của các cấp
công đoàn chỉ được sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ bởi chính cơ quan đã ban
hành văn bản hoặc công đoàn cấp trên có thẩm quyền.
2. Khi ban hành văn bản mới, phải ghi rõ
nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ văn bản, nội dung của văn bản đã
ban hành trái hoặc không còn phù hợp; đồng thời có thể sửa đổi, bổ sung, thay
thế hoặc bãi bỏ nội dung của một số văn bản khác do cùng một cơ quan ban hành.
Chương II
THỂ LOẠI
VĂN BẢN CỦA CÁC CẤP CÔNG ĐOÀN
Điều 8. Thể loại văn bản
Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại
văn bản, phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành của văn bản. Các
thể loại văn bản của tổ chức Công đoàn Việt Nam bao gồm:
1. Điều lệ Công đoàn Việt Nam
Điều lệ Công đoàn Việt Nam là văn bản
xác định tôn chỉ, mục đích, các nguyên tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy
của tổ chức Công đoàn Việt Nam, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của
đoàn viên, cán bộ và các cấp công đoàn.
2. Chiến lược
Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm,
phương châm, mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một
hoặc một số lĩnh vực trong một giai đoạn nhất định.
3. Nghị quyết
Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết
định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo công đoàn các cấp, hội
nghị đoàn viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ
thể.
4. Quyết định
Quyết định là văn bản dùng để ban hành
hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách,
tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của công đoàn các cấp.
5. Chỉ thị
Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo công
đoàn cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể.
6. Kết luận
Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính
thức của cơ quan lãnh đạo công đoàn các cấp về những vấn đề nhất định hoặc về
chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể.
7. Quy chế
Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc,
trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của công đoàn các cấp.
8. Quy định
Quy định là văn bản xác định các nguyên
tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của
công đoàn các cấp.
9. Hướng dẫn
Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ
chức thực hiện văn bản của công đoàn cấp trên.
10. Thông báo
Thông báo là văn bản dùng để thông tin về
một vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc
thực hiện.
11. Thông cáo
Thông cáo là văn bản dùng để công bố về
một sự kiện, sự việc quan trọng.
12. Tuyên bố
Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức
công bố lập trường, quan điểm thái độ của tổ chức công đoàn về một sự kiện, sự
việc quan trọng.
13. Lời kêu gọi
Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu
hoặc động viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương
có ý nghĩa chính trị.
14. Báo cáo
Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về
tình hình hoạt động của một cấp công đoàn hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc
nhất định.
15. Kế hoạch
Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục
đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện
pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
16. Quy hoạch
Quy hoạch là văn bản xác định mục tiêu
và các phương án, giải pháp lớn cho một vấn đề, một lĩnh vực cần thực hiện
trong thời gian tương đối dài, nhiều năm.
17. Chương trình
Chương trình là văn bản dùng để trình
bày, sắp xếp toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất
cả các mặt công tác của các cấp công đoàn theo một trình tự nhất định, trong một
thời gian cụ thể.
18. Đề án
Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ
thống về một kế hoạch, giải pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
19. Phương án
Phương án là văn bản trình bày các cách
thức hành động tối ưu để thực hiện nhiệm vụ công tác nhất định của các cấp công
đoàn
20. Tờ trình
Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình
tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét,
quyết định.
21. Công văn
Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi
các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cấp
công đoàn.
22. Biên bản
Biên bản là văn bản ghi chép nội dung,
diễn biến, ý kiến phát biểu và
ý kiến kết luận của đại hội và các hội nghị của cơ quan công đoàn các cấp.
Điều 9. Một số văn bản
hành chính khác
1. Giấy mời là văn bản của cơ quan, tổ
chức dùng để mời tập thể hoặc cá nhân tham dự các hoạt động mang tính sự kiện sắp
được tổ chức (cuộc họp, hội nghị, hội thảo...).
2. Giấy giới thiệu là văn bản dùng để giới
thiệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, đơn vị khi đi
giao dịch, liên hệ công tác với cơ quan, tổ chức khác.
3. Giấy ủy quyền là một văn bản pháp lý
trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện
mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại giấy ủy quyền.
4. Giấy nghỉ phép là văn bản của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền cấp cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
được nghỉ phép theo chế độ quy định.
5. Phiếu trình giải quyết công việc, phiếu
trình ký ban hành văn bản là mẫu văn bản hành chính của cơ quan công đoàn các cấp
để trình xin ý kiến lãnh đạo xem xét phê duyệt hoặc ký ban hành văn bản của cơ
quan công đoàn các cấp.
6. Phiếu chuyển là văn bản của cơ quan,
tổ chức dùng để gửi kèm văn bản đã nhận được đến cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
có thẩm quyền giải quyết.
7. Thư công là văn bản không chính thức
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trao đổi việc công với người đứng đầu cơ
quan, tổ chức khác hoặc để thăm hỏi, chúc mừng, cảm ơn, chia buồn... đối với cá
nhân, cơ quan, tổ chức.
8. Giấy chứng nhận là văn bản do cơ
quan, tổ chức có tư cách pháp nhân cấp cho một tổ chức hoặc cá nhân để xác nhận
một vấn đề nào đó.
Chương III
THẨM
QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG ĐOÀN CÁC CẤP
Điều 10. Các văn bản do
cơ quan lãnh đạo công đoàn cấp Trung ương ban hành
1. Đại hội đại biểu
toàn quốc ban hành
a) Đại hội
- Điều lệ Công đoàn Việt Nam
- Nghị quyết
- Quy chế
- Thông báo
- Thông cáo
- Tuyên bố
- Lời kêu gọi
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
b) Đoàn Chủ tịch
- Thông báo
- Báo cáo
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
c) Đoàn Thư ký
- Báo cáo
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
d) Ban thẩm tra tư cách đại biểu
Báo cáo
e) Ban kiểm phiếu Báo cáo
2. Ban Chấp hành Tổng Liên đoàn Lao động
Việt Nam ban hành
- Chiến lược
- Nghị quyết
- Quyết định
- Kết luận
- Quy chế
- Quy định
- Thông báo
- Thông cáo
- Lời kêu gọi
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Quy hoạch
- Chương trình
- Đề án
- Phương án
- Tờ trình
- Công văn
- Biên bản
3. Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động
Việt Nam ban hành
- Nghị quyết
- Quyết định
- Chỉ thị
- Kết luận
- Quy chế
- Quy định
- Thông báo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Quy hoạch
- Chương trình
- Đề án
- Phương án
- Tờ trình
- Công văn
- Biên bản
Điều 11. Các văn bản do
cơ quan lãnh đạo công đoàn cấp tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương và
tương đương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn ban hành
1. Đại hội đại biểu ban hành
a) Đại hội
- Nghị quyết
- Quy chế
- Thông báo
- Thông cáo
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
b) Đoàn Chủ tịch
- Thông báo
- Báo cáo
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
c) Đoàn Thư ký
- Báo cáo
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
d) Ban Thẩm tra tư cách đại biểu
Báo cáo
e) Ban Kiểm phiếu
Báo cáo
2. Ban Chấp hành công đoàn cấp tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương, công đoàn ngành trung ương và tương đương, công
đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn ban hành
- Nghị quyết
- Quyết định
- Kết luận
- Quy chế
- Quy định
- Thông báo
- Thông cáo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Quy hoạch
- Chương trình
- Đề án
- Phương án
- Tờ trình
- Công văn
- Biên bản
3. Ban Thường vụ công đoàn cấp tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương, công đoàn ngành trung ương và tương đương,
công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn ban hành
- Nghị quyết
- Quyết định
- Chỉ thị
- Kết luận
- Quy chế
- Quy định
- Hướng dẫn
- Thông báo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Quy hoạch
- Chương trình
- Đề án
- Phương án
- Tờ trình
- Công văn
- Biên bản
Điều 12. Các văn bản do
cơ quan lãnh đạo công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở ban hành
1. Đại hội đại biểu ban hành
a) Đại hội
- Nghị quyết
- Quy chế
- Thông báo
- Thông cáo
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
b) Đoàn Chủ tịch
- Thông báo
- Báo cáo
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
c) Đoàn Thư ký
- Báo cáo
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
d) Ban Thẩm tra tư cách đại biểu
- Báo cáo
e) Ban Kiểm phiếu
Báo cáo
2. Ban Chấp hành ban hành
- Nghị quyết
- Quyết định
- Kết luận
- Quy chế
- Quy định
- Thông báo
- Thông cáo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Quy hoạch
- Chương trình
- Đề án
- Phương án
- Công văn
- Tờ trình
- Biên bản
3. Ban Thường vụ ban hành
- Nghị quyết
- Quyết định
- Chỉ thị
- Kết luận
- Quy chế
- Quy định
- Hướng dẫn
- Thông báo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Quy hoạch
- Chương trình
- Đề án
- Phương án
- Tờ trình
- Công văn
- Biên bản
Điều 13. Các văn bản do
cơ quan lãnh đạo công đoàn cấp cơ sở và nghiệp đoàn ban hành
1. Đại hội (đại hội đại biểu hoặc đại
hội
toàn thể đoàn viên) ban hành
a) Đại hội
- Nghị quyết
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
b) Đoàn Chủ tịch
- Thông báo
- Báo cáo
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
c) Đoàn Thư ký
- Báo cáo
- Chương trình
- Công văn
- Biên bản
d) Ban Thẩm tra tư cách đại biểu
- Báo cáo
e) Ban Kiểm phiếu
Báo cáo
2. Ban Chấp hành ban hành
- Nghị quyết
- Quyết định
- Kết luận
- Quy chế
- Quy định
- Thông báo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Quy hoạch
- Chương trình
- Đề án
- Phương án
- Tờ trình
- Công văn
- Biên bản
3. Ban Thường vụ ban hành
- Nghị quyết
- Quyết định
- Kết luận
- Quy định
- Thông báo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Quy hoạch
- Chương trình
- Đề án
- Phương án
- Tờ trình
- Công văn
- Biên bản
Điều 14. Các văn bản do
cơ quan tham mưu, giúp việc và các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng... hoạt động
có thời hạn của cơ quan công đoàn các cấp ban hành
- Quyết định
- Kết luận
- Quy chế
- Quy định
- Hướng dẫn
- Thông báo
- Thông cáo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Quy hoạch
- Chương trình
- Đề án
- Tờ trình
- Công văn
- Biên bản
Điều 15. Ngoài thẩm quyền ban hành các loại văn bản được quy định
trên, Đại hội công đoàn các cấp, các cơ quan công đoàn các cấp tùy tình hình được
quyền ban hành các thể loại văn bản như: Kế hoạch, chương trình, đề án, tờ
trình, công văn, biên bản và các giấy tờ hành chính được nêu tại Điều 9 của quy định này.
Chương IV
THỂ THỨC
VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM
Điều 16. Thể thức văn bản
của công đoàn
Thể thức văn bản của công đoàn là tập hợp
các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với
tất cả các loại
văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một
số loại văn bản nhất định.
Điều 17. Các thành phần
thể thức chính
1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
2. Tên cơ quan ban hành văn bản và tên
cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có).
3. Số, ký hiệu của văn bản.
4. Địa danh và ngày tháng năm ban hành
văn bản.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan ban hành
văn bản.
9. Nơi nhận văn bản.
Điều 18. Các thành phần
thể thức bổ sung
Ngoài các thành phần thể thức quy định tại
Điều 17 quy định này, văn bản có thể bổ sung các thành phần
khác:
1. Phụ lục.
2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm
vi lưu hành.
3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số
lượng bản phát hành.
4. Địa chỉ cơ quan, đơn vị; thư điện tử;
trang thông tin điện tử; số điện thoại, số fax.
Điều 19. Kỹ thuật trình
bày văn bản
1. Kỹ thuật trình bày văn bản gồm: Khổ giấy, kiểu
trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các
thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Công đoàn
Việt Nam bao gồm: văn bản và bản sao văn bản được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy định này. Viết hoa trong văn bản được thực
hiện theo quy định tại Phụ lục II Quy định này. Chữ viết tắt tên
loại văn bản được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Quy định này. Văn bản
Đại hội Công đoàn các cấp được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Quy định này.
2. Kỹ thuật trình bày văn bản này chỉ áp dụng với các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn Việt Nam, không áp dụng đối với
văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 20. Tổ chức thực
hiện
Các cấp công đoàn, các đơn vị trực thuộc
tổ chức Công đoàn Việt Nam chịu trách nhiệm thực hiện Quy định này.
Các cấp công đoàn trong Quân đội nhân
dân Việt Nam và Công an nhân dân Việt Nam cụ thể hóa Quy định này, phù hợp với
đặc điểm tổ chức và hoạt động đặc thù của đơn vị.
Giao Văn phòng Tổng Liên đoàn hướng dẫn,
theo dõi, kiểm tra việc thi hành Quy định này trong toàn hệ thống tổ chức Công
đoàn.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc,
đơn vị phản
ánh về Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
PHỤ
LỤC I
THỂ
THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 933/QĐ-TLĐ ngày 14 tháng 5 năm 2024 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao
động Việt Nam)
Phần
I
THỂ
THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ
A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành
các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 -
25mm, cách mép trái 30 - 35mm, cách mép phải 15 - 20mm.
4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times
New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 , màu
đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ
thể cho từng yếu tố thể thức.
6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực
hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ
chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều
ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ
THỨC CHÍNH
1. Quốc hiệu và
Tiêu ngữ
a) Quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM": Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu
chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
b) Tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh
phúc": Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm và được canh giữa dưới Quốc ngữ; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa,
giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ, phía dưới có đường kẻ ngang, nét
liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh
Underline).
c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục VI Phần I Phụ lục này.
Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn (single).
2. Tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản
a) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, đơn vị. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn
bản bao gồm tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và tên của cơ quan, đơn vị
chủ quản trực tiếp (nếu có).
b) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được
đặt canh giữa dưới tên cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối
so với dòng chữ.
Tên cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ
chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và
tên cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường
hợp tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản, tên cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp
dài có thể trình bày thành nhiều
dòng.
c) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.
3. Số, ký hiệu
của văn bản
a) Các văn bản do cơ quan, đơn vị ban
hành đều do văn thư cơ quan ghi sổ và đăng ký theo quy định. Số văn bản
đi ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản trong một nhiệm kỳ Đại hội Công
đoàn. Nhiệm kỳ hoạt động này được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội
lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội lần
kế tiếp. Số của văn bản được
ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban Chỉ đạo, Tổ
công tác, Tổ tư vấn của cơ quan, tổ chức được ghi là "cơ quan ban hành văn
bản" và được sử dụng con dấu, chữ ký (chữ ký số) của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì
phải lấy hệ thống số riêng của Hội đồng, Ban Chỉ đạo...
b) Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết
tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên
cơ quan, đơn vị. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, đơn
vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan,
đơn vị do người đứng đầu cơ
quan, đơn vị quy định cụ thể, bảo đảm ngắn
gọn, dễ hiểu.
c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh
giữa dưới tên cơ
quan, đơn vị ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau
từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía
trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số
và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu
văn bản có dấu gạch nối (-), không
cách chữ.
d) Số, ký hiệu của văn bản được trình
bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.
4. Địa danh và
thời gian ban hành văn bản
a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan
nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên
văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn
vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Đối với những đơn vị hành chính được đặt
theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của
đơn vị hành chính đó.
b) Thời gian ban hành văn bản
Thời gian ban hành văn bản là ngày,
tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy
đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ
hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản
được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục
này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu
chữ
nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải
viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt
dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
5. Tên loại và
trích yếu nội dung văn bản
a) Tên loại văn bản là tên của từng loại
văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
được trình bày tại ô số 5a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều
ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn
bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Đối với các loại văn bản như: Nghị quyết, Chương trình, Quyết định, Quy định...
bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Đối với công văn, trích yếu nội dung văn
bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa
dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
6. Nội dung văn
bản
a) Căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản
quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được
ghi đầy đủ tên loại văn bản,
số, ký hiệu, cơ quan
ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản.
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng
chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại
và trích yếu nội dung văn
bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng
có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối
cùng kết thúc bằng dấu chấm.
b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản
có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản,
tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; trong các lần
viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung văn bản: Tùy theo
tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu
và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được
phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
d) Đối với các hình thức văn bản được bố
cục theo phần, chương, mục, tiểu
mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có
tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu
mục, điều, khoản, điểm
Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương
được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của phần,
chương dùng chữ số La Mã. Tiêu
đề của phần, chương được
trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục,
tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của mục,
tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới,
canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều
được trình bày bằng
chữ
in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ
tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng
chữ
số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời
văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có
tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng
chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các
chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bằng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn,
bằng chữ in thường, cỡ chữ
bằng
cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường,
được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ
13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối
thiểu là 6pt; khoảng
cách giữa các dòng
tối
thiểu
là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô
số 6 Mục IV Phần
I Phụ lục này.
7. Chức vụ, họ
tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ
ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền
trên văn bản điện tử.
b) Việc ghi quyền hạn của người ký được
thực hiện như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt
tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản
theo ủy quyền của người đứng
đầu và những văn bản
thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo
thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo.
Ủy viên Đoàn Chủ tịch, Ủy viên Ban Thường vụ, Ủy viên Ban Chấp hành công
đoàn các cấp được ký thay mặt tập thể lãnh đạo theo quy chế của cơ quan lãnh đạo
công đoàn các cấp ban hành.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể
giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn
bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa
lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn
thư của cơ quan, tổ chức.
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.”
vào trước tên tập thể lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ
quan, đơn vị thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp
phó ký thay cấp trưởng.
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị
thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian
và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy
quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện
theo thể thức và đóng dấu
hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ
viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc tên tập
thể lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người
ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh
đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, đơn vị; không ghi những chức
vụ mà Nhà nước, Tổng Liên đoàn không quy định; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức,
trừ các văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh,
ký thừa ủy quyền do các cơ quan, đơn vị quy định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức
tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử
dụng con dấu của cơ quan, đơn vị thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ
chức tư vấn và chức vụ trong
cơ quan, đơn vị. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của
cơ quan, đơn vị thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản
do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Tổng Liên đoàn làm
Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi
rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, đơn vị nơi lãnh đạo Tổng Liên đoàn công
tác ở phía trên họ tên người ký.
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ,
tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không
ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người
có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định
dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của
người ký và họ tên người ký.
đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được
trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần
I Phụ lục này; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.”
và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số
7c Mục IV Phần I Phụ lục này.
Họ và tên của người ký văn bản được
trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần
I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được
đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.
8. Dấu, chữ ký
số của cơ quan, tổ chức
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định của Bộ Công an.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản
chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ
chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên
văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa
mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối
đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ
chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và
bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức
là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ,
kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt,
trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
b) Chữ ký số của cơ quan, đơn vị trên
văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với
nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không
thực hiện ký số lên văn bản
kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ
quan thực hiện ký số của cơ quan, đơn vị trên văn bản kèm theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của
văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, đơn vị:
Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời
gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO
8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu
chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại
ô số 8 Mục IV Phần
I Phụ lục này.
9. Nơi nhận
a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực
hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám
sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn
bản.
b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ
chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau
đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công
việc.
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía
dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên
quan khác nhận văn bản.
c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận
bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
d) Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a
và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này bao gồm:
Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với
Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, đơn vị cấp trên và
Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một
cơ quan, đơn vị hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, đơn vị hoặc
cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ
quan, đơn vị hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, đơn vị, cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, đơn vị, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu
dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy
(;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình
bày thẳng hàng với nhau
dưới dấu hai chấm (:).
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung
đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng
(ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn,
chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in
thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ
quan, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ
chữ 11, kiểu chữ đứng; tên
mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, đơn vị nhận văn
bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng
có dấu chấm phẩy (;),
dòng cuối cùng bao gồm chữ
“Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”,
dấu phẩy (,), chữ viết
tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối
cùng là dấu chấm (.).
III. CÁC THÀNH PHẦN THỂ
THỨC BỔ SUNG
1. Phụ lục
a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm
theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục
trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục
được trình bày
thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ
lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản
trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành
văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản
được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng,
cùng phông chữ với nội dung văn
bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản
trên mỗi phụ lục
(Kèm theo văn bản số …/….-…. ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối
với văn bản giấy; đối
với
văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội
dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội
dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, đơn vị trên
từng tệp tin kèm theo.
đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
e) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện
theo quy định tại Phụ lục III Quy định này.
2. Dấu chỉ độ mật,
mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
a) Dấu chỉ độ mật
Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật, dấu
tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện
theo quy định hiện hành. Con dấu
độ mật và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ
lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào
ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn,
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký
văn bản quyết định. Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau:
hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.
Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn
hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN”
và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa,
phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình
chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ
lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng,
sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TÀI LIỆU THU HỒI SAU HỘI
NGHỊ”
“LƯU HÀNH NỘI BỘ....”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục
IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền
đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
3. Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục
này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số A Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
4. Địa chỉ cơ
quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
Các thành phần này được trình bày tại ô
số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới
một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
IV. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH
PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
1. Vị trí trình bày các thành phần thể
thức
|
Ô số
|
: Thành phần thể thức
văn bản
|
|
1
|
: Quốc hiệu và Tiêu ngữ
|
|
2
|
: Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
|
|
3
|
: Số, ký hiệu của văn bản
|
|
4
|
: Địa danh và thời gian ban hành văn bản
|
|
5a
|
: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
|
5b
|
: Trích yếu nội dung công văn
|
|
6
|
: Nội dung văn bản
|
|
7a, 7b, 7c
|
: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
|
|
8
|
: Dấu, Chữ ký số của cơ quan, đơn vị
|
|
9a, 9b
|
: Nơi nhận
|
|
10a
|
: Dấu chỉ độ mật
|
|
10b
|
: Dấu chỉ mức độ khẩn
|
|
11
|
: Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
|
|
12
|
: Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản
phát hành
|
|
13
|
: Địa chỉ cơ quan, đơn vị; thư điện tử; trang
thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
|
|
14
|
: Chữ ký số của cơ quan, đơn vị cho bản sao văn
bản sang định dạng điện tử
|
2. Sơ đồ
MẪU
CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN
|
STT
|
Thành phần thể
thức và chi tiết trình bày
|
Loại chữ
|
Cỡ chữ
|
Kiểu chữ
|
Ví dụ minh họa
|
|
Phông chữ
Times New Roman
|
Cỡ chữ
|
|
1
|
Quốc hiệu và Tiêu ngữ
|
|
|
|
|
|
|
|
- Quốc hiệu
|
In hoa
|
12 - 13
|
Đứng, đậm
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
|
12
|
|
|
- Tiêu ngữ
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
Độc lập - Tự
do - Hạnh phúc
|
13
|
|
|
- Dòng kẻ bên dưới
|
|
|
|
____________________
|
|
|
2
|
Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
|
|
|
|
|
|
|
|
- Tên cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp
|
In hoa
|
12- 13
|
Đứng
|
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM
|
12
|
|
|
- Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
|
In hoa
|
12- 13
|
Đứng, đậm
|
LIÊN ĐOÀN LAO
ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI
|
12
|
|
|
- Dòng kẻ bên dưới
|
|
|
|
_________________
|
|
|
3
|
Số, ký hiệu của văn bản
|
In thường
|
13
|
Đứng
|
Số:
15/QĐ-TLĐ; Số: 05/TLĐ-VP
|
13
|
|
4
|
Địa danh và thời gian ban hành văn bản
|
In thường
|
13 - 14
|
Nghiêng
|
Hà Nội, ngày
05 tháng 01 năm 2022
Thành phố Hồ Chí Minh,
ngày 29 tháng 6 năm 2022
|
13
|
|
5
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
|
|
|
|
|
|
a
|
Đối với văn bản có tên loại
|
|
|
|
|
|
|
|
- Tên loại văn bản
|
In hoa
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
QUYẾT ĐỊNH
|
14
|
|
|
- Trích yếu nội dung
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
Về công tác văn
thư, lưu trữ
|
14
|
|
|
- Dòng kẻ bên dưới
|
|
|
|
_____________
|
|
|
b
|
Đối với công văn
|
|
|
|
|
|
|
|
Trích yếu nội dung
|
In thường
|
12 - 13
|
Đứng
|
V/v nâng bậc lương
năm 2022
|
12
|
|
6
|
Nội dung văn bản
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng
|
Trong công tác chỉ đạo ...
|
14
|
|
a
|
Gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều,
khoản, điểm
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ “Phần”, “Chương”
và số thứ tự của phần, chương
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
Phần I
|
Chương I
|
14
|
|
|
- Tiêu đề của phần, chương
|
In hoa
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
QUY ĐỊNH
CHUNG
|
QUY ĐỊNH
CHUNG
|
14
|
|
|
- Từ “Mục” và số thứ tự
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
Mục 1
|
14
|
|
|
- Tiêu đề của mục
|
In hoa
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
QUẢN LÝ VĂN BẢN
|
14
|
|
|
- Từ “Tiểu mục” và số thứ tự
|
In thường
|
13- 14
|
Đứng, đậm
|
Tiểu mục 1
|
14
|
|
|
- Tiêu đề của tiểu mục
|
In hoa
|
13- 14
|
Đứng, đậm
|
QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI
|
14
|
|
|
- Điều
|
In thường
|
13- 14
|
Đứng, đậm
|
Điều 1. Bản sao văn bản
|
14
|
|
|
- Khoản
|
In thường
|
13- 14
|
Đứng
|
1. Các hình thức ...
|
14
|
|
|
- Điểm
|
In thường
|
13- 14
|
Đứng
|
a) Đối với ....
|
14
|
|
b
|
Gồm phần, mục, khoản, điểm
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ “Phần” và số thứ tự
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
Phần I
|
14
|
|
|
- Tiêu đề của phần
|
In hoa
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
TÌNH HÌNH THỰC
HIỆN NHIỆM VỤ ...
|
14
|
|
|
- Số thứ tự và tiêu đề của mục
|
In hoa
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
I. NHỮNG KẾT QUẢ...
|
14
|
|
|
- Khoản:
|
|
|
|
|
|
|
|
Trường hợp có tiêu đề
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
|
14
|
|
|
Trường hợp không có tiêu đề
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng
|
1. Quyết định này có hiệu lực thi hành
kể từ ngày...
|
14
|
|
|
- Điểm
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng
|
a) Đối với....
|
14
|
|
7
|
Chức vụ, họ tên của người có
thẩm quyền
|
|
|
|
|
|
|
|
- Quyền hạn của người ký
|
In hoa
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
TM. BAN CHẤP
HÀNH
|
TL. ĐOÀN CHỦ
TỊCH
|
14
|
|
|
- Chức vụ của người ký
|
In hoa
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
CHỦ TỊCH
|
CHÁNH VĂN
PHÒNG
|
14
|
|
|
- Họ tên của người ký
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
Nguyễn Văn A
|
Trần Văn B
|
14
|
|
8
|
Nơi nhận
|
|
|
|
|
|
|
a
|
Từ “Kính gửi” và tên cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng
|
|
14
|
|
|
- Gửi một nơi
|
|
|
|
Kính gửi: Bộ Nội vụ
|
14
|
|
|
- Gửi nhiều nơi
|
|
|
|
Kính gửi:
- Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội;
-
Công đoàn Công Thương Việt Nam;
|
14
|
|
b
|
Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức,
cá nhân nhận văn bản
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ “Nơi nhận”
|
In thường
|
12
|
Nghiêng, đậm
|
Nơi nhận:
|
Nơi nhận: (đối với
công văn)
|
12
|
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận
văn bản
|
In thường
|
11
|
Đứng
|
- Các LĐLĐ tỉnh, TP;
- ………………….;
- Lưu: VT. VP.
|
- Như trên;
- …..…….;
- Lưu: VT, TG.
|
11
|
|
9
|
Phụ lục văn bản
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục
|
In thường
|
14
|
Đứng, đậm
|
Phụ lục I
|
14
|
|
|
- Tiêu đề của phụ lục
|
In hoa
|
13- 14
|
Đứng, đậm
|
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
|
14
|
|
10
|
Dấu chỉ mức độ khẩn
|
In hoa
|
13- 14
|
Đứng, đậm
|
|
13
|
|
11
|
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản
phát hành
|
In thường
|
11
|
Đứng
|
PL.(300)
|
11
|
|
12
|
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử;
trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
|
ln thường
|
11 - 12
|
Đứng
|
Số:……………………………………………………….
ĐT:……………………., Fax:…………………………..
E-Mail:…………………, Website:…………………….
|
11
|
|
13
|
Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
|
In hoa
|
13 - 14
|
Đứng, đậm
|
|
13
|
|
14
|
Số trang
|
In thường
|
13 - 14
|
Đứng
|
2, 7, 13
|
14
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Phần
II
THỂ
THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN
1. Thể thức bản
sao sang định dạng giấy
a) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH
SAO”.
b) Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản.
c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự
đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, đơn vị thực hiện) và
chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản,
bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Quy định này. Số bản sao được ghi bằng chữ số Ả Rập, liên
tục từ số 01 trong một nhiệm kỳ.
d) Địa danh và thời gian sao văn bản.
đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền sao văn bản.
e) Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.
g) Nơi nhận.
2. Kỹ thuật
trình bày bản sao sang định dạng giấy
a) Các thành phần thể thức bản sao được
trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của
văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng
trình bày văn bản.
b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH
SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, tổ
chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức
vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn
bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại
khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục này.
d) Mẫu trình bày bản sao định dạng giấy
được minh hoạ tại Phụ lục III Quy định này.
3. Sơ đồ bố trí
các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy
a) Vị trí trình bày các thành phần thể
thức
|
Ô số
|
: Thành phần thể thức bản sao
|
|
1
|
: Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH
SAO”
|
|
2
|
: Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản
|
|
3
|
: Số, ký hiệu của bản sao
|
|
4
|
: Địa danh và ngày, tháng, năm sao
|
|
5a, 5b, 5c
|
: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
|
|
6
|
: Dấu của cơ quan, đơn vị
|
|
7
|
: Nơi nhận
|
b) Sơ đồ
PHỤ
LỤC II
VIẾT
HOA TRONG VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 933/QĐ-TLĐ ngày 14 tháng 5 năm 2024 của Đoàn Chủ tịch Tổng
Liên đoàn Lao động Việt Nam)
I. VIẾT HOA VÌ
PHÉP ĐẶT CÂU
Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một
câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than
(!) và khi xuống dòng.
II. VIẾT HOA
DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI
1. Tên người Việt Nam
a) Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ
riêng chỉ tên người. Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú, Giàng A Pao,...
b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử:
Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng,
Bác Hồ, Cụ Hồ,....
2. Tên người nước ngoài được phiên chuyển
sang tiếng Việt
a) Trường hợp phiên âm qua âm Hán - Việt:
Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam. Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch
Đông, Thành Cát Tư Hãn,...
b) Trường hợp phiên âm không sang âm Hán
- Việt (phiên âm
trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất
trong mỗi thành phần.
Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen,...
III. VIẾT HOA
TÊN ĐỊA LÝ
1. Tên địa lý Việt Nam
a) Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa
danh từ chung (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; xã, phường,
thị trấn) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các
âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. Ví dụ: thành phố Thái
Nguyên, tỉnh Nam Định,...
b) Trường hợp tên đơn vị hành chính được
cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử:
Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó. Ví dụ: Quận 1, Phường Điện
Biên Phủ,...
c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô
Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh.
d) Tên địa lý được cấu tạo giữa danh
từ chung chỉ địa hình
(sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch,
vàm,...) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh
đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch
Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy....
Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi
liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh
từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến
Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long...
đ) Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực
nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ phương
hướng kết hợp với từ chỉ phương thức khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất
cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng miền riêng được cấu
tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì phải viết hoa
các chữ cái đầu mỗi âm tiết. Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ,...
2. Tên địa lý nước ngoài được phiên chuyển
sang tiếng Việt
a) Tên địa lý đã được phiên âm sang âm
Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam. Ví dụ: Bắc Kinh,
Bình Nhưỡng, Pháp, Anh,...
b) Tên địa lý phiên âm không sang âm Hán
- Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết
hoa tên người nước ngoài quy định tại Điểm b, Khoản 2, Mục II. Ví dụ:
Mát-xcơ-va, Men-bơn,...
IV. VIẾT HOA
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam
a) Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm
từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch
nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn
La, Sở Tài chính,...
b) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp
hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam; Văn phòng Trung ương Đảng,...
2. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài
a) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch
nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam. Ví dụ:
Liên hợp quốc (UN); Tổ
chức Y tế thế giới (WHO),...
b) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được
sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc
chuyển tự La - tinh nếu nguyên ngữ
không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO; UNDP; UNESCO, ASEAN,...
V. VIẾT HOA CÁC
TRƯỜNG HỢP KHÁC
1. Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt:
Nhân dân, Nhà nước.
2. Tên các huân chương, huy chương, các
danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành phần tạo
thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng. Ví dụ: Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ
Nhân dân, Anh hùng Lao động,...
3. Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết
hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể. Ví dụ: Chủ tịch Quốc
hội, Thủ tướng Chính phủ, Giáo sư Tôn Thất Tùng,...
4. Danh từ chung đã riêng hóa: Viết hoa
chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng
độc lập và thể hiện sự trân trọng. Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ
Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),...
5. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết
hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm. Ví dụ:
ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tổng tuyển cử đầu tiên, ngày Quốc tế Lao động 1-5, ngày Phụ
nữ Việt Nam 20-10,...
6. Tên các loại văn bản: Viết hoa chữ
cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi của văn
bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể. Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ
chức Quốc hội,...
7. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục,
tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của
phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
Ví dụ:
- Căn cứ điểm a khoản 2 Điều
103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.
- Theo quy định tại điểm
a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.
8. Tên các năm âm lịch, ngày tết, ngày
và tháng trong năm
a) Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái
đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất,
Mậu Thân,...
b) Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ
nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết
hoa chữ Tết trong trường
hợp thay cho tết Nguyên đán.
c) Tên các ngày trong tuần và tháng
trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp
không dùng chữ số. Ví dụ: thứ
Hai, thứ Tư, tháng Năm, tháng Tám,...
9. Tên các sự kiện lịch sử và các triều
đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện,
trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó. Ví dụ: Triều
Lý, Triều Trần, Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh, Cách mạng tháng Tám,...
10. Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí:
Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo. Ví
dụ: từ điển Bách khoa toàn
thư, tạp chí Cộng sản,...
PHỤ
LỤC III
CHỮ
VIẾT TẮT TÊN LOẠI, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 933/QĐ-TLĐ ngày 14 tháng 5
năm 2024 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt
Nam đoàn)
I. BẢNG CHỮ VIẾT
TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
|
STT
|
Tên loại văn
bản
|
Chữ viết tắt
|
|
1.
|
Nghị quyết
|
NQ
|
|
2.
|
Quyết định
|
QĐ
|
|
3.
|
Chỉ thị
|
CT
|
|
4.
|
Quy chế
|
QC
|
|
5.
|
Quy định
|
QĐ
|
|
6.
|
Thông cáo
|
TC
|
|
7.
|
Thông báo
|
TB
|
|
8.
|
Thông tri
|
TT
|
|
9.
|
Hướng dẫn
|
HD
|
|
10.
|
Chương trình
|
CTr
|
|
11.
|
Kế hoạch
|
KH
|
|
12.
|
Đề án
|
ĐA
|
|
13.
|
Phương án
|
PA
|
|
14.
|
Báo cáo
|
BC
|
|
15.
|
Biên bản
|
BB
|
|
16.
|
Tờ trình
|
TTr
|
|
17.
|
Hợp đồng
|
HĐ
|
|
18.
|
Giấy ủy quyền
|
GUQ
|
|
19.
|
Giấy mời
|
GM
|
|
20.
|
Giấy giới thiệu
|
GGT
|
|
21.
|
Giấy nghỉ phép
|
GNP
|
|
22.
|
Phiếu chuyển
|
PC
|
|
|
Bản sao văn bản
|
|
|
1.
|
Bản sao y
|
SY
|
|
2.
|
Bản trích sao
|
TrS
|
|
3.
|
Bản sao lục
|
SL
|
II. MẪU TRÌNH
BÀY VĂN BẢN, PHỤ LỤC VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
|
1. Mẫu trình bày văn
bản
|
|
Mẫu
1.1
|
Nghị quyết của Ban Chấp hành
|
|
Mẫu
1.2
|
Nghị quyết của Đoàn Chủ tịch (Ban Thường
vụ)
|
|
Mẫu
1.3
|
Quyết định (cá biệt)
|
|
Mẫu
1.4
|
Quyết định kèm theo Quy định (Quy chế)
|
|
Mẫu
1.5
|
Văn bản có tên loại
|
|
Mẫu
1.6
|
Công văn
|
|
Mẫu
1.7
|
Giấy mời
|
|
Mẫu
1.8
|
Giấy giới thiệu
|
|
Mẫu
1.9
|
Biên bản
|
|
Mẫu 1.10
|
Giấy nghỉ phép
|
|
2.1 Mẫu trình bày phụ
lục văn bản
|
|
Mẫu
2.1
|
Phụ lục văn bản hành chính giấy
|
|
3.1 Mẫu trình bày bản
sao văn bản
|
|
Mẫu
3.1
|
Bản sao sang định dạng giấy
|
Mẫu 1.1 - Nghị
quyết của Ban Chấp hành
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ2
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /NQ-…3…
|
…4…., ngày…. tháng…. năm……
|
NGHỊ QUYẾT
HỘI NGHỊ LẦN THỨ....
BAN CHẤP HÀNH... (KHÓA...)
Về……………………5…………………………
…………………………….6……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
……………;
- ……………;
- Lưu: VT, ..7 ...8.
|
TM. BAN CHẤP HÀNH
CHỦ
TỊCH
(Chữ
ký của người có thẩm
quyền,
dấu/chữ
ký số của cơ quan,
tổ chức)
Họ và tên
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết
định được thông qua tại Đại hội, Hội nghị
Ban Chấp hành công đoàn các cấp về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch
hoặc các vấn đề cụ thể.
1 Tên cơ quan, đơn
vị chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan,
đơn vị ban hành nghị quyết.
3 Chữ viết tắt tên
cơ quan, đơn vị ban hành nghị quyết.
4 Địa danh.
5 Tóm tắt nội dung nghị quyết.
6 Nội dung nghị
quyết: Thường chia thành các phần I, II, III... đối với nội dung ngắn, đơn giản chia thành các
điểm 1, 2, 3... phần cuối
nêu phạm vi không gian, thời gian, cơ quan chịu trách nhiệm thi hành.
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn
thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
8 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.2 - Nghị
quyết của Đoàn Chủ tịch (Ban Thường vụ)
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ2
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /NQ-…3…
|
…4…., ngày…. tháng…. năm……
|
NGHỊ QUYẾT
CỦA
ĐOÀN CHỦ TỊCH (BAN THƯỜNG VỤ)
Về………………………….5……………………
…………………………….6……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
……………;
- ……………;
- Lưu: VT, ..7 ...8.
|
TM. ĐOÀN CHỦ
TỊCH (BAN THƯỜNG VỤ)
CHỦ
TỊCH
(Chữ
ký của người có thẩm
quyền,
dấu/chữ
ký số của cơ quan,
tổ chức)
Họ và tên
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan,
đơn vị chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan,
đơn vị ban hành nghị quyết.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan,
đơn vị ban hành nghị quyết.
4 Địa danh.
5 Tóm tắt nội
dung nghị quyết.
6 Nội dung nghị
quyết: Thường chia thành các phần I, II, III... đối với nội dung ngắn, đơn giản
chia thành các điểm 1, 2, 3... phần cuối nêu phạm vi không gian, thời gian, cơ
quan chịu trách nhiệm thi hành.
7 Chữ viết tắt
tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
8 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.3 - Quyết
định (cá biệt) quy định trực tiếp
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ2
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /QĐ-…3…
|
…4…., ngày…. tháng…. năm……
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc……….. 5 …………………..
ĐOÀN CHỦ TỊCH
(BAN THƯỜNG VỤ)6
Căn cứ ………………………………………7…………………………………………;
Căn cứ ………………………………………..…………………………………………;
Theo đề nghị của ……………………………………………………………………….
.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. ……………….………………………..8………………………..………………….
Điều …………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều....;
- …………..;
- Lưu: VT, …9 ...10.
|
TM. ĐOÀN CHỦ
TỊCH (BAN THƯỜNG VỤ)
CHỦ
TỊCH
(Chữ
ký của người có thẩm quyền,
dấu/chữ
ký số của cơ quan,
tổ chức)
Họ và tên
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, đơn
vị chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan,
đơn vị hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
3 Chữ viết tắt
tên cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội
dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban
hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của
người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành
quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ
quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để
ban hành quyết định.
8 Nội dung quyết
định.
9 Chữ viết tắt
tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.4 - Quyết
định (quy định gián tiếp)
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ2
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /QĐ-…3…
|
…4…., ngày…. tháng…. năm……
|
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành ………….5…………..
ĐOÀN CHỦ TỊCH
(BAN THƯỜNG VỤ)6
Căn cứ ………………………………………7…………………………………………;
Căn cứ ………………………………………..…………………………………………;
Theo đề nghị của ……………………………………………………………………….
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định
này ……………5…………………….
………………………………………………………………………………………………………
Điều .... ................................................................................................................................
………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều....;
- ……………;
- Lưu: VT, …8. …9.
|
TM. ĐOÀN CHỦ
TỊCH (BAN THƯỜNG VỤ)
CHỦ
TỊCH
(Chữ
ký của người có thẩm quyền,
dấu/chữ
ký số của cơ quan,
tổ chức)
Họ và tên
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan,
đơn vị
chủ
quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan,
đơn vị hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
3 Chữ viết tắt
tên cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội
dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban
hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, đơn vị thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm
quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập
thể hoặc tên cơ quan, đơn vị đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định.
8 Chữ viết tắt
tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số
lượng bản phát hành (nếu
cần).
Mẫu văn bản (được ban hành kèm
theo quyết định)
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
QUY ĐỊNH (QUY
CHẾ)
..........………1………………..
(Kèm theo Quyết
định số ... /QĐ- ... ngày ... tháng ... năm ... của... )2
….3…..
…………………………
Điều 1. ………………………………………………………………………………………………
Điều ...
………………………………………………………………………………………………
………………. ………………………………………………………………………………………
……………..
…………………………..
Điều ...
……………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………./.
|
|
TM. ĐOÀN CHỦ
TỊCH (BAN THƯỜNG VỤ)
CHỦ
TỊCH
(Chữ
ký của người có thẩm quyền,
dấu/chữ
ký số của cơ quan,
tổ chức)
Họ và tên
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Trích yếu nội
dung của văn bản.
2 Số, ký hiệu,
thời gian ban hành và tên cơ quan ban hành của Quyết định.
3 Nội dung văn bản
kèm theo.
Mẫu 1.5 - Văn bản
có tên loại
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ2
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /…3…-…4…
|
…5…., ngày…. tháng…. năm……
|
TÊN LOẠI VĂN BẢN6
.......7………..
………………………………………………8……………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
……………;
- ……………;
-
Lưu: VT, ...9.... 10.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC
VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký của người có thẩm quyền,
dấu/chữ
ký số của cơ quan,
tổ chức)
Họ và tên
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan,
đơn vị chủ quản trực tiếp
(nếu có).
2 Tên cơ quan, đơn vị hoặc chức
danh nhà nước ban hành văn bản.
3 Chữ viết tắt
tên loại văn bản.
4 Chữ viết tắt
tên cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
5 Địa danh.
6 Tên loại văn bản
Mẫu này áp dụng chung đối với các hình
thức văn bản hành chính có ghi tên loại gồm: Chiến lược, chỉ thị, quy chế, quy định,
thông cáo, thông báo, hướng
dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền,
phiếu gửi, phiếu chuyển.
7 Trích yếu nội
dung văn bản.
8 Nội dung văn bản.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn
thảo và số lượng bản lưu
(nếu cần).
10 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.6 - Công
văn
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ2
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /…3…-…4…
V/v
…..6 …….
|
…5…., ngày…. tháng…. năm……
|
|
Kính gửi:
|
- …………………………………………;
- …………………………………………;
|
……………………………………..7……………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………….;
-
Lưu: VT,...8. ...9.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC
VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký của người có thẩm quyền,
dấu/chữ
ký số của cơ quan,
tổ chức)
Họ và tên
|
________________________________________________________________________
………………………………………10………………………………………………………………..
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan,
đơn vị chủ quản trực tiếp
(nếu có).
2 Tên cơ quan,
đơn vị hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
3 Chữ viết tắt
tên cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
4 Chữ viết tắt
tên đơn vị soạn thảo công văn.
5 Địa danh.
6 Trích yếu nội dung công văn.
7 Nội dung công
văn.
8 Chữ viết tắt
tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng
bản phát hành (nếu cần).
10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức;
thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).
Mẫu 1.7 - Giấy
mời
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ2
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./GM-….3…
|
…4…., ngày…. tháng…. năm……
|
GIẤY MỜI
|
Kính gửi:
|
- ……………………5……………………;
- …………………………………………
|
……..2………. tổ chức……………..6…………………………………………………………..
Tới dự …………………………7…………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………..
Chủ trì: ……………………………………………………………………………………………
Thời gian: …………………………………………………………………………………………
Địa điểm: ………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….. ./.
|
Nơi nhận:
-
……….;
- ……….;
- Lưu:
VT, ...8....9.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC
VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký của người có thẩm quyền,
dấu/chữ
ký số của cơ quan,
tổ chức)
Họ và tên
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan,
đơn vị ban hành giấy mời.
3 Chữ viết tắt
tên cơ quan, đơn vị ban hành giấy mời.
4 Địa danh.
5 Tên cơ quan,
đơn vị hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
6 Tên (nội dung)
của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v...
7 Các vấn đề cần
lưu ý.
8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn
thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.8-Giấy giới
thiệu
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ2
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./GGT-….3…
|
…4…., ngày…. tháng…. năm……
|
GIẤY GIỚI THIỆU
……….. 2……………… trân trọng giới
thiệu:
Ông (bà) ……………………………….5 …………………………………………………..
Chức vụ: …………………………………………………………………………………….
Được cử đến: ………………………… 6 …………………………………………………
Về việc: ……………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông
(bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày……………………………………………………….. /.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
-
Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC
VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký của người có thẩm
quyền
dấu/chữ
ký số của cơ quan, tổ chức)
Họ và tên
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan,
đơn vị chủ quản trực tiếp
(nếu có).
2 Tên cơ quan,
đơn vị ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).
3 Chữ viết tắt tên cơ quan,
đơn vị ban hành văn bản.
4 Địa danh.
5 Họ và tên, chức
vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.
6 Tên cơ quan,
đơn vị được giới thiệu tới làm việc.
Mẫu 1.9 - Biên
bản
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ2
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
BIÊN BẢN
……………3……………
Thời gian bắt đầu: ……………………………………………………………………………..
Địa điểm: ……………………………………………………………………………………….
Thành phần tham dự: …………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Chủ trì (chủ tọa): ………………………………………………………………………………
Thư ký (người ghi biên bản): ………………………………………………………………..
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội
nghị/hội thảo):
…………………………………………………………………………………………………..
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc
vào…. giờ….., ngày…. tháng .... năm…… /.
|
THƯ KÝ
(Chữ
ký)
Họ và tên
|
CHỦ TỌA
(Chữ
ký của người có thẩm quyền
dấu/chữ
ký số của cơ quan,
tổ chức (nếu có))4
Họ và tên
|
|
Nơi nhận:
- ………..;
-
Lưu: VT, Hồ sơ.
|
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan,
đơn vị chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan,
đơn vị ban hành văn bản.
3 Tên cuộc họp
hoặc hội nghị, hội thảo.
4 Ghi chức vụ
chính quyền (nếu cần).
Mẫu 1.10 - Giấy
nghỉ phép
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ2
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./GNP-….3…
|
…4…., ngày…. tháng…. năm……
|
GIẤY NGHỈ PHÉP
Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày…………………. của ông (bà) …………………………….
………………… 2………………………………………………………………………. cấp cho:
Ông (bà): ……………………… 5 ………………………………………………………………..
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………..
Được nghỉ phép trong thời gian…….. kể từ ngày………. đến hết ngày……….....tại ….. 6 ………….
Số ngày nghỉ phép nêu trên được tính vào
thời gian ………….7…………. ./.
|
Nơi nhận:
-
….8………;
- Lưu: VT, …9…..
|
QUYỀN HẠN, CHỨC
VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký của người có thẩm quyền
dấu/chữ
ký số của cơ quan,
tổ chức)
Họ và tên
|
|
Xác nhận của
cơ quan (tổ chức) hoặc chính quyền địa phương nơi nghỉ phép (nếu cần)
(Chữ ký, dấu)
Họ
và tên
|
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan,
đơn vị chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan,
đơn vị cấp giấy nghỉ phép.
3 Chữ viết tắt
tên cơ quan, đơn vị cấp giấy nghỉ phép.
4 Địa danh.
5 Họ và tên, chức
vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.
6 Nơi nghỉ phép.
7 Thời gian nghỉ
theo Luật Lao động (nghỉ hàng năm có
lương hoặc nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên
lương...).
8 Người được cấp
giấy nghỉ phép.
9 Chữ viết tắt
tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
Mẫu 2 - Phụ lục
văn bản hành chính
Phụ lục …1…
………2………….
(Kèm theo Văn bản
số...3… ngày...4
tháng...4 năm ...4 của ...5 )
……………………………………………………6……………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………./.
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Số thứ tự của Phụ
lục.
2 Tiêu đề của Phụ
lục.
3 Số và ký hiệu
của văn bản.
4 Thời gian ban
hành văn bản.
5 Tên cơ quan,
đơn vị ban hành văn bản.
6 Nội dung của Phụ
lục.
Mẫu 3 - Bản sao
|
TÊN CƠ QUAN
CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./……….
|
……., ngày…. tháng…. năm……
|
TÊN LOẠI VĂN BẢN
………………………….
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
……….;
- ………..;
-
Lưu: VT,….
|
QUYỀN HẠN, CHỨC
VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký của người có thẩm quyền
dấu
của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)
Họ và tên
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
-------
|
……1……..
|
|
Số: …3…./4-…5…
|
…6…., ngày…. tháng…. năm……
|
|
Nơi nhận:
-
………;
- ………;
-
Lưu : VT.
|
TL. ĐOÀN CHỦ
TỊCH (BAN THƯỜNG VỤ)7
CHÁNH
VĂN PHÒNG
(Chữ
ký của người có thẩm quyền
dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản)
Họ và tên
|
________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Hình thức sao:
“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
2 Tên cơ quan,
đơn vị thực hiện sao văn bản.
3 Số bản sao.
4 Ký hiệu bản
sao.
5 Chữ viết tắt
tên cơ quan, đơn vị sao văn bản.
6 Địa danh.
7 Ghi quyền hạn,
chức vụ của người ký bản sao.
PHỤ
LỤC IV
THỂ
THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN ĐẠI HỘI CÔNG ĐOÀN CÁC CẤP
(Kèm theo Quyết định số 933/QĐ-TLĐ ngày 14 tháng 5 năm 2024 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao
động Việt Nam)
1. Đối với văn bản Đại hội Công đoàn các
cấp không ghi cơ quan chủ quản. Văn bản của Đại hội Công đoàn cấp nào thì ghi
tên cơ quan ban hành văn bản là Đại hội Công đoàn cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu
hay đại hội toàn thể lần thứ mấy hoặc
thời gian của nhiệm kỳ.
Ví dụ:
- Đại hội đại biểu toàn quốc
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN THỨ XIII, NHIỆM KỲ 2023 - 2028
- Đại hội đại biểu công đoàn cấp tỉnh,
thành phố, công đoàn ngành trung ương và tương đương, công đoàn tổng công ty trực
thuộc Tổng Liên đoàn
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
CÔNG ĐOÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LẦN THỨ XVII,
NHIỆM KỲ 2023 - 2028
____________________________
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
CÔNG ĐOÀN XÂY DỰNG VIỆT NAM
LẦN THỨ XIV,
NHIỆM KỲ 2023 - 2028
____________________________
Văn bản do Đoàn Chủ tịch, Đoàn thư ký,
Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu ghi tên cơ quan ban hành văn bản
là Đoàn Chủ tịch, Đoàn thư ký, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu.
Ví dụ:
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM
LẦN
THỨ XIII
___________
ĐOÀN CHỦ TỊCH
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM
LẦN
THỨ XIII
___________
ĐOÀN THƯ KÝ
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM
LẦN
THỨ XIII
___________
BAN THẨM TRA TƯ
CÁCH ĐẠI BIỂU
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM
LẦN
THỨ XIII
___________
BAN KIỂM PHIẾU
Kết thúc nội dung các văn bản Đại hội
Ví dụ: Báo cáo của Ban Chấp hành Tổng
Liên đoàn Lao động Việt Nam khóa XII, nhiệm kỳ 2018-2023 trình Đại hội đại biểu
toàn quốc Công đoàn Việt Nam lần thứ XIII, nhiệm kỳ 2023-2028.
BAN CHẤP HÀNH TỔNG
LIÊN ĐOÀN KHÓA XII
2. Đối với các văn bản của Tiểu ban của
Đại hội:
+ Số, ký hiệu và thể thức văn bản đại hội: Số của
các Tiểu ban được lấy hệ thống số riêng của từng Tiểu ban, do Ban, đơn vị
được phân công theo dõi, quản lý.
+ Thể thức đề ký: Đối với văn bản của
các tiểu ban được thành lập theo quyết định: cấp trưởng đề ký trực tiếp, cấp
phó ký đề ký là ký thay (ký hiệu là KT.)
Ví dụ:
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT
NAM
___________
TIỂU BAN VĂN KIỆN
ĐẠI HỘI
Số: /TBVK
Thể thức đề ký:
TRƯỞNG TIỂU BAN
(Chữ ký)
CHỦ TỊCH
Họ và tên