|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LẠNG SƠN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
23/2021/QĐ-UBND
|
Lạng Sơn, ngày 09
tháng 9 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Công chứng ngày
20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao
dịch;
Căn cứ Nghị định số
29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng
dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số
47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của
Chính phủ về quản lý, kết nối
và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết
một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp tại Tờ trình số 115/TTr-STP ngày 01 tháng 9 năm 2021.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai
thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 25 tháng 9
năm 2021 và thay thế Quyết định số 20/2019/QĐ-UBND ngày 22 tháng 7 năm 2019 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn về việc ban hành Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở
dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở,
ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân
dân xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Chính phủ;
- Cục kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- UBMTTQVN tỉnh, các Đoàn thể tỉnh;
- TAND tỉnh, VKSND tỉnh, Công an tỉnh, Cục THADS tỉnh;
- Ban Pháp chế HĐND tỉnh;
- Công báo tỉnh, Báo Lạng Sơn;
- Đài Phát thành - Truyền hình tỉnh;
- Cổng thông tin điện tử của tỉnh;
- PVP UBND tỉnh, các Phòng CV, TT TH-CB;
- Lưu: VT, THNC (HTMĐ).
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Hồ Tiến Thiệu
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG
THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN
(Kèm theo Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2021 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Lạng Sơn)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế
này quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở
dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn; quyền, nghĩa vụ của
các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.
2. Đối tượng áp dụng:
a) Sở Tư pháp, Sở Thông tin và
Truyền thông, Cục Thi hành án dân sự, Công an tỉnh;
b) Phòng Tư pháp các huyện,
thành phố (gọi chung là Phòng Tư pháp);
c) Ủy ban nhân dân các xã, phường,
thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã);
d) Các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh;
đ) Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có liên quan đến việc quản lý, cung cấp, cập nhật, trách nhiệm phối hợp, khai
thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch
trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực (viết tắt là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống Cơ sở dữ liệu điện tử có
địa chỉ tại http://ccct.langson.gov.vn, bao gồm các thông tin về nguồn gốc
tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn
được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công
chứng, chứng thực.
2. Thông tin ngăn chặn
là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp
luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn
là cơ sở pháp lý để công chứng viên, người thực hiện chứng thực xem xét việc từ
chối thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan đến
tài sản đó.
3. Thông tin giải tỏa ngăn
chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu
ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó. Văn bản giải
tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên,
người thực hiện chứng thực thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao
dịch bị ngăn chặn trước đó.
4. Thông tin về hợp đồng,
giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã công chứng,
chứng thực, được tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân
cấp xã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
5. Tài khoản là những
thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập
vào hệ thống gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3.
Nguyên tắc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Việc cập nhật thông tin vào
Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2. Các hoạt động cập nhật, tra
cứu, cung cấp, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; không làm phát sinh thủ tục hành
chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.
3. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu để
thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch không loại trừ trách
nhiệm của công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người yêu cầu công chứng,
người yêu cầu chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của
pháp luật.
4. Bảo đảm quyền của các tổ chức,
cá nhân được tiếp cận, quản lý, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu
phù hợp với quy định của pháp luật.
5. Việc nhập, sửa chữa, xóa
thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ
sở dữ liệu.
6. Bảo đảm an toàn, an ninh
thông tin.
Điều 4. Những
hành vi bị nghiêm cấm
1. Cấp tài khoản truy cập cho
cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở
dữ liệu bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của
mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ
quan thực hiện chứng thực, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng; tiết lộ tài
khoản của cơ quan, đơn vị, của tổ chức hành nghề công chứng cho người không có
trách nhiệm, thẩm quyền.
2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để
thực hiện các công việc không được giao; sử dụng Cơ sở dữ liệu và thông tin
trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục
vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch của tổ chức mình
hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
3. Không cập nhật hoặc cập nhật
thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật
thông tin vào cơ sở dữ liệu.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin
trong Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hoặc bất kỳ
hành vi nào khác tác động đến hoạt động, thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
5. Sử dụng hoặc tiết lộ các
thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà
mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở
dữ liệu.
6. Những hành vi vi phạm pháp luật
khác theo quy định của pháp luật.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 5. Cấp,
quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu
1. Người được cấp tài khoản
truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám
đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực, lãnh đạo và chuyên
viên bộ phận chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực của
Sở Tư pháp;
b) Trưởng các tổ chức hành nghề
công chứng, công chứng viên và các viên chức, nhân viên của các tổ chức hành
nghề công chứng theo phân công của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng;
c) Người thực hiện chứng thực
và công chức tham mưu thực hiện công tác chứng thực của Phòng Tư pháp theo phân
công của Trưởng Phòng Tư pháp;
d) Người thực hiện chứng thực
và công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo phân công của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
đ) Tổ chức, cá nhân khác để phục
vụ cho việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức
quy định tại các điểm b, c, d, đ khoản 1 Điều này lập danh sách yêu cầu cấp tài
khoản cho các cá nhân của cơ quan, đơn vị, tổ chức mình gửi về Sở Tư pháp để
xem xét, cấp tài khoản.
3. Cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi
người được cấp tài khoản công tác có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức,
viên chức, nhân viên thuộc cơ quan, đơn vị, tổ chức mình thực hiện việc cập nhật
dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu, tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu; thường xuyên
rà soát đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên được cấp tài khoản đề
nghị Sở Tư pháp khóa, mở lại tài khoản bị khóa hoặc xóa tài khoản.
4. Người được cấp tài khoản có
trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác
động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.
5. Tài khoản truy cập vào Cơ sở
dữ liệu đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:
a) Công chứng viên bị tạm đình
chỉ hành nghề công chứng hoặc bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên; cán bộ,
công chức, viên chức bị tạm đình chỉ công tác;
b) Cá nhân đã được cấp tài khoản
nhưng không thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu do sự phân công của
cơ quan, đơn vị, tổ chức;
c) Tổ chức, cá nhân có hành vi
vi phạm quy định tại Điều 4 của Quy chế này.
Tài khoản bị khóa được mở lại
theo đề nghị của cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi cán bộ, công chức, viên chức,
nhân viên công tác khi người được cấp tài khoản tiếp tục thực hiện nhiệm vụ có
liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
6. Tài khoản truy cập vào Cơ sở
dữ liệu đã được cấp sẽ bị xóa trong các trường hợp sau:
a) Công chứng viên đã miễn nhiệm,
bị xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên;
b) Cá nhân được cấp tài khoản
chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu;
c) Cơ quan, đơn vị, tổ chức được
cấp tài khoản bị giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất
theo quy định của pháp luật.
7. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu
của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý
nhà nước thực hiện việc quản lý, cấp, khóa hoặc mở lại, xóa tài khoản trong Cơ
sở dữ liệu theo quy định của pháp luật và của Quy chế này.
Điều 6.
Cung cấp, tiếp nhận thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp
nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan có liên
quan để quản lý, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, gồm:
a) Thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn do Tòa án nhân dân các cấp, Tòa án quân sự các cấp cung cấp;
b) Thông tin có liên quan đến
việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn do Viện Kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp;
c) Thông tin có liên quan đến
việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn do cơ quan Thi hành án dân sự các cấp cung cấp;
d) Thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn liên quan đến tài sản do Cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm
vụ tiến hành một số hoạt động điều tra Công an các cấp cung cấp;
đ) Quyết định thu hồi, hủy bỏ
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền
với đất do Ủy ban nhân dân, cơ quan Tài nguyên và Môi trường cung cấp;
e) Thông tin khác có liên quan
đến ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp
theo quy định của pháp luật.
2. Nội dung thông tin ngăn chặn
a) Thông tin chung gồm: loại
ngăn chặn, loại văn bản ngăn chặn, số ký hiệu văn bản, trích yếu văn bản; ngày,
tháng, năm ban hành; ngày, tháng, năm có hiệu lực văn bản ngăn chặn; lý do ngăn
chặn, cơ quan ban hành văn bản, kèm tệp tin văn bản ngăn chặn.
b) Thông tin về tài sản gồm: bất
động sản, động sản.
- Thông tin tài sản là bất động
sản gồm: tên tài sản, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, số vào sổ cấp Giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, tờ bản
đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích, mục đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện
trên giấy Chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
liền với đất;
- Thông tin tài sản là động sản
có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác gồm các thông tin: tên
tài sản, số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, cơ quan
cấp, ngày tháng năm cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng
minh quyền tài sản.
3. Thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu
trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Cập
nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sau khi tiếp nhận thông tin
ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong thời hạn 01 ngày làm việc Sở Tư
pháp tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào phần thông tin ngăn
chặn.
2. Đối với thông tin ngăn chặn
đã có trên Cơ sở dữ liệu thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, công chức Sở Tư
pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: nếu thông tin đã có
phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ liệu; nếu
thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập
thông tin ngăn chặn mới vào Cơ sở dữ liệu.
3. Đối với thông tin giải tỏa
ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập
nhật phải kiểm tra thông tin: nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn phù hợp với
thông tin ngăn chặn đã có thì thực hiện việc giải tỏa ngăn chặn; nếu thông tin
giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì trong thời hạn
01 ngày làm việc phải báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp để chuyển trả lại thông tin
giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý
do trả lại.
4. Khi phát hiện thấy những điểm
bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn thì trong thời
hạn 01 ngày làm việc, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật thông
tin phải báo cáo ngay với Giám đốc Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.
Điều 8. Cập
nhật thông tin hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu
1. Nội dung thông tin nhập vào
Cơ sở dữ liệu
a) Thông tin cơ bản của hợp đồng,
giao dịch được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu (Các trường thông tin có gắn dấu *
trong Cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:
- Thông tin về hợp đồng, giao dịch:
tên loại hợp đồng, giao dịch; số hợp đồng, giao dịch; ngày tháng năm hợp đồng,
giao dịch.
- Thông tin về các bên tham gia
hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
+ Đối với cá nhân: họ và tên;
ngày tháng năm sinh; số Chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước
công dân, ngày tháng năm cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia
giao dịch;
+ Đối với tổ chức: tên gọi tổ
chức; địa chỉ trụ sở; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và
người đại diện (chức vụ; ngày tháng năm sinh; số Chứng minh nhân dân hoặc số Hộ
chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày tháng năm cấp, nơi cấp; địa chỉ của
người đại diện).
- Thông tin về tài sản, cụ thể:
+ Đối với tài sản là bất động sản
gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì nhập: địa chỉ tài sản; số
giấy chứng nhận, số vào sổ, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, số tờ bản
đồ; tài sản gắn liền với đất (nếu có);
+ Đối với tài sản là động sản
có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác thì nhập: số đăng ký tài
sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản; mã số giấy tờ, ngày tháng năm cấp
và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu
có);
- Các thông tin khác có liên
quan.
b) Đối với Di chúc thì nhập các
thông tin sau:
- Thông tin về người lập di
chúc: họ và tên; ngày tháng năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu
hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày tháng năm cấp, nơi cấp;
- Thông tin về tài sản và các
thông tin khác: thực hiện theo khoản 1 Điều này.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng,
giao dịch
a) Thông tin về hợp đồng, giao
dịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm: hợp đồng giao dịch đã được công chứng viên
của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận, người thực hiện chứng thực của
Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực và các thông tin khác liên
quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch;
b) Thông tin về hợp đồng, giao
dịch phải được cập nhật chính xác, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu trước khi trả kết
quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực;
c) Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ,
chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã
được công chứng, chứng thực phải được cập nhật theo quy định tại điểm b khoản 2
Điều này.
3. Trường hợp phát hiện sai sót
sau khi thông tin đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, các cơ quan thực hiện chứng
thực, tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để kiểm tra và tiến hành
sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin trong hợp đồng, giao dịch hoặc thực
hiện việc xóa thông tin.
Điều 9. Lưu
trữ thông tin Cơ sở dữ liệu
1. Thông tin Cơ sở dữ liệu được
lưu trữ dưới dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.
2. Thông tin Cơ sở dữ liệu được
lưu trữ, bảo quản có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản và phải được
bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp,
Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.
3. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu
phải thực hiện định kỳ 03 tháng một lần theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp Cơ sở
dữ liệu và quy định của Quy chế này.
Điều 10.
Tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Cách thức tra cứu thông tin
ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được
thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu và theo hướng
dẫn của Sở Tư pháp.
2. Trước khi ký công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản
là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, công chứng viên, người thực
hiện chứng thực phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu công chức, viên chức, nhân
viên của cơ quan, tổ chức mình tra cứu Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng
giao dịch của tài sản.
3. Người tra cứu khi phát hiện
thông tin ngăn chặn có liên quan đến hợp đồng, giao dịch phải in, chuyển cho
công chứng viên, người thực hiện chứng thực để xem xét việc công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch đó.
4. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ
liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm
tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng,
chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
a) Nếu tài sản có trong danh
sách ngăn chặn thì từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản
bị ngăn chặn;
b) Trường hợp tài sản thế chấp
đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và
tài sản gắn liền với đất nhưng chưa được giải chấp trên Cơ sở dữ liệu thì công
chứng viên, người thực hiện chứng thực vẫn được công chứng, chứng thực hợp đồng,
giao dịch; ngay sau khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực
hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng gửi thông tin giải chấp đến Sở Tư
pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu;
c) Các tình huống phát sinh
khác, cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo
cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.
Điều 11.
Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Sở Tư pháp được khai thác, sử
dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng
thực trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên, viên chức và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng; cơ quan
thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực, công chức tham mưu thực hiện
công tác chứng thực được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
3. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu
được cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công
tác điều tra, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.
4. Cơ quan nhà nước được Sở Tư
pháp cấp tài khoản quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 5 Quy định này khai thác, sử
dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ
theo quy định của pháp luật.
5. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ
liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng,
quý, 6 tháng, hàng năm.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12.
Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh
triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này
và quy định của pháp luật có liên quan.
2. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, tổ chức có liên quan hướng dẫn vận hành, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;
lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất
công việc và an toàn, an ninh thông tin.
3. Chủ trì phối hợp với các cơ
quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên
thông Cơ sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng,
chứng thực hợp đồng, giao dịch.
4. Tiếp nhận, cập nhật thông
tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ
liệu theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân phục vụ công tác điều tra,
thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của
pháp luật.
5. Tổ chức bảo trì, nâng cấp hệ
thống thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin của Cơ sở dữ liệu để đáp ứng kịp thời
yêu cầu hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản
lý nhà nước đối với hoạt động này.
6. Đôn đốc, theo dõi tình hình
thực hiện Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế
khi cần thiết.
Điều 13.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Sở Thông tin và Truyền thông
có trách nhiệm quản trị, duy trì hoạt động hệ thống Cơ sở dữ liệu, máy chủ, đường
truyền, sao lưu dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin cho hoạt động khai thác, sử
dụng của các chủ thể liên quan.
Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ
quan, tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng, quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực của
cơ quan, tổ chức.
2. Cục Thi hành án dân sự tỉnh,
Công an tỉnh, các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố phối hợp
thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp quy định tại các điểm c, d, đ, e khoản 1
Điều 6 của Quy chế này.
3. Các sở, ban, ngành và cơ
quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực
hiện Quy chế này; phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu, tạo
điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Phòng Tư pháp, Ủy
ban nhân dân cấp xã và người thực hiện chứng thực kiểm tra, xác minh thông tin
phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Điều 14.
Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh
Trong phạm vi chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của mình phối hợp cung cấp thông tin và hướng dẫn, chỉ đạo các
đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin quy định tại các điểm a, b khoản 1 Điều 6
của Quy chế này.
Điều 15.
Trách nhiệm của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Phòng Tư pháp; Ủy ban nhân
dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực
vào Cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng, bảo mật đối với tài
khoản được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa, mở lại, xóa tài
khoản của công chức cơ quan mình; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá
nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
2. Người thực hiện chứng thực,
công chức Tư pháp - Hộ tịch làm công tác chứng thực được phân công cập nhật,
tra cứu, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa
thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu và tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu
trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã
tra cứu;
b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản
lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo
đảm an toàn, bí mật thông tin.
Điều 16.
Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm sử dụng Cơ sở dữ liệu; cập nhật đầy đủ các
thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng,
giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng vào Cơ sở dữ
liệu.
2. Trưởng tổ chức hành nghề
công chứng có trách nhiệm:
a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường
truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình
kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu;
b) Tổ chức quản lý, phân công
công chứng viên, viên chức hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng,
giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu, sao lưu dữ liệu công chứng
theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;
c) Tổ chức quản lý việc khai
thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ
cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
d) Quyết định và chịu trách nhiệm
về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức
mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập
vào Cơ sở dữ liệu;
đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo
mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp,
khóa, mở lại, xóa tài khoản của viên chức, nhân viên đơn vị mình.
e) Cử công chứng viên, viên chức,
nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu;
g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư
pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.
3. Công chứng viên, viên chức,
nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai
thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa
thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu
trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã
tra cứu;
b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản
lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo
đảm an toàn, bí mật thông tin./.