|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HUẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 451/KH-UBND
|
Huế, ngày 10
tháng 8 năm 2026
|
KẾ HOẠCH
THỰC
HIỆN CÁC NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP LƯU TRỮ DỰ PHÒNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HUẾ
Thực hiện Quyết định số
76/QĐ-TTg ngày 12 tháng 01 năm 2026 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nhiệm vụ,
giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ; UBND thành phố ban hành Kế hoạch
thực hiện như sau:
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ
1. Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15
ngày 21/6/2024.
2. Nghị định số 113/2025/NĐ-CP
ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
3. Thông tư số 06/2025/TT-BNV
ngày 15/5/2025 về quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
4. Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày
14/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;
5. Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày
12/01/2026 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự
phòng tài liệu lưu trữ.
II. MỤC TIÊU, PHẠM VI
1. Mục tiêu
a) Tạo lập dữ liệu lưu trữ dự
phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh
viễn có nguy cơ bị hỏng thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam bằng công nghệ
tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22
tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ,
đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
b) Bảo đảm sự toàn vẹn, độ tin
cậy, độ chính xác của thông tin so với tài liệu gốc và ổn định lâu dài; khai
thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc
bị mất hoặc không sử dụng được; góp phần phát triển cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh
vực lưu trữ.
2. Phạm vi thực hiện Lưu trữ
dự phòng đối với các tài liệu lưu trữ sau:
a) Tài liệu lưu trữ có giá trị
đặc biệt.
b) Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn
có nguy cơ bị hỏng đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ, gồm:
- Tài liệu lưu trữ giấy và tài
liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác có dấu hiệu nhạt màu, đổi màu, rách,
thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin.
- Tài liệu lưu trữ điện tử có
một trong các dấu hiệu sau: Công nghệ tạo lập tài liệu lạc hậu, có khả năng bị
thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.
III. NỘI DUNG THỰC HIỆN
1. Thống kê, lập danh mục có
giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng thuộc diện
cần lưu trữ dự phòng
a) Tiêu chí xác định tài liệu
lưu trữ được lựa chọn để thực hiện lưu trữ dự phòng thuộc một trong các tiêu
chí sau:
- Tài liệu lưu trữ có giá trị
đặc biệt.
- Tài liệu lưu trữ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng: Tài liệu lưu trữ giấy
và tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác có dấu hiệu nhạt màu, đổi màu, rách,
thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin.
- Tài liệu lưu trữ điện tử có
một trong các dấu hiệu sau: Công nghệ tạo lập tài liệu lạc hậu, có khả năng bị
thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.
b) Đối tượng thực hiện:
- Tài liệu có giá trị đặc biệt
đang bảo quản tại các cơ quan, đơn vị, địa phương và các tổ chức, cá nhân trên
địa bàn thành phố.
- Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có
nguy cơ bị hỏng đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
c) Phương pháp lựa chọn tài
liệu đưa ra số hóa để thực hiện lưu trữ dự phòng:
- Lựa chọn cả hồ sơ, không lựa
chọn văn bản, tài liệu đơn lẻ.
- Thống kê danh mục hồ sơ theo
từng nhóm/khối tài liệu thuộc phông/công trình/sưu tập lưu trữ.
- Lập danh mục tài liệu cần ưu
tiên theo mức độ hư hỏng.
- Trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt danh mục tài liệu có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn thuộc
diện cần lưu trữ dự phòng.
c) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.
d) Thời gian thực hiện: Từ năm
2026 đến năm 2027.
2. Nghiên cứu, khảo sát, lựa
chọn công nghệ, thiết bị để thực hiện lưu trữ dự phòng
a) Yêu cầu:
- Nghiên cứu, khảo sát các công
nghệ, thiết bị hiện đại phục vụ việc số hóa và tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng,
đáp ứng nguyên tắc về tính toàn vẹn, độ chính xác, khả năng sử dụng lâu dài và
khả năng thay thế tài liệu gốc.
- Công nghệ, thiết bị được lựa
chọn phải phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ gốc và sự phát triển của
khoa học, công nghệ tại thời điểm tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng.
b) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.
c) Cơ quan phối hợp: Sở Khoa
học và Công nghệ.
d) Thời gian thực hiện: Từ năm
2026 đến năm 2027.
3. Đầu tư công nghệ, thiết bị
a) Yêu cầu:
- Xây dựng đề xuất, dự án đầu
tư các công nghệ, thiết bị cần thiết để thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu lưu
trữ theo quy định.
- Triển khai mua sắm, lắp đặt
và vận hành các hệ thống thiết bị số hóa, phần mềm quản lý và hạ tầng kỹ thuật
phục vụ lưu trữ dự phòng.
b) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.
c) Cơ quan phối hợp: Sở Tài
chính; Sở Khoa học và Công nghệ.
d) Thời gian thực hiện: Từ năm
2028 đến năm 2029.
4. Số hoá, tạo lập tài liệu
lưu trữ dự phòng
a) Yêu cầu:
- Số hóa tài liệu theo danh mục
đã được lựa chọn, phê duyệt.
- Tài liệu trước khi số hóa
phải được chỉnh lý hoàn chỉnh.
- Kiểm tra định kỳ để đảm bảo
sự toàn vẹn, độ tin cậy và chính xác thông tin so với tài liệu gốc.
- Tạo lập tài liệu lưu trữ dự
phòng.
- Tổ chức tập huấn, chuyển giao
công nghệ và trao đổi kinh nghiệm cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác
lưu trữ.
- Xây dựng quy chế quản lý, bảo
quản tài liệu lưu trữ dự phòng.
- Số hóa tài liệu phải đảo đảm
thông tin dữ liệu đầu vào theo quy định; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, an
toàn thông tin và dung lượng lưu trữ trên Phần mềm Lưu trữ lịch sử, Phần mềm
Lưu trữ điện tử. Phục vụ quản lý, khai thác, tra tìm tài liệu nhanh chóng,
thuận lợi và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
b) Cơ quan chủ trì: Trung tâm
Lưu trữ, thuộc Sở Nội vụ.
c) Cơ quan phối hợp: Sở Khoa
học và Công nghệ.
d) Thời gian thực hiện: Từ năm
2029 - 2034.
5. Xây dựng, hoàn thiện quy
trình, định mức kinh tế - kỹ thuật số hóa, tạo lập tài liệu lưu trữ dự
phòng
a) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.
b) Cơ quan phối hợp: Sở Tài
chính và các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan.
c) Thời gian thực hiện: Năm
2027 - 2028.
6. Xây dựng cơ sở dữ liệu
quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng, bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu
với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam
b) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.
b) Cơ quan phối hợp: Sở Khoa
học và Công nghệ.
c) Thời gian thực hiện: Từ năm
2030 - 2035
IV. KINH PHÍ
Kinh phí thực hiện từ nguồn
ngân sách nhà nước được bố trí trong dự toán chi hằng năm của các cơ quan, đơn
vị, địa phương theo phân cấp ngân sách hiện hành; lồng ghép các chương trình,
dự án, đề án có liên quan khác theo quy định của pháp luật; nguồn tài trợ, viện
trợ; huy động và các nguồn hợp pháp khác (nếu có).
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Sở Nội vụ
a) Chủ trì, phối hợp với các
các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan tổ chức thực hiện Kế hoạch; theo
dõi, kiểm tra, giám sát quá trình triển khai thực đảm bảo đúng các mục tiêu,
nội dung, yêu cầu và tiến độ quy định. Định kỳ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm,
tổng hợp trình UBND thành phố báo cáo Bộ nội vụ kết quả thực hiện.
b) Tổ chức đào tạo, tập huấn,
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác lưu trữ; trao
đổi, học hỏi kinh nghiệm về lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ.
c) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ
- Thống kê, lập danh mục có giá
trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng thuộc diện cần
lưu trữ dự phòng.
- Lựa chọn khối tài liệu
theo tiêu chí ưu tiên, xây dựng dự toán kinh phí và kế hoạch theo từng giai
đoạn.
- Xây dựng dự toán kinh phí
hằng năm thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu; đầu tư cơ sở vật chất, công nghệ
và thiết bị để thực hiện lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức thực hiện việc số
hoá, tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng.
2. Sở Tài chính: Tham
mưu UBND thành phố bố trí kinh phí để thực hiện đầy đủ các nội dung của kế
hoạch theo từng giai đoạn trên cơ sở quy trình, thủ tục, định mức kinh tế - kỹ
thuật số hóa các loại hình tài liệu, tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy
định và đề nghị của Sở Nội vụ; giám sát, kiểm tra và hướng dẫn quyết toán tài
chính, đảm bảo sử dụng nguồn kinh phí có hiệu quả.
3. Sở Khoa học và Công nghệ:
Nghiên cứu, đề xuất lựa chọn công nghệ, thiết bị phù hợp. Phối hợp với Sở
Nội vụ thực hiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng,
bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam.
4. Các sở, ban, ngành; UBND
các xã, phường và các tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố: Phối hợp chặt
chẽ với Sở Nội vụ trong việc triển khai thực hiện Kế hoạch này. Căn cứ vào các
tiêu chí xác định tài liệu lưu trữ được lựa chọn để số hóa, tạo lập tài liệu
lưu trữ dự phòng cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu cần thiết
phục vụ công tác thống kê, lập danh mục tài liệu lưu trữ ưu tiên lựa chọn gửi
Sở Nội vụ phê duyệt.
Trên đây là kế hoạch Thực hiện
các nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ trên địa bàn thành
phố Huế. Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh những khó khăn, vướng mắc; các
cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ, tổng hợp, báo cáo
UBND thành phố xem xét, quyết định./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ (b/c);
- CT, các PCT UBND TP;
- Các sở, ban, ngành thuộc UBND TP;
- VP UBND thành phố: CVP, các PCVP;
- UBND các xã, phường;
- Lưu: VT, TP.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Mạnh
|