|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ GIANG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 995/2003/QĐ-UB
|
Hà Giang, ngày 17
tháng 4 năm 2003
|
QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH HÀ GIANG
BAN
HÀNH BẢN QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG PHẠM VI TỈNH HÀ GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG
- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (sửa
đổi), ngày 21/6/1994;
- Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số
34/2001/PL - UBTVQH10 ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội;
- Xét đề nghị của Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh
lại văn bản số 66/VP ngày 11/4/2002.
QUYẾT ĐỊNH
Điều I: Ban hành kèm theo Quyết định này bản quy Quy định về công
tác Lưu trữ trong phạm vi tỉnh Hà Giang;
Điều II: Quyết định này thay thế Quyết định số 1348/QĐ-UB ngày
24/7/1999 của UBND tỉnh Hà Giang và có hiệu lực từ ngày ký.
Điều III: Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, thủ trưởng các Sở, Ban,
ngành, Đoàn thể, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chiểu quyết định thi hành./.
|
Nơi nhận:
- Cục Lưu trữ Nhà nước (B/c)
- Thường trực Tỉnh ủy (B/c)
- Thường trực HĐND tỉnh (B/c)
- CT, các Phó CT UBND tỉnh
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh
- Như điều III (T/h)
- Lãnh đạo Văn phòng + CV NCTH HĐND - UBND tỉnh
- Lưu VT + TTLT
|
T/M ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH HÀ GIANG
CHỦ TỊCH
Triệu Đức Thanh
|
QUY ĐỊNH
CỦA UBND TỈNH HÀ GIANG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG PHẠM VI TỈNH HÀ GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 995/2003/QĐ-UB ngày 17/4/2003 của UBND tỉnh
Hà Giang)
I - NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1: Tất cả
công văn tài liệu quản lý nhà nước; tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án
thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, công trình xây dựng
cơ bản, phát minh sáng chế, luận án tốt nghiệp,...); tài liệu chuyên môn (sổ
sách thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự, ...); bản thảo, bản nháp các tác phẩm
văn học nghệ thuật; âm bản, dương bản các các bộ phim; các bức ảnh, microphim,
tài liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, sổ Biên bản,
Nghị quyết các cuộc họp,... được hình thành trong quá trình hoạt động của các Sở,
Ban, ngành, Đoàn thể, UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Hà Giang, không
kể thời gian, hình thức ghi, tên loại tài liệu được tập trung thống nhất ở
phòng, kho lưu trữ các ngành các cấp để phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học
và thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ phải là bản gốc, bản
chính của văn kiện. Trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính mới được thay
thế bản sao hợp pháp.
Điều 2: Tài liệu lưu trữ của địa phương là di sản của
dân tộc thuộc một phần của phông tài liệu lưu trữ quốc gia, không một tập thể,
cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi,
tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
Điều 3: Sở Tài chính - vật giá căn cứ nhu cầu của mỗi
ngành, mỗi cấp để xác định, bố trí đủ kinh phí cho công tác lưu trữ của từng cơ
quan, đơn vị.
Điều 4: Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Đoàn thể, Chủ tịch
UBND các huyện, thị xã trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo
việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của
nhà nước về công tác lưu trữ.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh có chức
năng giúp Chánh Văn phòng và giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh.
II - QUẢN LÝ VÀ TỔ
CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. LẬP HỒ SƠ
Điều 5: Công chức, viên chức làm công việc bằng công văn
giấy tờ hoặc liên quan đến công văn giấy tờ trong từng cơ quan tuỳ theo chức
năng, nhiệm vụ phải lập hồ sơ công việc phần mình phụ trách. Việc lập hồ sơ của
mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải
tuân theo đúng các quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Điều 6: Hồ sơ công việc khi lập phải đảm bảo mối liên hệ
giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đề, một sự việc. Văn bản trong hồ sơ
được sắp xếp theo trật tự hợp lý và biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.
Điều 7: Hồ sơ tên gọi gồm các tập lưu công văn đi ở mỗi
cơ quan được phân loại từng hồ sơ cùng tên gọi giống nhau như các tập: Quyết định,
Chỉ thị, Báo cáo, Công văn,... Tùy theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà kết
thúc hồ sơ theo tháng, quý, 6 tháng, 1 năm.
Văn thư cơ quan phải lưu đầy đủ công
văn tài liệu (bản gốc và phụ lục kèm theo) sắp xếp theo thứ tự đúng với số đăng
ký trong sổ công văn và chịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi.
Điều 8: Hồ sơ nguyên tắc gồm những văn bản pháp quy như:
Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, Quy định hướng dẫn hoặc
giải thích về chế độ chính sách. Công chức, viên chức tùy theo yêu cầu công việc
của mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định làm
căn cứ giải quyết công việc để lập hồ sơ nguyên tắc.
Khi nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác
phải bàn giao lại cho người thay thế mình để tiếp tục công việc đó.
Điều 9: Công chức, viên chức chỉ được giữ lại hồ sơ công
việc của mình 1 năm tính từ khi công việc đó kết thúc. Trường hợp cần giữ lại để
nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan.
Cuối mỗi năm, công chức, viên chức
trong từng cơ quan tự kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ của mình, bổ sung hoàn thiện
và bàn giao vào phòng, kho lưu trữ cơ quan.
2. THU NỘP HỒ SƠ
TÀI LIỆU
Điều 10: Các đơn vị thuộc danh mục: nộp hồ sơ tài liệu
vào Lưu trữ cố định (Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện, thị xã) chỉ được
giữ hồ sơ công việc tại Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 5 năm. Sau 5 năm phải
giao nộp hồ sơ đó vào Lưu trữ cố định. Trường hợp cần giữ lại để sử dụng tiếp đối
với loại tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải được sự đồng ý của UBND tỉnh hoặc
UBND huyện, thị xã.
Điều 11: Các ngành Công an, Quân sự thành lập phòng, kho
lưu trữ riêng. Tài liệu lưu trữ của cơ quan này không phải nộp vào kho lưu trữ
nhà nước tỉnh, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về công tác lưu trữ trong
phạm vi địa phương và báo cáo, thống kê hàng năm về lưu trữ tỉnh.
Điều 12: Hồ sơ tài liệu của một cơ quan này sát nhập vào
một cơ quan khác hoặc của 2 cơ quan sát nhập làm một cơ quan mới thì lưu trữ cơ
quan được sát nhập hay cơ quan mới thành lập tiếp nhận và quản lý.
Đối với cơ quan được giải thể thuộc cấp
nào, hồ sơ tài liệu chuyển giao vào kho lưu trữ nhà nước cấp ấy quản lý.
Trường hợp một cơ quan được tách ra
là 2 hoặc nhiều cơ quan thì mỗi cơ quan mới thành lập 1 phông lưu trữ, tài liệu
cơ quan trước khi chia tách phải chỉnh lý và nộp vào Lưu trữ cố định cùng cấp.
Điều 13: Tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải là hồ
sơ. Nếu chưa lập hồ sơ thì công chức, viên chức giao nộp tài liệu phải có trách
nhiệm cùng với lưu trữ cơ quan lập hồ sơ về phần tài liệu mình giao nộp.
Công chức, viên chức khi nghỉ hưu,
thôi việc, chuyển công tác phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ tài liệu, sổ sách,
giấy tờ có liên quan cho người thay thế mình để tiếp tục giải quyết công việc. (Mẫu
Biên bản giao nộp - phụ lục số 1).
Điều 14: Hồ sơ giao nộp vào kho Lưu trữ cố định phải là
hồ sơ có giá trị đã được chỉnh lý kèm theo mục lục hồ sơ. Đơn vị giao nộp có
trách nhiệm vận chuyển đến nơi nhận. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý thì bên giao nộp
có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý. (Mẫu Biên bản giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ tỉnh, huyện - phụ lục số 2)
Điều 15: Phòng, kho lưu trữ các ngành các cấp có trách
nhiệm sưu tầm, bổ sung những tài liệu còn thiếu phản ánh về quá trình hình
thành và phát triển của cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ lịch sử. Những tài liệu
về các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng, hoạt động trong lĩnh vực kinh tế,
chính trị, văn hoá xã hội, ... nếu đủ điều kiện thì thành lập phông lưu trữ cá
nhân.
3. THỐNG KÊ, SẮP XẾP,
BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 16: Các sở, Ban, ngành, Đoàn thể, UBND các huyện,
thị xã thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm hoặc về tình hình
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cho UBND tỉnh trước ngày 31/01 năm sau.
Điều 17: Các phòng, kho lưu trữ thực hiện chế độ kiểm kê
định kỳ một năm một lần để theo dõi tình trạng tài liệu và có biên bản gửi về
Trung tâm Lưu trữ tỉnh. (Mẫu biên bản - phụ lục 3)
Điều 18: Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách
thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ, các công cụ tra tìm như: sổ nhập tài liệu, sổ
đăng ký các phông, mục lục hồ sơ từng phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu
lưu trữ (Phụ lục 4, 5, 6).
Điều 19: Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong từng bộ phận
phông hoặc kho lưu trữ được tiến hành thống nhất theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ
Nhà nước.
Điều 20: Phòng, kho lưu trữ phải được bố trí nơi cao
ráo, thoáng mát để tránh ẩm mốc, mối mọt tài liệu và được trang bị các phương
tiện bảo quản như: cặp, hộp, giá, tủ đựng tài liệu và phương tiện phòng cháy chữa
cháy, hút bụi, hút ẩm,...
Điều 21: Những đơn vị có tài liệu mang tính đặc thù như
âm bản, dương bản các bộ phim, tài liệu ghi âm, microphim, băng, đĩa từ, các bức
ảnh, ... phải có trang bị phù hợp hoặc các biện pháp cần thiết để bảo quản tài
liệu lưu trữ được lâu dài.
4. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
VÀ HỦY TÀI LIỆU:
Điều 22: Chỉ được phép tiêu hủy những hồ sơ tài liệu hết
giá trị và tài liệu trùng thừa theo quyết định của người có thẩm quyền trên cơ
sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan (Mẫu văn bản
đề nghị - Phụ lục số 7)
Thành phần Hội đồng xác định giá trị
gồm:
A) Kho Lưu trữ tỉnh:
- Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh: Chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện một hoặc một số bộ phận hoặc cơ quan có
tài liệu: uỷ viên
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh: uỷ viên
B) Các Sở, Ban, ngành, Đoàn thể:
- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính làm
chủ tịch Hội đồng
- Đại diện bộ phận co` tài liệu: ủy viên
- Phụ trách lưu trữ cơ quan: ủy viên
C) UBND các huyện, thị xã:
- Chánh Văn phòng HĐND- UBND huyện, thị - Chủ tịch
Hội đồng
- Đại diện bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu - uỷ
viên
- Phụ trách lưu trữ huyện, thị xã - ủy viên
Điều 23: Khi được phép tiêu huỷ hồ sơ tài liệu phải lập thành biên bản.
Tài liệu tiêu huỷ phải thống kê cụ thể, chi tiết từng loại, có ý kiến xác nhận
của cơ quan chuyên môn cấp trên, và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ trọn vẹn.
(Mẫu Biên bản tiêu huỷ tài liệu - phụ lục 8)
5. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU
TRỮ
Điều 24: Các kho lưu trữ phải xây dựng nội quy quản lý và tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ, quy định cho từng đối tượng là công chức viên chức trong
cơ quan, công chức viên chức ngoài cơ quan và nhân dân có nhu cầu sử dụng tài
liệu chính đáng. Chỉ được nghiên cứu tại chỗ, không mang tài liệu ra khỏi cơ
quan. Trường hợp cần sao chụp, công chứng phải có ý kiến của người có thẩm quyền.
Điều 25: Tất cả mọi yêu cầu sử dụng tài liệu phải được Chánh hoặc
Phó Văn phòng; Trưởng phòng hoặc phó phòng Hành chính đồng ý. Trường hợp độc giả
là người nước ngoài hoặc tài liệu lưu trữ thuộc loại trong danh mục bí mật Nhà
nước cần sử dụng phải được thủ trưởng cơ quan hoặc Chủ tịch UBND các cấp cho
phép. (Phụ lục 9, 10)
Điều 26: Người sử dụng tài liệu có trách nhiệm giữ gìn hồ sơ tài liệu
được cung cấp chặt chẽ, không được làm mất, hư hỏng tài liệu, sử dụng xong phải
sắp xếp theo thứ tự, bàn giao đầy đủ. Nếu phát hiện mất mát hoặc đánh cắp tài
liệu, cán bộ lưu trữ lập biên bản và báo cáo người có thẩm quyền xử lý.
Điều 27: Trung tâm Lưu trữ tỉnh, các phòng, kho lưu trữ ngành có
trách nhiệm cấp bản sao công văn tài liệu vì tài liệu lưu trữ đang quản lý cho
các độc giả khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền lưu trữ cố định được quyền
cấp chứng thực lưu trữ.
III - HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC
LƯU TRỮ
Điều 28: Ở tỉnh thành lập Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng
HĐND - UBND tỉnh trực tiếp giúp UBND tỉnh quản lý thống nhất về công tác lưu trữ
và tài liệu lưu trữ; xây dựng các chế độ quản lý, chế độ nghiệp vụ lưu trữ, hướng
dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các chế độ đó; tổ chức tập huấn nghiệp vụ
văn thư - lưu trữ trong phạm vi tỉnh; tổ chức thu nhận hồ sơ tài liệu của các
đơn vị thuộc nguồn nộp lưu về kho lưu trữ tỉnh để bảo quản và phục vụ nghiên cứu
sử dụng.
Điều 29: Mỗi Sở, Ban, ngành, Đoàn thể phải bố trí gian kho để tài liệu
lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ phải có chuyên môn nghiệp vụ, chịu trách
nhiệm bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ quan theo chế độ tập trung thống
nhất. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Tổ chức hành chính phụ trách và giúp
lãnh đạo Sở, Ban, ngành xây dựng chế độ về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu
lưu trữ trong phạm vi cơ quan.
Điều 30: Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã thành lập kho lưu trữ nhà
nước huyện, thị xã do Văn phòng HĐND - UBND huyện, thị trực tiếp quản lý. Cán bộ
lưu trữ chuyên trách của huyện, thị có chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp
UBND huyện, thị quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong
phạm vi huyện, thị; hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho UBND xã, phường, thị trấn,
các đơn vị trực thuộc; xây dựng bản danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào
lưu trữ cấp huyện, thị; trực tiếp thu hồ sơ tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn
nộp lưu để quản lý và tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định hiện
hành.
IV - KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT
Điều 31: Tập thể, cá nhân có thành tích trong việc quản lý hồ sơ tài
liệu được khen thưởng theo quy định của Nhà nước. Nếu vi phạm những điều trong
bản quy định này thì tùy thuộc mức độ nặng, nhẹ mà xử lý kỷ luật bằng biện pháp
hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.
V - ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 32: Các Sở, Ban, ngành, Đoàn thể, UBND các huyện, thị xã căn cứ
vào bản quy định này xây dựng quy định chi tiết về công tác quản lý hồ sơ tài
liệu cho phù hợp với phạm vi đơn vị, ngành mình quản lý.
Phụ
lục 1
MẪU BIÊN BẢN
GIAO NỘP TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
BIÊN BẢN BÀN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU
- Căn cứ Điều 13 Quyết định số ……/2003/QĐ - UB ngày
/ /2003 của UBND tỉnh Hà Giang
quy định về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
- Căn cứ
.....................................................................................................................
...................................................................................................................................
Hôm nay, ngày…… tháng…… năm……
Tại ……………………………………………………
Chúng tôi gồm có:
Người giao:.................................................................................................................
- Bộ phân công tác:
.....................................................................................................
Người nhận: ...............................................................................................................
- Bộ phận công tác:
.....................................................................................................
Cùng nhau thống nhất giao nhận hồ sơ tài liệu vào
kho lưu trữ cơ quan như sau:
1. Tổng số hổ sơ giao: ……………………………… (có danh mục
kèm theo)
2. Thời gian của tài liệu: ………………………………
3. Các văn bản khác: …………………………………
4: Tình trạng tài liệu: …………………………………
Biên bản này lập thành 2 bản như nhau, bên giao giữ
1 bản, bên nhận giữ 1 bản.
|
NGƯỜI GIAO
(Họ tên, chữ ký)
|
CHỨNG THỰC CỦA
CƠ QUAN
|
NGƯỜI NHẬN
(Họ tên, chữ ký)
|
Phụ lục 2
MẪU
BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
Số:
……………………
- Căn cứ Điều 14 quy định ban hành
kèn theo Quyết định số ....: /2003/QĐ-UB ngày ……./……./2003 của UBND tỉnh Hà
Giang.
- Căn cứ .....................................................................................................................
...................................................................................................................................
Hôm nay, ngày……/……/200.... chúng tôi
gồm:
Đại diện Lưu trữ tỉnh (hoặc Lưu trữ huyện, thị)
1…………………………………………
2…………………………………………
3…………………………………………
Đại diện………………………………
(tên cơ quan)
1…………………………………………
2…………………………………………
3…………………………………………
Cùng thống nhất giao nhận hồ sơ tài
liệu vào quản tại kho lưu Trữ nhà nước như sau:
1. Tên khối tài liệu …………………………………………
2. Thời gian tài liệu
…………………………………………
3. Số lượng hồ sơ tài liệu
…………………………………
4. Số bản mục lục hồ sơ nộp lưu
…………………………
5. Các văn bản khác …………………………………………
6 Tình trạng tài liệu
…………………………………………
………………………………………………………………
Biên bản này lập thành 3 bản; bên
giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản và 1 bản gửi cơ quan quản lý lưu trữ tương ứng.
|
NGƯỜI NHẬN
(Họ tên, chữ ký)
|
|
NGƯỜI GIAO
(Họ tên, chữ ký)
|
|
|
CHỨNG THỰC CỦA
CƠ QUAN
|
|
|
ĐẠI DIỆN LƯU TRỮ
UBND
(Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu)
|
ĐẠI DIỆN CƠ
QUAN NỘP LƯU
(Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu)
|
|
|
|
|
|
Phụ lục 3
MẪU
BIÊN BẢN KIỂM KÊ ĐỊNH KÌ (HOẶC ĐỘT XUẤT) TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
Ngày
tháng năm 200……
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU
Số:
…………………
Khối tài liệu được kiểm kê: …………………(tên
phông)
Thời gian kiểm kê từ ngày ………… đến
ngày …………:
Kết quả kiểm kê:
1. Tổng số đơn vị bảo quản có
trong thống kê:………………
Trong đó: a) Đủ……… đơn vị bảo quản
b) Không thấy ……… đơn vị bảo quản
c) Xuất đi sử dụng ……… đơn vị bảo quản:
2. Tổng số đơn vị bảo quản không
có trong thống kê: …………
3. Trong số tài liệu hiện có:
a) Biên mục không đúng ………… đơn vị bảo
quản
b) Yêu cầu cần phục chế ………… đơn vị bảo
quản
c) Không thể phục chế ………… đơn vị bảo
quản
d) Đã quá thời hạn bảo quản …………đơn vị
bảo quản
(Đối với lưu trữ hiện hành)
4. Những đề xuất về điều kiện bảo
quản:
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
|
THỦ TRƯỞNG CƠ
QUAN XÁC NHẬN
(Ký tên, đóng dấu)
|
NHỮNG NGƯỜI
THAM GIA KIỂM KÊ
(Chức danh, ký tên)
|
Phụ lục 4
MẪU SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
|
STT
|
Ngày nhập
|
Người nhập
|
Cơ quan nhập
|
Tên phông
|
Số phông
|
Năm của tài liệu
|
Căn cứ nhập
|
Tình trạng tài liệu
|
Số lượng
|
Ghi chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
0
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Sổ này dùng để thống kê toàn bộ các lần nhập tài liệu vào lưu trữ,
không kể số lượng nhiều hay ít. Ghi ngay khi nhập.
- Cột 5 và 6 nếu có tên và số phông
(hoặc sưu tập) thì ghi, nếu là tài liệu hỗn tạp thì để trống.
- Cột 8 ghi số của biên bản giao nhận
tài liệu
Phụ lục 5
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ
SỔ ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ
|
Số phông
|
Ngày tháng nhập lần đầu
|
Tên phông
|
Thời gian đơn vị hình thành phông
|
Ghi chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Cột 1 dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong
lưu trữ. Mỗi phông chỉ được ghi 1 lần theo lần nhập đầu tiên của phông đó vào
Lưu trữ tỉnh, huyện.
- Cột 2 ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của
phông vào kho Lưu trữ tỉnh, huyện.
- Cột 3 ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình
thành phông. Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng.
- Cột 4 nếu là phông đóng thì thời gian bắt đầu và
kết thúc. Nếu là phông mở thì ghi thời gian bắt đầu hoạt động
- Cột 5 dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của
phông nếu phông được chuyển hẳn sang Lưu trữ khác. Ghi căn cứ thay đổi và số lượng
tài liệu chuyển đi.
Phụ
lục 6
MẪU SỔ XUẤT TÀI LIỆU
SỔ XUẤT TÀI LIỆU
|
STT
|
Ngày xuất
|
Số phiếu yêu cầu
|
Xuất đi đâu, mục
đích, căn cứ xuất
|
Tên và số phông
|
Số mục lục
|
Số hồ sơ
|
Số lượng
|
Người nhận
|
Ngày trả, ký nhận
trả
|
Ghi chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Khi xuất bản tài liệu khỏi Lưu trữ cơ quan thì ghi vào cột ghi chú
Phụ lục 7
MẪU
VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ TIÊU HỦY TÀI LIỆU
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
ĐỀ NGHỊ TIÊU HUỶ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Số:
…………
Căn cứ Quyết định số: ………… ngày……
tháng…… năm…… của ……………… về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
và ý kiến các thành viên Hội đồng ghi trong Biên bản xác định giá trị tài liệu,
ngày…… tháng…… năm ……
Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm
có:
Chủ tịch Hội đồng: ……………………………………
Các ủy viên: ……………………………………………
……………………………………………………………
Sau khi xác định giá trị tài liệu để
bổ sung vào Lưu trữ đã loại ra các tài liệu đề nghị tiêu huỷ sau đây:
|
STT
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tác giả văn bản
|
Trích yếu nội dung
văn bản
|
Số lượng văn bản
|
Lý do tiêu hủy
|
Ghi chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số tài liệu đề nghị tiêu hủy là:
………… mét giá (bằng chữ ……………………)
Vậy Hội đồng xác định giá trị tài liệu
đề nghị: ………………………… xem xét và quyết định cho tiêu huỷ số tài liệu trên
|
CÁC ỦY VIÊN
(Họ tên, chữ ký)
|
T/M HỘI ĐỒNG
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
CHỦ TỊCH
(Họ tên, chữ ký, dấu xác nhận của cơ quan có Hội đồng XĐGTTL)
|
Phụ lục 8
MẪU BIÊN BẢN TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU
HẾT GIÁ TRỊ
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
BIÊN
BẢN
Tiêu
hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị
Căn cứ Điều 6 Pháp lệnh Lưu trữ quốc
gia số 34/00/PL - UBTVQH 0 ngày 04/4/00 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
Căn cứ Điều , 3 Bản quy định của UBND
tỉnh Hà Giang về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Căn cứ:
……………………………………………………………………………………………………
Hôm nay, ngày…… tháng…… năm 00
Tại: ………………………………………………
Hội đồng xác định giá trị tài liệu
gồm:
…………………………………………
…………………………………………
3…………………………………………
4………………………………………… lưu trữ cấp trên chứng
kiến (nếu có)
Chúng tôi đã cùng nhau xem xét và xác
định giá trị tài liệu lần cuối toàn bộ …… (cặp, bó) hồ sơ tài liệu hết giá trị
theo quy định và cùng thống nhất đưa số tài liệu trên đề nghị tiêu hủy (có phụ
lục kèm theo)
Địa điểm tiêu huỷ tại: ……………………………………
Hình thức tiêu huỷ: ………………………………………
Thời gian tiêu huỷ: Từ ………… giờ …… ngày ……/……00
Đến …………giờ……ngày ……/……/00
Các thành viên Hội đồng cùng chứng kiến
việc tiêu hủy tài liệu này từ đầu đến cuối một cách trọn vẹn và thống nhất lập
biên bản này thành 3 bản như sau:
- bản gửi Lưu trữ cấp trên
- bản gửi Lưu trữ tại nơi có tài liệu
- bản Lưu trữ cơ quan
|
XÁC NHẬN NƠI
TIÊU HỦY
(Ký, họ tên)
|
XÁC NHẬN LƯU TRỮ CẤP TRÊN
(Ký, họ tên)
|
LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Ký, họ tên)
|
BỘ PHẬN CÓ
TÀI LIỆU
(Ký, họ tên)
|
|
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(Ký, họ tên)
|
Phụ lục 9
MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
|
Tên cơ quan
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
………………
|
Ngày ……… tháng
……… năm ………
|
PHIẾU YÊU CẦU SỬ
DỤNG TÀI LIỆU
Số: …………
1. Họ và tên độc giả:
...................................................................................................
2. Cơ quan công tác:
...................................................................................................
3. Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu:..................................................................
4. Đề tài nghiên cứu:
...................................................................................................
5. Mục đích yêu cầu:
...................................................................................................
6. Thời gian nghiên cứu:
..............................................................................................
|
Số TT
|
Ký hiệu tra tìm
|
Nội dung tài liệu
|
|
Tên, số phông
|
Số mục lục
|
Hồ sơ số
|
Tờ số
|
|
|
|
|
|
|
|
Đề nghị của Thủ trưởng cơ quan,
Kho lưu trữ
Xét duyệt của người có thẩm quyền
Phụ lục 10
MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ CỦA ĐỘC GIẢ NƯỚC NGOÀI
|
Tên cơ quan
…………………
|
PHIẾU YÊU CẦU SỬ
DỤNG TÀI LIỆU
CỦA ĐỘC GIẢ NƯỚC NGOÀI
|
PHIẾU
YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Số:
…………
1. Họ và tên độc giả:
...................................................................................................
2. Cơ quan công tác:
...................................................................................................
3. Số, ngày tháng công văn, giấy giới
thiệu:..................................................................
4. Đề tài nghiên cứu:....................................................................................................
5. Mục đích yêu cầu:
...................................................................................................
6. Thời gian nghiên cứu:
..............................................................................................
|
Số TT
|
Ký hiệu tra tìm
|
Nội dung tài liệu
|
|
Tên, số phông
|
Số mục lục
|
Hồ sơ số
|
Tờ số
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ngày………
tháng……… năm………
ĐỘC GIẢ
(Họ tên, chữ ký)
|
Đề nghị của Thủ trưởng cơ quan,
Kho lưu trữ
Xét duyệt của người có thẩm quyền