|
UỶ BAN NHÂN
DÂN
TỈNH YÊN BÁI
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
2136/QĐ-UBND
|
Yên Bái, ngày
20 tháng 12 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP;
Xét đề nghị của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh
Yên Bái tại Tờ trình số 439/TTr-VP UBND ngày 20 tháng 12 năm 2010,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo quyết
định này Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và các tổ
chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- TT UBND tỉnh;
- Chuyên viên các phòng TH, NC, NV;
- Phòng HC-TC, CNTT, QT-TV;
- Trung tâm công báo;
- Cổng giao tiếp điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, HC-TC.
|
CHỦ TỊCH
Hoàng Thương Lượng
|
QUY CHẾ
VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2136 /QĐ-UBND, ngày 20 tháng 12 năm 2010 của
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Văn
bản đến và văn bản đi
1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản
hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được cơ quan tổ chức ban hành và có
chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Văn bản được ban hành dưới các hình
thức; quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, các tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị xã hội, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo... của
các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi Uỷ ban nhân dân tỉnh,
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng,
các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị, phòng, ban, chuyên viên Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh được chuyển đến qua đường bưu điện, gửi trực tiếp hoặc gửi qua
Internet, Email, bản Fax.
2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản
do Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh ban hành, gửi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Điều 2.
Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành
và quản lý văn bản đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành
chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2. Quy trình liên thông, khoa học,
hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ
quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.
3. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với
thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.
Điều 3.
Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
1. Phòng Hành chính - Tổ chức giúp
Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển
giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng
Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2. Phòng Tổng hợp giúp Chánh Văn
phòng theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản tại các phòng, đơn vị trong Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh; tổng hợp, báo cáo tình hình xử lý văn bản trong các
buổi giao ban hàng tuần của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
3. Các phòng, đơn vị, chuyên viên
chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh về tình hình, kết
quả xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình; kiểm tra và ký xác
nhận vào báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản hàng tuần của đơn vị.
4. Chuyên viên theo dõi lĩnh vực
có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập Phiếu trình giải quyết công việc;
soạn thảo văn bản đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, trình tự, thủ tục, thời
hạn và chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ,
tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy định.
5. Các phòng, đơn vị, chuyên viên
được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn quy định và chịu trách nhiệm
về ý kiến của mình đối với vấn đề được hỏi.
6. Bộ phận tin học có trách nhiệm
hướng dẫn chương trình quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông tin;
phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý
văn bản tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Chương II
TIẾP NHẬN VÀ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Điều 4. Tiếp
nhận văn bản đến
1. Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu
mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chánh
Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các phòng, đơn vị và chuyên viên Văn phòng
Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2. Cán bộ, chuyên viên khi nhận được
những văn bản do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Lãnh đạo Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan, cá
nhân bên ngoài đều phải chuyển ngay cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục
tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý chung của Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
Điều 5. Xử lý
ban đầu đối với văn bản đến
Phòng Hành chính - Tổ chức xử lý
ban đầu đối với văn bản đến như sau:
1. Đối với diện mật
a) Chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý ngay sau
khi tiếp nhận.
b) Sau khi có ý kiến chỉ đạo của
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh, chuyển ngay cho phòng, đơn vị, chuyên viên liên quan xử lý theo ý kiến
của người có thẩm quyền.
c) Khi xử lý xong, phòng, đơn vị
chức năng chuyển lại cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục hoàn trả cho
Cơ yếu theo chế độ bảo mật.
2. Đối với những bì công văn đóng
dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật gửi đích danh hoặc những bì công văn thường nhưng
ghi “chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc”, không bóc bì, chỉ đăng ký
vào sổ và chuyển cho người có tên hoặc có trách nhiệm xử lý.
3. Các loại văn bản còn lại
Bóc bì, đối chiếu số công văn trong
và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày, tháng; đóng dấu “Đến” lên góc phía trái
ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến, ghi ngày đến vào dấu “Đến”...
để chuyển cho người có trách nhiệm phân văn bản đến.
Điều 6. Phân
loại văn bản đến
1. Phòng Hành chính - Tổ chức tổ
chức phân sơ bộ văn bản đến thành hai loại: văn bản phải làm thủ tục trả lại
nơi gửi và văn bản để trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chánh
Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2. Văn bản phải làm thủ tục trả lại
Văn bản phải làm thủ tục trả lại gồm
những văn bản gửi không đúng địa chỉ, văn bản trình không thuộc thẩm quyền giải
quyết của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh, văn bản trình không đúng trình tự, thủ tục, trình vượt cấp, ký
và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng,
năm, dấu đến (trừ bản Fax, văn bản trong hồ sơ kèm theo), v.v...
Văn bản trả lại phải được đăng ký
trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi.
3. Văn bản thuộc thẩm quyền giải
quyết của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh trình đúng trình tự, thủ tục, Phòng Hành chính - Tổ chức chuyển
các văn bản này đến cho Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc người được uỷ
quyền phân phối và ghi cụ thể tên cá nhân, đơn vị xử lý văn bản vào dấu “Đến”;
nhập vào máy tính tên các đơn vị, cá nhân để chuyển cho các đơn vị, cá nhân
trong ngày.
4. Phòng Hành chính - Tổ chức cập
nhật vào máy tính theo chương trình quản lý văn bản các bì có dấu Mật, Tối Mật,
Tuyệt Mật hoặc gửi đích danh và toàn bộ văn bản, tài liệu sau khi được phân phối
trước khi chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý.
5. Việc xử lý đơn, thư khiếu nại,
tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều 7. Chuyển
giao văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản đến được
thực hiện như sau:
1. Các phòng, đơn vị có trách nhiệm
tiếp nhận văn bản, tài liệu của phòng, đơn vị mình tại Phòng Hành chính - Tổ chức;
cập nhật vào máy tính các thông tin cần thiết để phục vụ cho việc theo dõi xử
lý văn bản của từng chuyên viên trong phòng, đơn vị.
2. Khi chuyển giao văn bản đến cho
các phòng, đơn vị, Phòng Hành Chính - Tổ chức lập Sổ giao nhận công văn,
người nhận kiểm tra và ký vào Sổ giao nhận công văn.
3. Đối với loại văn bản có nội
dung yêu cầu giải quyết gấp, Phòng Hành Chính - Tổ chức chuyển trực tiếp cho
phòng, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
4. Đối với tài liệu phục vụ các
phiên họp Uỷ ban nhân dân tỉnh, các cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân tỉnh chủ trì, Phòng Hành Chính - Tổ chức chuyển đến phòng, đơn vị,
chuyên viên có trách nhiệm chuẩn bị nội dung họp hoặc các thành phần họp theo
quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
5. Những công văn hoặc văn bản
chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị, cá nhân trả lại ngay cho Phòng Hành
Chính - Tổ chức để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.
Chương III
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 8. Xử lý
văn bản đến ở cấp chuyên viên
Chuyên viên xử lý văn bản đến hoặc
công việc được giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn và theo trình tự, thủ tục như
sau:
1. Đối với những văn bản, đề án đã
đủ thủ tục
a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến
đơn vị, chuyên viên có liên quan (nếu có).
b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá độc
lập và đề xuất phương án xử lý; lập Phiếu trình giải quyết công việc, soạn
thảo văn bản (nếu có).
c) Trình Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh Phiếu trình giải quyết công việc, ý kiến của các chuyên
viên, đơn vị liên quan, dự thảo văn bản và hồ sơ để xem xét, xử lý.
Chuyên viên không gạch dưới hoặc
ghi ý kiến của mình lên văn bản trong hồ sơ do các cơ quan trình.
2. Đối với những văn bản, đề án,
còn thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau
a) Những văn bản, đề án trình
nhưng còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc các đề án trình hồ sơ chưa đầy
đủ thì chuyên viên theo dõi phải thông báo cho cơ quan trình chuẩn bị thêm hoặc
bổ sung đủ hồ sơ.
Trường hợp cá biệt, do yêu cầu phải
giải quyết gấp, chuyên viên theo dõi có thể dự thảo công văn trình Lãnh đạo Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh ký gửi các sở, ban, ngành, cơ quan địa phương liên
quan đề nghị tham gia ý kiến.
b) Đối với những văn bản, đề án
còn có nội dung chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, chuyên viên theo dõi xin ý
kiến Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực hoặc Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh (nếu Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đi vắng) yêu cầu cơ quan chủ
đề án giải trình thêm hoặc giúp Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức
họp giải quyết trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Thời hạn, quy trình chuẩn bị, gửi,
nhận tài liệu họp thực hiện theo Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
3. Đối với những vấn đề thuộc phạm
vi, trách nhiệm giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, chuyên
viên theo dõi nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến của các đơn vị, chuyên viên có liên
quan, đề xuất phương án xử lý, lập Phiếu trình giải quyết công việc, dự
thảo văn bản, kèm hồ sơ trình Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách
lĩnh vực giải quyết. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ
trách lĩnh vực đó vắng trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì trình Chánh Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý.
4. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc
phạm vi, thẩm quyền giải quyết và xử lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh đều phải
có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân
tỉnh trước khi trình.
Chuyên viên phối hợp có trách nhiệm
trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với những vấn đề phối hợp.
Điều 9. Xử lý
văn bản ở cấp Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh
Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, trong phạm vi nhiệm vụ được phân công, có trách nhiệm
giải quyết công việc như sau:
1. Xử lý ngay đối với những vấn đề
gấp sau khi tiếp nhận từ Phòng Hành Chính - Tổ chức.
2. Duyệt hồ sơ và Phiếu trình
giải quyết công việc, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ
tục ban hành văn bản, trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.
3. Chủ trì các cuộc họp với Lãnh đạo
các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện để xử lý những vấn đề còn chưa rõ
hoặc còn có ý kiến khác nhau trước khi trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định.
4. Ký công văn đề nghị các sở,
ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ
sơ trình còn thiếu.
5. Ký các văn bản thuộc thẩm
quyền của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Điều 10. Hồ
sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh
Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân tỉnh gồm:
1. Phiếu trình giải quyết công việc.
2. Văn bản trình của cơ quan trình
có dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
3. Ý kiến chính thức bằng văn bản
của cơ quan thẩm định (nếu có) và các cơ quan liên quan đến vấn đề trình.
4. Các tài liệu cần thiết khác
liên quan tới vấn đề trình.
5. Dự thảo văn bản để Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh ký ban hành hoặc văn bản do Lãnh đạo Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh ký thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân tỉnh theo đúng nội dung trình.
6. Ý kiến của các đơn vị, chuyên
viên liên quan trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và của Lãnh đạo Văn phòng Uỷ
ban nhân dân tỉnh theo trình tự.
7. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân tỉnh trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, ngoài các tài liệu đã nêu trên, phải có cả ý
kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực.
Điều 11.
Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc
1. Vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì
trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đó.
2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh
vực thì trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.
3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc
chuyên viên theo dõi của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có đề nghị khác thì phải
trình lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh đó; nếu người đó đi vắng
trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay thì chuyên viên theo dõi phải xin ý
kiến Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh
(hoặc Phó Chủ tịch thường trực).
Sau khi đã được Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giải quyết, chuyên viên theo dõi phải báo cáo Chánh
Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh kết quả xử lý trước khi
phát hành văn bản. Sau đó, chuyên viên theo dõi lĩnh vực phải báo cáo lại Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình
giải quyết công việc trong thời gian người đó vắng mặt.
4. Không trình Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp sau:
a) Vấn đề thuộc thẩm quyền của
Giám đốc sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
b) Văn bản do các đơn vị, cá nhân
trình không đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của các
đơn vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
5. Các sở, ban, ngành, địa phương
trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phải qua Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh để thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản, có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn bản trước khi trình Chủ
tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh ký.
Điều 12. Chủ
tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết công việc
1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh trình.
2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân công Phó Chủ tịch, uỷ
quyền cho Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh ký văn bản theo quy định của
pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn
bản trước khi ký ban hành.
Điều 13. Thời
hạn xử lý công việc và thẩm quyền ký ban hành văn bản
Thời hạn xử lý công việc và thẩm
quyền duyệt, ký các văn bản thực hiện theo pháp luật hiện hành và các quy định
cụ thể, quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Chương IV
PHÁT HÀNH VĂN BẢN
Điều 14. Đầu
mối phát hành văn bản
Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh,
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh
được tập trung vào một đầu mối là Phòng Hành Chính - Tổ chức để làm thủ tục
phát hành.
Điều 15. Soạn
thảo, đánh máy văn bản
1. Văn bản do chuyên viên Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh soạn thảo, tự đánh máy theo đúng quy định về hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản do các sở, ban, ngành,
Uỷ ban nhân dân cấp huyện trình Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân tỉnh ký ban hành do cơ quan trình soạn thảo, đánh máy.
3. Văn bản có nội dung mật do Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh ký phải được đánh máy tại máy vi
tính không nối mạng Internet.
Chuyên viên soạn thảo đánh máy văn
bản có nội dung “Mật” phải chịu trách nhiệm về tính bảo mật khi soạn thảo, đánh
máy và lưu giữ nội dung các văn bản trong máy vi tính.
Điều 16. Đăng
ký, làm thủ tục phát hành văn bản
1. Chuyên viên soạn thảo rà soát lần
cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về độ mật, độ khẩn, số lượng bản, phân loại
văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có), chuyển cho Phòng Hành Chính - Tổ chức
để làm thủ tục phát hành.
2. Phòng Hành Chính - Tổ chức kiểm
tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi nhân bản
đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
Chỉ tiếp nhận để phát hành những
văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá.
3. Trước khi phát hành, các cơ
quan, đơn vị có trách nhiệm gửi bản ghi điện tử của văn bản đó cho Phòng Hành
Chính - Tổ chức. Phòng Hành Chính - Tổ chức có trách nhiệm đưa bản ghi điện tử
văn bản đã phát hành lên mạng tin học của Văn phòng. Văn bản trên mạng tin học
phải đảm bảo đúng với văn bản phát hành, số, ngày, tháng, năm... Riêng chữ ký của
người có thẩm quyền ở cuối văn bản thì thay bằng chữ “đã ký”.
Điều 17. Gửi
văn bản
Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan,
cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”. Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ
quan ngoài của Văn phòng được thực hiện bằng đường bưu điện. Trường hợp nhận trực
tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan được nhận văn bản và được sự đồng ý của
Trưởng Phòng Hành Chính - Tổ chức. Người nhận trực tiếp phải ký nhận vào Sổ
giao nhận văn bản.
Điều 18. Quản
lý và sử dụng con dấu
1. Quản lý con dấu
Phòng Hành Chính - Tổ chức có
trách nhiệm quản lý con dấu của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
Trưởng Phòng Hành Chính - Tổ chức
và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc
quản lý và sử dụng con dấu.
2. Sử dụng con dấu:
a) Người được giao giữ con dấu chỉ
được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người
ký văn bản. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu
đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa
có quyết định của người có thẩm quyền.
b) Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ
ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; trường hợp đóng dấu nhầm,
không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải huỷ văn bản đó và làm lại văn bản.
c) Văn bản có Phụ lục kèm theo phải
đóng dấu trùm lên phần bên trái chữ Phụ lục của phụ lục.
d) Khi đóng dấu những văn bản, tài
liệu không do Phòng Hành Chính - Tổ chức phát hành (trường hợp đóng dấu các hợp
đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận...) thì cán bộ
văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.
đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống
chỉ.
Chương V
QUẢN LÝ VÀ LƯU
VĂN BẢN
Điều 19.
Trách nhiệm quản văn bản
1. Cán bộ, chuyên viên Văn phòng Uỷ
ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu; cất giữ văn bản,
tài liệu vào tủ có khoá khi hết giờ làm việc; niêm phong tủ đựng văn bản, tài
liệu và phòng làm việc những đợt nghỉ, lễ, Tết dài ngày; lập, quản lỷ và chuyển
lưu hồ sơ công việc theo quy định.
2. Không cung cấp cho những cơ
quan, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu
đã và đang xử lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh,
các văn bản có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.
3. Tất cả các văn bản, tài liệu của
các sở, ban, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và có bút phê của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh đều phải chuyển cho Phòng Hành Chính - Tổ chức để làm thủ tục cần
thiết, tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.
4. Cán bộ, chuyên viên không được
mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà; chuyển sang cơ quan khác khi chuyển công
tác làm tư liệu riêng hoặc tuỳ tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị,
cá nhân khác.
Điều 20. Quản
lý tài liệu mật
Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải
được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Phòng Hành Chính - Tổ
chức lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định kỳ
06 tháng 1 lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả
cho Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Điều 21. Lưu
văn bản
1. Phòng Hành Chính - Tổ chức lưu
bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do Uỷ ban nhân dân tỉnh
và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp
luật và quyết định cá biệt của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh lưu thêm 02 bản chính.
2. Phòng Hành Chính - Tổ chức sắp
xếp khoa học, hệ thống, dễ tra cứu các tập lưu văn bản phát hành để phục vụ
nghiên cứu sử dụng trong thời gian chưa đến hạn nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.
3. Các đơn vị soạn thảo văn bản
trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh lưu 02 bản chính (chuyên viên soạn thảo
lưu 01 bản để theo dõi quá trình thực hiện, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để
nộp lưu theo quy định).
Mẫu Phiếu trình giải quyết công việc
(kèm
theo Quyết định số
/QĐ-UBND ngày tháng
năm 20......... của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái)
|
UBND
TỈNH YÊN BÁI
VĂN PHÒNG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/PT-..........
|
Yên
Bái, ngày tháng
năm 20........1
|
|
Độ mật (nếu có)
|
|
PHIẾU
TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Kính
gửi:...............................................................................2
Vấn đề trình:.....................................................................................................................3
Cơ quan
trình:..................................................................................................................4
Các văn bản kèm
theo:....................................................................................................5
|
Tóm tắt nội dung và kiến nghị
|
Ý kiến giải quyết của Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh
|
|
1. Nội dung
|
Ngày
tháng năm 20........
(Chữ
ký)
Họ và tên:...................................
|
|
2. Ý kiến các cơ quan liên
quan
|
|
3. Ý kiến đơn vị có liên quan
trong Văn phòng
|
|
4. Ý kiến chuyên viên trình
sau khi thẩm tra
|
|
5. Ý kiến Lãnh đạo Văn phòng
Ngày
tháng năm 20.........
(Chữ
ký)
Họ và tên:...................................
|
Chuyên viên
Ngày
tháng năm 20.........
(Chữ
ký)
Họ và tên:...................................
|
1.
Số, ngày, tháng, năm do văn thư cơ quan đăng ký, ghi;
2.
Ghi rõ chức danh họ tên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch;
3.
Tóm tắt vấn đề trình;
4.
Ghi rõ cơ quan trình (sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện);
5.
Ghi rõ tên các văn bản theo thứ tự sắp xếp trong hồ sơ trình kèm theo.