|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH TIỀN GIANG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 16/2021/QĐ-UBND
|
Tiền
Giang, ngày 12 tháng 7 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11
năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Luật Công chứng ngày
20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực
hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định
số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Theo đề nghị của
Giám đốc Sở Tư pháp.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng
Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 8 năm 2021 và thay
thế Quyết định số 11/2014/QĐ-UBND ngày 26 tháng 04 năm 2014 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Tiền Giang ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng và cung cấp thông
tin, dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng
trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở: Tư pháp, Tài
nguyên và Môi trường, Xây dựng, Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở,
ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị; Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Hội Công chứng viên tỉnh; các Tổ chức
hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Vĩnh
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG
THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 16/2021/QĐ-UBND
ngày 12 tháng 7 năm
2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản
lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh
Tiền Giang.
Những nội dung không quy định trong Quy chế này
thì áp dụng theo các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Đối tượng áp dụng
a) Các sở, ngành tỉnh có liên quan;
b) Ủy ban nhân dân các huyện, thị
xã, thành phố (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện); Phòng Tư pháp;
Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban
nhân dân cấp xã);
c) Các tổ chức hành nghề công chứng
và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, khai thác và
sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn
tỉnh.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực (sau đây gọi là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống
các thông tin, dữ liệu về hợp đồng, giao dịch đã được các tổ chức và cá nhân có
thẩm quyền cập nhật, khai thác, quản lý và sử dụng thông qua Hệ thống phần mềm
quản lý hồ sơ công chứng, chứng thực bao gồm: thông tin về
nguồn gốc tài sản; thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng
thực; thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và các thông tin khác
có liên quan.
2. Thông tin ngăn chặn là
thông tin bằng văn bản của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền
ban hành theo quy định của pháp luật để áp dụng các biện pháp kê
biên tài sản, tạm ngừng chuyển dịch quyền tài sản, thay đổi
hiện trạng đối với tài sản của tổ chức, cá nhân theo quy định
của pháp luật.
3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn
là thông tin bằng văn bản do tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật để hủy bỏ văn bản ngăn chặn của chính tổ
chức, cá nhân đó hoặc của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền
khác trong trường hợp pháp luật có quy định.
4. Thông tin về hợp đồng, giao
dịch là những thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng,
chứng thực mà các tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan có thẩm quyền chứng
thực cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
5. Tài khoản là những thông số nhất định
mà người có liên quan đến việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu được
cấp để truy cập vào hệ thống Cơ sở dữ liệu.
6. Người quản trị là người quản lý máy chủ
Cơ sở dữ liệu hoặc công chức Sở Tư pháp được phân quyền quản lý theo quy định.
Điều 3. Nguyên tắc quản
lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tất cả các thông tin về hợp đồng,
giao dịch có liên quan đến tài sản được đăng ký quyền sử dụng, quyền sở
hữu đã được công chứng, chứng thực; các thông tin ngăn chặn, giải
tỏa ngăn chặn phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác vào Cơ sở dữ liệu.
2. Việc cập nhật, sửa chữa, xóa
thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao
dịch phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ
liệu, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
3. Bảo đảm quyền của các tổ chức,
cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu phù hợp
với quy định của pháp luật. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản trong Cơ
sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích, bảo mật
tài khoản được cấp.
4. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu
phải sử dụng bảng mã Unicode và tiếng Việt có dấu, các chương trình kiểm tra và diệt vi rút phải là chương trình có bản quyền
và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.
5. Cơ sở dữ liệu phải được đầu
tư, nâng cấp, đảm bảo an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi sử
dụng và kết nối với phần mềm khác khi có yêu cầu.
6. Việc sử dụng thông tin trong Cơ
sở dữ liệu không loại trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật của
công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực và tổ chức, cá nhân yêu cầu
công chứng, chứng thực.
Điều 4. Những hành vi không
được thực hiện
1. Không cập nhật thông tin hoặc cập
nhật thông tin không kịp thời, không đầy đủ, không chính xác vào Cơ sở dữ liệu
theo quy định tại Quy chế này.
2. Cung cấp
tài khoản truy cập cho cá nhân, tổ
chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập
vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác hoặc để cho người khác sử dụng
tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực
hiện các công việc không được giao.
3. Tiết lộ hoặc sử dụng trái pháp
luật các thông tin về tổ chức, cá nhân, tài sản và các thông tin khác mà mình
biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong
Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản
trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động
hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
5. Những hành vi vi phạm khác theo
quy định của pháp luật.
Chương II
QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ
DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Điều 5. Việc cập nhật thông
tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu
1. Các Tổ chức hành nghề công chứng,
Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cập
nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực theo
khoản 1, Điều 3 của Quy chế này tại cơ quan, tổ chức mình vào Cơ
sở dữ liệu ngay sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng
nhận, người có thẩm quyền chứng thực ký tên, đóng dấu.
2. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao
dịch phải cập nhật của Cơ sở dữ liệu gồm
có:
a) Thông tin về nhân thân: họ và tên, năm sinh
hoặc ngày, tháng, năm sinh, Giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân/căn cước công
dân, hộ chiếu, chứng minh sĩ quan…) nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;
b) Thông tin về tổ chức: tên gọi tổ chức, địa chỉ
hoạt động, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định
thành lập, thông tin người đại diện (họ và tên, năm sinh hoặc ngày, tháng, năm
sinh, giấy tờ tùy thân, chức vụ);
c) Thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền
sử dụng đất; quyền sở hữu nhà ở/công trình xây dựng; quyền sử dụng đất, quyền sở
hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ
bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất, giấy chứng nhận (số phát
hành, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận, ngày cấp và cơ quan cấp); thông tin ngày
tháng năm cập nhật thay đổi chủ sử dụng trên giấy chứng nhận (nếu có).
d) Thông tin về tài sản là động sản có đăng ký
và tài sản khác: giấy đăng ký quyền sở hữu tài sản, số đăng ký tài sản (biển số),
số giấy chứng nhận, mã số tài sản, ngày tháng năm cấp, cơ quan cấp và các thông
tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);
đ) Thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập:
Tên loại hợp đồng, giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực, ngày công chứng hoặc
chứng thực. Đối với tài sản là bất động sản thì ghi thông tin là giao dịch toàn
bộ hay một phần;
e) Các thông tin khác có liên quan.
3. Các trường thông tin có gắn dấu sao (*) trong
Cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật. Việc cập nhật thông tin của các loại tài sản được
thực hiện theo tài liệu hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
4. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp
thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức
hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và các cá nhân có
liên quan phải chịu trách theo quy định của pháp luật.
5. Mọi sự thay đổi nội dung thông tin trong hợp
đồng, giao dịch cũng phải được cung cấp, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu ngay sau
khi có sự thay đổi.
6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở
Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ.
Điều 6. Việc thay đổi, sửa
chữa, xóa các thông tin của Cơ sở dữ liệu
1. Việc thay đổi, sửa chữa
các thông tin của Cơ sở dữ liệu đã cập nhật chỉ được thực
hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập
thông tin.
2. Việc xóa các thông tin của Cơ sở dữ liệu đã
được cập nhật chỉ thực hiện đối với các trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu
công chứng, chứng thực.
3. Các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan
có thẩm quyền chứng thực phải thực hiện cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin trong
Cơ sở dữ liệu kịp thời.
Điều 7. Trách nhiệm tra cứu
thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Khi thực hiện công chứng,
chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất, quyền
sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất hoặc tài sản là động sản có đăng
ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì các tổ chức hành nghề
công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải có trách nhiệm trực tiếp tra
cứu trên Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về thông tin, tình trạng
của tài sản.
2. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện trực tiếp trên Cơ sở dữ liệu.
3. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu
là một nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực
hợp đồng, giao dịch kiểm tra thông tin về tài sản, đương sự trong
hợp đồng, giao dịch trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm
dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
a) Trường hợp tài sản có
trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng,
giao dịch về tài sản bị ngăn chặn;
b) Trường hợp thông tin về
tài sản, chủ sở hữu tài sản, người tham gia hợp đồng, giao dịch không phù hợp
thì các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm
xác minh, làm rõ. Nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì chủ động phối hợp với
cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ, việc theo đúng quy định pháp luật và báo cáo
kịp thời về Sở Tư pháp.
Điều 8. Khai thác và sử dụng
thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Các Tổ chức hành nghề
công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực.
2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng,
chứng thực trên địa bàn tỉnh.
3. Cơ quan nhà nước có liên quan được khai thác,
sử dụng thông tin trên dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo
quy định của pháp luật khi được sự đồng ý của Sở Tư pháp.
Chương III
VIỆC TIẾP NHẬN,
CẬP NHẬT VÀ CHỈNH SỬA THÔNG TIN NGĂN CHẶN, THÔNG TIN GIẢI TỎA NGĂN CHẶN
Điều 9. Tiếp nhận thông tin
ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp tiếp nhận các thông
tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, bao gồm:
a) Thông tin về việc áp dụng, thay đổi, hủy bỏ
biện pháp khẩn cấp tạm thời, biện pháp cưỡng chế liên quan đến tài sản bị hạn
chế hoặc cấm dịch chuyển quyền về tài sản do Tòa án nhân dân có thẩm quyền cung
cấp;
b) Thông tin ngăn chặn giao dịch đối với các trường
hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc
ngăn chặn khác do cơ quan Công an có thẩm quyền cung cấp;
c) Thông tin về việc áp dụng biện pháp tạm dừng,
chấm dứt việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng tài sản; kê biên,
giải tỏa kê biên tài sản thi hành án do cơ quan Thi hành án dân sự có thẩm quyền cung cấp;
d) Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn
chặn do tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khác cung cấp theo quy định của pháp luật.
2. Các cơ quan có
liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn từ các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền
cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập
nhật lên Cơ sở dữ liệu phải chủ động thông báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.
3. Khi có các
thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (giả mạo
người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy, chấm dứt,
đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; thiếu người được thừa kế...)
các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, chứng thực hợp đồng,
giao dịch cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ
sở dữ liệu.
Điều 10. Cập
nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sau khi tiếp nhận thông tin
ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong thời hạn 01 ngày làm việc, Sở Tư
pháp có trách nhiệm cập nhật đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thẩm quyền
quy định tại Điều 9 của Quy chế này cung cấp
vào Cơ sở dữ liệu (trừ những trường hợp bất khả kháng).
2.
Đối với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ
liệu, Sở Tư pháp phải tiến hành kiểm tra lại thông tin:
a) Đối với thông tin ngăn chặn đã
có trên Cơ sở dữ liệu: nếu thông tin đã có phù hợp với thông tin ngăn chặn mới
nhận được thì không nhập lại dữ liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với
thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập dữ liệu vào thông tin ngăn chặn.
b) Đối với thông tin giải tỏa ngăn
chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu: nếu thông
tin giải tỏa ngăn chặn phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có, thì thực hiện việc
gỡ bỏ ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin
ngăn chặn đã có thì chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan,
tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.
Điều 11. Chỉnh sửa các
thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Cơ sở dữ liệu
1. Việc sửa các thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với
các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót do ghi chép, đánh máy, in ấn)
trong quá trình nhập thông tin.
2. Trường hợp sai sót kỹ thuật được
phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu nhưng chưa được đăng
tải và đồng bộ trên Cơ sở dữ liệu, bộ phận quản trị chủ động
sửa chữa cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
3. Trường hợp các sai sót về kỹ thuật
được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu, Sở Tư pháp kiểm tra, sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
Điều 12. Đăng tải thông
tin, văn bản chỉ đạo, điều hành liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực
trên Cơ sở dữ liệu
Sở Tư pháp thường xuyên cập nhật, đăng tải các văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của
cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực công
chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên Cơ sở dữ liệu để cung cấp thông tin
đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, tổ chức, cá nhân có liên
quan, làm cơ sở để tham khảo, nghiên cứu, thực hiện trong quá trình công
chứng, chứng thực.
Chương IV
QUẢN LÝ VẬN HÀNH
CƠ SỞ DỮ LIỆU
Điều 13. Cấp, quản lý, sử dụng
tài khoản trong Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài
khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu theo phân cấp quản lý:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc
Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;
b) Công chức chuyên môn quản lý
lĩnh vực bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp;
c) Người quản trị Cơ sở dữ liệu;
d) Các tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh;
đ) Phòng Tư pháp cấp huyện;
e) Ủy ban nhân dân cấp xã.
2. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức
mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu.
3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài
khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản
được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp.
4. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của
hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước
để tổ chức việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.
Điều 14. Chi phí liên quan
đến khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức hành nghề công chứng phải
trả các chi phí liên quan đến việc khai thác, duy trì và sử
dụng Cơ sở dữ liệu với đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu.
2. Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã được miễn
chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.
3. Việc thu, trả chi phí
liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu được
thực hiện trên cơ sở hợp đồng giữa đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu
và Hội công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng theo quy
định.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15. Trách nhiệm của Sở
Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển
khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm và quyền hạn theo quy
định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.
2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức
có liên quan để sử dụng, khai thác có hiệu quả Cơ sở dữ liệu; triển khai tốt việc
lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất
công việc và an toàn, an ninh thông tin; thiết lập cơ chế kết nối liên thông Cơ
sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch.
3. Kiểm tra, hướng dẫn việc cài đặt Cơ sở dữ liệu và các điều kiện vật chất khác đảm bảo việc
cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.
4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin
ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và các thông tin khác đảm bảo chính
xác, kịp thời; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu phục vụ công tác điều tra,
thanh tra, kiểm tra theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm
quyền.
5. Phối hợp với các sở,
ngành chia sẻ, kết nối thông tin công chứng với các ngành, lĩnh vực có liên
quan.
6. Phối hợp tổ
chức bồi dưỡng, tập huấn việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu cho
các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan.
Điều 16. Trách nhiệm của Sở
Thông tin và truyền thông
Phối hợp, hỗ trợ
trong việc quản lý phục vụ vận hành, kết nối, chia sẻ Cơ sở
dữ liệu trên địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật.
Điều 17. Trách nhiệm của các sở, ngành tỉnh có liên quan
Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc thực hiện kết
nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu của ngành, lĩnh vực
nhằm kịp thời thông tin về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu và các thông tin khác
có liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn
chặn… nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhà nước theo quy định pháp luật. Trong
thời gian chưa có công cụ chia sẻ thông tin, các sở, ngành cần có giải pháp phối
hợp cung cấp thông tin theo yêu cầu của các tổ chức hành nghề công chứng, cơ
quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định pháp luật.
Điều 18. Trách nhiệm của
đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu
1. Thường xuyên nâng cấp hệ thống để đáp ứng yêu
cầu quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu.
2. Kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh liên
quan đến việc sử dụng Cơ sở dữ liệu.
3. Chịu trách nhiệm duy trì và bảo mật thông tin
liên quan đến hoạt động của Cơ sở dữ liệu.
4. Thực hiện việc sao lưu, lưu trữ thông tin đầy
đủ, kịp thời.
5. Phối hợp với Sở Tư pháp, Hội công chứng viên
tỉnh trong việc bồi dưỡng, hướng dẫn quản lý, khai thác, sử dụng Cơ
sở dữ liệu và các vấn đề khác khi có phát sinh.
Điều 19. Trách nhiệm của
các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin
1. Đề nghị các cơ quan Tòa án
nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Công an và
Thi hành án dân sự phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời
thông báo cho Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị
để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
2. Sở Tài nguyên và Môi trường
trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình thông báo hoặc chỉ đạo đơn vị trực
thuộc kịp thời thông báo cho Sở Tư pháp thông tin về các trường hợp Giấy chứng
nhận đã có Quyết định thu hồi, Quyết định hủy Giấy chứng nhận thuộc phạm vi, thẩm
quyền giải quyết của đơn vị để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ
liệu.
Điều 20. Trách nhiệm, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Ủy ban nhân dân cấp huyện có
trách nhiệm:
Chỉ đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân
dân cấp xã bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để sử dụng Cơ sở dữ liệu; thực
hiện đầy đủ việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực
vào Cơ sở dữ liệu.
2. Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân
dân cấp xã có trách nhiệm:
a) Phân công công chức phụ trách công
tác chứng thực thực hiện việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu đảm
bảo đúng theo quy định. Đồng thời, cử công chức phụ trách tham gia đầy đủ các lớp
bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng về Cơ sở dữ liệu;
b) Chịu trách nhiệm trong quản lý,
sử dụng tài khoản; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời
thay đổi mật khẩu của tài khoản khi thay đổi công chức phụ trách công tác chứng
thực; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo
quy định của pháp luật.
Điều 21. Trách nhiệm của Hội
công chứng viên tỉnh
Triển khai kịp thời các quy định của
pháp luật về chia sẻ thông tin và nội dung Quy chế này đến
các công chứng viên là hội viên của Hội để thực hiện việc công chứng đảm bảo
đúng quy định, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng
trên địa bàn tỉnh; kiến nghị xử lý đối với các hành vi
chia sẻ thông tin không kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác
liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng
thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.
Điều 22. Trách nhiệm của Tổ
chức hành nghề công chứng
1. Các Tổ chức hành nghề công chứng
đang hoạt động phải đăng ký sử dụng hoặc kết nối với Cơ sở
dữ liệu và cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công
chứng vào Cơ sở dữ liệu.
2. Trưởng các Tổ chức hành nghề
công chứng có trách nhiệm:
a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường
truyền để sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt các chương trình kiểm tra và diệt vi
rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu;
b) Phân công
công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch,
tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu, lưu trữ dữ liệu công chứng theo đúng quy
định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;
c) Tổ chức quản lý việc khai thác,
sử dụng các tính năng của Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho việc quản
lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình và chịu trách nhiệm đối với việc
khai thác, sử dụng do nhân viên của tổ chức mình thực hiện;
d) Quyết định và chịu trách nhiệm
về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức
mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập
vào Cơ sở dữ liệu;
đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo
mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi
có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp
đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu
theo quy định của pháp luật;
e) Cử công chứng viên, nhân viên
tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ
liệu;
g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư
pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.
Điều 23. Xử lý vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định
tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định
của pháp luật.
Điều 24. Điều khoản thi
hành
Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp
với Hội công chứng viên tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển
khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư
pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, quyết định sửa đổi, bổ
sung cho phù hợp./.