|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH PHƯỚC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1640/QĐ-UBND
|
Bình
Phước, ngày 07 tháng 9 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN
TỈNH BÌNH PHƯỚC
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH PHƯỚC
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày
22/11/2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 1449/TTr-SNV ngày 31/8/2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp
trong công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước.
Điều 2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, các đơn vị sự
nghiệp công lập tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ
tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./.
|
Nơi nhận:
- Cục VT<NN;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Như Điều 2;
- LĐVP, P.NC;
- Lưu: VT, (T50).
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Trần Tuệ Hiền
|
QUY CHẾ
PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
(Kèm theo Quyết, định số 1640/QĐ-UBND ngày 07 tháng 9 năm 2022 của UBND tỉnh
Bình Phước)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy chế này quy định về nguyên tắc, nội
dung, hình thức, trách nhiệm phối hợp giữa Sở Nội vụ với các sở, ban, ngành,
đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,
thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn tỉnh Bình Phước.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Các sở, ban, ngành; đơn vị sự nghiệp
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau
đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị
trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã).
2. Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá
nhân có liên quan đến hoạt động văn thư, lưu trữ.
Điều 3. Nguyên tắc
phối hợp
1. Hoạt động phối hợp phải tuân thủ
các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và quy định khác có
liên quan, tuân thủ nguyên tắc hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị nhằm phát huy
vai trò trách nhiệm của các bên trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ về công
tác văn thư, lưu trữ.
2. Khi phối hợp phải xác định rõ cơ
quan, đơn vị chủ trì, cơ quan, đơn vị phối hợp và trách nhiệm của các bên liên
quan, tránh chồng chéo, trùng lặp.
3. Phải đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành
thống nhất, phối hợp kịp thời, hiệu quả.
4. Phối hợp trong phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của từng cấp, từng cơ quan, đơn vị, đối với những vấn đề còn ý kiến
khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền phải báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ
đạo.
Chương II
NỘI DUNG, TRÁCH
NHIỆM VÀ HÌNH THỨC PHỐI HỢP
Điều 4. Nội dung
phối hợp
1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các
quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng
dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các đề án, dự án, kế hoạch liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ.
3. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ công tác văn thư, lưu trữ.
4. Thực hiện công tác thanh tra, kiểm
tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
5. Quản lý thống nhất hoạt động nghiệp
vụ văn thư và lưu trữ.
6. Giao nộp, tiếp nhận tài liệu từ
lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong
công tác quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu điện tử
vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh.
8. Thực hiện các hoạt động dịch vụ
lưu trữ.
9. Các nhiệm vụ khác theo quy định của
pháp luật
Điều 5. Hình thức
phối hợp
Việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ về
văn thư, lưu trữ được thực hiện bằng các hình thức sau:
1. Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện.
2. Thanh tra, kiểm tra hoạt động văn
thư, lưu trữ; tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
3. Trao đổi, cung cấp thông tin, lấy
ý kiến góp ý bằng văn bản.
4. Họp, tổ chức hội nghị sơ kết, tổng
kết.
5. Các hình thức khác phù hợp với quy
định của pháp luật.
Điều 6. Trách nhiệm
phối hợp
1. Sở Nội vụ
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan,
đơn vị tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công tác văn
thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định của pháp luật và phù hợp tình hình thực tiễn
của địa phương.
b) Nghiên cứu xây dựng đề án, dự án,
kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và triển khai thực hiện.
c) Hằng năm hoặc theo định kỳ Sở Nội
vụ có trách nhiệm tổ chức thanh tra hoặc kiểm tra tình hình thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
d) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực
hiện thống nhất các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như: thể thức kỹ thuật
trình bày văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý sử dụng con dấu, lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử...
đ) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông trong việc triển khai, hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử, lập và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử.
e) Tiếp nhận hồ sơ đăng ký hoạt động
dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân theo quy định; Thanh tra, kiểm tra, giải
quyết khiếu nại tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng chứng chỉ hành
nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa
bàn tỉnh Bình Phước.
g) Chủ trì, phối hợp với Sở Xây dựng
trong việc chỉ đạo, kiểm tra các chủ đầu tư, chủ sử dụng công trình thực hiện
giao nộp hồ sơ, tài liệu dự án công trình theo quy định; rà soát, lập danh mục
các dự án, công trình thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh và báo cáo về
Bộ Nội vụ trước ngày 31/12.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc
tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện
các nội dung liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác văn
thư, lưu trữ.
3. Sở Thông tin và Truyền thông
a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và
các cơ quan, đơn vị liên quan rà soát, cập nhật, bổ sung các tính năng, chức
năng của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp đảm bảo yêu
cầu theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và Luật giao dịch điện tử.
b) Quản lý, vận hành phần mềm hệ thống
quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp đáp ứng yêu cầu về quản lý văn bản, lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ điện tử.
c) Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc hướng
dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp; Kết nối,
liên thông dữ liệu giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp với
hệ thống văn thư, lưu trữ lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
d) Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh, Sở Nội vụ trong việc xây dựng Kho lưu trữ số và giải pháp lưu trữ hồ
sơ thủ tục hành chính điện tử.
đ) Làm việc với đơn vị cung cấp phần
mềm trong việc cung cấp, hoàn thiện các chức năng, tính năng của hệ thống đáp ứng
yêu cầu về quản lý, lập và nộp lưu trữ hồ sơ điện tử, xây dựng kho lưu trữ điện
tử tại từng cơ quan để lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử hiện hành theo quy định.
4. Sở Xây dựng
Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc chỉ
đạo, kiểm tra các chủ đầu tư, chủ sử dụng công trình thực hiện giao nộp hồ sơ,
tài liệu dự án công trình theo quy định; hằng năm, phối hợp với Sở Nội vụ rà
soát, lập danh mục các dự án, công trình thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
tỉnh và báo cáo về Bộ Xây dựng trước ngày 31/12.
5. Sở Kế hoạch và Đầu tư
Cung cấp thông tin, số liệu về đăng
ký kinh doanh thuộc lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân
trên địa bàn tỉnh khi có yêu cầu.
6. Công an tỉnh
Chủ trì tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
các cơ quan, đơn vị thực hiện các quy định về: soạn thảo, phát hành văn bản,
tài liệu chứa bí mật nhà nước, sao chụp văn bản, tài liệu chứa bí mật nhà nước,
vận chuyển, giao nhận, cung cấp, chuyển giao tài liệu chứa bí mật nhà nước, quản
lý, bảo vệ hồ sơ công việc có chứa tài liệu bí mật nhà nước; thống kê, lưu giữ,
bảo quản, tiêu hủy tài liệu chứa bí mật nhà nước theo quy định.
b) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị xác
định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước trong quá trình soạn thảo,
ban hành văn bản.
c) Kiểm tra, xử lý vi phạm pháp luật
trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước liên quan đến hoạt động văn thư, lưu trữ
trên địa bàn tỉnh.
d) Kiểm tra và xử lý hành vi vi phạm pháp
luật trong việc quản lý và sử dụng con dấu đối với các cơ quan, tổ chức thuộc
thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu.
7. Sở Tài chính
a) Hàng năm, trên cơ sở đề nghị của
các cơ quan, đơn vị, địa phương và khả năng cân đối ngân sách, Sở Tài chính xem
xét, tổng hợp kinh phí thực hiện nhiệm vụ chuyên môn cho công tác văn thư, lưu
trữ; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh phê duyệt theo
quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn hiện hành có liên
quan.
b) Việc bố trí kinh phí cho công tác
văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ và Điều
36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
và các quy định hiện hành khác của pháp luật có liên quan.
8. Các Sở, ban, ngành, đơn vị sự
nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố
a) Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc
phổ biến, triển khai các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đến các
phòng, ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị
trấn.
b) Chỉ đạo công chức, viên chức, các
đơn vị chức năng, đơn vị trực thuộc và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn
thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, gồm: thể thức, kỹ thuật
trình văn bản; quản lý văn bản đi và văn bản đến, quản lý, sử dụng con dấu, lập
hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
c) Tổ chức thu thập, chỉnh lý, xác định
giá trị hồ sơ, tài liệu và thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định.
d) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị
bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, nộp vào
lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng thành phần và thời hạn quy định.
đ) Báo cáo, cung cấp thông tin về hoạt
động văn thư, lưu trữ đầy đủ, kịp thời theo quy định của pháp luật và yêu cầu của
Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ.
9. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ
chức và cá nhân trong hoạt động dịch vụ lưu trữ
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp
dịch vụ lưu trữ
Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động dịch
vụ lưu trữ có trụ sở đóng trên địa bàn tỉnh Bình Phước hoặc cá nhân đăng ký hộ
khẩu thường trú tại tỉnh Bình Phước khi thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ phải
đăng ký với Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước và có trách nhiệm:
- Tuân thủ các quy định của pháp luật
hiện hành về lưu trữ và pháp luật có liên quan.
- Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp
vụ của người tham gia hành nghề và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá
trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật.
- Giải trình hoặc cung cấp tài liệu,
thông tin liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ lưu trữ khi có yêu cầu của cơ
quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu
của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ hồ sơ, tài liệu
về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ.
- Báo cáo bằng văn bản về Sở Nội vụ về
việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ trữ từ ngày 01 tháng 01 đến ngày
31 tháng 12 của năm báo cáo. Thời hạn gửi báo cáo trước ngày 15 tháng 12 của
năm báo cáo.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động dịch
vụ lưu trữ có trụ sở hoặc hộ khẩu thường trú ngoài tỉnh khi cung ứng dịch vụ
lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Bình Phước phải cung cấp hồ
sơ năng lực về Sở Nội vụ để kiểm tra trước khi thực hiện dịch vụ.
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng
dịch vụ lưu trữ
- Quyết định việc lựa chọn cơ quan, tổ
chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, giám sát về quá trình và kết
quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp
dịch vụ lưu trữ theo hợp đồng đã được ký kết.
c) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là
đơn vị sự nghiệp công lập ngành lưu trữ không phải đăng ký hoạt động dịch vụ
lưu trữ theo quy định và được phép thực hiện các dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh
theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo quy định của pháp luật.
10. Các sở, ban, ngành, đơn vị sự
nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố
ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ nêu trên còn có trách nhiệm phối hợp thực hiện
nhiệm vụ khác theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan hoặc
theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Chuong III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 7. Trách nhiệm
tổ chức thực hiện
1. Sở Nội vụ
Chủ trì việc triển khai thực hiện Quy
chế này, theo dõi, kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện Quy chế và báo cáo Ủy
ban nhân dân tỉnh.
2. Sở Thông tin và Truyền thông
Đảm bảo các điều kiện về mặt hạ tầng
để triển khai ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Xây dựng và triển khai, duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các Hệ thống
thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện
tử liên thông giữa các cơ quan, đơn vị và công tác lập và lưu trữ hồ sơ điện tử.
3. Sở Tài chính
Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bảo đảm
kinh phí thực hiện Quy chế này.
4. Các Cơ quan, đơn vị khác
Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các
đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thị xã, thành phố có trách nhiệm phổ biến, triển khai và chỉ đạo thực hiện Quy
chế này.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn
đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản
về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.