|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 111/QĐ-UBND
|
Hạ Long, ngày 11 tháng 01 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Luật Ban
hành văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân ngày
03/12/2004;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị
định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
Căn cứ Quyết định số 1467/QĐ-VPCP
ngày 21/9/2010 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu
về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ-Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh (gồm 5 chương và 22 điều).
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Các quy định trước đây của Ủy ban nhân dân tỉnh
trái với quy định này nay bãi bỏ.
Điều 3. Các ông, bà: Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan
căn cứ Quyết định thi hành./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ, VPCP; (để b/c)
- Thường trực Tỉnh ủy; (để b/c)
- CT các PCT UBND tỉnh;
- Như Điều 3; (thực hiện)
- Lãnh đạo VP/UB;
- Các đơn vị, bộ phận, CV VP/UB;
- Lưu: VT, TH1.
75 bản, Hg-QĐ 14
|
TM. UBND TỈNH
QUẢNG NINH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nhữ Thị Hồng Liên
|
QUY CHẾ
VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN
NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 111/QĐ-UBND ngày 11/01/2011 của UBND tỉnh)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Văn bản
đến và văn bản đi
1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản được
ban hành dưới hình thức quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều
4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, khoản 2
Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ, đơn
thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo... của các cơ quan đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh
Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, được chuyển đến theo đường công văn,
gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học.
2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản
do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh ban hành, gửi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Điều 2. Nguyên
tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và
quản lý văn bản đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành
chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Quy trình liên thông, khoa học, hợp
lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách
nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.
3. Đảm bảo yêu cầu
bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.
Điều 3. Trách
nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
1. Phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị (trực tiếp là bộ phận Tổ văn thư-đánh máy, dưới đây gọi tắt là Văn
thư) giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức tiếp
nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi;
sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Các đơn vị chức năng, chuyên viên
nghiên cứu tổng hợp thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm trước
Chánh Văn phòng về theo dõi tình hình, kết quả xử lý văn bản; quản lý hồ sơ,
tài liệu của mình.
3. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập Phiếu trình giải quyết công
việc; soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về nội
dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy định.
4. Các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu
tổng hợp được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn
quy định và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với vấn đề được hỏi.
5. Trung tâm Thông
tin (bộ phận Tin học) có trách nhiệm hướng dẫn chương trình
phần mềm quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông
tin; phân quyền truy cập phục vụ hoạt
động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản (điện tử) theo chỉ đạo của
lãnh đạo Văn phòng tại cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Chương II
TIẾP NHẬN VÀ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Điều 4. Tiếp nhận
văn bản đến
1. Văn thư là đầu
mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh
Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp khi nhận được những văn bản do Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh chuyển lại; hoặc nhận trực tiếp từ các cơ quan,
cá nhân bên ngoài (phải hạn chế tối đa việc lãnh đạo nhận
trực tiếp văn bản từ bên ngoài), đều phải chuyển ngay cho Văn thư để làm thủ tục
tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý chung.
Điều 5. Xử lý ban
đầu đối với văn bản đến
Văn thư xử lý
ban đầu đối với văn bản đến như sau:
1. Đối với điện mật
a) Chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý ngay sau khi
tiếp nhận (thông qua các chuyên viên nghiên cứu tổng hợp
có liên quan để tham mưu, báo cáo kịp thời).
b) Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ
tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh, chuyển ngay cho đơn vị, cá nhân liên quan để xử lý.
c) Khi xử lý xong, đơn vị chức năng,
cá nhân đó phải chuyển lại cho Văn thư để làm thủ tục quản lý theo chế độ bảo mật.
2. Đối với những bì công văn đóng dấu
Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật gửi đích danh hoặc những bì công văn thường nhưng ghi “chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc”, không
bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho người có tên trên phong bì.
3. Các loại văn bản còn lại
Bóc bì, đối chiếu
số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày
tháng; đóng dấu "Đến" lên góc phía trái ngay dưới
phần trích yếu của trang đầu văn bản đến, ghi ngày đến vào dấu "Đến"...
để chuyển cho cá nhân, bộ phận có trách nhiệm xử lý văn bản đến.
Điều 6. Phân loại,
phân phối văn bản đến
1. Văn thư tổ chức phân sơ bộ văn bản đến thành hai loại: văn bản phải làm thủ tục trả lại
nơi gửi và văn bản để tham mưu xử lý,
trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Văn bản phải làm thủ tục trả lại:
- Văn bản mà Văn thư phải làm thủ tục trả lại gồm những văn bản gửi không đúng địa chỉ, ký
và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi
ngày, tháng, năm, dấu đen (trừ bản fax, văn bản trong hồ sơ kèm theo)...; Văn bản
trả lại phải được đăng ký trước khi làm thủ tục trả lại
nơi gửi.
- Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp xem xét và làm phiếu chuyển lại nơi gửi đối với
các văn bản trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, hoặc văn bản trình không đúng
trình tự, thủ tục, trình vượt cấp...
3. Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết
của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh,
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, nếu đã đúng trình tự, thủ
tục của văn bản đến, Văn thư được Chánh Văn phòng giao nhiệm
vụ thực hiện phân phối văn bản như sau:
- Nguyên tắc chung để phân phối văn bản đến là: công việc thuộc lĩnh vực
nào thì do đơn vị, chuyên viên được phân công theo dõi, phụ
trách lĩnh vực đó tiếp nhận để xử lý. Nếu công việc có sự
liên quan, đan xen trách nhiệm giữa các chuyên viên thì
phân phối cho chuyên viên theo dõi sở, ngành, đơn vị chủ trì ký trình văn bản đến,
chịu trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận, xử lý văn bản
đến.
- Đối với các văn bản đã rõ ràng về
trách nhiệm người nhận xử lý thì phân phối ngay cho cá
nhân, đơn vị xử lý văn bản; nhập vào máy tính tên các đơn vị, cá nhân để chuyển cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
xử lý trong ngày
- Đối với các văn bản chưa có quy định rõ ràng về trách nhiệm người nhận
xử lý thì chuyển các văn bản này đến
cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để phân phối và ghi cụ thể tên cá
nhân, đơn vị xử lý văn bản vào dấu "Đến"; văn
thư nhập vào máy tính tên các đơn vị, cá nhân để chuyển
cho các đơn vị, cá nhân trong ngày.
4. Văn thư cập
nhật vào máy vi tính theo chương trình quản lý văn bản các bì có dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật hoặc gửi đích danh cùng toàn bộ văn bản, tài
liệu liên quan (nếu có), trước khi chuyển giao cho đơn vị, cá nhân xử lý.
5. Việc xử lý đơn, thư khiếu nại, tố
cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều 7. Chuyển
giao, tiếp nhận văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản đến được thực
hiện như sau:
1. Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
tiếp nhận văn bản, tài liệu của đơn vị mình tại Văn thư; chuyên viên nghiên cứu
tổng hợp cập nhật vào máy tính các thông tin cần thiết, tiến độ xử lý hồ sơ để phục vụ cho việc theo dõi xử lý văn bản của mình.
2. Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân đồng thời
trên hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công việc và văn bản
giấy. Người nhận có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo tiếp
nhận đầy đủ hồ sơ, văn bản đến (nếu nhận được văn bản điện tử mà chưa nhận được văn bản giấy phải thông báo ngay cho văn thư để kiểm tra, chuyển
lại kịp thời).
3. Đối với loại văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết gấp, hỏa
tốc, Văn thư chuyển trực tiếp (hoặc gọi điện thoại thông tin ngay) cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
tiếp nhận, xử lý kịp thời.
4. Đối với tài liệu các ngành, đơn vị
gửi đến để phục vụ các phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh, các cuộc họp do Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, Văn thư
chuyển đến đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có trách nhiệm chuẩn bị,
theo dõi nội dung họp để xem xét, chuyển đến các thành phần
dự họp theo quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
5. Những bì công văn hoặc văn bản chuyển
nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị, cá nhân trả lại ngay cho Văn thư để kịp thời
chuyển đúng địa chỉ.
Chương III
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 8. Xử lý văn
bản đến ở cấp chuyên viên nghiên cứu tổng hợp
Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp xử lý
văn bản đến hoặc công việc được giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn và theo
trình tự, thủ tục như sau:
1. Một số nguyên tắc chung về việc xử lý văn bản đến của chuyên viên:
a) Các văn bản đến có nội dung chỉ
cung cấp thông tin (để biết) thì chuyên viên chỉ nghiên cứu,
nắm tình hình (đối với những văn bản có nhiều thông tin cần
thiết thì sao gửi cung cấp thông tin
cho lãnh đạo và các chuyên viên liên quan), không cần lập hồ sơ xử lý công việc.
Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
chỉ đạo của các cơ quan Đảng, Nhà nước cấp trên, văn bản của Tỉnh ủy..., tùy theo nội dung từng loại văn bản mà chuyên
viên có thể sao gửi những nơi cần thiết hoặc dự thảo văn bản
của Ủy ban nhân dân tỉnh, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
chỉ đạo triển khai các vấn đề liên quan.
b) Các văn bản, hồ sơ công việc có nội
dung đề nghị của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh, nhất thiết phải có ý kiến thẩm định của Thủ
trưởng các sở, ngành, cơ quan chuyên môn chuyên ngành của Ủy ban nhân dân tỉnh
có chức năng quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực đó.
Nếu chưa đảm bảo
nguyên tắc trên mà văn bản được gửi trực tiếp đến Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thì chuyên viên sau khi nhận được văn bản, làm thủ tục chuyển đến sở, ban, ngành
chuyên môn để thẩm định, đề xuất báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh;
nếu văn bản gửi cả Ủy ban nhân dân tỉnh và sở, ban, ngành
chuyên môn thì không cần làm thủ tục chuyển văn bản, mà sở, ban, ngành chuyên
môn có chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực đó phải chủ động thẩm định, đề xuất báo
cáo theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Đối với những văn bản, đề án đã đủ thủ tục
a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp có liên quan (nếu có).
b) Thẩm tra, có ý
kiến đánh giá độc lập và đề xuất phương án xử lý; lập Phiếu trình giải quyết công việc, soạn thảo văn
bản cần ban hành (nếu có).
c) Trình Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Phiếu trình giải quyết công việc, ý kiến của các chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp, đơn vị liên quan, dự thảo văn bản và hồ sơ để xem
xét, xử lý.
Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp không gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên các văn bản (đã ký đóng
dấu) trong hồ sơ do các cơ quan trình.
3. Đối với những
văn bản, đề án, còn thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác
nhau:
a) Những văn bản, đề án trình nhưng
còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc các đề án trình hồ sơ chưa đầy đủ
thì chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải thông báo cho cơ quan trình
chuẩn bị thêm hoặc bổ sung đủ hồ sơ.
Trường hợp cá biệt, do yêu cầu phải
giải quyết gấp, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi có thể dự thảo công văn trình Lãnh đạo Văn phòng thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh, ký gửi các Sở, Ngành, cơ quan, địa phương liên quan để yêu cầu
hoặc đề nghị tham gia ý kiến.
b) Đối với những văn bản, đề án còn có nội dung chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, chuyên
viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi xin ý kiến Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực hoặc Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh (nếu Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đi vắng)
yêu cầu cơ quan chủ đề án giải trình thêm hoặc giúp Lãnh đạo
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức họp giải quyết trước
khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
Thời hạn, quy trình chuẩn bị, gửi, nhận
tài liệu họp thực hiện theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
4. Đối với những vấn đề thuộc phạm
vi, trách nhiệm giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi
nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến của các đơn vị, chuyên viên
nghiên cứu tổng hợp có liên quan, đề xuất phương án xử lý, lập Phiếu trình giải
quyết công việc, dự thảo văn bản, kèm hồ sơ trình Lãnh đạo
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực giải quyết. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phụ
trách lĩnh vực đó vắng trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì
trình Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý.
5. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc phạm
vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đều phải có ý
kiến của các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp liên
quan thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước khi trình lãnh đạo. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp phối hợp có trách nhiệm trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến của
mình đối với những vấn đề phối hợp.
6. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp chịu
trách nhiệm về việc bảo mật hồ sơ công việc do mình chủ
trì trực tiếp tham mưu, xử lý.
Điều 9. Xử lý văn
bản ở cấp Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh, trong phạm vi nhiệm vụ được phân công, có trách nhiệm giải
quyết công việc như sau:
1. Xử lý ngay đối với những vấn đề gấp
sau khi tiếp nhận văn bản đến từ Văn thư.
2. Xem xét hồ sơ công việc, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản, ký tắt vào cuối
dự thảo văn bản trình duyệt ban hành (nếu có), ghi ý kiến
và ký vào Phiếu trình giải quyết công việc, để trình Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Trong trường hợp cần thiết, chủ trì các cuộc họp với Lãnh đạo các Sở, Ngành, Ủy ban
nhân dân cấp huyện để xử lý những vấn đề còn chưa rõ hoặc
còn có ý kiến khác nhau trước khi trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
4. Thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký công văn đề nghị các Sở, Ngành, Ủy ban nhân dân cấp
huyện bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ sơ trình còn thiếu.
5. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 10. Hồ sơ
trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh gồm:
1. Phiếu trình giải quyết công việc.
2. Văn bản trình của cơ quan trình có
dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Ý kiến chính thức bằng văn bản của
cơ quan thẩm định (nếu có) và các cơ quan liên quan đến vấn
đề trình.
4. Các tài liệu cần thiết khác liên
quan tới vấn đề trình.
5. Dự thảo văn bản để Chủ tịch, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành hoặc văn bản do Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
ký thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo đúng nội
dung trình.
6. Ý kiến của các
đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp liên quan trong
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (nếu có) và của Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh theo trình tự.
7. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, ngoài các tài liệu đã nêu trên, phải có cả ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực.
Điều 11. Nguyên
tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc
1. Vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách
lĩnh vực đó.
2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực
thì trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phân công xử lý.
3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc
chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có
đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đó;
nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề
cần phải giải quyết ngay thì chuyên
viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải xin ý kiến Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để trình Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh (hoặc Phó Chủ tịch thường
trực nếu Chủ tịch đi vắng).
Sau khi đã được Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết, chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp theo dõi phải báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả xử lý trước khi ban
hành văn bản. Sau đó, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ
trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời gian người đó vắng mặt.
4. Không trình Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp sau:
a) Vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết
của Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.
b) Văn bản do các đơn vị, cá nhân
trình, xử lý không đúng về thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến
của các sở, ngành, địa phương có chức năng, thẩm quyền quản lý liên quan đến vấn
đề, lĩnh vực đó, hoặc chưa có ý kiến của các đơn vị,
chuyên viên nghiên cứu tổng hợp liên quan trong Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh.
5. Các Sở, Ngành, địa phương trình Chủ
tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh duyệt, ký ban hành văn bản của Ủy
ban nhân dân tỉnh phải gửi qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận để thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản, có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn
bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký, đảm bảo thực
hiện thống nhất quản lý việc ban hành văn bản của Ủy ban
nhân dân tỉnh.
Điều 12. Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết công việc.
1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
trình.
2. Chủ tịch, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân
công Phó Chủ tịch, ủy quyền cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký văn bản theo quy định của pháp luật hoặc cho
ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản trước khi ký ban hành.
Điều 13. Thời hạn
xử lý công việc, thẩm quyền ký văn bản
1. Thời hạn xử lý công việc:
Thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và các quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh
trong việc thực hiện từng loại công việc hoặc từng thủ tục
hành chính cụ thể thuộc trách nhiệm, thẩm quyền.
2. Thẩm quyền duyệt, ký các văn bản:
2.1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh duyệt và ký ban hành các văn bản (các loại) thuộc thẩm quyền của Ủy
ban nhân dân tỉnh, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo
phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
Riêng đối với văn
bản quy phạm pháp luật, các văn bản có tính chất quan trọng
(liên quan đến cơ chế điều hành nguồn
lực, tài nguyên; các cơ chế chính sách phát triển kinh tế-xã
hội...) báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ ngành Trung ương hoặc báo
cáo Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, trước
khi phát hành văn bản phải xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh.
2.2. Chánh Văn phòng (Phó Văn phòng) Ủy
ban nhân dân tỉnh được thừa lệnh, hoặc thừa ủy quyền duyệt,
ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh như sau:
- Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Ủy
ban nhân dân tỉnh đồng ý, được thừa lệnh ký một số văn bản thông thường như:
thông báo ý kiến chỉ đạo, hoặc giao nhiệm vụ, công việc cụ thể cho ngành, đơn vị.
- Được thừa lệnh, hoặc thừa ủy
quyền ký (không phải trình duyệt lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh)
đối với một số loại văn bản cụ thể như: đính
chính văn bản do lỗi chính tả; phiếu chuyển hồ sơ công việc;
công văn đề nghị các Sở, ngành, địa phương, đơn vị bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ sơ do cơ quan chủ trì trình còn thiếu hoặc cần làm rõ
thêm; công văn giao các ngành, cơ quan chức năng tham gia ý kiến vào các dự thảo
văn bản do Bộ ngành Trung ương soạn thảo.
Chương IV
PHÁT HÀNH VĂN BẢN
Điều 14. Đầu mối
phát hành văn bản
Văn bản xử lý công việc của Ủy ban
nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được tập trung vào một đầu mối là Văn thư
để làm thủ tục phát hành.
Điều 15. Soạn thảo,
đánh máy văn bản
1. Văn bản do chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh soạn thảo, tự đánh máy phải đảm bảo theo
đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ (bộ phận Văn thư đồng kiểm soát, nếu chưa đúng thể thức thì không phát hành văn bản).
Phòng Tổ chức-Hành
chính-Quản trị có trách nhiệm soạn thảo các mẫu văn bản chủ yếu thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo đúng thể thức quy định và hướng dẫn thống
nhất thực hiện, (đảm bảo chuẩn tắc giữa văn bản thẩm quyền
chung của Ủy ban nhân dân tỉnh và văn bản thẩm quyền riêng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh).
2. Văn bản do các Sở, Ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện soạn thảo để
trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký
ban hành phải qua đầu mối cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận, xử lý, ban hành để đảm bảo thực hiện chức năng quản lý thống
nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 16. Đăng
ký, làm thủ tục phát hành văn bản
1. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp soạn thảo rà soát lần cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về độ mật, độ
khẩn, số lượng bản, phân loại văn bản, tài liệu phải gửi
kèm (nếu có), chuyển cho Văn thư để làm các thủ tục phát hành.
2. Văn thư kiểm tra thủ tục hành
chính, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi nhân bản đúng số lượng và
thời gian yêu cầu.
Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn
bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa.
3. Trước khi phát hành, các cá nhân,
đơn vị có trách nhiệm gửi bản ghi điện tử của văn bản đó cho Văn thư. Văn thư
có trách nhiệm đưa bản ghi điện tử văn bản đã phát hành lên mạng tin học của
Văn phòng. Văn bản trên mạng tin học phải bảo đảm đúng với
văn bản phát hành, số, ngày, tháng, năm... Riêng chữ ký của người có thẩm quyền
ở cuối văn bản thì thay bằng chữ "đã ký".
Điều 17. Gửi văn
bản
Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục "Nơi nhận". Việc chuyển
văn bản phát hành ra các cơ quan ngoài của Văn phòng được
thực hiện bằng đường công văn. Trường hợp do yêu cầu gấp nhận trực tiếp, phải
có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng. Người nhận trực tiếp phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản.
Điều 18. Đính
chính văn bản.
Văn bản phát hành có sai sót về lỗi chính
tả thì Chánh Văn phòng có trách nhiệm ban hành văn bản đính chính, cụ thể như sau:
- Văn bản ban hành ở thể loại Quyết định
thì Chánh Văn phòng thừa ủy quyền của Chủ tịch ban hành
quyết định đính chính theo mẫu quy định của Văn phòng Chính
phủ.
- Các thể loại văn bản khác thì Chánh
Văn phòng thừa lệnh của Chủ tịch ban hành công văn đính
chính.
Điều 19. Quản lý
và sử dụng con dấu
1. Quản lý con dấu
Văn thư có trách
nhiệm quản lý con dấu của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh và các con dấu khác (nếu có).
Tổ trưởng Văn thư
và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước
pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu.
2. Sử dụng con dấu
a) Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể
thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.
Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ
ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Không cho người
khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa có quyết định của người có
thẩm quyền.
b) Dấu đóng vào văn bản phải ngay ngắn,
rõ ràng và trùm lên 1/3 hoặc 1/4 phía bên trái của chữ ký; trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải hủy văn bản đó và làm lại văn bản.
c) Văn bản có Phụ
lục kèm theo phải đóng dấu trùm lên phần bên trái chữ Phụ lục của bản phụ lục.
d) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu
không do Văn thư phát hành (trường hợp đóng dấu các hợp đồng,
các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận, sơ yếu lý lịch...)
thì văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.
đ) Nghiêm cấm việc:
đóng dấu khống chỉ, đóng dấu chữ ký áp lề văn bản.
Chương V
QUẢN LÝ VÀ LƯU
VĂN BẢN
Điều 20. Trách
nhiệm quản lý văn bản
1. Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu; cất
giữ văn bản, tài liệu vào tủ có khóa khi hết giờ làm việc; niêm phong tủ đựng
văn bản, tài liệu và phòng làm việc những đợt nghỉ lễ, Tết
dài ngày; lập, quản lý và chuyển lưu hồ sơ công việc theo quy định.
2. Không cung cấp cho những cơ quan,
đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã
và đang xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các
văn bản có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Tất cả các văn bản, tài liệu của
các Sở, Ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh và có bút phê của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh đều phải chuyển cho Văn thư để làm các thủ tục cần thiết, tuyệt đối
không được chuyển lại nơi gửi.
4. Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp không được mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà làm tư
liệu riêng, chuyển sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tùy tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác.
Điều 21. Quản lý
tài liệu mật
Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải được
quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Văn thư
lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định kỳ 06
tháng 1 lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo
kết quả cho Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh.
Điều 22. Lưu văn
bản
1. Văn thư lưu bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh
và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành. Riêng đối với
văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của Ủy
ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh lưu
thêm 02 bản chính.
2. Văn thư chuyển cho bộ phận lưu trữ
của Văn phòng (thuộc Trung tâm thông tin) các tập lưu văn
bản phát hành để quản lý, sắp xếp khoa học, hệ thống, dễ
tra cứu, phục vụ nghiên cứu sử dụng trong thời gian chưa đến hạn nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh (thuộc Sở Nội vụ).
3. Các cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh lưu 02 bản chính
(chuyên viên nghiên cứu tổng hợp soạn thảo
lưu 01 bản để theo dõi quá trình thực hiện, 01 bản đính
kèm hồ sơ công việc theo điều 10 Quy chế này để nộp lưu
trữ theo quy định)./.