Quyết định 20/2025/QĐ-UBND Quy chế quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng chứng thực Quảng Bình

• Số hiệu: 20/2025/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Quảng Bình
• Người ký: Trần Phong
• Ngày ban hành: 15/05/2025

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 20/2025/QĐ-UBND	Quảng Bình, ngày 15 tháng 5 năm 2025

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 02 năm 2025;

Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 19 tháng 02 năm 2025;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12 tháng 6 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chỉnh, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Căn cứ Nghị định 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ quy định quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 147/2024/NĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2024 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1200/TTr-STP ngày 05 tháng 5 năm 2025;

Ủy ban nhân dân ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 25 tháng 5 năm 2025, thay thế Quyết định số 18/2020/QĐ-UBND ngày 08/10/2020 của UBND tỉnh Quảng Bình về việc ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Văn phòng Chính phủ; - Cục KTVB QPPL và QLXLVPHC, Bộ Tư pháp; - TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - UBMTTQVN tỉnh, Đoàn ĐBQH tỉnh; - Các sở, ban, ngành cấp tỉnh; - UBND các huyện, thị xã, thành phố; - TAND tỉnh; VKSND tỉnh; Cục THADS tỉnh; - Báo và Đài PTTH Quảng Bình; - Cổng Thông tin điện tử tỉnh; - Lưu: VT, STP, NCVX.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Trần Phong

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2025/QĐ-UBND ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về quy trình quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Quảng Bình (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu).

2. Đối tượng áp dụng

a) Cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Quảng Bình;

b) Cơ quan quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực tỉnh Quảng Bình;

c) Các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử bao gồm các thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực và các thông tin ngăn chặn giao dịch đối với tài sản, cá nhân, tổ chức.

2. Quản lý Cơ sở dữ liệu là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý quá trình cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các cơ quan, tổ chức thực hiện công chứng, chứng thực và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

3. Quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc theo quy định.

4. Thông tin ngăn chặn là thông tin do các cơ quan có thẩm quyền ban hành được nhập vào Cơ sở dữ liệu, là cơ sở để các công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực của Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực) kiểm tra, đối chiếu, xem xét quyết định không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực giao dịch.

5. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin do chính cơ quan đã có văn bản ngăn chặn trước đây ban hành để chấm dứt việc ngăn chặn đó, là cơ sở để người có thẩm quyền công chứng, chứng thực kiểm tra, đối chiếu, xem xét quyết định thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch đã được giải tỏa ngăn chặn.

6. Thông tin giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng tư pháp các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là Phòng Tư pháp) và UBND các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là UBND cấp xã) đã thực hiện việc công chứng, chứng thực giao dịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, là nguồn thông tin để người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực kiểm tra, đối chiếu, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực giao dịch.

7. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

8. Sai sót về kỹ thuật là sai sót khi ghi chép, đánh máy, in ấn hoặc nhập thông tin lên Cơ sở dữ liệu mà việc sửa lỗi sai sót đó không làm ảnh hưởng đến tính pháp lý của thông tin Cơ sở dữ liệu.

Điều 3. Tên miền truy cập Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu có tên miền truy cập là: csdlccct.quangbinh.gov.vn

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Tuân thủ quy định của Luật Công chứng, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, các văn bản hướng dẫn thi hành và Quy chế này.

2. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời.

3. Phân định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, người có thẩm quyền.

4. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích, cấm sử dụng Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật.

5. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu khi công chứng, chứng thực không loại trừ trách nhiệm của người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực, người yêu cầu công chứng, chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của pháp luật.

6. Các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin công chứng, chứng thực theo quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.

7. Các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để cập nhật trên Cơ sở dữ liệu.

8. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu phải sử dụng tiếng Việt, bộ mã ký tự Unicode.

9 Các chương trình kiểm tra và diệt virus phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.

10. Cơ sở dữ liệu phải được nâng cấp đảm bảo an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi sử dụng và kết nối được các phần mềm khác khi có yêu cầu.

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Cấp tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu cho cơ quan, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của quy chế này.

2. Tiết lộ phương thức kết nối, địa chỉ và mã khóa truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cấp của cơ quan, tổ chức mình cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.

3. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của cơ quan, tổ chức khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của cơ quan, tổ chức mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi chưa được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao hoặc sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu, làm biến dạng giao diện, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi trái quy định nào tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong dữ liệu trừ các trường hợp được quy định tại Điều 12 Quy chế này.

5. Không thực hiện, trì hoãn thực hiện việc cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

6. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

7. Phá hoại cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin hoặc phát tán virus máy tính.

8. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu.

9. Vi phạm pháp luật về quyền tiếp cận thông tin của cá nhân, tổ chức theo quy định của Luật Tiếp cận thông tin.

10. Hành vi khác vi phạm Quy chế này và các quy định của pháp luật về an toàn thông tin điện tử.

Điều 6. Nguồn thông tin Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu được cập nhật từ các nguồn sau:

1. Giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng, chứng thực tại Phòng Tư pháp và UBND cấp xã.

2. Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức, cá nhân có liên quan.

3. Các nguồn thông tin hợp pháp khác về tài sản.

Điều 7. Cấp, quản lý tài khoản

1. Tài khoản quản trị: Sở Tư pháp được cấp 01 tài khoản quản trị hệ thống Cơ sở dữ liệu ở cấp cao nhất.

2. Tài khoản sử dụng:

a) Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp;

b) Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện;

c) UBND cấp xã;

d) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;

đ) Các cơ quan, tổ chức khác khi được giao thực hiện công tác quản lý nhà nước có liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực.

3. Tên tài khoản là tên viết tắt theo các chữ cái đầu trong tên gọi của cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 2 Điều này có trách nhiệm phân công cá nhân làm đầu mối quản lý tài khoản sử dụng của cơ quan, tổ chức và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ thông tin được cập nhật bởi tài khoản của cơ quan, tổ chức trên Cơ sở dữ liệu.

5. Sau khi được cấp tài khoản sử dụng, các cơ quan, tổ chức thực hiện đổi mật khẩu và chịu trách nhiệm bảo mật đối với tài khoản được cấp. Trường hợp tài khoản sử dụng bị mất hoặc không sử dụng được, các cơ quan, tổ chức kịp thời phản ánh bằng văn bản đến Sở Tư pháp để xử lý.

6. Tài khoản, mật khẩu truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị xóa, tạm dừng hoặc thay đổi trong các trường hợp sau:

a) Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất, chấm dứt hoạt động;

b) Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản cố ý không thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời việc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu theo quy định;

c) Theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật có quy định.

7. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản về việc chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất, chấm dứt hoạt động theo quy định tại Điểm a Khoản 6 Điều này, cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm thông báo cho Sở Tư pháp.

8. Tài khoản, mật khẩu tài khoản bị xóa, tạm dừng, thay đổi sẽ được mở lại, cấp lại, thay đổi khi không còn một trong các căn cứ quy định tại Khoản 6 Điều này.

9. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc quản lý, cấp hoặc khóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này.

Điều 8. Phân quyền sử dụng tài khoản

1. Tài khoản quản trị của Sở Tư pháp

a) Được quyền theo dõi, quản lý toàn bộ thông tin về cơ sở dữ liệu được cập nhật bởi tài khoản sử dụng của các cơ quan, đơn vị trên Cơ sở dữ liệu;

b) Quản lý toàn bộ tài khoản sử dụng được cấp cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

2. Tài khoản sử dụng của các cơ quan, tổ chức được quyền theo dõi toàn bộ thông tin được cập nhật bởi tài khoản sử dụng của cơ quan, tổ chức và tài khoản sử dụng của các cơ quan, tổ chức cấp dưới trực tiếp (nếu có) trên Cơ sở dữ liệu; được quyền tra cứu thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản; các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản và cá nhân, tổ chức có liên quan đến giao dịch đã được công chứng, chứng thực.

Điều 9. Hạ tầng lưu trữ Cơ sở dữ liệu

1. Cơ sở dữ liệu được thiết lập và lưu trữ tập trung tại Trung tâm dữ liệu điện tử của tỉnh hoặc triển khai thuê dịch vụ máy chủ tại các Trung tâm dữ liệu đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn về an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

2. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu phải được thực hiện thường xuyên, có hệ thống tại Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng.

3. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định.

Chương II

QUY TRÌNH CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 10. Cập nhật thông tin cho Cơ sở dữ liệu

1. Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn

Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 11 Quy chế này cung cấp được gửi về Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay trong ngày nhận được văn bản cung cấp thông tin (trừ thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ, tết theo quy định). Trong trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn gửi về sau 17 giờ thì văn bản sẽ được cập nhật vào đầu giờ làm việc buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp không cập nhật, cập nhật không đầy đủ văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời và nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm về việc không cập nhật, cập nhật không đầy đủ. Thời hạn trả lời được thực hiện như thời gian cập nhật thông tin ngăn chặn được quy định tại khoản 1 Điều này.

2. Cập nhật thông tin về giao dịch trong Cơ sở dữ liệu

a) Giao dịch sau khi công chứng, chứng thực phải được cập nhật chính xác, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu trước khi giao trả kết quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực.

Trong trường hợp do lỗi về đường truyền hoặc lỗi kỹ thuật khác dẫn đến không cập nhật được thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu thì tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã viết phiếu hẹn trả kết quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực đồng thời thông báo ngay cho Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý.

Phiếu hẹn trả kết quả phải đảm bảo thời hạn công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực. Đến thời hạn trả kết quả theo phiếu hẹn nhưng vẫn chưa cập nhật được thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu thì tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp và UBND cấp xã phải trả kết quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực đồng thời thông báo ngay cho Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý.

b) Sau khi thực hiện việc công chứng, chứng thực sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt giao dịch và sửa lỗi kỹ thuật có liên quan đến thông tin đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu thì tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp và UBND cấp xã phải cập nhật ngay và đầy đủ lên Cơ sở dữ liệu trước khi giao trả kết quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực.

Điều 11. Cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Cơ sở dữ liệu

Các cơ quan, tổ chức dưới đây có trách nhiệm gửi thông tin để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm:

1. Tòa án nhân dân cấp có thẩm quyền trên địa bàn tỉnh cung cấp quyết định kê biên tài sản đang tranh chấp, quyết định phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ, quyết định cấm chuyển dịch quyền về tài sản đối với tài sản đang tranh chấp, lệnh kê biên tài sản và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên, quyết định hủy bỏ lệnh kê biên.

2. Viện Kiểm sát nhân dân cấp có thẩm quyền trên địa bàn tỉnh cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên tài sản.

3. Công an cấp có thẩm quyền trên địa bàn tỉnh cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên; kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp giả mạo tổ chức, cá nhân, giả mạo giấy tờ để giao dịch, lừa đảo liên quan đến tài sản.

4. Cơ quan Thi hành án dân sự có thẩm quyền trên địa bàn tỉnh cung cấp thông báo việc kê biên tài sản hoặc giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự, quyết định phong tỏa tài sản, quyết định tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản và quyết định thu hồi, chấm dứt, sửa đổi các loại quyết định.

5. Sở Nông nghiệp và Môi trường; cơ quan đăng ký đất đai có thẩm quyền trên địa bàn tỉnh thông báo bằng văn bản về các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin.

6. UBND các huyện, thị xã, Thành phố thông báo bằng văn bản về các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin.

7. Các cơ quan có thẩm quyền được quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 và Khoản 6 Điều này có trách nhiệm gửi bản chính văn bản liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn qua đường công văn hoặc qua hệ thống chương trình quản lý văn bản ngay trong ngày ban hành văn bản. Văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn được ban hành sau 16 giờ thì có thể được gửi vào đầu giờ làm việc buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

Trong trường hợp pháp luật có quy định về hình thức văn bản liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn chỉ được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu khi được ban hành đúng hình thức văn bản được quy định.

8. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, UBND cấp xã khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu phải báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.

9. Khi có thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản hoặc thông tin về cá nhân, tổ chức đang bị tạm dừng giao dịch về tài sản thì các cơ quan có liên quan, tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, UBND cấp xã phải phối hợp chia sẻ thông tin với Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 12. Sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhập trong Cơ sở dữ liệu

1. Việc sửa chữa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu chưa được lưu vào Cơ sở dữ liệu người thực hiện cập nhật phải sửa chữa cho chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

3. Đối với các sai sót được phát hiện sau khi thông tin đã được lưu vào Cơ sở dữ liệu người thực hiện cập nhật báo cáo ngay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức mình để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, văn bản công chứng, chứng thực hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm đối việc quyết định phê duyệt sửa chữa sai sót hoặc thực hiện việc xóa thông tin trong Cơ sở dữ liệu.

Điều 13. Tra cứu thông tin và sử dụng thông tin

1. Trước khi công chứng, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản, người có thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu.

2. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực giao dịch về tài sản.

3. Việc tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về giao dịch đã công chứng, chứng thực được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng Cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp hoặc đơn vị cung cấp phần mềm.

Điều 14. Khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có quyền khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu để:

a) Phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực;

b) Thực hiện thống kê, báo cáo số liệu công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan Nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

2. Các cơ quan có thẩm quyền được sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

3. Việc phân quyền khai thác thông tin Cơ sở dữ liệu tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, UBND cấp xã và các cơ quan, đơn vị khác do Giám đốc Sở Tư pháp, người đứng đầu các tổ chức hành nghề công chứng, Trưởng Phòng Tư pháp, Chủ tịch UBND cấp xã, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.

Điều 15. Kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu

Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành, địa phương và các cơ sở dữ liệu khác phải bảo đảm hiệu quả, an toàn, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Công chứng, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện việc kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Trách nhiệm của Sở Tư pháp trong xây dựng, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh trong xây dựng, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Xây dựng, quản lý và duy trì Cơ sở dữ liệu, bảo đảm các điều kiện về cơ sở hạ tầng kỹ thuật để Cơ sở dữ liệu vận hành ổn định và liên tục;

b) Xây dựng và trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt việc mở rộng, nâng cấp, phát triển Cơ sở dữ liệu;

c) Phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm thực hiện hướng dẫn quy trình cập nhật thông tin, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu;

d) Bố trí cơ sở vật chất, nhân lực cho việc quản lý và duy trì Cơ sở dữ liệu;

đ) Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao.

Điều 17. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức sử dụng Cơ sở dữ liệu

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức sử dụng Cơ sở dữ liệu trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Bố trí cán bộ đầu mối thực hiện việc cập nhật thông tin giao dịch và văn bản, giấy tờ được công chứng, chứng thực tại cơ quan, tổ chức.

2. Chỉ đạo tổ chức việc cập nhật thông tin và chịu trách nhiệm về độ chính xác, toàn vẹn các thông tin, dữ liệu; bảo đảm kết nối an toàn dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu.

3. Phối hợp với Sở Tư pháp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc cơ quan, tổ chức thực hiện việc cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu.

4. Bố trí đầy đủ cơ sở vật chất, nhân lực đảm bảo cho việc sử dụng, duy trì Cơ sở dữ liệu tại cơ quan, tổ chức;

5. Bảo đảm an toàn, bảo mật tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu được cấp.

6. Sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu đúng mục đích.

Điều 18. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, địa phương

1. Sở Khoa học và Công nghệ

Hỗ trợ Sở Tư pháp trong việc thực hiện quản lý, duy trì, vận hành và lưu trữ Cơ sở dữ liệu địa bàn tỉnh Quảng Bình đảm bảo an toàn, bảo mật và hoạt động thường xuyên, liên tục.

2. Sở Tài chính

Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp hướng dẫn xây dựng kinh phí; trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kinh phí phục vụ cho công tác quản lý, khai thác, sử dụng, mở rộng, nâng cấp, phát triển Cơ sở dữ liệu.

3. Các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan căn cứ chức năng, nhiệm vụ theo quy định tại Quy chế này và quy định của pháp luật để triển khai thực hiện và chỉ đạo các tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của mình triển khai thực hiện.

Điều 19. Trách nhiệm của Hội công chứng viên tỉnh

Vận động Công chứng viên là hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về cập nhật, chia sẻ thông tin và các quy định của Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

Có biện pháp xử lý theo thẩm quyền hoặc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền đối với các hành vi không cập nhật, chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng liên quan đến việc cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

Điều 20. Điều khoản thi hành

1. Giao Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.