Quyết định 2254/QĐ-UBND 2023 Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử Quảng Bình

• Số hiệu: 2254/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Quảng Bình
• Người ký: Đoàn Ngọc Lâm
• Ngày ban hành: 14/08/2023

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2254/QĐ-UBND	Quảng Bình, ngày 14 tháng 8 năm 2023

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG BÌNH, GIAI ĐOẠN 2023 - 2028

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 25/6/2015;

Căn cứ Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước; Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025";

Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

Căn cứ các Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ: số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Thực hiện Kế hoạch số 1314/KH-UBND ngày 29/7/2020 của UBND tỉnh về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025".

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1130/TTr-SNV ngày 23/6/2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình, giai đoạn 2023 - 2028.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở: Nội vụ, Tài chính; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Lãnh đạo VP UBND tỉnh; - Lưu: VT, NC-VX.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đoàn Ngọc Lâm

KẾ HOẠCH

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG BÌNH, GIAI ĐOẠN 2023 - 2028
(Kèm theo Quyết định số 2254/QĐ-UBND ngày 14/8/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử, từng bước ứng dụng công nghệ số hóa trong lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng lực phục vụ hoạt động quản lý điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh; cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của tổ chức, cá nhân.

- Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng tệp tin điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng công nghệ số trong công tác lưu trữ.

- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc (bản giấy) do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác sử dụng nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ, nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của các tổ chức, cá nhân. Phục vụ nhanh chóng yêu cầu các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu cung cấp thông tin trong hồ sơ gốc đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Yêu cầu

- Việc số hóa tài liệu phải đúng quy trình, tiến độ thực hiện, các quy định của pháp luật và đảm bảo tiết kiệm.

- Tài liệu lưu trữ được số hóa phải đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả, có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát định kỳ đối với sự an toàn của tài liệu lưu trữ.

- Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính pháp lý, trung thực và tuyệt đối an toàn, không làm thay đổi trật tự các tài liệu giấy bên trong hồ sơ; tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp, đảm bảo bí mật tài liệu.

II. NỘI DUNG

1. Khối lượng, thành phần tài liệu

a) Khối lượng tài liệu, cụ thể:

Số lượng tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc 34 Phông lưu trữ gồm: 8.747 hồ sơ, trong đó có: 202.283 văn bản, tương ứng với 1.267.835 trang (trong đó có 1.236.195 trang A4; 31.640 trang A3) số lượng tài liệu nói trên chưa bao gồm tài liệu có khổ giấy lớn từ A2 - A0.

b) Thành phần tài liệu: Gồm hồ sơ, tài liệu của 34/45 Phông lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình.

2. Kinh phí thực hiện

Tổng kinh phí thực hiện số hóa tài liệu là: 3.595.341.400 đồng (Ba tỷ, năm trăm chín mươi lăm triệu, ba trăm bốn mươi mốt nghìn, bốn trăm đồng). Trong đó:

- Chi phí nhân công: 3.262.675.800 đồng (Ba tỷ, hai trăm sáu mươi hai triệu, sáu trăm bảy mươi lăm nghìn, tám trăm đồng);

- Chi phí văn phòng phẩm: 332.665.600 đồng (Ba trăm ba mươi hai triệu, sáu trăm sáu mươi lăm nghìn, sáu trăm đồng).

3. Lộ trình thực hiện: Từ năm 2023 - 2028, cụ thể:

TT	Tên Phông lưu trữ/ Thời gian thực hiện	Nhập dữ liệu các trường thông tin của văn bản			Scan (quét) tài liệu			Văn phòng phẩm		Thành tiền (đồng)
		Số lượng văn bản	Đơn giá (đồng)	Chi phí nhập dữ liệu văn bản (đồng)	Số lượng trang (A3, A4 quy đổi ra khổ A4)	Đơn giá (đồng)	Chi phí Scan (quét) tài liệu (đồng)	Đơn giá (đồng)	Chi phí VPP (đồng)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)=(3)x(4)	(6)	(7)	(8)=(6)x(7)	(9)	(10)=(6)x(9)	(11)=(5)+(8)+(10)
I	Năm 2023	11.523	6.975	80.372.925	325.336	1.425	463.603.800	256	83.286.016	627.262.741
1	Phông UBND tỉnh (2012 - 2018), gồm có:
-	Khối Tổng hợp	2.187	6.975	15.254.325	43.867	1.425	62.510.475	256	11.229.952	88.994.752
-	Khối XDCB-TNMT	6.395	6.975	44.605.125	237.456	1.425	338.374.800	256	60.788.736	443.768.661
-	Khối Kinh tế ngành	1.678	6.975	11.704.050	27.261	1.425	38.846.925	256	6.978.816	57.529.791
-	Khối Văn hóa-Xã hội	1.263	6.975	8.809.425	16.752	1.425	23.871.600	256	4.288.512	36.969.537
II	Năm 2024	36.312	6.975	253.276.200	212.279	1.425	302.497.575	256	54.343.424	610.117.199
1	Phông UBND tỉnh Quảng Bình
-	Khối Nội chính (2012 - 2018)	6.286	6.975	43.844.850	104.259	1.425	148.569.075	256	26.690.304	219.104.229
-	Tập lưu Quyết định (2012-2014)	10.477	6.975	73.077.075	46.793	1.425	66.680.025	256	11.979.008	151.736.108
2	Văn phòng UBND tỉnh (2012-2018)	7.692	6.975	53.651.700	11.648	1.425	16.598.400	256	2.981.888	73.231.988
3	Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh (1994 - 2012)	7.522	6.975	52.465.950	18.989	1.425	27.059.325	256	4.861.184	84.386.459
4	Sở Công thương (1989 - 2015)	4.335	6.975	30.236.625	30.590	1.425	43.590.750	256	7.831.040	81.658.415
III	Năm 2025	26.941	6.975	187.913.475	272.099	1.425	387.741.075	256	69.657.344	645.311.894
1	Sở Tài chính (2001 - 2016)	21.555	6.975	150.346.125	219.484	1.425	312.764.700	256	56.187.904	519.298.729
2	Sở Nội vụ (2011 - 2014)	5.386	6.975	37.567.350	52.615	1.425	74.976.375	256	13.469.440	126.013.165
IV	Năm 2026	45.468	6.975	317.139.300	169.419	1.425	241.422.075	256	43.371.264	601.932.639
1	Sở Ngoại vụ (1992- 2015)	1.894	6.975	13.210.650	8.245	1.425	11.749.125	256	2.110.720	27.070.495
2	Sở Nông nghiệp và PTNT (1997 - 2008)	4.222	6.975	29.448.450	6.816	1.425	9.712.800	256	1.744.896	40.906.146
3	Sở Kế hoạch và Đầu tư (1995 - 2013)	644	6.975	4.491.900	15.477	1.425	22.054.725	256	3.962.112	30.508.737
4	Sở Địa chính (1994 - 2003)	1.089	6.975	7.595.775	2.757	1.425	3.928.725	256	705.792	12.230.292
5	Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch (1989 - 2015)	7.038	6.975	49.090.050	42.702	1.425	60.850.350	256	10.931.712	120.872.112
6	Sở Giáo dục - Đào tạo (2002 - 2015)	12.060	6.975	84.118.500	52.128	1.425	74.282.400	256	13.344.768	171.745.668
7	Sở Lao động, Thương binh và xã hội (1989 - 2015)	18.521	6.975	129.183.975	41.294	1.425	58.843.950	256	10.571.264	198.599.189
V	Năm 2027	49.000	6.975	341.775.000	196.000	1.425	279.300.000	256	50.176.000	671.251.000
1	Sở Y tế (1989 -  2018)	49.000	6.975	341.775.000	196.000	1.425	279.300.000	256	50.176.000	671.251.000
VI	Năm 2028	33.039	6.975	230.447.025	124.342	1.425	177.187.350	256	31.831.552	439.465.927
1	Sở Nông nghiệp (1989 - 1997)	835	6.975	5.824.125	4.188	1.425	5.967.900	256	1.072.128	12.864.153
2	Sở Thương mại và Du lịch (1992 - 2008)	238	6.975	1.660.050	897	1.425	1.278.225	256	229.632	3.167.907
3	Sở Thủy sản (1989 - 2008)	1.531	6.975	10.678.725	6.125	1.425	8.728.125	256	1.568.000	20.974.850
4	Sở Tài nguyên và Môi trường (2003 - 2011)	1.732	6.975	12.080.700	4.046	1.425	5.765.550	256	1.035.776	18.882.026
5	Sở Khoa học và Công nghệ (1989 - 2013)	6.240	6.975	43.524.000	16.034	1.425	22.848.450	256	4.104.704	70.477.154
6	Sở Thông tin và Truyền thông (2008 - 2015)	675	6.975	4.708.125	2.529	1.425	3.603.825	256	647.424	8.959.374
7	Sở Thủy lợi (1989 - 2008)	262	6.975	1.827.450	2.413	1.425	3.438.525	256	617.728	5.883.703
8	Sở Bưu chính - Viễn thông (2006 - 2008)	251	6.975	1.750.725	692	1.425	986.100	256	177.152	2.913.977
9	Chi cục Bảo vệ Thực vật (1989 - 2010)	2.141	6.975	14.933.475	3.982	1.425	5.674.350	256	1.019.392	21.627.217
10	Chi cục Quản lý thị trường (1992 - 2012)	900	6.975	6.277.500	2.531	1.425	3.606.675	256	647.936	10.532.111
11	Chi cục Quản lý sử dụng đất đai (1989 -  2004)	521	6.975	3.633.975	1.882	1.425	2.681.850	256	481.792	6.797.617
12	Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng (1989 - 2011)	71	6.975	495.225	295	1.425	420.375	256	75.520	991.120
13	Chi cục Thủy lợi và Phòng chống lụt bão (1990 - 2011)	189	6.975	1.318.275	1.268	1.425	1.806.900	256	324.608	3.449.783
14	Ban Tôn giáo (2001 - 2011)	467	6.975	3.257.325	1.477	1.425	2.104.725	256	378.1 12	5.740.162
15	Ban Quản lý dự án ARCD (2005 - 2012)	1.178	6.975	8.216.550	10.609	1.425	15.117.825	256	2.715.904	26.050.279
16	Ban Quản lý dự án DPPR (2005 - 2012)	1.477	6.975	10.302.075	11.056	1.425	15.754.800	256	2.830.336	28.887.211
17	Ban Quản lý dự án phát triển du lịch bền vững Tiểu vùng Mê Kông (2008 - 2018)	2.200	6.975	15.345.000	3.711	1.425	5.288.175	256	950.016	21.583.191
18	Ban Quản lý dự án khu vực Phong Nha - Kẻ Bàng (2008 - 2016)	4.594	6.975	32.043.150	18.375	1.425	26.184.375	256	4.704.000	62.931.525
19	Ban Dân tộc (1993 - 2018)	6.125	6.975	42.721.875	24.500	1.425	34.912.500	256	6.272.000	83.906.375
20	Hội đồng nhân dân huyện Tuyên Hóa (1990 - 2016)	1.412	6.975	9.848.700	7.732	1.425	11.018.100	256	1.979.392	22.846.192
TỔNG CỘNG		202.283	6.975	1.410.923.925	1.299.475	1.425	1.851.751.875	256	332.665.600	3.595.341.400

3. Nguồn kinh phí thực hiện: Do ngân sách nhà nước cấp.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan liên quan triển khai thực hiện các nội dung của Kế hoạch theo quy định của pháp luật, đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả.

- Căn cứ kinh phí được cấp hàng năm, chủ động xây dựng Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo tính liên tục và hoàn chỉnh tài liệu của từng Phông theo hệ thống, đúng quy định về lưu trữ.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện Kế hoạch.

- Giao nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực tiếp thực hiện số hóa tài liệu có hiệu quả; hàng năm lập dự toán, quyết toán theo quy định và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các nội dung công việc theo Kế hoạch.

2. Sở Tài chính

- Hàng năm căn cứ khả năng cân đối ngân sách tỉnh, Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện theo đúng quy định.

- Theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc sử dụng, thanh quyết toán kinh phí theo đúng chế độ quy định.

Yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch đảm bảo theo đúng quy trình. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết theo quy định./.