|
Kính gửi:
|
- Các sở, ban, ngành; đơn vị sự nghiệp thuộc
Thành phố;
- UBND các quận, huyện, thị xã.
|
Thực hiện Nghị quyết số
1286/NQ-UBTVQH15 ngày 14/11/2024 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp
đơn vị hành chính cấp xã của thành phố Hà Nội giai đoạn 2023 - 2025; Nghị quyết
số 06/NQ-HĐND ngày 25/02/2025 của Hội đồng nhân dân Thành phố về việc thành lập,
tổ chức lại các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc UBND thành phố
Hà Nội.
Để quản lý tốt công tác văn thư
và tài liệu lưu trữ trong quá trình tổ chức thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW
ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII về một số vấn đề về
tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt
động hiệu lực, hiệu quả, Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung sau:
I. YÊU CẦU
CHUNG
1. Toàn bộ tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử,
tài liệu nghe nhìn…) phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân
tán phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, quản
lý theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.
2. Thực hiện nghiêm quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu
trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.
3. Cơ quan, đơn vị, cá nhân
không được chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu.
4. Việc bàn giao, tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu thực hiện theo quy định. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận
kèm danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu (nếu có)
theo quy định tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư.
II. VỀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ
1. Các cơ quan, tổ chức trước
khi sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động cần rà soát, kết thúc sổ
đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến; kiểm tra, rà soát toàn bộ tập
lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu về cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu.
2. Các cơ quan được thành lập mới
có thay đổi tên gọi sau hợp nhất thì lập sổ đăng ký và quản lý văn bản mới; mở
mới hệ thống số, ký hiệu văn bản đi, đến, bắt đầu từ số 01 theo quy định tại
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
3. Các cơ quan, tổ chức phối hợp
với Trung tâm Thông tin điện tử Thành phố cấp địa chỉ người dùng cho công chức,
viên chức.
4. Quản lý con dấu: Cơ quan, tổ
chức kết thúc hoạt động nộp con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho
cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu; phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ để bàn
giao thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư, chữ ký số chuyên dùng hết giá trị sử
dụng theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
III. QUẢN LÝ
HỒ SƠ, TÀI LIỆU
1. Quản lý
tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức
1.1. Khi chia, tách một hoặc
một số bộ phận của cơ quan, tổ chức để nhập vào cơ quan, tổ chức khác, đồng thời
kết thúc hoạt động của cơ quan, tổ chức bị chia, tách
a) Trường hợp cơ quan, tổ chức
trước khi chia, tách thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố:
- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn: Cơ quan, tổ chức bị chia, tách có trách nhiệm giao nộp toàn bộ
hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử Thành phố;
- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn:
+ Đối với cấp sở: Toàn bộ hồ
sơ, tài liệu mà Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) chuyển đến cơ quan, tổ chức
nào thì bàn giao về cơ quan, tổ chức đó quản lý;
+ Đối với các phòng chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được bàn giao về UBND cấp huyện
quản lý.
- Hồ sơ, tài liệu về những việc
đang giải quyết: cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận chức năng nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức bị chia, tách tiếp tục giải quyết.
b) Trường hợp các cơ quan, tổ
chức trước khi chia, tách không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Thành phố: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong chuyển về cơ quan mới mà
Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) chuyển đến cơ quan, tổ chức nào thì cơ quan
đó quản lý.
Đối với hồ sơ, tài liệu đang giải
quyết: Bàn giao về cơ quan mới tiếp nhận tiếp tục giải quyết.
1.2. Khi hợp nhất toàn bộ cơ
quan, tổ chức vào cơ quan, tổ chức khác, đồng thời chấm dứt hoạt động của cơ
quan, tổ chức bị hợp nhất
a) Trường hợp cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn: Thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử;
- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn
và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết: Được bàn giao về cơ quan mới để quản
lý, theo dõi giải quyết tiếp.
b) Trường hợp cơ quan, tổ chức
không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì toàn bộ hồ sơ, tài
liệu được bàn giao về cơ quan mới quản lý.
1.3. Khi hợp nhất (tiếp nhận
chức năng, nhiệm vụ) các cơ quan, tổ chức để thành lập cơ quan, tổ chức mới
a) Trường hợp cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn: Thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử;
- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn
và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết: Được bàn giao về cơ quan mới để quản
lý, tiếp tục giải quyết.
(Ví dụ: Trường hợp Ban Dân tộc
tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Ban Tôn giáo thuộc Sở Nội vụ
thành phố Hà Nội để thành lập Sở Dân tộc và Tôn giáo thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu
có thời hạn và đang giải quyết của Ban Tôn giáo chuyển về Sở Dân tộc và Tôn
giáo quản lý).
b) Trường hợp cơ quan, tổ chức
không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì toàn bộ hồ sơ, tài
liệu được bàn giao về cơ quan mới quản lý.
1.4. Khi tổ chức lại cơ
quan, tổ chức để nhập vào cơ quan, tổ chức khác, đồng thời kết thúc hoạt động của
cơ quan bị tổ chức lại
a) Trường hợp cơ quan, tổ chức
trước khi tổ chức lại thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn: Thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử;
- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn
và hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong: Được bàn giao về cơ quan cấp trên trực
tiếp quản lý;
(Ví dụ: Trường hợp tổ chức lại
Trung tâm Xúc tiến đầu tư, thương mại, du lịch Hà Nội: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu
về những việc đã giải quyết xong bàn giao về Sở Du lịch quản lý).
- Hồ sơ, tài liệu đang giải quyết:
Bàn giao về cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận tiếp tục giải quyết.
b) Trường hợp cơ quan, tổ chức
không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì toàn bộ hồ sơ, tài
liệu được bàn giao về cơ quan mới quản lý.
2. Quản lý
tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, thành lập đơn vị hành chính xã, phường, thị
trấn (gọi chung là cấp xã)
a) Trường hợp thành lập đơn vị
hành chính cấp xã mới:
Khi nhập xã này vào xã khác để
thành lập xã mới, đồng thời kết thúc hoạt động của xã bị nhập thì toàn bộ hồ
sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các xã bị nhập được bàn giao về xã
mới quản lý.
(Ví dụ: Trường hợp nhập toàn
bộ xã Châu Sơn, xã Phú Phương và xã Tản Hồng huyện Ba Vì để thành lập xã Phú Hồng:
toàn bộ hồ sơ của xã Châu Sơn, Phú Phương và Tản Hồng bàn giao về xã Phú Hồng
quản lý).
b) Trường hợp hợp nhất xã này
vào xã khác, đồng thời chấm dứt hoạt động của xã bị nhập: toàn bộ hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của xã bị hợp nhất được bàn giao về xã được hợp nhất
quản lý.
(Ví dụ: Trường hợp nhập toàn
bộ xã Vạn Yên vào xã Liên Mạc huyện Mê Linh thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình
thành trong hoạt động của xã Vạn Yên được bàn giao về xã Liên Mạc quản lý).
c) Trường hợp điều chỉnh một phần
diện tích tự nhiên và dân số của xã này cho xã khác quản lý, đồng thời tiếp tục
nhập toàn bộ diện tích còn lại của xã bị điều chỉnh cho xã khác nữa và chấm dứt
hoạt động của xã bị điều chỉnh thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong
hình thành trong hoạt động của xã bị điều chỉnh bàn giao về UBND quận, huyện quản
lý.
(Ví dụ: Trường hợp điều chỉnh
một phần diện tích tự nhiên của phường Ngã Tư Sở, quận Đống Đa để nhập vào phường
Khương Thượng, đồng thời nhập toàn bộ diện tích của phường Ngã Tư Sở nhập vào
phường Thịnh Quang thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của phường
Ngã Tư Sở bàn giao về UBND quận Đống Đa quản lý).
Đối với hồ sơ, tài liệu đang giải
quyết: Bàn giao cho xã được tiếp nhận tiếp tục giải quyết.
3. Quản lý
hồ sơ, tài liệu điện tử
- Đối với hồ sơ, tài liệu có thời
hạn bảo quản vĩnh viễn: Thực hiện sao lưu, kết xuất lưu vào ổ cứng để chuẩn bị
giao nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Thành phố;
- Đối với hồ sơ, tài liệu đã giải
quyết xong và những hồ sơ, tài liệu có thời hạn: Đóng gói tin AIP_hoso (đối với
hồ sơ) hoặc AIP_tailieu (đối với tài liệu chưa lập hồ sơ) theo hướng dẫn tại
Văn bản số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về
hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu
trữ lịch sử; toàn bộ hồ sơ, tài liệu được kết xuất và lưu vào thiết bị lưu trữ
của cơ quan để thực hiện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;
- Đối với hồ sơ, tài liệu về
các công việc chưa giải quyết xong: Được lưu trên Hệ thống hoặc được kết xuất
và lưu vào thiết bị lưu trữ của cơ quan, đơn vị để bàn giao cho cá nhân khác có
nhiệm vụ tiếp tục giải quyết.
IV. TRÁCH
NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Trách nhiệm của cơ quan,
tổ chức trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
chỉ đạo các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, thống kê, giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan, lưu trữ lịch sử.
2. Trách nhiệm của đơn vị,
cá nhân có hồ sơ, tài liệu cần bàn giao
- Đối với hồ sơ, tài liệu giấy:
Cá nhân thực hiện việc thống kê, lập hồ sơ về các công việc được giao và lập
thành Mục lục hồ sơ, tài liệu để bàn giao vào lưu trữ cơ quan theo quy định;
- Đối với hồ sơ, tài liệu điện
tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ thực hiện lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản
lý văn bản và điều hành Thành phố.
3. Trách nhiệm của lưu trữ
cơ quan, tổ chức
- Tham mưu cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức trong việc hướng dẫn thống kê, sắp xếp tài liệu cần bàn giao của
các phòng, ban, đơn vị;
- Thống kê, lập danh mục toàn bộ
tài liệu để bàn giao, bao gồm hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý (số lượng Mục lục hồ
sơ, số lượng hồ sơ…) và tài liệu chưa được lập hồ sơ, chỉnh lý hoàn chỉnh (loại
hình tài liệu, số mét tài liệu…). Tài liệu về các công việc chưa giải quyết
xong bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao tiếp tục theo dõi, giải quyết xử
lý công việc đó hoặc thực hiện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
- Thực hiện các thủ tục nộp lưu
vào lưu trữ lịch sử theo quy định;
- Thực hiện đóng gói, niêm
phong, vận chuyển tài liệu đến địa điểm bàn giao và thực hiện bàn giao hồ sơ,
tài liệu cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận theo quyết định của cơ
quan có thẩm quyền.
4. Trách nhiệm của cơ quan,
tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy
- Chuẩn bị kho tàng, trang thiết
bị và các điều kiện cần thiết để tiếp nhận và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu,
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Chỉ đạo, đôn đốc việc tiếp nhận
và quản lý tài liệu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong quá trình
bàn giao, tiếp nhận cân đối chiếu thực tế tài liệu với danh mục tài liệu, mục lục
hồ sơ, cơ sở dữ liệu tài liệu (nếu có); bàn giao tài liệu giấy, tài liệu điện tử
và tài liệu trên vật mang tin khác; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu đầy
đủ;
Trường hợp chưa bố trí được kho
lưu trữ để bảo quản tài liệu, các cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục bàn giao,
tiếp nhận tài liệu và niêm phong phòng kho, bảo đảm an toàn kho tài liệu hiện
đang bảo quản tài liệu cho đến khi cơ quan, tổ chức bố trí được kho lưu trữ mới.
- Xây dựng phương án, kế hoạch
hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu tiếp nhận.
5. Trách nhiệm của đơn vị quản
lý Hệ thống văn bản và điều hành Thành phố (Trung tâm Thông tin điện tử Thành
phố)
Đóng gói dữ liệu và chuyển dữ
liệu điện tử về cơ quan, tổ chức mới quản lý đảm bảo an toàn dữ liệu theo quy định
của pháp luật.
6. Trách nhiệm của lưu trữ lịch
sử Thành phố
- Hướng dẫn, tổ chức thu thập
tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, hợp nhất nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất và
trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu lưu trữ.
- Phối hợp với cơ quan đăng ký
mẫu con dấu để tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng theo quy định tại Quyết định
số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu
hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ,
phục vụ nghiên cứu lịch sử.
Trên đây là một số nội dung hướng
dẫn quản lý công tác văn thư và tài liệu lưu trữ khi thực hiện sắp xếp tổ chức
bộ máy các cơ quan, tổ chức và đơn vị hành chính. Trong quá trình thực hiện nếu
có khó khăn, vướng mắc đề nghị cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để được
hướng dẫn./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- UBND Thành phố (để b/c);
- Đ/c Giám đốc Sở (để b/c);
- Các Đ/c PGĐ Sở;
- Trang TTĐT Sở Nội vụ;
- Lưu: VT, VTLT(D.Vụ).
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thị Liễu
|
Đã cập nhật Luật Đất đai 2024 mới nhất