|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
5355/BC-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 12 năm 2019
|
BÁO CÁO
SƠ KẾT GIAI ĐOẠN 1 CỦA KẾ HOẠCH TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG
VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, XÃ, THỊ TRẤN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
Thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND
ngày 31 tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành kèm theo Kế hoạch
tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ (VTLT) tại Ủy ban
nhân dân (UBND) phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố, Sở Nội vụ triển
khai thực hiện và báo cáo sơ kết giai đoạn 1 như sau:
I. TÌNH HÌNH TRIỂN
KHAI, HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 3731/QĐ-UBND
1. Sở Nội vụ và Sở Tài chính triển
khai, hướng dẫn
a) Ban hành kế hoạch và văn bản hướng
dẫn
- Sở Nội vụ ban hành:
+ Kế hoạch số 3609/KH-SNV ngày 25
tháng 9 năm 2018 về tổ chức thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND ;
+ Công văn số 4262/SNV-CCVTLT ngày 08
tháng 11 năm 2018 về thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động
VTLT tại UBND phường, xã, thị trấn;
+ Kế hoạch số 1067/KH-SNV ngày 26
tháng 3 năm 2019 về tổ chức thực hiện các nhiệm vụ giai đoạn 1 - Năm 2019 của Kế
hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động VTLT tại
UBND phường, xã, thị trấn;
+ Kế hoạch số 2402/KH-SNV ngày 26
tháng 6 năm 2019 về kiểm tra tiến độ thực hiện và tổ chức Hội nghị sơ kết giai
đoạn 1 của Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động VTLT tại UBND phường, xã, thị trấn.
- Sở Tài chính ban hành Công văn số
8685/STC-QHPX ngày 21 ngày 12 năm 2018 về hướng dẫn kinh phí thực hiện Kế hoạch
tăng cường công tác quản lý và hoạt động VTLT tại UBND phường, xã, thị trấn.
b) Tổ chức Hội nghị triển khai
Ngày 14 tháng 11 năm 2018, tại Hội
trường UBND Quận 1, Sở Nội vụ tổ chức Hội nghị triển khai Quyết định số
3731/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh
về việc phê duyệt Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động VTLT tại
UBND phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh cho đại diện lãnh
đạo Văn phòng HĐND và UBND, Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch và công chức
quản lý nhà nước về VTLT của Phòng Nội vụ của 24 quận, huyện có trên 90 người
tham dự.
2. UBND 24 quận, huyện ban hành kế hoạch
và triển khai, chỉ đạo UBND phường, xã, thị trấn trong phạm vi quản lý thực hiện.
Theo đó, có 18 quận, huyện chọn 26 UBND phường, xã, thị trấn thực hiện thí điểm
giai đoạn 1, bao gồm: Phường Tân Định, Quận 1; Phường 11, Quận 3; Phường 3, Quận
4; Phường 12, Quận 5; Phường 4 và 14, Quận 6; phường Tân Thuận Đông, Quận 7;
Phường 3, Quận 8; phường Hiệp Phú, Quận 9; Phường 2, 6 và 14, Quận 10; Phường
1, Quận 11; phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12; phường An Lạc, quận Bình Tân; phường
Tân Quý, quận Tân Phú; Phường 10, quận Gò Vấp; xã Long Hòa, Bình Khánh, Thạnh
An, An Thới Đông và thị trấn Cần Thạnh, huyện Cần Giờ; xã
An Phú Tây và Vĩnh Lộc B, huyện Bình Chánh; xã Long Thới,
huyện Nhà Bè; xã Thới Tam Thôn, huyện Hóc Môn.
Trong đó, có 6 UBND quận, huyện chọn
từ 2 đến 5 UBND phường, xã, thị trấn thực hiện giai đoạn 1, cụ thể: UBND Quận 2
chọn 3 UBND phường; UBND Quận 6 chọn 2 UBND phường; UBND Quận 10 chọn 3 UBND
phường; UBND quận Tân Bình chọn 2 UBND phường; UBND huyện Cần Giờ chọn 5 UBND
xã, thị trấn và UBND huyện Bình Chánh chọn 2 UBND xã.
3. Thời gian thực hiện giai đoạn 1: Từ
tháng 11 năm 2018 đến tháng 10 năm 2019.
II. KẾT QUẢ THỰC
HIỆN GIAI ĐOẠN 1 TẠI UBND PHƯỜNG, XÃ, THỊ TRẤN
1. Mục tiêu và tiêu chí đặt ra về
công tác VTLT tại UBND phường, xã, thị trấn
a) Chủ tịch UBND phường, xã, thị trấn
có trách nhiệm đề xuất và chỉ đạo thực hiện công tác VTLT như:
- Bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu tư
xây dựng phòng, Kho lưu trữ có diện tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường, xã, thị trấn (phòng, kho
có diện tích tối thiểu là 20m2).
- Bố trí nhân sự có trình độ nghiệp vụ
chuyên môn để làm tốt công tác VTLT.
- Ban hành các văn bản: Quy chế, Quy định,
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn.
- Tổ chức tuyên truyền, triển khai,
quán triệt, tập huấn nghiệp vụ liên quan đến công tác VTLT cho toàn thể cán bộ,
công chức tại UBND phường, xã, thị trấn như: Về quản lý, xử lý văn bản; về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; soạn thảo, ban
hành văn bản; về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; về sử dụng
tài liệu lưu trữ,...
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh
lý tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ theo
quy định. Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác VTLT, bảo quản tài liệu lưu
trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT.
b) Tổ chức thực hiện nghiệp vụ VTLT
Tổ chức phân công, xác định trách nhiệm;
theo dõi và kiểm tra hoạt động nghiệp vụ VTLT trong phạm vi quản lý:
- Nghiệp vụ văn thư: Công tác quản lý
văn bản đi, đến; rà soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; lập
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu
trong lĩnh vực VTLT.
- Nghiệp vụ lưu trữ: Công tác thu thập
hồ sơ, tài liệu và quản lý tập trung tại bộ phận lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài
liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; thống
kê công tác VTLT và tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác lưu trữ: Trang bị phần mềm quản lý văn bản và mục lục
hồ sơ lưu trữ.
2. Kết quả thực hiện
a) Chi cục VTLT đã tổ chức kiểm tra
tiến độ thực hiện và tổng hợp kết quả thực hiện thí điểm giai đoạn 1 hoàn thành
các tiêu chí (23 tiêu chí) theo Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động
VTLT tại 26 UBND phường, xã, thị trấn như sau:
- Hoàn thành 23/23 (đạt 100%) tiêu
chí: UBND phường Tân Quý, quận Tân Phú.
- Hoàn thành từ 12 - 20/23 (từ 50% đến
87%) tiêu chí: Có 9 UBND phường, xã, thị trấn.
- Hoàn thành dưới 11/23 (dưới 50%)
tiêu chí: Có 16 UBND phường, xã, thị trấn.
(Kết quả đạt các tiêu chí theo Bảng tổng
hợp đính kèm).
- Kinh phí thực hiện thí điểm giai đoạn
1 tại 26 UBND phường, xã, thị trấn là 19 tỷ 200 triệu đồng.
b) Trên cơ sở những khó khăn, hạn chế,
Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 4868/SNV-CCVTLT ngày 27 tháng 11 năm 2019 về
việc tập trung, đẩy nhanh tiến độ thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản
lý và hoạt động VTLT tại UBND phường, xã, thị trấn.
III. NHẬN XÉT,
ĐÁNH GIÁ
1. Đa số UBND quận, huyện quan tâm
ban hành Kế hoạch chỉ đạo, phân công Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch
và UBND phường, xã, thị trấn thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và
hoạt động VTLT của UBND Thành phố.
2. Đa số UBND phường, xã, thị trấn có
quan tâm chỉ đạo xây dựng và ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển
khai thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác VTLT; có bố trí đầy đủ Kho lưu trữ để
bảo quản hồ sơ, tài liệu; có phân công, bố trí cán bộ, công chức làm công tác
VTLT; có kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định
tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ; có ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn
bản...
3. Về bố trí Kho lưu trữ: Tất cả UBND
phường, xã, thị trấn thực hiện thí điểm đều bố trí, xây dựng Kho lưu trữ có diện
tích phù hợp với điều kiện tình hình tài liệu của cơ quan; một số UBND phường,
xã, thị trấn có bố trí, xây dựng kho có diện tích lớn như: UBND xã Long Thới,
Vĩnh Lộc B...
4. Bên cạnh những điểm nổi bật trong
công tác VTLT, còn một số hạn chế như sau:
a) Một số UBND quận, huyện chưa quan
tâm kịp thời, chậm ban hành Kế hoạch tăng cường công tác VTLT tại UBND phường,
xã, thị trấn như: UBND Quận 2, Thủ Đức, quận Phú Nhuận, Tân Bình, Bình Thạnh và
huyện Củ Chi.
b) Một số Phòng Nội vụ quận, huyện
chưa quan tâm đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra UBND phường, xã, thị trấn ban hành,
thực hiện Kế hoạch như: Phòng Nội vụ Quận 1, 5, quận Phú Nhuận, Tân Bình, Gò Vấp,
Bình Thạnh và huyện Củ Chi.
c) Mặc dù đa số UBND phường, xã, thị
trấn đã ban hành Kế hoạch triển khai, thực hiện; nhưng lãnh đạo chưa quan tâm
chỉ đạo xuyên suốt, kịp thời nên công tác lập hồ sơ công việc, chỉnh lý tài liệu
tồn đọng chưa được thực hiện tốt.
d) Đa số UBND phường, xã, thị trấn
chưa có giải pháp về chống tồn đọng và tái tồn đọng hồ sơ, tài liệu sau khi thực
hiện Kế hoạch, không đủ kinh phí kết dư để chỉnh lý tài liệu tồn đọng.
đ) Một số UBND phường, xã, thị trấn
tuy đã bố trí Kho Lưu trữ hồ sơ, tài liệu nhưng trong Kho còn để các vật dụng
khác; chưa trang bị hệ thống báo, chữa cháy tự động; cán bộ, công chức còn tự bảo
quản hồ sơ tại nơi làm việc khá nhiều, chưa giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;
sử dụng phần mềm quản lý công tác VTLT không thống nhất, chưa đáp ứng các tính
năng về quản lý công tác VTLT theo quy định.
Trên đây là báo cáo sơ kết giai đoạn
1 của Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động VTLT tại UBND phường,
xã, thị trấn trên địa bàn thành phố của Sở Nội vụ./.
|
Nơi nhận:
- UBND Thành phố;
- Văn phòng UBND Thành phố;
- Sở Tài chính;
- UBND quận, huyện;
- Lưu: VT, CCVTLT.
|
GIÁM ĐỐC
Trương Văn Lắm
|
BẢNG
TỔNG HỢP UBND PHƯỜNG, XÃ, THỊ TRẤN HOÀN THÀNH CÁC TIÊU CHÍ GIAI ĐOẠN 1
(Kèm
theo Báo cáo số 5355/BNC-SNV ngày 30 tháng
12 năm 2019 của Sở Nội vụ)
|
STT
|
Xã Phường, Thị trấn
|
Quận, huyện
|
Ban hành KH
|
Triển khai KH
|
Ban hành Quy chế
|
Ban hành BTH BQ
|
Ban hành DM HS
|
Nhân sự làm công tác VTLT
|
Chỉ đạo lập HS công việc
|
Giải quyết chế độ PC
|
Kiểm tra thể thức
|
Mở sổ QL VB theo TT07
|
Ứng dụng CNTT quản lý VB (xuất số)
|
Lập HS công việc (đầy đủ)
|
Giao nộp HS vào lưu trữ cơ quan (đầy đủ)
|
Kho Lưu trữ
|
Giá, kệ (có đầy đủ)
|
Hộp (có đầy đủ)
|
Thu thập HS vào lưu trữ cơ quan (đầy
đủ)
|
Đã chỉnh lý tài liệu
|
Số lượng tiêu chí đạt được
|
|
Số lượng
|
Trình độ CM
|
Trình độ VTLT
|
Có Kho
|
PC CC
|
Quạt thông gió
|
Nội quy
|
Sổ
khai thác
|
|
Tiêu chí
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
|
|
1
|
Tân Định
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
1
|
CN Luật
|
0
|
0
|
0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
11
|
|
2
|
Phường 11
|
3
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
1
|
CN Luật
|
SC
|
0
|
0
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
8
|
|
3
|
Phường 3
|
4
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
CN LT QTVP
|
CN LT QTVP
|
1
|
0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
13
|
|
4
|
Phường 12
|
5
|
0
|
0
|
1
|
0
|
1
|
1
|
CN ngoại ngữ
|
SC
|
0
|
0
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
7
|
|
5
|
Phường 4
|
6
|
1
|
1
|
1
|
0
|
1
|
1
|
CN K.toán
|
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
10
|
|
6
|
Phường 14
|
6
|
1
|
0
|
1
|
1
|
1
|
2
|
CN Luật+ QTKD
|
SC
|
0
|
0
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
11
|
|
7
|
Tân Thuận
Đông
|
7
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
2
|
CN HC, CĐKT
|
|
1
|
0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
12
|
|
8
|
Phường 3
|
8
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
1
|
TC VTLT
|
TC VTLT
|
0
|
0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
10
|
|
9
|
Hiệp Phú
|
9
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
2
|
2 CN Luật
|
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
16
|
|
10
|
Phường 2
|
10
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
2
|
CN HC, CĐKT
|
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
11
|
|
11
|
Phường 6
|
10
|
1
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
CN Luật
|
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
11
|
|
12
|
Phường 14
|
10
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
2
|
CN Luật, CNHC
|
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
12
|
|
13
|
Phường 1
|
11
|
1
|
1
|
1
|
0
|
1
|
1
|
CN Luật
|
|
0
|
0
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
0
|
|
1
|
1
|
0
|
0
|
10
|
|
14
|
Tân Chánh
Hiệp
|
12
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
TCHC
|
|
0
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
1
|
0
|
0
|
0
|
11
|
|
15
|
An Lạc
|
Bình Tân
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
CN Luật
|
SC
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
1
|
20
|
|
16
|
Tân Quý
|
Tân Phú
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
2
|
CN Luật, CĐ VTLT
|
CĐ VTLT
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
23
|
|
17
|
Phường 10
|
Gò Vấp
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
TCKT
|
|
0
|
1
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
1
|
0
|
0
|
0
|
11
|
|
18
|
Long Hòa
|
Cần Giờ
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
CĐ VTLT
|
CĐ VTLT
|
1
|
0
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
15
|
|
19
|
Cần Thạnh
|
Cần Giờ
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
1
|
CN Luật
|
|
0
|
0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
11
|
|
20
|
An Thới
Đông
|
Cần Giờ
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
CNHC
|
|
1
|
0
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
13
|
|
21
|
Bình Khánh
|
Cần Giờ
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
1
|
CN QTKD
|
|
0
|
0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
6
|
|
22
|
Thạnh An
|
Cần Giờ
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
CN TC- KT
|
|
1
|
0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
12
|
|
23
|
An Phú Tây
|
Bình Chánh
|
1
|
0
|
1
|
0
|
1
|
1
|
CN Luật
|
SC
|
0
|
0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
9
|
|
24
|
Vĩnh Lộc B
|
Bình Chánh
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
2
|
CN Luật, TCHC- VT
|
TC HCVT
|
0
|
0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
8
|
|
25
|
Long Thới
|
Nhà Bè
|
1
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
CN QTKD
|
|
1
|
0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
0
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
1
|
0
|
0
|
0
|
11
|
|
26
|
Thới Tam
Thôn
|
Hóc Môn
|
1
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
CĐ VTLT
|
CĐ VTLT
|
0
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
0
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1
|
0
|
0
|
16
|