|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH KIÊN GIANG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1779/QĐ-UBND
|
Kiên
Giang, ngày 19 tháng 7 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 29/2017/QĐ-UBND ngày 18 tháng 8 năm 2017 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Kiên Giang ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang;
Căn cứ Quyết định số 703/QĐ-VPCP
ngày 15 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng; Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành
Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Quyết định số 729/QĐ-UBND
ngày 23 tháng 3 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Kiên Giang quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng
UBND tỉnh tại Tờ trình số 473/TTr-VP ngày 27 tháng 6 năm 2021.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh Kiên Giang.
Điều 2. Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố có trách nhiệm xây dựng Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát
hành và quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân cấp huyện phù hợp với Quy chế này
và tình hình thực tế của địa phương.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân
các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể
từ ngày ký và thay thế Quyết định số 467/QĐ-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2014 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế tiếp nhận,
xử lý, quản lý và phát hành văn bản tại Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh Kiên Giang./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ (b/c);
- CT và các PCT UBND tỉnh;
- LĐVP, CVNC;
- P. HCTC, TT. PVHCC;
- Lưu: VT, bntam.
|
CHỦ
TỊCH
Lâm Minh Thành
|
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN
NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
(Kèm theo Quyết định số 1779/QĐ-UBND ngày 19 tháng 7 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
1. Quy chế này áp dụng đối với công
tác tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản (bao gồm văn bản giấy và văn
bản điện tử) tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên
Giang.
2. Quy chế này không áp dụng đối với:
a) Việc gửi, nhận, xử lý văn bản giữa
các đơn vị thuộc nội bộ của Văn phòng UBND tỉnh.
b) Việc soạn thảo các đề án hoặc văn
bản, tài liệu phục vụ công việc nội bộ của Văn phòng UBND
tỉnh.
c) Các thủ tục hành chính giải quyết
theo cơ chế một cửa và một cửa liên thông tại Trung tâm Phục vụ hành chính công
theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ.
Điều 2. Văn bản
đến, văn bản đi, giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản đến là tất cả văn bản, hồ
sơ của cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình UBND tỉnh, Chủ
tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh (gọi chung là lãnh đạo
UBND tỉnh), Văn phòng UBND tỉnh và đơn vị, tổ chức, cá nhân trực thuộc theo đường
bưu điện, fax, trực tiếp hoặc mạng tin học.
2. Văn bản đi là tất cả văn bản, hồ
sơ của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh
ban hành gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo đường bưu điện, fax, trực tiếp
hoặc mạng tin học.
3. Văn bản điện tử của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh
được ký số bởi người có thẩm quyền hoặc văn bản giấy được ký trực tiếp, thực hiện
số hóa và ký số cơ quan theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản
gốc văn bản giấy.
Điều 3. Nguyên
tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh thực hiện theo chế độ thủ trưởng, đảm bảo
nguyên tắc tập trung dân chủ và các nguyên tắc sau:
1. Tập trung đầu mối tiếp nhận toàn bộ
văn bản đến và phát hành văn bản đi thực hiện tại bộ phận văn thư thuộc Phòng
Hành chính - Tổ chức.
2. Lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn
phòng UBND tỉnh, lãnh đạo các đơn vị, chuyên viên tham gia xử lý văn bản theo
chức trách, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trong quá trình xử lý văn bản.
3. Lãnh đạo các cấp ký số các văn bản
phát hành theo thẩm quyền được giao, trừ các văn bản mật.
4. Văn bản phải được xử lý tập trung
trên Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc (sau đây gọi chung là Phần mềm).
5. Bảo đảm yêu cầu bí mật đối với
thông tin, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước. Văn bản mật không xử lý
trên Phần mềm.
6. Trường hợp văn bản đến ngoài giờ
làm việc, vào ngày nghỉ, ngày lễ, Tết, có độ khẩn, hỏa tốc, công chức khi tiếp
nhận phải báo ngay cho lãnh đạo Văn phòng để xử lý.
Điều 4. Trách nhiệm
của các đơn vị, cá nhân trong tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
1. Trách nhiệm của Phòng Hành chính -
Tổ chức:
a) Tiếp nhận văn bản đến; trình lãnh
đạo Văn phòng UBND tỉnh theo khối phụ trách phân công xử
lý; chuyển giao văn bản đến tới các đơn vị, cá nhân được lãnh đạo Văn phòng UBND
tỉnh giao xử lý.
b) Phát hành văn bản đi và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi tại Văn phòng.
c) Quản lý, sử dụng con dấu và thiết
bị lưu khóa bí mật của cơ quan.
d) Theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản;
thống kê, báo cáo về tình hình xử lý văn bản tại cuộc họp giao ban hoặc theo chỉ
đạo của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
đ) Lưu trữ văn bản, hồ sơ của UBND tỉnh, Ban Cán sự Đảng UBND tỉnh, lãnh đạo UBND
tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh.
e) Hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong nội bộ Văn phòng.
g) Định kỳ báo cáo lãnh đạo Văn phòng
kết quả thực hiện nhiệm vụ.
2. Trách nhiệm của các phòng, ban,
trung tâm và đơn vị sự nghiệp (gọi chung là đơn vị) thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Trưởng đơn vị có trách nhiệm:
- Tổ chức xử lý văn bản; đôn đốc, kiểm
tra kết quả xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh
về kết quả xử lý văn bản của đơn vị;
- Quyết định đối với đề xuất của
chuyên viên về việc không phải xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức gửi để biết và
chịu trách nhiệm về quyết định của mình;
- Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
tại đơn vị;
- Định kỳ hoặc theo chỉ đạo của lãnh
đạo Văn phòng, báo cáo kết quả tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản tại đơn vị;
kịp thời đề xuất phương án giải quyết những khó khăn, vướng mắc.
Riêng Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành
chính công của Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm quản lý
và chỉ đạo duy trì mạng tin học của Văn phòng UBND tỉnh; bảo đảm kỹ thuật vận
hành các chương trình ứng dụng tin học; hướng dẫn thực hiện chương trình quản
lý văn bản và các chương trình khác, thực hiện chế độ bảo mật thông tin, phân
quyền truy cập theo quy định, bảo đảm mạng tin học hoạt động thông suốt phục vụ
kịp thời, có hiệu quả.
b) Phó Trưởng đơn vị có trách nhiệm
giúp Trưởng đơn vị xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về kết
quả xử lý văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.
c) Chuyên viên có trách nhiệm:
- Xử lý và phối hợp xử lý văn bản
theo phân công của lãnh đạo đơn vị; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về ý kiến
tham mưu của mình; báo cáo kết quả xử lý văn bản với lãnh đạo đơn vị;
- Quản lý văn bản; lập, nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;
- Cập nhật nhiệm vụ do UBND tỉnh,
lãnh đạo UBND tỉnh giao cho các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND cấp huyện vào Phần mềm theo dõi chỉ đạo, điều hành (trừ văn bản mật);
tổng hợp các nhiệm vụ do UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh giao tại các văn bản để
phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra;
- Thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và lãnh đạo đơn vị.
3. Thư ký hoặc chuyên viên được giao
nhiệm vụ giúp việc lãnh đạo UBND tỉnh có trách nhiệm:
- Giao, nhận và lập sổ theo dõi văn bản,
hồ sơ trình;
- Kiểm tra hồ sơ, phiếu trình và nội
dung dự thảo văn bản; trình lãnh đạo UBND tỉnh.
Chương II
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN,
ĐĂNG KÝ VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Điều 5. Tiếp nhận
văn bản đến
1. Văn bản đến được tập trung tiếp nhận
tại Phòng Hành chính - Tổ chức.
2. Đối với văn bản giấy:
Phòng Hành chính - Tổ chức kiểm tra số
lượng, tình trạng bì thư, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi, nơi nhận; phân loại
bì thư theo độ mật, độ khẩn và bì thư được bóc hoặc không được bóc.
a) Không được bóc đối với những bì
thư có độ mật và những bì thư, văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc các tổ chức
đoàn thể trong cơ quan. Trường hợp văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản
liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển lại cho Phòng Hành chính - Tổ chức để đăng ký.
b) Được bóc bì thư đối với các bì thư
không thuộc điểm a khoản này và những trường hợp được lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh
đạo Văn phòng UBND tỉnh giao.
3. Đối với văn bản điện tử:
Phòng Hành chính - Tổ chức kiểm tra
tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử bằng chức năng của Phần mềm và
thực hiện:
a) Tiếp nhận và thông báo ngay cho cơ
quan, tổ chức gửi, về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Phần mềm;
b) Trả lại nơi gửi văn bản trên Phần
mềm đối với những văn bản không đáp ứng các yêu cầu theo quy định hoặc gửi sai
nơi nhận; thông báo ngay cho nơi gửi văn bản khi phát hiện có sai sót hoặc dấu
hiệu bất thường.
Điều 6. Đăng ký
văn bản đến
1. Văn bản đến được đăng ký tại Phòng
Hành chính - Tổ chức. Việc đăng ký văn bản đến bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác
các thông tin theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký tại Phòng
Hành chính - Tổ chức thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ
những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định.
2. Đăng ký văn bản giấy:
a) Đối với điện mật, văn bản mật và
bì thư có dấu mật: Đăng ký theo quy định của pháp luật về cơ yếu và bảo vệ bí mật
nhà nước.
b) Đối với văn bản không có độ mật:
Đóng dấu “ĐẾN”[1];
ghi số văn bản đến; cập nhật thông tin văn bản đến lên Phần
mềm; số hóa văn bản đến phải xử lý nếu chưa có văn bản điện tử. Đối với những bì thư văn bản không bóc, cập nhật các thông tin trên
bì thư lên Phần mềm để theo dõi.
Văn bản cần trả lại nơi gửi, gồm: Những
văn bản trình UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh không đúng thủ
tục hành chính; văn bản gửi không đúng cơ quan, không có chữ ký, không đóng dấu,
ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không số, không ghi ngày, tháng hoặc dấu
đen (trừ bản fax), bản rách, mờ không đọc được.
c) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo
thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo (đối với đơn thư khiếu
nại, tố cáo văn thư cập nhật vào Phần mềm các thông tin, không scan văn bản và
chuyển văn bản giấy đến lãnh đạo Văn phòng xử lý).
3. Đăng ký văn bản điện tử:
a) Cập nhật vào Phần mềm các trường
thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định.
b) Hủy bỏ văn bản điện tử khi nhận được
văn bản thông báo thu hồi của bên gửi; thông báo để bên gửi biết.
Điều 7. Chuyển
giao văn bản tại Phòng Hành chính - Tổ chức
1. Đối với điện mật, chuyển ngay đến
lãnh đạo UBND tỉnh hoặc lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh; khi
lãnh đạo trả lại, lưu theo quy định (đối với điện mật đã được giải quyết) hoặc
chuyển ngay đến người được phân công xử lý (đối với điện mật có chỉ đạo xử lý).
Việc chuyển giao văn bản loại này phải được thực hiện theo quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đối với các bì thư không thuộc diện
bóc bì phải chuyển đến đúng nơi nhận.
3. Đối với các bì đơn, thư khiếu nại,
tố cáo:
Phòng Hành chính - Tổ chức đăng ký
vào sổ và đóng dấu đến trình lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công xử lý, chuyển
văn bản cho bộ phận chuyên môn để xử lý theo quy định.
Ngoài ra, đơn, thư khiếu nại, tố cáo
còn được thực hiện theo Quy chế làm việc của Ban Tiếp công dân tỉnh và quy định
của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
4. Không để lộ, lọt ra bên ngoài đối
với văn bản có bút phê chỉ đạo, xử lý công việc của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
5. Đối với các văn bản không thuộc
các khoản 1, 2, 3, 4 Điều này, cập nhật các thông tin vào Phần mềm; trình lãnh
đạo Văn phòng UBND tỉnh để phân công xử lý; chuyển giao đến các đơn vị sau khi
có ý kiến phân công xử lý của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
6. Chuyển giao văn bản có đóng dấu độ
khẩn được gửi đến ngoài giờ hành chính:
a) Đối với văn bản mật, báo cáo lãnh
đạo Văn phòng UBND tỉnh và chuyển ngay văn bản đến người được phân công xử lý.
b) Đối với văn bản không có độ mật,
báo cáo lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh hoặc báo cho Trưởng đơn vị chủ trì; cập nhật
thông tin và chuyển văn bản điện tử đến người có trách nhiệm xử lý; trường hợp
có bản giấy kèm theo chuyển ngay văn bản giấy đến người nhận.
7. Thời gian chuyển giao văn bản tại
Phòng Hành chính - Tổ chức
a) Chuyển ngay đối với bì thư, văn bản
có đóng dấu độ khẩn và văn bản điện tử.
b) Đối với bì thư, văn bản không có độ
khẩn được đăng ký, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo.
Điều 8. Chuyển
giao văn bản tại các đơn vị
1. Nhiệm vụ của
Trưởng đơn vị:
a) Giao cho chuyên viên xử lý đối với
văn bản thuộc trách nhiệm xử lý của đơn vị.
b) Báo cáo lãnh đạo Văn phòng phụ
trách ngay trong ngày nếu văn bản không thuộc trách nhiệm xử lý của đơn vị.
2. Nhiệm vụ của chuyên viên: Tiếp nhận
văn bản được giao để xử lý; nếu không thuộc trách nhiệm, báo cáo Trưởng đơn vị.
3. Đối với các tài liệu phục vụ các
phiên họp của UBND tỉnh, các cuộc họp do lãnh đạo UBND tỉnh
chủ trì, chuyên viên phụ trách có nhiệm vụ thẩm định, kiểm tra và hoàn tất chuyển
cho Phòng Hành chính - Tổ chức để in ấn hoặc gửi qua hộp thư điện tử cho các
thành phần tham dự cuộc họp.
4. Những bì thư hoặc văn bản chuyển
nhầm địa chỉ, các đơn vị, cá nhân chuyển trả lại ngay cho Phòng Hành chính - Tổ
chức để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.
Điều 9. Giải quyết
vướng mắc trong quá trình phân xử lý văn bản
1. Giải quyết vướng mắc trong đơn vị:
Trưởng đơn vị quyết định việc phân công xử lý văn bản giữa các chuyên viên
trong đơn vị.
2. Giải quyết vướng mắc giữa các đơn vị:
Trưởng các đơn vị trao đổi để thống nhất; trường hợp không thống nhất, nếu các
đơn vị thuộc một Phó Chánh Văn phòng phụ trách thì báo cáo Phó Chánh Văn phòng
phụ trách xem xét, quyết định; nếu các đơn vị thuộc các Phó Chánh Văn phòng phụ
trách khác nhau thì báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, quyết định.
Chương III
QUY TRÌNH XỬ LÝ
VĂN BẢN ĐẾN
Điều 10. Xử lý
văn bản ở cấp chuyên viên
1. Chuyên viên (khối nghiên cứu) khi
tham mưu xử lý văn bản, công việc của UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh phải tuân
thủ nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng, có ý kiến đề xuất độc lập và chịu
trách nhiệm về ý kiến đề xuất của mình; chủ động phối hợp với chuyên viên khác
hoặc với các cơ quan, đơn vị có liên quan để có ý kiến đề xuất chính xác, đúng
quy định của pháp luật và đảm bảo thời gian quy định. Đồng thời, báo cáo nội
dung công việc thực hiện để Trưởng đơn vị biết và theo dõi.
2. Trách nhiệm của chuyên viên chủ
trì xử lý văn bản:
Đối với chuyên viên chủ trì xử lý văn
bản là Trưởng đơn vị: Thẩm định văn bản và trình lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến.
Các trường hợp còn lại, thực hiện nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng
(thẩm định văn bản, thông qua Trưởng đơn vị trước khi trình lãnh đạo Văn
phòng), trừ trường hợp nội dung văn bản lãnh đạo Văn phòng đã có ý kiến cụ thể hoặc
những nội dung công việc theo trình tự, thủ tục, lặp đi lặp
lại.
a) Rà soát văn bản, hồ sơ; nghiên cứu
nội dung và thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Đối với văn bản đúng thẩm quyền,
đúng thủ tục, đầy đủ hồ sơ:
+ Trường hợp 1: Nội dung đề xuất xử lý
của chuyên viên không khác so với nội dung giao của lãnh đạo Văn phòng: Lập phiếu
trình giải quyết công việc; dự thảo văn bản hoặc hoàn thiện dự thảo văn bản,
xác định hình thức, độ mật, độ khẩn của dự thảo văn bản (nếu có); chỉnh sửa,
hoàn thiện phiếu trình và dự thảo văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị và
lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh; rà soát, kiểm tra nội dung,
thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; ký phiếu trình, trình lãnh đạo
UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký văn bản.
+ Trường hợp 2: Nội dung đề xuất của
chuyên viên khác với nội dung giao của lãnh đạo Văn phòng: Nghiên cứu kỹ nội
dung, trao đổi để làm rõ nội dung văn bản trình khi cần thiết, xác định chuyên
viên hoặc đơn vị phối hợp, tổng hợp tiếp thu ý kiến phối hợp (nếu có), trình
lãnh đạo đơn vị cho ý kiến; nêu rõ nội dung đã thẩm định và các vấn đề còn vướng
mắc, báo cáo Trưởng đơn vị cho ý kiến, trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách cho ý
kiến.
(1) Trường
hợp lãnh đạo Văn phòng thống nhất ý kiến đề xuất của chuyên viên và Trưởng đơn
vị, chuyên viên hoàn chỉnh hồ sơ và thực hiện các bước tiếp theo như trường hợp
1.
(2) Trường
hợp lãnh đạo Văn phòng không thống nhất với ý kiến đề xuất của chuyên viên và
Trưởng đơn vị, thì thực hiện nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng, lãnh đạo
Văn phòng là người quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo UBND
tỉnh về quyết định của mình. Chuyên viên có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ và thực
hiện như quy trình của trường hợp 1.
(3) Đối với
văn bản quy phạm pháp luật có nội dung cần làm rõ trước khi trình hoặc dự thảo
còn ý kiến khác nhau về những vấn đề lớn, chuyên viên báo cáo Trưởng đơn vị và
trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách đề xuất lãnh đạo UBND tỉnh
tổ chức cuộc họp xử lý trước khi trình.
+ Về nội dung
phiếu trình phải liệt kê đầy đủ nội dung các bước xử lý của văn bản (đối với
trường hợp nội dung văn bản lãnh đạo Văn phòng đã có ý kiến cụ thể thì không thực
hiện bước (3), (4) nêu ở phần dưới) và các văn bản kèm theo (nếu có), nêu rõ
các nội dung trình:
(1) Ý kiến phân công xử lý của lãnh đạo
Văn phòng (giao đơn vị, cá nhân chủ trì; giao đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp
giải quyết (nếu có); cho thời hạn giải quyết; ngày tháng năm cho ý kiến giải
quyết);
(2) Ý kiến đề xuất giải quyết của
chuyên viên (tổng hợp tiếp thu ý kiến phối hợp (nếu có), nêu rõ ý kiến đề xuất
giải quyết văn bản đến của cá nhân, ngày tháng năm đề xuất ý kiến);
(3) Ý kiến của lãnh đạo đơn vị (có ý
kiến đối với đề xuất của chuyên viên hoặc giao cho chuyên viên giải quyết; cho
thời hạn giải quyết (nếu có); ngày tháng cho ý kiến giải quyết).
(4) Ý kiến của lãnh đạo Văn phòng (trên cơ sở ý kiến đề xuất của Chuyên viên và ý kiến của Trưởng
đơn vị hoặc Phó Trưởng đơn vị);
(5) Ý kiến xử lý của lãnh đạo UBND tỉnh
(cho ý kiến chấp thuận, phê duyệt hoặc ý kiến khác).
- Đối với văn bản chưa đầy đủ hồ sơ,
không đúng thủ tục hoặc không đúng thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch
UBND tỉnh, dự thảo văn bản trình lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh
ký để thông báo cơ quan trình biết hoặc trả lại hồ sơ
trình theo Quy chế làm việc của UBND tỉnh.
b) Báo cáo kết quả xử lý hàng tuần hoặc
theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.
c) Tham gia chuẩn bị nội dung các cuộc
họp, xây dựng phiếu lấy ý kiến thành viên Ủy ban nhân dân
tỉnh, chỉnh lý dự thảo.
d) Thực hiện phương án xử lý văn bản
theo chỉ đạo của lãnh đạo các cấp.
đ) Đối với các văn bản không đúng
lĩnh vực, nhiệm vụ được phân công phụ trách, chuyên viên chuyển trả lại lãnh đạo
Văn phòng và nêu rõ lý do.
e) Đối với các văn bản không xử lý,
lưu để theo dõi, chuyên viên chuyển văn bản lưu tham khảo và kết thúc hồ sơ.
3. Trách nhiệm của chuyên viên phối hợp
xử lý văn bản:
a) Nghiên cứu, có ý kiến phối hợp đầy
đủ rõ ràng, bảo đảm thời hạn quy định.
b) Tham gia các cuộc họp để xử lý những
vấn đề còn ý kiến khác nhau hoặc làm rõ nội dung trước khi trình theo yêu cầu của
chuyên viên chủ trì và sự phân công của lãnh đạo đơn vị và lãnh đạo Văn phòng.
Điều 11. Xử lý
văn bản ở cấp Trưởng đơn vị
1. Trưởng đơn vị chủ trì xử lý văn bản
a) Thực hiện đồng thời chức năng
chuyên viên xử lý theo ngành, lĩnh vực phụ trách, theo dõi và chức năng cho ý
kiến xử lý nội dung trình của chuyên viên theo chế độ thủ trưởng. Trong đó, đối
với chế độ thủ trưởng:
- Trường hợp đồng ý với ý kiến đề xuất
của chuyên viên, cho ý kiến thống nhất hoặc ký phiếu trình để chuyên viên trình
lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh;
- Trường hợp không đồng ý với ý kiến
đề xuất của chuyên viên, trao đổi lại; nếu không thống nhất, ghi ý kiến, trình
lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xem xét, quyết định;
- Trường hợp cần lấy thêm ý kiến của đơn
vị trình văn bản, nêu rõ nội dung chuyển chuyên viên tổng hợp để trình lãnh đạo
Văn phòng UBND tỉnh ký văn bản lấy ý kiến;
- Trường hợp cần làm rõ nội dung hoặc
còn có ý kiến khác đối với nội dung văn bản của đơn vị trình, nêu rõ ý kiến
chuyển chuyên viên tổng hợp để trình lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo phương án xử lý
hoặc tổ chức cuộc họp với các cơ quan liên quan;
- Trường hợp văn bản không cần lấy
thêm ý kiến và không còn ý kiến khác nhau đối với nội dung văn bản trình, xem xét,
kiểm tra nội dung phiếu trình và nội dung dự thảo văn bản.
b) Chỉ đạo chuyên viên trong quá
trình xử lý văn bản.
c) Xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh khi có khó khăn, vướng mắc trong xử lý văn bản.
d) Báo cáo lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh
về tiến độ xử lý công việc được giao và kết quả giải quyết văn bản (định kỳ
hàng tuần hoặc theo chỉ đạo).
2. Trưởng đơn vị phối hợp xử lý văn bản
a) Xem xét, quyết định nội dung phối
hợp xử lý văn bản.
b) Cử đại diện tham gia các hoạt động
trong quá trình phối hợp xử lý văn bản (tham gia cuộc họp, phối hợp chỉnh lý dự
thảo văn bản,...).
3. Trưởng các đơn vị chấp hành ý kiến
chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trong quá trình chủ trì xử lý và phối
hợp xử lý văn bản.
Điều 12. Xử lý
văn bản ở cấp lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh
1. Giao nhiệm vụ xử lý văn bản cho
các đơn vị, cá nhân xử lý văn bản khi Phòng Hành chính - Tổ
chức chuyển đến.
2. Xử lý hồ sơ trình:
a) Đối với văn bản đủ hồ sơ, thủ tục
theo quy định:
- Nếu đồng ý với ý kiến đề xuất trong
phiếu trình: Ký phiếu trình, ký văn bản theo thẩm quyền;
- Nếu không đồng ý với ý kiến đề xuất
trong phiếu trình: Có ý kiến chỉ đạo để chỉnh sửa.
b) Đối với văn bản cần lấy ý kiến làm
rõ thêm nội dung của đơn vị trình, lãnh đạo Văn phòng xem
xét ý kiến tham mưu, đề xuất của chuyên viên và Trưởng đơn vị hoặc Phó Trưởng
đơn vị: Nếu đồng ý với đề xuất, ký văn bản gửi các cơ quan trình; trường hợp
không đồng ý với đề xuất thì cho ý kiến xử lý.
c) Đối với dự thảo văn bản còn ý kiến
khác nhau giữa các cơ quan trình: Xin ý kiến lãnh đạo UBND
tỉnh chủ trì cuộc họp với các cơ quan để giải quyết, thống nhất.
d) Cho ý kiến đối với đơn vị chủ trì
để xử lý vướng mắc trong quá trình phối hợp với các cơ quan liên quan để chỉnh
lý, hoàn thiện dự thảo văn bản bảo đảm đúng theo chỉ đạo của UBND tỉnh và lãnh
đạo UBND tỉnh.
3. Ký văn bản thuộc thẩm quyền giải
quyết của Văn phòng và văn bản được Chủ tịch UBND tỉnh giao ký thừa lệnh.
Điều 13. Trình
lãnh đạo UBND tỉnh giải quyết văn bản
1. Hồ sơ trình gồm:
a) Phiếu trình giải quyết công việc;
b) Tờ trình của cơ quan trình có dấu
đăng ký công văn đến của Văn phòng UBND tỉnh;
c) Dự thảo trình UBND tỉnh, Chủ tịch
UBND tỉnh ký và các dự thảo văn bản hướng dẫn thi hành (nếu có);
d) Báo cáo thẩm định của cơ quan chức
năng (nếu có);
đ) Ý kiến của cơ quan liên quan vấn đề
trình (nếu có);
e) Bản tổng hợp ý kiến giải trình về
nội dung dự thảo văn bản (nếu có);
g) Các tài liệu khác có liên quan.
h) Hồ sơ trình lãnh đạo UBND tỉnh
trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của lãnh đạo UBND tỉnh, ngoài
các tài liệu đã nêu trên, phải có cả ý kiến trước đó của lãnh đạo UBND tỉnh phụ
trách lĩnh vực.
Hồ sơ trình có độ mật là hồ sơ giấy.
2. Quy trình, thủ tục trình văn bản
a) Sau khi đã hoàn tất hồ sơ và thủ tục,
chuyên viên kèm hồ sơ, đề án và chuyển “Phiếu trình xử lý công việc” hoặc “Phiếu
trình xử lý văn bản” để trình lãnh đạo UBND tỉnh xử lý.
b) Trước khi trình hồ sơ, chuyên viên
nghiên cứu có trách nhiệm:
- Kiểm tra thủ tục và hồ sơ trình, nếu
thiếu bổ sung hoàn chỉnh;
- Soát xét dự thảo văn bản, bảo đảm
không sai sót về văn phạm, chính tả và đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản; trường hợp phải sửa nội dung, liên quan đến chuyên
môn, nếu lãnh đạo UBND tỉnh đồng ý thì hoàn thiện dự thảo
văn bản;
- Sắp xếp hồ sơ, đề án ưu tiên trình
những vấn đề cần xử lý gấp.
c) Sau khi lãnh đạo UBND tỉnh đã xử
lý, chuyên viên nghiên cứu có nhiệm vụ:
- Nếu lãnh đạo UBND
tỉnh ký vào dự thảo văn bản hoặc đồng ý để Chánh Văn phòng ký thừa lệnh thì tiến
hành các thủ tục cần thiết để ban hành văn bản.
- Nếu Phó Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu
xin ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh khác thì
chuyên viên phải xin ý kiến ngay Chủ tịch, Phó Chủ tịch theo yêu cầu của lãnh đạo
UBND tỉnh.
- Nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh
cho ý kiến về nội dung trình nhưng chưa ký vào dự thảo văn bản kèm theo thì
chuyên viên chỉnh lý lại dự thảo văn bản và trình ký ban hành theo ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo UBND tỉnh.
- Nếu lãnh đạo UBND tỉnh đồng ý với nội
dung trình và cho phép lãnh đạo Văn phòng ký văn bản thông báo ý kiến thì chuyển
đến lãnh đạo Văn phòng ký ban hành (theo lĩnh vực được phân công của Chánh Văn
phòng).
- Nếu lãnh đạo UBND tỉnh cần tham khảo
ý kiến tư vấn của các chuyên gia hoặc yêu cầu chủ đề án và các cơ quan liên
quan trình bày trực tiếp thêm thì chuyên viên phối hợp với Trưởng Phòng Tổng hợp,
Văn phòng UBND tỉnh để đưa vào chương trình công tác, lịch làm việc.
d) Lãnh đạo UBND
tỉnh xem xét, giải quyết công việc:
- Lãnh đạo UBND tỉnh giải quyết công
việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng UBND tỉnh thẩm tra trình.
- Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, xử lý hồ
sơ trình, ký văn bản hoặc cho ý kiến xử lý đối với hồ sơ.
3. Nguyên tắc trình:
a) Nội dung vấn đề thuộc lĩnh vực nào
thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ
trách lĩnh vực đó xử lý (theo quyết định phân công của Chủ tịch UBND tỉnh).
b) Nếu vấn đề liên quan đến nhiều
lĩnh vực thì trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực liên
quan nhiều nhất hoặc chính yếu nhất xử lý.
c) Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên
viên theo dõi của Văn phòng có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, hoặc
đúng Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã giải quyết; nếu Phó Chủ tịch
UBND tỉnh đi vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay thì chuyên viên
theo dõi phải xin ý kiến Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng nếu Chánh
Văn phòng vắng) để trình Chủ tịch UBND tỉnh.
Sau khi đã được Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết, Trưởng phòng hoặc chuyên viên nghiên cứu, có trách
nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng biết kết quả xử lý trước
khi ban hành văn bản. Sau đó, chuyên viên phải báo cáo lại Phó Chủ tịch UBND tỉnh
phụ trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời
gian Phó Chủ tịch vắng mặt.
d) Không được trình Chủ tịch, Phó Chủ
tịch UBND tỉnh giải quyết các trường hợp sau:
- Vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết
của Giám đốc sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện;
- Văn bản do các đơn vị, cá nhân
trình không đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của các
đơn vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng UBND tỉnh.
đ) Các sở, ban, ngành, địa phương
trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phải qua Văn phòng
UBND tỉnh để: Thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản. Văn phòng UBND tỉnh có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn bản trước
khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký văn bản.
4. Chuyển văn bản, hồ sơ đã được lãnh
đạo UBND tỉnh giải quyết
a) Chuyên viên rà soát dự thảo văn bản
đã được lãnh đạo UBND tỉnh ký, chuyển hồ sơ đến Phòng Hành
chính - Tổ chức làm thủ tục phát hành. Trường hợp phát hiện văn bản đã ký cần
chỉnh sửa, phải báo cáo lãnh đạo UBND tỉnh xin ý kiến trước khi chuyển văn bản
để phát hành.
b) Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện
thủ tục phát hành đối với văn bản đã được ký.
Điều 14. Thời hạn
xử lý văn bản
1. Đối với các vấn đề khẩn cấp, Chánh
Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực xử lý ngay sau khi tiếp
nhận từ Phòng Hành chính - Tổ chức.
2. Các vấn đề thông thường, chậm nhất
02 ngày làm việc sau khi tiếp nhận ý kiến của lãnh đạo Văn phòng chuyển xử lý,
đơn vị, chuyên viên kiểm tra, hoàn chỉnh trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh,
hoặc lãnh đạo Văn phòng giải quyết.
3. Các vấn đề phức tạp cần phải thẩm
tra kỹ, hoặc những đề án lớn, chậm nhất 07 ngày làm việc sau khi tiếp nhận ý kiến
của lãnh đạo Văn phòng chuyển xử lý, đơn vị, chuyên viên có trách nhiệm thẩm
tra, hoàn chỉnh văn bản kèm hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải
quyết.
Trường hợp không thể bảo đảm thời
gian quy định, chuyên viên báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ
trách lĩnh vực để cho ý kiến chỉ đạo, đồng thời thông báo cho cơ quan chủ trì đề
án biết lý do và những việc cần bổ sung hoàn chỉnh.
4. Thời gian thẩm tra dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật không quá 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ.
5. Trường hợp hồ sơ trình được pháp
luật quy định thời hạn giải quyết hồ sơ thì thực hiện theo thời hạn quy định.
6. Đơn vị, chuyên viên phối hợp được
trưng cầu ý kiến phải trả lời trong thời hạn 01 ngày làm việc (đối với những vấn
đề đơn giản), 03 ngày làm việc (đối với những vấn đề phức tạp) kể từ khi đơn vị,
chuyên viên chủ trì chuyển đến. Chuyên viên chủ trì xử lý phải nêu rõ vấn đề cần
trưng cầu ý kiến chuyên viên phối hợp.
7. Đối với những vấn đề thuộc phạm vi
trách nhiệm của Văn phòng giải quyết, chuyên viên chuyển hồ sơ trình trực tiếp
Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng. Thời gian lãnh đạo Văn phòng phê duyệt
hồ sơ trình không quá 02 ngày làm việc kể từ khi đơn vị, chuyên viên trình hồ
sơ.
8. Trường hợp hồ sơ trình không đúng
quy định về thủ tục, thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, trong thời gian không quá 02 ngày làm việc, chuyên viên tham
mưu lãnh đạo Văn phòng trả lại nơi gửi bằng văn bản và nêu rõ lý do hoặc chuyển
hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết và thông báo cho người gửi biết.
Trong trường hợp hồ sơ trình được pháp luật quy định thời hạn trả hồ sơ hoặc
chuyển hồ sơ thì thực hiện theo thời hạn được quy định.
Điều 15. Xử lý
đơn, thư phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo
Việc xử lý đơn, thư phản ảnh, kiến
nghị, khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định tại Quy chế làm việc của
Ban Tiếp công dân tỉnh và quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Chương IV
PHÁT HÀNH VĂN BẢN
Điều 16. Thủ tục
phát hành văn bản
1. Văn bản tập trung đầu mối phát
hành tại Phòng Hành chính - Tổ chức.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện:
a) Tiếp nhận văn bản, phụ lục và văn
bản kèm theo (nếu có) đã được người có thẩm quyền ký; rà soát, kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót, trả lại chuyên viên để xử
lý.
b) Cấp số và thời gian ban hành văn bản
trên phần mềm số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự
thời gian ban hành văn bản trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01
tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm). Số và
ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn
bản điện tử. Đối với văn bản mật cấp hệ thống số riêng.
c) Đăng ký văn bản phát hành bảo đảm
đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản không có độ mật
đăng ký trên phần mềm; văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước.
d) Nhân bản văn bản giấy: Nhân bản từ
bản gốc (đối với văn bản được ký trực tiếp), từ bản in trên phần mềm (đối với
văn bản được ký số) theo đúng số lượng để lưu và gửi các cơ quan, tổ chức, cá
nhân chỉ nhận văn bản giấy.
đ) Đóng dấu văn bản:
- Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ độ mật, độ
khẩn (nếu có): Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
màu đỏ theo quy định; khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng
1/3 chữ ký về phía bên trái;
- Đóng dấu treo: Dấu được đóng lên
trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. Văn bản thuộc
thẩm quyền ban hành của cấp nào thì đóng dấu treo của cấp đó;
- Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản;
- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
e) Ký số cơ quan
- Đối với văn bản giấy được ký trực
tiếp, thực hiện số hóa và ký số cơ quan để phát hành;
- Đối với văn bản điện tử được ký số
trên phần mềm, ký số cơ quan để phát hành.
Điều 17. Phát
hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Phòng Hành chính - Tổ chức phát
hành văn bản trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản có độ khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức theo
dõi quá trình phát hành và chuyển phát văn bản đi; kịp thời phối hợp với các cơ
quan, tổ chức xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình gửi, nhận văn bản.
3. Việc phát hành văn bản mật đi phải
bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
4. Phát hành văn bản giấy từ văn bản
được ký số của người có thẩm quyền: Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện in văn
bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức
để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
Điều 18. Lưu văn
bản phát hành
1. Lưu văn bản giấy
a) Phòng Hành chính - Tổ chức lưu bản
gốc văn bản giấy (đối với văn bản ký trực tiếp); bản chính văn bản giấy (đối với
văn bản ký số).
b) Chuyên viên giữ 01 bản chính văn bản
giấy để lưu hồ sơ công việc.
2. Lưu văn bản điện tử
Phòng Hành chính - Tổ chức lưu
bản gốc văn bản điện tử hoặc bản được số hóa từ văn bản giấy trên
phần mềm.
Điều 19. Thu hồi
và thay thế, đính chính văn bản
1. Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản giấy: Đơn vị/chuyên
viên soạn thảo tham mưu lãnh đạo ban hành thông báo thu hồi theo thẩm quyền,
nêu rõ lý do và gửi các đơn vị đã phát hành để thu hồi. Đề xuất phương án xử lý
văn bản thu hồi.
b) Đối với văn bản điện tử: Đơn vị/chuyên
viên soạn thảo tham mưu lãnh đạo thông báo cho các đơn vị đã nhận trên phần mềm
đề nghị hủy bỏ văn bản điện tử đã gửi.
2. Thay thế, đính chính văn bản
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót
về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục
ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Chương V
QUẢN LÝ VĂN BẢN,
HỒ SƠ
Điều 20. Quản lý
văn bản, hồ sơ giấy
1. Trách nhiệm quản lý
a) Công chức, viên chức của Văn phòng
UBND tỉnh có trách nhiệm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu. Hết giờ làm việc,
văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được cất giữ vào tủ có khóa; những ngày nghỉ lễ,
Tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu và phòng làm việc;
quản lý và chuyển lưu hồ sơ công việc theo quy định.
b) Không cung cấp cho những cơ quan,
đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã
và đang xử lý của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, các văn bản có bút tích của
lãnh đạo UBND tỉnh.
c) Tất cả các văn bản, tài liệu của
các sở, ban, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND tỉnh và có bút tích của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đều
phải chuyển cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục cần thiết, tuyệt đối
không được chuyển lại nơi gửi.
d) Công chức, viên chức của Văn phòng
UBND tỉnh không được mang hồ sơ, tài liệu mật về nhà khi chưa được sự cho phép
của Chánh Văn phòng; khi chuyển công tác sang cơ quan khác các hồ sơ, tài liệu
muốn mang theo làm tư liệu riêng phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng; không
tùy tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác.
2. Quản lý văn bản tại các đơn vị
a) Trưởng đơn vị thực hiện:
- Tổ chức khai thác văn bản tại đơn vị;
- Kiểm tra thực hiện quy định về quản
lý văn bản, hồ sơ công việc;
- Bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn hồ
sơ, tài liệu;
- Tổ chức rà soát văn bản hết thời hạn
lưu giữ để nộp.
b) Chuyên viên thực hiện lập, nộp lưu
hồ sơ công việc; hàng năm rà soát những văn bản đã hết thời hạn, báo cáo lãnh đạo
đơn vị nộp về Phòng Hành chính - Tổ chức để thực hiện tiêu hủy.
3. Quản lý văn bản tại Phòng Hành
chính - Tổ chức:
- Quản lý bản gốc văn bản;
- Thu, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu;
- Tổ chức khai thác, cung cấp hồ sơ,
tài liệu.
Điều 21. Quản lý
văn bản, hồ sơ điện tử
1. Chuyên viên có trách nhiệm lập, nộp
hồ sơ điện tử theo các quy định hiện hành.
2. Đơn vị được giao nhiệm vụ tin học
có trách nhiệm quản lý, nộp lưu văn bản, hồ sơ, dữ liệu điện tử về Phòng Hành
chính - Tổ chức.
3. Phòng Hành chính - Tổ chức có
trách nhiệm tiếp nhận dữ liệu điện tử; thực hiện lưu trữ và tổ chức khai thác
văn bản, hồ sơ điện tử.
Điều 22. Kiểm
tra tình hình quản lý văn bản, hồ sơ
Phòng Hành chính - Tổ chức có trách
nhiệm kiểm tra tình hình quản lý văn bản, hồ sơ và báo cáo tình hình quản lý
văn bản, hồ sơ định kỳ 6 tháng 01 lần.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 23. Thực hiện
Quy chế
1. Trưởng các đơn vị thuộc và trực
thuộc Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phổ biến, quán
triệt thực hiện Quy chế này tại đơn vị.
2. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức
có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
Quy chế này; kịp thời báo cáo những nội dung còn bất cập, chưa phù hợp, để
trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung Quy chế
cho phù hợp.
Điều 24. Xây dựng,
hoàn thiện, quản lý, vận hành Phần mềm
Trung tâm Phục vụ hành chính công xây
dựng, hoàn thiện và quản lý, vận hành Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
để thực hiện Quy chế này./.
[1] Mẫu dấu “Đến” quy định tại Phụ lục IV ban
hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .