PHỤ LỤC 7
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ
1. Tờ bìa
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC -------- MỤC LỤC HỒ SƠ ..(1).. ..(2).. Phông số: ..(3).. Mục lục số: ..(4).. Số trang: ..(5).. | Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn |
..(6).. |
Hướng dẫn cách ghi:
(1) Ghi tên phông hoặc khối tài liệu.
(2) Ghi giới hạn thời gian của phông hoặc khối tài liệu.
(3) Ghi số phông.
(4) Ghi số mục lục hồ sơ.
(5) Ghi tổng số trang của mục lục hồ sơ.
(6) Ghi địa danh và thời gian lập mục lục hồ sơ.
2. Tờ mục lục
Chỉ dẫn cấu tạo và các chương mục của mục lục hồ sơ, giúp cho việc tra tìm được dễ dàng, thuận tiện.
3. Lời nói đầu
Giới thiệu những đặc điểm chủ yếu của mục lục hồ sơ, như: Khái quát lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; đặc điểm chủ yếu của tài liệu được thống kê trong mục lục hồ sơ (thành phần, thời gian, tình trạng vật lý...); khái quát phương án phân loại tài liệu và hệ thống hoá hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong mục lục hồ sơ; khái quát nội dung tài liệu trong mục lục hồ sơ.
4. Bảng chữ viết tắt
Giải thích rõ tất cả những chữ viết tắt trong mục lục hồ sơ để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tra cứu.
Các chữ viết tắt được sắp xếp theo vần chữ cái.
5. Bảng kê hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Số cặp (hộp) | Số hồ sơ (đơn vị bảo quản) | Tên nhóm và tên hồ sơ (đơn vị bảo quản) | Thời gian bắt đầu và kết thúc | Số trang | Số tài liệu | Thời hạn bảo quản | Ghi chú |
..(1).. | ..(2).. | ..(3).. | ..(4).. | ..(5).. | ..(6).. | ..(7).. | ..(8).. |
Hướng dẫn cách ghi:
(1) Ghi số cặp (hộp).
(2) Ghi số hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(3) Ghi tên các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo phương án phân loại tài liệu; tên hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(4) Ghi ngày tháng năm bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(5) Ghi tổng số trang tài liệu của hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(6) Ghi tổng số tài liệu của hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(7) Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (đơn vị bảo quản).
(8) Ghi chú thích, lưu ý (nếu có).
6. Chứng từ kết thúc
Chứng từ kết thúc viết vào cuối mục lục hồ sơ, như sau:
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Mục lục hồ sơ này gồm có..(1).. hồ sơ (đơn vị bảo quản) (bằng chữ...), được đánh số từ 01 đến..(2)..
Trùng số: ..(3).. (bằng chữ...)
Khuyết số: ..(4).. (bằng chữ...)
Trong đó có..(5).. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn và..(6).. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản 70 năm.
Mục lục hồ sơ này gồm có..(7).. trang (được đánh số liên tục từ 01 đến ..(8)..).
| ............, ngày... tháng... năm...... Người lập mục lục hồ sơ (chữ ký) Họ và tên |
Hướng dẫn cách ghi:
(1) Ghi tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong mục lục hồ sơ.
(2) Ghi số hồ sơ (đơn vị bảo quản) được đánh cuối cùng trong mục lục hồ sơ.
(3) Ghi các hồ sơ (đơn vị bảo quản) trùng số trong mục lục hồ sơ, nếu không có ghi "Không".
(4) Ghi các hồ sơ (đơn vị bảo quản) khuyết số trong mục lục hồ sơ, nếu không có ghi "Không".
(5) Ghi tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn trong mục lục hồ sơ.
(6) Ghi tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản 70 năm trong mục lục hồ sơ.
(7) Ghi tổng số trang của mục lục hồ sơ.
(8) Ghi số trang cuối cùng của mục lục hồ sơ.