Thủ tục thành lập Phòng công chứng mới nhất được quy định như thế nào?

Tại Quyết định 1782/QĐ-BTP ngày 27/9/20254 do Bộ Tư pháp ban hành về việc công bố bổ sung thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp. Trong đó, bổ sung thêm thủ tục hành chính về hành lập Phòng Công chứng.

1. Thủ tục thành lập Phòng công chứng mới nhất được quy định như thế nào?

Tại Điều 19 Luật Công chứng 2014 quy định về Phòng công chứng như sau:

- Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.

- Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

- Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.

-  Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Ngoài ra, theo quy định, Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.

Theo Thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp (ban hành kèm theo Quyết định 1782/QĐ-BTP năm 2024) thì thủ tục thành lập phòng công chứng được thực hiện như sau:

- Trình tự thực hiện:

+ Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đề án thành lập Phòng công chứng.

+ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Phòng công chứng.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến (nếu thủ tục hành chính đã được cung cấp trực tuyến).

- Thành phần, số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ, gồm: Đề án thành lập Phòng công chứng.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Sở Tư pháp.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định cho phép thành lập Phòng công chứng

- Phí, lệ phí (nếu có): Không quy định.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính: Luật Công chứng 2014.

2. Việc thành lập phòng công chứng được quy định như thế nào?

Theo đó, tại Điều 20 Luật Công chứng 2014 quy định về thành lập Phòng công chứng như sau:

(1) Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

(2) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây:

- Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng;

- Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.

(3) Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi đó theo quy định tại mục (2).

Như vậy, việc thanh lập Phòng công chứng sẽ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện.

3. Quy định về việc chuyển đổi, giải thể Phòng Công chứng

Căn cứ tại Điều 21 Luật Công chứng 2014 quy định về việc chuyển đổi, giải thể Phòng Công chứng như sau:

(1) Trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Chính phủ quy định chi tiết việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng.

(2) Trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng.

Như vậy, trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì sẽ chuyển đổi thành Văn phòng công chứng. Nếu Phòng công chứng không có khả năng chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì sẽ giải thể.

Ngoài ra, thủ tục hành chính về giải thể Phòng Công chứng và chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng cũng được quy định tại Quyết định 1782/QĐ-BTP năm 2024.