08 nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử từ 01/6/2025 mà người bán và bên thứ ba cần biết

08 nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử từ 01/6/2025 mà người bán và bên thứ ba cần biết

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ quy định về các nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử từ 01/6/2025, cụ thể bao gồm 08 nguyên tắc sau:

(1) Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ;

(2) Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

(3) Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;

(4) Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;

(5) Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn. 

Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc hết thời hạn hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn;

(6) Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

(7) Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm;

(8) Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ các nguyên tắc nêu trên.

Như vậy, khi so sánh với quy định trước đây tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì Thông tư 32/2025/TT-BTC đã không còn yêu cầu người được uỷ nhiệm lập hoá đơn điện tử với bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết; đồng thời Thông tư 32 cũng bỏ quy định người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba phải là "doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác".

08 nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử từ 01/6/2025 (Hình từ Internet)

Yêu cầu về nội dung của hợp đồng ủy nhiệm, thỏa thuận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử từ 01/6/2025

Cũng tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC có quy định về hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử như sau:

Tổ chức thực hiện biện pháp khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ

...

Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm

a) Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số); thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);

...

Như vậy, theo quy định trên thì nội dung của hợp đồng ủy nhiệm, thỏa thuận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ những thông tin gồm:

- Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số);

- Thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn);

- Mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm;

- Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

Khi lập hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm thì bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cũng cần lưu ý răng cả 02 bên đều phải có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.