QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH SỬA CHỮA TRANG THIẾT BỊ TẠI CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO.

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19/3/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Nghị định số 14/1998/NĐ-CP ngày 06/3/1998 của Chính phủ về quản lý tài sản nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 2439/QĐ-BGDĐT ngày 16/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình sửa chữa trang thiết bị tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY TRÌNH

 SỬA CHỮA TRANG THIẾT BỊ TẠI CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Kèm theo Quyết định số 6129 /QĐ-BGDĐT ngày 29 /12 /2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy trình này quy định trình tự, thủ tục phải thực hiện, thẩm quyền và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình sửa chữa trang thiết bị tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây gọi là cơ quan Bộ).

2. Đối tượng áp dụng

Các đơn vị, tổ chức và cá nhân thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo được giao quản lý và sử dụng trang thiết bị, có kinh phí hoạt động thường xuyên do Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây gọi là Văn phòng Bộ) quản lý.

Điều 2. Trang thiết bị

Trang thiết bị thuộc phạm vi áp dụng Quy trình này gồm:

1. Bàn ghế ngồi làm việc, bàn ghế tiếp khách, bộ bàn ghế họp, tủ đựng tài liệu, giá đựng công văn tài liệu, máy vi tính để bàn, máy vi tính xách tay, máy in, máy quét, máy fax, máy photocopy, máy huỷ tài liệu; máy chiếu, màn chiếu; điện thoại, thiết bị kết nối internet; các trang thiết bị khác: máy thu hình, tủ lạnh, máy đun nước uống…

2. Các trang thiết bị công trình thuộc hệ thống kỹ thuật hạ tầng của cơ quan Bộ:

Thiết bị điện, chiếu sáng, thang máy, máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, cấp thoát nước, thiết bị vệ sinh, thông tin, thiết bị báo, chữa cháy, theo dõi an ninh, trang âm, cửa, khóa cửa, rèm…

Điều 3. Yêu cầu đối với sửa chữa trang thiết bị

1. Sửa chữa trong thời gian nhanh nhất và đảm bảo chất lượng.

2. Các linh kiện, phụ tùng thay thế đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.

3. Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; công khai, minh bạch.

Chương II

QUY TRÌNH SỬA CHỮA TRANG THIẾT BỊ

Điều 4. Quy trình

Quy trình sửa chữa trang thiết bị gồm các bước sau:

Bước 1: Lập yêu cầu sửa chữa.

Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa và kiểm tra.

Bước 3: Tổ chức sửa chữa.

Bước 4: Nghiệm thu và ghi sổ theo dõi.

Bước 5: Thanh toán.

Điều 5. Lập yêu cầu sửa chữa (bước 1)

1. Đơn vị, tổ chức và cá nhân có trang thiết bị cần sửa chữa làm Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị được quy định theo mẫu tại Phụ lục 1 gửi phòng Quản trị. Nội dung Phiếu đề nghị gồm tên đơn vị và người đề nghị, tên trang thiết bị cần sửa chữa, địa điểm đặt trang thiết bị và tình trạng hoạt động của trang thiết bị.

2. Khi có sự cố liên quan đến các thiết bị công trình thuộc hệ thống kỹ thuật hạ tầng của cơ quan Bộ cần khắc phục ngay, yêu cầu sửa chữa được thông báo bằng điện thoại cho Lãnh đạo Văn phòng Bộ hoặc Lãnh đạo phòng Quản trị với các nội dung nêu tại khoản 1 Điều này. Đối với trường hợp này, Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị phải được lập ngay sau khi sự cố được khắc phục.

Điều 6. Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa và kiểm tra (bước 2)

1. Phòng Quản trị tiếp nhận Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị và kiểm tra tình trạng của trang thiết bị khi phiếu đề nghị được điền đầy đủ nội dung.

2. Kết quả kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị phải được ghi trực tiếp vào phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị hoặc lập thành biên bản (được quy định theo mẫu tại Phụ lục 2) đối với các trường hợp sau:

- Việc sửa chữa đòi hỏi thay thế linh kiện, phụ tùng có giá trị trên 01 (một) triệu đồng.

- Phải thuê đơn vị ngoài cơ quan Bộ để sửa chữa trang thiết bị.

- Việc sửa chữa trang thiết bị có độ phức tạp cao và cần nhiều thời gian.

3. Đối với các trường hợp sự cố, Phòng Quản trị cử người kiểm tra và khắc phục sự cố ngay sau khi tiếp nhận yêu cầu.

Điều 7. Tổ chức sửa chữa (bước 3)

1. Phòng Quản trị tiến hành sửa chữa trang thiết bị ngay trong ngày tiếp nhận Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị hoặc buổi sáng ngày làm việc tiếp theo (nếu yêu cầu được tiếp nhận sau 16 giờ).

2. Đối với các công việc sửa chữa đòi hỏi phải thay thế linh kiện, phụ tùng do hư hỏng có giá trị trên 01 (một) triệu đồng, Phòng Quản trị trình Chánh Văn phòng Bộ cho phép thay thế trong thời gian không quá 01 ngày. Thời gian mua sắm các linh kiện phụ tùng thay thế không quá 03 ngày. Đối với các linh kiện, phụ tùng hiếm và đặc thù, thời gian mua sắm theo Hợp đồng với nhà cung cấp.

3. Đối với các công việc sửa chữa đòi hỏi phải thuê ngoài, việc lập hợp đồng thuê bên ngoài sửa chữa phải được tiến hành chậm nhất là 01 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu. Phòng Quản trị thông báo thời hạn cho việc sửa chữa hoàn chỉnh trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân yêu cầu sửa chữa ngay sau khi đã thoả thuận với bên nhận hợp đồng.

Điều 8. Nghiệm thu và ghi sổ theo dõi (bước 4)

1. Đại diện phòng Quản trị, người sử dụng trang thiết bị và người sửa chữa trang thiết bị tiến hành nghiệm thu chất lượng và xác nhận hoàn thành sửa chữa vào Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị.

2. Các linh kiện, phụ tùng thay thế (nếu có) phải được nghiệm thu chất lượng trước khi tiến hành thay thế. Biên bản nghiệm thu chất lượng linh kiện, phụ tùng thay thế được quy định theo mẫu tại Phụ lục 3.

3. Đối với thiết bị có yêu cầu lập sổ theo dõi sửa chữa, phòng Quản trị ghi sổ theo dõi ngay sau khi việc sửa chữa được nghiệm thu hoàn thành.

Điều 9. Thanh toán (bước 5)

1. Chậm nhất 01 tuần, Phòng Quản trị gửi đến Phòng Tài chính hồ sơ thanh toán bao gồm:

- Phiếu đề nghị thanh toán của phòng Quản trị;

- Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị;

- Hợp đồng sửa chữa;

- Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng sửa chữa;

- Hóa đơn, chứng từ thay thế linh kiện, phụ tùng…

2. Phòng Tài chính thanh toán chi phí sửa chữa trang thiết bị. Thời gian thực hiện không quá 01 tuần kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC THỰC HIỆN QUY TRÌNH SỬA CHỮA TRANG THIẾT BỊ

Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ

1. Bảo đảm lực lượng chuyên môn đủ năng lực sửa chữa và giám sát việc sửa chữa trang thiết bị tại cơ quan Bộ. Dự trữ các linh kiện, phụ tùng thông dụng để phục vụ cho việc sửa chữa trang thiết bị.

2. Hướng dẫn, yêu cầu các đơn vị, tổ chức và cá nhân thực hiện đúng quy định về sử dụng, bảo quản và sửa chữa trang thiết bị.

Điều 11. Trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức và cá nhân

1. Nắm vững và thực hiện nghiêm túc quy định về sử dụng, bảo quản và sửa chữa trang thiết bị tại cơ quan Bộ.

2. Thông báo tình trạng hư hỏng của trang thiết bị để sửa chữa kịp thời. Không tự ý đưa người ngoài vào kiểm tra và sửa chữa trang thiết bị.

3. Theo dõi trang thiết bị sau sửa chữa và thông báo ngay tình trạng bất thường của trang thiết bị về Phòng Quản trị để có biện pháp khắc phục.