Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11973:2017 về Thông tin và tư liệu - chuyển đổi và di trú các hồ sơ số

• Số hiệu: TCVN11973:2017
• Loại văn bản: Tiêu chuẩn Việt Nam
• Nơi ban hành: ***
• Người ký: ***
• Ngày ban hành: Năm 2017

Thủ tục	Điểm quyết định	Chú thích
Lập kế hoạch: Tất cả các bước	Được đề xuất cho tất cả các chuyển đổi và di trú.	Số lượng lập kế hoạch cần được thực hiện phụ thuộc vào bản chất của hồ sơ, khối lượng thông tin đã có sẵn về chúng, mức độ phức tạp và hình thức chuyển đổi hoặc di trú.
Thử nghiệm: Tất cả các bước	Có bảo đảm tính toàn vẹn, tính xác thực, độ tin cậy và khả năng sử dụng của hồ sơ có tầm quan trọng cao không?	Sự phù hợp tiếp tục của các hồ sơ, dù chúng có thể được yêu cầu cho các mục đích pháp luật hoặc tuân thủ hay không, có thể thiết lập mức độ mà với nó tính toàn vẹn, tính xác thực, khả năng sử dụng của chúng là quan trọng đối với một tổ chức. Nếu không quan trọng so với các yếu tố khác, ví dụ chi phí hoặc linh hoạt kinh doanh, có thể bỏ qua giai đoạn thử nghiệm để chuyển ngay đến chuyển đổi hoặc di trú.
Bước thử nghiệm 1: Lập kế hoạch	Quy mô và hình thức chuyển đổi hoặc di trú là gì?	Các dự án chuyển đổi hoặc di trú nhỏ và những dự án ít phức tạp hơn, ví dụ: Làm mới so với hình thức chuyển đổi hoặc di trú, cần phải lập kế hoạch ít hơn.
Bước thử nghiệm 2: Cấu hình môi trường thử nghiệm	Cơ sở hạ tầng công nghệ đã có sẵn tại chỗ chưa?	Mức độ công việc liên quan nên khác biệt tương ứng với quy mô hình thức chuyển đổi hoặc di trú đang được thực hiện và mức độ với cơ sở hạ tầng công nghệ đã có sẵn tại chỗ.
Bước thử nghiệm 3: thử nghiệm	Loại hình và sự phức tạp của việc chuyển đổi hoặc di trú là gì?	Mức độ công việc liên quan nên khác biệt tương ứng với quy mô loại hình chuyển đổi hoặc di trú đang được thực hiện.
Bước thử nghiệm 4: Đánh giá kết quả thử nghiệm	Loại hình và sự phức tạp của việc chuyển đổi hoặc di trú là gì?	Mức độ công việc liên quan nên khác biệt tương ứng với quy mô loại hình chuyển đổi hoặc di trú đang được thực hiện.
Bước thử nghiệm 5: Báo cáo kết quả thử nghiệm	Tình trạng lưu giữ (giá trị) của hồ sơ là gì? Chúng có giá trị pháp lý/tuân thủ cao không?	Tư liệu hóa cẩn thận là cần thiết để thiết lập tính toàn vẹn của hồ sơ, đặc biệt là những hồ sơ có thể cần phải được đưa ra làm bằng chứng tại tòa án. Nếu hồ sơ không có yêu cầu làm bằng chứng tại tòa án, tư liệu hóa ít quan trọng hơn trong quá trình chuyển đổi hoặc di trú.
Bước chuyển đổi /di trú 1: Chuẩn bị cho việc chuyển đổi hoặc di trú	Độ lớn, phạm vi và loại hình chuyển đổi hoặc di trú là gì? Mức độ chuẩn bị đã được thực hiện như thế nào trong giai đoạn khác?	Mức độ công việc liên quan nên khác nhau với các quy mô và phạm vi của dự án chuyển đổi và hình thức chuyển đổi được thực hiện. Giấy phép cho các nguồn lực CNTT có thể đã có được ở giai đoạn thử nghiệm.
Bước chuyển đổi/di trú 2: Xác định các hồ sơ chuyển đổi hoặc di trú	Có sẵn đầy đủ thông tin để thực hiện chuyển đổi hoặc di trú không (ví dụ thu thập trong khi lập kế hoạch hoặc thử nghiệm)?	Mức độ công việc liên quan nên khác nhau với các quy mô và phạm vi của các dự án chuyển đổi và loại hình chuyển đổi được thực hiện. Nhiều dữ liệu cần thiết có thể đã được thu thập trong giai đoạn thử nghiệm
Bước chuyển đổi/di trú 3: Thiết lập cấu hình môi trường chuyển đổi hoặc di trú	Cơ sở hạ tầng công nghệ đã sẵn có tại chỗ hay không?	Bước này có thể không cần thiết nếu các cơ sở hạ tầng công nghệ đã sẵn có hoặc đã được thiết lập trong giai đoạn thử nghiệm.
Bước chuyển đổi/di trú 4: Tiến hành chuyển đổi hoặc di trú	Đề xuất cho tất cả các chuyển đổi/di trú.	Mức độ công việc liên quan nên khác nhau với quy mô và phạm vi của dự án và hình thức chuyển đổi hoặc di trú được thực hiện.
Bước chuyển đổi/di trú 5: Kiểm tra lỗi và sửa chữa	Có duy trì tính toàn vẹn, tính xác thực, độ tin cậy và khả năng sử dụng của các hồ sơ có tầm quan trọng cao không? Độ lớn, phạm vi và hình thức chuyển đổi hoặc di trú là gì?	Tình trạng lưu giữ hồ sơ, hoặc liệu chúng có thể được yêu cầu cho các mục đích pháp lý hoặc tuân thủ, có thể thiết lập mức độ phù hợp cho một tổ chức coi trọng tính toàn vẹn, tính xác thực, độ tin cậy và khả năng sử dụng của chúng, mức độ công việc liên quan nên thay đổi theo quy mô và phạm vi của dự án và hình thức chuyển đổi hoặc di trú được thực hiện.
Xác nhận: tất cả các bước	Có phải các hồ sơ có khả năng được yêu cầu trong thủ tục tố tụng pháp lý không?	Xem xét và xác minh quá trình chuyển đổi và di trú là điều cần thiết cho việc thiết lập tính toàn vẹn của các hồ sơ có khả năng được yêu cầu làm bằng chứng tại tòa án. Nếu các hồ sơ có khả năng được yêu cầu trong thủ tục tố tụng pháp lý, có thể cần có xác nhận độc lập việc chuyển đổi/di trú.
Phê chuẩn: tất cả các bước	Có phải các hồ sơ vẫn quan trọng đối với tổ chức hay không?	Bước này được khuyến nghị cho tất cả các chuyển đổi và di trú; Tuy nhiên, mức độ và hình thức có thể khác nhau với các yêu cầu lưu giữ lâu dài các hồ sơ. Hồ sơ có thể được yêu cầu làm bằng chứng tại tòa án đòi hỏi phải đưa ra khỏi hệ thống chính thức.

7.3  Lập kế hoạch dự án chuyển đổi/di trú

7.3.1  Tổng quát

Kế hoạch chuyển đổi và di trú được xác định rõ ràng là vô cùng quan trọng, vì nó có thể có ý nghĩa khác biệt giữa một dự án thành công (Nghĩa là duy trì sự sẵn có và tính toàn vẹn của các hồ sơ đích) và một dự án không thành công mà có thể dẫn đến sự thỏa hiệp về tính xác thực, tính toàn vẹn, độ tin cậy và khả năng sử dụng của hồ sơ hoặc cuối cùng là mất hồ sơ. Để tăng cơ hội thành công, kế hoạch chuyển đổi hoặc di trú không nên thực hiện một cách độc lập và cần xem xét đầu vào từ các chuyên gia về hồ sơ và những người đại diện kinh doanh và công nghệ thông tin.

Bất kể dự án chuyển đổi hoặc di trú là nhiệm vụ thực hiện một lần hay được thực hiện như một phần của một chương trình đang diễn ra, cần thực hiện các bước sau:

7.3.2  Bước 1: Kiến thức về hồ sơ nguồn và môi trường tổ chức của chúng

Điều quan trọng là phải hiểu rõ về các hồ sơ cần được chuyển đổi hoặc di trú để xây dựng một kế hoạch hiệu quả. Hiểu biết về hồ sơ nguồn bao gồm việc hiểu được tầm quan trọng của chúng đối với tổ chức. Muốn vậy, hãy trả lời các câu hỏi sau đây.

- Thời hạn lưu giữ hợp lệ đối với hồ sơ nguồn là gì? Nếu không có thời hạn lưu giữ hợp lệ, cần thiết lập một thời hạn.

- Nhân viên có cần phải truy cập ngay vào hồ sơ, hoặc chúng có thể được lưu trữ ngoại tuyến không?

- Hồ sơ có cần thiết cho mục đích kinh doanh liên tục không?

...

...

...

a) Đối với thông tin nội dung, xác định bit cấu thành đối tượng dữ liệu.

b) Xác định một đối tượng thông tin đại diện, ở một mức độ nào đó, giải quyết tất cả các bit của đối tượng dữ liệu nội dung và chuyển chúng thành thông tin có ý nghĩa hơn.

c) Đối với đối tượng thông tin đại diện được xác định, hãy kiểm tra nội dung của nó để xác định liệu nó có yêu cầu các đối tượng thông tin đại diện khác hay không. Nếu có, hãy lấy các đối tượng thông tin đại diện cần thiết. Lặp lại bước này cho đến khi không còn đối tượng thông tin đại diện bổ sung được xác định.

d) Đối với mỗi đối tượng thông tin đại diện trong c) được giữ như là một đối tượng số, xác định bất kỳ đối tượng thông tin đại diện cần thiết nào và lặp lại c) và d) cho đến khi không có đối tượng thông tin đại diện mới nào được xác định.

e) Thông tin nội dung bao gồm đối tượng dữ liệu nội dung và từng đối tượng thông tin đại diện được xác định từ b) đến d).

7.3.3  Bước 2: Chọn trạng thái mong muốn của các hồ sơ đích

Để cung cấp một bức tranh rõ ràng về công việc phải làm, hãy tạo lập mô hình cấu trúc của trạng thái đích mong muốn cho các hồ sơ đang được chuyển đổi hoặc di trú. Điều này có thể bao gồm việc tiến hành một số nghiên cứu để đưa ra các lựa chọn thích hợp về định dạng (chuyển đổi) hoặc phương tiện (di trú).

7.3.4  Bước 3: Lựa chọn/phát triển phương pháp chuyển đổi và các hoạt động

Một khi đã xác định được các trạng thái hiện tại và đích của các hồ sơ nguồn, hãy lựa chọn hoặc phát triển phương pháp chuyển đổi hoặc di trú các hồ sơ từ trạng thái hiện tại của chúng đến trạng thái đích, cùng với việc xác định hoặc phát triển các công cụ và/hoặc phần mềm thích hợp cần thiết để đạt được các mục tiêu chuyển đổi hoặc di trú. Những câu hỏi cần xem xét khi lựa chọn hoặc phát triển phương pháp chuyển đổi hoặc di trú bao gồm sau đây.

...

...

...

- Hồ sơ có phải được giải nén hoặc không được mã hóa trước khi chuyển đổi hoặc di trú hay không?

- Việc chuyển đổi hoặc di trú sang trạng thái đích có yêu cầu nén các hồ sơ không?

Lộ trình chuyển đổi hoặc di trú sẽ là gì? Dữ liệu có cần được trích xuất để chuyển đổi hoặc di trú hay không? Nếu có, làm thế nào? Nhiều chương trình thường có sẵn có các công cụ để xuất dữ liệu với các định dạng tiêu chuẩn như CSV, PDF, JPG và TIFF. Ngoài ra, ứng dụng nhắm mục tiêu có thể có chương trình dịch hoặc chương trình nhập số lượng lớn các tệp tin phẳng. Ngoài ra còn có các công cụ trích xuất chuyển đổi và di trú mà đòi hỏi có thể di trú dữ liệu từ bất kỳ nguồn nào sang nguồn khác.Có cần phải làm sạch dữ liệu như là một phần của quy trình hay không? Trong một số trường hợp (ví dụ: HTML), định dạng ban đầu của dữ liệu nguồn có thể dẫn đến thách thức chuyển đổi hoặc di trú vì nó phản ánh cách thức hệ thống cũ hoạt động. Các định dạng này có thể yêu cầu gỡ bỏ thông tin định dạng, xóa các thẻ, viết lại dòng và làm sạch mã viết không rõ, thường là thông qua tập lệnh được nhà cung cấp chấp thuận hoặc tùy chỉnh (xem Tài liệu tham khảo [21]). Trong quá trình chuyển đổi hoặc di trú thực tế, tổ chức cần xem xét liệu có nên thực hiện làm sạch dữ liệu hay tải dữ liệu vào hệ thống đích mà không làm sạch. Điều này có thể đặc biệt cần thiết với các chuyển đổi hoặc di trú liên quan đến hồ sơ được lưu trữ trong các hệ thống quản lý nội dung cũ, thường lưu trữ các phần nội dung dài hơn như các trang riêng biệt, trong khi các hệ thống mới lưu trữ toàn bộ tài liệu như một đối tượng, chia tách nó ở giai đoạn hiển thị. Một dự án chuyển đổi hoặc di trú có thể lựa chọn làm sạch các hồ sơ này bằng cách chuyển đổi hoặc di trú chúng vào một đối tượng số duy nhất, hoặc có thể giữ nguyên dữ liệu và xây dựng các quy tắc chuyển đổi vào hệ thống đích (xem Tài liệu tham khảo [21]). Nếu thực hiện quá trình làm sạch dữ liệu, phải ghi chép lại cẩn thận để tránh gây rủi ro đến tính toàn vẹn dữ liệu.

CHÚ THÍCH Trong nhiều trường hợp, không thể tách rời chuyển đổi và di trú. Nói cách khác, chỉ đơn thuần di trú từ một phần cứng sang phần cứng khác có thể không đủ để duy trì tính toàn vẹn của hồ sơ, vì vậy cần thực hiện một số hành động chuyển đổi.

- Hồ sơ có phải trải qua nhiều chuyển đổi hoặc di trú hay không? Hồ sơ có thể trải qua nhiều quá trình chuyển đổi hoặc di trú cùng một lúc, ví dụ như nội dung hồ sơ (chuyển đổi) trùng với bản sao, hoặc chuyển hồ sơ từ lưu trữ trực tuyến sang phương tiện di động. Trong những trường hợp như vậy, nên xử lý các chuyển đổi hoặc di trú một cách riêng biệt.

7.3.5  Bước 4: Lựa chọn/phát triển phương pháp thử nghiệm việc chuyển đổi/di trú và các hoạt động

Thử nghiệm phương pháp chuyển đổi hoặc di trú đã chọn là rất quan trọng để đảm bảo rằng không có dữ liệu nào bị mất, hỏng hoặc bất ngờ thay đổi trong quá trình này. Trong giai đoạn lập kế hoạch, lựa chọn một phương pháp thử nghiệm thích hợp và ghi lại các thủ tục cần thiết để thực hiện nó là một phần của quá trình chuyển đổi/di trú.

Xem 7.4 để biết các yêu cầu bổ sung liên quan đến thử nghiệm chuyển đổi/di trú.

7.3.6  Bước 5: Lựa chọn/ phát triển phương pháp xác nhận chuyển đổi/di trú và các hoạt động

...

...

...

Để đảm bảo tính toàn vẹn của các kết quả xác nhận, cá nhân hoặc nhóm thực hiện việc chuyển đổi hoặc di trú thực tế và cá nhân hoặc nhóm có trách nhiệm xác nhận quá trình cần khác nhau. Tiến hành kiểm toán một mẫu dữ liệu đã được chuyển đổi, đại diện cho toàn bộ phạm vi chuyển đổi, và bất kỳ sai sót hoặc sửa đổi nào được thực hiện với nền tảng mới. Nếu cần thiết, hãy thiết lập các thủ tục mới.

Xem 7.6 để biết các yêu cầu bổ sung liên quan đến việc xác nhận các chuyển đổi/di trú.

7.3.7  Bước 6: Quyết định về việc hủy bỏ các hồ sơ nguồn

Có các quan điểm khác nhau về việc các hồ sơ nguồn có được hủy bỏ khi chúng đã được chuyển đổi hoặc di trú hay không. Cách tiếp cận nên dựa trên bối cảnh kinh doanh và pháp lý của tổ chức, nhiệm vụ và tầm quan trọng của các hồ sơ đối với tổ chức.

Nếu có quyết định hủy bỏ các hồ sơ nguồn, việc hủy bỏ sẽ diễn ra như là một phần của các hoạt động "kinh doanh như thường lệ" và phải thực hiện theo một bộ thủ tục được xác định rõ ràng. TCVN 7420-1 (ISO 15489-1), cung cấp hướng dẫn chi tiết về thông lệ tốt nhất liên quan đến việc hủy bỏ hồ sơ, nên được sử dụng để thiết kế các thủ tục phải tuân thủ.

7.3.8  Bước 7: Xác định các nguồn lực cần thiết

Sau khi đưa ra một kế hoạch chi tiết để thử nghiệm, chuyển đổi/di trú và xác nhận, cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm về dự án cần xác định các nguồn lực (con người, thiết bị và ngân sách) cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Một khi các cá nhân cụ thể sẽ tham gia và hỗ trợ các giai đoạn của quá trình đã được xác định, cần có được bất kỳ giấy phép hoặc quyền truy cập đặc biệt mà họ sẽ yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ được giao.

Khi thấy thích hợp, tiến hành đánh giá chi phí thực hiện chuyển đổi hoặc di trú tại chỗ hoặc thuê khoán bên ngoài. Một yếu tố cần xem xét khi khai thác việc thuê khoán bên ngoài là liệu dữ liệu có thể rời khỏi phương tiện hay phải để tại chỗ. Thảo luận và ghi lại các kịch bản trường hợp xấu nhất nếu dữ liệu bị mất trong quá trình chuyển đổi hoặc di trú bằng một trong hai phương pháp. Đánh giá chuyên môn của đội ngũ nhân viên hiện có. Có thể chuyển việc chuyển đổi hoặc di trú sang thuê ngoài nếu nhân viên trong công ty không đủ kiến thức và/hoặc kỹ năng cần thiết.

...

...

...

7.3.9  Bước 8: Tư liệu hóa tài liệu quá trình chuyển đổi/di trú

Theo dõi và ghi lại toàn bộ quá trình. Đối với các dự án quy mô nhỏ hoặc giới hạn, quá trình có thể được ghi lại trong một bảng tính. Các chuyển đổi và di trú được thực hiện như một phần của một chương trình thông thường có thể được theo dõi tốt hơn và tư liệu hóa bằng cách sử dụng một ứng dụng cơ sở dữ liệu.

Tất cả quá trình chuyển đổi/di trú sẽ được ghi lại trong siêu dữ liệu quá trình lưu trữ hồ sơ liên tục liên kết với chính hồ sơ.

7.3.10  Bước 9: Tư liệu hóa và phê duyệt kế hoạch chuyển đổi/di trú

Cán bộ hoặc nhóm có trách nhiệm phải ghi rõ tất cả các yếu tố của kế hoạch chuyển đổi hoặc di trú. Kế hoạch này sẽ quy định cụ thể:

- Mục tiêu chuyển đổi/di trú (tức là các hồ sơ số được chuyển đổi/di trú);

- Kích hoạt hoặc lý do chuyển đổi/di trú;

- Trạng thái hiện tại của các hồ sơ đích;

- Trạng thái theo kế hoạch của các hồ sơ đích;

...

...

...

- Những người và/hoặc nhóm chịu trách nhiệm thực hiện việc chuyển đổi hoặc di trú;

- Phương pháp được sử dụng để thử nghiệm phương pháp chuyển đổi hoặc di trú;

- Phương pháp được sử dụng để xác nhận việc chuyển đổi hoặc di trú và bên có trách nhiệm xác nhận;

- Việc bố trí các hồ sơ đích nguồn;

- Phê chuẩn bắt buộc phải ký khi hoàn thành việc chuyển đổi hoặc di trú;

- Các tài liệu phải được giữ lại liên quan đến quá trình chuyển đổi hoặc di trú, phương pháp lưu giữ và thời gian lưu giữ của chúng;

- Mốc thời gian cho các sản phẩm của quá trình chuyển đổi hoặc di trú quan trọng (ví dụ: ngày bắt đầu/ngày kết thúc quá trình).

Kế hoạch chuyển đổi hoặc di trú cần được phê duyệt của người hoặc cơ quan có thẩm quyền.

7.4  Thử nghiệm

...

...

...

Mục đích của việc thử nghiệm là phát triển một quá trình chuyển tệp tin hiện có (di trú) hoặc chuyển đổi định dạng tệp tin hiện có sang định dạng tệp tin đích (chuyển đổi) mà không mất dữ liệu hoặc việc truy cập vào nó. Mục đích của thử nghiệm chuyển đổi/di trú là phát triển quá trình di chuyển hồ sơ từ một cấu hình phần cứng hoặc phần mềm sang một thiết bị khác mà không thay đổi định dạng, cũng không làm mất dữ liệu hoặc khả năng truy cập vào nó. Thử nghiệm yêu cầu:

- Kiến thức về định dạng tệp tin hiện có (chuyển đổi), hoặc kiến thức về cấu hình phần cứng hoặc phần mềm ban đầu (di trú);

- Xác định định dạng tệp tin đích (chuyển đổi) hoặc xác định phần cứng đích của cấu hình phần mềm (di trú);

- Chiến lược để thực hiện thay đổi hoặc di trú;

- Phương tiện xác nhận mức độ thành công.

Kiến thức cụ thể về bất cứ cái gì cần được chuyển đổi/di trú là cần thiết để tìm ra các công cụ và xác định các thủ tục điều chỉnh việc chuyển đổi hoặc di trú thực tế, cũng như để thiết lập các tiêu chí cho các kết quả chấp nhận được. Kiến thức như vậy cũng sẽ giúp đánh giá các nguồn lực được yêu cầu (ví dụ: máy chủ chứa tệp tin hoặc thời gian của nhân viên) để thực hiện việc chuyển đổi hoặc di trú.

Bằng nhiều cách, thử nghiệm một chuyển đổi hoặc di trú cũng giống như thực hiện một thí nghiệm trong phòng thí nghiệm. Thử nghiệm có mục đích và mục tiêu, đòi hỏi cần có một số thiết bị, thử nghiệm có các thủ tục trong một trình tự rõ ràng, và kết quả của nó được ghi lại. Trên hết, thử nghiệm sẽ được lặp lại.

7.4.2  Bước 1: Lập kế hoạch thử nghiệm

Bắt đầu thiết lập cơ sở thử nghiệm bằng cách ghi lại trạng thái hiện tại của hồ sơ. Bao gồm thông tin về những gì sẽ được chuyển đổi hoặc di trú, ví dụ chi tiết về những gì sẽ giữ nguyên và những gì sẽ thay đổi. Cho biết mục đích chuyển đổi hoặc di trú (ví dụ: để phục hồi/duy trì khả năng truy cập của hồ sơ bằng cách chuyển đổi định dạng quá cũ hoặc di trú hồ sơ sang phương tiện mới). Trừ khi việc chuyển đổi hoặc di trú được lên kế hoạch thường xuyên, nếu không cần nêu rõ lý do thực hiện chuyển đổi/di trú lúc này.

...

...

...

Ghi lại chiến lược thực hiện để hoàn thành việc chuyển đổi hoặc di trú. Tập trung vào các nguồn lực sẵn có và bao gồm một mô tả về phần cứng và phần mềm cũng như các yêu cầu đối với nhân viên quản lý việc thử nghiệm. Trong thực tế, bước này sẽ liệt kê các tài liệu được sử dụng và các thủ tục tuân thủ khi "thử nghiệm". Nếu cần lựa chọn phần cứng và phần mềm, hãy nêu lý do lựa chọn ở đây. Nếu thử nghiệm sẽ được thực hiện trên một mẫu đại diện cho toàn bộ nội dung dữ liệu được chuyển đổi hoặc di trú, hãy ghi lại phương pháp lấy mẫu.

Cuối cùng, hãy xác định xem kết quả của việc chuyển đổi hoặc di trú thử nghiệm sẽ được kiểm tra như thế nào. Việc kiểm tra này liên quan trực tiếp đến kết quả dự kiến khi thiết lập thử nghiệm. Việc kiểm tra sẽ được thực hiện nhằm phát hiện và báo cáo các kết quả không mong đợi. Ví dụ, cuộc kiểm tra có thể cho thấy việc lựa chọn các thư điện tử chuyển đổi hoặc di trú bằng cách sử dụng hệ thống ngoại tuyến (việc lựa chọn hệ thống ngoại tuyến dựa vào nhu cầu bảo mật) đã dẫn đến chuyển đổi không thành công một số thư điện tử nhất định đã nhúng mã HTML vào đồ họa “gọi vào" (Call in).

7.4.3  Bước 2: Cấu hình môi trường thử nghiệm

Đảm bảo rằng các nhà điều hành được yêu cầu đã được đào tạo và các thiết bị và công cụ đã được chuẩn bị để tiến hành thử nghiệm. Tạo một tệp thử nghiệm để chạy thử.

7.4.4  Bước 3: Tiến hành thử nghiệm

Thực hiện chuyển đổi thử nghiệm theo kế hoạch. Chạy thử nghiệm chỉ trên một bản sao của hồ sơ đích nguồn trong một tệp thử nghiệm chứ không chạy trên dữ liệu thực tế.

Nếu việc thực hiện này không khớp với kế hoạch, hãy ghi lại những sai lệch. Ghi lại kết quả thử nghiệm và phân tích các kết quả trong một báo cáo.

7.4.5  Bước 4: Đánh giá kết quả thử nghiệm

Tập trung đánh giá các kết quả về việc thử nghiệm có đạt được kết quả mong đợi hay không. Xác định bất kỳ kết quả không dự kiến nào có ảnh hưởng đến kết quả mong muốn của việc chuyển đổi hoặc di trú. Tức là, thử nghiệm có thể đã đạt được kết quả mong đợi, nhưng kết quả bổ sung, không dự kiến có thể làm cho quá trình không được như mong muốn.

...

...

...

Nếu thử nghiệm được coi là thành công, báo cáo kết quả sẽ trở thành một phần ngữ cảnh cho các hồ sơ được chuyển đổi hoặc di trú vì nó ghi lại một sự kiện quan trọng trong sự tồn tại của các hồ sơ đó. Hãy giữ lại báo cáo này ít nhất trong khoảng thời gian dài bằng thời gian các hồ sơ được chuyển đổi hoặc đã di trú được giữ lại, hoặc trong khoảng thời gian quy định về lưu giữ hồ sơ các báo cáo kết quả trong phạm vi quyền hạn. Nếu thử nghiệm cho thấy kết quả dự kiến không đạt được một cách thỏa đáng, hãy giữ lại báo cáo này để ghi lại những sửa đổi kết quả dự kiến hoặc thay đổi chiến lược.

Báo cáo này là một phần thông tin cần thiết kế hoạch tiếp theo, cho dù thử nghiệm có kết quả khả quan hay không. Nếu thử nghiệm không đạt yêu cầu, báo cáo cung cấp thông tin cơ bản cho việc thử nghiệm phương pháp chuyển đổi hoặc di trú đã sửa đổi. Nếu thử nghiệm đạt yêu cầu, báo cáo đưa ra cơ sở để xác nhận việc chuyển đổi hoặc di trú thực tế. Ví dụ, thử nghiệm này có thể đáp ứng các kết quả mong đợi nhưng nó cũng có thể làm sáng tỏ việc tạo ra một số lỗi nhất định. Kiến thức này đảm bảo rằng giai đoạn xác nhận sẽ bao gồm việc sửa các lỗi đó.

7.5  Chuyển đổi/di trú

7.5.1  Tổng quát

Việc chuyển đổi hoặc di trú các hồ sơ nguồn thực tế sẽ tiến hành theo kế hoạch tổng thể, với bất kỳ sửa đổi nào đã được thực hiện sau khi phân tích các kết quả thử nghiệm.

7.5.2  Bước 1: Chuẩn bị cho việc chuyển đổi/di trú

Có được tất cả các quyền phân bổ các nguồn lực cần thiết để thực hiện chuyển đổi hoặc di trú.

Đảm bảo hồ sơ nguồn được sao lại trước khi bắt đầu quá trình. Các bản sao này cung cấp một bộ để sử dụng trong trường hợp chuyển đổi hoặc di trú dẫn đến mất mát hoặc sai lệch hồ sơ.

Thực hiện bất kỳ việc "làm sạch dữ liệu" nào được xác định trong giai đoạn lập kế hoạch (xem 7.3.4).

...

...

...

Xác định chi tiết nội dung và định dạng các tệp tin trên máy tính cấu thành hồ sơ và mối quan hệ của chúng là rất quan trọng để hoàn tất thành công việc chuyển đổi hoặc di trú, để có được thông tin đáng tin cậy về các hồ sơ nếu cần thiết phải chuyển đổi hoặc di trú sau này. Nó cũng hữu ích để bảo vệ chất lượng của hồ sơ như là bằng chứng của các giao dịch kinh doanh.

Tất cả hồ sơ số tồn tại dưới dạng các đối tượng dữ liệu. Điều quan trọng là tất cả các đối tượng dữ liệu hoặc các phần cấu thành hồ sơ được xác định và tập hợp lại để chuyển đổi hoặc di trú. Lưu ý rằng các hồ sơ số tồn tại trong các mối quan hệ một-một, một-nhiều, hoặc nhiều-một với các đối tượng dữ liệu của các phần cấu thành. Cũng có nghĩa là có thể có:

a) một hồ sơ duy nhất có thể liên quan đến một đối tượng dữ liệu đơn lẻ (ví dụ: một thư có thể tồn tại dưới dạng một tệp văn bản số duy nhất);

b) một hồ sơ duy nhất bao gồm nhiều đối tượng dữ liệu (ví dụ: trang web chứa văn bản và bốn hình ảnh có thể bao gồm năm đối tượng dữ liệu);

c) nhiều hồ sơ trong một đối tượng dữ liệu duy nhất (ví dụ: một cơ sở dữ liệu là đối tượng dữ liệu có thể chứa nhiều hồ sơ).

Xác định nội dung sẽ được chuyển đổi hoặc di trú bằng cách mô tả các hồ sơ, bao gồm các yếu tố như phạm vi ngày, nguồn gốc, v.v ... cũng như các đối tượng dữ liệu và vị trí của chúng.

VÍ DỤ 1: Các hồ sơ được chuyển đổi hoặc di trú bao gồm các thư điện tử của Giám đốc điều hành từ năm 1990 đến năm 1995. Mỗi hồ sơ thư điện tử bao gồm các yếu tố dữ liệu dựa trên văn bản và các phần đính kèm, chủ yếu các bản trình chiếu slide.

Tất cả các đối tượng dữ liệu tồn tại ở một vài hình thức định dạng. Sự hiểu biết về định dạng cung cấp thông tin về cấu trúc của đối tượng dữ liệu là điều cần thiết để biểu diễn đúng hồ sơ. Thường thì việc hiểu biết về các đối tượng dữ liệu nào, khi nào trình bày đúng rất quan trọng. Thu thập thông tin về định dạng và ý nghĩa của các đối tượng và bổ sung vào bản mô tả chúng.

Xác định định dạng của các đối tượng dữ liệu có thể chỉ đơn giản bằng cách gọi tên ứng dụng được sử dụng để tạo lập và duy trì chúng. Thông tin bổ sung mô tả định dạng có thể cần thiết đặc biệt, ví dụ, khi các đối tượng dữ liệu:

...

...

...

- tồn tại như một cơ sở dữ liệu với các độ lớn của trường đã xác định;

- có một số khía cạnh chức năng hoặc hành vi (ví dụ: trang web hoặc tệp CAD).

Thông tin (tức là siêu dữ liệu) cần thiết để giải thích ý nghĩa của bất kỳ đối tượng dữ liệu nào được đại diện cũng được yêu cầu. Thông tin này giúp hiểu được bản thân đối tượng dữ liệu và cách nó liên kết với các đối tượng dữ liệu khác (nếu có) tạo thành hồ sơ đầy đủ.

VÍ DỤ 2: Một cơ sở dữ liệu chứa dữ liệu nhân khẩu sẽ cần thông tin giải thích rằng "1" trong cột giới tính cho biết một người là nam, trong khi “2" chỉ một người nữ.

VÍ DỤ 3: Một trang web không chỉ đòi hỏi phải tạo ra một hình ảnh mà nó được tạo ra ở một vị trí nhất định trên trang có liên quan đến một văn bản cụ thể, ví dụ: Một đề mục.

Để mở rộng ví dụ 1, ứng dụng thư điện tử được CEO sử dụng để tạo lập và duy trì các hồ sơ là Eudora, phiên bản 6.0. Ứng dụng thư điện tử được sử dụng làm hệ thống lưu trữ hồ sơ, có nghĩa là mối quan hệ của bất kỳ tệp đính kèm nào với thư điện tử là cách duy nhất để thiết lập thời gian nhận hoặc gửi chúng. Các thư điện tử có giá trị hồ sơ có một mã phân loại tệp cho biết nó liên quan đến khung phân loại tệp năm 1992 của công ty.

Cuối cùng, thu thập thông tin:

1) xác định duy nhất để tham khảo trong tương lai nội dung của hồ sơ được lựa chọn để chuyển đổi hoặc di trú;

2) cho thấy mối quan hệ của các hồ sơ được chuyển đổi hoặc di trú với các hồ sơ khác, liên quan hoặc tiến trình công việc;

...

...

...

4) cung cấp hoặc thiết lập tính toàn vẹn dữ liệu hoặc quy trình xác minh đối tượng, ví dụ: Chữ ký số hoặc mã hóa khác, hoặc tiếp tục mã hiện có.

Để kết luận ví dụ 1, thư điện tử của CEO trong giai đoạn 1990-1995 được tham chiếu là 2005-001 trong cơ sở dữ liệu Conversions Logging. Thư điện tử này liên kết với các hồ sơ khác của tổ chức thông qua khung phân loại hoạt động kinh doanh. Thư điện tử được duy trì trên máy chủ của công ty cho đến năm 1996, sau đó nó đã được chuyển sang băng từ, sử dụng quy trình đã được xác minh và được sao lưu bởi bộ phận CNTT. Một số thư điện tử gửi đi được mã hóa để truyền tải bằng PGP nhưng không được lưu trữ dưới định dạng được mã hóa. Truy cập vào băng từ chỉ hạn chế trong đội ngũ nhân viên CNTT.

7.5.4  Bước 3: Cấu hình môi trường chuyển đổi/di trú

Mua và định cấu hình phần cứng và phần mềm cần thiết để thực hiện việc chuyển đổi hoặc di trú theo kế hoạch. Lý tưởng nhất là môi trường thử nghiệm sẽ tương hợp với môi trường được sử dụng cho việc chuyển đổi hoặc di trú thực tế.

Cần có khả năng đăng nhập kiểm tra tất cả các hoạt động chuyển đổi hoặc di trú trong môi trường chuyển đổi hoặc di trú.

7.5.5  Bước 4: Tiến hành chuyển đổi/di trú

Các hoạt động được thực hiện để hoàn thành việc chuyển đổi hoặc di trú sẽ khác nhau tùy theo sự phức tạp của quy trình. Ví dụ: một số hình thức chuyển đổi hoặc di trú sẽ liên quan đến việc trích xuất dữ liệu.

7.5.6  Bước 5: Kiểm tra và sửa lỗi

Thực hiện đảm bảo chất lượng để kiểm tra bất kỳ lỗi không chủ ý nào có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển đổi hoặc di trú. Việc đảm bảo như vậy sẽ được tiến hành liên tục trong suốt quá trình có kiểm tra lần cuối cùng khi kết thúc. Sự đảm bảo chất lượng liên tục sẽ tạo thuận lợi hơn cho việc xác định và sửa lỗi, và sẽ làm cho lộ trình kiểm toán tốt hơn.

...

...

...

Sửa chữa bất kỳ lỗi nào đã được xác định. Điều này có thể bao gồm thực hiện đối chiếu dữ liệu, chỉnh sửa thủ công hoặc thực hiện lại toàn bộ thao tác cho đến khi kết quả phù hợp với trạng thái đích dự kiến.

7.6  Xác nhận

7.6.1  Tổng quát

Mục đích của quá trình xác nhận là xác minh rằng các hồ sơ số đích đã được chuyển đổi hoặc di trú thành công để bên thứ ba có thể chắc chắn rằng tính chính xác, độ tin cậy, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng của hồ sơ được duy trì.

Các mục tiêu xác nhận cụ thể bao gồm:

- xác minh rằng trong quá trình chuyển đổi hoặc di trú không có những thay đổi không thể chấp nhận hoặc không dự tính và tính chính xác, độ tin cậy, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng đã được duy trì;

- đánh giá và giải quyết bất kỳ sự khác biệt về nội dung, bối cảnh, cấu trúc và hành vi được đưa vào.

Lý tưởng nhất là việc xác nhận diễn ra liên tục trong quá trình chuyển đổi hoặc di trú, với một xác nhận cuối cùng khi kết thúc toàn bộ quá trình. Cách tiếp cận này sẽ tạo thuận lợi hơn cho việc sửa chữa sớm bất kỳ thiếu sót nghiêm trọng nào trong quá trình, điều này sẽ làm cho việc khắc phục các vấn đề trở nên dễ dàng hơn và cuối cùng là tiết kiệm nguồn lực.

7.6.2  Bước 1: Phân công trách nhiệm

...

...

...

7.6.3  Bước 2: Xác định các hoạt động xác nhận

Bắt đầu nỗ lực xác nhận bằng cách xác định phạm vi của các hệ thống, các thành phần hoặc dữ liệu cụ thể cần được xác nhận.

Phác thảo các chi tiết chính xác hoặc hoạt động cần thiết cho từng bước trong quá trình xác nhận, cũng như cho bất kỳ công việc sửa đổi nào cần thiết để giải quyết mọi vấn đề được xác định với dữ liệu trong quá trình xác nhận. Kết quả từ hoạt động này sẽ là một kế hoạch xác nhận. Kế hoạch này xác định các bước xác nhận áp dụng cho các trạng thái và các tình huống hoạt động khác nhau mà dần dần tạo ra sự tin cậy vào quá trình chuyển đổi và giúp xác định bất kỳ sự khác biệt nào.

7.6.4  Bước 3: Thiết lập hệ thống trong môi trường xác nhận

Đảm bảo việc đào tạo các nhà khai thác có yêu cầu và chuẩn bị các thiết bị và công cụ để tiến hành xác nhận. Thống nhất về lịch trình xác nhận quá trình chuyển đổi và kết quả đầu ra của nó về phân phối, lắp đặt và đặc tả hệ thống.

7.6.5  Bước 4: Thực hiện xác nhận

Sau khi chuyển đổi/di trú, hãy kiểm tra đầu ra để đảm bảo rằng việc chuyển đổi/di trú các tệp dữ liệu đã hoàn tất và các tệp dữ liệu được mô tả và xác định trong kế hoạch chuyển đổi/di trú đã được chuyển theo đúng hướng dẫn.

Đảm bảo việc phê duyệt được thực hiện phù hợp với kế hoạch, quy trình và thủ tục và đảm bảo sao chép lại các hành động, điều kiện và kết quả của việc xác nhận.

7.6.6  Bước 5: Phân tích kết quả

...

...

...

Sử dụng nhật ký sự cố để theo dõi bất kỳ các lỗi chuyển tệp tin hoặc của phương tiện đọc/ghi. Đăng nhập và mô tả các vấn đề theo các loại sau:

- Số phát hành;

- Mô tả;

- Xác suất (cao-trung bình-thấp);

- Tác động (cao-trung bình-thấp);

- Hành động ngăn chặn và chủ sở hữu;

- Ngày đến hạn;

- Ngày giải quyết.

7.6.7  Bước 6: Báo cáo kết quả xác nhận

...

...

...

Ví dụ về thông tin chi tiết cần bao gồm là:

- những gì đã được thực hiện và kết quả thu được;

- bất kỳ cân nhắc đặc biệt;

- có thủ tục xác nhận kèm theo hay không;

- bản tóm tắt của tất cả các tài liệu đã được tạo ra;

- vị trí của tài liệu xác nhận;

- thời hạn lưu giữ đối với tài liệu chuyển đổi và xác nhận.

7.6.8  Bước 7: Cập nhật thông tin mô tả về các hồ sơ

Khi việc chuyển đổi/di trú đã được xác nhận và phiên bản của các hồ sơ đã chuyển đổi/di trú mới có thể được sử dụng bổ sung và/hoặc thay cho phiên bản gốc, đã đến lúc cập nhật thông tin liên quan đến:

...

...

...

- nội dung, bối cảnh, cấu trúc và tính chất của hồ sơ;

- những thay đổi với các hồ sơ, bao gồm cả những thay đổi ảnh hưởng đến tính xác thực, độ tin cậy, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng (xem 7.5.3 để biết thông tin về nơi mà các thông tin mô tả gốc được thu thập).

Thông thường, ký hiệu nhận dạng tham chiếu và thông tin quan hệ của phiên bản mới của các hồ sơ vẫn không thay đổi từ phiên bản gốc.

7.6.9  Bước 8: Quản lý phiên bản gốc

Xác định việc hủy bỏ phiên bản gốc của hồ sơ. Ít nhất chúng sẽ được gỡ bỏ khỏi môi trường vận hành và giữ lại cho đến khi phiên bản hồ sơ mới được tích hợp vào môi trường hoạt động. Cho dù phiên bản này tiếp tục được duy trì trong một khoảng thời gian nhất định hay không xác định hoặc bị tiêu hủy là tùy theo chính sách hồ sơ của tổ chức, được thông báo bởi một đánh giá rủi ro thích hợp.

7.6.10  Bước 9: Vận hành phiên bản mới

Lập kế hoạch tích hợp các hồ sơ mới đã chuyển đổi/di trú vào môi trường hoạt động. Khoảng thời gian sử dụng hoạt động có thể được kết hợp vào quá trình xác nhận, có hiệu lực đồng thời với việc hủy bỏ phiên bản nguồn của hồ sơ.

7.6.11  Bước 10: Ủy quyền

Một tổ chức phải chuẩn bị ghi lại quá trình chuyển đổi/di trú như là bằng chứng cho đến khi những hồ sơ này được yêu cầu. Để đáp ứng các yêu cầu chứng minh, hãy đưa vào thông báo rằng thiết bị cụ thể được sử dụng trong quá trình chuyển đổi/di trú đã hoạt động tốt tại thời điểm thực hiện chuyển đổi. Các hồ sơ kiểm tra theo dõi các giao dịch trong quá trình chuyển đổi/di trú hồ sơ sẽ được sử dụng để cung cấp bằng chứng về hoạt động có hiệu quả của thiết bị. Ngoài ra, phần cứng và phần mềm chuyển đổi/di trú cần được cấp phép sử dụng hợp pháp và phải có bằng chứng chứng minh việc chuyển đổi/di trú và xử lý các hồ sơ nguồn được thực hiện như một phần của quá trình kinh doanh bình thường và thông thường.

...

...

...

Các tài liệu trên sẽ được duy trì để bảo vệ tuổi thọ của nó như là một hồ sơ có thẩm quyền lâu dài như cần thiết.

8  Giám sát

Việc kiểm soát và theo dõi các kế hoạch đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi hoặc di trú tiến hành theo các yêu cầu kinh doanh, tiếp tục theo đúng thời hạn, đang được tiến hành theo các tiêu chí đã xác định, có sự kiểm tra giám sát định kỳ và thường xuyên báo cáo và truyền thông trong tổ chức. Xây dựng các kế hoạch này trước khi dự án bắt đầu và đề cập đến việc lựa chọn, triển khai và sử dụng ứng dụng, cũng như việc chuyển đổi/di trú dữ liệu. Việc thiết lập các kiểm soát và giám sát trong và sau khi chuyển đổi và/hoặc di trú là không đủ. Để chứng minh các kiểm soát và giám sát được xác nhận trong quá trình chuyển đổi/di trú dữ liệu, cần phải chỉ ra sự cẩn trọng trong việc lựa chọn và thực hiện giải pháp cuối cùng này.

Việc kiểm soát và giám sát đảm bảo rằng:

- Truy xuất nguồn gốc theo yêu cầu được thử nghiệm và ghi lại;

- Thiết kế hệ thống (tổng quan, cấu hình, đặc tả thiết kế) được ghi lại;

- Mã nguồn phần mềm ứng dụng được xem xét và ghi lại;

- Ứng dụng được thử nghiệm (kế hoạch thử nghiệm, các tình huống thử nghiệm, các tập lệnh thử nghiệm, kết quả thử nghiệm, các báo cáo sự cố thử nghiệm, hồ sơ cài đặt, các báo cáo tóm tắt và truy xuất nguồn gốc theo yêu cầu được ghi lại);

- Lập báo cáo tất cả các hoạt động và ký phê duyệt để thực hiện.

...

...

...

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] TCVN ISO 9000:2007 (ISO 9000:2005), Hệ thống quản lý chất lượng - Nguyên tắc cơ bản và từ vựng).

[2] ISO 11179-3:2003, Information technology - Metadata registries (MDR) - Part 3: Registry metamodel and basic attributes (Công nghệ thông tin - Số đăng ký siêu dữ liệu (MDR) - Phần 3: Siêu mô hình và các thuộc tính cơ bản của sổ đăng ký).

[3] ISO 14721:2003, Space data and information transfer systems - Open archival information system - Reference model (Dữ liệu không gian và các hệ thống chuyển giao thông tin - Hệ thống thông tin lưu trữ mở - Mô hình tham khảo).

[4] ISO 18938, Imaging materials - Optical discs - Care and handling for extended storage (Tài liệu hình ảnh - Đĩa quang - Lưu giữ và xử lý để lưu trữ mở rộng).

[5] ISO/IEC 2382-1:1993, Information technology - Vocabulary - Part 1: Fundamental terms (Công nghệ thông tin - Từ vựng - Phần 1: Các thuật ngữ cơ bản).

[6] ISO/IEC 2382-14:1997, Information technology - Vocabulary - Part 14: Reliability, maintainability and availability (Công nghệ thông tin - Từ vựng - Phần 14: Độ tin cậy, khả năng duy trì và khả năng sử dụng).

[7] ISO/IEC 2382-17:1999, Information technology - Vocabulary - Part 17: Databases (Công nghệ thông tin - Từ vựng - Phần 17: Cơ sở dữ liệu).

[8] ISO/IEC 14496-2, Information technology - Coding of audio-visual objects - Part 2: Visual (Công nghệ thông tin - Mã hóa đối tượng nghe nhìn - Phần 2: Tư liệu nhìn).

...

...

...

[10] ISO/IEC 18033-1:2005, Information technology - Security techniques - Encryption algorithms - Part 1: General (Công nghệ thông tin - Kỹ thuật an ninh - Thuật toán mã hóa - Phần 1: Tổng quát).

[11] ISO/IEC 21827, Information technology - Security techniques - Systems Security Engineering - Capability Maturity Model® (SSE-CMM®) (Công nghệ thông tin - Kỹ thuật an ninh - Kỹ thuật an ninh hệ thống - Mô hình trưởng thành năng lực (SSE-CMM®)).

[12] IEC 82045-1:2001, Document management - Part 1: Principles and methods (Quản lý tài liệu - Phần 1: Nguyên tắc và phương pháp).

[13] ANSI/ARMA 16-2007 The Digital Records Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures, March 2007 (Quy trình chuyển đổi hồ sơ số: Lập kế hoạch, yêu cầu, thủ tục, tháng 3 năm 2007).

[14] ARMA International. Glossary of Records and Information Management Terms, 3rd ed. Lenexa, KS: ARMA International, 2007. Available at: www.arma.ora/standards/alossarv (ARMA International. Từ điển các thuật ngữ quản lý thông tin và hồ sơ).

[15] ARMA International. Retention Management for Records and Information. Lenexa, KS: ARMA International, 2005 (Quản lý lưu giữ hồ sơ và thông tin).

[16] Australian Government Information Management Office. Digitisation of Records: BetterPractice Checklist, 2004. Available at: http://www.finance.gov.au/e-government/better-practice-and-collaboration/better-practice-checklists/digitisation.html (Số hóa hồ sơ).

[17] Ayre, C., and Muir A. "The Right to Preserve: The Rights Issues of Digital Preservation." D-Lib Magazine, 10, no.3 (2004). Available at: http://www.dlib.ora/dlib/march04/avre/03avre.html (Quyền bảo tồn: Các vấn đề về quyền bảo tồn số").

[18] Bescos, J. “Experiences on Migration of Data in Digitization Projects.” Unpublished conference paper. ERPANET Workshop, Workflow in Digital Preservation, Budapest, 13-15 October 2004. Available at: http://www.erDanet.ora/events/2004/budaoest/presentations/Julian_Bescos.pdf (Kinh nghiệm về di trú dữ liệu trong các dự án số hóa).

...

...

...

[20] Brown, A. “Managing Migration: the CAMS Database and Practical Experiences in Migration.” Unpublished conference paper. Practical Experiences in Digital Preservation Conference, UK National Archives, Kew Gardens, London, 2-4 April 2003. Available at: http://www.docstoc.com/docs/4198653/Managing-Migration-The-CAMS-database-and-practical-experiences-in (Quản lý di trú: Cơ sở dữ liệu CAMS và kinh nghiệm di trú thực tiễn).

[21] Buckley, R., “Migratory Patterns”, Managing Information and Documents (July 2005): 36-38. (Mẫu di trú, Quản lý thông tin và tài liệu).

[22] Canadian General Standards Board. Microfilm and Electronic Images as Documentary Evidence (CAN/CGSB-72.11-93). Gatineau, Canada: CanadianGeneralStandardsBoard,October1993. Available at: http://alert.scc.ca/std_e/std5525.html (Vi phim và hình ảnh điện tử là bằng chứng tư liệu (CAN/CGSB-72.11-93)).

[23] Carlisle, S., and Edney, C. A Consistent Discipline for Managing Hard Copy and Electronic Records. Corporate Records Management Alberta Energy and Environmental Protection, 1999 (Quy tắc nhất quán để quản lý bản cứng và hồ sơ điện tử).

[24] Chen, S. “Paradox of digital preservation”. Computer 34, no. 3 (2001): 24-28. Available at http://www.media-matters.net/docs/resources/Diqital%20Preservation/ParadoxQfDiqitalPreservation.pdf (Nghịch lý của bảo tồn số).

[25] Clausen, L.R. Handling file formats, 2004. Arhus, Denmark: The state and University Library May 2004. Available at http://netarchive.dk/publikationer/FileFormats-2004.pdf (Xử lý định dạng tệp tin).

[26] Consultative Committee for Space Data Systems. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Washington, D.C.: National Aeronautics and Space Administration, January 2002. Available at: http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf (Mô hình tham khảo cho một hệ thống thông tin lưu trữ mở (OAIS)).

[27] Cornell University Library/Research Department. Digital Preservation Management: Implementing Short-term Strategies for Long-term Problems. Ithaca, NY: Cornell University Library, April 2005. Available at: http://www.librarv.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/ (Quản lý Bảo tồn số: Thực hiện các chiến lược ngắn hạn cho các vấn đề dài hạn).

[28] Danielsen, J. “Migration.” Unpublished conference paper. Practical Experiences in Digital Preservation Conference, UK National Archives, Kew Gardens, London, 2-4 April 2003 (Di trú).

...

...

...

[30] Digital Preservation Coalition [Website], Heslington, York, UK. (www.dpconline.ora/1 (Liên minh Bảo tồn Số).

[31] DLM Forum. @ccess and Preservation of Electronic Information: Best Practices and Solutions. Proceedings of the DLM-Forum 2002, Barcelona, 6-8 May 2002. Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, 2002. Available at: http://www.dlmforum.eu và Bảo quản thông tin điện tử: Thông lệ và giải pháp tốt nhất).

[32] DLM Forum Foundation, MoReq2010, Volume 1 - Core Services & Plug-In Modules, v1.0 Available at: http://www.moreq2.eu/other/moreq2010-anouncements

[33] Dollar, C.M. Authentic Electronic Records: Strategies for Long-term Access. Chicago: Cohasset Associates, Inc., 2000 (Hồ sơ điện tử xác thực: Các chiến lược để tiếp cận dài hạn).

[34] Duranti, L., and Thibodeau, K. "The InterPARES International Research Project." The Information Management Journal, 35, no. 1 (2001): 44. Available at http://www.thefreelibrary.com/The+InterPARES+International+Research+Project.-a079742895 (Dự án nghiên cứu quốc tế InterPARES).

[35] Eppard, P.B., et al. (US-InterPARES Project Researchers). Findings on the Preservation of Authentic Electronic Records, Final Report. Vancouver, BC: US-InterPARES Project, September 2002. Available at: http://www.interpares.org/book/index.cfm 9 (Các phát hiện về bảo quản hồ sơ điện tử đích thực, Báo cáo tổng kết).

[36] Feeney, M. “Towards a National strategy for Archiving Digital Materials.” Alexandria, 11, no. 2 (1999): 107-122 (Hướng tới chiến lược quốc gia về lưu trữ tài liệu kỹ thuật số).

[37] Hedstrom, M. “Research Issues in Migration and Long-Term Preservation.” Archives and Museum Informatics, 11, nos. 3-4 (1997): 287-91 (Các vấn đề nghiên cứu về di trú và bảo tồn dài hạn).

[38] van Horik, R. and Roorda, D. “MIXED: Repository of Durable File Format Conversions" ¡PRES2009 The sixth international conference of the preservation of digital objects, October 5-6, 2009. Available at: http://escholarship.org/uc/item/8h3921 Ox (Hỗn hợp: Kho lưu trữ các chuyển đổi định dạng lâu dài).

...

...

...

[40] Jones, M. “The CEDARS Project [digital preservation]". Library and Information Research News, 26, no. 84 (2002): 11-16, Available at: http://www.lirg.org.uk/lir/pdf/article84a.pdf (Dự án CEDARS [Bảo quản số]).

[41] Kansas State Historical Society. Kansas Electronic Records Management Guidelines. Topeka, KS: Kansas State Historical Society August 17, 1999. Available at: http://www.kshs.org/government/records/electronic/electronicrecordsguideJines.htm (Nguyên tắc quản lý hồ sơ điện tử Kansas).

[42] Kenney, A.R. Digital to Microfilm Conversion: A Demonstration Project 1994-1996 (Final Report to the National Endowment for the Humanities, PS-20781-94). Ithaca, NY: Cornell University Library, Department of Preservation and Conservation, 1996. Available at: http://www.librarv.cornell.edu/preservation/publications/comfin.html (Chuyển đổi số sang vi phim: Một dự án trình diễn 1994 - 1996 (Báo cáo tổng kết cho Quỹ tài trợ quốc gia dành cho khoa học nhân văn, PS-20781-94).

[43] Lawrence, G.W., et al. Risk Management of Digital Information: A File Format Investigation. Washington, D.C.: Council on Library and Information Resources, June 2000. Available at: http://www.clir.org/pubs/reports/pub93/pub93.pdf (Quản lý rủi ro thông tin số: Điều tra định dạng tệp).

[44] Lazinger, S.S. Digital Preservation and Metadata: History, Theory, Practice. Englewood, CO: Libraries Unlimited, 2001 (Bảo tồn số và siêu dữ liệu: Lịch sử, lý thuyết, thực hành).

[45] Lee, K., et al. “The State of the Art and Practice in Digital Preservation.” Journal of Research of the National Institute of Standards and Technology, 107, no. 1 (2002): 93-106. Available at: http://nvl.nist.gov/pub/nistpubs/jres/107/1/j71lee.pdf (Hiện trạng và thực tiễn trong bảo tồn số).

[46] Lewis, J.P. Project Planning, Scheduling and Control: a hands-on guide to bringing projects in on time and on budget. New York: McGraw Hill, 2001 (Lập kế hoạch, xây dựng lịch trình và kiểm soát dự án: Hướng dẫn thực hiện việc đưa ra các dự án kịp thời theo ngân sách).

[47] Lorie, R.A. “A Methodology and System for Preserving Digital Data.” Proceedings of the Second ACM/IEEE-CS Joint Conference on Digital Libraries, Jul 14-18, 2002, 312-19 (Phương pháp và hệ thống bảo tồn số).

[48] Marco, D. “Managed Metadata Environment (MME): A Complete Walkthrough.” The Data Administration Newsletter, 2004. Available at: http://www.tdan.com/view-articles/5185/(Môi trường siêu dữ liệu quản lý (MME): Hướng dẫn hoàn chỉnh).

...

...

...

[50] Milic-Frayling, N. Digital Objects Characterization: Document Conversion and Quality Assurance Dagstuhl Seminar 10291: Automation in Digital Preservation, 18-23 July, 2010 Available at: http://drops.dagstuhl.de/opus/volltexte/2010/2901/pdf/10291.MilicFraylingNatasa.Paper.2901.pdf (Hội thảo Dagstuhl 10291. Đặc trưng của các đối tượng số: Chuyển đổi tài liệu và đảm bảo chất lượng: Tự động hóa trong bảo quản số).

[51] National Archives of Australia. Digital Recordkeeping Self-Assessment Checklist. Canberra, Australia: National Archives of Australia, May 2004. Available at: http://www.naa.gov.au/Images/DiqitalRecordkeepinqChecklist tcm16-47274.pdf (Bản kiểm tra tự đánh giá hồ sơ số).

[52] National Archives of the Netherlands. Knowledge Base Digital Preservation Availalble at: http://en.nationaalarchief.nl/knowledge-base/digital-preservation (Bảo quản kỹ thuật số cơ sở tri thức).

[53] Pearce-Moses, R. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: The Society of American Archivists, 2005. Available at: http://www.archivists.org/glossary/index.asp (Từ điển thuật ngữ hồ sơ và lưu trữ).

[54] Prescott, D.R., and Wojcik, C. Preserving the Electronic Records stored In Records Management Application (PERM) Project (NHPRC Grant Award #2002-02). state of Michigan Department of History, Arts and Libraries and San Diego Supercomputer Center, 2002 (Dự án Bảo quản hồ sơ điện tử lưu trữ trong ứng dụng quản lý hồ sơ (PERM)).

[55] Public Record Office Victoria (PROV). The Victorian Electronic Records strategy (VERS) (PROS 99/007). North Melbourne, VIC: Public Record Office Victoria, July 31, 2003. Available at: http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2012/01/Mqmt Electron Records.pdf (Chiến lược hồ sơ điện tử của Victoria (VERS) (PROS 99/007)).

[56] Ragan, C.R., et al. The Sedona Guidelines: Best Practice Guidelines and Commentary for Managing Information and Records in the Electronic Age. Sedona, AZ: The Sedona Conference, September 2005. Available at: http://www.arma.org/pdf/articles/SedonaRetGuide200409.pdf(Hướng dẫn Sedona: Hướng dẫn thực hành tốt nhất và chú thích về quản lý thông tin và hồ sơ trong thời đại diện tử).

[57] RLG/OCLC Digital Archive Attributes Working Group. Attributes of a Trusted Digital Repository: Meeting the Needs of Research Resources (draft for public comment). Mountain View, CA: The Research Libraries Group, Inc., August 2001. Available at: http://www.oclc.org/research/activities/past/rlg/trustedrep/attributes01.pdf (Thuộc tính của kho số đáng tin cậy: Đáp ứng nhu cầu các nguồn nghiên cứu).

[58] Rothenberg, J. “Digital Records Will Last Forever - Or Five Years, Whichever Comes First.” Unpublished conference paper. Practical Experiences in Digital Preservation Conference, UK National Archives, Kew Gardens, London, 2-4 April, 2003 (Hồ sơ kỹ thuật số sẽ kéo dài mãi mãi - hoặc năm năm, bất kể cái nào đến trước).

...

...

...

[60] Shaw, K.A. “Life Cycle information Management: A Case study.” The Information Management Journal, 34, no. 4 (2000): 24. Available at: http://www.freepatentsonline.com/article/Information- Management-Journal/67373677.html (Quản lý thông tin vòng đời: nghiên cứu điển hình)

[61] Sprehe, J.T., etal. Study of Exemplary Practices in Electronic Records Management. Washington, D.C.: U.S. General Accounting Office, 2003. Available at: https://myhome.utpa.edu/files/content/AllPublic/Users/Users-P/paula-Public/GAO-2003-1391%282%29.pdf (Nghiên cứu thực tiễn mẫu trong quản lý hồ sơ điện tử).

[62] Stanescu, A. "Assessing the Durability of Formats in a Digital Preservation Environment: The INFORM Methodology. D-Lib Magazine, 10, no. 11 (2004). Available at: http://www.dlib.ora/dlib/november04/stanescu/11stanescu.html (Đánh giá độ bền của các định dạng trong môi trường bảo tồn số: Phương pháp luận INFORM).

[63] Stephens, D.O. and Wallace, R.C. Electronic Records Retention: New Strategies for Data Lifecycle Management. Lenexa, KS: ARMA International, 2003 (Lưu giữ hồ sơ điện tử: Chiến lược mới cho quản lý vòng đời dữ liệu).

[64] von Suchodoletz, D. et. Al. Automation of Flexible Migration Workflows. The International Journal of Digital Curation, 6, no.1 (2011) Available at: http://www.ijdc.net/index.php/ijdc/article/viewFile/172/240 (Tự động hóa các luồng công việc di trú linh hoạt).

[65] Task Force on Archiving of Digital Information. Preserving Digital Information: Report of the Task Force on Archiving of Digital Information. Washington, DC: Commission on Preservation and Access, 1996. Available at: http://www.clir.org/pubs/reports/pub63watersgarrett.pdf (Nhiệm vụ lưu trữ thông tin số. Bảo quản thông tin số: Báo cáo của Tổ công tác về lưu giữ thông tin số).

[66] Thibodeau, K. “Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years.” In The state of Digital Preservation: An International Perspective, Conference Proceedings, Washington, D.C., April 24-25, 2002. Washington, D.C.: Council on Library Resources, 2002. Available at: http://www.clir.org/pubs/reports/pub107/thibodeau.html (Tổng quan các phương pháp tiếp cận công nghệ để bảo tồn số và thách thức trong những năm sắp tới).

[67] Verdegem, R., and Slats J. “Practical Experiences of the Dutch Digital Preservation Test-Bed.” VINE, 34, no. 2 (2004): 56-65 (Những kinh nghiệm thực tiễn của băng thử bảo quản số của Hà Lan).

[68] Zierau, E. and van Wijk, C. The Panets Approach to Migration Tools (2000) Available at http://www.planets-proiect.eu/docs/papers/Archivina2Q08_Zierau_Wiik.pdf (Phương pháp tiếp cận các công cụ di trú).