Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11774:2016 về Thông tin và Tư liệu - chỉ số đánh giá hoạt động thư viện

• Số hiệu: TCVN11774:2016
• Loại văn bản: Tiêu chuẩn Việt Nam
• Nơi ban hành: ***
• Người ký: ***
• Ngày ban hành: Năm 2016

B.1 - Các nguồn lực, truy cập và cơ sở hạ tầng Các chỉ số đánh giá sự đầy đủ và sẵn có của các nguồn lực và dịch vụ thư viện (ví dụ: nhân lực, vốn tài liệu, khu vực dành cho người sử dụng)
Chỉ số	Ký hiệu chỉ số	Mục đích
B.1.1  Vốn tài liệu
Sự sẵn có của các tài liệu được yêu cầu	B.1.1.1	Đánh giá mức độ sẵn có của tài liệu do thư viện sở hữu hoặc đăng ký khi người sử dụng có yêu cầu sử dụng
Tỷ lệ phần trăm của các tài liệu được yêu cầu có trong vốn tài liệu	B.1.1.2	Đánh giá mức độ sẵn có của các tài liệu được người sử dụng yêu cầu có trong vốn tài liệu của thư viện. Chỉ số này được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của vốn tài liệu với nhu cầu của người sử dụng
Tỷ lệ phần trăm lượt truy cập bị từ chối	B.1.1.3	Đánh giá việc đăng ký sử dụng các CSDL của thư viện có phù hợp để đáp ứng yêu cầu của người sử dụng không
Số lượng tài liệu được số hóa trên 1000 tài liệu trong vốn tài liệu	B.1.1.4	Để đánh giá cấp độ mà thư viện hoàn thành nhiệm vụ số hóa các tài liệu hiện có
Tỷ lệ phần trăm các xuất bản phẩm của đơn vị trong kho lưu chiểu nội bộ	B.1.1.5	Để đánh giá cấp độ mà các ấn phẩm nghiên cứu của một cơ quan được sử dụng tại kho lưu chiểu mở nội bộ của đơn vị
B.1.2  Truy cập
Độ chính xác trong việc xếp giá	B.1.2.1	Đánh giá các tài liệu được liệt kê trong mục lục của thư viện có ở đúng vị trí trên giá và sẵn sàng để phục vụ không
Thời gian trung bình để tìm được tài liệu trong kho đóng	B.1.2.2	Đánh giá hiệu quả của quá trình tìm tài liệu
Thời gian để thực hiện việc cho mượn liên thư viện	B.1.2.3	Để đánh giá thời gian hoàn thành giao dịch mượn liên thư viện hoặc giao dịch cung cấp tài liệu điện tử từ khi tiếp nhận yêu cầu cho đến khi gửi đi tài liệu theo yêu cầu
Tỷ lệ phần trăm các giao dịch mượn liên thư viện thành công	B.1.2.4	Đánh giá mức độ đáp ứng các yêu cầu mượn và cung cấp các tài liệu điện tử liên thư viện so với tổng số các yêu cầu mượn và cung cấp tài liệu điện tử liên thư viện.
Tốc độ hoàn thành các giao dịch tra cứu	B.1.2.5	Để đánh giá thời gian trả lời các câu hỏi tra cứu có kịp thời hay không. Chỉ số có thể được sử dụng để phân tích tính hiệu quả của các quá trình liên quan đến dịch vụ tra cứu
Tỷ lệ phần trăm các tài liệu quý hiếm truy cập được thông qua mục lục trực tuyến	B.1.2.6	Đánh giá khả năng truy cập vốn tài liệu quý hiếm thông qua trang thông tin điện tử. Chỉ số này cũng đánh giá hoạt động quảng bá vốn tài liệu quý hiếm của thư viện
Tỷ lệ phần trăm của kho tài liệu quý hiếm trong trạng thái ổn định	B.1.2.7	Để đánh giá khả năng sử dụng được và truy cập được của vốn tài liệu quý hiếm khi ở dạng thức nguyên bản. Trên cơ sở đó, chỉ số này đánh giá được sự đầy đủ của hoạt động thư viện để bảo tồn những tài liệu gốc
Tỷ lệ phần trăm của tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế và đã được bảo quản/phục chế	B.1.2.8	Đánh giá hoạt động của thư viện trong việc bảo tồn các tài liệu quý hiếm ở dạng nguyên bản
B.1.3  Tiện ích
Diện tích cho người sử dụng trên đầu người	B.1.3.1	Đánh giá tầm quan trọng của thư viện như một địa chỉ để nghiên cứu, gặp gỡ và như một trung tâm học tập; chỉ ra sự hỗ trợ của đơn vị quản lý với các nhiệm vụ nói trên
Chỗ ngồi cho người sử dụng trên đầu người	B.1.3.2	Đánh giá mức độ sẵn có của chỗ ngồi trong thư viện cho người sử dụng
Số giờ mở cửa của thư viện so với nhu cầu	B.1.3.3	Đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu người sử dụng về số giờ mở cửa của thư viện
Tỷ lệ phần trăm diện tích kho lưu trữ có điều kiện môi trường phù hợp	B.1.3.4	Đánh giá môi trường kho có đủ điều kiện phù hợp để bảo vệ vốn tài liệu không
B.1.4  Nhân lực
Số lượng nhân lực trên đầu người	B.1.4.1	Đánh giá số lượng nhân viên thư viện trên 1000 thành viên thuộc đối tượng phục vụ của thư viện. Cần tính toán khối lượng công việc cần hoàn thành sao cho tương xứng với số lượng nhân viên trên tổng số đối tượng được phục vụ
B.2  Sử dụng
Các chỉ số đánh giá việc sử dụng các nguồn lực và dịch vụ thư viện (ví dụ: cho mượn, tải các tài liệu và sử dụng trang thiết bị)
B.2.1 Vốn tài liệu
Luân chuyển vốn tài liệu	B.2.1.1	Đánh giá tỷ lệ tổng thể trong việc sử dụng kho mượn
Số lượt mượn trên đầu người	B.2.1.2	Đánh giá tỷ lệ sử dụng vốn tài liệu thư viện của nhóm đối tượng phục vụ của thư viện. Chỉ số này có thể được sử dụng để đánh giá chất lượng của vốn tài liệu và năng lực của thư viện trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu thư viện
Tỷ lệ phần trăm của vốn tài liệu không được sử dụng	B.2.1.3	Đánh giá lượng tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử không được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này có thể được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của vốn tài liệu với nhu cầu của người sử dụng thư viện
Số lượng đơn vị nội dung được tải về trên đầu người	B.2.1.4	Để đánh giá liệu người sử dụng có tìm thấy tài liệu mà họ quan tâm dưới dạng tài liệu điện tử không
Số lượt tải về của mỗi tài liệu số hóa	B.2.1.5	Đánh giá tài liệu được số hóa của thư viện có phù hợp với người sử dụng hay không
B.2.2  Truy cập
Lượt sử dụng thư viện trên đầu người	B.2.2.1	Đánh giá thành công của thư viện trong việc thu hút người sử dụng dịch vụ.
Tỷ lệ phần trăm người sử dụng không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện	B.2.2.2	Đánh giá tỷ lệ phần trăm của người sử dụng thư viện không nằm trong nhóm đối tượng mà thư viện phục vụ; đánh giá tầm quan trọng của thư viện với việc học và văn hóa của địa phương; tác động và sự lôi cuốn của thư viện ngoài phạm vi phục vụ
Tỷ lệ phần trăm của tổng số lượt mượn của người sử dụng thư viện không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện	B.2.2.3	Đánh giá mức độ sử dụng dịch vụ mượn của những người không thuộc nhóm đối tượng phục vụ của thư viện; trên cơ sở đó, chỉ ra được sự hấp dẫn của vốn tài liệu thư viện đối với những người không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện
Số lượng người sử dụng tham gia vào các sự kiện do thư viện tổ chức trên đầu người	B.2.2.4	Đánh giá sự hấp dẫn của các sự kiện thư viện đối với các đối tượng phục vụ của thư viện
Số lượng người sử dụng tham dự vào các hoạt động đào tạo trên đầu người	B.2.2.5	Đánh giá sự thành công của thư viện trong việc tiếp cận người sử dụng thông qua việc triển khai các hoạt động đào tạo
B.2.3  Tiện ích
Tỷ lệ phần trăm sử dụng chỗ ngồi của người sử dụng	B.2.3.1	Đánh giá tỷ lệ sử dụng tổng thể các chỗ ngồi dành cho người sử dụng khi đọc và làm việc tại thư viện bằng việc ước tính tỷ lệ chỗ ngồi được sử dụng tại bất kỳ thời điểm nào
B.2.4  Tổng quát
Tỷ lệ phần trăm nhóm đối tượng trọng tâm đã được thư viện tiếp cận	B.2.4.1	Đánh giá thành công của thư viện trong việc tiếp cận được nhóm đối tượng trọng tâm
Sự hài lòng của người sử dụng	B.2.4.2	Đánh giá mức độ hài lòng của người sử dụng với tổng thể các dịch vụ thư viện hoặc với các dịch vụ thư viện riêng lẻ
Sự sẵn lòng quay trở lại thư viện của người sử dụng	B.2.4.3	Đánh giá hiệu quả của các lượt giao dịch tra cứu thông qua mức độ mong muốn được quay trở lại bàn tra cứu (hoặc với dịch vụ tra cứu trực tuyến) của người sử dụng
B.3  Hiệu suất Các chỉ số để đánh giá hiệu suất của các dịch vụ và nguồn lực (ví dụ: chi phí cho 1 lượt mượn tài liệu, cho việc truy cập hoặc tải tài liệu điện tử; thời gian cần thiết để bổ sung hoặc xử lý tài liệu các; tỷ lệ câu trả lời đúng)
B.3.1  Vốn tài liệu
Chi phí cho mỗi lượt sử dụng vốn tài liệu	B.3.1.1	Chỉ số đánh giá các chi phí cho mỗi lần sử dụng vốn tài liệu và do đó, tính được hiệu quả về mặt chi phí của dịch vụ thư viện
Chi phí bổ sung tính trên mỗi lượt sử dụng tài liệu	B.3.1.2	Chỉ số đánh giá chi phí bổ sung tài liệu cho mỗi lần sử dụng tài liệu và do đó, đánh giá được tính hiệu quả và sự định hướng người sử dụng trong chính sách phát triển vốn tài liệu của thư viện
Chi phí cho mỗi lượt tải tài liệu	B.3.1.3	Đánh giá chi phí của một tài liệu điện tử cụ thể liên quan đến số lần tải tài liệu đó
B.3.2  Truy cập
Thời gian trung bình để bổ sung tài liệu	B.3.2.1	Đánh giá hiệu quả về tốc độ của các nhà cung cấp tài liệu cho thư viện
Thời gian trung bình để xử lý tài liệu	B.3.2.2	Đánh giá hiệu quả về tốc độ của các hình thức xử lý tài liệu
B.3.3  Nhân lực
Tỷ lệ phần trăm nhân lực làm ở bộ phận phục vụ người sử dụng trên tổng số nhân lực của thư viện	B.3.3.1	Đánh giá nỗ lực của thư viện dành cho các dịch vụ người dùng so với các dịch vụ kỹ thuật
Tỷ lệ phần trăm các câu trả lời đúng	B.3.3.2	Đánh giá mức độ nhân viên đáp ứng được yêu cầu cơ bản của một dịch vụ tra cứu hiệu quả, cụ thể là trả lời chính xác các yêu cầu tra cứu.
Tỷ lệ phần trăm chi phí cho việc bổ sung tài liệu trên các chi phí cho nhân lực	B.3.3.3	Làm rõ mối liên quan giữa chi phí bổ sung tài liệu và chi phí cho nhân lực để đánh giá việc thư viện có đầu tư một khoản phù hợp vào vốn tài liệu hay không
Năng suất lao động trong việc xử lý tài liệu	B.3.3.4	Tính số lượng trung bình các tài liệu (bao gồm cả tài liệu in và tài liệu điện tử) được một nhân viên xử lý trong một giai đoạn nhất định (thông thường là 1 năm). Chỉ số này mô tả năng suất của nhân viên.
Năng suất lao động trong dịch vụ mượn và cung cấp tài liệu	B.3.3.5	Đánh giá hiệu suất của dịch vụ mượn và cung cấp tài liệu của thư viện
Chi phí nhân lực trên một nhan đề tài liệu được biên mục	B.3.3.6	Đánh giá chi phí nhân lực trong chính sách cụ thể nhằm biên mục biểu ghi thư mục và từ đó đánh giá hiệu quả của các hoạt động và quy trình của thư viện.
B.3.4  Tổng quát
Chi phí cho mỗi người sử dụng	B.3.4.1	Đánh giá chi phí của dịch vụ thư viện liên quan đến số người sử dụng thư viện
Chi phí cho mỗi lượt đến thư viện	B.3.4.2	Đánh giá chi phí của dịch vụ thư viện liên quan đến tổng số lượt đến thư viện của người sử dụng
B.4  Tiềm năng và phát triển Chỉ số đánh giá yếu tố đầu vào của thư viện dành cho các khu vực dịch vụ và nguồn lực nổi trội và khả năng huy động đủ nguồn kinh phí cho phát triển (ví dụ: tỷ lệ phần trăm kinh phí chi cho các nguồn tin điện tử và tỷ lệ nhân lực tham gia vào các chương trình đào tạo chính thức)
B.4.1  Vốn tài liệu
Tỷ lệ phần trăm kinh phí chi cho việc cung cấp thông tin về vốn tài liệu điện tử	B.4.1.1	Đánh giá cấp độ thư viện cam kết xây dựng vốn tài liệu điện tử
B.4.2  Nhân lực
Tỷ lệ phần trăm nhân lực thư viện làm việc trong mảng cung cấp dịch vụ điện tử	B.4.2.1	Đánh giá mức độ thư viện đầu tư cho nhân lực hỗ trợ kỹ thuật cho các dịch vụ điện tử
Số giờ tham gia các chương trình đào tạo chính thức của mỗi nhân viên	B.4.2.2	Đánh giá việc nâng cao các kỹ năng của nhân viên thư viện bằng việc tham gia các chương trình đào tạo
Tỷ lệ phần trăm thời gian của nhân viên dành cho việc tham gia các lớp đào tạo chính thức	B.4.2.3	Đánh giá tỷ lệ phần trăm thời gian của nhân viên dành cho các hoạt động đào tạo chính thức nâng cao trình độ chuyên môn
Tỷ lệ phần trăm nhân viên tham gia các hoạt động và dự án hợp tác	B.4.2.4	Đánh giá hoạt động hợp tác ở cấp địa phương, cấp vùng, cấp quốc gia và cấp quốc tế; theo đó đánh giá vai trò và ảnh hưởng của thư viện đến ngành thư viện nói chung
B.4.3  Tổng quát
Tỷ lệ phần trăm tài sản thư viện nhận được từ các khoản tài trợ hoặc nguồn thu phát sinh	B.4.3.1	Đánh giá thành công của thư viện trong việc có thêm được các nguồn kinh phí khác
Tỷ lệ phần trăm của ngân sách cấp cho thư viện	B.4.3.2	Đánh giá tầm quan trọng của thư viện (được thể hiện trên đơn vị tiền tệ) và sự hỗ trợ của các đơn vị cấp kinh phí.

Phụ lục B

(Quy định)

Mô tả các chỉ số hoạt động thư viện

Xem Bảng A.1 để biết danh sách các chỉ số đánh giá hoạt động được nêu trong Phụ lục này

B.1  Các nguồn lực, việc truy cập và cơ sở hạ tầng

B.1.1  Vốn tài liệu

B.1.1.1  Sự sẵn có của các tài liệu được yêu cầu

B.1.1.1.1  Mục đích

...

...

...

B.1.1.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này áp dụng cho tất cả thư viện. Kho tra cứu và kho mượn cần phải được đánh giá riêng.

Chỉ số này có thể được sử dụng cho các bộ sưu tập tài liệu chuyên biệt, các lĩnh vực nội dung, ngành hoặc giai đoạn cụ thể. Với mỗi một lĩnh vực nội dung cụ thể có trong thư viện, các kết quả của chỉ số có thể được so sánh để xem sự sẵn có có khác nhau rõ rệt không.

Chỉ số có thể được sử dụng để so sánh các thư viện có cùng nhiệm vụ trong trường hợp cùng sử dụng chung một phương pháp tính chỉ số.

B.1.1.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tên tài liệu của thư viện được ít nhất 1 người sử dụng yêu cầu luôn sẵn có ở dạng in hoặc dạng điện tử.

Sẵn có, theo mục đích của chỉ số này, có nghĩa là luôn có sẵn từ một bản tài liệu trở lên để người sử dụng có thể mượn, sử dụng tại chỗ hoặc tải về. Các tài liệu được truy cập từ các kho đóng cũng được tính là các tài liệu sẵn có.

Các bản tài liệu được rút ra để xử lý, như biên mục, phân loại, đóng bìa, xếp giá, v.v. và các tài liệu thất lạc do bị lấy trộm, để nhầm chỗ... thì không tính là tài liệu luôn sẵn có nhưng các tài liệu này vẫn được tính trong tổng số tài liệu. Ngoài ra, các tài liệu được xem là một phần của vốn tài liệu điện tử nhưng người sử dụng không thể truy cập được vào thời điểm có nhu cầu (do không cho phép sử dụng đồng thời, hệ thống trục trặc) thì được tính là không sẵn có nhưng vẫn tính trong tổng số các tài liệu.

Tài liệu, theo mục đích của chỉ số này, bao gồm các bài tạp chí, sách, tạp chí điện tử, sách điện tử hoặc bất kỳ tài liệu hay nguồn lực thông tin nào khác được biên mục nếu chúng cũng nằm trong tổng số tài liệu. Những gì bao gồm trong vốn tài liệu cần phải được nêu rõ trong từng trường hợp.

...

...

...

Rút một mẫu thử ngẫu nhiên các tài liệu do thư viện sở hữu hoặc đăng ký ở dạng in và dạng điện tử; các tài liệu này phải được ít nhất một người yêu cầu. Với mỗi tài liệu trong mẫu thử, ghi lại xem một bản tài liệu đó sẵn có không.

Để tính sơ bộ số tài liệu in, chỉ kiểm tra trên biểu ghi thư viện. Để tính toán chính xác hơn, kiểm tra số bản có thực. Những tài liệu điện tử sẽ được kiểm tra trực tiếp.

Sự sẵn có của các tài liệu theo yêu cầu là

trong đó:

A là số các tài liệu được yêu cầu trong mẫu sẵn có trong thư viện;

B là tổng số các tài liệu được yêu cầu trong mẫu.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Một mẫu thử ngẫu nhiên bao gồm các tài liệu được yêu cầu có thể lấy được theo 2 cách:

...

...

...

b) Lấy một mẫu thử ngẫu nhiên bằng cách sử dụng các giao dịch mượn sách có thực, các yêu cầu truy xuất tài liệu từ xa, các cuộc điện thoại đến bộ phận lưu thông tài liệu và từ việc sử dụng tài liệu tại thư viện. Nếu có nhiều bản trùng nhau, chỉ lấy 1 bản tài liệu.

CHÚ THÍCH 1: Phương pháp a) có thể được sử dụng cho cả tài liệu in và tài liệu điện tử, phương pháp b) chỉ sử dụng cho tài liệu in.

CHÚ THÍCH 2: Phương pháp b) ít làm phiền người sử dụng hơn nhưng chỉ phản ánh được những yêu cầu liên quan đến các tài liệu đã được bổ sung và có kết quả trong các giao dịch mượn. Với một số mục đích thì kết quả này chính xác.

Đối với các thư viện có những biến động đáng kể (ví dụ; biến động theo mùa) thì có thể có được một chỉ số chính xác hơn bằng việc tính toán sự sẵn có của các tài liệu được yêu cầu trong một khoảng thời gian nhất định và sau đó tính sự sẵn có trung bình.

B.1.1.1.5  Diễn giải chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này cho kết quả là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 100. Nó dự đoán khả năng một tài liệu được lựa chọn ngẫu nhiên thuộc quyền sở hữu của thư viện và được người sử dụng yêu cầu đang sẵn có trong thư viện. Một điểm số cao chứng tỏ tính sẵn có của tài liệu trong thư viện cao.

Ở một số thư viện, sự biến động đáng kể theo mùa là hoàn toàn có thể xảy ra. Sự biến động trong tuần hoặc trong ngày cũng có thể xảy ra.

Chỉ số này chịu ảnh hưởng bởi một số yếu tố, trong đó quan trọng nhất là:

- Số bản cho từng nhan đề, đặc biệt là những tài liệu thường được sử dụng nhiều;

...

...

...

- Thời hạn được mượn theo quy định của thư viện, thời hạn được mượn cụ thể cho những nhan đề được sử dụng nhiều và tổng số các tài liệu được mượn cùng lúc.

Những yếu tố thứ yếu như: số lượng tài liệu được rút để đóng bìa hoặc xử lý, tốc độ để xếp giá lại v.v. đều có ảnh hưởng đến điểm số.

B.1.1.1.6  Nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

- Tham chiếu [23] trang 300

- Tham chiếu [30] trang 84-89 (“Sự sẵn có”)

- Tham chiếu [30] trang 60-71 (“Sự sẵn có của tài liệu”)

B.1.1.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu được yêu cầu có trong vốn tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.1.2]

...

...

...

B.1.1.2.1  Mục đích

Để đánh giá cấp độ sẵn có của các tài liệu được người sử dụng yêu cầu trong vốn tài liệu của thư viện. Chỉ số này được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của vốn tài liệu với nhu cầu của người sử dụng.

B.1.1.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho mọi thư viện.

Chỉ số này có thể được sử dụng cho các bộ sưu tập tài liệu chuyên biệt, các lĩnh vực nội dung, các thư viện chi nhánh hoặc các giai đoạn cụ thể. Với mỗi một lĩnh vực nội dung cụ thể có trong thư viện, các kết quả của chỉ số có thể được so sánh để biết được tính sẵn có khác nhau đáng kể hay không.

Chỉ số có thể được sử dụng để so sánh các thư viện có cùng nhiệm vụ.

B.1.1.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu được ít nhất một người sử dụng yêu cầu và tài liệu đó có trong vốn tài liệu của thư viện.

Nếu tài liệu đã được xuất bản và được đặt trước khi khảo sát nhưng thư viện vẫn chưa nhận được thì vẫn được tính là thuộc sở hữu của thư viện.

...

...

...

B.1.1.2.4  Phương pháp tính

Rút ngẫu nhiên một mẫu thử gồm các tài liệu được ít nhất một người sử dụng yêu cầu bằng việc hỏi người sử dụng xem họ đang tìm kiếm gì trong thư viện. Bao gồm cả các tài liệu in và tài liệu điện tử. Chỉ lấy mẫu các tài liệu cụ thể, không lấy các phép tìm theo chủ đề.

CHÚ THÍCH: Phương pháp này không cho ra kết quả theo như một mẫu thử ngẫu nhiên thật trừ khi có được một nhan đề yêu cầu từ mỗi người sử dụng. Với hầu hết các mục đích, các kết quả đều chính xác, thậm chí nếu tất cả các tài liệu có tên trong mẫu thử đều được sử dụng.

Ghi lại mỗi tài liệu trong mẫu để xem thư viện có sở hữu một bản của tài liệu đó.

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu được yêu cầu có trong vốn tài liệu là

trong đó:

A là số lượng tài liệu yêu cầu trong mẫu thử sẵn có trong thư viện;

B là tổng số tài liệu được yêu cầu trong mẫu thử;

...

...

...

B.1.1.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này cho kết quả là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 100. Chỉ số này ước tính khả năng một tài liệu mà người sử dụng yêu cầu nằm trong vốn tài liệu. Điểm số cao cho thấy có sự phù hợp lớn giữa vốn tài liệu và yêu cầu của người sử dụng.

CHÚ THÍCH: Ngoài việc chỉ ra sự phù hợp ở mức độ thấp giữa vốn tài liệu và yêu cầu của người sử dụng, một điểm số thấp cũng có thể chỉ ra rằng người sử dụng nhận biết sai về phạm vi chủ đề của vốn tài liệu thư viện. Vấn đề này có thể được giải quyết thông qua việc tăng cường quảng bá cho các dịch vụ thư viện.

Kết quả có thể phụ thuộc vào loại hình thư viện (ví dụ thư viện chuyên ngành hay thư viện tổng hợp, thư viện đại học hay thư viện công cộng, v.v.)

B.1.1.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [29] trang 84-89 (trong phần “Tính sẵn có”: được gọi là “Tỷ lệ bổ sung” hoặc “Tỷ lệ của các tài liệu được yêu cầu so với các tài liệu cần tìm”)

B.1.1.3  Tỷ lệ phần trăm lượt truy cập bị từ chối

B.1.1.3.1  Mục đích

Để đánh giá xem việc đăng ký sử dụng các CSDL của thư viện có phù hợp để đáp ứng yêu cầu của người sử dụng không.

...

...

...

Chỉ số này có thể áp dụng được cho tất cả các thư viện có sử dụng các CSDL có đăng ký.

B.1.1.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ các lượt truy cập bị từ chối trên tổng số các lượt truy cập tới mỗi CSDL trong một khoảng thời gian cụ thể.

Bao gồm lượt truy cập của các nhân viên thư viện và việc truy cập để hướng dẫn người sử dụng.

Không bao gồm lượt truy cập không thành công do nhập sai mật khẩu hoặc ID đăng nhập.

B.1.1.3.4  Phương pháp tính

Đếm tổng số lượt truy cập vào một CSDL và tổng số lượt truy cập không thành công trong một khoảng thời gian cụ thể.

Tỷ lệ phần trăm lượt truy cập bị từ chối là

...

...

...

A là số lượt truy cập đến một CSDL thư viện bị từ chối trong một khoảng thời gian cụ thể;

B là tổng số lượt truy cập thành công và lượt truy cập bị từ chối đến một CSDL trong cùng khoảng thời gian đó.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất hoặc là một số thập phân nếu nhỏ hơn 10.

B.1.1.3.5  Diễn giải chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này cho kết quả là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 100. Kết quả cao cho thấy số lượng các đăng ký sử dụng CSDL không phù hợp với yêu cầu của người sử dụng.

Chỉ số này nên tính riêng cho từng CSDL. Việc tính toán một con số chung cho tất cả các CSDL là vô nghĩa.

B.1.1.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [11] (PI 10)

B.1.1.3.7  (Các) chỉ số liên quan

...

...

...

B.1.1.4  Số lượng tài liệu được số hóa trên 1000 tài liệu trong vốn tài liệu

B.1.1.4.1  Mục đích

Để đánh giá cấp độ mà thư viện hoàn thành nhiệm vụ của mình trong việc số hóa di sản tư liệu.

B.1.1.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng cho mọi thư viện có nhiệm vụ bảo tồn và quảng bá cho di sản tư liệu.

Sẽ khó khăn khi so sánh kết quả giữa các thư viện bởi quy mô vốn tài liệu có thể khác biệt một cách đáng kể. Nhưng việc so sánh theo thời gian và với các mục tiêu sẽ quan trọng với mỗi thư viện.

B.1.1.4.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng các tài liệu được số hóa (do thư viện hoặc đơn vị khác thực hiện) theo năm trên 1000 tài liệu trong vốn tài liệu.

CHÚ THÍCH 1: Một vật thể chỉ có thể được tính là số hóa nếu như vật mang tin đó được nhân bản hoàn chỉnh.

...

...

...

CHÚ THÍCH 3: Bao gồm cả việc số hóa hàng loạt.

CHÚ THÍCH 4: Không bao gồm việc mua các tài liệu điện tử để thay thế cho các tài liệu in.

B.1.1.4.4  Phương pháp tính

Tìm tổng số tài liệu trong vốn tài liệu của thư viện. Đếm số tài liệu được số hóa trong vốn tài liệu trong năm báo cáo.

Số tài liệu được số hóa trên 1000 tài liệu trong vốn tài liệu là

trong đó:

A là số tài liệu (đơn vị vật lý) được số hoá trong năm báo cáo;

B là tổng số tài liệu (đơn vị vật lý) có trong vốn tài liệu thư viện.

...

...

...

B.1.1.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này cho kết quả là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 1000.

Điểm số cao cho thấy cam kết của thư viện trong việc làm cho vốn tài liệu được truy cập một cách dễ dàng.

Chỉ số sẽ bị ảnh hưởng bởi kinh phí của các chương trình liên quan đến di sản của địa phương, vùng hoặc quốc gia.

B.1.1.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.5.1 của tài liệu [5]

B.1.1.4.7  Các chỉ số liên quan

Số lượt tải về của mỗi tài liệu số hóa [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.1.5]

B.1.1.5  Tỷ lệ các xuất bản phẩm của đơn vị trong kho lưu chiểu nội bộ

...

...

...

Để đánh giá cấp độ mà các ấn phẩm nghiên cứu của một cơ quan được sử dụng tại kho lưu chiểu nội bộ của đơn vị.

B.1.1.5.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể được áp dụng ở các thư viện chịu trách nhiệm xây dựng kho lưu chiểu nội bộ.

Chỉ số này có thể được sử dụng cho một cơ quan hoặc một nhóm cơ quan, bao gồm cả việc lưu trữ các ấn bản phẩm khoa học khác nhau như các bài báo, sách điện tử, tài liệu điện tử, báo cáo kỹ thuật, luận án và luận văn, các bộ dữ liệu, các tài liệu giảng dạy và học tập.

Việc so sánh có thể được thực hiện với các đơn vị có cùng chính sách về truy cập mở và tổ chức truy cập mở.

B.1.1.5.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm của tổng số tài liệu khoa học mà đơn vị sở hữu, ví dụ như các bài báo, sách điện tử, tài liệu điện tử, báo cáo kỹ thuật, luận văn và luận án, bộ dữ liệu, các tài liệu giảng dạy và học tập được lưu trữ tại kho lưu chiểu mở nội bộ của đơn vị.

Không bao gồm các bài làm của sinh viên.

Chỉ số này có thể bao gồm luận văn thạc sỹ hoặc được được sử dụng riêng cho các tài liệu này.

...

...

...

B.1.1.5.4  Phương pháp tính

Khuyến nghị là nên tính toán chỉ số này riêng cho các hồ sơ và các tài liệu nghiên cứu khoa học toàn văn cho phép truy cập mở.

1) Để đánh giá tỷ lệ phần trăm các ấn phẩm khoa học mà đơn vị đó sở hữu dưới dạng biểu ghi ở kho lưu chiểu nội bộ.

- Tìm tổng số tài liệu khoa học đã được xuất bản (bài báo, sách điện tử, tài liệu điện tử, báo cáo kỹ thuật, bộ dữ liệu, luận án và luận văn, bộ dữ liệu, các tài liệu giảng dạy và học tập) trong đơn vị trong thời gian 3 năm;

- Tìm tổng số xuất bản phẩm này mà hồ sơ của chúng có ở kho lưu chiểu nội bộ.

Tỷ lệ phần trăm các xuất bản phẩm khoa học của đơn vị được lưu trữ tại kho nội sinh (chỉ tính riêng hồ sơ) là

trong đó:

A là số lượng hồ sơ của các ấn phẩm khoa học của đơn vị được lưu trữ trong kho nội sinh;

...

...

...

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

2) Đánh giá tỷ lệ phần trăm của các xuất bản phẩm khoa học của đơn vị được cung cấp toàn văn miễn phí tại kho lưu chiểu nội bộ.

- Tìm tổng số xuất bản phẩm khoa học đã được xuất bản (các bài báo, bản in điện tử, báo cáo kỹ thuật, luận án và luận văn, bộ dữ liệu; các tài liệu học tập và giảng dạy) của đơn vị trong 3 năm vừa qua;

- Tìm số lượng các xuất bản phẩm trên được cung cấp toàn văn và miễn phí tới người sử dụng tại kho lưu chiểu nội bộ mở của đơn vị.

Tỷ lệ phần trăm các xuất bản phẩm khoa học của viện có trong kho lưu chiểu nội bộ là

trong đó:

A là số xuất bản phẩm khoa học của đơn vị được lưu ở kho lưu chiểu mở nội bộ.

B là số các xuất bản phẩm khoa học do đơn vị xuất bản hoặc do cán bộ nghiên cứu khoa học của đơn vị xuất bản trong 3 năm vừa qua.

...

...

...

B.1.1.5.5  Giải thích và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 100. Một điểm số cao cho thấy việc cho phép các đối tượng sử dụng bên ngoài được tiếp cận hiệu quả tới các xuất bản phẩm khoa học do đơn vị tạo ra.

Một điểm số thấp có thể do sự hiểu biết hạn chế về lợi ích của việc cho phép truy cập mở tới các xuất bản phẩm hoặc sự thiếu sót về chính sách truy cập mở trong đơn vị.

B.1.1.5.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tài liệu [6].

B.1.2  Truy cập

B.1.2.1  Độ chính xác trong việc xếp giá

B.1.2.1.1  Mục đích

Đánh giá các tài liệu được liệt kê trong mục lục của thư viện có ở đúng vị trí trên giá và sẵn sàng để phục vụ không

...

...

...

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện có thể áp dụng được ở tất cả các thư viện có vốn tài liệu in truyền thống.

Chỉ số này có thể được sử dụng cho các vốn tài liệu cụ thể, các lĩnh vực chủ đề cụ thể, hoặc dùng cho các thư viện chi nhánh. Với mỗi khía cạnh cụ thể trong thư viện, các chỉ số kết quả có thể được so sánh để xem liệu có sự khác biệt rõ rệt không.

Việc so sánh giữa các thư viện có thể thực hiện được nếu cân nhắc đến sự khác biệt trong việc lưu trữ (kho mở hoặc kho đóng) và tần suất sử dụng.

Chỉ số này không đánh giá tốc độ xếp giá.

B.1.2.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu được lưu trong mục lục thư viện được xếp đúng vị trí trên giá tại thời điểm khảo sát.

Các tài liệu không hiện hữu song có được lưu trong hồ sơ thư viện, ví dụ: đang cho mượn, đang đi đóng bìa hoặc sửa chữa; hoặc được ghi nhận là thất lạc không được tính đến trong mẫu thử.

B.1.2.1.4  Phương pháp tính

a) Kiểm tra một mẫu thử ngẫu nhiên trên các giá sách với sự hỗ trợ của danh mục sách được xếp tại giá đó. Ghi lại mỗi tài liệu có trong danh mục xem tài liệu đó có được xếp đúng không. Với tất cả các tài liệu thất lạc, kiểm tra xem sự vắng mặt của các tài liệu ấy trên giá có được ghi trong hồ sơ thư viện không. Nếu tất cả các tài liệu trong vốn tài liệu đều có trang bị mã vạch, các công cụ quét mã và công nghệ không dây thì có thể thay thế cho việc sử dụng danh mục sách trên giá.

...

...

...

Độ chính xác của việc xếp giá là

trong đó:

A là số tài liệu được xếp đúng vị trí trên giá;

B là tổng số tài liệu có trong mẫu thử (không bao gồm các tài liệu không có mặt trên giá song đã được lưu trong hồ sơ thư viện).

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

CHÚ THÍCH: Số lượng tài liệu thất lạc bao gồm cả tài liệu bị xếp sai vị trí và tài liệu đã bị lấy trộm, nếu các tài liệu bị lấy trộm không được lưu lại trong hồ sơ với tư cách là tài liệu thất lạc. Điều này cho thấy việc xếp giá chuẩn cũng đồng nghĩa với việc thường xuyên kiểm tra giá sách để mọi hiện tượng thất thoát đều có thể được phát hiện ngay từ đầu.

b) Kiểm tra một mẫu thử ngẫu nhiên trên các giá sách. Đếm số lượng tài liệu có trên mỗi giá trong mẫu thử. Ghi lại tất cả các tài liệu được phát hiện xếp sai vị trí, không phân biệt là bị xếp nhầm gần hay xa vị trí chuẩn của tài liệu. Ở khu vực kho mở, các giá sách phải được kiểm tra tại thời điểm thư viện vừa mở cửa để không bỏ sót những tài liệu được sử dụng tại chỗ.

Độ chính xác của việc xếp giá là

...

...

...

trong đó:

A là tổng số tài liệu trên các giá sách tại thời điểm kiểm tra;

B là số tài liệu bị xếp sai vị trí trên các giá sách.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

CHÚ THÍCH 1: Nếu chỉ cần ước đoán thì phương pháp B đơn giản hơn có thể sẽ phù hợp.

CHÚ THÍCH 2: Nếu tất cả các tài liệu trong vốn tài liệu đều có thể sử dụng công cụ quét mã và công nghệ không dây để đếm các tài liệu trên các giá sách trong mẫu thử.

B.1.2.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là số nguyên có giá trị từ 0 đến 100. Điểm số cao cho thấy việc xếp giá có độ chính xác cao. Việc xếp giá chính xác chịu ảnh hưởng bởi một số yếu tố, trong đó quan trọng nhất là:

- Tần suất kiểm tra giá sách;

...

...

...

Chỉ số này cũng có thể cho thấy công tác phân loại hoặc hệ thống định vị giá sách không rõ ràng, khó sử dụng hoặc mức độ cần thiết của hệ thống an ninh.

Với tất cả các thư viện mà một phần vốn tài liệu được bố trí ở kho đóng và một phần ở kho mở hoặc ở những thư viện sử dụng nhiều dạng thức lưu trữ trong kho thì cần đánh giá độ chính xác trong việc xếp giá ở riêng từng bộ phận kho vì tài liệu ở kho mở và tài liệu được sử dụng nhiều thường hay bị xếp sai vị trí.

B.1.2.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [31] C13

B.1.2.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Sự sẵn có của các tài liệu yêu cầu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B1.1.1]

B.1.2.2  Thời gian trung bình để tìm được tài liệu trong kho đóng

B.1.2.2.1  Mục đích

Để đánh giá hiệu suất của quá trình tìm tài liệu.

...

...

...

Tất cả các thư viện có tài liệu ở kho đóng.

Có thể thực hiện so sánh giữa các thư viện nếu tính đến các khác biệt mang tính cục bộ như: bố trí tòa nhà, mức độ thuận tiện di chuyển trong tòa nhà.

B.1.2.2.3  Định nghĩa chỉ số

Thời gian trung bình tính từ khi yêu cầu một tài liệu ở kho đóng cho đến khi tài liệu đó được đưa đến tay người sử dụng.

Khoảng thời gian trên được tính trong thời gian làm việc của thư viện (giờ thư viện mở cửa phục vụ, không bao gồm các ngày cuối tuần, kỳ nghỉ lễ hoặc những ngày thư viện đóng cửa).

B.1.2.2.4  Phương pháp tính

Lấy mẫu thử ngẫu nhiên một số tài liệu của thư viện trong kho đóng và những tài liệu này đều có yêu cầu từ người sử dụng.

Với mỗi yêu cầu, ghi lại ngày và giờ khi yêu cầu được chuyển đến và thời điểm tài liệu đã sẵn sàng để chờ người sử dụng đến nhận. Lấy thời gian kết thúc trừ đi thời gian bắt đầu, quy đổi sang phút hoặc giờ theo cách phù hợp nhất.

Tính thời gian trung bình để tìm được tài liệu trong kho đóng bằng cách sắp xếp các yêu cầu tìm tài liệu theo trật tự tăng dần của thời gian tìm được tài liệu. Thời gian trung bình thời gian tìm được tài liệu của yêu cầu nằm chính giữa danh sách đó. Nếu như số lượng các yêu cầu là chẵn, thời gian trung bình là trung bình của hai giá trị ở chính giữa danh sách đó, làm tròn tới số phút gần nhất.

...

...

...

a) Mẫu thử được lẩy ra từ các tài liệu của thư viện và đang không được mượn. Các yêu cầu được nhóm kiểm tra hoặc những người được ủy nhiệm thực hiện vào các thời điểm ngẫu nhiên trong khoảng thời gian mẫu và thời gian xử lý yêu cầu được ghi lại.

b) Mẫu thử được rút ra từ chính những yêu cầu thực tế tại thời điểm tài liệu đã sẵn sàng được người sử dụng tiếp nhận. Phương pháp này giả định rằng ngày giờ của yêu cầu được ghi lại như một phần của thói quen hàng ngày.

CHÚ THÍCH 1: Không tính vào đây các yêu cầu không đáp ứng được bởi vì không tính được thời gian hoàn tất cho một yêu cầu không thành công.

CHÚ THÍCH 2: Đối với tài liệu không lưu tại chỗ, các yêu cầu cần được tính riêng.

B.1.2.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một con số thực và không có giới hạn giá trị lớn nhất. Chỉ số được thể hiện bằng phút hoặc giờ và phút.

Thời gian tìm được tài liệu ngắn được coi là tốt. Thời gian tìm được tài liệu có thể bị ảnh hưởng bởi số lượng phiếu yêu cầu tại giờ cao điểm, bởi điều kiện lưu giữ trong kho hoặc bởi độ chính xác của việc xếp giá.

Việc cung cấp các tài liệu được lưu giữ trong các kho đóng ở các vị trí cách xa có thể tốn nhiều thời gian hơn.

Các kết quả cần được so sánh với chuẩn dịch vụ mà thư viện cam kết.

...

...

...

Xem các nguồn tham khảo sau:

- Tham chiếu số [10]

- Tham chiếu [31] trang 202 - 205 (“thời gian thực hiện việc cho mượn”)

- Tham chiếu [35] trang 112 (F95)

B.1.2.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Độ chính xác của việc xếp giá [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014, B.1.2.1]

B.1.2.3  Tốc độ thực hiện cho mượn liên thư viện

B.1.2.3.1  Mục đích

Để đánh giá thời gian để hoàn thành giao dịch mượn liên thư viện hoặc giao dịch cung cấp tài liệu điện tử từ khi tiếp nhận yêu cầu cho đến khi gửi đi tài liệu theo yêu cầu.

...

...

...

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng cho tất cả các thư viện có thực hiện việc cho mượn liên thư viện và cung cấp các tài liệu điện tử.

Việc so sánh có thể được thực hiện giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ và mục đích nếu cùng sử dụng hình thức cho mượn và hệ thống cung cấp giống nhau.

B.1.2.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng số giờ cần có để nhân viên thư viện hoàn tất một thủ tục cho mượn liên thư viện hoặc một giao dịch cung cấp tài liệu điện tử.

Một yêu cầu được xem là hoàn tất khi tài liệu được gửi từ thư viện cho mượn tài liệu đến thư viện đặt yêu cầu.

Thời gian thực hiện được xác định bằng số giờ làm việc của thư viện (số giờ mà thư viện mở cửa phục vụ, không bao gồm các ngày cuối tuần, ngày lễ hoặc các ngày khác mà thư viện đóng cửa).

B.1.2.3.4  Phương pháp tính

Thời gian để hoàn tất việc cho mượn liên thư viện là

...

...

...

A là tổng số giờ để hoàn thành một số lượng cụ thể các giao dịch mượn liên thư viện hoặc cung cấp tài liệu điện tử;

B là số lượng các giao dịch mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu điện tử được nói đến trong A.

Không bao gồm những ngày thư viện đóng cửa để làm nội vụ. Làm tròn tới số giờ nguyên gần nhất.

Có thể sử dụng mẫu thử. Phương pháp khuyến nghị là “tuần điển hình”. “Tuần điển hình” là khoảng thời gian không quá bận rộn cũng không quá rảnh rỗi. Tránh các ngày lễ, kỳ nghỉ, ngày có các sự kiện đặc biệt diễn ra ở cộng đồng hoặc tại thư viện. Chọn một tuần mà thư viện mở cửa bình thường theo lịch.

Nếu phương pháp “đếm đầy đủ” được lựa chọn, cần thu thập dữ liệu hàng tháng để giảm tải cho nhân viên trong việc phân tích các kết quả.

B.1.2.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực dương không có giới hạn giá trị lớn nhất.

Nếu điểm số thu được thấp thì thường được coi là tốt. Điểm số sẽ giúp cho thư viện biết được liệu các quá trình xử lý công việc có diễn ra một cách hiệu quả không.

Chỉ số này chịu tác động của các điều kiện mang tính nội bộ: nhân lực, quy mô vốn tài liệu, số ngày thư viện đóng cửa để làm nội vụ và sự trì hoãn trong việc cung cấp tài liệu có thể ảnh hưởng lớn đến điểm số.

...

...

...

B.1.2.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem 5.3 ở tài liệu [20]

B.1.2.3.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm các giao dịch mượn liên thư viện thành công [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.2.4]; Thời gian trung bình để tìm được tài liệu trong kho đóng [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.2.2]

B.1.2.4  Tỷ lệ phần trăm của các giao dịch mượn liên thư viện thành công

B.1.2.4.1  Mục đích

Đánh giá mức độ đáp ứng các yêu cầu mượn và cung cấp các tài liệu điện tử liên thư viện so với tổng số các yêu cầu mượn và cung cấp tài liệu điện tử liên thư viện.

B.1.2.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho tất cả các thư viện có thực hiện dịch vụ mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu.

...

...

...

B.1.2.4.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các giao dịch mượn liên thư viện thành công hoặc giao dịch cung cấp tài liệu điện tử thành công.

Một giao dịch mượn liên thư viện thành công hoặc một giao dịch cung cấp tài liệu điện tử thành công là khi tài liệu được yêu cầu được cung cấp cho thư viện mượn hoặc cho người sử dụng.

Việc cung cấp bao gồm tất cả các phương thức chuyển giao tài liệu (ví dụ: fax, hình ảnh số, tài liệu dưới dạng tệp pdf, gửi qua đường bưu điện hoặc dạng dịch vụ chuyển phát tài liệu hỗn hợp).

Mượn liên thư viện là việc mượn một tài liệu cụ thể hoặc việc cung cấp một tài liệu hoặc một phần tài liệu ở dạng nhân bản/sao chụp từ một thư viện tới một thư viện khác không cùng đơn vị quản lý.

Một giao dịch cung cấp tài liệu điện tử theo chỉ số này là việc cung cấp theo hình thức điện tử một tài liệu hoặc một phần của tài liệu từ vốn tài liệu tới người sử dụng: do nhân viên thư viện thực hiện, không nhất thiết phải thông qua một thư viện khác.

Không bao gồm việc chia sẻ nguồn lực trong cùng một thư viện.

B.1.2.4.4  Phương pháp tính

Tỷ lệ phần trăm của các giao dịch mượn liên thư viện thành công là

...

...

...

trong đó:

A là số các giao dịch mượn liên thư viện và các giao dịch cung cấp tài liệu điện tử thành công;

B là tổng số các yêu cầu liên quan đến mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu điện tử.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Điểm thu thập dữ liệu là bộ phận thực hiện việc mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu điện tử.

Cần thống kê được tổng số các yêu cầu và các giao dịch mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu điện tử thành công.

Nếu thư viện có các phương pháp tự động hóa để xác định tổng số yêu cầu mượn liên thư viện, yêu cầu cung cấp tài liệu điện tử và số giao dịch thành công thì không cần nhiều công sức tính toán.

Có thể sử dụng mẫu thử. Phương pháp khuyến nghị là “tuần điển hình”. “Tuần điển hình” là khoảng thời gian không quá bận rộn cũng không quá rảnh rỗi. Tránh các ngày lễ, kỳ nghỉ, ngày có các sự kiện đặc biệt diễn ra ở cộng đồng hoặc tại thư viện. Chọn một tuần mà thư viện mở cửa bình thường theo lịch.

B.1.2.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

...

...

...

Một điểm số cao thường được coi là tốt. Đây là một chỉ số của chất lượng vốn tài liệu thư viện và chỉ ra được tầm quan trọng của thư viện trong cộng đồng thư viện.

Chỉ số sẽ bị ảnh hưởng nếu tỷ lệ phần trăm các tài liệu đang được mượn hoặc không sẵn có để mượn đang ở mức cao tại thời điểm thu thập số liệu.

Điểm số thấp chỉ ra rằng các thư viện có nhận thức chưa đúng về mức độ bao quát của vốn tài liệu tại thư viện mà họ gửi yêu cầu.

Chỉ số cần được đánh giá dựa trên nhiệm vụ và mục đích của thư viện.

B.1.2.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [20] (3.0)

B.1.2.4.7  (Các) chỉ số liên quan

Tốc độ thực hiện cho mượn liên thư viện [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.2.3].

B.1.2.5  Tốc độ hoàn thành các giao dịch tra cứu

...

...

...

Để đánh giá xem thời gian trả lời các câu hỏi tra cứu có phải là ngắn nhất hay không. Chỉ số có thể được sử dụng để phân tích tính hiệu quả của các quá trình liên quan đến dịch vụ tra cứu.

B.1.2.5.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với tất cả các thư viện.

Có thể thực hiện việc so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ và mục tiêu nếu các thư viện đó cùng cung cấp dịch vụ tra cứu cùng loại (ví dụ: tra cứu trực tuyến).

B.1.2.5.3  Định nghĩa chỉ số

Thời gian trung bình (thường được biết đến như thời gian quay vòng) cần thiết để hoàn thành các giao dịch tra cứu và được tính bằng phút.

CHÚ THÍCH 1: Chỉ số này xác định tổng thời gian thực hiện giao dịch, không phải là thời gian mà nhân viên thư viện sử dụng vào giao dịch.

CHÚ THÍCH 2: Khoảng thời gian được xem xét chỉ tính trong giờ mở cửa của thư viện (thời gian mà thư viện mở cửa phục vụ, không bao gồm các ngày cuối tuần, nghỉ lễ hoặc những ngày mà thư viện đóng cửa)

CHÚ THÍCH 3: Các câu hỏi tra cứu có thể liên quan đến dữ kiện, số liệu, tài liệu hoặc tư vấn về các nguồn tin cho các lĩnh vực mà người sử dụng quan tâm.

...

...

...

CHÚ THÍCH 5: Các câu hỏi tra cứu có thể được thực hiện qua điện thoại, thư tín, các phương thức điện tử (email, nhắn tin hoặc các phần mềm tra cứu kỹ thuật số) hoặc gặp mặt trao đổi trực tiếp.

B.1.2.5.4  Phương pháp tính

Rút một nhóm mẫu thử các giao dịch tra cứu. Thời gian tiến hành có thể là một tuần (lưu ý không nên chọn tuần quá bận rộn hay quá rảnh rỗi). Thời gian tiến hành có thể được lựa chọn từ nhiều tháng trong năm để bù trì cho các thời gian cao điểm và thời gian không làm việc. Không bao gồm những ngày thư viện đóng cửa để làm việc nội vụ. Trong tuần mẫu thử, đếm các giao dịch tra cứu theo ngày và chỉ đếm những câu hỏi được đặt ra và được trả lời trong cùng tuần mẫu thử đó.

Với mỗi giao dịch ghi lại ngày giờ mà thư viện tiếp nhận câu hỏi cũng như ngày giờ thư viện cung cấp câu trả lời cho người sử dụng. Ghi lại cả những câu trả lời không tìm thấy nguồn tin. Dữ liệu có thể thu thập được từ những phiếu thử nghiệm đơn giản. Đối với các giao dịch tra cứu kỹ thuật số, dữ liệu có thể được thu thập thông qua nhật ký điện tử.

Khi tính toán thời gian cần thiết để cung cấp các câu trả lời chỉ nên đếm số giờ mở cửa của dịch vụ tra cứu trong các ngày lấy mẫu thử, bao gồm cả thời gian đã sử dụng trước khi đưa ra câu trả lời cho người sử dụng mà không tính thời gian thật sự sử dụng cho từng yêu cầu cụ thể.

CHÚ THÍCH: Các thư viện có thể đánh giá các hình thức giao dịch tra cứu khác nhau (trực tuyến, gặp mặt trực tiếp...) một cách riêng biệt.

Thời gian để thực hiện giao dịch tra cứu là

trong đó:

...

...

...

B là tổng số giao dịch tra cứu trong mẫu thử.

B.1.2.5.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực dương. Giới hạn của giá trị lớn nhất tương ứng với số phút trong giai đoạn mẫu thử.

Một điểm số thấp được coi là tốt. Chỉ số sẽ giúp cho thư viện biết được sự hiệu quả của các chu trình xử lý trong thư viện.

Khi diễn giải các kết quả của chỉ số này, các thư viện phải đặc biệt chú ý đến chất lượng của các câu trả lời tra cứu. Không phải mọi trường hợp thời gian quay vòng thấp đều đánh giá cao bởi trong những trường hợp đó, độ chính xác của câu trả lời có thể bị thời gian ảnh hưởng. Khi một câu hỏi phức tạp hoặc khi người sử dụng mong đợi một câu trả lời chuyên sâu thì thời gian quay vòng lâu hơn có thể đồng nghĩa với việc: người sử dụng đang có được dịch vụ tốt hơn. Thể loại và độ chuyên sâu của câu hỏi thường ảnh hưởng đến kết quả của chỉ số.

Một số giao dịch tra cứu có thể tốn nhiều thời gian hơn so với các giao dịch khác. Phân tích tốc độ trung bình và phân bổ đều thời gian quay vòng sẽ hữu ích trong các trường hợp này.

B.1.2.5.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.6.2 của tham chiếu [5]

B.1.2.6  Tỷ lệ phần trăm các tài liệu quý hiếm truy cập được thông qua mục lục trực tuyến

...

...

...

Để đánh giá khả năng truy cập vốn tài liệu quý hiếm thông qua trang thông tin điện tử. Chỉ số này cũng đánh giá hoạt động quảng bá cho vốn tài liệu quý hiếm của thư viện

B.1.2.6.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện có thể được áp dụng cho tất cả các thư viện có vốn tài liệu quý hiếm.

Việc so sánh giữa các thư viện có thể bị ảnh hưởng bởi kinh phí của địa phương hay quốc gia dành cho công tác biên mục hồi cố.

B.1.2.6.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu quý hiếm trong vốn tài liệu một thư viện có thể được tìm thấy trên mục lục trực tuyến của thư viện.

Theo chỉ số này, các tài liệu quý hiếm bao gồm: những cuốn sách cổ có niên đại in trước năm 1500, bản thảo, các cuốn sách được xuất bản trước năm 1800, tất cả những cuốn sách có niên đại mới hơn nhưng có giá trị vì số lượng ấn hành có hạn, những cuốn sách có cách đóng gáy đặc biệt, những cuốn sách có lời đề tặng đặc biệt hoặc những thuộc tính tương tự khác.

CHÚ THÍCH 1: Thông thường, những tài liệu này sẽ nằm trong vốn tài liệu đặc biệt, có ký hiệu xếp giá riêng và sẽ được xếp riêng ở một vị trí hạn chế việc sử dụng.

CHÚ THÍCH 2: Định nghĩa trên không bao gồm những tài liệu lưu trữ và hồ sơ của các cá nhân, các cơ quan và các tổ chức (các bộ sưu tập bao gồm bản thảo, thư, các mục ghi chú, ảnh chụp và các tài liệu khác được di chúc lại cho thư viện hoặc được thư viện mua lại).

...

...

...

Đếm tổng số các tài liệu quý hiếm trong vốn tài liệu thư viện. Nếu không có con số thực, có thể đưa ra con số ước tính.

Đếm tổng số biểu ghi thư mục của các tài liệu quý hiếm có trong mục lục web của thư viện.

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu quý hiếm truy cập được qua mục lục trực tuyến là:

trong đó

A là số lượng các tài liệu quý hiếm có thể truy cập được qua mục lục trực tuyến của thư viện;

B là tổng số các tài liệu quý hiếm.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Chỉ số có thể được chia nhỏ tới từng tài liệu

...

...

...

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 100.

Một điểm số cao được xem là tốt. Điều đó có nghĩa là có thể tìm thấy một tỷ lệ lớn các tài liệu quý hiếm trên mục lục web và do đó, người sử dụng sẽ dễ dàng xác định được vị trí tài liệu mình cần.

Nếu chỉ số thấp, thư viện có thể bắt đầu các dự án biên mục hồi cố các tài liệu quý hiếm trực tiếp lên mục lục trực tuyến.

B.1.2.6.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.2.2 của tham chiếu [5]

B.1.2.7  Tỷ lệ phần trăm các tài liệu quý hiếm ở trạng thái ổn định

B.1.2.7.1  Mục đích

Để đánh giá mức độ sử dụng được và truy cập được của các tài liệu quý hiếm ở dạng thức nguyên bản. Chỉ số này đánh giá sự đầy đủ của của các hoạt động thư viện trong công tác bảo quản tài liệu nguyên bản.

B.1.2.7.3  Định nghĩa chỉ số

...

...

...

Tình trạng ổn định được xác định là trạng thái phù hợp cho việc sử dụng. Các tài liệu ổn định có thể có một chút hư hại nhưng vẫn có thể sử dụng được mà việc sử dụng đó không gây nguy cơ tức thì làm hư hỏng thêm tài liệu. Những tài liệu ở trạng thái không ổn định sẽ bị hư hại hơn nếu được sử dụng.

Chỉ số này giới hạn trong phạm vi các tài liệu in và chép tay.

B.1.2.7.4  Phương pháp

Lấy mẫu thử là 400 tài liệu in hoặc tài liệu chép tay trong vốn tài liệu quý hiếm được khảo sát theo tình trạng của các tài liệu trong mẫu thử. Các tài liệu này được chia thành 4 nhóm:

1) Tình trạng tốt: có thể sử dụng được với sự cẩn trọng cần thiết;

2) Tình trạng trung bình: đã bị hư hại nhưng ổn định nếu sử dụng với sự cẩn trọng cao;

3) Tình trạng kém: đã bị hư hại ở mức độ vừa phải và việc sử dụng sẽ làm hư hại thêm;

4) Tình trạng không thể sử dụng được: đã bị hư hại nặng, tài liệu không thể sử dụng được do bị vỡ nát, mối mọt hoặc côn trùng làm hại.

Nhóm 1 và nhóm 2 sẽ được tính là ổn định, nhóm 3 và nhóm 4 là không ổn định.

...

...

...

trong đó:

A là số tài liệu ở tình trạng ổn định;

B là tổng số tài liệu trong mẫu.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

Chỉ số có thể mở rộng để bao gồm toàn bộ vốn tài liệu.

B.1.2.7.5  Giải thích các và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Điểm số cao được xem là tốt.

...

...

...

Nếu như kết quả cho thấy sự ổn định thấp, cần tiến hành các khảo sát chi tiết hơn theo loại hình tài liệu (ví dụ: sổ chép tay thời trung cổ hay hiện đại, tài liệu dưới dạng bản đồ, báo) hoặc theo các dạng hư hại cụ thể (do các yếu tố cơ học, sinh học hay giấy axit) để lập thứ tự ưu tiên các hoạt động bảo quản. Các biện pháp tiến hành có thể bao gồm:

- Cải thiện điều kiện môi trường (nhiệt độ và độ ẩm liên quan);

- Thay đổi phương pháp xử lý;

- Lưu trữ trong các phương tiện bao gói: thùng;

- Có phương pháp bảo quản;

- Khử axit hàng loạt;

- Đóng lại bìa;

- Thay thế những tài liệu không sử dụng được bằng việc nhân bản hoặc sử dụng các tài liệu thay thế.

B.1.2.7.6  (Các) nguồn tham khảo

...

...

...

B.1.2.7.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm của tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế và đã được bảo quản/phục chế [TCVN 11774:2016 (ISO 11620: 2014), B.1.2.8]; Tỷ lệ phần trăm diện tích kho lưu trữ có điều kiện môi trường phù hợp [TCVN 11774:2016 (ISO 11620: 2014), B.1.3.4].

B.1.2.8  Tỷ lệ phần trăm tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế đã được xử lý bảo quản/phục chế

B.1.2.8.1  Mục đích

Để đánh giá hoạt động của thư viện trong việc bảo tồn tài liệu quý hiếm ở dạng thức nguyên bản.

B.1.2.8.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với tất cả các thư viện có vốn tài liệu quý hiếm.

Khó có thể so sánh kết quả giữa các thư viện bởi các vốn tài liệu quý hiếm có sự khác biệt một cách đáng kể. Tuy nhiên, các thư viện cần so sánh chỉ số này theo thời gian và dựa trên các mục tiêu của thư viện.

B.1.2.8.3  Định nghĩa chỉ số

...

...

...

Theo chỉ số này, các tài liệu quý hiếm bao gồm: những cuốn sách cổ có niên đại in trước năm 1500, bản thảo, các cuốn sách được xuất bản trước năm 1800, tất cả những cuốn sách có niên đại mới hơn nhưng có giá trị vì số lượng ấn hành có hạn, những cuốn sách có cách đóng gáy đặc biệt, những cuốn sách có lời đề tặng đặc biệt hoặc những thuộc tính tương tự khác.

CHÚ THÍCH 1: Theo ngữ cảnh của chỉ số này, việc bảo quản/tu sửa được hạn chế chỉ trong các biện pháp xử lý các tài liệu quý hiếm và là các kỹ thuật xử lý thủ công thông thường như gia cố các chỗ kết nối hoặc vá sửa chỗ rách.

CHÚ THÍCH 2: Không bao gồm việc bảo quản/phục chế hàng loạt (khử axit).

B.1.2.8.4  Phương pháp tính

Đếm số lượng các tài liệu quý hiếm được xử lý bảo quản, phục chế trong năm báo cáo. Số lượng các tài liệu cần được bảo quản/phục chế được đánh giá dựa theo phiếu điều tra (xem “Tỷ lệ phần trăm vốn tài liệu trong trạng thái ổn định”). Nhóm 3 và 4 trong khảo sát này cần được xử lý bảo quản.

Tỷ lệ phần trăm tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế và đã được xử lý là

trong đó:

A là số lượng các tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế tại thời điểm đầu của giai đoạn báo cáo đã được xử lý trong năm báo cáo;

...

...

...

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.1.2.8.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Một tỷ lệ cao được xem là tốt.

Để có cái nhìn chi tiết hơn về các hoạt động bảo quản, chỉ số này cần được tính toán với các loại hình tài liệu khác nhau, ví dụ: bản thảo, báo, tài liệu bản đồ.

Nếu tỷ lệ tài liệu được xử lý thấp, các hoạt động sau có thể cần được tiến hành:

- Nâng cao tầm quan trọng của việc bảo quản di sản tài liệu ở dạng thức nguyên bản thông qua các kênh truyền thông công cộng;

- Nỗ lực tìm kiếm các nguồn kinh phí bổ sung, ví dụ: một chương trình về các hoạt động bảo vệ sách.

Đối với tiềm năng marketing của tài liệu quý hiếm, các hoạt động như trên có thể phát huy hiệu quả.

...

...

...

Xem A.8.2 của tham chiếu [5].

B.1.2.8.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm tài liệu quý hiếm ở trạng thái ổn định [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.2.7];

Tỷ lệ phần trăm diện tích kho lưu trữ có điều kiện môi trường phù hợp [TCVN 11774:2016 (ISO 11620: 2014), B.1.3.4].

B.1.3  Tiện ích

B.1.3.1  Diện tích cho người sử dụng trên đầu người

B.1.3.1.1  Mục đích

Để đánh giá tầm quan trọng của thư viện với vai trò là địa chỉ để nghiên cứu, gặp gỡ và là trung tâm học tập; chỉ ra sự hỗ trợ của đơn vị quản lý với các nhiệm vụ đó.

B.1.3.1.2  Phạm vi áp dụng

...

...

...

Việc so sánh có thể thực hiện được nếu tính đến sự khác biệt về nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện.

B.1.3.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng diện tích thư viện dành cho người sử dụng trên 1000 thành viên thuộc đối tượng phục vụ của thư viện.

Diện tích sử dụng trong chỉ số này là diện tích thực sử dụng dành cho các dịch vụ của người sử dụng. Nó bao gồm diện tích dành cho việc đọc và nghiên cứu (riêng lẻ hay theo nhóm), việc mượn, tra cứu và tìm kiếm thông tin và bất kỳ dịch vụ nào khác dành cho người sử dụng, các khu vực tự phục vụ (các máy mượn/trả tài liệu tự động), bao gồm cả các diện tích dành cho hoạt động giải trí và truyền thông, phòng y tế, sảnh ở lối vào, kho mở - tất cả được xem như các bộ phận tích hợp trong toàn bộ diện tích dành cho dịch vụ cho người sử dụng.

Không bao gồm phần trụ sở không thường xuyên dành cho người sử dụng.

B.1.3.1.4  Phương pháp tính

Lấy tổng diện tích khu vực dành cho người sử dụng quy đổi sang m^2.

Diện tích dành cho mỗi người sử dụng là

...

...

...

A là diện tích khu vực thư viện dành cho các dịch vụ dành cho người sử dụng, tính theo m^2;

B là tổng số người thuộc đối tượng được thư viện phục vụ.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.1.3.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực, không có giới hạn giá trị. Một điểm số cao thường được xem là tốt.

Chỉ số bị ảnh hưởng bởi số lượng mà tiện ích phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, gặp gỡ bên ngoài trụ sở thư viện mà đơn vị quản lý cung cấp.

B.1.3.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [31] trang 46-50.

B.1.3.2  Chỗ ngồi cho người sử dụng trên đầu người

...

...

...

Để đánh giá mức độ sẵn có của chỗ ngồi cho người sử dụng trong thư viện.

B.1.3.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho các thư viện có số lượng đối tượng được phục vụ cụ thể và có các tiện ích hỗ trợ cho việc đọc tài liệu và làm việc.

B.1.3.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ các chỗ ngồi sẵn có cho người sử dụng có hoặc không kèm theo trang thiết bị trên 1000 thành viên là đối tượng được phục vụ của thư viện.

Với chỉ số này, chỗ ngồi của người sử dụng bao gồm các chỗ ngồi trong các khoang tự học, trong phòng họp hoặc phòng nghiên cứu, trong phòng thiếu nhi, phòng nghe nhìn của thư viện, những chỗ ngồi tự do ở phòng chờ hoặc khu vực dành cho các hoạt động nhóm.

Không bao gồm các chỗ ở sảnh, phòng sân khấu biểu diễn được sử dụng cho các sự kiện đặc biệt. Cũng không bao gồm diện tích các tầng và các chỗ thảm mà người sử dụng có thể ngồi. Cũng không bao gồm các chỗ ngồi dành cho nhân viên thư viện sử dụng.

B.1.3.2.4  Phương pháp tính

Tính tổng số chỗ ngồi hiện có trong thư viện.

...

...

...

trong đó:

A là số chỗ ngồi hiện có;

B là tổng số người trong diện được phục vụ.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.1.3.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên, không có giới hạn giá trị lớn nhất. Điểm số cao được xem tốt.

Số lượng chỗ ngồi ở bất kỳ chỗ vị trí nào khác trong thư viện để phục vụ việc đọc sách, học tập và làm việc có thể tác động đến việc giải thích chỉ số này.

B.1.3.2.6  (Các) nguồn tham khảo

...

...

...

* Tham chiếu [27] 3.3a (sự thay đổi của “Tổng số chỗ ngồi đọc sách và làm việc”)

- Tham chiếu [33] trang 82-88 (một trường hợp đặc biệt của “Tỷ lệ sử dụng của tiện ích”)

B.1.3.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi của người sử dụng [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.3.1]

B.1.3.3  Số giờ mở cửa của thư viện so với nhu cầu

B.1.3.3.1  Mục đích

Đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu người sử dụng về số giờ mở cửa của thư viện

B.1.3.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng với tất cả các thư viện.

...

...

...

Chỉ số có thể được sử dụng với các nhóm đối tượng khác nhau: sinh viên, cán bộ khoa học, người cao tuổi, v.v.

Chỉ số có thể được sử dụng cho các thư viện chi nhánh và các phòng ban của thư viện với thời gian mở cửa khác nhau.

B.1.3.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng số giờ thư viện mở cửa trên thực tế so với số lượng giờ mà người sử dụng cần.

Số giờ mở cửa trong tiêu chí này là số giờ trong một tuần thông thường mà người sử dụng có thể tiếp cận các dịch vụ thông thường của thư viện (dịch vụ tra cứu và cho mượn, sử dụng các phòng đọc).

B.1.3.3.4  Phương pháp tính

Xây dựng một bảng hỏi để đánh giá mức độ hài lòng với giờ mở cửa của thư viện và đưa ra những lựa chọn về việc bổ sung thêm giờ mở cửa của thư viện cũng như những khung giờ mở cửa hiện tại không cần thiết. Có thể đưa ra các câu hỏi về tình trạng người sử dụng để xác định nhu cầu của nhóm người sử dụng đặc thù.

VÍ DỤ: Ví dụ về bảng khảo sát

Bạn xếp mức độ hài lòng của bản thân với khung giờ mở cửa của thư viện hiện tại?

...

...

...

[ ] Không hài lòng

[ ] Nói chung là hài lòng

[ ] Hài lòng

[ ] Rất hài lòng

Hãy nêu chi tiết những giờ mà bạn cần thư viện mở cửa phục vụ ngoài khung giờ phục vụ hiện tại của thư viện. Viết “O” vào ô phù hợp.

Những giờ hiện tại thư viện mở cửa đang được đánh dấu “X”. Bởi thư viện có thể không đáp ứng được yêu cầu tăng giờ mở cửa phục vụ, xin hãy chỉ rõ những khung giờ hiện tại nào không cần thiết cho bạn bằng việc xóa đi chữ “X” trong ô phù hợp.

Giờ mở cửa

Các ngày trong tuần

Thứ 2

...

...

...

Thứ 4

Thứ 5

Thứ 6

Thứ 7

Chủ nhật

7 - 8

...

...

...

8 - 9

X

X

X

X

X

...

...

...

9 - 10

X

X

X

X

X

...

...

...

X

X

X

X

X

X

11 - 12

X

...

...

...

X

X

X

X

12 - 13

X

X

X

...

...

...

X

X

13 - 14

X

X

X

X

X

...

...

...

14 - 15

X

X

X

X

X

X

...

...

...

X

X

X

X

X

X

16 - 17

X

...

...

...

X

X

X

X

17 - 18

X

X

X

...

...

...

X

X

18 - 19

X

X

X

X

X

...

...

...

19 - 20

X

X

X

X

X

...

...

...

X

X

X

X

X

21 - 22

X

...

...

...

X

X

X

22 - 23

...

...

...

23 - 24

...

...

...

Các thư viện có thể chỉnh sửa số giờ ở bảng trên để đáp ứng điều kiện phục vụ.

Lấy mẫu thử là một nhóm người sử dụng ngẫu nhiên và đề nghị họ hoàn thành bảng điều tra. Các dữ liệu có thể được thu thập qua các dạng bảng điều tra (ví dụ: bảng điều tra dưới dạng tài liệu in được phát trên thư viện, thư tín, phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tuyến) đều phù hợp. Bảng hỏi có thể thêm vào các nội dung để trở thành một bảng khảo sát mức độ hài lòng của người sử dụng đối với các dịch vụ thư viện.

Nếu thư viện có số giờ mở cửa khác nhau ở trong năm học và kỳ nghỉ hè, nên làm khảo sát riêng cho từng giai đoạn.

Số giờ mở cửa của thư viện so với yêu cầu là

trong đó:

A là số giờ thư viện hiện tại đang mở cửa;

B là số giờ được xác định là cần mở theo ý kiến của ít nhất 10 phần trăm những người trả lời khảo sát.

...

...

...

B.1.3.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Nếu tỷ lệ cao thuộc về những người trả lời không hài lòng với số giờ mở cửa hiện tại và yêu cầu tăng giờ mở cửa hoặc phân bổ lại giờ mở cửa trong ngày/tuần, thư viện nên cân nhắc điều chỉnh và/hoặc tăng giờ mở cửa. Khó có thể đáp ứng yêu cầu này, đặc biệt nếu người sử dụng muốn tăng giờ mở cửa vào các ngày cuối tuần hoặc buổi tối.

Phương pháp đề xuất cho thấy liệu người sử dụng có cần thêm giờ mở cửa của thư viện không, những thời gian nào trong ngày nên tăng thêm giờ mở cửa và liệu khung giờ mở cửa hiện tại có cần thiết không.

Một giải pháp khả thi là có thể mở cửa thư viện nhưng chỉ cung cấp một số dịch vụ nhất định, do đó, những nhân viên không phải là nhân viên chuyên trách có thể vận hành thư viện trong thời gian đó.

Các thư viện cũng nên xem lại việc sử dụng số giờ mở cửa bằng việc đếm lượt người đến thư viện và quản lý các hoạt động của người sử dụng trong thời gian đó.

Chỉ số này bị ảnh hưởng nếu các thư viện gần đó tăng số giờ mở cửa phục vụ đọc sách và nghiên cứu.

Ngân sách và các yếu tố nội bộ khác có thể ảnh hưởng đến khả năng của thư viện trong việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng về việc tăng thời lượng mở cửa.

B.1.3.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các nguồn tham khảo sau:

...

...

...

- Tham chiếu [31] trang 54 - 59 (“Số giờ mở cửa so với yêu cầu”)

B.1.3.4  Tỷ lệ phần trăm diện tích kho lưu trữ có điều kiện môi trường phù hợp

B.1.3.4.1  Mục đích

Đánh giá môi trường kho có đủ điều kiện phù hợp để bảo vệ vốn tài liệu không

B.1.3.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số phù hợp với tất cả các thư viện có nhiệm vụ bảo quản di sản tư liệu. Chỉ số này phù hợp với vốn tài liệu truyền thống.

Có thể so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ và vốn tài liệu.

B.1.3.4.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm kho lưu trữ vốn tài liệu có điều kiện môi trường phù hợp.

...

...

...

Liên quan đến độ ẩm tương đối và nhiệt độ, TCVN 11274 (ISO 11799) khuyến nghị các thông số sau:

a) Với việc lưu trữ những loại giấy tờ có yêu cầu bảo quản càng lâu càng tốt, bắt buộc nhiệt độ tối thiểu là 2 ^oC và nhiệt độ tối đa là 18 ^oC với sai số cho phép hàng ngày là ± 1 ^oC trong giới hạn. Độ ẩm tương đối nên được cố định ở mức từ 30 phần trăm đến 45 phần trăm với mức sai số cho phép hàng ngày là ±3 phần trăm trong giới hạn.

b) Với các loại giấy tờ trong khu vực kho được thường xuyên sử dụng, TCVN 11274 (ISO 11799) khuyến nghị nhiệt độ tối thiểu là 14 ^oC và nhiệt độ tối đa là 18 ^oC với sai số cho phép hàng ngày là ± 1 ^oC trong giới hạn. Độ ẩm phù hợp nên được cố định ở mức từ 35 phần trăm đến 50 phần trăm và có mức sai số cho phép hàng ngày là ± 3 phần trăm trong giới hạn.

c) Với việc lưu trữ loại tài liệu là giấy giả da hoặc da thật, TCVN 11274 (ISO 11799) khuyến nghị nhiệt độ tối thiểu là 2 ^oC và tối đa là 18 ^oC với sai số cho phép hàng ngày là ± 1 ^oC. Độ ẩm phù hợp nên được cố định ở mức từ 50 phần trăm đến 60 phần trăm với sai số cho phép hàng ngày là ±3 phần trăm trong giới hạn.

Cần tránh những thay đổi đột ngột về nhiệt độ và độ ẩm đối với tất cả các tài liệu.

Để tránh những hư hại do ánh sáng và việc chiếu sáng, cần liên tục kiểm soát bức xạ nhìn thấy và bức xạ cực tím. Bức xạ cực tím cần được loại bỏ càng nhiều càng tốt. Tránh để ánh sáng ban ngày chiếu vào kho sách và việc sử dụng ánh sáng nhân tạo nên ở mức tối thiểu. Lượng ánh sáng trong kho không được vượt quá 200 Ix/tầng, cường độ ánh sáng trong khu vực trưng bày không vượt quá 50 Ix.

TCVN 11274 (ISO 11799) cũng nêu rõ ảnh hưởng của các yếu tố quan trọng gây ô nhiễm thường gặp nhất: sulfur dioxide, nitrogen oxide và ozone khí quyển (xem TCVN 11274 (ISO 11799)).

B.1.3.4.4  Phương pháp tính

Do có những thay đổi về mặt khí hậu diễn ra trong ngày và theo mùa, các thông số về nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong kho lưu trữ cần được thu thập liên tục trong năm báo cáo bằng các thiết bị đo lường chuyên nghiệp.

...

...

...

CHÚ THÍCH: không bao gồm các phòng đọc có chứa kho sách vì những phòng này thường được đặt trong điều kiện phù hợp với người sử dụng hơn là phục vụ việc bảo quản vốn tài liệu.

Tỷ lệ phần trăm diện tích kho có điều kiện môi trường phù hợp là

trong đó:

A là diện tích kho lưu trữ có điều kiện môi trường đầy đủ, phù hợp;

B là tổng diện tích kho lưu trữ của thư viện.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.1.3.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

...

...

...

Nếu việc giám sát thường xuyên cho nhiệt độ, độ ẩm tương đối và ánh sáng ở mức ổn định theo TCVN 11274 (ISO 11799) thì điều kiện môi trường đối với tài liệu là tối ưu.

Cần Chú thích rằng ở một số quốc gia có nhiệt độ và độ ẩm cao, môi trường thực tế có thể khác với môi trường phù hợp được định nghĩa trong TCVN 11274 (ISO 11799).

Việc giám sát các yếu tố môi trường có thể được tiến hành một cách dễ dàng và không tốn kém. Khó có thể đạt được các điều kiện tiêu chuẩn mà không có hệ thống điều hòa, nhưng quan trọng là phải hướng đến sự ổn định của môi trường nếu xét đến các tác động có hại của nhiệt độ và độ ẩm tương đối. Sử dụng kính chống tia cực tím hoặc kính có tính năng lọc ánh sáng, rèm che hoặc tấm chắn sáng sẽ giúp điều kiện môi trường trong kho lưu trữ và phòng đọc được tối ưu hóa.

Có thể giảm thiểu những hư hại tiềm tàng do ô nhiễm bằng cách lọc không khí xâm nhập vào kho lưu trữ. Nếu không có hệ thống lọc thì có thể đóng các cửa sổ và cửa ra vào. Để giảm thiểu xuống mức thấp nhất sự hư hại của tài liệu, các chi tiết cấu thành trang thiết bị, ví dụ: sơn, cần phải đáp ứng về khía cạnh này. Việc sử dụng các hình thức bao gói chuyên dụng cho việc lưu trữ sẽ bảo vệ vốn tài liệu một cách đáng kể.

B.1.3.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.8.3 của tham chiếu [5].

B.1.3.4.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế và đã được xử lý bảo quản/phục chế [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.2.8]

B.1.4  Nhân lực

...

...

...

B.1.4.1.1  Mục đích

Để đánh giá số lượng nhân viên thư viện trên 1000 thành viên thuộc đối tượng phục vụ của thư viện. Cần tính toán khối lượng công việc cần hoàn thành sao cho tương xứng với số lượng nhân viên trên tổng số đối tượng được phục vụ.

B.1.4.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được với tất cả các thư viện có đối tượng phục vụ xác định.

Có thể so sánh giữa các thư viện nếu cân nhắc đến sự khác biệt về nhiệm vụ cũng như các yếu tố kinh tế xã hội của đối tượng phục vụ.

B.1.4.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ nhân lực, bao gồm cả trợ lý sinh viên và các nhân viên dự án trên 1000 thành viên trong đối tượng được phục vụ của thư viện.

B.1.4.1.4  Phương pháp tính

Lấy số lượng nhân viên (đã được quy đổi ra tương đương với làm việc toàn thời gian), bao gồm cả trợ lý sinh viên và nhân viên dự án.

...

...

...

- Nhân công thường xuyên: số giờ làm việc hàng tuần của họ chia cho số giờ làm việc mỗi tuần theo quy định của thư viện;

- Nhân công không thường xuyên: số giờ làm việc hàng tuần của người đó chia cho số giờ làm việc mỗi tuần theo quy định của thư viện và nhân với tỷ lệ (số tuần làm việc thực tế/52).

Số lượng nhân lực trên đầu người là:

trong đó:

A là số nhân viên quy đổi ra tương đương với làm việc toàn thời gian;

B là tổng số lượng người là đối tượng được thư viện phục vụ.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

B.1.4.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

...

...

...

Một điểm số cao thường được xem là tốt. Chỉ số này cần phải được xem xét kết hợp với các chỉ số xác định chất lượng của các dịch vụ và hiệu quả của các quá trình.

B.1.4.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các nguồn tham khảo sau:

- Tham chiếu [9] (PI 1.2)

- Tham chiếu [31] trang 82-87.

B.2  Sử dụng

B.2.1  Vốn tài liệu

B.2.1.1  Luân chuyển vốn tài liệu

B.2.1.1.1  Mục đích

...

...

...

Chỉ số này cũng có thể được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của vốn tài liệu với nhu cầu của đối tượng được phục vụ.

B.2.1.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể áp dụng được cho tất cả các thư viện có kho mượn.

Chỉ số này có thể được sử dụng với các kho tài liệu cụ thể, các lĩnh vực nội dung, các nhóm ngành hoặc với các tài liệu mới nhập về. Với mỗi lĩnh vực nội dung, có thể so sánh các chỉ số kết quả để xem việc lưu thông tài liệu có sự khác biệt đáng kể hay không.

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh các thư viện có cùng nhiệm vụ trong cùng một khoảng thời gian.

B.2.1.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng số lượt mượn tài liệu của một kho tài liệu cụ thể trong một thời gian cụ thể, thường là một năm chia cho tổng số tài liệu trong kho đó.

Lượt mượn tài liệu là hoạt động mượn tài liệu trực tiếp hoặc giao dịch cung cấp một tài liệu phi điện tử (sách) hoặc một tài liệu điện tử dưới dạng vật mang tin thông thường (CD-ROM) hoặc dưới dạng các thiết bị khác (máy đọc sách điện tử) hoặc việc cung cấp một tài liệu điện tử cho một người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: sách điện tử).

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc gia hạn mới cho tài liệu, nhưng có thể tính riêng.

...

...

...

CHÚ THÍCH 3: Lượt mượn bao gồm cả lượt cung cấp các tài liệu nhân bản của tài liệu gốc (bao gồm cả fax) và việc in ra các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện tiến hành để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả lượt mượn tài liệu thông thường của người sử dụng ở xa thư viện.

CHÚ THÍCH 5: Giao dịch tài liệu qua trung gian điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu các tài liệu này không bị giới hạn thời gian sử dụng. Bao gồm giao dịch cung cấp cho các thành viên trong diện phục vụ của thư viện.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 3.2.19]

B.2.1.1.4  Phương pháp tính

Đếm số lượt mượn tài liệu trong một khoảng thời gian nhất định của một kho tài liệu cụ thể. Đếm tổng số tài liệu có trong kho tài liệu cụ thể đó.

Sự luân chuyển của vốn tài liệu là

trong đó:

...

...

...

B là tổng số tài liệu trong kho tài liệu cụ thể đó.

Làm tròn đến số có một chữ số thập phân.

Nếu không có được tổng số tài liệu, có thể sử dụng phép ước tính. Con số ước tính là chiều dài của dãy sách xếp trên giá hoặc chiều dài của giá kín đầy sách trong kho mượn nhân với con số ước tính trung bình các tài liệu có trong một đơn vị chiều dài.

Nếu có một lượng lớn tài liệu tham khảo được để cùng với tài liệu của kho mượn, không đưa số lượng các tài liệu tham khảo này vào phép tính.

B.2.1.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực, không có giới hạn giá trị lớn nhất. Giá trị thu được phụ thuộc vào loại hình thư viện. Chỉ số này ước tính số lượng trung bình các lần mà tài liệu trong kho được mượn trong 1 năm nhưng thư viện có thể tính toán sự luân chuyển của tài liệu trong một lượng thời gian khác. Nếu con số càng cao thì tần suất sử dụng tài liệu càng cao.

Sự luân chuyển vốn tài liệu chịu ảnh hưởng của một số yếu tố sau:

- Thành phần vốn tài liệu trong mối quan hệ với các yêu cầu của người sử dụng. Kho tài liệu có một tỷ lệ lớn các tài liệu hết hạn sử dụng hoặc không phù hợp thì sẽ cho điểm số luân chuyển thấp;

- Quy định của thư viện trong việc thanh lọc tài liệu ít sử dụng hoặc các bản dư của tài liệu không cần đến nữa;

...

...

...

- Tỷ lệ sử dụng tài liệu tại chỗ so với việc mượn. Chỉ số sử dụng tại chỗ cao có thể dẫn tới tỷ lệ luân chuyển thấp.

- Thời gian được mượn theo quy định của thư viện và thời gian mượn dành riêng cho các tài liệu theo yêu cầu và số lượng các tài liệu được mượn trong cùng một lần mượn;

- Các hoạt động quảng bá, tuyên truyền của thư viện và các kỹ năng tuyên truyền, quảng bá của nhân viên..

Nếu các dữ liệu về từng tài liệu riêng biệt có trong hệ thống lưu thông của thư viện, có thể tính toán để có thêm được các thông số sau:

- Tỷ lệ phần trăm kho sách không được sử dụng trong một giai đoạn cụ thể, và

- Tỷ lệ phần trăm kho sách được sử dụng ít nhất một lần trong một giai đoạn cụ thể.

B.2.1.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các nguồn tham khảo sau:

- Tham chiếu [22] trang 38-40;

...

...

...

- Tham chiếu [31] trang 128-131 (“việc sử dụng vốn tài liệu”);

- Tham chiếu [33] trang 47 (“tỷ lệ luân chuyển”, bao gồm cả các tài liệu trong kho tra cứu);

- Tham chiếu [34] trang 54-55 (“lượt luân chuyển trên mỗi bản tài liệu có trong thư viện”, xét đến sự biến động của “sự luân chuyển”. Ở trang 60, cũng xem “tổng lượt sử dụng tài liệu theo mỗi bản tài liệu”, có xét đến sự biến động trong “tổng lượt sử dụng tài liệu” và bao gồm cả việc sử dụng tài liệu tại chỗ trong thư viện)

B.2.1.2  Số lượt mượn trên đầu người

B.2.1.2.1  Mục đích

Để đánh giá tỷ lệ sử dụng vốn tài liệu thư viện của tổng số người trong diện phục vụ của thư viện. Chỉ số này có thể được sử dụng để đánh giá chất lượng của vốn tài liệu và năng lực của thư viện trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu.

B.2.1.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được với các thư viện có kho mượn.

Chỉ số này có thể được sử dụng với các kho tài liệu cụ thể, các nhóm nội dung hoặc các chi nhánh thư viện. Có thể so sánh các kết quả với mỗi lĩnh vực nội dung cụ thể trong cùng thư viện.

...

...

...

B.2.1.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng lượng tài liệu mượn trong năm chia cho tổng số người trong diện phục vụ của thư viện.

Lượt mượn tài liệu là hoạt động mượn tài liệu trực tiếp hoặc giao dịch cung cấp một tài liệu phi điện tử (sách) hoặc một tài liệu điện tử dưới dạng vật mang tin thông thường (CD-ROM) hoặc dưới dạng các thiết bị khác (máy đọc sách điện tử) hoặc việc cung cấp một tài liệu điện tử cho một người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: sách điện tử).

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc gia hạn mới cho tài liệu, nhưng có thể tính riêng.

CHÚ THÍCH 2: Lượt mượn bao gồm cả lượt mượn tại chỗ.

CHÚ THÍCH 3: Lượt mượn bao gồm cả lượt cung cấp các tài liệu nhân bản của tài liệu gốc (bao gồm cả fax) và việc in ra các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện tiến hành để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả lượt mượn tài liệu thông thường của người sử dụng ở xa thư viện.

CHÚ THÍCH 5: Giao dịch tài liệu qua trung gian điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu các tài liệu này không bị giới hạn thời gian sử dụng. Bao gồm giao dịch cung cấp cho các thành viên trong diện phục vụ của thư viện.

B.2.1.2.4  Phương pháp tính

...

...

...

trong đó:

A là tổng số lượt mượn tài liệu trong một năm;

B là tổng số người trong diện phục vụ của thư viện.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất hoặc nếu nhỏ hơn 10 thì làm tròn đến chữ số có một số thập phân.

Theo mục đích của chỉ số này, có thể bao gồm các bản copy do thư viện cung cấp như các tài liệu thay thế. Không bao gồm việc mượn liên thư viện. Điều quan trọng là việc bao gồm hay không bao gồm những thông tin cụ thể cần được nói rõ khi sử dụng chỉ số để so sánh các thư viện.

B.2.1.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực, không có giới hạn giá trị lớn nhất.

Thay đổi trong thời lượng được mượn hoặc số lượng tài liệu được mượn trong một lần mượn có thể ảnh hưởng đến chỉ số. Nếu phân tích chỉ số theo chủ đề hoặc theo phân loại đối tượng người mượn thì sẽ có được các thông tin cụ thể hơn. Chỉ số có thể được sử dụng để chỉ ra các lĩnh vực mà nhu cầu sử dụng thấp hoặc không đáp ứng được nhu cầu và chỉ ra các lĩnh vực nội dung mà việc sử dụng có thể sẽ tăng.

...

...

...

Có một mối quan hệ chặt chẽ giữa chỉ số này và năng lực của nhân viên thư viện trong việc quảng bá vốn tài liệu.

B.2.1.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [33] trang 42-44 (“Sự luân chuyển tính trên đầu người”)

B.2.1.3  Tỷ lệ phần trăm của vốn tài liệu không được sử dụng

B.2.1.3.1  Mục đích

Để đánh giá lượng tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử không được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này có thể được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của vốn tài liệu so với nhu cầu của người sử dụng thư viện.

B.2.1.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng cho mọi thư viện.

Chỉ số này có thể được sử dụng cho các vốn tài liệu cụ thể, các lĩnh vực nội dung, các chi nhánh thư viện hoặc các khoảng thời gian. Chỉ số này cần được tính riêng cho vốn tài liệu truyền thống và vốn tài liệu điện tử trong thư viện.

...

...

...

B.2.1.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu trong thư viện không được sử dụng trong một khoảng thời gian cụ thể (làm tròn tới số nguyên gần nhất).

Được sử dụng, theo mục đích của chỉ số này, có nghĩa là một tài liệu được ghi trong hồ sơ là đã từng được mượn hoặc đã từng được sử dụng trong một khoảng thời gian cụ thể. Cũng bao gồm việc sử dụng tài liệu tại chỗ khi thư viện ghi nhận trong hồ sơ là tài liệu đó thường xuyên được sử dụng.

Khoảng thời gian sử dụng để tính toán do người sử dụng chỉ số quy định. Việc này cần tuân thủ các nhiệm vụ và chính sách của thư viện. Nói chung, thời hạn 1 năm là mức tối thiểu hợp lý.

B.2.1.3.4  Phương pháp tính

B.2.1.3.4.1  Vốn tài liệu truyền thống

a) Lấy mẫu thử ngẫu nhiên là các tài liệu do thư viện sở hữu. Với mỗi tài liệu, ghi chép lại xem tài liệu đó đã được mượn trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc tài liệu đó đã từng được sử dụng trong thư viện hay không.

Tỷ lệ phần trăm của vốn tài liệu không được sử dụng là

...

...

...

A là số tài liệu trong mẫu đã từng được mượn về;

B là số tài liệu trong mẫu đã được ghi trong hồ sơ là đã từng được sử dụng tại thư viện, không được người sử dụng mượn về;

C là tổng số tài liệu có trong mẫu thử;

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

b) Sử dụng các bản ghi trong hệ thống cung cấp tự động để đếm số tài liệu đã được mượn về trong một khoảng thời gian cụ thể.

Tỷ lệ phần trăm của vốn tài liệu không được sử dụng là

trong đó:

A là số tài liệu đã được mượn;

...

...

...

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

Phương pháp thứ hai cho kết quả cao hơn mức thực tế do phương pháp này không bao gồm các dữ liệu về các tài liệu đã được sử dụng trong thư viện nhưng không được mượn về.

B.2.1.3.4.2  Vốn tài liệu điện tử

Căn cứ vào các dữ liệu về việc sử dụng do các nhà cung cấp đưa ra hoặc có được từ hệ thống, đếm số lượng các tài liệu được ghi nhận là đã từng được xem hoặc tải về trong một thời gian cụ thể. Đếm số lượng các nhan đề, không phải số lần sử dụng.

Tỷ lệ phần trăm của vốn tài liệu không được sử dụng là

trong đó:

A là số lượng tài liệu được xem hoặc tải về;

B là tổng số tài liệu có trong vốn tài liệu điện tử của thư viện.

...

...

...

Cách tính này có thể cho kết quả cao hơn nhiều so với mức thực tế nếu tính cả những tài liệu không có dữ liệu liên quan đến việc sử dụng. Nếu có thể, nên loại trừ những tài liệu này ra khỏi B để có được kết quả chính xác hơn.

B.2.1.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100. Nó ước tính xác suất một tài liệu được chọn ngẫu nhiên trong thư viện đã không được sử dụng trong một thời gian nhất định. Một điểm số cao có nghĩa là mức sử dụng thấp.

Chỉ số này bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố sau đây:

- Nhiệm vụ của thư viện, ví dụ, thư viện có nhiệm vụ lưu trữ hay không;

- Các hoạt động tuyên truyền, quảng bá của thư viện;

- Các chính sách và thực tiễn liên quan đến hoạt động bổ sung và thanh lọc tài liệu.

B.2.1.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [31] trang 132-136.

...

...

...

Luân chuyển vốn tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.1.1]

B.2.1.4  Số lượng đơn vị nội dung được tải về trên đầu người

B.2.1.4.1  Mục đích

Để đánh giá việc người sử dụng có tìm thấy nội dung quan tâm từ một nguồn tin điện tử hay không.

B.2.1.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể áp dụng được cho mọi thư viện.

B.2.1.4.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng các đơn vị nội dung được tải về từng phần hoặc toàn bộ từ mỗi nguồn điện tử chia cho tổng số người trong diện phục vụ của thư viện trong một thời gian nhất định.

Việc đếm các đơn vị nội dung được tải về cũng bao gồm cả việc sử dụng các nguồn lực điện tử của nhân viên thư viện trong các hoạt động đào tạo người sử dụng.

...

...

...

trong đó:

A là số lượng đơn vị nội dung được tải về từ một nguồn lực điện tử cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định;

B là tổng số người thuộc đối tượng được phục vụ của thư viện.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất hoặc tới con số có một chữ số thập phân nếu nhỏ hơn 10.

CHÚ THÍCH: Trong một số trường hợp đặc biệt, thư viện có thể sử dụng một nhóm đối tượng sử dụng cụ thể (ví dụ: giảng viên, sinh viên các năm cuối...) cho chỉ số này.

B.2.1.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên và không có giới hạn giá trị lớn nhất. Giá trị lớn thì tốt hơn giá trị nhỏ.

Chỉ số này có thể chịu ảnh hưởng của một số yếu tố, trong đó có vài yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của thư viện. Ví dụ: cấp độ kỹ năng của người sử dụng, cấp độ truy cập mạng, việc truy cập hoặc tải tài liệu về có tính phí hay miễn phí và việc tuyên truyền, quảng bá cho các dịch vụ.

...

...

...

Không khuyến nghị việc sử dụng các dữ liệu này để có được một số liệu chung cho tất cả các dịch vụ bởi các dịch vụ có thể cung cấp các loại đơn vị nội dung khác nhau, ví dụ: toàn văn hoặc trích dẫn.

B.2.1.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tài liệu [11] (sửa đổi từ Chỉ số 4).

B.2.1.4.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí cho mỗi lượt tải tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.1.3]; Số lượt tải về của mỗi tài liệu số hóa [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.1.5].

B.2.1.5  Số lượt tải về của mỗi tài liệu số hóa

B.2.1.5.1  Mục đích

Đánh giá tài liệu được số hóa của thư viện có phù hợp với người sử dụng hay không

B.2.1.5.2  Phạm vi áp dụng

...

...

...

Việc so sánh kết quả giữa các thư viện sẽ gặp khó khăn bởi nội dung và sự hấp dẫn của các bộ sưu tập số hóa có thể khác nhau một cách đáng kể nhưng mỗi thư viện cần thực hiện so sánh chỉ số này theo thời gian.

B.2.1.5.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng lượt tải về của mỗi tài liệu số hóa trong vốn tài liệu của thư viện trong một thời gian nhất định.

Theo mục đích của tiêu chí này, chỉ bao gồm những tài liệu số hóa của thư viện hiện cho phép truy cập mở.

B.2.1.5.4  Phương pháp tính

Lấy số lượng các tài liệu số hóa trong vốn tài liệu của thư viện và số lượng những tài liệu cho phép truy cập mở. Đếm số lượng lượt tải về trong một thời gian cụ thể, thông thường là 1 năm.

Số lượng lượt tải về trên mỗi tài liệu số hóa

trong đó:

...

...

...

B là tổng số lượng lượt tải về các tài liệu số hóa trong vốn tài liệu thư viện.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

B.2.1.5.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên dương không giới hạn giá trị lớn nhất.

Một kết quả tốt là số lượng lượt tải về cao. Điều này cho thấy thư viện đã số hóa các tài liệu phù hợp với đối tượng phục vụ, với các nhà nghiên cứu hay với công chúng. Tuy nhiên, nếu việc tải về chỉ tập trung vào một số lượng nhất định các tài liệu trong bộ sưu tập số hóa, các kết quả có thể gây hiểu nhầm.

Chỉ số có thể ảnh hưởng bởi một số yếu tố, trong đó có một số yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của thư viện như:

- Tốc độ truy cập mạng;

- Việc tiếp cận hoặc tải tài liệu về có bị tính phí hay không;

- Việc quảng bá, tuyên truyền cho các dịch vụ.

...

...

...

B.2.1.5.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.5.3 của tham chiếu [5].

B.2.1.5.7  (Các) chỉ số liên quan

Số lượng tài liệu được số hóa trên 1000 tài liệu trong vốn tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.1.4].

B.2.2  Truy cập

B.2.2.1  Lượt sử dụng thư viện trên đầu người

B.2.2.1.1  Mục đích

Để đánh giá sự thành công của thư viện trong việc thu hút người sử dụng dùng các dịch vụ của thư viện.

B.2.2.1.2  Phạm vi áp dụng

...

...

...

Có thể so sánh giữa các thư viện nếu cân nhắc đến sự khác biệt về nhiệm vụ của thư viện và các yếu tố kinh tế xã hội của diện được phục vụ.

B.2.2.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng số lượt người đến thư viện, trực tiếp hoặc ảo, trong một năm tròn chia cho tổng số người trong diện được phục vụ.

Theo mục đích của chỉ số này, đến thư viện có nghĩa là bước chân vào trụ sở thư viện hoặc truy cập vào trang thông tin điện tử của thư viện để sử dụng một trong số các dịch vụ do thư viện cung cấp.

B.2.2.1.4  Phương pháp tính

a) Sử dụng cửa quay hoặc một thiết bị tương tự để đếm một cách tự động số lượng người đến hoặc rời thư viện. Chỉ đếm số người đến hoặc người rời đi, không đếm gộp.

Đếm số lượt truy cập đến trang tin điện tử của thư viện.

Số lượt đến thư viện theo đầu người là

...

...

...

A là ước tính tổng số lượt người đến thư viện trực tiếp và lượt truy cập trang thông tin điện tử của thư viện trong một năm tròn;

B là số thành viên thuộc đối tượng được thư viện phục vụ.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất hoặc tới số có một chữ số thập phân nếu nhỏ hơn 10.

b) Đếm số lượng người đi vào hoặc đi ra khỏi thư viện trong một khoảng thời gian mẫu cụ thể. Chỉ đếm số người đến hoặc người đi, không đếm gộp. Tính toán lượt truy cập trang thông tin điện tử của thư viện trong khoảng thời gian mẫu đó. Số lượng và thời lượng của mẫu thử đó do người sử dụng chỉ số quyết định. Ước tính số lượng lượt đến thư viện trong một năm bằng phép ngoại suy sử dụng các thông tin sẵn có về sự biến động trong suốt năm.

CHÚ THÍCH: Thư viện công cộng thường sẽ lấy khoảng thời gian là một tuần; thư viện đại học: thường lấy khoảng thời gian từ 2 tuần trở lên để phản ánh chu trình của các hoạt động học tập.

Số lượt đến thư viện theo đầu người

trong đó:

A là tổng số lượt người đến thư viện (qua cửa quay và lượt truy cập trang thông tin điện tử của thư viện từ ngoài thư viện) trong một năm tròn;

...

...

...

Làm tròn đến số nguyên gần nhất hoặc tới số có một chữ số thập phân nếu nhỏ hơn 10.

CHÚ THÍCH: Để tính toán lượt truy cập ảo, xem ISO 2789:2013.

B.2.2.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên không có giới hạn lớn nhất. Điểm số cao thường được xem là tốt.

Nếu sử dụng cửa quay, việc đếm có thể cho kết quả rất cao bởi nó bao gồm cả số lượng nhân viên và những người không phải là người sử dụng cũng bao gồm trong đó, hoặc bởi người sử dụng phải ra vào thư viện với rất nhiều lý do.

Việc nắm được số lượt truy cập ảo phụ thuộc vào nhiều yếu tố như phương pháp tính, phần mềm được sử dụng.

Nếu có một số lượng đáng kể những biến động theo mùa, thống kê người sử dụng nên được tiến hành trong khoảng thời gian ngắn hơn lúc đó việc sử dụng thư viện diễn ra thường xuyên hơn.

B.2.2.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

...

...

...

- Tham chiếu [9] (Pl 2.1)

- Tham chiếu [31] trang 112-119

B.2.2.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí cho mỗi lượt đến thư viện [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.2].

B.2.2.2  Tỷ lệ phần trăm người sử dụng không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện

B.2.2.2.1  Mục đích

Để đánh giá tỷ lệ phần trăm người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện; trên cơ sở đó, đánh giá tầm quan trọng của thư viện đối với hoạt động học tập và văn hóa tại địa phương, ảnh hưởng và sức hút của thư viện ngoài phạm vi phục vụ.

B.2.2.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể áp dụng được cho tất cả các thư viện có phục vụ người sử dụng bên ngoài.

...

...

...

Tỷ lệ phần trăm của đối tượng không thuộc diện phục vụ của thư viện trên tổng số người sử dụng của thư viện.

Theo chỉ số này, người sử dụng bên ngoài là người không thuộc diện phục vụ của thư viện có thực hiện giao dịch mượn; một người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện nhưng có đăng ký sử dụng thư viện và đã mượn ít nhất 1 tài liệu từ thư viện trong giai đoạn báo cáo.

Với các đơn vị giáo dục đại học, chỉ số này thường bao gồm những người không phải là thành viên của khối nghiên cứu, khối giảng dạy và sinh viên. Với các thư viện công cộng, đối tượng này thường là nhóm người không thuộc diện phục vụ theo quy định.

B.2.2.2.4  Phương pháp tính

Xác định số người mượn có thực hiện hoạt động nhưng không thuộc diện phục vụ của thư viện và tổng số người mượn có thực hiện hoạt động của thư viện ở một thời điểm cụ thể, thường là cuối năm.

Tỷ lệ phần trăm những người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện là

trong đó:

A là số người mượn có thực hiện hoạt động nhưng không thuộc diện phục vụ của thư viện;

...

...

...

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

B.2.2.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Một điểm số cao cho thấy tầm quan trọng và sự thu hút của thư viện vượt ra khỏi diện phục vụ, phản ánh được sự phù hợp của dịch vụ thư viện với phạm vi đối tượng rộng hơn. Điều này được xem là tốt hay không phụ thuộc vào nhiệm vụ và mục tiêu của thư viện.

Chỉ số có thể cung cấp thông tin liên quan đến các yếu điểm của dịch vụ thư viện trong một số lĩnh vực, sự phát triển tiềm năng hoặc phát triển theo định hướng trong những lĩnh vực này.

Chỉ số có thể được sử dụng để ước tính khối lượng công việc của thư viện đối với nhóm đối tượng bên ngoài này.

B.2.2.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem trang 2 và bảng 2 của tham chiếu [15]

B.2.2.2.7  (Các) chỉ số liên quan

...

...

...

B.2.2.3  Tỷ lệ phần trăm của tổng số lượt mượn của người sử dụng không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện

B.2.2.3.1  Mục đích

Để đánh giá mức độ sử dụng dịch vụ mượn của người sử dụng không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện; trên cơ sở đó, chỉ ra sự hấp dẫn của vốn tài liệu thư viện đối với nhóm đối tượng kể trên.

B.2.2.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này được áp dụng cho mọi thư viện có cho phép các đối tượng không thuộc diện phục vụ của thư viện được mượn sách.

B.2.2.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm tổng số lượt mượn của người sử dụng không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện.

Với các đơn vị giáo dục đại học, chỉ số này thường bao gồm những người không phải là thành viên của khối nghiên cứu, khối giảng dạy và sinh viên. Với các thư viện công cộng, đối tượng này thường là nhóm người không thuộc diện phục vụ theo quy định.

Lượt mượn là hoạt động mượn trực tiếp hoặc giao dịch cung cấp một tài liệu phi điện tử (sách) hoặc một tài liệu điện tử dưới dạng vật mang tin thông thường (CD-ROM) hoặc dưới dạng các thiết bị khác (máy đọc sách điện tử) hoặc việc cung cấp một tài liệu điện tử cho một người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: sách điện tử).

...

...

...

CHÚ THÍCH 2: Lượt mượn bao gồm cả lượt mượn tại chỗ.

CHÚ THÍCH 3: Lượt mượn bao gồm cả lượt cung cấp các tài liệu nhân bản của tài liệu gốc (bao gồm cả fax) và việc in ra các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện tiến hành để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả lượt mượn tài liệu thông thường của người sử dụng ở xa thư viện.

CHÚ THÍCH 5: Giao dịch tài liệu qua trung gian điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu các tài liệu này không bị giới hạn thời gian sử dụng. Bao gồm giao dịch cung cấp cho các thành viên trong diện phục vụ của thư viện.

B.2.2.3.4  Phương pháp tính

Đếm số lượt mượn của người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện và tổng số lượt mượn của thư viện. Hệ thống của thư viện có thể đếm tách biệt số lượt mượn của người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện và số lượt mượn của nhóm đối tượng được phục vụ.

Tỷ lệ phần trăm của tổng số lượt mượn của người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện là

trong đó:

...

...

...

B là tổng số lượt mượn.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.2.2.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100. Chỉ số cao cho thấy thư viện đã cung cấp nhiều dịch vụ cho đối tượng bên ngoài. Việc xem điều này là tốt hay không phụ thuộc vào nhiệm vụ và mục tiêu của thư viện.

Chỉ số này sẽ bị ảnh hưởng bởi chính sách của thư viện trong việc cho phép cung cấp dịch vụ tới các người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện.

B.2.2.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [5].

B.2.2.3.7  (Các) chỉ số liên quan

Số lượt mượn trên đầu người [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.1.2]

...

...

...

B.2.2.4.1  Mục đích

Để ước đoán mức độ lôi cuốn của các sự kiện do thư viện tổ chức đối với đối tượng phục vụ của thư viện.

B.2.2.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này chủ yếu áp dụng cho thư viện công cộng nhưng cũng có thể áp dụng cho các thư viện khác có tổ chức nhiều sự kiện cho nhóm đối tượng sử dụng.

B.2.2.4.3  Định nghĩa chỉ số

Đếm tổng số lượt người tham gia các sự kiện do thư viện tổ chức trong một năm tròn trên 1000 thành viên. Theo chỉ số này, các sự kiện bao gồm các hoạt động tri thức, văn hóa, giáo dục như: các buổi viếng thăm, nói chuyện của các tác giả, hoạt động của các nhóm đọc sách, các chương trình trao đổi ý kiến, hội thảo, v.v.

Có thể có những sự kiện khác nhau cho trẻ em, thanh niên và người trưởng thành.

Chỉ bao gồm những sự kiện do thư viện tổ chức.

Không bao gồm các buổi triển lãm, trưng bày.

...

...

...

B.2.2.4.4  Phương pháp tính

Đếm số lượng người tham dự từng sự kiện do thư viện tổ chức và tính tổng cho cả năm.

Khi một người tham dự nhiều sự kiện, tính tổng số lượt tham dự các sự kiện của người đó.

Xác định số lượng người trong diện phục vụ của thư viện.

Số lượng người sử dụng tham gia vào các sự kiện do thư viện tổ chức tính trên đầu người là

trong đó:

A là số lượng người tham dự các sự kiện do thư viện tổ chức;

B là tổng số người trong diện phục vụ của thư viện.

...

...

...

Chỉ số có thể được sử dụng tách biệt với các sự kiện cho trẻ em, thanh niên và người trưởng thành nếu nắm được số lượng người trong mỗi nhóm này.

B.2.2.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên không bị giới hạn giá trị lớn nhất.

Một điểm số cao cho thấy các sự kiện do thư viện tổ chức phù hợp với diện phục vụ của thư viện.

Có thể bao gồm những người tham dự không thuộc diện phục vụ của thư viện.

B.2.2.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

- Tham chiếu [18] (PI8);

- Tham chiếu [31] trang 154-157.

...

...

...

Số lượng người sử dụng tham gia vào các hoạt động đào tạo trên đầu người [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.2.5]

B.2.2.5  Số lượng người sử dụng tham gia vào các hoạt động đào tạo trên đầu người

B.2.2.5.1  Mục đích

Để đánh giá sự thành công của thư viện trong việc tiếp cận người sử dụng thông qua việc triển khai các hoạt động đào tạo.

B.2.2.5.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho mọi thư viện có diện đối tượng phục vụ xác định.

B.2.2.5.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng người sử dụng tham gia các hoạt động đào tạo trong một giai đoạn cụ thể trên 1000 người trong diện phục vụ của thư viện.

Đào tạo người sử dụng được xác định là các chương trình đào tạo do thư viện xây dựng với các bài học cụ thể nhằm hướng dẫn sử dụng dịch vụ thư viện và dịch vụ công nghệ thông tin khác. Việc đào tạo có thể bao gồm tham quan thư viện, đào tạo công nghệ hoặc dịch vụ trực tuyến cho người sử dụng.

...

...

...

Đếm số lượng người tham gia vào các buổi hướng dẫn của thư viện (và nếu có thể, các buổi tham quan thư viện) trong một thời gian cụ thể (thường là 1 năm). Những con số này nên được cộng dồn các con số này vào cuối kỳ. Đếm số lượng các buổi học trực tuyến do thư viện tổ chức trong suốt thời gian đó. Những con số này cũng được cộng dồn vào cuối kỳ. Kết quả tổng cộng của các con số này sẽ được dùng cho chỉ số.

Số lượng người sử dụng tham dự vào các buổi đào tạo trên đầu người là

trong đó:

A là số lượng người sử dụng tham dự các buổi đào tạo của thư viện (và nếu có thể, bao gồm cả số người đi tham quan thư viện). Con số này bao gồm cả số lượng người tham dự của các buổi học trực tuyến do thư viện tổ chức;

B là số lượng người trong diện đối tượng được phục vụ.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

CHÚ THÍCH: Trong một số trường hợp đặc biệt, thư viện có thể sử dụng các nhóm đối tượng phục vụ đặc thù (ví dụ: giảng viên, sinh viên các năm cuối) cho chỉ số này.

B2.2.5.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

...

...

...

Chỉ số này bị ảnh hưởng bởi khối lượng các hoạt động đào tạo do thư viện thực hiện. Chỉ số không cho phép đánh giá chất lượng của chương trình đào tạo cũng như đánh giá về các chi phí tối ưu dành cho các hoạt động đào tạo.

B2.2.5.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

- Tham chiếu [9] (Pl 2.3)

- Tham chiếu [31] trang 145 -149.

B2.2.5.7  (Các) chỉ số liên quan

Số lượng người sử dụng tham gia vào các sự kiện do thư viện tổ chức trên đầu người [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.2.4]

B.2.3  Tiện tích

B.2.3.1  Tỷ lệ phần trăm sử dụng chỗ ngồi của người sử dụng

...

...

...

Để đánh giá tỷ lệ sử dụng tổng thể các chỗ ngồi dành cho người sử dụng khi đọc và làm việc tại thư viện bằng việc ước tính tỷ lệ chỗ ngồi được sử dụng tại bất kỳ thời điểm nào.

B.2.3.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể được áp dụng cho bất kỳ thư viện có cung cấp cho người sử dụng chỗ ngồi và tiện ích để đọc và làm việc.

Có thể thực hiện việc đánh giá tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày, trong tuần hay trong năm, ví dụ: các giờ cao điểm hoặc các thời điểm bình thường. Thời gian thực hiện cần được nêu rõ khi sử dụng chỉ số.

B.2.3.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các chỗ ngồi được sử dụng tại thời điểm khảo sát. Không bao gồm các chỗ ngồi dành riêng cho nhân viên thư viện.

Bao gồm các chỗ ngồi ở các khoang tự học, trong phòng hội thảo và phòng họp, trong phòng nghe nhìn và phòng thiếu nhi, các chỗ ngồi tự do trên các bộ ghế dài, các chỗ họp nhóm.

Không bao gồm các chỗ ngồi trong các sảnh, giảng đường và sân khấu dành cho các sự kiện đặc biệt. Cũng không bao gồm các không gian sàn nhà, hành lang, thảm ngồi mà người sử dụng có thể ngồi.

B.2.3.1.4  Phương pháp tính

...

...

...

Đếm số lượng chỗ ngồi được người sử dụng dùng

Tỷ lệ phần trăm sử dụng chỗ ngồi của người sử dụng là

trong đó:

A là số chỗ ngồi được sử dụng;

B là tổng số chỗ ngồi mà thư viện cung cấp.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Chỗ ngồi được xem là đang được sử dụng nếu thấy có: áo khoác, túi, máy tính... đặt tại các chỗ đó dù cho người sử dụng đang không có mặt ở tại chỗ ngồi. Vì sự biến động vốn có của chỉ số, có thể có được một chỉ số chính xác hơn bằng việc xác định tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi của người sử dụng trong một khoảng thời gian ngẫu nhiên, sau đó tính toán tỷ lệ sử dụng trung bình (sử dụng phép tính tổng các chỗ ngồi dành cho người sử dụng đang được sử dụng chia cho tổng số chỗ ngồi có trong thư viện nhân với 100).

B.2.3.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

...

...

...

B.2.3.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [34] trang 82-88 (một trường hợp đặc biệt “Tỷ lệ sử dụng tiện ích”).

B.2.4  Tổng quát

B.2.4.1  Tỷ lệ phần trăm nhóm đối tượng trọng tâm đã được thư viện tiếp cận

B.2.4.1.1  Mục đích

Đánh giá thành công của thư viện trong việc tiếp cận được nhóm đối tượng trọng tâm.

CHÚ THÍCH: Nhóm đối tượng trọng tâm có thể là đối tượng phục vụ của thư viện, một nhóm cụ thể trong diện phục vụ của thư viện (ví dụ: những người cần đến các dịch vụ thư viện đặc biệt) hoặc một nhóm khác mà thư viện hướng tới để phục vụ.

B.2.4.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện có thể được áp dụng cho mọi thư viện.

...

...

...

B.2.4.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm nhóm đối tượng trọng tâm có sử dụng thư viện.

Theo mục đích của chỉ số này, người sử dụng có thể là một cá nhân hoặc một tập thể (một tổ chức, một cơ quan hoặc một công ty).

B.2.4.1.4  Phương pháp tính

a) Rút một mẫu thử ngẫu nhiên từ nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm. Hỏi mỗi người trong mẫu xem họ đã đến thư viện chưa hoặc có từng sử dụng dịch vụ của thư viện trong suốt năm vừa qua.

Tỷ lệ phần trăm của nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm được tiếp cận là

trong đó:

A là số lượng người trả lời “Có”.

...

...

...

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

b) Sử dụng hồ sơ lưu trong hệ thống xuất tự động, đếm số lượng người sử dụng (trong nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm) có mượn tài liệu trong năm vừa qua.

Ước tính số lượng người trong nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm.

Tỷ lệ phần trăm của nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm được tiếp cận là

trong đó:

A là số lượng người mượn có thực hiện hoạt động trong nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm;

B là tổng số người trong nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

...

...

...

B.2.4.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100. Điểm số cao thường được xem là tốt hơn điểm số thấp, nhưng một điểm số thấp ở mức tương đối có thể khiến cho một thư viện cụ thể cảm thấy hài lòng, ví dụ: với một nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm nhất định.

Tỷ lệ sử dụng thư viện trong nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố, trong đó có nhiều yếu tố ngoài tầm ảnh hưởng của thư viện. Ví dụ: các yếu tố liên quan đến nhân khẩu học của nhóm đối tượng, mức độ đô thị hóa, trình độ học vấn, đặc thù của các cơ quan được phục vụ (ví dụ: phương pháp giảng dạy, cấp độ hỗ trợ tài chính cho sinh viên), thói quen mua sách, khoảng cách địa lý giữa các thư viện và người sử dụng, điều kiện xã hội nói chung, môi trường kinh tế, v.v.

Điểm số này mang tính nhạy cảm đối với các hoạt động quảng bá, tuyên truyền tích cực cho hoạt động của thư viện cũng như việc cải thiện chất lượng các dịch vụ.

B.2.4.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

- Tham chiếu [9] (Pl 2.1)

- Tham chiếu [25] (“Tỷ lệ phần trăm nhóm người sử dụng có mượn sách về”, sử dụng số lượng mượn sách về để ước đoán tỷ lệ phần trăm nhóm đối tượng đã sử dụng thư viện)

- Tham chiếu [31] trang 100-104 (“Xâm nhập thị trường”)

...

...

...

- Tham chiếu [35] trang 88-90.

B.2.4.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Lượt sử dụng thư viện trên đầu người [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.2.1]

B.2.4.2  Sự hài lòng của người sử dụng

B.2.4.2.1  Mục đích

Để đánh giá mức độ hài lòng của người sử dụng với tổng thể các dịch vụ thư viện nói chung hoặc với từng dịch vụ thư viện riêng lẻ.

B.2.4.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng cho mọi thư viện.

Có thể so sánh các thời điểm khác nhau của cùng một thư viện. Nhìn chung, việc so sánh giữa các thư viện khác nhau là rất khó và chỉ có giá trị nếu tình huống, câu hỏi và quá trình giống hệt nhau. Hiện có một số bảng khảo sát mức độ hài lòng của người sử dụng dùng cho cả thư viện đại học và thư viện công cộng có thể được sử dụng như một công cụ so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ khi dùng chung bảng hỏi và áp dụng chung các quy trình.

...

...

...

Chỉ số có thể được sử dụng để đánh giá nhận thức của người sử dụng về các dịch vụ công của một thư viện, ví dụ:

- Giờ mở cửa;

- Tiện ích hỗ trợ việc học tập;

- Sự sẵn có của tài liệu;

- Dịch vụ mượn liên thư viện;

- Các truy vấn và dịch vụ tra cứu tham khảo;

- Đào tạo cho người sử dụng;

- Thái độ của nhân viên thư viện;

- Tổng thể chung về các dịch vụ thư viện.

...

...

...

B.2.4.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ xếp hạng trung bình do người sử dụng thư viện đưa ra về các dịch vụ thư viện tổng thể hoặc về từng dịch vụ cụ thể của thư viện. Việc xếp hạng này dựa trên một thang điểm số, có thể như sau:

- Thang điểm từ 1 đến 4, với 1 là giá trị nhỏ nhất;

- Thang điểm từ 1 đến 5, với 1 là giá trị nhỏ nhất; hoặc

- Thang điểm từ 1 đến 7, với 1 là giá trị nhỏ nhất.

B.2.4.2.4  Phương pháp tính

Có rất nhiều cách tiếp cận đánh giá về sự hài lòng của người sử dụng mang tính cạnh tranh. Phương pháp được sử dụng thường xuyên nhất là đánh giá trực tiếp, trong đó, người sử dụng xếp loại dịch vụ và thuộc tính của dịch vụ dựa trên sự hài lòng của họ và tầm quan trọng của dịch vụ đối với họ theo các thang điểm khác nhau. Một cách tiếp cận nổi tiếng trong ngành thư viện là “dạng thức hài lòng - thất vọng” với các mức độ khác nhau. Theo cách này, người sử dụng so sánh sản phẩm và hoạt động dịch vụ thực tế với kỳ vọng của họ. Nếu sự kỳ vọng của người sử dụng được đáp ứng hoặc thậm chí vượt quá kỳ vọng thì họ sẽ cảm thấy hài lòng. Cách tiếp cận này cũng được gọi là phân tích khoảng trống.

a) Phương pháp đánh giá trực tiếp

Thiết kế một bảng hỏi đơn giản, liệt kê các dịch vụ cụ thể và/hoặc các khía cạnh của dịch vụ cần được đánh giá. Một thang điểm 4, 5 hoặc 7 điểm thường được đưa ra để giúp trả lời các câu hỏi. Chỉ nên sử dụng một thang điểm trong toàn bảng hỏi.

...

...

...

Lấy một mẫu thử gồm một số người sử dụng và yêu cầu họ điền vào bảng hỏi. Dữ liệu có thể được thu thập thông qua bảng hỏi gửi qua bưu điện, bảng hỏi điện tử, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại tùy từng trường hợp.

Mức độ hài lòng ở mức trung bình của người sử dụng cho từng dịch vụ hoặc cho từng khía cạnh của dịch vụ là

trong đó:

A là tổng số giá trị cho mỗi dịch vụ mà người sử dụng đưa ra;

B là tổng số người tham gia trả lời bảng hỏi.

Làm tròn tới một chữ số thập phân.

Chỉ số này được tính toán và báo cáo riêng biệt cho từng câu hỏi trong bảng hỏi. Với mỗi dịch vụ, đếm tần suất xuất hiện của mỗi giá trị. Sau đó tính tỷ lệ phần trăm của mỗi giá trị. Phân tích bổ trợ này sẽ cho thấy cung bậc trong sự cảm nhận của người sử dụng với từng vấn đề.

Việc lựa chọn các câu hỏi trong bảng hỏi nhằm xác định các nguyên nhân cụ thể của sự không hài lòng và tầm quan trọng liên quan của các dịch vụ khác nhau.

...

...

...

Phân tích khoảng trống có thể được sử dụng để tính toán sự hài lòng của người sử dụng được nêu ra trong chỉ số này nếu các câu hỏi được trình bày một cách phù hợp. Phương pháp này cung cấp thêm các thông tin về sự kỳ vọng của người sử dụng - một nội dung không được dùng trong phép tính toán chỉ số này.

Thiết kế một bảng hỏi đơn giản, liệt kê các dịch vụ cụ thể và/hoặc các khía cạnh của dịch vụ cần được đánh giá. Một thang điểm 4, 5 hoặc 7 điểm thường được đưa ra để giúp trả lời các câu hỏi. Một thang điểm giống vậy nên được sử dụng trong toàn bảng hỏi.

Các câu hỏi về hiện trạng của người sử dụng có thể bao gồm trong bảng hỏi. Các nhóm người sử dụng khác nhau có các nhu cầu khác nhau nên dữ liệu có thể được phân tích để xác định mối quan hệ giữa sự thỏa mãn đó với các biến thể.

Lấy một mẫu thử gồm một số người sử dụng và yêu cầu họ điền vào bảng hỏi. Dữ liệu có thể được thu thập thông qua bảng hỏi gửi qua bưu điện, bảng hỏi điện tử, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại tùy từng trường hợp.

Cấp độ hài lòng ở mức trung bình của người sử dụng cho từng dịch vụ hoặc cho từng khía cạnh của dịch vụ là

trong đó:

A là tổng số các giá trị cho mỗi dịch vụ do người sử dụng chấm điểm;

B là tổng số người tham gia trả lời bảng hỏi.

...

...

...

Chỉ số này được tính toán và báo cáo một cách tách biệt cho từng câu hỏi trong bảng hỏi. Với mỗi dịch vụ, đếm tần suất của mỗi giá trị xuất hiện. Sau đó tính tỷ lệ phần trăm của mỗi giá trị. Phân tích bổ trợ này sẽ cho thấy cung bậc trong sự cảm nhận của người sử dụng với từng vấn đề.

Việc lựa chọn các câu hỏi trong bảng hỏi nhằm xác định các nguyên nhân cụ thể của sự không hài lòng và tầm quan trọng liên quan của các dịch vụ khác nhau. Các câu hỏi liên quan đến sự kỳ vọng của người sử dụng với các dịch vụ có thể được sử dụng để xác định đâu là sự khác biệt lớn nhất giữa kỳ vọng và trải nghiệm.

B.2.4.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Với mỗi dịch vụ hoặc khía cạnh của dịch vụ, chỉ số này là một số với một số thập phân có giá trị trong khoảng 1-4, 1-5 hoặc 1-7, phụ thuộc vào thang điểm hỏi lựa chọn.

Ý kiến của người sử dụng rất mang tính chủ quan và phụ thuộc vào tình huống tại thời điểm hỏi. Một yếu tố quan trọng khác là sự kỳ vọng của người sử dụng. Nếu họ không từng trải nghiệm dịch vụ có chất lượng cao, họ sẽ hài lòng với chất lượng thấp hơn, do đó khó có thể so sánh các thư viện với nhau.

B.2.4.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các nguồn tham chiếu sau:

- Tham chiếu [14];

- Tham chiếu [22], trang 118-122;

...

...

...

- Tham chiếu [34] trang 43-53;

B.2.4.3  Sự sẵn lòng quay trở lại thư viện của người sử dụng

B.2.4.3.1  Mục đích

Để đánh giá hiệu quả của các lượt giao dịch tra cứu thông qua mức độ mong muốn được quay trở lại bàn tra cứu (hoặc với dịch vụ tra cứu trực tuyến) của người sử dụng.

B.2.4.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với mọi thư viện có dịch vụ tra cứu.

Có thể thực hiện việc so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ và mục tiêu nếu có cùng loại hình dịch vụ tra cứu.

Chỉ số có thể áp dụng được cho dịch vụ tra cứu trực diện hoặc trực tuyến.

B.2.4.3.3  Định nghĩa chỉ số

...

...

...

CHÚ THÍCH 1: Câu hỏi tra cứu có thể là dữ liệu, tài liệu hoặc tư vấn về các nguồn tin liên quan đến vấn đề quan tâm của người sử dụng.

CHÚ THÍCH 2: Định nghĩa trên không bao gồm các câu hỏi mang tính hướng dẫn và trợ giúp.

CHÚ THÍCH 3: Câu hỏi tra cứu trực tuyến có thể được cung cấp qua hình thức email hoặc trên trang thông tin điện tử.

Chỉ số này không đánh giá thời lượng của giao dịch tra cứu hoặc độ chính xác của câu trả lời tra cứu.

B.2.4.3.4  Phương pháp tính

a) Với người trực tiếp sử dụng dịch vụ tra cứu

Sau khi hoàn thành một giao dịch tra cứu, người sử dụng sẽ được phỏng vấn hoặc được cung cấp bảng khảo sát. Sau khi hoàn tất giao dịch tra cứu trực tuyến, bảng hỏi trực tuyến sẽ được đưa ra cho người sử dụng. Người sử dụng trả lời câu hỏi về sự sẵn sàng quay lại của họ:

- Dựa trên trải nghiệm của giao dịch tra cứu này, nếu được lựa chọn, bạn có quay lại bàn tra cứu này (dịch vụ tra cứu trực tuyến này) một lần nữa khi có câu hỏi không?

Sự sẵn sàng quay trở lại được tính như sau:

...

...

...

trong đó

A là số người trả lời “Có”:

B là tổng số người tham gia trả lời.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

b) Phương pháp ủy nhiệm cho người sử dụng

Nhờ người sử dụng đặt một câu hỏi tra cứu tại bàn tra cứu (hoặc dịch vụ tra cứu trực tuyến). Họ sẽ quan sát thái độ hành xử của nhân viên thư viện và tất cả các tình huống liên quan đến giao dịch tra cứu.

Sau giao dịch tra cứu đó, người sử dụng được ủy nhiệm sẽ trả lời câu hỏi về sự sẵn sàng quay lại của họ:

- Dựa trên trải nghiệm của giao dịch tra cứu này, nếu được lựa chọn, bạn có quay lại bàn tra cứu này (dịch vụ tra cứu trực tuyến này) một lần nữa khi có câu hỏi không?

Sự sẵn sàng quay trở lại được tính như sau:

...

...

...

trong đó

A là số người trả lời “Có”;

B là tổng số người tham gia trả lời.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Để có thể biết thêm về lý do sẵn sàng quay lại hoặc không sẵn sàng quay lại, các thư viện có thể hỏi thêm các câu hỏi như:

- Cán bộ tra cứu (dịch vụ tra cứu ảo) có dễ tiếp cận không?

- Cán bộ tra cứu có thể hiện là người có năng lực không?

- Cán bộ tra cứu có hỏi ít nhất một câu hỏi để biết thêm về nhu cầu tin của bạn không?

- Nếu như bạn được hướng dẫn tham khảo một nguồn tin bên ngoài hoặc bên trong thư viện, người nhân viên thư viện có kiểm tra xem bạn đã có được câu trả lời hữu ích hay chưa?

...

...

...

B.2.4.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Điểm số cao thường được xem là tốt. Điều đó có nghĩa là các giao dịch tra cứu thành công có tỷ lệ phần trăm cao theo sự đánh giá của người sử dụng trực tiếp hoặc người sử dụng được ủy nhiệm.

Nếu điểm số thấp thì thư viện có thể xác định lý do thông qua các khía cạnh do người sử dụng xếp hạng. Giải pháp là đào tạo cho nhân viên về các kỹ năng giao tiếp trong công việc.

B.2.4.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [17] và tham chiếu [28].

B.3  Hiệu suất

B.3.1  Vốn tài liệu

B.3.1.1  Chi phí cho mỗi lượt sử dụng vốn tài liệu

...

...

...

Chỉ số đánh giá các chi phí cho mỗi lần sử dụng vốn tài liệu và do đó, tính được hiệu quả về mặt chi phí của dịch vụ thư viện.

B.3.1.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với mọi thư viện có cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử.

Có thể thực hiện việc so sánh giữa các thư viện có sự tương đồng về nhiệm vụ, cơ cấu và đối tượng phục vụ nếu sự khác biệt về vốn tài liệu và quy định về việc mượn được cân nhắc và nếu chi thường xuyên được tính toán theo một cách giống nhau.

B.3.1.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng chi thường xuyên của thư viện trong một năm tài chính chia cho tổng số lần sử dụng vốn tại liệu (mượn về nhà, tải về máy tính và sử dụng tại chỗ) trong cùng một giai đoạn.

Chi thường xuyên là tổng của các chi phí của các hoạt động sau:

a) Bổ sung vốn tài liệu ở mọi dạng thức khác nhau (bao gồm cả chi phí đóng bìa, giấy phép sử dụng, chi phí theo từng lượt xem);

b) Nhân viên (bao gồm cả nhân viên dự án, trợ lý sinh viên) và các hoạt động đào tạo nhân viên, và

...

...

...

Không bao gồm chi phí xây dựng cơ bản (sát nhập hoặc thêm trụ sở, xây mới trụ sở, mở rộng hệ thống máy tính, mua sắm trang thiết bị, đồ đạc v.v.)

Lượt mượn tài liệu là hoạt động mượn tài liệu trực tiếp hoặc giao dịch cung cấp một tài liệu phi điện tử (sách) hoặc một tài liệu điện tử dưới dạng vật mang tin thông thường (CD-ROM) hoặc dưới dạng các thiết bị khác (máy đọc sách điện tử) hoặc việc cung cấp một tài liệu điện tử cho một người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: sách điện tử).

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc gia hạn mới cho tài liệu, nhưng có thể tính riêng.

CHÚ THÍCH 2: Bao gồm cả việc mượn tại chỗ.

CHÚ THÍCH 3: Bao gồm cả việc cung cấp các tài liệu nhân bản của tài liệu gốc (bao gồm cả fax) và việc in ra các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện tiến hành để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả việc mượn tài liệu thông thường của người sử dụng ở xa thư viện.

CHÚ THÍCH 5: Giao dịch tài liệu qua trung gian điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu các tài liệu này không bị giới hạn thời gian sử dụng. Bao gồm giao dịch cung cấp cho các thành viên trong diện phục vụ của thư viện.

Không bao gồm việc gia hạn mới cho tài liệu mượn nhưng cũng có thể đếm tách riêng ra. Điều quan trọng là cần chỉ rõ thông tin được bao gồm và không bao gồm khi chỉ số được sử dụng để so sánh các thư viện.

Theo chỉ số này thì việc sử dụng tại chỗ là việc một tài liệu được người sử dụng lấy ra từ kho mở để sử dụng trong phạm vi tòa nhà.

...

...

...

B.3.1.1.4  Phương pháp tính

Tính tổng chi thường xuyên của một năm tài chính, sử dụng dữ liệu bên kế toán. Để có được con số ước tính cho năm hiện tại, các dữ liệu từ nguồn ngân sách có thể được sử dụng thay thế

Chi phí cho mỗi lượt sử dụng tài liệu là

trong đó

A là tổng chi thường xuyên cho 1 năm tài chính, quy đổi sang loại tiền tệ phù hợp;

B là tổng số lượt sử dụng tài liệu (mượn về + sử dụng tại chỗ + tải về) trong cùng giai đoạn đó.

Làm tròn trên cơ sở loại tiền tệ được sử dụng.

B.3.1.1.5  Giải thích và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

...

...

...

Chỉ số chỉ ra một mối quan hệ giữa số lượng lượt mượn + lượt tải về + việc sử dụng tại chỗ và chi phí cung cấp các dịch vụ của thư viện, nhưng trong trường hợp thông thường, chỉ số này không được phép hiểu là sự ước tính của chi phí trung bình cho một lượt mượn, một giao dịch tải tài liệu hay một lượt sử dụng tại chỗ. Đặc biệt là ở các thư viện mà mượn là dịch vụ chính yếu, chỉ số có thể được sử dụng để đánh giá tính hiệu quả chung của dịch vụ.

Cần nhận thức rằng lượt mượn và sử dụng tại chỗ tài liệu và lượt tải tài liệu từ vốn tài liệu điện tử là những cách thức sử dụng vốn tài liệu rất khác nhau. Tuy nhiên, các tài liệu điện tử đang dần dần thay thế các tài liệu in, vi vậy cần so sánh việc sử dụng song song hai dạng tài liệu này với chi phí thư viện khi đánh giá tính hiệu quả của các dịch vụ thư viện.

Chỉ số này có thể bị ảnh hưởng bởi các thư viện gần đó cũng cung cấp dịch vụ tới diện phục vụ của thư viện và bởi mức phí sử dụng thư viện.

Chỉ số này không nên sử dụng độc lập. Sẽ hữu ích nếu đặt chỉ số dịch vụ trong một bối cảnh tổng quát hơn.

B.3.1.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [22] trang 50-51 (“Chi phí cho mỗi lần sử dụng”, sử dụng phép ước đoán của chi phí thực tế cho dịch vụ lưu thông tài liệu) và tài liệu [31] chỉ số C.3

B.3.1.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí bổ sung tính trên mỗi lượt sử dụng tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.1.2] Chi phí cho mỗi người sử dụng [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.1]; Chi phí cho mỗi lượt đến thư viện [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.2]

B.3.1.2  Chi phí bổ sung tính trên mỗi lượt sử dụng tài liệu

...

...

...

Chỉ số đánh giá chi phí bổ sung tài liệu cho mỗi lần sử dụng tài liệu và do đó, đánh giá được tính hiệu quả và sự định hướng người sử dụng trong chính sách phát triển vốn tài liệu của thư viện.

B.3.1.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với mọi thư viện có cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử.

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh chi phí của một lần sử dụng trong cùng thư viện ở nhiều thời điểm.

Có thể thực hiện việc so sánh giữa các thư viện có sự tương đồng về nhiệm vụ, cơ cấu và đối tượng phục vụ nếu cân nhắc đến sự khác biệt về vốn tài liệu và quy định về việc mượn và nếu chi thường xuyên được tính toán theo cách giống nhau.

B.3.1.2.3  Định nghĩa chỉ số

Chi phí bổ sung tài liệu của thư viện trong một năm tài chính cho các tài liệu ở mọi dạng thức chia cho tổng số lần sử dụng vốn tài liệu (mượn về + sử dụng tại chỗ + tải về) trong cùng giai đoạn đó.

Chú thích: Bao gồm cả việc đóng bìa, giấy phép sử dụng và chi phí cho từng lượt xem.

Lượt mượn tài liệu là hoạt động mượn tài liệu trực tiếp hoặc giao dịch cung cấp một tài liệu phi điện tử (sách) hoặc một tài liệu điện tử dưới dạng vật mang tin thông thường (CD-ROM) hoặc dưới dạng các thiết bị khác (máy đọc sách điện tử) hoặc việc cung cấp một tài liệu điện tử cho một người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: sách điện tử).

...

...

...

CHÚ THÍCH 2: Bao gồm cả lượt mượn tại chỗ.

CHÚ THÍCH 3: Bao gồm cả lượt cung cấp các tài liệu nhân bản của tài liệu gốc (bao gồm cả fax) và việc in ra các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện tiến hành để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả lượt mượn tài liệu thông thường của người sử dụng ở xa thư viện.

CHÚ THÍCH 5: Giao dịch tài liệu qua trung gian điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu các tài liệu này không bị giới hạn thời gian sử dụng. Bao gồm giao dịch cung cấp cho các thành viên trong diện phục vụ của thư viện.

Lượt mượn trong chỉ số này có nghĩa là một giao dịch cho một người sử dụng mượn một tài liệu cụ thể. Nó bao gồm mượn tại chỗ (mượn tại thư viện); nhân bản tài liệu gốc và mượn liên thư viện. Không bao gồm gia hạn mượn và các hoạt động mượn liên thư viện trong tương lai.

Cần chỉ rõ việc bao gồm hoặc không bao gồm thông tin nào khi sử dụng chỉ số để so sánh các thư viện.

Theo chỉ số này thì việc sử dụng tại chỗ là việc một tài liệu được người sử dụng lấy ra từ kho mở để sử dụng trong phạm vi tòa nhà.

Theo chỉ số này thì một lần tải tài liệu có nghĩa là việc yêu cầu thành công một đơn vị nội dung (một tài liệu hoặc một phần tài liệu) từ vốn tài liệu điện tử của thư viện

B.3.1.2.4  Phương pháp tính

...

...

...

Chi phí bổ sung tài liệu cho mỗi lần sử dụng vốn tài liệu là

trong đó

A là tổng kinh phí bổ sung tài liệu cho một năm tài chính, quy đổi sang loại tiền phù hợp;

B là tổng số lượt sử dụng tài liệu (mượn về + sử dụng tại chỗ + tải về) trong cùng giai đoạn đó.

Làm tròn trên cơ sở loại tiền tệ được sử dụng.

B.3.1.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số là một số thực không có giới hạn lớn nhất, giá trị phụ thuộc vào loại hình thư viện và loại tiền tệ sử dụng.

Chỉ số tạo ra một mối quan hệ giữa số lượng lượt mượn + lượt tải về + việc sử dụng tại chỗ và chi phí của tất cả các dịch vụ của thư viện.

...

...

...

Cần nhận thức rằng lượt mượn và sử dụng tại chỗ tài liệu và lượt tải tài liệu từ vốn tài liệu điện tử là những cách thức sử dụng vốn tài liệu rất khác nhau. Tuy nhiên, bởi các tài liệu điện tử đang ngày càng thay thế các tài liệu in, việc sử dụng song hành cả 2 dạng tài liệu này nên được so sánh với chi phí thư viện khi đánh giá tính hiệu quả của các dịch vụ thư viện.

Chỉ số này có thể bị ảnh hưởng bởi các thư viện gần đó cũng cung cấp dịch vụ tới diện phục vụ của thư viện và bởi mức phí sử dụng thư viện.

B.3.1.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [31] Chỉ số C.3

B.3.1.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí cho mỗi lượt sử dụng vốn tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.1.1]; Chi phí cho mỗi người sử dụng [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.1]; Chi phí cho mỗi lượt đến thư viện [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.2]

B.3.1.3  Chi phí cho mỗi lượt tải tài liệu

B.3.1.3.1  Mục đích

Để đánh giá chi phí của một tài liệu điện tử cụ thể liên quan đến số lần tải tài liệu đó.

...

...

...

Chỉ số này có thể áp dụng cho mọi thư viện.

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh các vốn tài liệu điện tử khác tại mọi thời điểm hoặc với cùng một vốn tài liệu điện tử ở một thư viện khác nếu cân nhắc đến sự khác biệt của chính sách về vốn tài liệu hoặc yếu tố kinh tế trong diện phục vụ. Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này chỉ được áp dụng với những vốn tài liệu điện tử được định giá.

B.3.1.3.3  Định nghĩa chỉ số

Chi phí cho mỗi nguồn tài liệu điện tử chia cho số lượng tải về từ vốn tài liệu điện tử đó trong một thời gian cụ thể.

Chi phí cho một nguồn tài liệu điện tử bao gồm bổ sung, đăng ký sử dụng hoặc mua quyền sử dụng do thư viện chi trả cho nguồn tài liệu đó. “Chi phí chi trả theo nội dung tải về” không bao gồm trong định nghĩa này bởi tổng chi phí cho tổng số lượt tải tài liệu là hiển nhiên.

Theo chỉ số này, một lượt tải là một yêu cầu thành công một đơn vị nội dung.

Một đơn vị nội dung theo chỉ số này là một tài liệu văn bản hoặc tài liệu nghe nhìn cụ thể được máy tính xử lý từ một xuất bản phẩm có thể là nguyên bản hoặc là tài liệu tóm của một xuất bản phẩm khác. Nó bao gồm các tài liệu hoặc các phần của tài liệu (bài báo, tóm tắt, mục lục, hình ảnh) và biểu ghi mô tả.

B.3.1.3.4  Phương pháp tính

Với mỗi tài liệu điện tử, chi phí trong một giai đoạn cụ thể (thông thường là một năm tài chính) chia cho số lượng lượt tải về trong giai đoạn đó. Cần chuẩn hóa lại nếu như các giai đoạn thời gian để đánh giá chi phí và lượt tải khác nhau.

...

...

...

Nên loại trừ các phiên bản điện tử của các nguồn lực thông tin được bổ sung theo dạng trọn bộ có kèm theo các ấn bản in không thể tách biệt chi phí rõ ràng. Chi phí của các nguồn lực thông tin bổ sung hàng loạt cần phải được phân bổ theo tỷ lệ cho trước.

Chi phí cho mỗi lần tải tài liệu:

trong đó:

A là chi phí cho mỗi nguồn lực thông tin điện tử trong một giai đoạn cụ thể;

B là số lần tải về từ mỗi nguồn lực thông tin điện tử trong cùng giai đoạn.

Làm tròn theo đơn vị tiền tệ được sử dụng.

B.3.1.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Đây là một số thực không có giới hạn giá trị lớn nhất, khoảng giá trị phụ thuộc vào loại tiền tệ sử dụng.

...

...

...

Phụ thuộc vào các thông số lưu trữ trong trình duyệt máy tính của người sử dụng và việc sử dụng máy chủ được ủy nhiệm, số lượng lượt tải về do máy chủ thống kê sẽ thường thấp hơn số thật.

Chỉ số không nên được sử dụng độc lập mà gắn với các khảo sát liên quan đến sự hài lòng của người sử dụng.

Việc diễn giải kết quả phụ thuộc vào các yếu tố nội bộ như thỏa thuận về quyền sử dụng, hợp đồng dịch vụ, v.v.

B.3.1.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [11] (Chỉ số 6)

B.3.1.3.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí bổ sung tính trên mỗi lượt sử dụng tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.1.2]

B.3.2  Truy cập

B.3.2.1  Thời gian trung bình để bổ sung tài liệu

...

...

...

Đánh giá hiệu quả về tốc độ của các nhà cung cấp tài liệu cho thư viện.

B.3.2.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng cho mọi thư viện. Chỉ số này đặc biệt hữu ích cho việc bổ sung các tài liệu đơn bản (tài liệu in và tài liệu điện tử).

Có thể thực hiện được việc so sánh giữa các nhà cung cấp.

B.3.2.1.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng ngày trung bình kể từ khi yêu cầu một tài liệu cho đến thời điểm tài liệu đó đến thư viện hoặc bắt đầu được truy cập. Không bao gồm các tài liệu được bổ sung theo nguồn biếu tặng, trao đổi hoặc việc yêu cầu, đặt mua các tài liệu chưa được xuất bản.

B.3.2.1.4  Phương pháp tính

a) Đối với các thư viện có hệ thống bổ sung tự động: tất cả các tài liệu đơn bản được thư viện đặt hoặc tiếp nhận gần đây đều được kiểm tra trong tệp đặt tài liệu để biết:

- Ngày đặt hàng hoặc yêu cầu;

...

...

...

- Tên nhà cung cấp (nếu thư viện có nhiều nhà cung cấp khác nhau).

Với mỗi nhan đề, tính toán số lượng ngày giữa thời điểm đặt hàng và thời điểm tài liệu được tiếp nhận hoặc truy cập. Lập danh sách các nhan đề theo số ngày giảm dần.

Thời gian trung bình để bổ sung tài liệu là số ngày ở vị trí giữa của danh sách.

CHÚ THÍCH: Các tài liệu vẫn chưa được tiếp nhận hoặc chưa được truy cập không được cho vào phép tính toán do không định được thời gian hoàn tất của một giao dịch chưa hoàn thiện.

Nếu số lượng tài liệu là một số chẵn, thì thời gian trung bình để bổ sung tài liệu là

trong đó:

A và B là 2 giá trị ở giữa của danh mục xếp hạng nói trên.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

...

...

...

Xử lý như phương pháp a).

Kết quả sẽ được phân tích theo nhà cung cấp hoặc theo lĩnh vực.

B.3.2.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số là một số nguyên, không bị giới hạn giá trị tối đa.

Chỉ số có thể chỉ ra sự thất bại trong hoạt động của các nhà cung cấp (các nhà xuất bản cũng như các nhà sách) và các quy trình khai báo không hiệu quả trong thư viện.

Các quyết định dựa trên kết quả có thể liên quan đến các công việc sau:

- Đặt trực tuyến;

- Thông qua các kế hoạch;

- Cải thiện công việc khai báo các đơn đặt quá hạn;

...

...

...

- Cải thiện hoạt động của nhà cung cấp (nếu họ được thông báo về các kết quả).

B.3.2.1.6  (Các) nguồn tham khảo

- Tham chiếu [7]

- Tham chiếu [24]

- Tham chiếu [29]

- Tham chiếu [31] trang 189 - 192 (“thời lượng bổ sung”)

B.3.2.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Thời gian trung bình để xử lý tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.2.2]

B.3.2.2  Thời gian trung bình để xử lý tài liệu

...

...

...

Để đánh giá hiệu quả về tốc độ của các hình thức xử lý tài liệu.

B.3.2.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho mọi thư viện. Chỉ số này đặc biệt hữu ích với các tài liệu đơn bản (bản in và bản điện tử). Nó có thể được áp dụng với các loại tài liệu khác nhau hoặc các lĩnh vực khác nhau.

Có thể sử dụng chỉ số để so sánh giữa các thư viện, nhưng chỉ khi đã cân nhắc tới những khác biệt về nhiệm vụ của mỗi thư viện có ảnh hưởng thế nào đến các quy định về biên mục mô tả, biên mục chủ đề, đóng bìa v.v.. Khi diễn giải kết quả, cần đặc biệt chú ý đến sự khác biệt giữa công tác tự động hóa và việc sử dụng biên mục sao chép.

B.3.2.2.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng ngày trung bình kể từ thời điểm tài liệu được nhập vào thư viện cho đến khi người sử dụng có thể bắt đầu sử dụng tài liệu đó.

B.3.2.2.4  Phương pháp tính

Thời gian dùng để xác định chỉ số (ví dụ: một tháng) do người sử dụng chỉ số quyết định. Thu thập dữ liệu về các tài liệu đến thư viện trong suốt thời gian đó. Ghi lại thông tin theo dạng nhật ký bằng hệ thống tự động hóa của thư viện hoặc là sổ nhật ký theo dõi trong toàn bộ quá trình.

Với mỗi một hồ sơ theo dõi một nhan đề, cần ghi lại chính xác thời gian của các bước xử lý tài liệu với những thông tin sau:

...

...

...

- Biên mục/ gắn siêu dữ liệu;

- Biên mục chủ đề/ gắn các siêu dữ liệu;

- Chuẩn bị cho việc đóng bìa;

- Đóng bìa;

- Xếp lên giá.

Đối với các tài liệu điện tử, quá trình được hoàn tất bằng việc biên mục, khi một đường dẫn tới tài liệu được thêm vào máy chủ hoặc là cài đặt xong tài liệu đó vào máy chủ của thư viện và đường dẫn tài liệu được bổ sung thêm vào mục lục.

Với mỗi nhan đề, tính toán số ngày trong khoảng thời gian từ khi tài liệu được chuyển đến thư viện cho đến khi tài liệu đã sẵn sàng để được phục vụ. Lập danh mục các tài liệu đó theo số ngày giảm dần.

Thời gian trung bình để xử lý tài liệu là số ngày ở vị trí chính giữa của danh mục trên.

CHÚ THÍCH: Không đưa những tài liệu mà quá trình xử lý chưa hoàn tất vào phép tính này do không xác định được thời gian hoàn tất của một quá trình chưa hoàn thành.

...

...

...

trong đó:

A và B là hai giá trị ở chính giữa bảng danh mục đó.

Các quy trình xử lý đặc biệt dành cho các loại tài liệu đặc thù (ví dụ: các quy trình rút gọn, các tài liệu quý hiếm, các tài liệu biếu tặng, trao đổi...) cần được phân tích riêng. Thời gian trung bình của mỗi bước trong quá trình xử lý có thể được tính toán theo cách giống nhau.

Thời gian của việc xử lý các tài liệu điện tử nên được đánh giá riêng.

B.3.2.2.5  Giải thích và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này một số nguyên, không có giới hạn lớn nhất.

Khi tất cả các dữ liệu liên quan đến việc xử lý đều đã được thu thập, chỉ số có thể chỉ ra được:

- Sự thiếu sót trong trình tự của các quy trình;

...

...

...

- Chậm trễ do quá tải.

Các quyết định quản lý có thể đưa ra dựa trên các kết quả là:

- Hợp lý hóa quy trình;

- Chuyển các tài liệu đang trong thời gian chờ ngắn tới phòng khác, và

- Giao thêm nhiệm vụ cho nhân viên.

B.3.2.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [31], trang 193-198 (“tốc độ xử lý tài liệu”)

B.3.2.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Thời gian trung bình để bổ sung tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.2.1]

...

...

...

B.3.3.1  Tỷ lệ phần trăm nhân lực làm ở bộ phận phục vụ người sử dụng trên tổng số nhân lực của thư viện

B.3.3.1.1  Mục đích

Để xác định nỗ lực của thư viện cho các dịch vụ công trong mối quan hệ với các dịch vụ cơ bản.

B.3.3.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho mọi thư viện.

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể được dùng để so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ và đối tượng phục vụ trong trường hợp sử dụng chung phương pháp đánh giá vị trí nhân viên.

B.3.3.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm nhân viên làm việc toàn thời gian tương đương trực tiếp phục vụ người sử dụng tính trên tổng số nhân viên làm việc toàn thời gian tương đương của thư viện.

Dịch vụ dành cho người sử dụng bao gồm: mượn tài liệu, tra cứu tham khảo, mượn liên thư viện, đào tạo cho người sử dụng, nhân bản, xếp giá và tìm kiếm tài liệu.

...

...

...

Trong một giai đoạn được cấp ngân sách cụ thể, xác định tổng số nhân viên làm việc toàn thời gian tương đương được giao nhiệm vụ trực tiếp phục vụ người sử dụng.

Tính số lượng nhân viên làm việc tương đương toàn thời gian, bao gồm tỷ lệ thời gian ước tính dùng cho các dịch vụ phục vụ người sử dụng của những nhân viên kiêm nhiệm.

CHÚ THÍCH: Nếu thư viện không lưu giữ hồ sơ chi tiết về thời gian sử dụng trong các hoạt động khác nhau, tỷ lệ này có thể được tính toán chính xác theo một khảo sát không định kỳ đặc biệt.

Tính toán số lượng nhân viên làm việc toàn thời gian căn cứ trên hồ sơ công việc của họ. Những nhân viên chính thức làm việc đủ 1 năm được tính là 1. Những nhân viên chính thức nhưng làm việc không đủ 1 năm thì được tính theo tỷ lệ thời gian trong năm mà họ đã làm (được thể hiện bằng số thập phân với 2 chữ số thập phân). Những nhân viên làm việc bán thời gian được tính bằng cách nhân phân số thời gian làm việc với phân số của thời gian đã làm việc trong năm (cả 2 số liệu này đều được thể hiện bằng số thập phân với 2 chữ số thập phân).

Trong trường hợp những công việc trên do lực lượng lao động thuê khoán từ một đơn vị bên ngoài đảm nhận (có trả lương hay không) thì chỉ số này chỉ được áp dụng nếu lượng công việc thuê khoán đó có thể định lượng được (ví dụ: tương đương làm việc toàn thời gian). Định lượng này cần được thêm vào cả A và B trong công thức tính.

Không bao gồm nhân viên tạp vụ và nhân viên bảo dưỡng tòa nhà trong phép tính.

Tỷ lệ phần trăm nhân lực làm ở bộ phận phục vụ người sử dụng trên tổng số nhân lực của thư viện

 x 100

trong đó:

...

...

...

B là tổng số nhân viên tính tương đương số nhân viên làm việc toàn thời gian.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

B.3.3.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Chỉ số này nên được sử dụng kết hợp với các chỉ số về chất lượng.

Chỉ số này chịu ảnh hưởng của một số yếu tố sau:

- Nhiệm vụ của thư viện;

- Đối tượng được phục vụ (ví dụ: người lớn, trẻ em);

- Số lượng điểm phục vụ;

...

...

...

- Tỷ lệ các kho mở;

- Phạm vi và sự đa dạng của các dịch vụ cung cấp;

- Sự hỗ trợ của các hệ thống tự động và các dịch vụ kỹ thuật khác.

B.3.3.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [32] trang 19 (“các nhân viên có chuyên môn làm việc tại bộ phận tra cứu” “quy mô nhân viên”)

B.3.3.2  Tỷ lệ phần trăm câu trả lời đúng

B.3.3.2.1  Mục đích

Để đánh giá cấp độ nhân viên có thể đáp ứng được yêu cầu cơ bản của một dịch vụ tra cứu hiệu quả bằng việc đưa ra các câu trả lời chính xác cho các câu hỏi.

B.3.3.2.2  Phạm vi áp dụng

...

...

...

B.3.3.2.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng các câu hỏi tra cứu được trả lời một cách chính xác chia cho tổng số câu hỏi tra cứu được tiếp nhận.

B.3.3.2.4  Phương pháp tính

Trong số rất nhiều phương pháp được sử dụng, phương pháp kiểm tra ngầm được áp dụng rộng rãi và mô tả chi tiết nhất. Phương pháp này bao gồm việc soạn thảo một bộ câu hỏi đại diện có kèm theo các câu trả lời. Những câu hỏi này sau đó được ủy nhiệm cho các người sử dụng chuyển cho các nhân viên ở bộ phận giải đáp thông tin như những câu hỏi thật sự mà không để nhân viên biết rằng họ đang được kiểm tra. Ưu điểm của phương pháp này là cho phép đánh giá dịch vụ trong điều kiện thông thường. Việc kiểm tra không làm phiền có thể được sử dụng ở dịch vụ tra cứu với các hình thức: gặp mặt trực diện, qua điện thoại, email hoặc trực tuyến. Có thể dễ thực hiện hơn nếu để người sử dụng được ủy nhiệm khai các câu hỏi của họ vào một bảng khai điện tử. Các thư viện có sử dụng dịch vụ tra cứu số hóa sẽ mong muốn có các giao dịch này trong phép tính toán của chỉ số.

Để có được kết quả có giá trị:

- Các câu hỏi phải được lựa chọn với sự cẩn trọng;

- Người sử dụng được ủy nhiệm phải được chọn lựa để đại diện cho nhóm người sử dụng có thực, và

- Người sử dụng được ủy nhiệm phải sắm vai của mình một cách hoàn hảo.

CHÚ THÍCH 1: Trong nhiều trường hợp, có thể khó để xác định một câu trả lời “đúng” cho một câu hỏi. Điều này sẽ ảnh hưởng đến độ tin cậy và tính thực tiễn của chỉ số.

...

...

...

Tỷ lệ phần trăm câu trả lời đúng là

 x 100

trong đó:

A là số câu hỏi được trả lời đúng;

B là tổng số câu hỏi được tiếp nhận.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.3.3.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Cần nhận thức rằng chỉ số này tập trung chỉ vào một khía cạnh của tính hiệu quả của hoạt động tra cứu. Các kết quả có thể bị ảnh hưởng bởi: sự lựa chọn các câu hỏi, kỹ năng giao tiếp của nhân viên, chất lượng, sự đa dạng và sự dễ dàng tiếp cận các tài liệu tra cứu và CSDL tra cứu, sự hoạt động của dịch vụ tra cứu (ví dụ: tra cứu kỹ thuật số).

...

...

...

Ngoài ra, trong ngữ cảnh dịch vụ tra cứu trực tuyến, chỉ số có thể cung cấp những thông tin hữu ích hơn về các chu trình mà nhân viên tuân thủ và các nguồn dữ liệu được sử dụng.

Liên quan đến mức độ chính xác, công việc của cán bộ tra cứu chịu ảnh hưởng của các mục tiêu xung đột nhau: hướng dẫn người sử dụng cách sử dụng các nguồn tra cứu với trả lời các câu hỏi một cách nhanh nhất có thể.

Mức độ khó của câu hỏi cũng có liên quan đến chỉ số. Chú thích rằng một số câu hỏi cũng có câu trả lời mang tính loại trừ, hoặc câu trả lời đưa ra sự lựa chọn cho người hỏi.

B.3.3.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [19] và tham chiếu [31] trang 213-215 (Tỷ lệ các giao dịch tra cứu làm người sử dụng hài lòng).

B.3.3.3  Tỷ lệ phần trăm chi phí cho bổ sung tài liệu trên các chi phí cho nhân viên

B.3.3.3.1  Mục đích

Liên hệ giữa chi phí bổ sung tài liệu với tổng chi phí cho nhân viên để đánh giá xem liệu thư viện đã đầu tư thỏa đáng kinh phí cho vốn tài liệu chưa.

B.3.3.3.2  Phạm vi áp dụng

...

...

...

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể được áp dụng để so sánh ở mọi thời điểm hoặc để so sánh với các thư viện khác nếu cân nhắc đến sự khác biệt trong chính sách về vốn tài liệu và nhiệm vụ của thư viện.

B.3.3.3.3  Định nghĩa chỉ số

Chi phí bổ sung (bao gồm cả đóng bìa, đăng ký sử dụng, chi phí chi trả cho nội dung) chia cho chi phí cho nhân viên thường xuyên (nhân viên có trong sơ đồ vị trí công việc).

B.3.3.3.4  Phương pháp tính

Trong một giai đoạn kinh phí cho trước, xác định các chi phí liên quan đến bổ sung, đăng ký mua, đăng ký sử dụng (bao gồm cả việc đóng bìa và chi trả cho nội dung). Nếu thư viện gia nhập một hiệp hội hoặc có những hợp đồng chung, chỉ tính những gì của thư viện đóng góp cho phần kinh phí thỏa thuận.

Trong cùng giai đoạn đó, xác định chi phí cho nhân viên thường xuyên (nhân viên có trong sơ đồ vị trí công việc). Không bao gồm nhân viên được trả lương từ các khoản tài trợ đặc biệt và trợ lý sinh viên. Chi phí cho nhân viên bao gồm tổng số tiền chi trả cho lương và phụ cấp, các loại phúc lợi nhân công khác; các chi phí liên quan khác; chi phí cho việc đào tạo theo kế hoạch cho nhân viên, bao gồm cả tài liệu đào tạo và chi phí mời chuyên gia từ bên ngoài.

Nếu như chi phí thật không thể tính toán được thì tính một mức trung bình. Liệt kê tất cả mức chi trung bình cho mỗi một cấp độ trong sơ đồ vị trí công việc do các cơ quan chính phủ quy định - hình thức này có ở nhiều quốc gia.

Tỷ lệ phần trăm chi phí cho bổ sung tài liệu trên các chi phí cho nhân viên

...

...

...

A là chi phí cho bổ sung tài liệu;

B là chi phí cho nhân viên.

B.3.3.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số dương, không có giới hạn giá trị lớn nhất.

Một điểm số cao thường được xem là tốt. Nó sẽ cho thư viện biết các quá trình được tổ chức hiệu quả để đầu tư một nguồn kinh phí phù hợp vào vốn tài liệu hay không.

Chỉ số này sẽ bị ảnh hưởng bởi các nguồn lực tài chính từ bên ngoài (ví dụ: các khoản tài trợ đặc biệt) dành cho các liên hiệp thư viện, sự cắt giảm kinh phí xây dựng vốn tài liệu hoặc các bộ tài liệu theo chủ đề. Chỉ số này được đánh giá dựa trên nhiệm vụ và mục đích của thư viện. Các chính sách về vốn tài liệu, các chủ đề do thư viện sưu tập, và các dịch vụ có nhân viên chuyên môn sâu có thể ảnh hưởng lớn đến điểm số.

B.3.3.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tài liệu [9] sửa đổi từ Chỉ số 3.2 và tài liệu [31] trang 175-179 (“Tỷ lệ phần trăm chi phí bổ sung trên chi phí cho nhân viên”)

B.3.3.4  Năng suất lao động trong việc xử lý tài liệu

...

...

...

Tính số lượng trung bình các tài liệu (bao gồm cả tài liệu in và tài liệu điện tử) được một nhân viên xử lý trong một giai đoạn nhất định (thông thường là 1 năm). Chỉ số này mô tả năng suất của nhân viên.

B.3.3.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho mọi thư viện.

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể được sử dụng để so sánh cùng một thư viện vào mọi thời điểm hoặc so sánh với các thư viện khác nếu cân nhắc đến sự khác biệt trong các tài liệu được bổ sung và sự khác biệt trong chu trình công việc và phương pháp xử lý tài liệu.

Chỉ số này không xác định được chất lượng (tốc độ và độ chính xác) của các hoạt động xử lý.

B.3.3.4.3  Định nghĩa chỉ số

Để đánh giá năng suất của nhân viên trong việc xử lý tài liệu, lấy tổng số tài liệu được xử lý chia cho số lượng nhân viên làm việc tương đương toàn thời gian tham gia vào việc xử lý tài liệu (bổ sung, biên mục, không bao gồm biên mục hồi cố).

B.3.3.4.4  Phương pháp tính

Đếm số lượng tài liệu in và tài liệu điện tử được bổ sung trong một giai đoạn cụ thể (thường là một năm). Đối với các tạp chí và báo điện tử, một lần đăng ký cho 1 năm sử dụng được tính là 1 bản.

...

...

...

Để tính toán số nhân viên làm việc tương đương với toàn thời gian

- Nhân viên thường xuyên: số giờ làm việc hàng tuần chia cho số giờ thư viện làm việc hàng tuần theo quy định.

- Nhân viên làm việc không thường xuyên: số giờ làm việc hàng tuần chia cho số giờ thư viện làm việc hàng tuần theo quy định và nhân với tỷ lệ (số tuần làm việc/52).

Năng suất của nhân viên trong việc xử lý tài liệu là:

trong đó:

A là số lượng tài liệu được bổ sung trong một khoảng thời gian nhất định;

B là số nhân viên tương đương nhân viên làm việc toàn thời gian làm công việc xử lý tài liệu.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

...

...

...

Chỉ số này là một số nguyên không có giới hạn giá trị lớn nhất.

Điểm số cao thường được xem là tốt.

Chỉ số sẽ bị ảnh hưởng bởi loại hình tài liệu được xử lý, phương pháp xử lý và khả năng thực hiện việc biên mục sao chép.

Chỉ số này không nên áp dụng trong các trường hợp phải thuê ngoài cho các công việc trên (ví dụ: mua dữ liệu biên mục).

B.3.3.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [9] (chỉ số 3.3) và tham chiếu [31] trang 199-201.

B.3.3.4.7  (Các) chỉ số liên quan

Năng suất lao động trong dịch vụ mượn và cung cấp tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.3.5]

B.3.3.5  Năng suất lao động trong dịch vụ mượn và cung cấp tài liệu

...

...

...

Để đánh giá hiệu suất của dịch vụ mượn và cung cấp tài liệu của thư viện.

B.3.3.5.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với mọi thư viện có dịch vụ mượn và cung cấp tài liệu.

Có thể thực hiện việc so sánh giữa các thư viện, nếu cân nhắc đến sự khác biệt về tỷ lệ phần trăm của loại hình mượn và cung cấp tài liệu và sự khác biệt trong cấp độ tự động hóa.

Chỉ số này không đánh giá được chất lượng (tốc độ và độ chính xác) của dịch vụ.

B.3.3.5.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng số giao dịch mượn tài liệu trong một năm chia cho số lượng nhân viên làm việc tương đương toàn thời gian trong mảng mượn tại địa phương, mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu, bao gồm cả việc nhân viên tìm tài liệu trên giá và nhân bản, scan tài liệu để cấp phát.

Theo mục đích của chỉ số này, mượn tài liệu bao gồm:

- Mượn tại địa phương, bao gồm mượn để sử dụng tại chỗ;

...

...

...

- Giao dịch cung cấp tài liệu.

Không bao gồm việc gia hạn mượn tài liệu.

B.3.3.5.4  Phương pháp tính

Đếm số lượng lượt mượn tài liệu (bao gồm cả việc mượn để sử dụng tại chỗ), mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu trong 1 năm.

nhân viên thư viện thực hiện một công việc toàn thời gian trong vòng một năm

Đếm số nhân viên thư viện làm việc tương đương toàn thời gian trong mảng mượn tài liệu, mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu, bao gồm cả nhân viên tìm kiếm tài liệu ở trên giá, sao chụp và quét tài liệu để cung cấp. Bao gồm cả nhân viên tạm thời, nhân viên chính thức và nhân viên làm việc theo dự án.

Bởi các nhân viên đôi khi tham gia nhiều dự án, thời gian mà họ phải sử dụng cho mỗi dự án đều cần được ghi chép trong suốt giai đoạn kiểm tra đó. Trên cơ sở đó có thể tính toán được tỷ lệ thời gian mà mỗi nhân viên dành cho việc xử lý tài liệu. Nếu không thể ghi chép lại thời gian đó, tỷ lệ này có thể được ước tính.

Năng suất lao động của nhân viên trong mảng dịch vụ mượn và cung cấp tài liệu là:

...

...

...

A là tổng số lượt mượn truyền thống, lượt mượn liên thư viện và số lượng lần cung cấp tài liệu trong 1 năm;

B là số lượng nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian ở mảng dịch vụ mượn và cung cấp tài liệu.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

Chỉ số có thể sử dụng riêng cho dịch vụ và dịch vụ mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu.

B.3.3.5.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên không có giới hạn giá trị lớn nhất.

Một điểm số cao thường coi là tốt.

Chỉ số sẽ bị ảnh hưởng bởi loại hình tài liệu được cung cấp, tỷ lệ loại hình mượn và cung cấp tài liệu khác nhau, cấp độ tự động hóa và việc tổ chức quy trình công việc.

Nếu năng suất lao động của nhân viên quá thấp, thư viện nên:

...

...

...

- Sử dụng quy trình tự động hóa nhiều hơn; hoặc

- Đào tạo chuyên sâu cho nhân viên.

B.3.3.5.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.9.4 của tham chiếu [20].

B.3.3.5.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí nhân viên trên một nhan đề tài liệu được biên mục [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.3.6]; Năng suất lao động trong việc xử lý tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.3.4]

B.3.3.6  Chi phí nhân viên trên một nhan đề tài liệu được biên mục

B.3.3.6.1  Mục đích

Để đánh giá chi phí nhân viên trong chính sách cụ thể nhằm biên mục biểu ghi thư mục và từ đó đánh giá hiệu quả của các hoạt động và quy trình của thư viện.

...

...

...

Chỉ số này phù hợp với mọi thư viện có nhiệm vụ xây dựng các biểu ghi thư mục.

Chỉ số này có thể được chia nhỏ tới các loại hình tài liệu. Bao gồm cả việc xây dựng các biểu ghi đã hoàn thiện và các biểu ghi thành phần và việc xuất dữ liệu.

Chỉ số này không mang ý nghĩa đánh giá chất lượng công tác biên mục.

Có thể so sánh giữa các thư viện nếu cân nhắc đến tỷ lệ của biên mục sao chép và/hoặc biên mục tối thiểu, loại hình biên mục và phân loại theo chủ đề và sự khác biệt của mức lương giữa các nhân viên.

B.3.3.6.3  Định nghĩa chỉ số

Chi phí cho nhân viên để thực hiện việc mô tả một tài liệu và việc nhập chính xác và logic tài liệu đó vào một tệp mục lục chia cho số lượng tài liệu được biên mục.

CHÚ THÍCH 1: Theo mục đích của chỉ số này, thuật ngữ biên mục diễn tả việc mô tả vật lý một tài liệu, bao gồm biên mục sao chép, biên mục gốc đầy đủ, biên mục gốc tối thiểu và biên mục lại.

CHÚ THÍCH 2: Cũng bao gồm cả việc thu thập các biểu ghi có kiểm soát, phân tích chủ đề, đánh chỉ số và phân loại.

CHÚ THÍCH 3: Theo mục đích của chỉ số này, chi phí cho nhân viên bao gồm lương và các loại phúc lợi dành cho nhân viên, không bao gồm các chi phí khác cho nhân viên.

...

...

...

B.3.3.6.4  Phương pháp tính

Người sử dụng chỉ số sẽ quyết định thời gian đánh giá. Dữ liệu nên được thu thập trong suốt thời gian thực hiện mẫu thử đó.

Để có được số giờ sử dụng cho việc xây dựng biểu ghi thư mục, những nhân viên tham gia vào việc biên mục sẽ ghi lại số giờ mà họ làm việc này trong thời gian mẫu thử diễn ra bởi nhân viên đôi khi phải thực hiện nhiều công việc một lúc. Trên cơ sở đó, có thể tính toán được tỷ lệ thời gian mỗi nhân viên thực hiện công việc biên mục. Nếu không ghi lại được thời gian nói trên thì có thể ước tính.

Chi phí cho nhân viên trên một tài liệu được biên mục là

trong đó

A là tổng số giờ trong suốt giai đoạn mẫu dùng cho việc xây dựng việc mô tả thư mục và mô tả có kiểm soát, nhận dạng và truy cập các dữ liệu thư mục được nhập vào;

B là chi phí theo giờ của nhân công (lương trong giai đoạn diễn ra mẫu thử chia cho số giờ làm việc thường xuyên của nhân viên tương ứng);

C là số tài liệu được biên mục trong suốt giai đoạn của mẫu thử.

...

...

...

CHÚ THÍCH 2: Các chi phí khác (cho tòa nhà, vận hành v.v.) không bao gồm trong phép tính của chỉ số này để cho phép việc so sánh giữa các phương pháp tạo dựng biểu ghi thư mục khác nhau.

B.3.3.6.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là số thực, không có giới hạn giá trị lớn nhất.

Chi phí cho nhân viên cho một đề mục mô tả biên mục có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố: sự khác biệt về cấp độ mô tả biên mục, phạm vi và độ chi tiết của kiểm soát tính nhất quán. Chi phí sẽ phản ảnh được những sự khác biệt này.

Các chi phí nên được thẩm định trong mối quan hệ với chất lượng của mục lục:

- Tính hiệu suất với người sử dụng;

- Tính hiệu suất cho nhân viên (cho công tác kiểm soát kho và các chức năng nội bộ khác);

- Đáp ứng các tiêu chuẩn để trao đổi và thông tin.

Nếu các chi phí trên 1 tài liệu biên mục quá cao, thư viện có thể:

...

...

...

- Xem xét lại các khía cạnh kỹ thuật, ví dụ: hoạt động của phần cứng và phần mềm;

- Xem xét lại sơ đồ công việc, hoặc

- Tăng lượng dữ liệu nhập bằng việc hợp tác với các thư viện khác trong cùng quốc gia.

B.3.3.6.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.9.1 của tham chiếu [5].

B.3.3.6.7  (Các) chỉ số liên quan

Năng suất lao động trong việc xử lý tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.3.4].

B.3.4  Tổng quát

B.3.4.1  Chi phí cho mỗi người sử dụng

...

...

...

Để đánh giá chi phí của dịch vụ thư viện liên quan đến số người sử dụng thư viện.

B.3.4.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này áp dụng được cho mọi thư viện.

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ nếu cách tính chi phí được thực hiện giống nhau.

B.3.4.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng số chi thường xuyên hoặc chi phí hoạt động của thư viện trong một năm tài chính đầy đủ chia cho số người sử dụng.

Tổng chi thường xuyên là tổng các chi phí cho:

a) Bổ sung tài liệu (bao gồm đóng bìa, đăng ký và chi phí chi trả cho nội dung)

b) Nhân viên (bao gồm nhân viên làm việc theo dự án, trợ lý sinh viên, v.v.) và đào tạo nhân viên

...

...

...

Theo mục đích của chỉ số này, một người sử dụng là người đã đến thư viện hoặc đã sử dụng dịch vụ hoặc tiện ích của thư viện trong năm vừa qua; đối với thư viện mà tài liệu là hoạt động chủ đạo, số lượng người sử dụng có đăng ký mượn có thể được xem là con số ước tính số lượng người sử dụng trong diện phục vụ.

B.3.4.1.4  Các phương pháp tính

a) Lấy mẫu thử ngẫu nhiên từ diện phục vụ. Hỏi mỗi người trong nhóm xem họ đã đến thư viện hay sử dụng dịch vụ thư viện trong năm vừa qua không. Tính tổng chi thường xuyên cho một năm tài chính bằng việc sử dụng dữ liệu của bộ phận kế toán. Có thể sử dụng dữ liệu ngân sách để ước tính cho năm hiện tại.

Chi phí cho mỗi người sử dụng là:

trong đó:

A là tổng chi thường xuyên của thư viện trong một năm tài chính hoàn chỉnh, thể hiện bằng loại tiền tệ phù hợp;

B là số lượng người trong mẫu thử trả lời là “Có”;

C là số lượng người trong mẫu thử;

...

...

...

Làm tròn một cách phù hợp theo đơn vị tiền tệ được sử dụng.

b) Từ các hồ sơ trong hệ thống thư viện, đếm số lượng người sử dụng (phụ thuộc vào diện đối tượng được phục vụ) có thực hiện mượn sách trong năm vừa qua (người mượn có thực hiện hoạt động).

Chi phí cho một người sử dụng là:

trong đó:

A là tổng chi thường xuyên của thư viện trong một năm tài chính hoàn chỉnh, thể hiện bằng loại tiền tệ phù hợp;

B là số lượng người mượn có thực hiện hoạt động trong năm vừa qua.

Làm tròn một cách phù hợp theo đơn vị tiền tệ được sử dụng.

B.3.4.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

...

...

...

Chỉ số này có thể sử dụng để đánh giá:

- Chi phí hiệu quả của một thư viện trong các giai đoạn khác nhau;

- Chi phí hiệu quả của một thư viện ở cộng đồng địa phương khi so sánh với các dịch vụ khác;

- Chi phí hiệu quả của một thư viện khi so sánh với các thư viện cùng loại khác.

Chỉ số này không được sử dụng độc lập. Sẽ hữu ích nếu đặt các chỉ số dịch vụ trong một ngữ cảnh rộng hơn. Khi đánh giá về các mục đích của thư viện, chỉ số này có thể hữu ích trong việc cân đối chi phí quỹ công và giúp nhận thức được sự khác biệt về chi phí giữa các thư viện tương đương.

Phép tính toán này có thể bị ảnh hưởng bởi sự khác biệt trong các phương pháp kế toán. Nếu phương pháp này chỉ đếm các người mượn có thực hiện hoạt động, kết quả về chi phí cho mỗi người sử dụng có thể cao hơn thực tế bởi không tính đến những người có sử dụng dịch vụ thư viện khác nhưng không mượn về nhà.

B.3.4.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [11] trang 52-53

B.3.4.1.7  (Các) chỉ số liên quan

...

...

...

B.3.4.2  Chi phí cho mỗi lượt đến thư viện

B.3.4.2.1  Mục đích

Để đánh giá chi phí của dịch vụ thư viện liên quan đến số lượng lượt đến thư viện.

B.3.4.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này áp dụng được cho mọi thư viện.

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ trong trường hợp có cùng phương thức thống kế số lượng đến thư viện và việc tính toán chi phí.

B.3.4.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng chi thường xuyên của thư viện cho một năm tài chính đầy đủ chia cho số lượng lượt đến thư viện (bao gồm cả lượt ảo).

Tổng chi phí định kỳ là tổng các chi phí cho:

...

...

...

b) Nhân viên (bao gồm nhân viên làm việc theo dự án, trợ lý sinh viên, v.v.) và đào tạo cho nhân viên.

c) Tất cả các các mục đích khác: vận hành và bảo trì máy tính và mạng, đăng ký sử dụng phần mềm và viễn thông, thuê và bảo trì tòa nhà, chi phí tiện ích (sưởi ấm, điện, nước, nước thải), sửa chữa hoặc thay thế các đồ đạc và thiết bị hiện có và các chi phí khác như biên mục biểu ghi, nhân bản, chi phí bưu điện, quảng bá cho các dịch vụ, văn phòng phẩm, bảo hiểm, đi lại và trao đổi, tư vấn, v.v.

Không bao gồm chi phí xây dựng cơ bản (sát nhập hoặc thêm trụ sở, xây mới trụ sở, mở rộng hệ thống máy tính, mua sắm trang thiết bị, đồ đạc, v.v.).

Theo mục đích của chỉ số này, một lượt đến thư viện là một người bước vào hoặc dời khỏi tòa nhà thư viện (chỉ đếm lượt vào hoặc lượt ra, không đếm gộp). Một lượt đến thư viện ảo là một chu trình liên tục các hoạt động của người sử dụng trên trang thông tin điện tử của thư viện do người sử dụng ở bên ngoài địa chỉ IP của thư viện (thường là bên ngoài thư viện), không tính đến số trang hoặc số yếu tố được xem.

B.3.4.2.4  Các phương pháp tính

a) Sử dụng một cửa quay hoặc một thiết bị tương tự để đếm tự động số người dời thư viện hoặc vào thư viện. Đếm số lượng người truy cập trang thông tin điện tử thư viện trong cùng thời gian đó. Tính toán tổng số kinh phí cho một năm tài chính sử dụng dữ liệu kế toán. Có thể sử dụng dữ liệu ngân sách để ước tính cho năm hiện tại

Chi phí cho một lượt đến thư viện là

trong đó:

...

...

...

B là tổng số lượt đến thư viện trực tiếp trong 1 năm;

C là tổng số lượt truy cập trang thông tin điện tử thư viện trong 1 năm.

Làm tròn một cách phù hợp theo đơn vị tiền tệ được sử dụng.

b) Số lượng người thực đến thư viện và số lượng truy cập ảo có thể được đánh giá bằng mẫu thử. Đếm số lượng người thực đến và số lượng truy cập ảo trong một hay nhiều giai đoạn mẫu thử. Người sử dụng chỉ số sẽ lựa chọn số lượng và thời lượng của mẫu thử. Ước tính tổng số lượng đến thực và truy cập ảo trong một năm bằng phép ngoại suy, sử dụng các thông tin sẵn có về các sự biến đổi trong năm.

CHÚ THÍCH: Thư viện công cộng thường sử dụng khoảng thời gian là 1 tuần, thư viện đại học là 2 hoặc nhiều hơn 2 giai đoạn phản ánh chu trình các hoạt động học thuật.

Chi phí cho một lượt đến thư viện là:

trong đó:

A là tổng số chi thường xuyên của thư viện trong một năm tài chính hoàn chỉnh, thể hiện bằng loại tiền tệ phù hợp;

...

...

...

C là tổng số lượt truy cập trang thông tin điện tử thư viện trong 1 năm.

Làm tròn một cách phù hợp theo đơn vị tiền tệ được sử dụng.

B.3.4.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực không có giới hạn giá trị lớn nhất.

Chỉ số này không được sử dụng độc lập. Sẽ hữu ích nếu đặt các chỉ số liên quan đến dịch vụ trong một ngữ cảnh rộng hơn. Khi đánh giá về các mục đích của thư viện, chỉ số này có thể hữu ích trong việc cân đối chi phí quỹ công và giúp nhận thức được sự khác biệt về chi phí giữa các thư viện tương đương.

Phép tính toán có thể bị ảnh hưởng bởi sự khác biệt trong các phương pháp kế toán và trong cách đếm lượt đến.

Nếu cửa xoay được sử dụng để đếm số lượng người đến, phép đếm có thể cho kết quả cao hơn thực tế bởi nhân viên và có thể những người không phải là người sử dụng thư viện cũng sẽ được đếm gộp vào.

Khi có sự biến động đáng kể theo mùa, phép đếm phải được thực hiện trong các khoảng thời gian ngắn hơn khi việc sử dụng được thường xuyên hơn.

B.3.4.2.6  (Các) nguồn tham khảo

...

...

...

B.3.4.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí cho mỗi người sử dụng [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.1]; Lượt sử dụng thư viện trên đầu người [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.2.1].

B.4  Tiềm năng và sự phát triển

B.4.1  Vốn tài liệu

B.4.1.1  Tỷ lệ phần trăm kinh phí chi cho việc cung cấp thông tin về vốn tài liệu điện tử

B.4.1.1.1  Mục đích

Để đánh giá cấp độ thư viện cam kết xây dựng vốn tài liệu điện tử.

B.4.1.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này áp dụng cho mọi loại hình thư viện.

...

...

...

Có thể thực hiện việc so sánh giữa các thư viện, tuy nhiên cần phải tính đến sự khác biệt về tầm bao quát nội dung, chính sách vốn tài liệu và điều kiện kinh tế trong khu vực dân cư.

B.4.1.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỳ lệ phần trăm kinh phí chi cho việc cung cấp thông tin về vốn tài liệu điện tử.

Vốn tài liệu điện tử ở đây bao gồm CSDL, xuất bản phẩm điện tử nhiều kỳ và tài liệu số hóa.

Chi phí chi cho vốn tài liệu điện tử, theo mục đích của chỉ số này bao gồm chi phí bổ sung, đăng ký và mua quyền sử dụng. Như một giải pháp loại trừ, thư viện có thể quyết định việc bao gồm chi phí truy cập và chi phí cung cấp tài liệu trong tổng chi phí xây dựng vốn tài liệu. Điều này cần được nêu rõ khi công bố hoặc so sánh điểm số.

Tổng chi phí bổ sung sẽ không bao gồm chi phí cho việc đóng bìa.

Không bao gồm chi phí cho cơ sở hạ tầng như phần cứng, phần mềm, mạng hoặc việc số hóa tài liệu.

Cũng không bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế bán hàng và thuế dịch vụ cũng như các loại thuế địa phương khác. Việc bao gồm các loại thuế này sẽ có ảnh hưởng nếu thực hiện phép so sánh ở phạm vi quốc tế.

B.4.1.1.4  Phương pháp tính

...

...

...

Tỷ lệ phần trăm kinh phí cung cấp thông tin được sử dụng cho vốn tài liệu điện tử:

 x 100

trong đó:

A là kinh phí chi cho vốn tài liệu điện tử;

B là tổng kinh phí chi cho hoạt động cung cấp thông tin.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

B.4.1.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Việc so sánh các thời điểm khác nhau cho thấy mức độ một thư viện chuyển trọng tâm của mình vào các thông tin điện tử. Tuy nhiên, sự khác biệt trong cấu trúc định giá giữa tài liệu in và tài liệu điện tử có ảnh hưởng đáng kể đến việc so sánh vào mọi thời điểm.

...

...

...

Do vậy, chỉ số không được sử dụng đơn lẻ mà phải có sự kết hợp với các chỉ số liên quan đến việc sử dụng vốn tài liệu và sự hài lòng của người sử dụng.

B.4.1.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

- Tham chiếu [11] (chỉ số 11);

- Tham chiếu [9] (Pl 1.4);

- Tham chiếu [31] trang 233 - 237.

B.4.1.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm nhân viên thư viện làm việc trong mảng cung cấp dịch vụ điện tử [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.4.2.1].

B.4.2  Nhân lực

...

...

...

B.4.2.1.1  Mục đích

Để đánh giá cấp độ thư viện đầu tư cho nhân lực đang làm việc hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các dịch vụ điện tử.

B.4.2.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này áp dụng được cho mọi thư viện có nhân viên làm việc trong mảng cung cấp dịch vụ điện tử.

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ và cùng đối tượng phục vụ, trong trường hợp cùng một phương pháp đánh giá được sử dụng.

B.4.2.1.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian (FTE) tham gia vào việc lập kế hoạch, duy trì, cung cấp và phát triển các dịch vụ công nghệ thông tin, phát triển và cải thiện các dịch vụ điện tử của thư viện chia cho tổng số nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian.

Theo chỉ số này, cung cấp các dịch vụ điện tử bao gồm duy trì và phát triển hệ thống tự động hóa trong thư viện, (các) máy chủ trang web của thư viện, lưu trữ các ấn phẩm điện tử, hệ thống tra cứu điện tử và tất cả các ứng dụng phần mềm cung cấp cho người sử dụng và nhân viên chuyên phụ trách về phần cứng máy tính (máy chủ, máy tính, máy in, máy quét).

Không bao gồm ở đây nhân viên làm việc ở bộ phận hỗ trợ và giải đáp, ở bộ phận bổ sung/xử lý tài liệu điện tử, ở bộ phận thực hiện việc số hóa tài liệu cho vốn tài liệu điện tử, ở bộ phận hướng dẫn người sử dụng sử dụng các dịch vụ điện tử của thư viện và ở bộ phận liên quan đến nội dung của dịch vụ Internet của thư viện.

...

...

...

Số lượng nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian thực hiện việc cung cấp và xây dựng dịch vụ thư viện điện tử được tính bằng việc cộng tổng số thời gian sử dụng của nhân viên chính thức và nhân viên tạm thời, bao gồm cả nhân viên dự án về lập kế hoạch, duy trì, cung cấp và phát triển các dịch vụ công nghệ thông tin, xây dựng và cải thiện về mặt kỹ thuật của dịch vụ trên trang thông tin điện tử của thư viện.

Do nhiều nhân viên có thể đóng góp thời gian cho hoạt động hỗ trợ kỹ thuật nên dữ liệu có thể được thu thập theo mẫu thử. Ví dụ: nhân viên có thể được yêu cầu lưu giữ nhật ký công tác cho một ngày hay một số ngày và lượng thời gian sử dụng cho hỗ trợ kỹ thuật có thể được tính toán thành tỷ lệ phần trăm của tổng thời gian làm việc của nhân viên trong giai đoạn mẫu thử.

Tổng số nhân viên thư viện tương đương làm việc toàn thời gian được tính bằng cách tính tổng số nhân viên chính thức và tạm thời, bao gồm cả nhân viên dự án.

Nếu không ghi lại được thời gian thì có thể ước tính.

Tỷ lệ phần trăm nhân viên thư viện cung cấp và phát triển dịch vụ thư viện điện tử là

 x 100

trong đó:

A là số lượng nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian thực hiện việc cung cấp, duy trì và phát triển công nghệ thông tin và/hoặc các dịch vụ trên trang thông tin điện tử;

B là tổng số nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian.

...

...

...

B.4.2.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Giá trị của chỉ số này là một số nguyên trong khoảng từ 0 đến 100. Điểm số cho thấy sự ưu tiên của thư viện với việc cung cấp và phát triển các dịch vụ công nghệ thông tin và các dịch vụ trên trang thông tin điện tử.

Nếu phải thuê khoán bất kỳ phần nào ở trên từ một đơn vị công nghệ thông tin hay cơ quan bên ngoài (có hoặc không trả thù lao) thì chỉ nên áp dụng chỉ số này nếu có thể định lượng tương ứng cho khối lượng công việc bên ngoài (ví du: tương đương làm việc toàn thời gian). Lượng số này cần được thêm vào cho cả mục A và mục B trong công thức.

B.4.2.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các nguồn tham chiếu sau:

- Tham chiếu [11] Pl 4.4;

- Tham chiếu [9] sửa đổi từ Pl 13;

- Tham chiếu [31] trang 238-241.

B.4.2.1.7  (Các) chỉ số liên quan

...

...

...

B.4.2.2  Số giờ tham gia các chương trình đào tạo chính thức của mỗi nhân viên

B.4.2.2.1  Mục đích

Để đánh giá việc nâng cao các kỹ năng của nhân viên thư viện bằng việc tham gia các chương trình đào tạo.

B.4.2.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này áp dụng được cho mọi thư viện.

B.4.2.2.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng giờ tham dự các khóa đào tạo chính thức của mỗi nhân viên chia cho tổng số nhân viên thư viện (tổng số nhân viên, không phải nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian).

Đào tạo được tổ chức dưới hình thức bài giảng có kế hoạch, có thể là đào tạo tại chỗ hoặc ở bên ngoài, hoặc là học trực tuyến và do nhân viên thư viện, chuyên gia trong lĩnh vực hoặc hệ thống chuyên trách (trang thông tin điện tử có nội dung chuyên về đào tạo) đảm nhiệm.

Chỉ số này cũng đánh giá số lượng người tham dự các bài học.

...

...

...

Số lượng giờ tham gia vào các nội dung đào tạo có thể được xác định bằng việc giữ hồ sơ theo dõi các nhân viên thư viện tham gia đào tạo và bằng việc đếm tổng số giờ trong toàn bộ các nội dung đào tạo đó. Số lượng này sau đó chia cho tổng số nhân viên thư viện.

Số lượng giờ tham dự các nội dung đào tạo trên một nhân viên là

trong đó

A là tổng số giờ tham dự các nội dung đào tạo trong một khoảng thời gian xác định;

B là tổng số nhân viên thư viện;

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.4.2.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực không có giới hạn giá trị lớn nhất. Điểm số cao cho thấy các hoạt động đào tạo có chất lượng tốt hơn. Điểm số thấp cho thấy nhu cầu cần phải tăng cường hoạt động đào tạo cho nhân viên thư viện. Tuy nhiên, một số lượng lớn lượt tham dự các buổi đào tạo chính quy lại có thể chỉ gắn với cùng một số lượng nhân viên nhất định. Chỉ số này không bao gồm các hoạt động tập huấn phi chính quy, do đó, nó chỉ có thể thể hiện cấp độ trung bình trong đào tạo chuyên sâu chứ không thể đưa ra một cách đánh giá chính xác và tổng thể xuyên suốt.

...

...

...

Xem các nguồn tham chiếu sau:

- Tham chiếu [8] trang 35 (“số giờ đào tạo về công nghệ thông tin trên mỗi nhân viên”)

- Tham chiếu [11] (sửa đổi từ Pl 12);

- Tham chiếu [9] (Pl 4.1);

- Tham chiếu [31] trang 238 - 241 (số lượng người tham dự nội dung đào tạo trên mỗi nhân viên).

B.4.2.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm nhân viên thư viện làm việc trong mảng cung cấp dịch vụ điện tử [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.4.2.1]; Tỷ lệ phần trăm thời gian của nhân viên, dành cho các lớp đào tạo chính thức [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.4.2.3].

B.4.2.3  Tỷ lệ phần trăm thời gian của nhân viên dành cho việc tham gia các lớp đào tạo chính thức

B.4.2.3.1  Mục đích

...

...

...

B.4.2.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể được sử dụng ở mọi loại hình thư viện, nhưng phù hợp nhất khi được sử dụng ở cấp độ ngành thư viện (ví dụ: tổng số thư viện công cộng, tổng số thư viện đại học).

B.4.2.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm tổng số giờ làm việc thư viện dành cho hoạt động đào tạo.

B.4.2.3.4  Phương pháp tính

Đếm số lượng giờ mà nhân viên thư viện tham dự các hoạt động đào tạo chính thức. Đào tạo thường được tổ chức trong giờ làm việc nhưng cũng có thể tính các hoạt động đào tạo vào cuối tuần và thời gian rảnh rỗi, nếu số giờ đào tạo bị ảnh hưởng bởi giờ làm việc. Bao gồm cả việc sử dụng các module đào tạo của nhân viên thư viện.

Đếm số lượng giờ làm việc mà về mặt lý thuyết thì sẵn có trong năm báo cáo (số giờ làm việc chung, bao gồm cả nghỉ lễ và nghỉ ốm). Tính cá nhân viên tạm thời, nhân viên dự án và trợ lý sinh viên. Không tính tình nguyện viên và nhân viên tạp vụ.

Tỷ lệ phần trăm thời gian của nhân viên sử dụng cho việc đào tạo là

 x 100

...

...

...

A là tổng số giờ sử dụng để được đào tạo;

B là tổng số giờ làm việc của thư viện.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

B.4.2.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Một tỷ lệ phần trăm cao cho thấy một sự cải thiện về năng lực liên quan đến hoạt động đào tạo tham gia. Một tỷ lệ phần trăm thấp có thể cho thấy sự cần thiết phải đẩy mạnh hoạt động đào tạo cho nhân viên. Các thư viện sẽ hướng tới sự cân bằng trong các tỷ lệ thời gian mà nhân viên sử dụng cho các hoạt động khác nhau.

Một tỷ lệ phần trăm cao của thời gian mà nhân viên sử dụng cho các hoạt động đào tạo có thể là kết quả của việc ít nhân viên tham gia nhiều nội dung đào tạo. Điều này rất quan trọng đối với các nhà quản lý trong việc giám sát tổng số nhân viên tham gia đào tạo.

Chỉ số này không bao gồm đào tạo phi chính thức và do đó, có thể không ước tính đúng số lượng nhân viên đào tạo.

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này bị ảnh hưởng bởi số lượng, thời lượng của các nội dung đào tạo và chất lượng của hoạt động đào tạo. Chất lượng của nội dung đào tạo sẽ được giám sát dựa trên các bảng hỏi về mức độ hài lòng và/hoặc bởi những cuộc kiểm tra để đánh giá kết quả học tập của nhân viên. Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này cũng bị ảnh hưởng bởi sự giới thiệu của các dịch vụ mới trong suốt năm báo cáo mà đòi hỏi phải có các hoạt động đào tạo.

...

...

...

Chỉ số này được sử dụng để so sánh trong một hệ thống thư viện, ví dụ: thư viện công cộng, thư viện quốc gia, thư viện đại học. Quy mô thư viện, tổng số nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian, các nhân tố khả biến đặc thù của thư viện, v.v. có thể ảnh hưởng đến chỉ số và cần cân nhắc khi sử dụng để nhằm mục đích so sánh.

B.4.2.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [9] (thư viện công cộng) và tham chiếu [27].

B.4.2.4  Tỷ lệ phần trăm nhân viên tham gia các hoạt động và dự án hợp tác

B.4.2.4.1  Mục đích

Đánh giá hoạt động hợp tác ở cấp địa phương, cấp vùng, cấp quốc gia và cấp quốc tế; theo đó đánh giá vai trò và ảnh hưởng của thư viện đến ngành thư viện nói chung.

B.4.2.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này áp dụng được cho mọi thư viện.

Có thể so sánh giữa các thư viện, nếu cân nhắc đến các cơ hội khác nhau trong đầu tư dự án.

...

...

...

Số lượng nhân viên thư viện tương đương làm việc toàn thời gian tham gia vào hoạt động hợp tác và các dự án hợp tác chia cho tổng số nhân viên thư viện tương đương làm việc toàn thời gian.

CHÚ THÍCH 1: Một mối quan hệ hợp tác được định nghĩa là một sự hợp tác chính thức, liên tục giữa một thư viện với một hoặc nhiều tổ chức khác, bao gồm thư viện, thường là về các dịch vụ hoặc hoạt động đặc thù.

CHÚ THÍCH 2: Một dự án được định nghĩa là một quá trình riêng, bao gồm một loạt các hoạt động hợp tác và kiểm soát có thời gian bắt đầu và kết thúc, được thực hiện để đạt được những mục đích đáp ứng những yêu cầu cụ thể, bao gồm có sự tập trung thời gian, kinh phí và các nguồn lực.

CHÚ THÍCH 3: Chỉ có những chương trình và dự án của các tổ chức và/hoặc được tài trợ đặc biệt mới được áp dụng chỉ số này, ví dụ: các nhóm hoặc ủy ban cộng tác do hiệp hội thư viện hoặc các dự án do chính phủ cấp ngân sách hoặc các tổ chức nghiên cứu cấp ngân sách.

CHÚ THÍCH 4: Là một tập hợp con, tỷ lệ phần trăm của nhân viên tham gia vào các mối quan hệ hợp tác và dự án quốc tế cần được đánh giá riêng.

CHÚ THÍCH 5: Dự án quốc tế trong bối cảnh chỉ số này là những dự án có ít nhất một đối tác nước ngoài.

B.4.2.4.4  Phương pháp tính

Tổng số nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian tham gia các mối quan hệ hợp tác và dự án được tính bằng cách cộng số lượng thời gian sử dụng của tất cả nhân viên chính thức và tạm thời, bao gồm cả nhân viên dự án trong việc lập kế hoạch, duy trì và phát triển hợp tác và làm việc trong các dự án hợp tác.

Số lượng nhân viên tham gia các mối quan hệ hợp tác và dự án hợp tác quốc tế có thể được tính riêng.

...

...

...

Nếu không thể ghi chép được thời gian nói trên thì có thể ước tính.

Tỷ lệ phần trăm của nhân viên làm việc cho các mối quan hệ và dự án hợp tác là

 x 100

trong đó

A là số lượng nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian cho việc lập kế hoạch, duy trì và phát triển các mối quan hệ và các dự án;

B là tổng số nhân viên tương đương làm việc toàn thời gian.

Làm tròn tới số thập phân.

B.4.2.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

...

...

...

Kết quả của chỉ số có thể khác nhau theo từng năm và có thể bị ảnh hưởng bởi tính sẵn có của ngân sách cho các dự án.

Chỉ số sẽ hữu dụng nhất nếu được áp dụng ổn định hàng năm.

B.4.2.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.7.4 của tham chiếu [5].

B.4.3  Tổng quát

B.4.3.1  Tỷ lệ phần trăm tài sản thư viện nhận được từ các khoản tài trợ hoặc nguồn thu phát sinh

B.4.3.1.1  Mục đích

Để đánh giá sự thành công của thư viện trong việc có thêm được các nguồn kinh phí khác.

B.4.3.1.2  Phạm vi áp dụng

...

...

...

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh mọi lúc hoặc so sánh với các thư viện khác nếu cân nhắc đến đơn vị cấp kinh phí và các nhiệm vụ đặc biệt tiếp tục được các cơ quan bên ngoài cấp kinh phí.

B.4.3.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm của các nguồn lực thư viện nhận được do các khoản tài trợ đặc biệt hoặc điều tiết nguồn thu.

Nguồn lực tài chính tổng thể của thư viện bao gồm các nguồn lực cho chi phí xây dựng cơ bản. Nguồn lực nhận được từ các nguồn tài trợ đặc biệt hoặc điều tiết nguồn thu bao gồm cả những nguồn lực chi cho xây dựng cơ bản không được các cơ quan cấp ngân sách chi trả.

Theo chỉ số này, nguồn tài trợ đặc biệt là khoản tài trợ không mang tính định kỳ để tài trợ cho dự án lớn. Kinh phí tài trợ thường xuyên do cơ quan bên ngoài cấp cho nhiệm vụ đặc biệt của thư viện (ví dụ: duy trì một trung tâm cho hoạt động đào tạo thư viện) không được tính là khoản tài trợ đặc biệt nhưng bao gồm trong nguồn lực tài chính tổng thể của thư viện.

Nguồn thu do thư viện điều tiết bao gồm nguồn thu từ phí, lệ phí, phí làm thẻ, quà tặng và nguồn thu điều tiết từ các hoạt động đặc biệt như cửa hàng của thư viện hay quảng cáo ở thư viện.

B.4.3.1.4  Phương pháp tính

Xác định tổng nguồn lực tài chính của thư viện, bao gồm các nguồn lực cho kinh phí xây dựng cơ bản. Lấy các khoản thu nhập từ điều tiếp vốn của thư viện và khoản tài trợ đặc biệt, bao gồm cả nguồn lực tài chính cho xây dựng cơ bản không do cơ quan cấp ngân sách chi trả.

Tỷ lệ phần trăm nguồn lực tài chính thư viện nhân được từ các nguồn tài trợ đặc biệt và điều tiết nguồn thu là

...

...

...

trong đó:

A là nguồn lực tài chính thư viện nhận được từ các nguồn tài trợ đặc biệt và điều tiết kinh phí;

B là tổng nguồn lực tài chính chung của thư viện.

Làm tròn đến số thập phân.

B.4.3.1.5  Giải thích chỉ số và yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là số thực có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Điểm số cao cho thấy thư viện hoạt động thành công sáng kiến của mình để có thêm nguồn thu. Trong trường hợp này, thư viện được xem là có tham vọng và động cơ.

Chỉ số cũng hữu ích để có được kiến thức về cấp độ mà thư viện tham gia vào các nhiệm vụ vượt ra khỏi nhiệm vụ chính của thư viện và do đó, đủ năng lực để được nhận các nguồn lực tài chính khác.

Chỉ số có thể bị ảnh hưởng bởi nhiệm vụ của thư viện liên quan nhiều hay ít tới công việc nghiên cứu mà có nhiều kinh phí tài trợ hơn. Nó cũng bị ảnh hưởng bởi sự suy giảm nguồn lực tài chính nhận được từ cơ quan cấp kinh phí. Sự suy giảm đó sẽ dẫn đến sự gia tăng chỉ số, nếu nguồn tài trợ đặc biệt của thư viện và khoản thu vẫn ở mức ổn định.

...

...

...

Xem tham chiếu [9] (Pl 4.3) và tham chiếu [31] trang 246 - 249.

B.4.3.2  Tỷ lệ phần trăm của ngân sách cấp cho thư viện

B.4.3.2.1  Mục đích

Để đánh giá tầm quan trọng của thư viện (được thể hiện trên đơn vị tiền tệ) và sự hỗ trợ của các đơn vị cấp kinh phí.

B.4.3.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này áp dụng được cho mọi thư viện của một đơn vị giáo dục đại học. Sẽ khó để so sánh giữa hệ thống thư viện tích hợp và hệ thống 2 cấp có nhiều phòng ban.

Thư viện công cộng và thư viện chuyên ngành có thể sửa đổi chỉ số này để có được tỷ lệ phần trăm của ngân sách công cấp cho thư viện từ tổng ngân sách của họ.

B.4.3.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm của kinh phí cấp cho thư viện (không bao gồm kinh phí cấp từ bên thứ 3).

...

...

...

Theo chỉ số này, kinh phí cho thư viện là bao gồm các nguồn kinh phí được nhận từ cơ quan cấp trên, bao gồm kinh phí cho bổ sung, tài liệu, chi phí nhân viên, vốn và kinh phí cấp 1 lần. Kinh phí từ các bên thứ 3, nguồn tài trợ đặc biệt hoặc kinh phí điều tiết không bao gồm ở đây.

Nguồn tài trợ đặc biệt là nguồn tài trợ không định kỳ để tài trợ hoặc tài trợ một phần cho các dự án lớn.

B.4.3.2.4  Phương pháp tính

Xác định kinh phí của thư viện (bao gồm vốn, nguồn cấp 1 lần nhận được từ cơ quan cấp trên, không bao gồm kinh phí của bên thứ 3 cấp) trong cùng giai đoạn.

Tỷ lệ phần trăm của kinh phí cấp cho thư viện là

 x 100

trong đó

A là nguồn lực tài chính của thư viện;

B là nguồn lực tài chính do cấp trên rót xuống.

...

...

...

B.4.3.2.5  Giải thích và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Một điểm số cao được xem là tốt. Nó chỉ ra rằng đơn vị cấp kinh phí đánh giá được giá trị của thư viện trong cơ quan mình, nhu cầu tài chính của thư viện và có thể cho phép thư viện cung cấp các dịch vụ tốt hơn cho người sử dụng.

Chỉ số này bị ảnh hưởng bởi sự tồn tại của cơ quan cấp kinh phí bên ngoài và cơ cấu (ví dụ: ngân sách từ chính phủ). Nó cũng chịu ảnh hưởng bởi nhiệm vụ đặc biệt của thư viện với nguồn kinh phí được cấp cao, ví dụ, vốn tài liệu đặc biệt của thư viện được một cơ quan bên ngoài cấp kinh phí.

B.4.3.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [9] (PI 4.2) và tham chiếu [31] trang 250 -253.

Phụ lục C

(Tham khảo)

Danh mục thuật ngữ và định nghĩa theo trật tự chữ cái Tiếng Việt

...

...

...

Thuật ngữ (Tiếng Việt)

Thuật ngữ (Tiếng Anh)

Số mục

Số trang

1

Biểu ghi mô tả

Descriptive record

2.9

10

...

...

...

Câu hỏi tham khảo

Reference question

2.43

17

3

Chất lượng

Quality

2.42

16

...

...

...

Chi phí hoạt động

Chi thường xuyên

Operating expenditure

Ordinary expenditure

2.36

15

5

Chỉ số

Indicator

...

...

...

13

6

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện

Performance indicator

2.39

16

7

Cơ sở dữ liệu (CSDL)

Database

...

...

...

9

8

Cung cấp tài liệu điện tử, qua trung gian

Electronic document delivery, mediated

2.17

11

9

Dịch vụ điện tử

Electronic service

...

...

...

12

10

Dự án

Project

2.41

16

11

Đánh giá

Evaluation

...

...

...

12

12

Đào tạo người sử dụng

User training

2.54

19

13

Đào tạo nhân lực

Staff training

...

...

...

18

14

Độ tin cậy

Reliability

2.46

17

15

Đối tượng mục tiêu

Target population

...

...

...

18

16

Đối tượng phục vụ

Population to be served

2.40

16

17

Đơn vị nội dung

Content unit

...

...

...

9

18

Giờ mở cửa

Opening hours

2.35

15

19

Hoạt động

Performance

...

...

...

16

20

Khả năng truy cập

Accessibility

2.2

8

21

Kho nội sinh

Institutional repository

...

...

...

13

22

Khu vực dành cho người sử dụng

User place

2.52

18

23

Khu vực dịch vụ dành cho người sử dụng

User service area

...

...

...

19

24

Lượt đến thư viện

Visit

2.57

20

25

Mục đích

Goal

...

...

...

13

26

Mục tiêu

Objective

2.34

15

27

Mượn liên thư viện

Interlibrary loan

...

...

...

13

28

Mượn tài liệu

Loan

2.31

14

29

Người mượn thực

Active borrower

...

...

...

8

30

Người sử dụng

User

2.51

18

31

Người sử dụng bên ngoài

External user

...

...

...

12

32

Người sử dụng có đăng ký

Registered user

2.44

17

33

Người sử dụng thực

Active user

...

...

...

8

34

Nguồn lực thông tin miễn phí trên Internet

Free Internet resource

2.22

12

35

Nguồn tài trợ đặc biệt

Special grant

...

...

...

18

36

Nhan đề

Title

2.50

18

37

Nhiệm vụ

Mission

...

...

...

15

38

Quan hệ đối tác

Partnership

2.37

15

39

Sách điện tử

eBook/electronic book

...

...

...

11

40

Siêu dữ liệu

Metadata

2.32

14

41

Số hóa

Digitization

...

...

...

10

42

Sử dụng tại chỗ

In-house use

2.26

13

43

Tài liệu

Document

...

...

...

10

44

Tài liệu số

Digital document

2.10

10

45

Tải về

Download

...

...

...

11

46

Thư viện

Library

2.29

13

47

Tiện ích

Facilities

...

...

...

12

48

Tính hiệu quả

Effectiveness

2.15

11

49

Tính hiệu suất

Efficiency

...

...

...

11

50

Tính hợp lệ

Validity

2.55

19

51

Tính sẵn có

Availability

...

...

...

9

52

Tính thích hợp

Appropriateness

2.5

9

53

Trang thông tin điện tử của thư viện

Library website

...

...

...

14

54

Truy cập

Access

2.1

8

55

Truy cập ảo

Virtual visit

...

...

...

19

56

Truy cập bị từ chối

Rejected access/turnaway

2.45

17

57

Tương đương toàn thời gian

Full-time equivalent

...

...

...

12

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] ISO 2789:2013, Thông tin và tư liệu - Số liệu thống kê thư viện quốc tế.

[2] TCVN 5453:2009 (ISO 5127:2001), Thông tin và tư liệu - Từ vựng.

[3] TCVN ISO 9000:2008 (ISO 9000:2005), Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng.

[4] ISO/TR 11219:2012, Thông tin và tư liệu - Các điều kiện chất lượng và các số liệu thống kê cơ bản cho tòa nhà thư viện - Diện tích, chức năng và thiết kế.

[5] ISO/TR 28118:2009, Thông tin và tư liệu - chỉ số đánh giá hoạt động thư viện của các thư viện quốc gia (Information and documentation - Performance indicators for national libraries).

[6] ABM-UtvikLing. (2000). Indicatorer for norske universitets - hogskolebibliotek. Oslo: ABM-utvikling [được xem ngày 19 tháng 2 năm 2013]. Có tại http://www.abm-utvikling.no/publisert/abm-skrift/abm-skrift-63

...

...

...

[8] BERTOT J.C., MCCLURE C.R. RYAN J. Thống kê và đánh giá hoạt động về các dịch vụ kết nối mạng trong các thư viện công cộng. Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ, Chicago, 2001.

[9] BIX-Der Bibliothekindex. Wissenschaftliche Biliotheken [được xem ngày 19 tháng 2 năm 2013]. Có tại http://ww.bix-bibliotheksindex.de

[10] Thư viện Vương quốc Anh. Luật về việc phục vụ người sử dụng và du khách của thư viện ở Vương quốc Anh. [được xem ngày 19 tháng 2 năm 2013]. Có tại http://www.bl.uk/aboutus/stratpolprog/code/readcode.html#committement

[11] BROPHY P. Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện của thư viện điện tử: Dự án EQUINOX, trong ấn phẩm nhiều kỳ 14,1 (2001) trang 5-9 [được xem ngày 19 tháng 2 năm 2013]. Có tại http://uksg.metapress.com/content/2a7agfwnl0wlk5wq

[12] CEYNOWA K., CONERS A. (2003). Quản lý chi phí trong các thư viện đại học, Munchen: Saur (Ấn phẩm của IFLA, 104)

[13] CHILDLERS T. (1991). Khảo sát quy mô của các nghiên cứu đơn giản về công tác tra cứu. Trong: Đánh giá các dịch vụ công và nhân lực làm việc trong lĩnh vực công. Trường Đại học Illinois tại Urbana-Champaign: Khoa cao học về Thư viện và khoa học Thông tin.

[14] CREASER C. Một bên không thể phù hợp cho tất cả: khảo sát dành cho người sử dụng trong các thư viện đại học. Đánh giá hoạt động và thang đánh giá. 2006, 7 (3) trang 153-162.

[15] Direction asociee des Biblitheques de Montreal. Division de la planification et du development du reseau. Comiter de vigie (2006) Rapport annuel des effets d’afluence: donnee statisques sur les nouveaux abonnes et Bilans de migration des nouveaux abonners et desemprunteurs annuels, janvier-decembre 2005 [incluant des observations tirees des nouveaux tableaux et bilans graphiques sur les effets d’afluence au cours des cinq dernieres annees 2001-2005].

[16] DUBLIN CORE Chương trình siêu dữ liệu (2005). Bộ từ vựng DCMI [được xem ngày 19 tháng 2 năm 2013], Có tại http://dublincore.org/documents.useguide/glossary.html

...

...

...

[18] EDGREN J và các tác giả khác. Sổ tay về chất lượng, các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện cho công tác thư viện. Stockholm, Thụy Điển. Nhóm chuyên về công tác quản lý và thống kê của Hiệp hội Thư viện Thụy Điển. [được xem ngày 19 tháng 2 năm 2013]. Có tại http://www.biblioteksforeningen.org/material/kvalitetshandboken

[19] HERNON P & MCCLURE C.R. (1987). Thử nghiệm đơn giản và các dịch vụ tra cứu trong thư viện. Norwood, New Jersey, Ablex.

[20] JANTTI M (2003). Hoạt động cung cấp tài liệu (ấn bản lần thứ 3). Hội đồng các nhân viên thư viện đại học Australia, Canberra, Australia, [được xem ngày 19 tháng 2 năm 2013]. Có tại http://www.caul.edu.au/caul-programs/best-practice/performance-indicators

[21] KAPLAN R., & NORTON D. Biến chiến lược thành hành động: cách tiếp cận thẻ điểm cân bằng. Harvard Business School Press, Boston, MA, 1996.

[22] King research Ltd. Chìa khóa thành công; các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện cho thư viện công cộng; sổ tay đánh giá hoạt động và các chỉ số. HMSO, London, 1990.

[23] MANSBRIDGE J. Các nghiên cứu về tính sẵn có trong thư viện. Nghiên cứu Thư viện và Khoa học thông tin. 1986, 8, trang 299-314.

[24] MILLER R.E, & NIEMEYER M.W (1986). Hoạt động của nhà cung cấp: nghiên cứu của 2 thư viện. Các nguồn lực thư viện và các dịch vụ kỹ thuật, 30: 60-68.

[25] MOORE N (1989). Đánh giá hoạt động thư viện công cộng: sổ tay lược thảo. Paris: UNESCO, 1989.

[26] Thư viện Quốc gia Úc (2012). Các điều lệ về dịch vụ. [được xem ngày 19 tháng 2 năm 2013]. Có tại http://www.nla.gov.au/service-charter

...

...

...

[28] NILSEN K. (2005) Dịch vụ tra cứu ảo và tra cứu truyền thông: so sánh quan điểm của người sử dụng về việc sử dụng các dịch vụ tra cứu truyền thống và bàn tra cứu ảo trong các thư viện công cộng và thư viện trường học. IFLA 2005. [được xem ngày 19 tháng 2 năm 2013]. Có tại http://archive.ifla.org/IV/ifla71/papers/027e-Nilsen.pdf

[29] O'NEIL A. Đánh giá sự thành công của các phòng bổ sung: tổng quan chung. Công tác bổ sung trong thư viện. 1992 16, trang 209-219.

[30] POLL R., & TE BOEKHORST P. và HIRALDO R.A (1996) Đánh giá chất lượng: chỉ dẫn quốc tế về đánh giá hoạt động trong các thư viện đại học Munchen, Đức: Saur [ấn phẩm của IFLA, 76].

[31] POLL R., & TE BOEKHORST P (2007) Đánh giá chất lượng: chỉ dẫn quốc tế về đánh giá hoạt động trong các thư viện đại học (ấn bản lần 2). Munchen, Đức: Saur [ấn phẩm của IFLA, 127]

[32] VAN HOUSE. N ACHILDLER T.A (1993) Nghiên cứu hiệu quả của thư viện công cộng: báo cáo hoàn chỉnh. Chicago: Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ.

[33] VAN HOUSE. N . ALYNCH M.JMCCLURE C.RZWEZIG D.L RODGER E.J (1987). Các số liệu đầu ra của việc đánh giá hoạt động thư viện công cộng. Chicago, Illinois: Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ.

[34] VAN HOUSE. N AWEIL B.TMCCLURE C.R (1990) Đánh giá hoạt động của thư viện đại học: cách tiếp cận mang tính thực tiễn. Chicago, Illinois: Hội Thư viện các trường cao đẳng và Thư viện nghiên cứu, Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ.

[35] WARD S., SUMSION J., FUEGI D., BLOOR I. (1995) Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện thư viện và công cụ quản lý thư viện. Luxembourgh: Hội đồng Châu Âu DGXIII-E3 (EUR 16483 EN).

[36] TCVN ISO 11799:2003, Thông tin và tư liệu - Yêu cầu lưu trữ tài liệu đối với tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện.

...

...

...

MỤC LỤC

Lời nói đầu

Lời giới thiệu

1  Phạm vi áp dụng

2  Thuật ngữ và định nghĩa

3  Tiêu chí và khung mô tả

3.1  Vấn đề tổng quát

3.2  Tiêu chí

3.3  Khung mô tả

...

...

...

4.1  Vấn đề tổng quát

4.2  Lựa chọn các chỉ số hoạt động

4.3  Giới hạn

Phụ lục A (Quy định) Danh mục các chỉ số hoạt động thư viện

Phụ lục B (Quy định) Mô tả các chỉ số hoạt động thư viện

Phụ lục C (Tham khảo) Danh mục thuật ngữ và định nghĩa theo trật tự chữ cái Tiếng Việt

Thư mục tài liệu tham khảo