|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 4345/QĐ-BYT
|
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH “QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ Y TẾ”
BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ
Căn cứ Nghị định số 63/2012/NĐ-CP ngày
31 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị
định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP
ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng
con dấu;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4
năm 2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức;
Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Bộ
Y
tế,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế công tác văn thư của
Bộ Y tế”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Điều 3. Quyết định này thay thế Quyết định số 28/2005/QĐ-BYT ngày 23
tháng 9 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc Ban hành Quy chế về công tác văn
thư của Bộ Y tế và Quyết định số 2345/QĐ-BYT ngày 05 tháng 7 năm 2011 của Bộ
trưởng Bộ Y tế về việc Ban hành Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý văn bản tại Bộ Y tế.
Điều 4. Các ông (bà): Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, Vụ trưởng
các Vụ, Cục trưởng các Cục, Tổng cục trưởng Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia
đình chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như điều 4;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Các Đơn vị thuộc Bộ (để t/hiện);
- Các đơn vị trực thuộc Bộ;
- ...
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ
TRƯỞNG
Nguyễn Viết Tiến
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ Y TẾ
(Ban
hành Kèm theo Quyết định số 4345/QĐ-BYT ngày 20 tháng 10 năm 2015 của
Bộ trưởng Bộ Y tế)
Chương I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định các
hoạt động về văn thư trong
quá trình quản lý, chỉ đạo
của Bộ Y tế để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo,
ban hành văn bản;
quản
lý văn bản và tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị; lập
hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và việc quản lý, sử dụng con dấu trong
công tác văn thư.
Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng cho các Vụ, Cục,
Tổng cục,Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ (sau đây gọi tắt là các đơn vị). Các tổ chức,
cá nhân gửi công
văn,
giấy tờ đến Bộ Y tế.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế
bao gồm những
quy định chung về
hoạt
động văn thư trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của các đơn vị để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình.
2. Văn bản đến là tất cả các loại
văn bản, bao gồm văn bản quy
phạm pháp
luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và
đơn, thư gửi đến Bộ Y tế.
3. Văn bản đi là tất cả các
loại văn bản, bao gồm văn bản
quy phạm pháp
luật,
văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn
bản mật) do Bộ Y tế
phát hành.
4. Bản thảo văn bản là bản
được viết hoặc đánh máy,
hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về
nội dung, thể thức văn bản được các đơn vị ban hành và có chữ ký trực tiếp
của người có thẩm quyền.
6. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản và được các
đơn vị ban hành.
7. Văn bản điện tử được định
nghĩa thông qua khái niệm thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi
đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện
điện tử.
8. Chữ ký số là một dạng
chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi
một
thông
điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.
9. Bản sao y bản chính là
bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải
được thực hiện từ
bản
chính.
10. Bản trích sao là bản sao một phần
nội dung của văn
bản và được trình
bày
theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
11. Bản sao lục là bản sao đầy đủ,
chính
xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
12. Hồ sơ là một tập tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn
đề một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
13. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp
xếp văn bản
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các
đơn vị và cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư
1. Trách nhiệm của Bộ trưởng
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo
việc thực hiện các
chế độ, quy định về công tác
văn thư theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác văn thư đối với các Vụ, Cục,
Tổng cục, Thanh
tra Bộ, Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý
vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ
Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm
giúp Bộ
trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư
tại các Vụ, Cục, Tổng cục, Văn
phòng Bộ, Thanh tra Bộ Y tế, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
về công tác văn thư cho các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế.
3. Trách nhiệm của Lãnh đạo các đơn vị
Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm triển
khai và tổ chức
thực hiện các quy
định
của Bộ Y tế về công tác văn
thư.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong quá trình giải quyết công
việc liên quan đến công tác văn thư, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện
nghiêm chỉnh Quy chế
này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư.
Điều 4. Tổ chức, nhiệm vụ của Văn thư Bộ Y tế
Văn phòng Bộ Y tế (Phòng Hành chính)
là đơn vị
đầu mối tiếp nhận văn bản đến của các cơ quan, đơn vị gửi Bộ Y tế, và
giải quyết
công văn đi, quản lý và sử dụng con dấu và thực hiện các công việc liên
quan
đến công
tác văn thư.
Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư
Mọi hoạt động trong công tác văn thư tại
Bộ Y tế
phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật của
ngành y tế.
Chương II
CÔNG
TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 6. Hình thức văn bản
Gồm các loại văn bản sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản hợp nhất;
- Văn bản trao đổi với các cơ
quan, tổ chức
hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 7. Thể thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số
25/2011/TT-BTP
ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản quy phạm pháp
luật
của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản
quy phạm pháp luật liên tịch.
2. Văn bản hành chính
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính (phụ lục kèm theo).
3. Văn bản chuyên ngành
Do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan quản
lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ
trưởng Bộ Nội vụ.
4. Văn bản hợp nhất
Thực hiện theo các quy định tại
Pháp lệnh số
01/2012/UBTVQH13 ngày 22 tháng 3 năm 2012 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về Hợp
nhất văn bản quy
phạm pháp luật.
5. Văn bản trao đổi với các cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
Thực hiện theo các quy định hiện hành của
pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 8. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội số 80/2015/QH13 ngày
22 tháng 6 năm 2015 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực
hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn
bản cần soạn thảo,
lãnh đạo các đơn vị giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức,
viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện
các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật,
độ khẩn, nơi
nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên
quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất
với người
đứng đầu đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên
quan; nghiên cứu
tiếp thu ý kiến
để hoàn chỉnh bản
thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản;
Điều 9. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã
duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm
quyền ký duyệt
văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được
lãnh đạo đơn vị phê duyệt
nhưng thấy cần thiết phải
sửa chữa, bổ
sung thêm vào dự thảo
thì
đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình
người đã duyệt dự
thảo xem xét,
quyết
định
việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 10. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm
tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
2. Văn bản do lãnh đạo cấp Vụ ký thì
cá nhân được giao nhiệm vụ dự thảo phải ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản
(sau dấu ./.) trước khi
trình Lãnh đạo
Vụ
ký ban hành.
3. Văn bản do Lãnh đạo Bộ ký thì Lãnh đạo các đơn vị
được giao nhiệm vụ dự thảo phải ký nháy vào phía bên phải chức vụ của
người ký văn bản trước khi trình ký ban hành.
4. Văn bản quy phạm pháp luật khi
trình ký ban hành thực hiện theo Thông tư số 22/2014/TT-BYT
ngày 30 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Y tế
quy định
về
soạn thảo, ban hành và tổ chức triển khai thi hành văn bản quy phạm
pháp luật về y tế.
5. Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng tổ chức kiểm
tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban
hành văn bản của cơ quan, tổ
chức và phải ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở "nơi nhận" đối với văn bản quy phạm
pháp luật.
6. Chỉ có các Vụ, Cục, Tổng
cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ mới được phép trình lãnh đạo Bộ ký các văn bản
và đóng dấu của Bộ Y tế.
7. Khi trình lãnh đạo Bộ ký
các văn bản, đơn vị hoặc công chức,
viên chức soạn
thảo hoặc chủ
trì soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan kèm
theo.
8. Các văn bản trình lãnh đạo Bộ,
sau khi
được văn thư đơn vị cấp số, phiếu trình sẽ chuyển đến văn thư Bộ
qua hệ thống
quản lý và điều hành văn bản điện tử (sau đây gọi tắt là hệ thống) và đồng
thời chuyển cả
bản giấy để kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (đối với tờ
trình xin ban
hành văn bản), trường hợp văn bản đúng quy định, văn thư Bộ sẽ cấp số trình
để
chuyển lên tổ thư ký trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt. Các văn bản trình Lãnh đạo Bộ không được cập nhật
trên hệ thống, Văn phòng Bộ
(Phòng Hành chính) không
giải quyết.
9. Văn bản gửi cấp trên phải
có chữ ký trực
tiếp
10. Khi trình lãnh đạo Bộ các văn bản
mật, đơn
vị trình phải cho vào phong bì dán kín, ngoài bì có số, ký hiệu, mức
độ mật -
khẩn của đơn vị trình để theo dõi và ghi tên lãnh đạo Bộ cần trình để người đó
trực tiếp
bóc. Khi trả lại cũng phải được dán kín, giao cho Phòng Hành chính nhận và trả.
Điều 11. Ký văn bản
1. Người ký văn bản chịu trách nhiệm về
văn bản
mình ký.
2. Bộ trưởng ký các văn bản quy phạm
pháp luật,
các văn bản gửi cấp trên và các văn bản về những vấn đề trọng yếu của
ngành.
Trong một số trường hợp cụ thể, Bộ trưởng giao cho
Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng các văn bản nói trên.
3. Thứ trưởng ký thay các văn
bản thuộc phạm vi lĩnh vực
được Bộ trưởng phân công phụ trách.
4. Trong một số trường
hợp đặc biệt, Bộ
trưởng có thể ủy quyền cho lãnh đạo cấp Vụ ký thừa ủy quyền một số văn bản. Việc ký thừa ủy quyền
phải được quy
định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký ủy quyền không
được ủy quyền lại cho người khác ký.
5. Bộ trưởng giao cho lãnh đạo các Vụ,
Văn phòng Bộ,
Thanh tra Bộ ký thừa lệnh một số loại văn bản theo chức năng, nhiệm vụ được
giao.
6. Lãnh đạo Bộ ký giấy giới thiệu cho
Lãnh đạo các Vụ, Cục, Tổng cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ và cán bộ được giao
nhiệm vụ giải quyết những vấn đề quan trọng.
7. Lãnh đạo các Vụ, Cục, Tổng cục, Văn
phòng Bộ, Thanh tra Bộ ký giấy giới thiệu cho cán bộ, công chức và
nhân viên (kể cả cán bộ trưng tập và hợp đồng) trong phạm vi, lĩnh vực được phân
công phụ trách. Giấy giới thiệu của các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ phải ghi
rõ nội dung công tác và
phải đăng ký vào sổ tại Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính). Giấy giới thiệu của
các Cục, Tổng cục sẽ đăng ký tại Văn phòng Cục, Tổng cục.
8. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc
các thứ mực dễ phai để ký văn bản.
9. Không ghi học hàm, học vị và các
danh hiệu danh dự
khác của người ký.
10. Chữ ký số chuyên dùng trong văn bản
điện tử của Bộ
Y tế thực hiện theo Quyết định số
5452/QĐ-BYT ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Bộ Y tế về việc ban hành Quy định sử
dụng chữ ký số chuyên dùng trong văn bản điện tử của Bộ Y tế.
Điều 12. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm:
sao y bản chính,
sao lục và trích sao.
a) Bản sao y bản chính, bản sao lục và
bản trích sao thực
hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
b) Bản sao chụp (photocopy
cả dấu và chữ
ký của văn bản chính) thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
2. Lãnh đạo các Vụ, Cục, Tổng cục,
Thanh
tra Bộ, Văn phòng Bộ ký sao văn bản và nhân bản theo nơi nhận thuộc phạm vi chức năng, nhiệm
vụ, lĩnh vực được
phân
công.
3. Không được sao, chụp, chuyển phát
ra ngoài
cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo
các Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ ghi trong văn bản cần thiết
cho việc giao dịch,
trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
4. Thể thức bản sao
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01
năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành
chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 13. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn
bản đến của Bộ Y tế phải được quản lý tập trung tại Văn phòng Bộ (Phòng Hành
chính), trừ những loại văn bản
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không đăng
ký tại Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết.
2. Tất cả các văn bản đến gửi các Cục
và Tổng cục sẽ được tiếp nhận và đăng ký trực tiếp tại bộ phận Văn thư của Cục
và Tổng
cục.
3. Tất cả các văn bản
đi do Cục và Tổng cục ban
hành, Cục và Tổng cục sẽ tự gửi cho
các đơn vị.
4. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày
nào phải được đăng
ký, phát hành
hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu
chỉ các mức độ
khẩn: “hỏa tốc”
(kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được
đăng ký và
chuyển giao ngay
sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
sau khi văn bản được ký.
5. Văn bản, tài liệu có nội dung mang
bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện
hành về bảo vệ bí mật nhà nước
hướng dẫn tại Quy chế này.
Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến Bộ Y tế phải được quản lý theo trình tự
sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
2. Trình, chuyển giao văn bản đến
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết
văn bản đến
Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Đối với Văn bản giấy:
a) Tiếp nhận văn bản đến: Văn bản đến phải qua Văn phòng Bộ
(Phòng Hành chính)
để làm thủ tục tiếp nhận,
phân loại sơ
bộ, đăng ký;
b) Bóc bì văn bản đến: Văn thư Bộ có
trách
nhiệm bóc bì văn bản đến cơ quan Bộ Y tế (trừ bì có dấu chỉ mức độ mật
hoặc gửi
đích danh cá nhân, tổ chức đoàn thể trong cơ quan Bộ Y tế) sau
đó đóng dấu
“ĐẾN”, ghi số và ngày đến;
c) Scan văn bản đến (trừ văn bản mật, đơn thư, hồ
sơ cán bộ …) và đăng ký văn bản đến vào hệ thống;
d) Chuyển Lãnh đạo Phòng
Hành chính hoặc
Lãnh đạo Văn phòng Bộ cho ý kiến phân phối văn bản đến.
đ) Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua hệ thống
sẽ chuyển văn bản giấy đến các đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
e) Đối với văn bản chuyển phát qua mạng
không
thông qua hệ thống trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ
tục tiếp
nhận và đăng ký như văn bản giấy. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu
Đến ghi số đến và ngày đến và chuyển tới đơn vị có trách nhiệm thực hiện như bản đã nhận trước
đó.
2. Đối với văn bản điện tử:
a) Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn
của văn bản đính kèm, nếu văn bản không đúng quy định về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; File đính
kèm không cùng với trích yếu nội dung; bản Scan bị mờ, mất hoặc thiếu trang...
thì sẽ bị trả lại nơi gửi
b) Đăng ký, cấp số văn bản đến trên Hệ
thống;
c) Chuyển Lãnh đạo Phòng Hành chính hoặc
Lãnh đạo Văn phòng Bộ cho ý kiến phân phối văn bản đến.
4. Đối với văn bản đến ngoài giờ
làm việc,
ngày lễ, ngày nghỉ, thì Phòng Bảo vệ - Văn phòng Bộ có trách nhiệm ký nhận
và chuyển
giao cho Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ ngay trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp
các văn bản đến khẩn nhân viên Bảo
vệ có trách nhiệm báo cáo
Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.
5. Văn bản mật đến được
đăng ký vào sổ đăng ký riêng.
Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) khi nhận văn bản đến phải kịp
thời làm
thủ tục đăng ký văn bản đến trên hệ thống và chuyển văn bản tới Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo các đơn
vị. Văn bản khẩn phải được trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận
được.
2. Căn cứ vào ý kiến giải quyết
của lãnh đạo
Văn phòng Bộ hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ thông qua hệ thống, công chức, viên chức làm công tác
văn thư tại đơn
vị chuyển báo cáo lãnh đạo đơn vị
để xử lý. Việc tiếp nhận và
chuyển giao văn bản
đến tại các đơn vị do lãnh đạo đơn vị quy định.
3. Chánh Văn phòng Bộ bóc, xử lý các văn bản “Mật”,
“Tối mật”, Tuyệt mật”.
4. Những văn bản đề rõ “người có
tên mới
được
bóc”, Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) phải chuyển đến người nhận nguyên cả phong bì.
5. Việc chuyển giao văn bản
phải đảm bảo chính
xác, đúng đối tượng và bảo đảm bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
chuyển giao
văn bản của Văn phòng Bộ.
Điều 17. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm chỉ
đạo giải quyết kịp thời văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách và phối hợp
với các đơn vị khác giải quyết kịp thời văn bản đến có liên quan với
các đơn vị khác.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu
về thời hạn giải quyết thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm
việc của Bộ Y tế. Nếu văn bản đến không thuộc chức năng của đơn vị nhận thì
phải trả lại Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính)
để chuyển tới
đơn vị khác trong thời gian sớm nhất.
3. Sau khi nhận được văn bản điện
tử qua hệ thống, Lãnh
đạo các đơn vị căn cứ vào tính
chất công việc, quy định thời hạn phải hoàn thành, nếu quá thời hạn mà chưa giải
quyết được thì cán bộ phụ trách công việc phải báo cáo Lãnh đạo đơn vị
mình biết lý do và đề nghị kéo dài thêm thời hạn, đồng thời báo cáo
cho đơn vị hoặc cá nhân có liên quan để gia hạn thời gian giải quyết. Đối
với những công việc đã quy định thời hạn
thì phải làm theo đúng thời hạn. Đối với các đơn, thư khiếu nại, tố
cáo phải thực hiện theo đúng quy định trong Luật khiếu nại, tố cáo của công dân.
4. Chánh Văn phòng Bộ có trách
nhiệm:
a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của
các đơn vị và nội
dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, cho ý kiến đề xuất trong Hệ thống
trình Lãnh đạo Bộ hoặc
chuyển đến cho các đơn vị giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ được
giao.
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
5. Văn bản đến của Trung ương Đảng,
Quốc hội, Chính phủ sau khi trình, giải quyết được lưu bản chính tại Văn phòng Bộ
(Tổ thư ký).
Điều 18. Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi do Bộ Y tế phát
hành phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
2. Cấp số văn bản.
3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ
khẩn, mật... (nếu có).
4. Làm thủ tục chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 19. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày văn
bản
Người được giao nhiệm vụ quản lý và sử
dụng con
dấu có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi đóng dấu. Nếu
văn bản còn sai
về mặt thể thức thì không đóng dấu; đề
nghị các
đơn vị phải sửa lại cho đúng theo quy định của Nhà nước.
2. Cấp số và ban hành văn bản
- Sau khi văn bản đã được
người có thẩm quyền
ký phê duyệt, văn bản sẽ được chuyển trên hệ thống sang bộ phận cấp số để cấp số và ban hành
văn bản;
- Trường hợp văn bản phát
hành đã có bản
gốc nhưng chưa có văn bản điện tử, Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) không cấp số;
- Cấp số trên hệ thống và ghi số, ngày, tháng vào văn bản giấy.
- Văn bản mật đi được cấp số riêng.
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Các đơn vị soạn thảo tự nhân bản
văn
bản theo đúng số lượng tại nơi nhận.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể
trong
văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức
năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện,
báo cáo, giám
sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp.
c) Việc nhân bản văn bản Mật phải
có ý kiến
của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo các đơn vị và được thực hiện theo quy định tại
Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 06/2015/TT-BYT ngày 31 tháng 03 năm 2015 của
Bộ Y tế
quy định về công tác bảo vệ bí mật
nhà nước
trong ngành y tế.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3
chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng
chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm
theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục
kèm theo văn
bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng
lên trang đầu, trùm lên
một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,
tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm
lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
đ) Văn bản để thông tin, truyền đạt
xin ý kiến
những vấn đề trong phạm vi nội bộ cơ quan Bộ Y tế thì không đóng dấu.
e) Người ngoài cơ quan không được
phép tới
Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) xin dấu vào các văn bản do Bộ Y tế ban
hành.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ
khẩn trên văn bản hành chính được thực
hiện theo quy
định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Việc đóng dấu các độ mật và dấu
thu hồi
được khắc sẵn theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công
an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp Lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. Thông tư số 06/2015/TT-BYT
ngày 31 tháng 03 năm 2015 của Bộ Y tế quy định về công tác bảo vệ bí mật
nhà nước trong ngành y tế.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành
(TRẢ LẠI SAU
KHI HỌP, XEM
XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên
văn bản được thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Điều 21. Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đi
sau khi hoàn thành thủ
tục văn thư phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là vào ngày làm
việc tiếp theo;
những văn bản khẩn phải chuyển phát ngay sau khi ký. Đối với văn bản quy phạm pháp luật
có thể phát hành
sau 03 ngày kể từ ngày ký văn bản.
b) Văn bản đi được chuyển phát
qua bưu điện
phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản,
phải yêu
cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ.
c) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân
thuộc Bộ Y tế, Văn thư của các đơn vị phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng.
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể
được chuyển phát
cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng sau đó bản chính sẽ được chuyển sau.
đ) Đối với những văn bản gửi
Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ, đơn vị chủ trì soạn thảo phải
gửi kèm theo file mềm văn bản về hòm thư điện tử của Văn phòng
Bộ (Phòng
Hành chính) để chuyển lên Cổng thông tin điện tử của Văn phòng Chính phủ thông qua đường truyền
riêng và hòm
thư điện tử của Văn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp) để theo dõi kết quả
xử lý.
e) Văn bản khẩn, hỏa tốc đóng dấu,
phát hành ngoài giờ hành
chính, ngày nghỉ, ngày lễ … do đơn vị chủ trì soạn thảo tự chuyển đến cơ quan,
đơn vị, cá nhân theo
Nơi nhận.
g) Khi gửi văn bản theo chế độ hỏa tốc hoặc hỏa tốc hẹn giờ, các
Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ phải đăng ký theo mẫu (phụ
lục VII) và gửi về Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính).
h) Khi phát hành văn bản quy phạm pháp luật,
đơn vị chủ trì soạn thảo phải gửi kèm theo file mềm văn bản về hòm thư điện tử
của Văn Phòng Bộ (Phòng Hành chính) và 02 bản giấy với đầy đủ các phụ lục kèm theo (nếu có). Văn
phòng Bộ
(Phòng Hành chính) có trách nhiệm chuyển file văn bản lên mạng của Văn phòng Chính phủ và
gửi 02 bản giấy cho phòng Công báo.
i) Chuyển phát văn bản
mật thực hiện
theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định
tại Thông tư
số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an. Thông tư số 06/2015/TT-BYT
ngày 31 tháng 03 năm 2015 của Bộ Y tế quy định về công tác bảo vệ bí mật
nhà nước trong ngành y tế.
2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
a) Công chức, viên chức văn thư có
trách nhiệm
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo
yêu cầu của người
ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”,
phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn;
khi giao nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu
hoặc thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất
lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.
Điều 22. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu
hai bản: bản
gốc lưu tại văn thư Bộ và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản lưu tại văn thư Bộ phải là bản
có chữ ký nháy
của Lãnh đạo đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo
văn bản.
2. Bản gốc lưu tại văn thư Bộ được đóng dấu và sắp xếp theo thứ
tự đăng ký.
3. Việc lưu, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản đi có đóng dấu
chỉ các mức độ mật được
thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ và yêu cầu
đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan Bộ Y tế và thực tế
công việc được giao cán bộ, công chức, viên chức trong quá
trình giải quyết công việc của mình sẽ ...
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm
lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên
quan đến
sự việc vào hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự
hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho
thích hợp.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ
sơ cũng
kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm
tra, xem
xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản
trùng thừa,
bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ,
công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được
lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm
vụ của đơn vị hình
thành hồ sơ.
b) Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ
phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của
sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng
đều.
Điều 24. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ Y tế (sau
đây gọi chung là Lưu trữ cơ quan)
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức,
viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên
chức phải giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn được quy định tại khoản 2
Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo
bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ
quan và
Lãnh đạo đơn vị nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm.
b) Cán bộ, công chức, viên chức
khi chuyển
công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ,
tài liệu
cho cơ quan, đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị
làm tài liệu riêng
hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ
ngày công
việc kết thúc.
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công
trình được
quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị,
cán bộ,
công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 Biên
bản giao
nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan và bên giao tài liệu mỗi bên giữ một
bản.
Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của Lãnh đạo các
đơn vị
Hàng năm, Lãnh đạo các đơn vị có trách
nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu và lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn
phòng Bộ
a) Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ trong
việc
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các
đơn vị trực thuộc.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công
chức, viên
chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức
có trách nhiệm
lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng
thời hạn và đúng
thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức,
viên chức văn thư
Công chức, viên chức văn thư có trách
nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ,
tài liệu và Lưu trữ cơ quan theo đúng
quy định của Nhà nước.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU
Điều 26. Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con
dấu trong công tác văn thư được thực
hiện theo Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu; Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT ngày 06 tháng 5
năm 2002 của
Bộ Công an
- Ban Tổ chức
cán bộ Chính phủ
hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ; Nghị định
số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
và các quy định tại Quy chế này.
Điều 27. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách
nhiệm
trước Bộ trưởng việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan Bộ. Đối với những đơn vị thuộc Bộ có
con dấu riêng, Lãnh
đạo đơn vị chịu trách
nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý và sử
dụng con dấu của
đơn vị mình.
2. Các con dấu của cơ quan (kể cả dấu số, dấu nổi) được giao
cho công chức, viên
chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, việc chức văn thư được giao sử dụng và bảo
quản con dấu chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Văn phòng Bộ việc
quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại
phòng làm
việc của công chức, viên chức văn thư và được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác
khi chưa
được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên
chức văn thư phải báo cáo
Lãnh đạo Văn phòng Bộ làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Chánh
Văn phòng Bộ phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra
mất con dấu và
lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia,
tách hoặc
sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu
cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan Công an cấp
giấy chứng
nhận đăng ký mẫu dấu.
Điều 29. Sử dụng con dấu
1. Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản,
giấy tờ
của cơ quan.
2. Chỉ được đóng dấu
vào những văn bản
khi các văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm
quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau:
a) Giấy không có nội dung
b) Văn bản chưa có chữ ký
c) Các văn bản có chữ ký của người
không
có thẩm quyền
d) Văn bản không hoặc chưa có bản
gốc
đ) Thư công.
4. Việc sử dụng con dấu Bộ và dấu
Văn phòng
Bộ được quy định như sau:
a) Những văn bản được đóng dấu của
Bộ: là những văn bản do
Bộ trưởng ký; các
đồng chí Thứ trưởng ký thay
(KT.) Bộ trưởng;
Lãnh đạo các Vụ, Văn phòng Bộ và Thanh tra Bộ ký thừa lệnh (TL.) Bộ trưởng và người được Bộ trưởng
ủy quyền (TUQ.). Trong một
số trường hợp cụ thể, Lãnh đạo Cục, Tổng cục được Bộ trưởng giao ký thừa lệnh Bộ
trưởng;
b) Những văn bản được đóng dấu của Văn phòng Bộ thuộc
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ do Chánh Văn phòng Bộ ký;
các đồng chí Phó
Chánh Văn phòng Bộ ký thay Chánh Văn Phòng Bộ. Trưởng phòng Hành chính được ký
thừa lệnh Chánh Văn phòng và đóng dấu Văn phòng Bộ một số giấy tờ sau:
- Giấy đi đường;
- Sao chụp bản chính những văn bản
do Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn
phòng Bộ ký;
- Xác nhận giấy nhận bưu phẩm, bưu kiện
của cán
bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ Y tế.
c) Dấu chữ ký của Bộ trưởng chỉ được phép sử dụng theo quy định
tại Quyết định
số 653/QĐ-BYT
ngày 26 tháng 02 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ...
Chương III
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 30. Kinh phí cho hoạt động văn thư được bố trí trong dự toán
ngân sách nhà nước hàng năm.
Điều 31. Khen
thưởng, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác văn thư:
a) Các tổ chức và cá nhân thực hiện tốt
nhiệm vụ về công tác văn thư được khen thưởng theo quy định;
b) Các tổ chức và cá nhân vi phạm các
quy định về công tác văn thư thì bị xử lý kỷ luật theo quy định hiện hành;
Điều 32. Tổ chức thực hiện
1. Thủ trưởng các đơn vị chịu
trách nhiệm
tổ
chức việc thực hiện quy chế này trong phạm vi đơn vị mình;
2. Chánh văn phòng Bộ có trách
nhiệm theo dõi, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo Lãnh đạo Bộ kết quả thực hiện công
tác văn thư hàng năm.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc đề
nghị đơn vị tổng hợp gửi về Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) để nghiên cứu, báo cáo Lãnh đạo
Bộ
xem
xét, sửa đổi, bổ
sung, điều chỉnh cho phù hợp.
PHỤ LỤC
I
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
(Kèm theo
Quyết định số 4345/QĐ-BYT
ngày 20 tháng 10 năm 2015 của
Bộ Y tế)
|
STT
|
Tên loại văn bản
hành chính
|
Chữ viết tắt
|
|
1
|
Nghị quyết (cá biệt)
|
NQ
|
|
2
|
Quyết định (cá biệt)
|
QĐ
|
|
3
|
Chỉ thị (cá biệt)
|
CT
|
|
4
|
Quy chế
|
QC
|
|
5
|
Quy định
|
QyĐ
|
|
6
|
Thông cáo
|
TC
|
|
7
|
Thông báo
|
TB
|
|
8
|
Hướng dẫn
|
HD
|
|
9
|
Chương trình
|
CTr
|
|
10
|
Kế hoạch
|
KH
|
|
11
|
Phương án
|
PA
|
|
12
|
Đề án
|
ĐA
|
|
13
|
Dự án
|
DA
|
|
14
|
Báo cáo
|
BC
|
|
15
|
Biên bản
|
BB
|
|
16
|
Tờ trình
|
TTr
|
|
17
|
Hợp đồng
|
HĐ
|
|
18
|
Công điện
|
CĐ
|
|
19
|
Bản ghi nhớ
|
GN
|
|
20
|
Bản cam kết
|
CK
|
|
21
|
Bản thỏa thuận
|
TTh
|
|
22
|
Giấy chứng nhận
|
CN
|
|
23
|
Giấy ủy quyền
|
UQ
|
|
24
|
Giấy mời
|
GM
|
|
25
|
Giấy giới thiệu
|
GT
|
|
26
|
Giấy nghỉ phép
|
NP
|
|
27
|
Giấy đi đường
|
ĐĐ
|
|
28
|
Giấy biên nhận hồ sơ
|
BN
|
|
29
|
Phiếu gửi
|
PG
|
|
30
|
Phiếu chuyển
|
PC
|
|
31
|
Thư công
|
|
|
32
|
Công văn
|
|
|
Bản sao văn bản
|
|
|
1
|
Bản sao y bản chính
|
SY
|
|
2
|
Bản trích sao
|
TS
|
|
3
|
Bản sao lục
|
SL
|
PHỤ LỤC
II
BẢNG KÝ HIỆU CÁC VỤ, CỤC, TỔNG CỤC, VĂN PHÒNG BỘ, THANH
TRA BỘ VÀ CÁC PHÒNG THUỘC VĂN PHÒNG BỘ
(Kèm theo
Quyết định số 4345/QĐ-BYT
ngày 20 tháng 10 năm 2015 của
Bộ Y tế)
|
STT
|
Tên đơn vị
|
Ký hiệu
|
|
1
|
Vụ Truyền thông và Thi
đua, khen thưởng
|
TT-KT
|
|
2
|
Vụ Sức khỏe Bà mẹ - Trẻ em
|
BM-TE
|
|
3
|
Vụ Trang thiết bị và
Công trình y tế
|
TB-CT
|
|
4
|
Vụ Bảo hiểm y tế
|
BH
|
|
5
|
Vụ Kế hoạch -Tài chính
|
KH-TC
|
|
6
|
Vụ Tổ chức cán bộ
|
TCCB
|
|
7
|
Vụ Hợp tác quốc tế
|
QT
|
|
8
|
Vụ Pháp chế
|
PC
|
|
9
|
Văn phòng Bộ
|
|
|
9.1
|
Phòng Tổng hợp
|
VPB1
|
|
9.2
|
Đại diện Văn phòng Bộ tại thành phố
Hồ Chí Minh
|
VPB2
|
|
9.3
|
Phòng Tài chính - Kế toán
|
VPB3
|
|
9.4
|
Phòng Quản trị
|
VPB4
|
|
9.5
|
Phòng Hành chính
|
VPB5
|
|
9.6
|
Phòng Lưu trữ
|
VPB6
|
|
9.7
|
Đơn vị Phòng, chống thảm họa
và Tìm kiếm cứu nạn
|
VPB7
|
|
9.8
|
Phòng Công nghệ thông tin
|
VPB8
|
|
9.9
|
Phòng Kiểm soát thủ
tục hành chính
|
VPB9
|
|
9.10
|
Phòng Bảo vệ
|
VPB10
|
|
9.11
|
Đội xe
|
VPB11
|
|
10
|
Thanh tra Bộ
|
TTrB
|
|
11
|
Cục Y tế dự phòng
|
DP
|
|
12
|
Cục Phòng, chống HIV/AIDS
|
AIDS
|
|
13
|
Cục An toàn thực phẩm
|
ATTP
|
|
14
|
Cục Quản lý Môi trường y tế
|
MT
|
|
15
|
Cục Khoa học công nghệ và Đào tạo
|
K2ĐT
|
|
16
|
Cục Quản lý Khám, chữa bệnh
|
KCB
|
|
17
|
Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền
|
YDCT
|
|
18
|
Cục Quản lý Dược
|
QLD
|
|
19
|
Cục Công nghệ thông tin
|
CNTT
|
|
20
|
Tổng cục Dân số - Kế hoạch
hóa gia đình
|
TCDS
|
PHỤ
LỤC III
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo
Quyết định số 4345/QĐ-BYT
ngày 20 tháng 10 năm 2015 của
Bộ Y tế)
Ghi chú:
|
Ô số
|
:
|
Thành phần thể thức
văn bản
|
|
1
|
:
|
Quốc hiệu
|
|
2
|
:
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
|
3
|
:
|
Số, ký hiệu của văn bản
|
|
4
|
:
|
Địa danh và ngày, tháng, năm ban
hành văn bản
|
|
5a
|
:
|
Tên loại và trích yếu nội dung
văn bản
|
|
5b
|
:
|
Trích yếu nội dung
công văn
|
|
6
|
:
|
Nội dung văn bản
|
|
7a, 7b, 7c
|
:
|
Quyền hạn, chức vụ, họ
tên và chữ ký của người có thẩm quyền
|
|
8
|
:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
9a, 9b
|
:
|
Nơi nhận
|
|
10a
|
:
|
Dấu chỉ mức độ mật
|
|
10b
|
:
|
Dấu chỉ mức độ khẩn
|
|
11
|
:
|
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm
vi lưu hành
|
|
12
|
:
|
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
|
|
13
|
:
|
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
|
|
14
|
:
|
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa
chỉ Website; số
điện thoại, số Telex, số Fax
|
|
15
|
:
|
Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản)
|
PHỤ
LỤC IV
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo
Quyết định số 4345/QĐ-BYT
ngày 20 tháng 10 năm 2015 của
Bộ Y tế)
Ghi chú:
|
Ô số
|
:
|
Thành phần thể thức bảo sao
|
|
1
|
:
|
Hình thức sao: “sao y bản
chính”,
“trích sao” hoặc “sao lục”
|
|
2
|
:
|
Tên cơ quan, tổ chức
sao văn bản
|
|
3
|
:
|
Số, ký hiệu bản sao
|
|
4
|
:
|
Địa danh và ngày, tháng, năm sao
|
|
5a, 5b, 5c
|
:
|
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
|
|
6
|
:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
7
|
:
|
Nơi nhận
|
PHỤ
LỤC VI
MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 4345/QĐ-BYT ngày 20 tháng
10 năm 2015 của Bộ Y tế)
|
1. Mẫu trình bày
văn bản hành chính
|
|
Mẫu 1.1
|
- Nghị quyết (cá biệt)
|
|
Mẫu 1.2
|
- Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)
|
|
Mẫu 1.3
|
- Quyết định (cá biệt) (quy định
gián tiếp)
|
|
Mẫu 1.4
|
- Chỉ thị
|
|
Mẫu 1.5
|
- Thông báo
|
|
Mẫu 1.6
|
- Báo cáo
|
|
Mẫu 1.7
|
- Tờ trình
|
|
Mẫu 1.8
|
- Công văn
|
|
Mẫu 1.9
|
- Công điện
|
|
Mẫu 1.10
|
- Giấy mời
|
|
Mẫu 1.11
|
- Giấy giới thiệu
|
|
Mẫu 1.12
|
- Biên bản
|
|
Mẫu 1.13
|
- Giấy chứng nhận
|
|
Mẫu 1.14
|
- Phiếu chuyển
|
|
Mẫu 1.15
|
- Thư công
|
|
2. Mẫu trình bày bản
sao văn bản
|
|
Mẫu 2.1
|
Bản sao văn bản
|
|
3. Mẫu phiếu trình
Lãnh đạo Bộ
|
|
Mẫu 3.1
|
Phiếu trình Lãnh đạo Bộ
(ban hành văn bản quy phạm pháp luật)
|
|
Mẫu 3.2
|
Phiếu trình Lãnh đạo Bộ (ban hành
văn bản hành chính)
|
|
Mẫu 3.3
|
Phiếu trình Lãnh đạo Bộ (Xin ý kiến
chỉ đạo)
|
Mẫu 1.1 - Nghị quyết
(cá biệt)
|
TÊN CQ, TC
CHỦ QUẢN (1)
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /NQ-…(3)…
|
.... (4)….., ngày ….. tháng ….. năm 20...
|
NGHỊ QUYẾT
……………..(5) ……………..
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ …………………………………………………………………………………………………..
Căn cứ …………………………………………………………………………………………………..;
……………………………………………………………………………………………………………..;
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1. ………………………………………..(6) ……………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
Điều … …………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………
|
Nơi nhận:
-
Như Điều
…;
- ……..;
-
Lưu: VT,.... (7) A.xx (8).
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp
(nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành
nghị quyết.
(3) Chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(6) Nội dung nghị quyết.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và
số lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.2 - Quyết định
(quy định trực tiếp)
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /QĐ-BYT
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20...(1)…
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ……………..(2) ……………..
BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ
Căn cứ ……………………………………(3)……………………………………………………………..;
Căn cứ ……………………………………(4)……………………………………………………………..;
Xét đề nghị của ……………………………………………………………………………………………
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ……………………………..(5)………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………..
Điều … …………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………...
|
Nơi nhận:
- Như Điều …;
- ………..;
-
Lưu: VT,.... (7) A.xx(8).
|
BỘ TRƯỞNG (6)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành văn bản.
(2) Trích yếu nội dung
quyết định.
(3) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành
quyết định (văn bản
thành lập, quy định chức
năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ
quan, tổ chức).
(4) Các văn bản pháp lý
liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.
(5) Nội dung quyết định.
(6) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, v.v...; trường
hợp ký cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ
quan thì ghi chữ viết tắt "KT.”
vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng
bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành
(nếu cần).
Mẫu 1.3 - Quyết định (quy định
gián tiếp)
(*)
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /QĐ-BYT
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20...(1)…
|
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt)
……………..(2) ……………..
BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ
Căn cứ ……………………………………(3)……………………………………………………………..;
Căn cứ ……………………………………..;
Xét đề nghị của ……………………………………………………………………………………………;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành (Phê duyệt)
kèm theo Quyết định này …..(4)…….
……………………………………………………………………………………………………………..
Điều … …………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………….
|
Nơi nhận:
- Như Điều …;
- ………..;
-
Lưu: VT,.... (6) A.xx(7).
|
BỘ TRƯỞNG (5)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban
hành hay phê duyệt một
văn bản khác như quy chế, quy định,
chương trình, kế hoạch, đề án, phương
án...
(1) Năm ban hành văn bản.
(2) Trích yếu nội dung
quyết định.
(3) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành
quyết định (văn bản
thành lập, quy định chức
năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ
quan, tổ chức).
(4) Nội dung quyết định.
(5) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, v.v...; trường
hợp ký cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ
quan thì ghi chữ viết tắt "KT.”
vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản.
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng
bản lưu (nếu cần).
(7) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành
(nếu cần).
Mẫu văn bản (ban hành
kèm theo quyết định)(*)
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
QUY
CHẾ (QUY ĐỊNH)
………………(1) ………………
(Ban hành kèm
theo Quyết định số ……/QĐ- ngày …..tháng …..năm 20….. của ……)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. …………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………;
Điều 2. …………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………;
Chương …
……………………………….
Điều ... …………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………;
Chương …
……………………………….
Điều ... …………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………;
Điều ... …………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………;
|
|
BỘ TRƯỞNG
(Chữ ký,
dấu)
Nguyễn Văn
A
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối
với các văn bản được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục có thể bao gồm
chương, mục, điều, khoản, điểm.
(1) Trích yếu nội dung của văn bản.
Mẫu 1.4 - Chỉ thị
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /CT-BYT
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20..(1)…
|
CHỈ THỊ
……………………(2) ……………………
…………………………………………………….(3)
…………………………………………………….
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
………..;
- ………….;
-
Lưu: VT,....
(5) A.xx (6).
|
BỘ TRƯỞNG
(4)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành văn bản.
(2) Trích yếu nội dung chỉ thị.
(3) Nội dung chỉ thị.
(4) Quyền hạn, chức vụ của
người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, v.v. …; trường hợp ký cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết
tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu,
bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản.
(5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn
thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản
và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.5 - Thông báo
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /TB-BYT
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20..(1)…
|
THÔNG BÁO
……………………(2) ……………………
…………………………………………………….(3)
…………………………………………………….
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
………..;
- ………….;
-
Lưu: VT,....
(5) A.xx (6).
|
BỘ TRƯỞNG
(4)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành văn bản.
(2) Trích yếu nội dung thông báo.
(3) Nội dung thông báo.
(4) Quyền hạn, chức vụ của người ký
như Bộ trưởng, Cục trưởng, v.v. …; trường hợp ký cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết
tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu,
bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản.
(5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn
thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.6 - Báo cáo
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /BC-BYT
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20..(1)…
|
BÁO CÁO
……………………(2) ……………………
Kính gửi:
..................................
…………………………………………………….(3)
…………………………………………………….
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
………..;
- ………….;
-
Lưu: VT,....
(5) A.xx (6).
|
BỘ TRƯỞNG
(4)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành văn bản.
(2) Trích yếu nội dung báo cáo.
(3) Nội dung báo cáo.
(4) Quyền hạn, chức vụ của người ký
như Bộ trưởng, Cục trưởng, v.v. …; trường hợp ký cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết
tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu,
bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản.
(5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn
thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.7 - Tờ trình
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /TTr-BYT
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20..(1)…
|
TỜ TRÌNH
……………………(2) ……………………
Kính gửi:
…………………………………………………………………..
…………………………………………………….(3)
…………………………………………………….
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
………..;
- ………….;
-
Lưu: VT,....
(5) A.xx (6).
|
BỘ TRƯỞNG
(4)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành văn bản.
(2) Trích yếu nội dung tờ trình.
(3) Nội dung tờ trình.
(4) Quyền hạn, chức vụ của người ký
như Bộ trưởng, Cục trưởng, v.v. …; trường hợp ký cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết
tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu,
bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản.
(5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn
thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.8 - Công văn
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /BYT-….(2)….
V/v………(3)…….
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20..(1)…
|
|
Kính gửi:
|
- ………………………………;
- ………………………………;
- ………………………………;
|
……………………………………………………(4).……………………………………………………..
………………………………………………………..……………………………………………………..
………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………….;
-
Lưu: VT,.... (6) A.xx (7).
|
BỘ TRƯỞNG (5)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX
Email: ......................... Website: ....................... (8)
Ghi chú:
(1) Năm ban hành văn bản
(2) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, Cục, Tổng
cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ) soạn thảo công văn.
(3) Trích yếu nội dung công văn.
(4) Nội dung công văn.
(5) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký công văn.
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị
soạn thảo và số lượng
bản lưu (nếu cần).
(7) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần)
(8) Địa chỉ cơ quan, tổ
chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).
* Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức
danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực
tiếp những chức danh, chức vụ ấy
vào.
Mẫu 1.9 - Công điện
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /CĐ-….(2)….
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20..(1)…
|
CÔNG ĐIỆN
………………….(3) ………………….
………………. (4) điện
|
|
- ……………………………………;
(5)
- …………………………………….
|
…………………………………………………(6)…………………………………………………………
………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
………..;
- ………….;
-
Lưu: VT,.... (7) A.xx (8).
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành công điện.
(2) Chữ viết tắt tên đơn vị ban
hành công điện.
(3) Trích yếu nội dung
điện.
(4) Tên cơ quan hoặc chức danh của người
đứng đầu.
(5) Tên cơ quan, tổ chức nhận điện.
(6) Nội dung điện.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng
bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.10 - Giấy mời
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /GM-….(2)….
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20..(1)…
|
GIẤY MỜI
………………….(3) ………………….
…………………………………………… (4) …………………. trân trọng
kính mời:
……………………………………………….(5)……………………………………………………….
Tới dự ………………………………………(6)
………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
Thời gian:
………………………………………………………………………………………………
Địa điểm ………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
………..;
- ………….;
-
Lưu: VT,.... (7) A.xx (8).
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành giấy mời.
(2) Chữ viết tắt tên đơn vị ban hành giấy mời.
(3) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(4) Tên đơn vị ban hành giấy mời.
(5) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức
vụ, đơn vị công tác của người được mời.
(6) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội
nghị v.v…
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng
bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.11 - Giấy giới
thiệu
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /GGT-….(2)….
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20..(1)…
|
GIẤY GIỚI THIỆU
………………………….. (3) …………………………………. trân trọng giới
thiệu:
Ông (bà) ……………………………….(4)………………………………………………………………
Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………….
Được cử đến: ………………………………….(5) ……………………………………………………
Về việc: ………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để
ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày ……../.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
-
Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành văn bản.
(2) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).
(3) Tên đơn vị ban hành văn
bản.
(4) Họ và tên, chức vụ và đơn vị
công tác của người được giới
thiệu.
(5) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới
làm việc.
Mẫu 1.12 - Biên bản
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /BB-…(1)…..
|
Hà Nội, ngày
tháng năm 20…
|
BIÊN BẢN
………………..(2) ………………..
Thời gian bắt đầu ……………………..
Địa điểm …………………………………
Thành phần tham dự…………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
Chủ trì (chủ tọa): …………………………………………………………………………………………
Thư ký (người ghi biên bản): ……………………………………………………………………………
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội
nghị/hội
thảo):
……………………………………………………………………………………………………………
Cuộc họp (hội nghị, hội
thảo) kết thúc
vào ……… giờ ………, ngày …. tháng ….. năm ……../.
|
THƯ KÝ
(Chữ ký)
Họ và tên
|
CHỦ TỌA
(Chữ ký, dấu (nếu
có))
(3)
Họ và tên
|
|
Nơi
nhận:
-
……….;
-
Lưu: VT, hồ sơ.
|
|
Ghi chú:
(1) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản.
(2) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội
thảo.
(3) ...
Mẫu 1.13 - Giấy chứng
nhận
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /GCN-…(2)
|
Hà Nội, ngày …. tháng …. năm 20…(1)
|
GIẤY CHỨNG NHẬN
........................................
…………………………………………(3) ………………………………………… chứng nhận:
…………………………………………(4) ……………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
-
………………;
- ……………..;
-
Lưu: VT, ….(5) A.xx (6).
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký,
dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm cấp giấy chứng nhận.
(2) Chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận.
(3) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận.
(4) Nội dung chứng nhận: xác định cụ
thể người, sự việc, vấn đề được chứng
nhận.
(5) Chữ viết tắt tên đơn vị
soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu
cần).
Mẫu 1.14 - Phiếu chuyển
|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /PC…(2)…
|
Hà Nội, ngày …. tháng …. năm 20…(1)
|
PHIẾU CHUYỂN
……………………………..
…………………………………………(3) ……………. có nhận được …………………………..(4)
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………..
……………………………………………………(5)…………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
Kính chuyển ……………………(6)………………………… xem xét, giải
quyết./.
|
Nơi nhận:
-
………(7)………;
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký,
dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm cấp giấy chứng nhận.
(2) Chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức ban hành phiếu chuyển.
(3) Tên cơ quan, tổ
chức ban hành phiếu chuyển.
(4) Nêu cụ thể: đơn, thư của cá
nhân, tập thể hoặc
văn bản, tài
liệu của cơ quan, tổ chức nào, về vấn đề hay nội dung gì.
(5) Lý do chuyển.
(6) Tên cơ quan, tổ chức nhận phiếu
chuyển văn bản, tài liệu.
(7) Thông thường,
phiếu chuyển không cần lưu nhưng phải được vào sổ đăng ký tại văn thư cơ quan, tổ chức để theo
dõi, kiểm tra.
Mẫu 1.15 - Thư công
|
TÊN CƠ
QUAN, TỔ CHỨC (1)
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
(6)
|
….(2)…., ngày …. tháng …. năm 20…
|
TÊN LOẠI THƯ
CÔNG (3)
………………(4)……………..
…………………………………………(5) ……………. …………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………../.
|
|
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI
GỬI THƯ
(Chữ ký)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức nơi công
tác của người ban hành Thư công.
(2) Địa danh
(3) Tên loại thư công (Thư chúc mừng, Thư khen,
Thư thăm hỏi, Thư chia
buồn).
(4) Trích yếu nội dung Thư công.
(5) Nội dung Thư công.
(6) Logo của cơ quan, tổ chức.
Chú ý: Thư công không đóng dấu của cơ
quan, tổ chức.
Mẫu 2.1 - Bản sao văn
bản
|
BỘ ………………
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …../20…/TT-B……
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20…..
|
THÔNG TƯ
…………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
-
……;
- …..;
- Lưu: VT, … A.300
|
BỘ TRƯỞNG
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
|
BỘ Y TẾ
-------
|
SAO Y BẢN
CHÍNH (1)
|
|
Số: …..(3)…/SY(4)-.…(5)….
|
Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20…..(2)
|
|
Nơi nhận:
-
……;
- …..;
- Lưu: VT, …
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (6)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
Ghi chú:
(1) Hình thức sao: sao y bản chính, trích sao
hoặc sao lục.
(2) Năm thực hiện sao văn bản.
(3) Số bản sao.
(4) Ký hiệu bản sao.
(5) Chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức sao văn bản.
(6) Ghi quyền hạn, chức vụ của người
ký bản sao.
Mẫu 3.1 - Phiếu trình
(ban hành văn bản QPPL)
|
TÊN CỤC,
VỤ... TRÌNH
Số: ________/____
|
|
|
Tình trạng văn bản
(KHẨN, HỎA TỐC)
|
PHIẾU TRÌNH
LÃNH ĐẠO BỘ
(đối với Văn
bản Quy phạm pháp luật)
Kính gửi: ………………………………………………..............
PHẦN I: NỘI
DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ
(Đơn
vị chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của Đề xuất)
|
Tên văn bản trình: ……………………………………………………..
Nội dung trình:
- ………………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………………….
Tài liệu kèm theo:
- ………………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………………….
Ý kiến của các đơn vị liên quan:
- ………………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………………….
Đề xuất:
- ………………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………………….
|
Ngày
tháng năm 20....
Chuyên
viên soạn thảo
(ký
và ghi rõ tên)
Ngày
tháng năm 20....
Lãnh
đạo Đơn vị
(ký
và ghi rõ tên)
|
PHẦN II: TIẾP NHẬN VÀ
KIỂM TRA CỦA VĂN PHÒNG BỘ VÀ VỤ PHÁP CHẾ
|
Vụ Pháp chế đã kiểm
tra và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của văn bản.
Văn phòng Bộ đã kiểm tra và chịu
trách nhiệm về thể thức văn bản.
Kính trình: ………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
|
Lãnh
đạo Vụ Pháp chế
|
Ngày tháng năm 20…..
Lãnh
đạo Văn phòng Bộ
|
|
Số: /HC
Tiếp nhận Phiếu
trình
(bao gồm cả các tài liệu kèm theo):
Giờ: ngày /
/2009
Người
nhận:
Trả Phiếu
trình
(bao gồm cả các
tài liệu kèm theo):
Giờ: ngày /
/2009
Người
trả:
|
PHẦN XỬ LÝ CỦA
LÃNH ĐẠO BỘ
|
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
|
Ngày tháng năm 20...
Lãnh đạo Bộ
(ký tên)
|
Mẫu 3.2 - Phiếu trình
(ban hành văn bản hành chính thông thường)
|
TÊN CỤC,
VỤ... TRÌNH
Số: ________/____
|
|
|
Tình trạng văn bản
(KHẨN, HỎA TỐC)
|
PHIẾU TRÌNH
LÃNH ĐẠO BỘ
(Ban hành Văn bản hành chính thông thường)
Kính gửi:
………………………………………………..............
PHẦN I: NỘI
DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ
(Đơn
vị chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của Đề xuất)
|
Tên văn bản trình: ……………………………………………………..
Nội dung trình:
- ………………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………………….
Tài liệu kèm theo:
- ………………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………………….
Ý kiến của các đơn vị liên quan:
- ………………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………………….
Đề xuất:
- ………………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………………….
|
Ngày
tháng năm 20....
Chuyên
viên soạn thảo
(ký
và ghi rõ tên)
Ngày
tháng năm 20....
Lãnh
đạo Đơn vị
(ký
và ghi rõ tên)
|
PHẦN II: TIẾP NHẬN VÀ
KIỂM TRA CỦA VĂN PHÒNG BỘ
|
Văn phòng Bộ đã kiểm tra và chịu
trách nhiệm về thể thức văn bản.
Kính trình: ………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
|
|
Ngày tháng năm 20…..
Lãnh
đạo Văn phòng Bộ
|
|
Số: /HC
Tiếp nhận Phiếu
trình
(bao gồm cả các tài liệu kèm theo):
Giờ: ngày /
/2011
Người
nhận:
Trả Phiếu
trình
(bao gồm cả các
tài liệu kèm theo):
Giờ: ngày /
/2011
Người
trả:
|
PHẦN XỬ LÝ CỦA
LÃNH ĐẠO BỘ
|
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
|
Ngày tháng năm ...
|
Mẫu 3.3 - Phiếu trình
(xin ý kiến chỉ đạo)
|
TÊN VỤ, CỤC, TRÌNH
Số: ________/____
|
|
|
Tình trạng
(Khẩn,
Hỏa Tốc)
|
PHIẾU TRÌNH
LÃNH ĐẠO BỘ
(xin ý kiến chỉ đạo)
Kính gửi: …….................…………………………………………..
|
Nội dung xin ý kiến:
…………………………………………………………………………..
Cơ sở đề xuất ý kiến:
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
Đề xuất:
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
|
Ngày tháng năm 20...
Lãnh đạo đơn vị
(Ký, ghi rõ
họ tên)
Số: /HC
Ngày tháng năm 20...
|
PHẦN XỬ LÝ CỦA LÃNH ĐẠO BỘ
|
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
|
Ngày tháng năm 20
LÃNH ĐẠO BỘ
|
PHỤ
LỤC VII
MẪU GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN PHÁT VĂN BẢN ĐI
(Kèm
theo Quyết định số 4345/QĐ-BYT
ngày 20 tháng
10 năm 2015 của Bộ Y tế)
|
BỘ Y TẾ
VĂN
PHÒNG BỘ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Hà Nội, ngày … tháng … năm 20…..
|
GIẤY ĐỀ NGHỊ
CHUYỂN PHÁT VĂN BẢN ĐI
Đơn vị:
…………………………………………………………………………………………………….
Đề nghị gửi các văn bản/tài liệu sau:
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
Đến địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
Hình thức gửi:
□ Chuyển phát nhanh
□ Hỏa tốc
□ Hỏa tốc hẹn giờ (đến trước ….. giờ …. ngày …../…./20…)
□ Gửi chuyển phát nhanh đi nước ngoài
|
LÃNH ĐẠO
VĂN PHÒNG BỘ DUYỆT
|
LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ
tên)
|
NGƯỜI ĐỀ
NGHỊ
(Ký,
ghi rõ họ tên)
|