Thông tư 01/2002/TT-BTP hướng dẫn vấn đề về thẩm quyền, trình tự và thủ tục đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm

• Số hiệu: 01/2002/TT-BTP
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tư pháp
• Người ký: Nguyễn Đình Lộc
• Ngày ban hành: 09/01/2002

BỘ TƯ PHÁP -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 01/2002/TT-BTP	Hà Nội, ngày 09 tháng 01 năm 2002

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TƯ PHÁP SỐ 01/2002/TT-BTC NGÀY 09 THÁNG 01 NĂM 2002 VỀ VIỆC HƯỚNG DẪN MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ THẨM QUYỀN, TRÌNH TỰ VÀ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ GIAO DỊCH BẢO ĐẢM TẠI CỤC ĐĂNG KÝ QUỐC GIA GIAO DỊCH BẢO ĐẢM THUỘC BỘ TƯ PHÁP VÀ CÁC CHI NHÁNH

Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 4 tháng 6 năm 1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 08/2000/NĐ-CP ngày 10 tháng 3 năm 2000 của Chính phủ về đăng ký giao dịch bảo đảm,

Bộ Tư pháp hướng dẫn một số vấn đề về thẩm quyền, trình tự và thủ tục đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm tại Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tư pháp và các Chi nhánh của Cục Đăng ký đặt tại một số địa phương như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

1. Phạm vi áp dụng:

Thông tư này hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 08/2000/NĐ-CP ngày 10 tháng 3 năm 2000 của Chính phủ về đăng ký giao dịch bảo đảm (sau đây gọi tắt là Nghị định 08) về các vấn đề sau đây:

1.1. Thẩm quyền, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tư pháp (sau đây gọi tắt là Cục Đăng ký) và các Chi nhánh của Cục Đăng ký đặt tại một số địa phương (sau đây gọi tắt là Chi nhánh) trong việc đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm;

1.2. Trình tự, thủ tục đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm được thực hiện tại Cục Đăng ký và Chi nhánh.

Thông tư này không hướng dẫn về trình tự, thủ tục đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm thông qua phương tiện điện tử.

2. Các trường hợp đăng ký giao dịch bảo đảm tại Cục Đăng ký và Chi nhánh:

Theo quy định tại Điều 2 và điểm a khoản 2 Điều 8 Nghị định 08, thì các trường hợp sau đây được đăng ký tại Cục Đăng ký và Chi nhánh:

2.1. Các trường hợp phải đăng ký bao gồm:

a. Việc cầm cố tài sản mà theo quy định của pháp luật tài sản đó phải đăng ký quyền sở hữu;

b. Việc cầm cố tài sản trong trường hợp bên cầm cố hoặc bên thứ ba giữ tài sản đó;

c. Việc cầm cố tài sản để bảo đảm thực hiện nhiều nghĩa vụ;

d. Văn bản thông báo về việc xử lý tài sản cầm cố, tài sản bảo lãnh, nếu việc cầm cố, bảo lãnh bằng tài sản đó đã được đăng ký;

2.2. Việc bảo lãnh bằng tài sản cũng được đăng ký, khi cá nhân, tổ chức có yêu cầu;

2.3. Các trường hợp khác được đăng ký theo quy định của pháp luật.

2.4. Tài sản nêu tại các điểm 2.1, 2.2 khoản này là các loại tài sản sau đây, trừ tàu bay, tàu biển, quyền sử dụng đất và bất động sản gắn liền với đất:

a. Ô tô, xe máy, các phương tiện giao thông cơ giới đường bộ khác; các phương tiện giao thông đường sắt;

b. Tàu sông;

c. Máy móc, thiết bị, dây chuyền sản xuất, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng, các hàng hoá khác, kim khí quý, đá quý;

d. Tiền Việt Nam, ngoại tệ;

đ. Trái phiếu, cổ phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu, chứng chỉ tiền gửi, thương phiếu, các giấy tờ khác trị giá được bằng tiền;

e. Quyền tài sản phát sinh từ quyền tác giả, quyền sở hữu công nghiệp, quyền đòi nợ, quyền được nhận số tiền bảo hiểm, các quyền tài sản khác phát sinh từ hợp đồng hoặc từ các căn cứ pháp lý khác;

g. Quyền đối với phần vốn góp trong doanh nghiệp, kể cả trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài;

h. Quyền khai thác tài nguyên thiên nhiên theo quy định của pháp luật;

i. Lợi tức, các quyền phát sinh từ tài sản cầm cố;

k. Các động sản khác theo quy định tại khoản 2 Điều 181 của Bộ Luật Dân sự.

3. Phạm vi thẩm quyền của Cục Đăng ký và Chi nhánh:

3.1. Cục Đăng ký và Chi nhánh có thẩm quyền đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức trong phạm vi cả nước. Do đó, cá nhân, tổ chức theo quy định tại khoản 6 của Thông tư này có quyền lựa chọn yêu cầu Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh thực hiện việc đăng ký.

Cá nhân, tổ chức theo quy định tại khoản 1 mục VIII của Thông tư này có quyền lựa chọn yêu cầu Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm.

3.2. Việc đăng ký, cung cấp thông tin tại Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh đều có giá trị pháp lý như sau:

4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Đăng ký và Chi nhánh trong việc đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm:

4.1. Cục Đăng ký và Chi nhánh có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây trong việc đăng ký giao dịch bảo đảm:

a) Đăng ký các trường hợp quy định tại khoản 2 mục này;

b) Đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký;

c) Đăng ký gia hạn;

d) Xoá đăng ký;

đ) Cấp Giấy chứng nhận trong các trường hợp nêu tại điểm 4.1.a, 4.1.b, 4.1.c, 4.1.d khoản 4 này và bản sao Giấy chứng nhận đó;

e) Sửa chữa sai sót trong đơn yêu cầu đăng ký, trong Giấy chứng nhận đăng ký;

g) Huỷ Giấy chứng nhận đăng ký trong trường hợp người yêu cầu đăng ký kê khai các nội dung trong đơn yêu cầu đăng ký không đúng sự thật, không đúng thoả thuận trong hợp đồng cầm cố, bảo lãnh thuộc thẩm quyền đăng ký của Cục Đăng ký và Chi nhánh;

h) Thông báo bằng văn bản cho các bên cùng nhận bảo đảm bằng một tài sản về việc xử lý tài sản bảo đảm đó;

i) Thu lệ phí đăng ký;

k) Từ chối đăng ký trong các trường hợp sau đây:

k.1 Đơn yêu cầu đăng ký không được kê khai đầy đủ tại các mục thuộc diện phải kê khai theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư này;

k.2 Người yêu cầu đăng ký không nộp lệ phí đăng ký;

k.3 Việc cầm cố, bảo lãnh bằng tài sản không thuộc thẩm quyền đăng ký của Cục Đăng ký và Chi nhánh theo quy định tại khoản 2 mục này.

l) Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bảo quản các thông tin đã được đăng ký.

4.2 Cục Đăng ký và Chi nhánh có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây trong việc cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm:

a) Cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm được đăng ký tại Cục Đăng ký và Chi nhánh; các thông tin được lưu trữ trong Hệ thống dữ liệu quốc gia và các giao dịch bảo đảm;

b) Thu phí cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm;

c) Từ chối cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm trong trường hợp sau đây:

c.1 Đơn yêu cầu cung cấp thông tin không được kê khai đầy đủ tại các mục phải kê khai theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư này;

c.2 Người yêu cầu cung cấp thông tin không nộp phí cung cấp thông tin.

4.3 Cục Đăng ký và Chi nhánh có thẩm quyền giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định tại mục IX của Thông tư này.

5- Trách nhiệm của Đăng ký viên:

Đăng ký viên có trách nhiệm sau đây:

5.1 Thực hiện việc đăng ký, cung cấp thông tin theo đúng trình tự, thủ tục được quy định tại Thông tư này;

5.2 Đăng ký chính xác các nội dung đã kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký;

5.3 Trong trường hợp Đăng ký viên đăng ký không chính xác các nội dung kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký mà gây ra thiệt hại, thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật về trách nhiệm bồi thường thiệt hại của công chức.

6- Người yêu cầu đăng ký

Người yêu cầu đăng ký cầm cố, bảo lãnh là những người sau đây:

6.1 Bên cầm cố, bên nhận cầm cố;

6.2 Bên bảo lãnh, bên nhận bảo lãnh;

6.3 Bên cầm cố, bảo lãnh mới hoặc bên nhận cầm cố, nhận bảo lãnh mới trong trường hợp thay đổi một trong các bên nêu tại điểm 6.1, 6.2 khoản này;

6.4 Người được uỷ quyền.

7- Trách nhiệm của người yêu cầu đăng ký

7.1 Người yêu cầu đăng ký phải kê khai đầy đủ các mục phải kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư này. Nội dung kê khai trong đơn phải chính xác, đúng sự thật, đúng thoả thuận của các bên về giao dịch bảo đảm và gửi đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh.

7.2 Trường hợp người yêu cầu đăng ký ghi vào đơn các nội dung không đúng sự thật, không đúng thoả thuận của các bên về giao dịch bảo đảm mà gây thiệt hại, thì phải bồi thường cho người bị thiệt hại. Các bên trong giao dịch bảo đảm đã đăng ký phải tự chịu trách nhiệm về việc giao dịch đó có nội dung vi phạm pháp luật.

7.3 Người yêu cầu đăng ký phải nộp lệ phí đăng ký.

II- TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH BẢO ĐẢM

1- Người yêu cầu đăng ký phải nộp đơn yêu cầu đăng ký cầm cố tài sản theo Mẫu số 02 hoặc đơn yêu cầu đăng ký bảo lãnh bằng tài sản theo Mẫu số 03. Đơn yêu cầu đăng ký hợp lệ là đơn được kê khai đầy đủ các nội dung phải kê khai theo mẫu và phù hợp với thoả thuận của các bên trong hợp đồng cầm cố, bảo lãnh đã ký.

2- Người yêu cầu đăng ký nộp đơn yêu cầu đăng ký thông qua một trong các phương thức sau đây:

2.1 Nộp đơn trực tiếp tại Cục đăng ký hoặc Chi nhánh;

2.2 Gửi đơn qua đường bưu điện, có thể bằng hình thức gửi bảo đảm hoặc chuyển phát nhanh;

2.3 Gửi đơn qua fax. Việc gửi đơn qua fax chỉ được thực hiện trong trường hợp người yêu cầu đăng ký là các tổ chức tín dụng theo Luật các tổ chức tín dụng đã đăng ký vào Danh sách khách hàng thường xuyên của Cục Đăng ký.

Các tổ chức tín dụng gửi cho Cục Đăng ký văn bản đăng ký Danh sách khách hàng thường xuyên theo Mẫu số 01. Sau khi đã đăng ký vào Danh sách khách hàng thường xuyên của Cục Đăng ký, thì các tổ chức tín dụng được gửi đơn yêu cầu đăng ký qua fax đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh.

Cục đăng ký hướng dẫn về thủ tục đăng ký vào Danh sách khách hàng thường xuyên và tổ chức thực hiện việc đăng ký này.

3. Người yêu cầu đăng ký nộp đủ lệ phí thông qua một trong các phương thức sau đây:

3.1. Nộp trực tiếp tại Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh ngay sau khi đơn yêu cầu đăng ký được Đăng ký viên tiếp nhận;

3.2. Chuyển tiền thông qua dịch vụ của bưu điện và gửi giấy chuyển tiền kèm theo đơn yêu cầu đăng ký;

3.3. Chuyển tiền vào tài khoản của Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi tiếp nhận đơn và gửi cho Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh chứng từ xác nhận việc chuyển khoản. Đối với tổ chức tín dụng đã đăng ký vào Danh sách khách hàng thường xuyên của Cục Đăng ký, thì việc chuyển lệ phí vào tài khoản của Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi đã nhận đơn yêu cầu đăng ký, được thực hiện theo định kỳ hàng tháng, trong thời gian từ ngày 25 đến ngày cuối cùng của tháng.

Trong trường hợp Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh từ chối đăng ký vì lý do không đúng thẩm quyền theo quy định tại điểm 4.1.k khoản 4 Mục I của Thông tư này, thì hoàn trả lệ phí đăng ký cho người yêu cầu đăng ký theo một trong các phương thức tương tự như khi nộp lệ phí.

4. Sau khi nhận được đơn yêu cầu đăng ký, thì Đăng ký viên thực hiện các công việc sau:

4.1. Kiểm tra việc đăng ký có thuộc thẩm quyền của Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh hay không; nếu không thuộc thẩm quyền, thì Đăng ký viên có trách nhiệm thông báo cho người yêu cầu đăng ký biết và hướng dẫn họ gửi đơn đến đúng cơ quan có thẩm quyền đăng ký giao dịch bảo đảm đó;

4.2. Trong trường hợp đơn được nộp trực tiếp tại Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, thì Đăng ký viên kiểm tra việc kê khai các mục trong đơn. Nếu đơn đã được kê khai đầy đủ và người yêu cầu đăng ký đã nộp lệ phí, thì đăng ký viên ghi vào đơn thời điểm nhận đơn (giờ, phút, ngày, tháng, năm) và trao cho người yêu cầu đăng ký bản sao đơn yêu cầu đăng ký có ghi thời điểm nhận đơn và phiếu hẹn cấp Giấy chứng nhận đăng ký;

4.3. Trong trường hợp Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh nhận được đơn yêu cầu đăng ký qua đường bưu điện, thì Đăng ký viên kiểm tra việc kê khai các mục trong đơn và kiểm tra việc nộp lệ phí; nếu đơn đã được kê khai đầy đủ các mục theo mẫu và lệ phí được thực hiện theo đúng quy định, thì đăng ký viên ghi vào đơn thời điểm nhận đơn qua đường bưu điện (giờ, phút, ngày, tháng, năm).

4.4. Trong trường hợp đơn yêu cầu đăng ký được gửi qua fax, thì Đăng ký viên xác định người yêu cầu đăng ký có thuộc danh sách khách hàng thường xuyên của Cục Đăng ký hay không; nếu là khách hàng thường xuyên, thì Đăng ký viên kiểm tra việc kê khai các mục trong đơn có đầy đủ các mục theo mẫu không và nếu hợp lệ, thì Đăng ký viên ghi vào đơn thời điểm nhận đơn là thời điểm đơn được chuyển qua fax.

5. Trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu đăng ký, hợp lệ, Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi nhận được đơn yêu cầu đăng ký phải cấp Giấy chứng nhận đăng ký cầm cố tài sản theo Mẫu số 10 hoặc Giấy chứng nhận đăng ký bảo lãnh bằng tài sản theo Mẫu số 11 cho người yêu cầu đăng ký; trong trường hợp nhận đơn yêu cầu đăng ký qua đường bưu điện hoặc fax, thì gửi kèm theo bản sao đơn yêu cầu đăng ký. Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh không cấp Giấy chứng nhận cho người yêu cầu đăng ký trong trường hợp phát hiện đăng ký trùng lặp đối với một hợp đồng cầm cố, bảo lãnh bằng tài sản.

Giấy chứng nhận đăng ký được trao trực tiếp tại Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi đã nhận đơn yêu cầu đăng ký hoặc gửi thông qua dịch vụ gửi thư có bảo đảm của bưu điện.

III. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI NỘI DUNG ĐÃ ĐĂNG KÝ:

1. Trong trường hợp có các thay đổi sau đây so với nội dung đã đăng ký, thì người yêu cầu đăng ký phải nộp đơn yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung giao dịch bảo đảm đã đăng ký theo Mẫu số 04 đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký để tiến hành đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký:

1.1. Thay đổi một trong các bên tham gia cầm cố, bảo lãnh; thay đổi về địa chỉ của một hoặc các bên đó;

1.2. Thay thế, rút bớt tài sản bảo đảm;

1.3. Bổ sung tài sản bảo đảm;

1.4. Thay đổi thứ tự ưu tiên thanh toán khi xử lý tài sản bảo đảm.

1.5. Khi tài sản được hình thành hoặc nghĩa vụ được xác lập trong trường hợp đã đăng ký cầm cố, bảo lãnh bằng tài sản hình thành trong tương lai hoặc để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ trong tương lai.

2. Đơn yêu cầu đăng ký thay đổi phải được kê khai đầy đủ các nội dung phải kê khai theo Mẫu số 04 và phù hợp với thoả thuận của các bên về việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng cầm cố, bảo lãnh liên quan đến nội dung đã đăng ký.

3. Việc nộp đơn yêu cầu đăng ký thay đổi, lệ phí, phương thức nộp và hoàn trả lệ phí được thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 mục II của Thông tư này.

4. Sau khi tiếp nhận đơn yêu cầu đăng ký thay đổi, Đăng ký viên kiểm tra các mục kê khai trong đơn và việc nộp lệ phí; nếu đơn đã được kê khai đầy đủ và lệ phí được nộp theo quy định, thì ghi vào đơn thời điểm nhận đơn (giờ, phút, ngày, tháng, năm).

Trong trường hợp đăng ký bổ sung tài sản bảo đảm, thì Đăng ký viên ghi thời điểm đăng ký bổ sung tài sản bảo đảm là thời điểm Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh nhận được đơn yêu cầu đăng ký bổ sung tài sản đó theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 21 Nghị định 08.

Đối với việc đăng ký thay đổi các trường hợp nêu tại điểm 1.1, 1.2, 1.4, 1.5 khoản 1 mục này, thì Đăng ký viên giữ nguyên thời điểm đăng ký đã ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký đã cấp.

5. Trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu đăng ký thay đổi, Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi nhận được đơn đó phải cấp Giáy chứng nhận đăng ký thay đổi nội dung giao dịch bảo đảm đã đăng ký theo Mẫu số 12 cho người yêu cầu đăng ký.

Trong trường hợp người yêu cầu đăng ký thay đổi là bên bảo đảm, thì Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi nhận được đơn yêu cầu đăng ký thay đổi cấp cho bên nhận bảo đảm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký.

Việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi nội dung giao dịch bảo đảm đã đăng ký được thực hiện theo phương thức quy định tại khoản 5 mục II của Thông tư này.

IV. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ GIA HẠN

1. Trong thời hạn sáu tháng trước ngày kết thúc thời hạn có hiệu lực của việc đăng ký cầm cố, bảo lãnh được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký cầm cố tài sản hoặc Giấy chứng nhận đăng ký bảo lãnh bằng tài sản mà cần gia hạn, thì người yêu cầu đăng ký nộp đơn yêu cầu đăng ký gia hạn giao dịch bảo đảm theo Mẫu số 05 đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi đã đăng ký cầm cố, bảo lãnh đó để tiến hành đăng ký gia hạn. Đơn yêu cầu đăng ký gia hạn hợp lệ là đơn được kê khai đầy đủ các nội dung thuộc diện phải kê khai và phù hợp với thoả thuận của các bên về việc đăng ký gia hạn.

2. Việc nộp đơn yêu cầu đăng ký gia hạn, lệ phí, phương thức nộp và hoàn trả lệ phí dược thực hiện tương tự theo quy định tại khoản 2, khoản 3 mục II của Thông tư này.

3. Sau khi tiếp nhận đơn yêu cầu đăng ký gia hạn, Đăng ký viên kiểm tra các mục kê khai trong đơn và việc nộp lệ phí; nếu đơn đã được kê khai đầy đủ và lệ phí được nộp theo quy định, thì ghi vào đơn thời điểm nhận đơn (giờ, phút, ngày, tháng, năm).

4. Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi nhận đơn yêu cầu đăng ký gia hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký gia hạn giao dịch bảo đảm theo Mẫu số 13 cho người yêu cầu đăng ký trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày nhận đơn yêu cầu đăng ký gia hạn hợp lệ, trong đó ghi rõ thời điểm gia hạn đăng ký.

Trong trường hợp người yêu cầu đăng ký gia hạn là bên nhận bảo đảm, thì Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi nhận đơn yêu cầu cấp cho bên bảo đảm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký gia hạn giao dịch bảo đảm.

Việc cấp Giấy chứng nhận gia hạn đăng ký giao dịch bảo đảm được thực hiện theo quy định tại khoản 5 mục II của Thông tư này.

V. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC XOÁ ĐĂNG KÝ

1. Trước ngày thời hạn đăng ký chấm dứt, bên cầm cố hoặc bên nhận cầm cố, bên bảo lãnh hoặc bên nhận bảo lãnh phải gửi đơn yêu cầu xoá đăng ký giao dịch bảo đảm theo Mẫu số 06 đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi đã thực hiện việc đăng ký trong các trường hợp sau đây:

1.1. Nghĩa vụ được bảo đảm bằng cầm cố, bảo lãnh chấm dứt;

1.2. Việc cầm cố, bảo lãnh được huỷ bỏ hoặc được thay thế bằng giao dịch bảo đảm khác;

 1.3. Tài sản cầm cố, bảo lãnh đã được xử lý. Trong trường hợp này, bên nhận cầm cố, bên nhận bảo lãnh phải gửi đơn yêu cầu xoá đăng ký đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi đã đăng ký việc cầm cố, bảo lãnh đó.

2. Trong trường hợp bên yêu cầu xoá đăng ký là bên cầm cố, bên bảo lãnh, thì phải có xác nhận của bên nhận cầm cố, bên nhận bảo lãnh về căn cứ xoá đăng ký.

3. Việc gửi đơn yêu cầu xoá đăng ký được thực hiện theo quy định tại khoản 2 mục II của Thông tư này.

Người yêu cầu xoá đăng ký không phải nộp lệ phí xoá đăng ký.

4. Trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu xoá đăng ký hợp lệ, Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi nhận đơn đó thực hiện việc xoá đăng ký và cấp cho người có đơn yêu cầu Giấy chứng nhận xoá đăng ký giao dịch bảo đảm theo Mẫu số 14; trong trường hợp người yêu cầu đăng ký là bên cầm cố, bên bảo lãnh, thì phải gửi bản sao Giấy chứng nhận đó cho bên nhận cầm cố, bên nhận bảo lãnh.

5- Sau ngày chấm dứt thời hạn đăng ký, mà người yêu cầu đăng ký không có đơn yêu cầu đăng ký gia hạn, thì Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh thực hiện việc tự động xoá đăng ký và chỉ cấp Giấy chứng nhận xoá đăng ký, nếu có đơn yêu cầu.

VI- TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ VĂN BẢN THÔNG BÁO VỀ VIỆC XỬ LÝ TÀI SẢN CẦM CỐ, BẢO LÃNH:

1- Trong trường hợp đã đăng ký cầm cố, bảo lãnh tại Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, thì chậm nhất 7 ngày trước khi tiến hành xử lý tài sản cầm cố, bảo lãnh, người xử lý tài sản bảo đảm phải nộp đơn yêu cầu đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm theo Mẫu số 07 đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký cầm cố, bảo lãnh đó.

2- Việc nộp đơn và lệ phí đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm được thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 mục II của Thông tư này.

3- Trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu hợp lệ, Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi nhận đơn đó cấp cho người có đơn yêu cầu Giấy chứng nhận đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm theo Mẫu số 15.

4- Trong trường hợp một tài sản được dùng để cầm cố, bảo lãnh nhằm bảo đảm thực hiện nhiều nghĩa vụ và đã được đăng ký tại Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, thì sau khi nhận được đơn yêu cầu đăng ký văn bản thông báo xử lý tài sản cầm cố, bảo lãnh, Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi nhận đơn đó phải gửi văn bản thông báo cho các bên cùng nhận cầm cố, bảo lãnh biết về việc xử lý tài sản.

5- Sau khi xử lý xong toàn bộ tài sản cầm cố, bảo lãnh, người đã yêu cầu đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm phải gửi đơn yêu cầu xóa đăng ký đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi đã đăng ký văn bản thông báo xử lý tài sản bảo đảm, để Đăng ký viên thực hiện xoá đăng ký đó.

Trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày nhận đơn yêu cầu xoá đăng ký, Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi nhận đơn đó cấp Giấy chứng nhận xoá đăng ký theo Mẫu số 14.

Trong trường hợp chỉ xử lý một phần tài sản cầm cố, bảo lãnh, thì sau khi xử lý xong, người đã yêu cầu đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm phải gửi đơn yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký (rút bớt tài sản bảo đảm) đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi đã đăng ký văn bản thông báo xử lý tài sản bảo đảm, để Đăng ký viên thực hiện đăng ký thay đổi.

VII- SỬA CHỮA SAI SÓT

1- Trong trường hợp người yêu cầu đăng ký phát hiện trong đơn yêu cầu đăng ký hoặc trong Giấy chứng nhận đăng ký có sai sót, thì nộp đơn yêu cầu sửa chữa sai sót theo Mẫu số 08 đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi đã nhận đơn hoặc cấp Giấy chứng nhận đó để sửa lại cho đúng với nội dung kê khai trong đơn yêu cầu sửa chữa sai sót. Trong trường hợp sửa chữa sai sót trong Giấy chứng nhận đăng ký đã cấp, thì phải gửi kèm theo Giấy chứng nhận đó.

2- Việc nộp hồ sơ và lệ phí sửa chữa sai sót được thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Mục II của Thông tư này.

3- Sau khi nhận được đơn yêu cầu sửa chữa sai sót trong đơn yêu cầu đăng ký, thì Đăng ký viên xoá thời điểm nhận đơn đã ghi trên đơn yêu cầu đăng ký trước và ghi thời điểm nhận đơn là thời điểm nhận được đơn yêu cầu sửa chữa sai sót. Thời điểm đăng ký để xác định thời hạn đăng ký có hiệu lực là thời điểm Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh nhận được đơn yêu cầu sửa chữa sai sót đó.

4- Đối với các sai sót trong Giấy chứng nhận đăng ký đã cấp, thì khi sửa chữa sai sót, Đăng ký viên giữ nguyên thời điểm đăng ký đã ghi trong Giấy chứng nhận đã cấp và tiến hành sửa chữa sai sót. Phần nội dung có sai sót đã được sửa lại trên Giấy chứng nhận phải được đóng dấu của Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi sửa chữa sai sót.

Trong trường hợp không thể sửa trực tiếp vào phần nội dung có sai sót, thì Đăng ký viên phải ghi nội dung sửa chữa vào mục sửa chữa sai sót trong Giấy chứng nhận đăng ký. Trong trường hợp này, Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh, nơi nhận đơn, không thu lệ phí sửa chữa sai sót.

5- Trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu sửa chữa sai sót hợp lệ, Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh tiến hành sửa chữa sai sót và trả lại cho người yêu cầu Giấy chứng nhận đăng ký cầm cố, bảo lãnh đã được sửa chữa.

VIII- TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ GIAO DỊCH BẢO ĐẢM:

1- Cá nhân, tổ chức trong nước, cá nhân, tổ chức nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài muốn tìm hiểu về các thông tin được lưu giữ trong Sổ đăng ký hoặc trong Hệ thống dữ liệu quốc gia các giao dịch bảo đảm, thì có thể tiến hành tìm hiểu thông tin theo các phương thức sau đây:

1.1 Nộp đơn yêu cầu cung cấp thông tin theo Mẫu số 09 đến Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh;

1.2 Tự tra cứu, tìm hiểu thông tin trong Sổ đăng ký tại Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh theo hướng dẫn của Đăng ký viên.

2- Người yêu cầu cung cấp thông tin phải nộp phí.

3- Người yêu cầu cung cấp thông tin được cung cấp các thông tin về giao dịch bảo đảm được lưu tại Sổ đăng ký hoặc Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia các giao dịch bảo đảm theo tên của bên bảo đảm.

4- Việc nộp đơn yêu cầu cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm và nhận thông tin; nộp phí cung cấp thông tin được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Mục II của Thông tư này.

5- Sau khi nhận được đơn yêu cầu cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm, Đăng ký viên kiểm tra đơn, tra cứu thông tin trong Sổ đăng ký hoặc trong Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia các giao dịch bảo đảm và kiểm tra việc nộp lệ phí. Trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu cung cấp thông tin, Cục Đăng ký hoặc Chi nhánh phải cung cấp thông tin cho người yêu cầu theo tên của bên bảo đảm nêu trong đơn yêu cầu.

Trong trường hợp người yêu cầu cung cấp thông tin đề nghị được cung cấp bằng văn bản, thì Đăng ký viên cung cấp thông tin bằng văn bản theo Mẫu số 16.

IX- GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO:

1- Giải quyết khiếu nại:

1.1 Trong lĩnh vực đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm, người yêu cầu đăng ký, yêu cầu cung cấp thông tin có quyền khiếu nại đối với quyết định, hành vi của Cục Đăng ký hoặc các Chi nhánh, của Đăng ký viên, công chức thuộc cơ quan đó, khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

1.2 Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu được thực hiện như sau:

a) Giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm giải quyết khiếu nại đối với những quyết định, hành vi của mình, của Đăng ký viên, công chức làm việc tại Chi nhánh. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Giám đốc Chi nhánh phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại biết; trường hợp không thụ lý thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết theo quy định tại Điều 36 của Luật Khiếu nại, tố cáo, mà khiếu nại không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu của Giám đốc Chi nhánh mà người khiếu nại không đồng ý, thì có quyền khiếu nại đến Cục trưởng Cục Đăng ký hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Toà án theo quy định của pháp luật.

b) Cục trưởng Cục Đăng ký có trách nhiệm giải quyết khiếu nại đối với những quyết định, hành vi của mình, của Đăng ký viên, công chức làm việc tại Cục Đăng ký. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Cục trưởng cục Đăng ký phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại biết; trường hợp không thụ lý thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết theo quy định tại Điều 36 của Luật Khiếu nại, tố cáo, mà khiếu nại không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu của Cục trưởng Cục Đăng ký mà người khiếu nại không đồng ý, thì có quyền khiếu nại đến Bộ trưởng Bộ Tư pháp hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Toà án theo quy định của pháp luật.

1.3 Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại lần tiếp theo được thực hiện như sau:

a) Cục trưởng Cục Đăng ký thụ lý và giải quyết khiếu nại mà Giám đốc Chi nhánh đã giải quyết nhưng còn có khiếu nại hoặc quá thời hạn quy định mà khiếu nại không được giải quyết. Trong các trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Giám đốc Chi nhánh hoặc các tài liệu liên quan (nếu có) cho Cục trưởng cục Đăng ký.

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Cục trưởng Cục Đăng ký phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại, cho Giám đốc Chi nhánh nơi đã giải quyết khiếu nại trước đó biết; trong trường hợp không thụ lý để giải quyết, thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Thời hạn giải quyết khiếu nại là 45 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết theo quy định tại Điều 43 của Luật Khiếu nại, tố cáo mà khiếu nại không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại của Cục trưởng Cục Đăng ký mà người khiếu nại không đồng ý, thì có quyền tiếp tục khiếu nại đến Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

b) Bộ Tư pháp thụ lý và giải quyết khiếu nại đối với quyết định giải quyết khiếu nại của Cục trưởng Cục Đăng ký nhưng còn có khiếu nại hoặc quá thời hạn quy định mà khiếu nại không được giải quyết. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Bộ Tư pháp thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại; trong trường hợp không thụ lý để giải quyết thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Thời hạn giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp theo quy định tại Điều 43 của Luật Khiếu nại, tố cáo. Quyết định giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp là quyết định cuối cùng.

2- Giải quyết tố cáo

2.1 Trong lĩnh vực đăng ký giao dịch bảo đảm, công dân có quyền tố cáo với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền về hành vi trái pháp luật của Đăng ký viên, công chức cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm của Bộ Tư pháp gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của chính mình hay của người khác.

2.2 Thẩm quyền giải quyết tố cáo được thực hiện như sau:

Người tố cáo có thể gửi đơn hoặc tố cáo trực tiếp đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Trong các trường hợp nêu trên, người tố cáo phải nêu rõ họ tên, địa chỉ, nội dung tố cáo.

a) Trường hợp tố cáo Đăng ký viên, công chức làm việc tại Chi nhánh có vi phạm pháp luật trong việc đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm, thì Giám đốc Chi nhánh phụ trách trực tiếp Đăng ký viên, công chức bị tố cáo có trách nhiệm giải quyết.

b) Trường hợp tố cáo đăng ký viên, công chức làm việc tại Cục Đăng ký hoặc Giám đốc Chi nhánh có vi phạm pháp luật trong việc đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm hoặc việc giải quyết tố cáo của Giám đốc Chi nhánh không đúng pháp luật hoặc quá thời hạn quy định mà tố cáo không được giải quyết, thì Cục trưởng Cục Đăng ký có trách nhiệm giải quyết.

c) Bộ Tư pháp thụ lý và giải quyết tố cáo đối với các trường hợp giải quyết tố cáo không đúng pháp luật của Cục Đăng ký hoặc quá thời hạn quy định mà tố cáo không được giải quyết.

2.3 Thời hạn giải quyết tố cáo được thực hiện như sau:

Chậm nhất là 10 ngày, kể từ ngày nhận được tố cáo, cơ quan tiếp nhận tố cáo phải thụ lý để giải quyết; trường hợp tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của mình, thì phải chuyển cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người tố cáo biết.

Thời hạn giải quyết tố cáo không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết không quá 90 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết.

X- TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1- Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 1 tháng 2 năm 2002. Các việc cầm cố, bảo lãnh bằng tài sản được ký kết trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành, mà vẫn còn thời hạn thực hiện, thì cũng phải đăng ký theo quy định của Thông tư này.

2- Ban hành kèm theo Thông tư này các biểu mẫu về đăng ký và cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm được tiến hành tại Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm và Chi nhánh.

3- Trong quá trình thực hiện Thông tư này, nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các cá nhân, tổ chức phản ánh về Bộ Tư pháp để nghiên cứu, giải quyết.

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP Nguyễn Đình Lộc

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF JUSTICE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 01/2002/TT-BTP	Hanoi, January 09, 2002

CIRCULAR

GUIDING A NUMBER OF MATTERS REGARDING THE COMPETENCE, ORDER AND PROCEDURES FOR REGISTRATION OF, AND SUPPLY OF INFORMATION ON, SECURITY TRANSACTIONS AT THE NATIONAL REGISTRY FOR SECURITY TRANSACTIONS UNDER THE MINISTRY OF JUSTICE AND ITS BRANCHES

Pursuant to the Government’s Decree No. 38/CP of June 4, 1993 on the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Justice;
Pursuant to the Government’s Decree No. 08/2000/ND-CP of March 10, 2000 on registration of security transactions,
The Ministry of Justice hereby guides a number of matters regarding the competence, order and procedures for the registration of, and the supply of information on, security transactions at the National Registry for Security Transactions under the Ministry of Justice and its branches located in a number of localities, as follows:

I. GENERAL PROVISIONS:

1. Scope of application:

This Circular guides the implementation of a number of provisions of the Government’s Decree No.08/2000/ND-CP of March 10, 2000 on the registration of security transactions (hereinafter called Decree No.08 for short) regarding the following matters:

1.1. The competence, tasks and powers of the National Registry for Security Transactions under the Ministry of Justice (hereinafter called the Registry for short) and its branches located in a number of localities (hereinafter called branches for short) in the registration of, and the supply of information on, security transactions;

1.2. Order and procedures for the registration of, and the supply of information on, security transactions shall be carried out at the Registry and its branches.

...

...

...

2. Cases of registration of security transactions at the Registry and its branches:

According to the provisions in Article 2 and Point a, Clause 2, Article 8 of Decree No.08, the following cases shall be registered at the Registry and its branches:

2.1. Cases subject to the registration include:

a/ The pledge of assets, over which the ownership must be registered as prescribed by law;

b/ The pledge of assets whereby such assets are held by the pledgor or the third party;

c/ The pledge of assets to ensure the performance of many obligations;

d/ The written notice on the handling of pledged assets or guaranty assets, provided that the pledge of, or guaranty with, such assets has already been registered.

2.2. The guaranty with assets may also be registered, when requested by concerned individuals or organizations.

2.3. Other cases eligible for registration as prescribed by law.

...

...

...

a/ Automobiles, motorcycles and other land-road motorized transport means; railway transport means;

b/ River ships;

c/ Machinery, equipment, production chains, raw materials, fuels, materials, consumer goods, other goods, precious metals and gems;

d/ Vietnamese currency and foreign currencies;

e/ Bonds, shares, treasury bills, promissory notes, deposit certificates, bills of exchange and other papers which can be monetized;

f/ Property rights derived from copyright, industrial property rights, debt claims, right to receive insurance indemnity and other property rights arising from contracts or other legal bases;

g/ Right to proportions of capital contributed to enterprises, including foreign-invested enterprises;

h/ Right to exploit natural resources as provided for by law;

i/ Yields and rights derived from pledged assets;

...

...

...

3. Ambit of competence of the Registry and its branches:

3.1. The Registry and its branches are competent to register and supply information on security transactions at requests of individuals and organizations throughout the country. Individuals and organizations defined in Clause 6 of this Circular may, therefore, choose to request the Registry or its branches to carry out the registration.

Individuals and organizations defined in Clause 1, Section VIII of this Circular may choose to request the Registry or its branches to supply information on security transactions.

3.2. The registration and information supply at the Registry or its branches shall be equally valid.

4. Tasks and powers of the Registry and its branches in the registration of, and the supply of information on, security transactions:

4.1. The Registry and its branches shall have the following tasks and powers in the registration of security transactions:

a/ To register cases specified in Clause 2 of this Section;

b/ To register changes in the already registered contents;

c/ To register the extension;

...

...

...

e/ To grant registration certificates in cases specified at Points 4.1.a, 4.1.b, 4.1.c and 4.1.d of this Clause 4, and copies thereof;

f/ To correct errors in registration requests and registration certificates;

g/ To revoke registration certificates in cases where the registration requesters declare contents in their registration requests untruthfully or not in accordance with the agreements in pledge or mortgage contracts falling under the registration competence of the Registry and its branches;

h/ To notify in writing the parties that are all secured by the sole asset of the handling thereof;

i/ To collect the registration fee;

j/ To refuse to make registration in the following cases:

j.1/ Declaration items in registration requests are not fully filled in according to the form promulgated together with this Circular;

j.2/ The registration requesters fail to pay the registration fee;

j.3/ The asset pledge or guaranty does not fall under the registration competence of the Registry and its branches according to the provisions in Clause 2 of this Section;

...

...

...

4.2. The Registry and its branches shall have the following tasks and powers in the supply of information on security transactions:

a/ To supply information on security transactions already registered at the Registry and its branches; information stored in the National Database of Security Transactions;

b/ To collect charge for the supply of information on security transactions;

c/ To refuse to supply information on security transactions in the following cases:

c.1/ Declaration items in information supply requests are not fully filled in according to the form promulgated together with this Circular;

c.2/ The information supply requesters fail to pay information supply charge.

4.3. The Registry and its branches are competent to settle complaints and denunciations according to the provisions in Section IX of this Circular.

5. Responsibilities of registrars:

Registrars have the following responsibilities:

...

...

...

5.2. To register accurately the contents declared in the registration requests;

5.3. In cases where registrars inaccurately register, the contents declared in the registration application, thus causing damage, they shall have to compensate therefor according to the law provisions on public employees’ liability to pay compensation for damage.

6. Registration requesters

Pledge or guaranty registration requesters shall be the following persons:

6.1. Pledgors or pledgees;

6.2. Guarantors or guarantees;

6.3. New pledgors, guarantors or new pledgees, guarantees in cases one of the parties mentioned at Points 6.1 and 6.2 of this Clause is changed;

6.4. Authorized persons.

7. Responsibilities of registration requesters:

...

...

...

7.2. In cases where registration requesters inscribe in their requests contents which are untruthful or incompatible with the parties’ agreement on security transactions, thus causing damage, they shall have to pay compensations to damage sufferers. Parties involved in the already registered security transactions shall bear responsibilities for such transactions by themselves, if law-breaking contents are found therein.

7.3. Registration requesters shall have to pay registration fee.

II. ORDER AND PROCEDURES FOR REGISTERING SECURITY TRANSACTIONS

1. Registration requesters shall have to file their written requests for the registration of asset pledge, made according to form 02, or for the registration of guaranty with assets, made according to form 03. Valid registration requests are those with all declaration items filled in according to the set form and with the parties’ agreement in the already signed pledge or guaranty contracts.

2. Registration requesters shall file registration requests by one of the following modes:

2.1. Filing their requests directly at the Registry or its branches;

2.2. Sending their requests by post, whether in form of registered mail or express mail service;

2.3. Sending their requests by facsimile. The sending by facsimile shall only be effected in cases where registration requesters being credit institutions under the Credit Institutions Law have already been registered in the list of regular clients of the Registry.

Credit institutions shall send to the Registry their written registrations in the list of regular clients, made according to form 01. After being registered in the list of regular clients of the Registry, the credit institutions shall be entitled to send their registration requests by facsimile to the Registry or its branches.

...

...

...

3. Registration requesters shall fully pay fee by one of the following modes:

3.1. Paying directly at the Registry or its branches immediately after registration requests are received by registrars;

3.2. Transferring fee money through postal services and sending money transfer papers together with registration requests;

3.3. Transferring fee money into accounts of the Registry or its branches, where the requests are received, and sending to the Registry or its branches vouchers certifying the money transfer. For credit institutions already registered in the list of regular clients of the Registry, the transfer of fee money into accounts of the Registry or its branches, where the requests are received, shall be effected within the period from the 25th to the last day of every month.

In cases where the Registry or its branches refuse to effect registration for cases beyond their competence as prescribed at Point 4.1.k, Clause 4, Section I of this Circular, the registration fee amounts shall be refunded to the registration requesters by one of the modes applicable to the fee payment.

4. After receiving registration requests, registrars shall perform the following jobs:

4.1. Checking whether or not the registration falls under the competence of the Registry or its branches. For security transactions falling beyond their competence, registrars shall have to notify such to the registration requesters and guide the latter to file their requests with agencies competent to register such security transactions.

4.2. In cases where requests are filed directly at the Registry or its branches, registrars shall check the filling in of all declaration items in requests. If requests have been fully filled in and the registration requesters have paid fee, the registrars shall inscribe in requests the time of receiving the requests (the time and date) and hand to registration requesters copies of registration requests inscribed with the time of receiving the requests and appointment slips for granting registration certificates;

4.3. In cases where the Registry or its branches receive registration requests sent by post, the registrars shall check the filling in of declaration items therein as well as the fee payment. If the applications have been fully filled in according to the set form and the fee has been paid as prescribed, the registrars shall inscribe in the requests the time of receiving requests sent by post (the time and date).

...

...

...

5. Within 3 days after receiving valid registration requests, the Registry or its branches, where registration requests are received, shall have to grant certificates of asset pledge registration, made according to form 10, or certificates of registration of guaranty with assets, made according to form 11, to the registration requesters. For cases where the registration requests are received by post or facsimile, the copies of the registration requests shall also be enclosed therewith. The Registry and its branches shall not grant certificates to registration requesters if they detect the registration of a contract on asset pledge or guaranty with assets is repeated.

Registration certificates shall be handed directly at the Registry or its branches, where the registration requests have been received, or sent by registered mail service.

III. ORDER AND PROCEDURES FOR REGISTERING CHANGES IN ALREADY REGISTERED CONTENTS

1. In case of the following changes in already registered contents, the registration requesters shall have to file their requests for registration of changes in already registered security transactions’ contents, made according to form 04, with the Registry or its branches that have granted registration certificates, so that the latter effect the registration of changes in the already registered contents:

1.1. Change of one of parties involved in the pledge or guaranty; change of address of one or all those parties;

1.2. Replacement or partial withdrawal of security properties;

1.3. Addition of security properties;

1.4. Change of order of priority for payment upon the handling of security assets;

1.5. When assets are formed or obligations are established in cases where the asset pledge or guaranty with assets to be formed in the future or to secure the performance of future obligations is already registered.

...

...

...

3. The filing of change registration requests, the fee therefor and modes of paying and refunding the fee shall comply with the provisions in Clause 2 and Clause 3, Section II of this Circular.

4. After receiving the written requests for change registration, the registrars shall check all declaration items therein and the fee payment. If all declaration items in requests have been filled in and the fee has been paid as prescribed, they shall inscribe in requests the time of application reception (hours, minutes, day, month, year).

In case of registration of addition of security assets, the registrars shall inscribe the time of registering the addition of security assets which is the time the Registry or its branches receive the requests for additional registration of such assets according to the provisions at Point c, Clause 2, Article 21 of Decree No.08.

For the registration of changes mentioned at Points 1.1, 1.2, 1.4 and 1.5, Clause 1 of this Section, the registrars shall retain the registration time already inscribed in the granted registration certificates.

5. Within 3 days after receiving the requests for registration of changes, the Registry or its branches, where such requests are received, shall have to grant certificates of registration of changes in contents of the already registered security transactions, made according to form 12, to the registration requesters.

In cases where change registration requesters are securing parties, the Registry or its branches, where the change registration requests are received, shall grant to secured parties copies of certificates of registration of changes in already registered contents.

The granting of certificates of registration of changes in already registered security transactions’ contents shall be effected by the mode prescribed in Clause 5, Section II of this Circular.

IV. ORDER AND PROCEDURES FOR EXTENSION REGISTRATION

1. Within six months before the expiry of the effective duration of pledge or guaranty registration inscribed in the certificates of registration of asset pledge or certificate of registration of guaranty with assets, if the registration requesters wish to have their certificates extended, they shall have to file their requests for registration of extension of security transactions, made according to form 05, with the Registry or its branches, where such pledges or guaranties have been registered, for carrying out the extension registration. Valid extension registration requests are those having all their declaration items filled in and in conformity with the parties’ agreement on extension registration.

...

...

...

3. After receiving the extension registration requests, registrars shall check declaration items in such requests and the fee payment. If all declaration items in the requests have been filled in and the fee has been fully paid as prescribed, they shall inscribe in the requests the time of application reception (hours, minutes, day, month, year).

4. The Registry and its branches, where extension registration requests are received, shall grant certificates of registration of security transactions’ extension, made according to form 13, to the registration requesters within three days after receiving the valid extension registration requests in which the time of extending registration must be clearly stated.

In cases where extension registration requesters are the secured parties, the Registry or its branches, where the requests are received, shall grant to the securing parties copies of the certificates of registration of security transactions’ extension.

The granting of certificates of registration of security transactions’ extension shall be effected in compliance with provisions in Clause 5, Section II of this Circular.

V. ORDER AND PROCEDURES FOR REGISTRATION CLEARANCE

1. Before the expiry of the registration duration, the pledgors or pledgees, the guarantors or guarantees shall have to file their requests for clearance of registration of security transactions, made according to form 06, with the Registry or its branches, where the registration has been carried out, in the following cases where:

1.1. The obligations secured by pledge or guaranty terminate;

1.2. The pledge or guaranty is canceled or replaced by another security transaction;

1.3. Assets put in pledge or used for guaranty have already been handled. In these cases, the pledgees or the guarantees shall have to file their requests for registration clearance to the Registry or its branches where such pledge or guaranty was registered.

...

...

...

3. The filing of registration clearance requests shall comply with the provisions in Clause 2, Section II of this Circular.

Registration clearance requesters shall not have to pay any registration clearance fee.

4. Within three days after receiving the valid registration clearance requests, the Registry or its branches, where such requests are received, shall effect the registration clearance and grant to the requesters the certificates of security transaction registration clearance, made according to form 14. In cases where the registration requesters are pledgors or guarantors, copies of such certificates shall be sent to pledgees or guarantees.

5. If after the expiry of the registration duration, the registration requesters file no requests for registration extension, the Registration or its branches shall effect the automatic registration clearance, and grant registration clearance certificates only when so requested in writing.

VI. ORDER AND PROCEDURES FOR REGISTERING WRITTEN NOTICES ON HANDLING OF PLEDGED OR GUARANTY ASSETS

1. In cases where a pledge or a guaranty has been registered at the Registry or its branches, within 7 days before handling assets in such pledge or guaranty, the security asset handler shall have to file a request for registration of the written notice on security asset handling, made according to form 07, with the Registry or its branch, where the certificate of registration of such pledge or guaranty has been granted.

2. The application filing and payment of fee for registration of written notices on security asset handling shall comply with the provisions in Clause 2 and Clause 3, Section II of this Circular.

3. Within three days after receiving the valid requests, the Registry or its branches, where such requests are received, shall grant to the requesters certificates of registration of written notices on security asset handling, made according to form 15.

4. In cases where an asset has been put in pledge or guaranty to ensure the performance of many obligations and registered at the Registry or its branches, after receiving the requests for registration of written notices on pledge or guaranty asset handling, the Registry or its branches where such requests are received shall have to notify in writing the co-pledgees or co-guarantees of the asset handling.

...

...

...

Within three days after receiving the registration clearance requests, the Registry or its branches, where such requests are received, shall grant certificates of registration clearance, made according to form 14.

In cases where pledge or guaranty assets are partially handled, the requesters for registration of written notices on security asset handling shall, after the handling is completed, file the requests for registration of changes in the already registered contents (partial withdrawal of security assets) with the Registry or its branches, where written notices on security asset handling have been registered, for registrars to effect the change registration.

VII. ERROR CORRECTION

1. In cases where the registration requesters detect errors in their requests or registration certificates, they shall file their requests for error correction made according to form 08, to the Registry or its branches, where such erroneous requests have been received or certificates granted, so that the errors shall be corrected according to the contents declared in error correction requests. In case of correction of errors in the already granted registration certificates, the error correction requests must be enclosed with such certificates.

2. The filing of dossiers and error correction fee shall comply with the provisions of Clause 2 and Clause 3, Section II of this Circular.

3. After receiving the requests for correction of errors in the registration requests, registrars shall cross out the time of application reception already inscribed in the previous registration requests and inscribe the new time point of application reception being the time of receiving the error correction requests. The registration the time for determining the valid registration duration shall be time when the Registry or its branches receive such error correction requests.

4. For errors found in the already granted registration certificates, when correcting them, the registrars shall retain the registration time already inscribed therein and correct the errors. Erroneous contents, which are corrected in certificates, must be affixed with stamps of the Registry or its branches.

In cases where the correction cannot be made directly to the erroneous contents, the registrars shall inscribe such correction in the error correction section in registration certificates. In these cases, the Registry or its branches, where requests are received, shall not collect error correction fee.

5. Within three days after receiving the valid error correction requests, the Registry or its branches shall make error correction and return to the requesters the corrected pledge or guaranty registration certificates.

...

...

...

1. Vietnamese and foreign individuals and organizations, overseas Vietnamese, that wish to inquire into information stored in the Register or the National Database of Security Transactions, may get access to such information by the following modes:

1.1. Filing information supply requests, made according to form 09, with the Registry or its branches;

1.2. Searching for and inquiring into information in the Register at the Registry or its branches by themselves under registrars’ guidance.

2. Information supply requesters must pay charge therefor.

3. Information supply requesters shall be supplied with information on security transactions, stored in the Register or the National Database of Security Transactions under the securing parties’ names.

4. The filing of requests for supply of information on security transactions, the reception of information and the payment of information supply charge shall comply with the provisions in Clause 2, Section II of this Circular.

5. After receiving the requests for supply of information on security transactions, registrars shall examine such requests, search through information in the Register or the National Database of Security Transactions, and check the fee payment. Within three days after receiving the information supply requests, the Registry or its branches shall have to supply information to the requesters under the securing parties’ names stated in the requests.

In cases where information supply requesters wish to be supplied with information in written form, the registrars shall supply information in written form according to form 16.

IX. SETTLEMENT OF COMPLAINTS AND DENUNCIATIONS

...

...

...

1.1. In the domain of registration of, and supply of information on, security transactions, the registration or information supply requesters may lodge complaints about decisions of the Registry or its branches and/or acts of rewith gistrars or officials of such agencies, when they have grounds to believe that such decisions or acts are unlawful or infringe upon their legitimate rights and interests.

1.2. Competence and time limit for settling first-time complaints shall be as follows:

a/ Directors of branches shall have to settle complaints about their decisions or acts, decisions or acts of registrars and officials working at their branches. Within 10 days after receiving complaints, branch directors shall process them for settlement and notify such in writing to the complainants. In case of refusal to process complaints, they shall also have to notify such in writing, clearly stating the reasons therefor.

If within 30 days after the expiry of the settlement time limit prescribed in Article 36 of the Law on Complaints and Denunciations, their complaints are not settled, or if after receiving the decisions on first-time complaint settlement of branch directors, they disagree therewith, the complainants may further lodge their complaints with the Registry’s Director or initiate administrative cases at court as prescribed by law.

b/ The Registry’s Director shall have to settle complaints about his/her decisions or acts of his/her own, or of registrars and officials working at the Registry. Within 10 days after receiving the complaints, the Registry’s Director shall have to process them for settlement and notify such in writing the complainants. In case of refusal to process the complaints, they shall also have to notify such in writing, clearly stating the reasons therefor.

If within 30 days after the settlement time limit prescribed in Article 36 of the Law on Complaints and Denunciations expires, their complaints are not settled, or if after receiving the decisions on first-time complaint settlement of the Registry’s Director, they disagree therewith, the complainants may further lodge their complaints with the Justice Minister or initiate administrative cases at court as prescribed by law.

1.3. Competence and time limit for settling subsequent complaints shall be as follows:

a/ The Registry’s Director shall process and settle complaints, which have been settled by the branch directors but further lodged or which have not yet been settled though the settlement time limit has expired. In these cases, the complainants shall have to file requests enclosed with the copies of complaint settlement decisions of the branch directors or relevant documents (if any) with the Registry’s Director.

Within 10 days after receiving the complaints, the Registry’s Director shall have to process them for settlement and notify such in writing to the complainants and the branch directors who previously the settled complaints. In case of refusal to process the complaints, they shall also have to notify such in writing, clearly stating the reasons therefor.

...

...

...

b/ The Justice Ministry shall process and settle complaints about complaint-settling decisions of the Registry’s Director or complaints which have not yet been settled through the prescribed time limit already expired. Within 10 days after receiving the complaints, the Justice Ministry shall process them for settlement and notify such in writing to the complainants. In case of refusal to process the complaints, they shall also have to notify such in writing, clearly stating the reasons therefor.

The time limit for settling complaints by the Justice Minister is prescribed in Article 43 of the Law on Complaints and Denunciations. Complaint-settling decisions of the Justice Minister shall be the final ones.

2. Settlement of denunciations

2.1. In the domain of registration of security transactions, citizens may denounce to the competent agencies, organizations or individuals unlawful acts of registrars or officials of the Justice Ministry’s security transaction registry, which cause damage or are likely to cause damage to the legitimate rights and interests of their own or others.

2.2. Competence to settle denunciations shall be as follows:

Denouncers may lodge written denunciations or personally denounce to the competent agencies, organizations or individuals according to the provisions of law. In the above-said cases, denouncers must clearly state their names and addresses and denounced contents.

a/ In cases where registrars or officials working at branches are denounced as having committed law-breaking acts in the registration of or the supply of information on security transactions, branch directors directly managing such denounced registrars or officials shall have to settle the denunciations.

b/ In cases where registrars or officials working at the Registry are denounced as having committed law-breaking acts in the registration of or the supply of information on security transactions, or branch directors are denounced as having unlawfully settled denunciations or failed to settle denunciations within the prescribed time limit, the Registry’s Director shall have to settle the denunciations.

c/ The Justice Minister shall process and settle denunciations in cases where such denunciations have been settled in contravention of law by the Registry or have not been settled within the prescribed time limit.

...

...

...

Within 10 days after receiving denunciations, the denunciation-receiving agencies shall have to process them for settlement. In cases where denunciations fall beyond their settling competence, such agencies shall have to forward them to the competent agencies and notify such in writing to the denouncers.

The denunciation-settling time limit shall be 60 days after denunciations are processed for settlement. For complicated cases, the settling time limit shall be 90 days after the denunciations are processed for settlement.

X. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. This Circular takes effect as from February 1, 2002. The pledges of assets or guaranties with assets which had been signed before the effective date of this Circular and are still in implementation duration, must also be registered according to the provisions of this Circular.

2. To promulgate together with this Circular forms for registration of and supply of information on security transactions carried out at the National Registry for Security Transactions and its branches.

3. Any problems arising in the course of implementation of this Circular should be reported by the concerned organizations and individuals to the Justice Ministry for study and solution.

MINISTER OF JUSTICE




Nguyen Dinh Loc