|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẮC KẠN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1352/2010/QĐ-UBND
|
Bắc Kạn, ngày 02
tháng 7 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC, CÁC TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC KẠN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC KẠN
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND
ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản QPPL
của HĐND, UBND ngày 03/12/2004;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg
ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ
thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Xét đề nghị của Sở Thông tin và
Truyền thông tại Tờ trình số 13/TTr-STT&TT ngày 21/6/2010,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của
các cơ quan nhà nước, các tổ chức đoàn thể trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế quyết định số
939/2006/QĐ-UBND ngày 15 tháng 05 năm 2006 của UBND tỉnh Bắc Kạn về việc ban
hành Quy chế về quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Bắc Kạn.
Điều 3. Các ông, bà: Chánh Văn
phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng cơ quan Ban,
ngành trong tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã và các tổ chức, cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Triệu Đức Lân
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ
NƯỚC, CÁC TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC KẠN
(Kèm theo Quyết định số 1352/2010/QĐ-UBND ngày 02/7/2010 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Bắc Kạn)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh
Quy chế này quy định chi tiết về việc quản lý và sử
dụng hệ thống Thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức
đoàn thể tại tỉnh Bắc Kạn nhằm góp phần cải cách hành chính, giảm văn bản, giấy
tờ, thực hiện tiết kiệm, hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước.
Điều 2. Đối tượng và
phạm vi áp dụng
Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cơ
quan, đơn vị Nhà nước, các tổ chức đoàn thể, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bắc
Kạn tham gia khai thác, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Kạn phục
vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính.
Điều 3. Hệ
thống thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể tỉnh Bắc Kạn
Thư điện tử của cơ quan Nhà nước tỉnh Bắc Kạn, các
tổ chức đoàn thể là phần mềm ứng dụng phục vụ cho công tác trao đổi thông tin
trong cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể nhằm giảm việc lưu hành các văn bản
giấy tờ không cần thiết, mang lại hiệu quả cao trong công việc. Cán bộ, công chức,
viên chức tỉnh Bắc Kạn sử dụng hệ thống thư điện tử trong việc gửi, nhận thông
tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học, phục vụ công tác theo chức năng, nhiệm
vụ được phân công.
Các loại hộp thư điện tử:
- Hộp thư cá nhân: Là hộp thư dành cho cán bộ công
chức, viên chức của các cơ quan đơn vị sở, ban, ngành, các tổ chức đoàn thể tỉnh
Bắc Kạn.
- Hộp thư đơn vị: Là hộp thư sử dụng chung của các
cơ quan đơn vị sở, ban, ngành, các tổ chức đoàn thể trong tỉnh Bắc Kạn.
- Danh bạ điện tử: Lưu trữ thông tin về tổ chức, cá
nhân sử dụng hộp thư điện tử.
Chương II
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẮC KẠN
Điều 4. Thiết lập và vận
hành hệ thống thư điện tử
1. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành
trên hạ tầng kỹ thuật của mạng tin học của tỉnh Bắc Kạn gồm Trung tâm Công nghệ
thông tin và Truyền thông, mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng của tỉnh và mạng
Internet. Hệ thống Thư điện tử tỉnh Bắc Kạn có địa chỉ tên miền là: http://mail.backan.gov.vn. Được sự đồng ý của UBND tỉnh Bắc Kạn, riêng Sở Giáo
dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn được sử dụng hệ thống hộp thư điện tử theo hệ thống
tên miền http://mail.backan.edu.vn.
Các địa chỉ truy nhập có dạng: tên-đăng-nhập
@backan.gov.vn và được chia thành hai loại:
a) Hộp thư điện tử dành cho các cơ quan đơn vị sở,
ban, ngành, các tổ chức đoàn thể tỉnh Bắc Kạn: là loại hộp thư đặc biệt dành
cho cơ quan Nhà nước được lập ra nhằm trao đổi công tác giữa các cơ quan, đơn vị,
địa phương và tổ chức, cá nhân với nhau. Hộp thư điện tử dành cho cơ quan Nhà
nước và các huyện, thị xã được đặt tên theo quy định: Các cơ quan, đơn vị sử dụng
từ viết tắt để đặt tên: Các địa phương cấp huyện, thị xã sử dụng nguyên tên gọi
(chi tiết kèm theo Phụ lục). Đối với hộp thư điện tử của các địa phương
cấp xã phường, thị trấn thì được đặt tên theo quy định: <tên của địa phương
viết liền>.<tên hộp thư của địa phương cấp huyện trực thuộc>. Ví dụ:
xã Dương Quang thuộc thị xã Bắc Kạn có địa chỉ thư điện tử là [email protected].
Các phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc các cơ
quan Nhà nước có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử thì được đặt tên theo quy định:
<tên đơn vị viết tắt>.<tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa
phương>. Ví dụ: phòng Công nghệ thông tin thuộc Sở Thông tin và Truyền thông
sẽ được đặt tên là: [email protected]
b) Hộp thư điện tử dành cho cá nhân (dùng cho cán bộ,
công chức, viên chức). Tùy vào yêu cầu công tác của cơ quan, đơn vị và địa
phương, hộp thư điện tử danh cho cá nhân được đặt tên theo một trong hai cách:
- <Tên> + <viết tắt của họ và tên đệm>
- <Tên> + <viết tắt của họ và tên đệm>.
<tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa phương đang công tác.
Ví dụ: Nguyễn Văn Anh thuộc Sở Thông tin và Truyền
thông sẽ được đặt tên là: [email protected]
Trong trường hợp tên hộp thư điện tử cá nhân bị
trùng thì sẽ do Sở Thông tin và Truyền thông thay đổi trên cơ sở đề nghị của thủ
trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm đảm bảo tính dễ nhớ, dễ hiểu của tên hộp
thư điện tử cá nhân.
2. Hệ thống thư điện tử sử dụng bộ mã các ký tự chữ
Việt theo tiêu chuẩn: TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi
trong hệ thống thư điện tử.
3. Tần suất kiểm tra, trả lời thư điện tử tại hộp
thư điện tử cơ quan, hộp thư điện tử cá nhân tối thiểu 02 lần/ngày.
Điều 5. Trách nhiệm của
đơn vị quản lý vận hành hệ thống thư điện tử
1. Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị quản lý hệ
thống Thư điện tử có nhiệm vụ:
a) Là đơn vị đầu mối và chịu trách nhiệm quản lý,
xây dựng, duy trì thông suốt trong quá trình quản lý và sử dụng hệ thống thư điện
tử.
b) Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước hệ thống thư
điện tử hoạt động theo đúng quy định của nhà nước hiện hành.
c) Nghiên cứu và từng bước ứng dụng chữ ký điện tử
và chứng thực chữ ký điện tử vào việc gửi nhận văn bản trên môi trường mạng
thay cho văn bản giấy tờ thông thường.
d) Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn
cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị và địa phương của tỉnh
Bắc Kạn khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử.
2. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông -
Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị trực tiếp vận hành hệ thống thư điện tử
chịu trách nhiệm:
a) Thiết lập, quản lý, khai báo, cập nhật thay đổi
danh bạ thư điện tử tỉnh Bắc Kạn; công bố danh bạ thư điện tử của các cơ quan,
đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức trên cổng thông tin điện tử của
tỉnh sau khi được thiết lập;
b) Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều
kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục các sự cố để hệ thống thư
điện tử vận hành thông suốt, liên tục;
c) Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống
thư điện tử theo chế độ mật, quản lý quyền truy nhập của các cơ quan, đơn vị, địa
phương, cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh;
d) Phòng chống virus tin học đối với hệ thống thư
điện tử;
e) Thực hiện chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu hệ thống
thư điện tử;
f) Trực tiếp thực hiện khai báo, cập nhật danh bạ
thư điện tử;
g) Ban hành hướng dẫn kỹ thuật việc sử dụng thư điện
tử;
h) Hỗ trợ kỹ thuật cho các tổ chức, cá nhân trong
việc sử dụng thư điện tử.
Điều 6. Trách nhiệm của
các cơ quan, đơn vị, các tổ chức Đoàn thể quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của
tỉnh
1. Tổ chức đăng ký, quản lý và sử dụng hộp thư điện
tử của cơ quan và lập danh sách yêu cầu khởi tạo hộp thư của cán bộ, công chức,
viên chức mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm: hoặc yêu cầu hủy bỏ, thay đổi
thông tin liên quan đến hộp thư điện tử cán bộ, công chức, viên chức thôi công
tác hoặc chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị, địa phương khác thuộc tỉnh Bắc Kạn
gửi về đơn vị quản lý trực tiếp (UBND huyện, thị xã, các sở, ban, ngành, các
tổ chức đoàn thể) để tổng hợp và gửi về Sở Thông tin và Truyền thông thiết
lập, thay đổi, hủy bỏ, được cập nhật vào danh bạ thư điện tử của tỉnh theo quy
định. Các đơn vị thông báo việc thay đổi của cá nhân trong đơn vị, địa phương
thuộc quyền quản lý để đưa vào sử dụng trong giao dịch công tác chuyên môn.
2. Định kỳ 6 tháng một lần các đơn vị trực thuộc
báo cáo kết quả với đơn vị quản lý trực tiếp như sau:
- Các xã, phường, thị trấn và các đơn vị trực
thuộc huyện thị xã báo cáo UBND huyện thị xã,
- Các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành,
các tổ chức Đoàn thể báo cáo lãnh đạo sở, ban, ngành và tổ chức đoàn thể trực
tiếp quản lý.
- Các sở ban ngành, các tổ chức đoàn thể, các huyện,
thị xã tổng hợp và gửi báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện Quy chế này (qua
Sở Thông tin và Truyền thông).
Điều 7. Quản lý, sử dụng
hộp thư điện tử đơn vị
1. Hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị do thủ trưởng
cơ quan, đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số
người trong đơn vị sử dụng.
2. Hàng ngày, trong phạm vi nội bộ từng đơn vị, Thủ
trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện
tử đơn vị.
3. Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng đơn vị
cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp
thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.
4. Thủ trưởng các cơ quan đơn vị trên địa bàn tỉnh
sử dụng hộp thư điện tử phải xây dựng quy chế và chấp hành thông tin được truyền
qua hộp thư điện tử của đơn vị, phải coi đó là mệnh lệnh hành chính của cấp
trên.
Điều 8. Quản lý, sử dụng
hộp thư điện tử cá nhân
Cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bắc Kạn được cấp
hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm sau đây:
1. Không sử dụng các hộp thư điện tử cá nhân dạng
khác để trao đổi công việc của cơ quan, đơn vị, địa phương trên môi trường mạng
tin học.
2. Đổi mật khẩu ban đầu đã được Sở Thông tin và
Truyền thông cung cấp nhằm bảo mật thông tin. Trường hợp quên mật khẩu phải báo
ngay cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị, địa
phương để được thay đổi mật khẩu.
3. Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử của
mình; không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu vào hệ thống thư điện tử
cho người khác; quản lý, lưu trữ và chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử của
mình gửi lên mạng.
4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và
không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.
5. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội
dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ sử dụng của
mình.
6. Trong trường hợp chuyển công tác sang cơ quan,
đơn vị, địa phương khác thuộc tỉnh thì phải báo cáo cho thủ trưởng cơ quan, đơn
vị biết để thay đổi hộp thư điện tử cá nhân.
7. Khi gặp sự cố về hệ thống thư điện tử phải báo
ngay cho cán bộ phụ trách về công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị, địa
phương hoặc báo về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông - Sở Thông tin
và Truyền thông để kịp thời khắc phục, sửa chữa.
Điều 9. Quy định về việc
gửi văn bản điện tử kèm theo văn bản giấy.
Cơ quan Nhà nước khi phát hành văn bản giấy gửi đến
các cơ quan Nhà nước khác (trừ những văn bản mật) ngoài việc gửi văn bản
tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội
dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của
cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” và cung cấp
địa chỉ có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
Điều 10. Thời gian ứng
dụng hệ thống thư điện tử trong công việc.
Hệ thống thư điện tử của tỉnh Bắc Kạn được chính thức
áp dụng trong công việc kể từ ngày 15/7/2010. Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp
thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử của tỉnh phải sử dụng hộp thư điện tử
này để gửi, nhận các loại văn bản được quy định tại Điều 9 của Quy chế này.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 11. Tổ chức thực
hiện
Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, các tổ chức Đoàn thể
cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm tổ chức triển khai
thực hiện Quy chế này. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn tổ
chức triển khai thực hiện; định kỳ 6 tháng báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện.
Cán bộ, công chức, viên chức vi phạm Quy chế này phải
chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn
đề khó khăn vướng mắc, các đơn vị, địa phương phản ánh với Sở Thông tin và Truyền
thông để tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.