|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
********
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
|
Số:
2352/1999/QĐ-BHXH
|
Hà Nội, ngày 28
tháng 9 năm 1999
|
QUYẾT ĐỊNH
CỦA TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM SỐ
2352/1999/QĐ-BHXH NGÀY 28 THÁNG 9 NĂM 1999 VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH CẤP, QUẢN
LÝ VÀ SỬ DỤNG
SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Nghị định số 19/CP
ngày 16 tháng 02 năm 1995 của Chính phủ về việc thàng lập Bảo hiểm xã hội Việt
Nam;
Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành
kèm theo Quyết định số 606/TTg ngày 26 tháng 09 năm 1995 của Thủ tướng Chính phủ;
Căn cứ Quyết định số 1443/LĐ-TBXH ngày 09 tháng 10 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ
Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành mẫu sổ Bảo hiểm xã hội; Thông tư số
09/LĐ-TBXH ngày 26 tháng 04 năm 1996 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng
dẫn cấp và ghi sổ Bảo hiểm xã hội;
Theo đề nghị của Trưởng Ban Quản lý thu Bảo hiểm xã hội;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1-
Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định cấp, quản lý
và sử dụng sổ Bảo hiểm xã hội”.
Điều 2-
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng
10 năm 1999; thay thế Quyết định số 113/BHXH-QĐ ngày 22 tháng 06 năm 1996 và những
quy định, hướng dẫn về việc cấp, quản lý sổ Bảo hiểm xã hội tại các văn bản do
Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành trước ngày Quyết định này có hiệu lực.
Điều 3-
Trưởng Ban Quản lý Thu BHXH có trách nhiệm hướng dẫn, đôn
đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện Quyết định này.
Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc
Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
QUY ĐỊNH
CẤP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2352/1999/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 09 năm 1999
của Tổng giám đốc bảo hiểm xã hội Việt Nam)
I- QUY ĐỊNH
CHUNG
1. Sổ Bảo hiểm xã hội (sau đây
viết tắt là Sổ BHXH) dùng để ghi nhận quá trình làm việc và đóng BHXH, là căn cứ
để giải quyết các chế độ BHXH của người tham gia BHXH theo quy định của pháp luật.
2. Sổ BHXH được quản lý và lưu
hành thống nhất trong phạm vi cả nước theo các quy định chung về quản lý hồ sơ,
tài liệu. Sổ BHXH bị tẩy xóa, rách nát; ghi chép, xác nhận không rõ ràng, không
đầy đủ thì không có giá trị pháp lý.
3. Sổ BHXH do Bảo hiểm xã hội Việt
Nam phát hành, thu đủ chi phí in ấn, vận chuyển và tổ chức cấp đến người lao động
thông qua người sử dụng lao động
II- ĐỐI TƯỢNG,
ĐIỀU KIỆN CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
1. Đối tượng được cấp Sổ BHXH
bao gồm:
1.1- Cán bộ, công chức, người
lao động được quy định tại Điều 3, Điều lệ Bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo
Nghị định số 12/CP ngày 26/01/1995 của Chính phủ.
1.2- Quân nhân, công an nhân dân
được quy định tại điểm 1, Điều 3, Điều lệ Bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo Nghị
định số 45/CP ngày 15/07/1995 của Chính phủ.
1.3- Cán bộ xã, phường, thị trấn
hưởng sinh hoạt phí được quy định tại điểm 1, 2, 3, 4, 5, Điều 3, Nghị định số
09/1998/NĐ-CP ngày 23/01/1998 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 50/CP
ngày 26/07/1995 của Chính phủ về chế độ sinh hoạt phí đối với cán bộ xã, thường,
thị trấn.
1.4- Người lao động Việt Nam đi
làm việc có thời hạn ở nước ngoài theo quy định tại điểm 1, Điều 3, Nghị định số
07/CP ngày 20/01/1995 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Bộ Luật
lao động về đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.
Tất cả đối tượng trên đây gọi
chung là người lao động.
2. Điều kiện cấp sổ BHXH:
2.1- Người lao động thuộc đối tượng
tham gia BHXH quy định tại điểm 1 trên đang làm việc và đóng BHXH.
2.2- Người sử dụng lao động có đủ
điều kiện về quản lý sử dụng lao động và tham gia BHXH theo đúng quy định của
pháp luật.
III- QUY ĐỊNH
VỀ CẤP SỔ BHXH
1. Trình tự cấp
Sổ BHXH:
1.1- Người sử dụng lao động lập
02 bản "Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH" (mẫu 02/SBH kèm theo)
gửi cơ quan BHXH nơi trực tiếp quản lý thu bảo hiểm xã hội.
1.2- Cơ quan BHXH tiếp nhận
"Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH", đối chiếu với "Danh
sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH" và "Danh sách lao động
điều chỉnh tăng giảm mức nộp BHXH" của người sử dụng lao động để xác định
danh sách lao động được cấp Sổ BHXH; đồng thời hướng dẫn người sử dụng lao động
phương pháp tiến hành lập và xét duyệt "Tờ khai sổ BHXH" (mẫu số
01/SBH kèm theo).
1.3- Người lao động kê khai 03 bản
"Tờ khai cấp sổ BHXH"
1.4- Người sử dụng lao động căn
cứ hồ sơ, lý lịch và quá trình tham gia BHXH của người lao động (nếu có) để đối
chiếu, xác nhận, ký, ghi rõ họ tên đóng dấu lên chỗ quy định trên "Tờ khai
cấp sổ BHXH".
1.5- Cơ quan BHXH tiến hành thẩm
định, ký duyệt "Tờ khai cấp sổ BHXH" của người lao động.
Ghi số sổ BHXH vào các "Tờ
khai cấp sổ BHXH" đã duyệt và "Danh sách lao động đề nghị cấp sổ
BHXH".
Căn cứ số sổ BHXH đã duyệt ghi
trên tờ khai, danh sách, cấp cho người sử dụng lao động sổ BHXH đã được ghi
(đóng dấu) số sổ BHXH.
Số sổ BHXH là số được ghi trên sổ
BHXH bao gồm 10 chữ số, trong đó 02 số đầu là mã số của BHXH tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương (Danh mục mã số đơn vị BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương và cơ quan BHXH Quốc phòng và Công an - đính kèm), 02 số tiếp theo là 02 số
cuối của năm duyệt cấp sổ, 06 số tiếp theo là số thứ tự của người lao động được
duyệt cấp sổ BHXH trong năm.
1.6- Người sử dụng lao động căn
cứ danh sách, "Tờ khai cấp sổ BHXH" của người lao động đã được cơ
quan BHXH xét duyệt, tiến hành ghi sổ BHXH cho người lao động.
1.7- Người lao động sau khi kiểm
tra các nội dung ghi trên sổ BHXH ký, ghi rõ họ tên vào nơi quy định.
1.8- Người sử dụng lao động ký
xác nhận và đóng dấu vào nơi quy định trên sổ BHXH.
1.9- Cơ quan BHXH sau khi đối
chiếu với tờ khai của người lao động, ký, đóng dấu vào chỗ quy định trên sổ
BHXH. Đồng thời đóng dấu giáp lai vào sổ BHXH và trả lại cho người sử dụng lao
động quản lý.
2. Quy định về
thẩm định, xác nhận "Tờ khai cấp sổ BHXH"
2.1- "Tờ khai cấp sổ
BHXH"
"Tờ khai cấp sổ BHXH"
kích thước 210 x 297 có 04 trang in liền nhau trong một tờ giấy (bằng khổ A3 gập
đôi) gồm 02 phần:
Phần A- Do người lao động tự kê
khai những vấn đề liên quan đến nhân thân, quá trình làm việc có đóng dấu BHXH.
Phần B- Do người sử dụng lao động
và cơ quan BHXH ghi, xác nhận. Đối với những người đã có quá trình làm việc và
đóng BHXH trước khi cấp sổ BHXH thì xét duyệt thời gian tham gia BHXH trước khi
cấp sổ.
Trường hợp người lao động có thời
gian làm việc và tham gia BHXH dài, sử dụng 1 tờ khai không đủ thì phần kê khai
quá trình làm việc có đóng BHXH được dùng tờ đệm. Trên tờ đệm có ghi họ, tên; ngày
tháng năm sinh; số chứng minh thư, đơn vị làm việc, và phần kê khai quá trình
làm việc có đóng BHXH; đánh số thứ tự của tờ đệm (để trong ngoặc đơn) vào sau
dòng chữ "Tờ khai cấp sổ BHXH" và đóng dấu của người sử dụng lao động
trên góc trái của trang thêm này.
2.2- Kê khai trên "Tờ khai
cấp sổ BHXH".
Người lao động kê khai các nội
dung liên quan đến nhân thân và quá trình làm việc có đóng BHXH (nếu có) vào
"Tờ khai cấp sổ BHXH"; ghi đầy đủ các yếu tố, nội dung trong tờ khai.
Khi kê khai quá trình làm việc
có đóng BHXH phải tách các giai đoạn theo đúng thời gian ghi trong hồ sơ gốc;
ghi đầy đủ cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc (đặc biệt là công việc nặng
nhọc độc hại), đơn vị làm việc (đối với doanh nghiệp đã được xếp hạng cũng ghi
rõ hạng doanh nghiệp), địa điểm đơn vị đóng (nếu có phụ cấp khu vực ghi rõ xã,
huyện). Các giai đoạn bị gián đoạn cũng phải kê khai đầy đủ, trên cột ghi thời
gian tham gia BHXH bị gián đoạn được gạch chéo (x).
Trường hợp người lao động không
đảm bảo kê khai đúng được qua trình làm việc có đóng BHXH thì người sử dụng lao
động căn cứ hồ sơ đang quản lý, có thể kê khai hộ nhưng sau đó phải đưa người
lao động kiểm tra kỹ lại. Tờ khai được lập làm 03 bản (có thể lập một bản ban đầu
sau đó sao chụp làm 03 bản) và người lao động ký, ghi rõ họ tên lên chỗ quy định
trên cả 03 tờ khai đó và nộp cho người sử dụng lao động.
2.3- Thẩm định, xác nhận "Tờ
khai cấp sổ BHXH":
2.3.1- Căn cứ để thẩm định, xác
nhận "Tờ khai cấp sổ BHXH".
- Hồ sơ xác định nhân thân của
người lao động như hộ khẩu, giấy khai sinh, chứng minh thư.
- Hồ sơ gốc liên quan xác định
qua trình làm việc và đóng BHXH như: lý lịch công nhân viên chức, lý lịch Đảng
viên, lý lịch quân nhân, các quyết định, hợp đồng lao động, thông báo, biên bản,
trích lục.... đầy đủ căn cứ pháp lý liên quan đến việc tiếp nhận, phân công ra
trường, gián đoạn thời gian công tác; tăng giảm lương, phụ cấp v.v... Nếu không
có các quyết định xếp lương hoặc nâng lương kèm theo thì người sử dụng lao động
phải đưa ra được những căn cứ pháp lý đảm bảo thay thế các quyết định trên và
chịu trách nhiệm trước pháp luật.
2.3.2- Người sử dụng lao động đối
chiếu các nội dung của người lao động kê khai trên tờ khai với hồ sơ lý lịch gốc,
đảm bảo nguyên tắc trùng khớp giữa tờ khai với hồ sơ lý lịch gốc mà đơn vị đang
quản lý, nếu đúng xác nhận vào tờ khai và nộp cho cơ quan BHXH.
2.3.3- Cơ quan BHXH tiến hành thẩm
định, đối chiếu giữa các nội dung của người lao động kê khai trên tờ khai với hồ
sơ, lý lịch gốc và xác nhận quá trình đóng BHXH của người lao động vào chỗ quy
định trên tờ khai. (Lưu ý, người sử dụng lao động nộp BHXH đến thời điểm nào chỉ
được xác nhận trên tờ khai cho người lao động đến thời điểm đó).
2.3.4- Tờ khai sau khi được thẩm
định, xác nhận, người lao động giữ một bản, người sử dụng lao động giữ một bản
lưu cùng hồ sơ cá nhân của người lao động; cơ quan BHXH giữ một bản lưu cùng hồ
sơ cấp sổ BHXH.
3. Quy định về
ghi, xác nhận trên sổ BHXH;
3.1- Ghi, xác nhân khi cấp sổ
BHXH:
3.1.1- Người sử dụng lao động ghi
sổ BHXH cho người lao động phải đảm bảo đúng người, đúng số sổ BHXH đã duyệt.
Ghi đúng, đầy đủ nội dung; đảm bảo tính liên tục về thời gian, không để cách
dòng, cách trang. Tiền lương, phụ cấp phải ghi theo đúng quyết định, hợp đồng
lao động; nếu bằng hệ số thì ghi hệ số, bằng tiền thì ghi mức tiền cụ thể. Các
thời gian gián đoạn không tham gia BHXH phải ghi đầy đủ và nêu rõ nguyên nhân,
lý do gián đoạn (các cột 4, 5, 6, 7, 8 được gạch chéo (x)).
Ghi sổ bằng mực không phai mầu
đen hoặc xanh đậm, không dùng mực mầu đỏ hoặc các mầu khác hay bút chì. Trong từng
lần ghi không được dùng hai loại mực có mầu khác nhau. Không ghi chồng đè, viết
tắt, tẩy xoá, sửa chữa.
Nếu có trường hợp ghi sai thì
dùng bút mực mầu đỏ gạch chính giữa toàn bộ dòng viết sai và ghi vào dòng tiếp
theo.
Sau khi đối chiếu, kiểm tra lần
cuối người sử dụng lao động ký, đóng dấu xác nhận trên cột 9 ở trang ghi quá
trình làm việc và đóng BHXH của sổ BHXH.
3.1.2- Cơ quan BHXH đối chiếu giữa
"Tờ khai cấp sổ BHXH" với sổ BHXH, đảm bảo khớp đúng, ký xác nhận vào
chỗ quy định trên trang 3 và trên cột 10 của các trang kê khai quá trình làm việc
và đóng BHXH. Đóng dấu xác nhận trên chữ ký và đóng dấu vào nơi tiếp giáp hai
trang cùng gáy (dấu giáp lai) của sổ BHXH.
3.2- Ghi, xác nhận trên sổ BHXH
khi có yếu tố thay đổi:
3.2.1- Trong quá trình làm việc
và tham gia BHXH người lao động có thay đổi một trong những yếu tố như: cấp bậc,
chức vụ, chức danh nghề, công việc, đơn vị làm việc, địa điểm đơn vị đóng, mức
tiền lương, phụ cấp làm căn cứ đóng BHXH thì người sử dụng lao động căn cứ hồ
sơ gốc là các quyết định, hợp đồng lao động... ghi vào sổ BHXH cho người lao động.
Trường hợp người lao động có thời
gian nghỉ việc không đóng BHXH (từ một tháng trở lên) do ốm đau dài ngày, ngừng
việc; đi tù... đều phải ghi vào sổ BHXH và nêu rõ lý do gián đoạn.
3.2.2- Trước khi người lao động
di chuyển, ngừng việc hoặc đề nghị hưởng chế độ trợ cấp BHXH, người sử dụng lao
động có trách nhiệm đóng đầy đủ BHXH cho người lao động; lập, ghi, xác nhận
trên sổ BHXH của người lao động đến thời điểm di chuyển, ngừng việc, mang kèm
các giấy tờ liên quan đến cơ quan BHXH để làm các thủ tục tiếp theo.
3.2.3- Người sử dụng lao động,
cơ quan BHXH thực hiện ký xác nhận trong mỗi một lần ghi sổ, có ghi tên và đóng
dấu.
3.2.4- Khi xác nhận trên sổ BHXH
cấp lại, xác nhận để giải quyết chế độ BHXH; xác nhận tạm ngừng tham gia BHXH
do thôi việc chưa hưởng chế độ BHXH; di chuển đơn vị , cơ quan BHXH phải gạch một
dòng bằng mực mầu đỏ sát dưới dòng cuối cùng kê khai quá trình công tác và ghi
dòng chữ "Thời gian đóng BHXH tính đến tháng... năm... là.... tháng...
năm". Ký đóng dấu, ghi họ tên, chức danh người xác nhận.
4. Quy định về
cấp lại sổ BHXH:
4.1- Sổ BHXH đã được cấp cho người
lao động bị mất, hỏng không sử dụng được thì được xem xét cấp lại.
4.2- Người lao động làm mất, hỏng
sổ BHXH phải có xác nhận của cơ quan công an nơi xảy ra vụ việc hoặc chính quyền
địa phương, nơi đang ký hộ khẩu thường trú, cùng với tờ khai cấp sổ lần đầu, có
đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH, thông qua người sử dụng lao động để nộp cho cơ
quan BHXH.
Đối với người lao động đang ngừng
việc, chưa hưởng chế độ BHXH; chưa có nơi làm việc mới mà bị mất, hỏng sổ, thì
người lao động nộp đơn và các giấy tờ liên quan cho người sử dụng lao động cũ.
Nếu người sử dụng lao động cũ không còn hoạt động do giải thể, sát nhập, phá sản
thì nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi xác nhận trên sổ BHXH trước khi nghỉ việc.
4.3- Người sử dụng lao động làm
mất, hỏng sổ BHXH của người lao động thì có công văn đề nghị kèm theo biên bản
xác định nguyên nhân, số lượng, tình trạng, số sổ BHXH bị mất, hỏng kèm theo
các tờ khai của người lao động nộp cho cơ quan BHXH
4.4- Cơ quan BHXH khi nhận được
công văn (hoặc đơn) đề nghị cấp lại sổ BHXH, kiểm tra xem xét tính hợp pháp, hợp
lệ, đối chiếu với tờ khai và các hồ sơ lưu có liên quan để cấp lại sổ BHXH cho
người lao động và đóng dấu "CẤP LẦN THỨ HAI" hoặc "Cấp lần thứ
nhất..." vào trang 3 của sổ theo kích thước 10mm x60mm.
5. Thẩm quyền
ký xác nhận trên sổ BHXH:
5.1- Người lao động ký, ghi rõ họ
tên vào nơi quy định trên trang 3 của sổ BHXH. Trường hợp tàn tật hoặc không biết
chữ thì phải điểm chỉ vào chỗ chữ ký và người sử dụng lao động thay người lao động
ghi rõ họ, tên vào chỗ quy định.
5.2- Thủ trưởng đơn vị sử dụng
lao động ký xác nhận khi cấp sổ BHXH cho người lao động, khi di chuyển, thôi việc
chưa hưởng BHXH hoặc khi giải quyết chế độ BHXH. Ký xác nhận các lần ghi sổ tiếp
theo là thủ trưởng đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị uỷ quyền bằng văn bản,
5.3- Huyện uỷ hoặc UBND huyện ký
xác nhận cho cán bộ xã phường có thời gian làm việc và đóng BHXH trước
01/01/1998. Từ 01/01/1998 trở đi do Chủ tịch UBND xã ký, xác nhận.
5.4- Giám đốc BHXH cấp tỉnh, Thủ
trưởng cơ quan BHXH thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an ký xác nhận khi cấp sổ
BHXH, khi cấp lại sổ, người lao động tạm ngừng tham gia BHXH do thôi việc, chưa
hưởng BHXH, khi di chuyển địa bàn ngoài tỉnh, ngoài lực lượng vũ trang và khi
giải quyết chế độ BHXH cho người lao động (tại phần các chế độ BHXH đã được hưởng).
5.5- Trưởng phòng thu BHXH cấp tỉnh
hoặc tương đương, Giám đốc BHXH cấp quận, huyện, thị được ký xác nhận trên sổ
BHXH cho các lần ghi sổ tiếp theo, khi giải quyết chế độ BHXH (cột 10 phần kê
khai quá trình làm việc có đóng bảo hiểm xã hội) và khi người lao động di chuyển
đơn vị làm việc trong địa bàn tỉnh (trong lực lượng vũ trang có quy định riêng.
IV - QUẢN LÝ
VÀ SỬ DỤNG SỔ BHXH
1- Người lao
động:
1.1- Người lao động trực tiếp quản
lý sổ BHXH, nhận sổ BHXH (có ký giao nhận) và các giấy tờ liên quan trong các
trường hợp di chuyển đơn vị làm việc hoặc khi tạm ngừng tham gia BHXH do thôi
việc, chưa hưởng BHXH. Khi đến nơi làm việc mới có trách nhiệm nộp ngay sổ BHXH
và các giấy tờ liên quan cho người sử dụng lao động mới (có ký giao nhận) quản
lý và đăng ký với cơ quan BHXH. Trong quá trình quản lý sổ BHXH không được tự ý
sửa chữa, tẩy xoá, ghi chép trên sổ BHXH, phải bảo đảm an toàn, không để hư hỏng,
mất mát.
1.2- Trường hợp đặc biệt khi
thay đổi, biến động về nhân thân (họ, tên, ngày tháng năm sinh) người lao động
phải có đơn trình bày kèm theo các giấy tờ liên quan gửi cho cơ quan BHXH để
lưu cùng hồ sơ cấp sổ BHXH làm căn cứ khi giải quyết các chế độ BHXH sau này.
1.3- Người lao động có quyền được
kiểm tra, xem xét các nội dung ghi trong sổ BHXH. Có quyền khiều nại, tố cáo với
cơ quan BHXH hoặc các cơ quan có trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến việc
kê khai, xác nhận, ghi và cấp sổ BHXH không đúng quy định cho bản thân cũng như
đối với người lao động khác.
2. Người sử dụng
lao động:
2.1- Người sử dụng lao động quản
lý sổ trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, đồng thời lập, ghi,
xác nhận và làm các thủ tục giải quyết chế độ BHXH cho người lao động. Người sử
dụng lao động có trách nhiệm ghi bổ sung kịp thời khi một trong những yếu tố
liên quan đến mức đóng BHXH của người lao động thay đổi.
2.2- Khi người sử dụng lao động
thay đổi về pháp nhân (tên đơn vị, chức danh lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị) liên
quan đến việc quản lý, ghi và xác nhận trên sổ BHXH phải thông báo bằng văn bản
cho cơ quan BHXH.
2.3- Người sử dụng lao động
trong phạm vi, quyền hạn và trách nhiệm của mình quản lý sổ BHXH và các hồ sơ,
giấy tờ liên quan của người lao động, không đề hư hỏng, mất mát. Những người
không có thẩm quyền không được sao chụp, ghi chép, sửa chữa trên sổ BHXH. Trong
các trường hợp thiên tai, hoả hoạn làm mất, hỏng Sổ BHXH, người sử dụng lao động
phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan BHXH để phối hợp xử lý. Định kỳ tổ chức
kiểm tra việc quản lý, sử dụng và bảo quản sổ BHXH.
3. Cơ quan Bảo
hiểm xã hội các cấp:
3.1- Cơ quan BHXH có trách nhiệm
kiểm tra thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất tình hình quản lý, sử dụng sổ BHXH
của người sử dụng lao động; đối chiếu với tình hình và kết quả thu nộp BHXH nhằm
giải quyết, chấn chỉnh kịp thời các sai sót. Trong quá trình quản lý, kiểm tra,
nếu phát hiện những sổ BHXH đã cấp thấy có tẩy xoá hay sai sót về ghi, xác nhận
không đúng quy định hoặc sổ bị sửa chữa... thì phải lập biên bản xử lý.
3.2- Đối với các trường hợp người
lao động di chuyển, cơ quan BHXH nơi dến kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ sổ BHXH
của người di chuyển đến. Trường hợp có vấn đề nào chưa rõ có thể yêu cầu người
lao động xuát trình tờ khai lưu hoặc các giấy tờ liên quan. Cần thết có thể yêu
cầu BHXH nơi người lao động chuyển đi xác minh.
3.3- Cơ quan BHXH có trách nhiệm
cung cấp các văn bản của Nhà nước, của ngành và các thông tin liên quan đến cấp,
quản lý, sử dụng sổ BHXH cho người lao động và người sử dụng lao động. Thực hiện
việc mở sổ theo dõi, thông tin, báo cáo về tình hình cấp, quản lý, sử dụng sổ
BHXH theo các quy định của BHXH Việt Nam.
3.4- Trường hợp có tranh chấp,
khiếu nại hoặc khi các cơ quan pháp luật yêu cầu, về ghi, xác nhận, cấp, quản
lý, sử dụng sổ BHXH, cơ quan BHXH các cấp được cung cấp các hồ sơ, tài liệu
liên quan đến cấp sổ BHXH theo thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được giao.
4. Quản lý sổ BHXH bị hỏng,
không sử dụng:
4.1- Sổ BHXH đã được cấp, người
lao động khi thôi việc, bỏ việc không nhận lại sổ BHXH; người sử dụng lao động
có trách nhiệm thông báo cho người lao động; chậm nhất trong vòng 12 tháng kể từ
ngày thông báo lần đầu, người lao động không quay lại nhận sổ BHXH thì người sử
dụng lao động có trách nhiệm làm thủ tục nộp cho cơ quan BHXH nơi cấp phát để
quản lý, theo dõi và xử lý.
4.3- Sổ BHXH hỏng không sử dụng
được đều phải thu hồi, cơ quan BHXH tổ chức quản lý, mở sổ theo dõi riêng sổ
BHXH thu hồi, bị hỏng.
4.4- BHXH tỉnh, thành phố định kỳ
hàng năm tổ chức huỷ sổ hỏng, khi huỷ sổ phải thành lập Hội đồng. Trước khi huỷ
sổ phải kiểm tra, lập bảng kê chi tiết số lượng, loại, tình trạng của sổ hỏng,
không sử dụng được. Sau khi huỷ xong phải gửi biên bản kèm theo Quyết định, bảng
kê chi tiết sổ huỷ về BHXH Việt Nam.
V- ĐIỀU KHOẢN
THI HÀNH
1. Cơ quan Bảo hiểm xã hội, người
lao động và người sử dụng lao động tham gia BHXH có trách nhiệm thực hiện các
quy định của Nhà nước và các quy định trong văn bản này theo đúng chức năng, thẩm
quyền, trách nhiệm và phạm vi được pháp luật quy định.
2. Các cá nhân, cơ quan, đơn vị
trong quá trình quản lý, lưu giữ sổ BHXH không được huỷ hoại, sửa chữa, tẩy xoá,
làm sai lệch các yếu tố đã ghi trên sổ. Nếu cố ý sửa chữa, huỷ hoại, làm hỏng,
man khai thì tuỳ theo mức độ mà xử lý hành chính hoặc bị truy tố trước pháp luật.
3. Việc cấp, quản lý, sử dụng sổ
BHXH trong lực lượng vũ trang căn cứ quy định này để có văn bản hướng dẫn cho
phù hợp.
MẪU SỐ
01/SBH
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TỜ KHAI CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
A- NGƯỜI LAO ĐỘNG KÊ KHAI:
1. Họ và tên:
......................................................................................
Nam (1) Nữ (2) ..........
2.
Ngày tháng năm sinh .....................
3. Nơi sinh:
........................................................................................
4.
Sổ số BHXH (do cơ quan BHXH ghi)
5. Dân tộc:.........................................
Quốc tịch:...................................
6. Chức danh, nghề nghiệp, cấp bậc:.....................................................
..............................................................................................................
7. Cơ quan, đơn vị làm việc:.................................................................
..............................................................................................................
8. Địa chỉ thường
trú:............................................................................
9. CM thư số................ do
CA............. cấp ngày.... tháng..... năm.......
I- QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC VÀ ĐÓNG
BẢO HIỂM XÃ
|
Từ
tháng năm
|
Đến
tháng năm
|
Cấp
bậc chức vụ, chức danh nghề, công việc, đơn vị làm việc, địa điểm đơn vị đóng
|
Thời
gian tham gia BHXH
|
Căn
cứ đóng BHXH
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
Năm
|
Tháng
|
Lương
|
Phụ
cấp
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II- CÁC CHẾ ĐỘ BHXH ĐÃ ĐƯỢC
HƯỞNG
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
................................................
.............................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
......,
ngày..... tháng.... năm....
Người khai
(Ký, ghi rõ họ và tên)
B - PHẦN XÉT DUYỆT
I- XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI SỬ DỤNG
LAO ĐỘNG
Thời
gian đóng BHXH tính đến ngày....tháng.... năm.....là ... năm ...tháng.
THỦ
TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
II- XÉT DUYỆT CỦA CƠ QUAN
BHXH
Thời
gian đóng BHXH tính đến ngày.... tháng..... năm.....là ..... năm......tháng.
|
NGƯỜI
THẨM ĐỊNH
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
GIÁM
ĐỐC BHXH......
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
DANH
MỤC MÃ SỔ ĐƠN VỊ BHXH TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG VÀ BHXH QUỐC PHÒNG
- CÔNG AN
|
STT
|
Tên đơn vị (BHXH)
|
Mã số
|
ST T
|
Tên đơn vị
|
Mã số
|
|
0
|
BHXH Việt Nam
|
00
|
|
|
|
|
1
|
Hà Nội
|
01
|
34
|
Bình Thuận
|
46
|
|
2
|
TP Hồ Chí Minh
|
02
|
35
|
Đồng Nai
|
47
|
|
3
|
Hải Phòng
|
03
|
36
|
Long An
|
48
|
|
4
|
Đà Nẵng
|
04
|
37
|
Đồng Tháp
|
49
|
|
5
|
Hà Giang
|
10
|
38
|
An Giang
|
50
|
|
6
|
Cao Bằng
|
11
|
39
|
Bà Rịa - Vũng Tầu
|
51
|
|
7
|
Lai Châu
|
12
|
40
|
Tiền Giang
|
52
|
|
8
|
Lào Cai
|
13
|
41
|
Kiên Giang
|
53
|
|
9
|
Tuyên Quang
|
14
|
42
|
Cần Thơ
|
54
|
|
10
|
Lạng Sơn
|
15
|
43
|
Bến Tre
|
55
|
|
11
|
Yên Bái
|
17
|
44
|
Vĩnh Long
|
56
|
|
12
|
Sơn La
|
18
|
45
|
Trà Vinh
|
57
|
|
13
|
Quảng Ninh
|
20
|
46
|
Sóc Trăng
|
58
|
|
14
|
Hà Tây
|
22
|
47
|
Hà Nam
|
60
|
|
15
|
Hoà Bình
|
24
|
48
|
Bắc Cạn
|
80
|
|
16
|
Thái Bình
|
26
|
49
|
Thái Nguyên
|
81
|
|
17
|
Thanh Hoá
|
27
|
50
|
Phú Thọ
|
82
|
|
18
|
Ninh Bình
|
28
|
51
|
Vĩnh Phúc
|
83
|
|
19
|
Nghệ An
|
29
|
52
|
Bắc Giang
|
84
|
|
20
|
Hà Tĩnh
|
30
|
53
|
Bắc Ninh
|
85
|
|
21
|
Quảng Bình
|
31
|
54
|
Hải Dương
|
86
|
|
22
|
Quảng Trị
|
32
|
55
|
Hưng Yên
|
87
|
|
23
|
Thừa thiên - Huế
|
33
|
56
|
Nam Định
|
89
|
|
24
|
Quảng Ngãi
|
35
|
57
|
Quảng Nam
|
90
|
|
25
|
Kon Tum
|
36
|
58
|
Bình Dương
|
91
|
|
26
|
Bình Định
|
37
|
59
|
Bình Phước
|
92
|
|
27
|
Gia Lai
|
38
|
60
|
Bạc Liêu
|
93
|
|
28
|
Phú Yên
|
39
|
61
|
Cà Mau
|
94
|
|
29
|
Đắc Lắc
|
40
|
|
|
|
|
30
|
Khánh Hoà
|
41
|
|
|
|
|
31
|
Lâm Đồng
|
42
|
62
|
Quốc Phòng
|
66
|
|
32
|
Ninh Thuận
|
44
|
63
|
Công An
|
77
|
|
33
|
Tây Ninh
|
45
|
64
|
Cơ Yếu CP
|
88
|
MẪU SỐ
02/SBH
|
Đơn vị................
Địa chỉ...............
Điện thoại số......
Mã số.................
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
DANH SÁCH LAO ĐỘNG ĐỀ NGHỊ CẤP SỔ BHXH
|
STT
|
Họ
và tên
|
Năm
sinh
|
CM
thư
|
Chức
danh, nghề nghiệp cấp bậc
|
Duyệt
thời gian có đóng BHXH
|
Số
sổ BHXH
|
Ghi
chú
|
|
|
|
Nam
|
Nữ
|
Số
|
Nơi
cấp
|
|
Năm
|
Tháng
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BHXH ........
+ Duyệt cấp đợt này.... sổ
+ Số sổ từ........ đến.........
|
Ngày......
tháng...... năm
Giám đốc BHXH
(Ký tên, đóng dấu)
|
....,
ngày... tháng... năm....
Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
|