Thông tư 178/2011/TT-BTC hướng dẫn tạo, phát hành, sử dụng và quản lý Biên

• Số hiệu: 178/2011/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Đỗ Hoàng Anh Tuấn
• Ngày ban hành: 08/12/2011

BỘ TÀI CHÍNH --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 178/2011/TT-BTC	Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2011

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN VỀ VIỆC TẠO, PHÁT HÀNH, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ BIÊN LAI THU THUẾ, LỆ PHÍ HẢI QUAN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT NHANH ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG QUỐC TẾ

Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 06 năm 2003; Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006; Luật Hải quan số 29/2001/QH10 ngày 29 tháng 6 năm 2001; Luật số 42/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan; Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005; các văn bản hướng dẫn kèm theo.

Căn cứ Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính số 44/2002/PL-UBTVQH10 ngày 02 tháng 7 năm 2002; Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính số 04/2008/UBTVQH12 ngày 02 tháng 4 năm 2008; Pháp lệnh phí và lệ phí số 38/2001/PL-UBTVQH10 ngày 28/8/2001;

Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Bộ Tài chính hướng dẫn về việc tạo, phát hành, sử dụng và quản lý Biên lai thu thuế và lệ phí hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của các Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh đường hàng không quốc tế như sau:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn về việc tạo, phát hành, sử dụng và quản lý Biên lai thu thuế, lệ phí hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (sau đây gọi tắt là Biên lai) của các Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh đường hàng không quốc tế và xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến việc tạo, phát hành, sử dụng và quản lý Biên lai.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh đường hàng không quốc tế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam (sau đây gọi tắt là Doanh nghiệp).

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh đường hàng không quốc tế (dưới đây gọi tắt là Khách hàng).

3. Cơ quan Hải quan.

Điều 3. Nội dung Biên lai

1. Biên lai thu thuế, phí hải quan là ấn chỉ thuế do cơ quan hải quan uỷ nhiệm cho Doanh nghiệp tạo ra trên các thiết bị tin học, để ghi nhận thông tin số thuế, lệ phí hải quan phải thu của Khách hàng theo quy định pháp luật khi cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh đường hàng không quốc tế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu.

2. Nội dung chi tiết của Biên lai:

2.1. Nội dung bắt buộc trên Biên lai:

- Tên Biên lai: Biên lai thu thuế, lệ phí hải quan;

- Ký hiệu mẫu số Biên lai: Là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại Biên lai, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại Biên lai;

- Ký hiệu Biên lai: Là dấu hiệu phân biệt Biên lai bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và năm phát hành Biên lai;

- Số sê ri: Là mã số của Biên lai;

- Tên liên Biên lai: Liên Biên lai là các tờ trong cùng một số Biên lai. Mỗi số Biên lai phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên và các Liên phải thể hiện cùng một nội dung. Trong đó:

+ Liên 1: Lưu tại Doanh nghiệp.

+ Liên 2: Giao cơ quan hải quan (nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan).

+ Liên 3: Giao Khách hàng.

+ Liên 4 trở đi phải được đặt tên theo mục đích sử dụng của Liên.

- Số thứ tự Biên lai: Là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu Biên lai, gồm 07 chữ số trong một ký hiệu Biên lai;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của Khách hàng;

- Số tờ khai hải quan, ngày… tháng… năm; Đăng ký tại Chi cục Hải quan…. thuộc Cục Hải quan……..

- Số hiệu tài khoản…;

- Hình thức thanh toán…;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của Doanh nghiệp;

- Thuế nhập khẩu; thuế TTĐB; thuế GTGT; thành tiền (ghi bằng số và bằng chữ);

- Lệ phí hải quan (nếu có);

- Tổng số tiền thuế, lệ phí hải quan phải nộp;

- Họ và tên người tạo Biên lai; ngày tháng năm tạo Biên lai.

- Biên lai được thể hiện bằng tiếng Việt hoặc tiếng Việt không dấu đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của Biên lai. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Số tiền ghi trên Biên lai là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Doanh nghiệp lựa chọn một trong hai cách ghi chữ số như sau:

+ Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị;

+ Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu phẩy (,); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.

Mỗi mẫu Biên lai sử dụng của một Doanh nghiệp phải có cùng kích thước.

2.2. Nội dung không bắt buộc:

Ngoài các nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại điểm 2.1 khoản 2 Điều này, các Doanh nghiệp chuyển phát nhanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động quản lý, kinh doanh (kể cả lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo).

Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên Biên lai.

Điều 4. Trách nhiệm của Doanh nghiệp và cơ quan Hải quan

1. Trách nhiệm của Doanh nghiệp:

1.1. Tạo, phát hành, sử dụng và quản lý Biên lai theo hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư này; Không được tạo, phát hành, sử dụng và quản lý Biên lai trái quy định dẫn đến chiếm dụng thuế, lệ phí của Nhà nước hoặc tiền của Khách hàng.

1.2. Gửi Thông báo phát hành Biên lai và các Báo cáo theo hướng dẫn tại Thông tư này (sau đây gọi tắt là Báo cáo).

1.3. Các Doanh nghiệp được tự tạo Biên lai và giao cho Khách hàng theo hướng dẫn tại Thông tư này.

2. Trách nhiệm của cơ quan Hải quan:

2.1. Tổng cục Hải quan (Vụ Tài vụ quản trị) căn cứ nội dung phát hành Biên lai của Doanh nghiệp hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư này để tổ chức xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về phát hành Biên lai trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan để mọi tổ chức, cá nhân tra cứu được nội dung cần thiết về Biên lai đã thông báo phát hành của Doanh nghiệp.

2.2. Quản lý việc tạo, phát hành, sử dụng và quản lý Biên lai thu thuế và lệ phí hải quan của các Doanh nghiệp theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.

2.3. Kiểm tra Thông báo phát hành Biên lai và các Báo cáo do Doanh nghiệp gửi đến.

Chương II

TẠO, PHÁT HÀNH, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ BIÊN LAI

Điều 5. Tạo Biên lai

1. Biên lai được tạo phải đảm bảo:

1.1. Phần mềm ứng dụng để in Biên lai phải đáp ứng yêu cầu bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

1.2. Việc đánh số thứ tự được thực hiện tự động, mỗi liên của một số Biên lai chỉ được in ra một lần.

2. Biên lai phải được tạo vào cùng ngày hoặc ngày sau liền kề (bao gồm cả ngày thứ 7, chủ nhật và ngày lễ) với ngày đăng ký tờ khai hải quan.

3. Nội dung ghi trên các liên Biên lai cùng số phải giống nhau. Nội dung trên Biên lai phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có); các thông tin thể hiện trên Biên lai phải khớp với thông tin tại Tờ khai hải quan và các chứng từ khác trong hồ sơ hải quan.

Điều 6. Thông báo phát hành Biên lai

1. Các Doanh nghiệp trước khi sử dụng Biên lai tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 5 phải lập Thông báo phát hành Biên lai theo mẫu số 1 ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Thông báo phát hành Biên lai gồm: Tên đơn vị phát hành Biên lai, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, loại Biên lai phát hành (tên loại Biên lai, ký hiệu Biên lai, ngày bắt đầu sử dụng, Biên lai mẫu), ngày lập Thông báo phát hành Biên lai, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của Doanh nghiệp.

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh hoặc nội dung đã thông báo phát hành, Doanh nghiệp phải gửi Thông báo phát hành Biên lai cho Cục hải quan tỉnh, thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký phát hành Biên lai.

Trường hợp Doanh nghiệp khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức Biên lai phát hành thì không cần phải gửi kèm Biên lai mẫu.

3. Biên lai mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên các liên của Biên lai giao cho Khách hàng loại được phát hành, có số Biên lai là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ Biên lai. Trên mẫu Biên lai tự in phải có chữ ký, ghi rõ họ, tên của người đứng đầu tổ chức.

4. Thông báo phát hành Biên lai và Biên lai mẫu phải được gửi đến Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký Thông báo phát hành Biên lai. Thông báo phát hành Biên lai gồm cả Biên lai mẫu phải được niêm yết ngay tại các cơ sở sử dụng Biên lai trong suốt thời gian sử dụng Biên lai.

Trường hợp Doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu Biên lai của Doanh nghiệp thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành Biên lai cho Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan.

5. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được Thông báo phát hành Biên lai và Biên lai mẫu, Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi nhận được Thông báo phát hành Biên lai của Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo thông tin phát hành Biên lai trên trang thông tin điện tử của ngành Hải quan. Trường hợp phát hiện Thông báo phát hành Biên lai không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn tối đa mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo phát hành Biên lai, Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi nhận được Thông báo phát hành Biên lai của Doanh nghiệp phải có văn bản thông báo cho Doanh nghiệp biết. Doanh nghiệp có trách nhiệm điều chỉnh để ra Thông báo phát hành Biên lai mới.

Điều 7. Sử dụng Biên lai

1. Nguyên tắc sử dụng Biên lai:

1.1. Sau khi tạo Biên lai, Doanh nghiệp giao Biên lai cho Khách theo hướng dẫn của Thông tư này khi làm xong thủ tục hải quan.

1.2. Phải sử dụng Biên lai theo đúng thứ tự từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách số.

1.3. Khách hàng được sử dụng Biên lai hợp pháp để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; kê khai, khấu trừ thuế, phí theo quy định.

2. Xử lý đối với Biên lai đã tạo:

2.1. Trường hợp tạo Biên lai chưa giao cho Khách hàng, nếu phát hiện Biên lai tạo sai, Doanh nghiệp gạch chéo các liên và lưu giữ số Biên lai tạo sai.

2.2. Trường hợp Biên lai đã tạo và giao cho Khách hàng nhưng Doanh nghiệp chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho Khách hàng nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, Doanh nghiệp và Khách hàng lập biên bản thu hồi các liên của số Biên lai đã tạo sai. Biên bản thu hồi Biên lai phải thể hiện được lý do thu hồi Biên lai. Doanh nghiệp gạch chéo các liên, lưu giữ số Biên lai tạo sai và tạo lại Biên lai mới theo quy định.

2.3. Trường hợp Biên lai đã tạo và giao cho Khách hàng, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu phát hiện sai sót hoặc trường hợp cơ quan hải quan ấn định thuế đối với tờ khai hải quan đã thu thuế:

2.3.1. Đối với trường hợp điều chỉnh tăng số thuế, lệ phí hải quan phải nộp: Doanh nghiệp tạo thêm Biên lai mới thể hiện số thuế, lệ phí điều chỉnh tăng, trong đó ghi rõ điều chỉnh tăng cho Biên lai số…, ký hiệu…

2.3.2. Đối với trường hợp điều chỉnh giảm số thuế, lệ phí hải quan phải nộp: Doanh nghiệp và Khách hàng phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót hoặc lý do điều chỉnh giảm thuế, lệ phí; Điều chỉnh giảm cho Biên lai số…., ký hiệu…

2.4. Trường hợp đã tạo Biên lai theo đúng quy định nhưng sau đó Doanh nghiệp hoặc Khách hàng làm mất, cháy, hỏng liên 2 Biên lai bản gốc đã tạo thì Doanh nghiệp và Khách hàng lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ Liên 1 của Biên lai Doanh nghiệp khai, nộp thuế, lệ phí Hải quan trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và Doanh nghiệp sao chụp liên 1 của Biên lai, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao Biên lai để giao cho Khách hàng. Khách hàng được sử dụng Biên lai bản sao kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 Biên lai để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Doanh nghiệp và Khách hàng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng Biên lai.

2.5. Trường hợp Biên lai đã tạo nhưng Khách hàng từ chối không nhận hàng hoặc thay đổi phương thức thông quan thì Doanh nghiệp thu hồi Biên lai và xử lý theo hướng dẫn tại khoản 4 Điều 8 Thông tư này.

2.6. Việc xử lý tiền thuế, tiền phạt nộp thừa thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 100/2010/TT-BTC ngày 9/7/2010 của Bộ Tài chính.

3. Sử dụng Biên lai bất hợp pháp

3.1. Sử dụng Biên lai bất hợp pháp là việc sử dụng Biên lai giả, Biên lai chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

Biên lai giả là biên lai được tạo theo mẫu Biên lai đã được phát hành của Doanh nghiệp khác hoặc tạo trùng số của cùng một ký hiệu Biên lai.

Biên lai chưa có giá trị sử dụng là biên lai đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.

Biên lai hết giá trị sử dụng là biên lai đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng Doanh nghiệp phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại biên lai bị mất sau khi đã thông báo phát hành được Doanh nghiệp phát hành báo mất với Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan; Biên lai của Doanh nghiệp đã ngừng sử dụng mã số thuế (hay còn gọi là đóng mã số thuế).

3.2. Một số trường hợp cụ thể là Biên lai bất hợp pháp:

- Biên lai có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.

- Biên lai có sự chênh lệch về số thuế, lệ phí hải quan hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của Biên lai.

4. Sử dụng Biên lai sai mục đích:

4.1. Sử dụng Biên lai sai mục đích là việc tạo khống Biên lai; cho hoặc bán Biên lai chưa tạo để Doanh nghiệp khác sử dụng; cho hoặc bán Biên lai đã tạo để tổ chức, cá nhân hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách; tạo Biên lai không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; tạo Biên lai sai lệch nội dung giữa các liên hoặc sai lệch nội dung với hồ sơ hải quan.

4.2. Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng Biên lai sai mục đích:

- Sử dụng Biên lai của Doanh nghiệp khác để gian lận thuế, không kê khai nộp thuế.

- Sử dụng Biên lai mà các cơ quan hải quan, cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp Biên lai.

Điều 8. Quản lý Biên lai

1. Định kỳ 6 tháng, trước ngày mùng 10 của tháng kế tiếp, các Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng Biên lai cho Cục hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan theo mẫu số 3 ban hành kèm theo Thông tư này.

Trường hợp Báo cáo không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn tối đa mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Báo cáo, Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi nhận Báo cáo của Doanh nghiệp phải có văn bản thông báo cho Doanh nghiệp biết. Doanh nghiệp có trách nhiệm điều chỉnh để ra  Báo cáo mới.

Định kỳ 6 tháng, Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi nhận Báo cáo của Doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo vi phạm về Biên lai.

2. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý Biên lai đã tạo hoặc chưa tạo, trường hợp phát hiện mất, cháy, hỏng Biên lai đã tạo hoặc chưa tạo phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan theo mẫu số 2 ban hành kèm theo Thông tư này, chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng Biên lai.

3. Lưu trữ, bảo quản Biên lai.

Biên lai được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin; và lưu trữ, bảo quản theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Việc lưu trữ phải đảm bảo khi cơ quan chức năng yêu cầu thì phải khai thác, kiểm tra, in ra được biên lai từ phần mềm.

4. Hủy Biên lai.

4.1. Biên lai được xác định đã hủy:

- Biên lai in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng, được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ Biên lai nào hoặc không còn chữ trên tờ Biên lai để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản;

- Biên lai được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo Biên lai được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra Biên lai.

4.2. Các trường hợp hủy Biên lai:

- Biên lai bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy;

- Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng Biên lai phải thực hiện huỷ Biên lai. Thời hạn huỷ Biên lai chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan. Trường hợp Doanh nghiệp còn lưu giữ Biên lai thuộc các trường hợp cơ quan hải quan đã thông báo hết giá trị sử dụng, thời hạn huỷ Biên lai chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan hải quan thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được Biên lai đã mất;

- Các loại Biên lai đã tạo của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán;

4.3. Thủ tục hủy Biên lai của Doanh nghiệp:

4.3.1. Thủ tục huỷ Biên lai giấy:

- Các Doanh nghiệp phải lập Bảng kiểm kê Biên lai cần hủy;

- Các Doanh nghiệp lập Hội đồng hủy Biên lai. Hội đồng huỷ Biên lai phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của Doanh nghiệp;

- Các thành viên Hội đồng hủy Biên lai phải ký vào biên bản hủy Biên lai và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót;

- Hồ sơ hủy Biên lai gồm:

+ Quyết định thành lập Hội đồng hủy Biên lai;

+ Bảng kiểm kê Biên lai cần hủy ghi chi tiết: tên Biên lai, ký hiệu Biên lai, số lượng Biên lai hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số Biên lai nếu số Biên lai cần huỷ không liên tục);

+ Biên bản hủy Biên lai;

+ Thông báo kết quả hủy Biên lai phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng Biên lai hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy theo mẫu số 4 ban hành kèm theo Thông tư này.

Hồ sơ hủy Biên lai được lưu tại Doanh nghiệp sử dụng Biên lai. Riêng Thông báo kết quả hủy Biên lai được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan chậm nhất không quá  năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ Biên lai.

4.3.2. Thủ tục huỷ Biên lai trên phần mềm:

- Biên lai chưa tạo phải được thực hiện huỷ trên phần mềm, đảm bảo phần mềm tạo Biên lai được can thiệp để không thể tiếp tục tạo Biên lai;

- Biên lai đã tạo thực hiện huỷ theo hướng dẫn tại điểm 4.3.1, khoản 4 Điều này và thực hiện huỷ trên phần mềm theo hướng dẫn tại điểm 4.3.2 khoản 4 Điều này;

- Việc sửa, xoá, in Biên lai trên phần mềm phải đảm bảo lưu trữ được tính lịch sử.

Chương III

XỬ PHẠT VI PHẠM VỀ BIÊN LAI

Điều 9. Xử phạt các hành vi vi phạm quy định về Biên lai

1. Xử phạt vi phạm về Biên lai được thực hiện theo quy định tại Nghị định 185/2004/NĐ-CP ngày 4/11/2004 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và Nghị định số 39/2011/NĐ-CP ngày 26/5/2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 185/2004/NĐ-CP.

2. Trường hợp vi phạm về Biên lai mà dẫn đến hành vi khai sai làm thiếu số tiền thuế, lệ phí phải nộp hoặc tăng số tiền thuế, lệ phí được hoàn hoặc dẫn đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế thì xử phạt các hành vi đó theo quy định của pháp luật về thuế, hải quan.

Điều 10. Thẩm quyền xử phạt vi phạm về Biên lai

1. Thẩm quyền xử phạt vi phạm về Biên lai được thực hiện theo quy định tại các Điều 29, 30, 36 và 38 Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính và Nghị định 185/2004/NĐ-CP ngày 4/11/2004 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, Nghị định số 39/2011/NĐ-CP ngày 26/5/2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 185/2004/NĐ-CP.

2. Trường hợp vi phạm có liên quan đến hoạt động in Biên lai giả đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự thì chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để khởi tố theo quy định của pháp luật.

3. Cơ quan tiến hành tố tụng có trách nhiệm thông báo kết quả xử lý các hành vi vi phạm về Biên lai cho cơ quan đã đề nghị truy cứu trách nhiệm hình sự.

4. Đối với trường hợp đã ra quyết định xử phạt, nếu sau đó phát hiện hành vi vi phạm có dấu hiệu tội phạm mà chưa hết thời hiệu truy cứu trách nhiệm hình sự thì người đã ra quyết định xử phạt phải hủy quyết định đó và trong thời hạn ba (03) ngày, kể từ ngày hủy quyết định xử phạt, phải chuyển hồ sơ vụ vi phạm cho cơ quan tiến hành tố tụng hình sự có thẩm quyền.

Chương IV

KIỂM TRA, THANH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO VI PHẠM VỀ BIÊN LAI

Điều 11. Kiểm tra, thanh tra việc in, phát hành, quản lý và sử dụng Biên lai

1. Kiểm tra tại trụ sở cơ quan hải quan.

1.1. Cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan thực hiện kiểm tra việc tạo, phát hành, quản lý và sử dụng Biên lai trên báo cáo tình hình sử dụng Biên lai của các Doanh nghiệp. Tối đa là mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo tình hình sử dụng Biên lai của Doanh nghiệp, cơ quan hải quan phải tiến hành việc kiểm tra.

1.2. Trường hợp cơ quan hải quan kiểm tra phát hiện có dấu hiệu vi phạm, trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày phát hiện, cơ quan hải quan có văn bản yêu cầu Doanh nghiệp báo cáo giải trình.

Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu giải trình, Doanh nghiệp phải có báo cáo giải trình gửi cơ quan hải quan.

2. Kiểm tra Biên lai tại trụ sở của Doanh nghiệp sử dụng Biên lai.

2.1. Trường hợp Doanh nghiệp không giải trình hoặc giải trình không thoả đáng, cơ quan hải quan ban hành quyết định kiểm tra Biên lai tại trụ sở của Doanh nghiệp.

2.2.  Nội dung kiểm tra Biên lai được quy định cụ thể trong quyết định kiểm tra tại trụ sở gồm: căn cứ pháp lý để kiểm tra; đối tượng kiểm tra; nội dung, phạm vi kiểm tra; thời gian tiến hành kiểm tra; trưởng đoàn kiểm tra và các thành viên của đoàn kiểm tra; quyền hạn và trách nhiệm của đoàn kiểm tra và đối tượng kiểm tra.

2.3. Cơ quan Hải quan nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan ra quyết định kiểm tra Biên lai cùng với việc kiểm tra sau thông quan và chịu trách nhiệm về quyết định kiểm tra.

2.4. Chậm nhất là ba (03) ngày làm việc kể từ ngày ký quyết định, quyết định kiểm tra Biên lai tại trụ sở của Doanh nghiệp phải được gửi cho Doanh nghiệp. Trong thời gian ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định kiểm tra Biên lai hoặc trước thời điểm tiến hành kiểm tra Biên lai tại trụ sở của Doanh nghiệp, nếu Doanh nghiệp chứng minh được việc tạo, phát hành, sử dụng và quản lý Biên lai đúng quy định thì Thủ trưởng cơ quan Hải quan ra quyết định bãi bỏ quyết định kiểm tra Biên lai.

2.5. Tối đa không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định kiểm tra, cơ quan hải quan phải tiến hành kiểm tra Biên lai tại trụ sở Doanh nghiệp.

Thời gian kiểm tra Biên lai tại trụ sở của Doanh nghiệp không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu kiểm tra. Trong trường hợp cần thiết Thủ trưởng cơ quan Hải quan có thể gia hạn thời gian kiểm tra một lần, thời gian gia hạn không quá năm (05) ngày làm việc.

Biên bản kiểm tra được lập cho từng ngày kiểm tra.

Doanh nghiệp bị kiểm tra được quyền nhận biên bản kiểm tra Biên lai, yêu cầu giải thích nội dung Biên bản kiểm tra và bảo lưu ý kiến trong Biên bản kiểm tra (nếu có).

2.6. Xử lý kết quả kiểm tra:

- Chậm nhất năm (05) ngày làm việc kể từ ngày ký Biên bản kiểm tra với Doanh nghiệp bị kiểm tra, trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo người ra quyết định kiểm tra về kết quả kiểm tra. Trường hợp phát sinh hành vi vi phạm phải xử phạt vi phạm hành chính thì trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản, Thủ trưởng cơ quan Hải quan phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Doanh nghiệp bị kiểm tra có nghĩa vụ chấp hành quyết định xử lý kết quả kiểm tra.

- Trường hợp qua kiểm tra phát hiện hành vi vi phạm về quản lý, sử dụng Biên lai dẫn đến phải xử lý về thuế thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà cơ quan Hải quan ban hành quyết định kiểm tra, thanh tra về thuế theo quy định của Luật Hải quan, Luật Quản lý thuế, Luật Thanh tra và quy trình kiểm tra, thanh tra về thuế.

3. Thanh tra về Biên lai

Việc thanh tra về Biên lai được kết hợp với việc thanh tra chấp hành pháp luật thuế hải quan tại trụ sở người nộp thuế.

Điều 12. Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo về Biên lai

Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo về Biên lai hướng dẫn tại Thông tư này thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/ 01/ 2012.

Điều 14. Trách nhiệm thi hành

1. Cơ quan hải quan có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn các Doanh nghiệp, thực hiện theo nội dung Thông tư này, kiểm tra và xử lý các vi phạm của Doanh nghiệp sử dụng Biên lai.

2. Các Doanh nghiệp có hoạt động liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng Biên lai thực hiện đầy đủ các hướng dẫn tại Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu giải quyết./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ; các Phó Thủ tướng CP; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng TƯ và các Ban của Đảng; - Văn phòng Ban chỉ đạo TƯ về phòng chống tham nhũng; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Toà án nhân dân tối cao; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố; - Kiểm toán Nhà nước; Công báo; - Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam; - Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Website CP; Website BTC; Website TCHQ; - Các đơn vị thuộc Bộ và trực thuộc Bộ; - Các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan; - Lưu: VT, TCHQ.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Đỗ Hoàng Anh Tuấn

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ------------------------------
No.: 178/2011/TT-BTC	Ha Noi, December 12, 2011

CIRCULAR

GUIDELINES FOR THE MAKING, ISSUANCE, USE AND MANAGEMENT OF TAX RECEIPTS, CUSTOMS FEES FOR IMPORT – EXPORT GOODS OF ENTERPRISES DOING BUSINESS IN INTERNATIONAL AIRLINE EXPRESS SERVICE.

Pursuant to the Accounting Law No. 03/2003/QH11dated June 17, 2003; Law on tax management No. 78/2006/QH11 dated November 29, 2006; Law on Customs No. 29/2001/QH10 dated June 29, 2001; Law No.42/2005/QH11dated June 14, 2005 amending and supplementing some articles of the Law on Customs; Electronic Transaction Law No. 51/2005/QH11 dated November 29, 2005 and the attached guiding documents.

Pursuant to the Ordinance on handling of administrative violations No.44/2002/PL-UBTVQH10 dated July 02, 2002; Ordinance on amending and supplementing some articles of the Ordinance on handling of administrative violations dated 04/2008/UBTVQH12 dated April 02, 2008 ; Ordinance on fees and charges No. 38/2001/PL-UBTVQH10 dated August 28, 2001 ;

Pursuant to the Decree No. 118/2008/ND-CP dated November 27, 2008 of the Government stipulating the functions, duties, rights and organizational structure of the Ministry of Finance;

The Ministry of Finance makes guidance on the making, issuance, use and management of receipt of tax and customs fees for the import export goods of the enterprises doing business in international airline express service.

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope of adjustment

This Circular make guidance on the making, issuance, use and management of tax receipts, customs fees for the import and export goods (hereafter called receipt in brief) of the enterprises doing business in international airline express service and penalty of administrative violations relating to the making, issuance, use and management of receipts.

Article 2. Subjects for application

1. The enterprises doing business in international airline express service for the import and export goods in accordance with the current regulations of the Vietnamese Law (hereafter referred to as Enterprise)

2. The organs, organizations and individuals that have import and export goods sent via the international airline express service (hereafter referred to as Customer)

3. Customs authority

Article 3. Content of receipt

1. The tax receipts, customs fees are tax printed documents authorized by the customs authority to the enterprise for their making on informatic equipment in order to record information on tax number, customs fees that must be collected from customers as prescribed by law when providing the international airline express service for the import and export goods

2. Detailed content of receipt:

...

...

...

- Receipt name: Tax receipt, customs fees;

- Receipt form symbol: is the information showing the name of receipt, copy number, ordinal number in a type of receipt;

- Receipt symbol: is the sign for differentiating receipts by Vietnamese alphabet system and year of receipt issuance;

- Serial number: is the code of receipts

- Name of receipt copy: Receipt copy is pages in the same receipt number. Each receipt number must have more than 2 copies and not more than 9 copies and they must show the same content, in which:

+ Copy 1: Kept at the enterprise

+ Copy 2: Delivered to the customs authority (where the enterprise has registered its customs declaration sheet)

+ Copy 3: Delivered to customer

+ Copy 4 onwards must be named under the right purpose of its use

...

...

...

- Name, address, tax ID of customer;

- Number of customs declaration sheet, date……month…….year; Registered at the Branch of customs…..under the management of Department of customs……….

- Account number…..;

- Mode of payment…….;

- Name, address, tax ID of enterprise;

- Import tax; special consumption tax; VAT; total amount of money (written in figure and letter)

- Customs fees (if any);

- Total tax, customs fees to be paid;

- Full name of person making receipt, date, month, year of making

...

...

...

The amount of money written on receipt is natural numbers: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; the enterprise selects one of the two ways of writing the number as follows:

+ After the thousandth, millionth, billionth, trillionth, quadrillionth, quintillionth figure, there must be a point (.); if writing figure after the unit position, there must be a comma (,) after the unit position figure.

+ After the thousandth, millionth, billionth, trillionth, quadrillionth, quintillionth figure, there must be a comma (,); if writing figure after the unit position, there must be a comma (.) after the unit position figure.

Each form of receipt used for an enterprise must have the same size

2.2. Optional content:

Besides the required content as directed at the point 2.1, clause 2 of this Article, the enterprises of express service can create additional information to serve the activity of management and business (including logos, images for decoration or advertising)

The additional information must ensure the conformity with the law currently in force, not hide or obscure the content required to exist on receipt.

Article 4. Responsibility of the enterprise and customs authority

1. Responsibility of the enterprise:

...

...

...

1.2. Sending notice of receipt issuance and reports as directed in this Circular (hereafter referred to as Report)

1.3. The enterprised are entitled to make receipts and deliver to customers as directed in this Circular.

2. Responsibility of customs authority

2.1. The General Department of customs (Administration and Finance Department) bases on the receipt issuance content of the enterprises as directed in Article 6 of this Circular to organize to build information data system on the issuance of receipt on the website of the General Department of customs so that all organizations and individuals could look up the necessary content on receipts that is announced to be issued of the enterprises.

2.2. Controlling the making, issuance, use and management of receipt of tax and customs fees of the enterprises as directed in Article 8 of this Circular.

2.3. To check the notice of issuance of receipts and reports sent by enterprises

Chapter II

MAKING, ISSUEING, USING AND MANAGING RECEIPTS

Article 5. Making receipt

...

...

...

1.1. The application software used to print Receipt must meet security requirement by the right division for the users, persons who are not divided the right do not interfere to make changes of data on the application.

1.2. The ordinal numbering is done automatically; each copy of a receipt number is printed only one time.

2. Receipt must be made on same day or consecutive day (including Saturdays, Sundays and holidays) with the date of the customs declatation sheet

3. The content written on the receipt copies with the same number must be identical. The content on receipt must be consistent with the content of arising economic techniques; not erased or altered; ink used with the same color, unfaiding ink type, red ink must not be used; figure and letter must be continuous without interruption, do not write or overprint the printed letters and cross the empty part (if any); the information shown on receipt must match the information in the customs declaration sheet and other documents in the customs dossier.

Article 6. Notice of receipt issuance

1. The enterprises before using self-made Receipts as directed in Article 5 must make notice of receipt issuance under the form No.1 as promulgated together with this Circular.

2. The notice of receipt issuance consists of the name of unit issuing receipt, tax ID, address, telephone number, receipt type issued ( name of receipt type, receipt symbol, use starting date, sample receipt), date of making notice for receipt issuance, name, signature of the legal representative and the enterprise’s seal.

In case there is a change on business address or the content issued, the enterprise must send Notice of receipt issuance to the provincial/municipal Department of customs where the enterprise has registered for receipt issuance.

In case the enterprise sends notice of issuance from the second time onwards, if there is no change on the content and receipt form then there is no need to enclose sample receipt.

...

...

...

4. Notice of receipt issuance and sample Receipt must be sent to the provincial/municipal Department of customs where the enterprise has registered customs declaration sheet within a period of ten (10) days from the date signing the Notice of receipt issuance. The Notice of receipt issuance including sample receipt must be posted right at the establishments using Receipt during the time of using receipt

In case the enterprise has units directly under and branches that are using receipt form in common of the enterprise then each unit directly under and branche must send notice of receipt issuance to the provincial/municipal Department of customs where the enterprise has registered customs declaration sheet

5. Within 10 days from the date receiving the Notice of receipt issuance and sample receipt, the provincial/municipal Department of customs where receiving the Notice of receipt issuance of the enterprise have responsibility to notify the information of receipt issuance on the website of the customs branch. In case the Notice of receipt issuance found to have insufficient content as prescribed then within ten (10) working days from the date receiving the Notice of receipt issuance, the provincial/municipal Department of customs where receiving the Notice of receipt issuance of the enterprise must give the enterprise a written notice. The enterprise is responsible for modification for the Notice of new receipt issuance.

Article 7. Use of receipt

1. Principles for using receipt

1.1. After making receipt, the enterprise delivers receipt to customer as directed in this Circular when completing customs procedure.

1.2. Receipt must be used in the correct ordinal number from the small number to the big one without skipping any number

1.3. The customer is entitled to use the legal Receipt for accounting record of the activity of sale and purchase of goods and service as prescribed by the law on accounting; declarating and discounting tax and fees in accordance with regulation.

2. Handling receipts made:

...

...

...

2.2. In case receipt made and delivered to customer but the enterprise hasnot delivered goods and provided services to customer, if found wrongly made, receipt must be destroyed. The enterprise and customer must take the minutes for revocation of receipt copies wrongly made. The minutes of receipt revocation must show the reason for the receipt revocation. The enterprise crosses the receipt copies and stores the receipt number wrlongly made and conducts the making of new receipt as prescribed. 

2.3. In case receipt made and delivered to customer including goods delivery and services supply, if errors are found or in case the customs authority fixes tax for the customs declaration sheet of tax collected. 

2.3.1. For the case to adjust the tax increase and customs fees to be paid: the enterprise makes more new receipts showing the tax number, fees of adjusted increase in which clearly recording the increase adjustment for Receipt No…, symbol…

2.3.2. For the case to adjust the tax decrease and customs fees to be paid: the enterprise and customer must take the minutes or have a written agreement in which clearly stating the error or the reason for tax and fees adjusted decrease; decrease adjustment for Receipt No…, symbol…

2.4. In case receipts made ​​as prescribed, but after that the enterprise or Customer losses, burns or damages the copy 2 of the original receipt made then the enterprise and customer take the minutes recording the matter, in the receipt clearly stating Copy 1 of the receipt the enterprise has declared, paid tax and customs fees in which month, signing and writing full name of the legal representative (or authorized person), sealing (if any) on the minutes and the enterprise makes a photocopy of copy 1 of the Receipt signed by the legal representative and sealed on the receipt copy in order to deliver to customer. The customer is entitled to use copy of receipt enclosed with the minutes of the loss, burning and damage of copy 2 of the receipt used for accounting document and tax declaration. The enterprise and customer must take responsibility for the accuracy of the loss, burning and damage of the receipt

2.5. In case receipt made but the customer refuses to receive the goods or change the mode of customs clearance then the enterprise revokes the receipt and handles the matter as directed in paragraph 4 of Article 8 of this Circular.

2.6. The handling of taxes and fines paid in excess will be carried out as directed in Article 9, Circular 100/2010/TT-BTC dated 07.09.2010 of the Finance Ministry.

3. Using illegal receipt

3.1. Using illegal receipt is using fake receipt, receipt of no use value and out of use value.

...

...

...

Receipt of no use value is the receipt made as directed in this Circular, but the issuance notice hasnot been completed yet.

Out of use value Receipt is the one whose procedures for its issuance is completed but the enterprise makes notice not to keep using any more; types of receipt lost after the issuance notice are reported lost to the provincial/municipal Department of customs where the enterprise has registered the customs declaration sheet; the Receipt of enterprise that has stopped using its tax ID (also known as closing tax code).

3.2. Some particular cases of illegal receipt:

- Receipt whose content recorded is not real partly or wholly

- Receipt shows the disparity in tax, customs fees or misleading the criteria required between copies of receipts.

4. Using receipt improperly

4.1. Using receipt improperly is the fraudulent making of receipts; giving or selling receipt not yet made to other enterprise for use; giving or selling receipt made to the organization and individual to keep business account, declare tax or make payment of budget capital; making receipt without complete recording of content required; making receipt with false content among copies or false content with the customs dossier.

4.2. Several particular cases specified using receipt improperly

- Using receipt of other enterprise to commit tax fraud, not to declare for tax payment

...

...

...

Article 8. Receipt management

1. Every 6 months periodically, before the 10 th day of the next month, the enterprise is responsible for submitting report on the situation of receipt using to the provincial/municipal Department of customs where the enterprise has registered the customs declaration sheet under the form No.3 promulgated together with this Circular.

In case the Report doesnot ensure sufficient content as prescribed, within ten (10) working days after receiving the Report, the provincial/municipal Department of customs where the enterprise’s report is received must notify the enterprise in writing. The enterprise is responsible for modification to make a new Report.

Every 6 months periodically, the provincial/municipal Department of customs where the enterprise’s report is received is responsible for making report on the task of examining, inspecting and settling complaint and denoucement on violation of receipt.

2. The enterprise is responsible for managing receipt made or not yet made, in case the receipt made or not made is found lost, burnt, damaged, the enterprise must make report on the loss, burning, damage and notify the provincial/municipal Department of customs where the enterprise has registered the customs declation under the form No.2 promulgated together with this Circular, not later than five (05) days from the date the loss, burning or damage of receipts occur.

3. Storing and maintaining receipt

Receipt is stored in the computer system under the confidentiality policy; storing and maintaining in accordance with regulation on storing and maintaining accounting documents. The storing must ensure that when there is requirement from the competent authority, it must be exploited, verified and printed out the receipt from software.

4. Receipt destruction

4.1. Receipt determined to be destroyed:

...

...

...

- Receipt is determined to be completely destroyed if the software making the receipt is interfered so that it could not continue to make receipt.

4.2.

Cases of receipt destruction

- Receipt that is printed in error, in duplicate, in excess must be destroyed.

- Enterprise that does not continue to use receipts must destroy them. The time limit for destroying receipts is within thirty (30) days at the latest from the date of notifying the provincial/municipal Department of customs where the enterprise has registered the customs declaration sheet. In case the enterprise still keeps the Receipt that is for the cases the customs authority has announced the end of use value. The time limit for receipt destruction is ten (10) days from the date there is notice from the customs authority of the end of use value or from the date the lost receipt has been found.

- The types of receipt that are made from the accounting units are destroyed as prescribed by the law on accounting

4.3. Procedures for destroying receipts of enterprise

4.3.1. Procedures for destroying paper receipt:

- The enterprises must set up the Inventory of receipts for destruction

...

...

...

- The members of the Council for receipt destruction must sign the minutes of Receipt destruction and take responsibility before law if there is any mistake;

- Record for receipt destruction includes:

+ Decision on establishment of the Council for receipt destruction’

+ The Inventory of receipts for destruction written in detail: Name of Receipt, Receipt symbol, amount of receipts destroyed (from number…..to number…..or detailing each receipt number if the receipt number for destruction is not consecutive.

+ Minutes of receipt destruction;

+ Notice of receipt destruction result must have the content: type, symbol, amount of Receipt destroyed from number….to number.., reason for destruction, date and time of destruction, method of detruction under the form No.4 promulgated together with this Circular.

Record for receipt destruction is stored at the enterprise that uses the receipt. For the Notice of receipt destruction result is made into two (02) copies, one copy sent to the provincial/municipal Department of customs where the enterprise has registered the customs declaration sheet not later than five (05) days at the latest from the date of performance of receipt destruction.

4.3.2. Procedures for destroying receipt on software:

- Receipt that hasnot been made yet must be destroyed on the software, ensuring the software for making receipt is interferred in order not to keep making receipt.

...

...

...

- The alteration, erasement and printing of receipt on the software must ensure the historical nature

Chapter III

PENALTY FOR VIOLATION OF RECEIPT

Article 9. Penalty for acts of violation of regulations on Receipt

1. Penalty for violation of receipt will comply with regulations as prescribed in Decree No. 185/2004/ND-CP dated November 04, 2004 concerning the penalty for administrative violation in the field of accounting and Decree No. 39/2011/ND-CP dated May 26, 2011 amending and supplementing some articles of Decee No. 185/2004/ND-CP.

2. In case of violation on Receipt that leads to the wrong declaration and result in shortage of tax and fees to be paid or increase of tax and fees to be reimbursed or leads to tax avoidance, tax fraud then these acts must be penalized in conformity with regulation of the law on tax and customs.

Article 10. Competence for penalty of receipt violation

1. Competence for penalty of receipt violation is implemented as prescribed in Articles 29, 30, 36 và 38 of the Ordinance on handling of administrative violations of Vietnam and Decree No. 185/2004/ND-CP dated November 04, 2004 concerning the penalty for administrative violation in the field of accounting

...

...

...

2. In case of violation relating to the activity of printing fake Receipt to the extent of criminal prosecution, the case must be transferred to the competent authority for prosecution as prescribed by the law.

3. The organ that conducts the proceedings has responsibility to announce the result of handling acts of violation on Receipt to the organ proposing the criminal prosecution.

4. For the case whose penalty has been imposed, if the acts of violation found to have signs of crime whose limitation for criminal prosecution has not expired then the person who makes decision on the penalty must cancel this decision and within the period of three (03) days from the date of cancellation of the penalty decision, the record of the case of violation must be transferred to the competent criminal proceedings authority.

Chapter IV

EXAMINATION, INSPECTION AND SETTLEMENT OF COMPLAINT AND DENOUCEMENT ON VIOLATION OF RECEIPT.

Article 11. Examining and inspecting the printing, issuance, management and use of Receipt

1. Examining at the head office of customs authority

...

...

...

1.2. In case the customs authority examines and detects signs of violation, within three (03) working days from the date of detection, the customs authority send written request to the enterprise for its explanatory report.

Within three (03) working days from the date receiving explanatory request, the enterprise must send its explanatory report to the customs authority.

2. Examining Receipt at the head office of the enterprise using receipt.

2.1. In case the enterprise fails to explain or giveasunadequate explanation, the customs authority will promulgates decision on receipt examination at the head office of the enterprise.

2.2.  The content of receipt examination is particularly specified in the decision on examination at the head office consists of: the legal basis for examination, subjects of examination; content, scope of examination; time for examination, head of examination group and the members of the examination group, rights and responsibility of the examination group and subjects of examination.

2.3. The customs authority where the enterprise has registered its customs declaration sheet makes decision on receipt examination together with the examination after customs clearance and is responsible for the decision on examination.

2.4. Within three (03) working days from the date signing decision, the decision on Receipt examination at the head office of the enterprise must be sent to the enterprise. Within three (03) working days from the date receiving the decision on Receipt examination or before the time of conducting the receipt examination at the head office of the enterprise, if the enterprise demonstrates the making, issuance, use and management of receipt as prescribed then the Head of the customs authority makes a decision on cancelling the decision on Receipt examination

2.5. A maximum of not more than ten (10) working days from the date of promulgation of decision on examination, the customs authority must conduct the receipt examination at the head office of the enterprise.

The time for receipt examination at the head office of the enterprise will not exceed five (05) working days from the date starting the examination. In necessary case, the Head of the customs authority can extend the time for examination one time, the extension period will not exceed five (05) working days.

...

...

...

The enterprise under the examination is entitled to receive the minutes of Receipt examination and request to be explained the content of the minutes of examination and make reservation about its opinion in the Minutes of examination (if any).

2.6. Handling the result of examination:

- Within five (05) working days at the latest from the date signing the minutes of examination with the enterprise undergoing the examation, the head of examination group must make report on the examination result to the person making decision on the examination. In case there is act of violation arising that needs to be penalized administratively, then within a period of not exceeding ten (10) working days from the date signing the minutes, the Head of the customs authority must make a decision on the penalty of administrative violation. The enterprise under the examination has the obligations to comply with the decision on handling the examination result.

- If, through the examination, the violations of the management, use of receipts are detected and leads to

3. Receipt inspection

The receipt inspection is associated with the inspection for the compliance with the law on customs tax at the head office of the taxpayer.

Article 12. Complaining, denouncing and settling complaint and denouncement on receipt

Complaint, denouncement and settlement of complaint and denouncement on receipt as directed in this Circular will comply with the regulations of the law concerning complaint and denouncement.

Chapter V

...

...

...

Article 13. Effect

This Circular takes effect since January 22, 2012

Article 14. Responsibility for implementation

1. The customs authority is responsible for publicizing and guiding the enterprises to comply with the content of this Circular, examining and handling the violations of the enterprises that use receipts.

2. The enterprises whose activities are relating to the making, issuance and use of Receipt fully implement the guidelines in this Circular.

During the course of implementation, if there is any problem and difficulty arising, the organizations and individuals should promptly report to the Ministry of Finance for study and settlement

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Do Hoang Anh Tuan

...

...

...