|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2766/QĐ-UBND
|
Quảng Nam, ngày
08 tháng 10 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ
chức chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Luật Công chứng ngày
20/6/2014;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số
29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi
hành một số điều của Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp tại Tờ trình số 89/TTr-STP ngày 02/10/2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý,
khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư
pháp; Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị
xã, thành phố; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Tư pháp;
- TT TU, TT HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Công an, TAND,VKSND, Cục THADS tỉnh;
- Báo Quảng Nam, Đài PT - TH tỉnh, Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Hội Công chứng viên tỉnh;
- PCVP;
- Lưu: VT, NC.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Trí Thanh
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG
CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2766/QĐ-UBND ngày 08 /10/2020 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Quảng Nam)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế
này quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở
dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam; quyền, nghĩa vụ của các cơ
quan, đơn vị có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.
2. Đối tượng áp dụng: Quy chế
này áp dụng đối với Sở Tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan, đơn
vị liên quan đến quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở
dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng là
hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử được xây dựng trên Phần mềm quản lý hồ sơ công
chứng (sau đây gọi là Phần mềm), bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản,
tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được
áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
2. Thông tin ngăn chặn là
thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng,
giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở pháp
lý để công chứng viên xem xét việc từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng,
giao dịch có liên quan đến tài sản đó.
3. Thông tin giải tỏa ngăn
chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu
ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó. Văn bản giải
tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên thực
hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó.
4. Thông tin về hợp đồng,
giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công
chứng mà tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Tài khoản là những
thông tin nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập
vào Cơ sở dữ liệu công chứng gồm tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3.
Nguyên tắc cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Việc cập nhật thông tin vào
Cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2. Các hoạt động cung cấp, cập
nhật, tra cứu, sử dụng thông tin công chứng theo Quy chế này là một hoạt động
nghiệp vụ công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người yêu
cầu công chứng.
3. Bảo đảm quyền của các tổ chức,
cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng
phù hợp với quy định của pháp luật.
4. Việc nhập, sửa chữa, xóa
thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Phần
mềm quản lý hồ sơ công chứng.
5. Bảo đảm an toàn, bảo mật và
an ninh thông tin.
Điều 4. Những
hành vi bị nghiêm cấm
1. Cấp tài khoản truy cập cho
cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở
dữ liệu công chứng bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng
tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng khi chưa được sự đồng
ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng; tiết
lộ tài khoản của cơ quan, đơn vị, tổ chức hành nghề công chứng cho người không
có trách nhiệm, thẩm quyền.
2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu
công chứng để thực hiện các công việc không được giao; sử dụng Cơ sở dữ liệu
công chứng và thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái
pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức
mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.
3. Không cập nhật hoặc cập nhật
thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật
thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin
trong Cơ sở dữ liệu công chứng trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu
hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động, đến thông tin đã có trong
Cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Sử dụng hoặc tiết lộ các
thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà
mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở
dữ liệu công chứng.
6. Những hành vi vi phạm pháp
luật khác theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Cấp,
quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp hoặc Phó
Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực, lãnh đạo và chuyên viên bộ phận chuyên
môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp.
b) Các Tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh.
c) Một số cơ quan, đơn vị có thẩm
quyền ban hành các văn bản ngăn chặn theo quy định của pháp luật (Công an tỉnh,
Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh,
Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh (Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh)).
2. Các cơ quan, đơn vị được cấp
tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc cơ quan, đơn vị mình thực
hiện việc cập nhật dữ liệu, tra cứu Cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm
quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài
khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Tài khoản truy cập vào Cơ sở
dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:
a) Tổ chức hành nghề công chứng
bị giải thể, bị chấm dứt hoạt động.
b) Cá nhân đã được cấp tài khoản
thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu.
c) Có văn bản của cơ quan, đơn
vị có thẩm quyền ban hành các văn bản ngăn chặn đề nghị khóa tài khoản.
5. Sở Tư pháp thực hiện việc quản
lý, cấp hoặc khóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của
Quy chế này và văn bản pháp luật có liên quan.
Chương II
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 6.
Cung cấp, tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Tòa án nhân dân các cấp phối
hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định ngăn chặn, Quyết định
giải tỏa ngăn chặn ngay sau khi ban hành; đồng thời, gửi cho Sở Tư pháp để theo
dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Viện Kiểm sát nhân dân các cấp
phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định có liên quan đến
việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định
giải tỏa ngăn chặn ngay sau khi ban hành; đồng thời, gửi cho Sở Tư pháp để theo
dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Cơ quan Thi hành án dân sự
các cấp phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định có liên
quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn,
Quyết định giải tỏa ngăn chặn ngay sau khi ban hành; đồng thời, gửi cho Sở Tư
pháp để theo dõi, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Các Cơ quan điều tra và cơ
quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra Công an các cấp phối
hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định ngăn chặn, Quyết định
giải tỏa ngăn chặn liên quan đến tài sản ngay sau khi ban hành; đồng thời, gửi
cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Văn phòng Đăng ký đất đai Quảng
Nam và các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc phối hợp cập nhật lên
Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi Giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
ngay sau khi ban hành; đồng thời, gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở
dữ liệu công chứng.
6. Các cơ quan, đơn vị khác có
thẩm quyền ban hành các thông tin có liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn phối hợp cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp ngay sau khi ban hành để cập
nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
7. Các tổ chức hành nghề công
chứng khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ
quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các
thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng, phải chủ động
báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, xác minh và cập nhật kịp thời.
8. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp
nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan có
liên quan để quản lý, cập nhật, kiểm tra việc cập nhật Cơ sở dữ liệu công chứng.
9. Thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu
trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Kiểm
tra, xử lý việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Đối với thông tin ngăn chặn
đã có dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm
vụ quản lý, cập nhật phải kiểm tra thông tin trong thời hạn 01 ngày làm việc kể
từ khi nhận được thông tin. Nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin
ngăn chặn mới nhận được thì phải thông tin lại cơ quan, đơn vị đã ban hành để
nhập lại dữ liệu cho chính xác.
2. Đối với thông tin giải tỏa
ngăn chặn đã có dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được
giao nhiệm vụ quản lý, cập nhật phải kiểm tra thông tin. Nếu thông tin giải tỏa
ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì trong thời hạn 01
ngày làm việc phải báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp (hoặc lãnh đạo Sở Tư pháp được
giao quản lý trực tiếp) để chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho
cơ quan, đơn vị đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.
3. Khi phát hiện thấy những điểm
bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn thì trong thời
hạn 01 ngày làm việc, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật
thông tin phải báo cáo ngay với Giám đốc Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.
Điều 8. Cập
nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng
phải cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng lên Cơ sở dữ liệu
công chứng trước khi phát hành văn bản công chứng.
Trường hợp cập nhật không chính
xác, không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải
liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.
2. Các trường thông tin cơ bản
của hợp đồng, giao dịch có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu công chứng bắt buộc cập
nhật.
3. Các tổ chức hành nghề công
chứng chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin do mình cập nhật trên Cơ
sở dữ liệu công chứng.
Trường hợp phát hiện sai sót của
người cập nhật sau quá trình cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng,
người cập nhật thông tin báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, Phòng
chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp và phối hợp
đơn vị cung cấp phần mềm sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin về hợp đồng,
giao dịch đã công chứng.
4. Thông tin về hợp đồng, giao
dịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối
chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm theo quy định.
Điều 9. Lưu
trữ thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu
công chứng được lưu trữ ở dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.
2. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu
công chứng được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ
tìm, dễ bảo quản và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành
nghề công chứng theo quy định của pháp luật.
3. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu
công chứng phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ, theo đúng hướng dẫn của
đơn vị cung cấp Phần mềm và quy định của Quy chế này.
Điều 10.
Tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Cách thức tra cứu thông tin
ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được
thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp Phần mềm và hướng dẫn của
Sở Tư pháp.
2. Trước khi ký công chứng hợp
đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản
có đăng ký, công chứng viên phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu nhân viên của tổ
chức hành nghề công chứng tra cứu Cơ sở dữ liệu công chứng để kiểm tra về tình
trạng giao dịch của tài sản.
3. Người tra cứu khi phát hiện
thông tin ngăn chặn có liên quan đến hợp đồng, giao dịch phải in, chuyển cho
công chứng viên để xem xét việc công chứng hợp đồng, giao dịch đó.
4. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ
liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước
khi quyết định công chứng hoặc từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
a) Nếu tài sản có trong danh
sách ngăn chặn thì từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn;
b) Trường hợp phát hiện giao dịch
đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham
gia giao dịch không phù hợp hay thông tin không rõ ràng, Công chứng viên phải
xác minh, làm rõ.
Nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm
pháp luật thì công chứng viên báo cáo ngay với Trưởng tổ chức hành nghề công chứng.
Trưởng tổ chức hành nghề công chứng chủ động, có biện pháp thích hợp, phối hợp
với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật và kịp
thời báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp.
c) Trường hợp tài sản thế chấp
đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và
tài sản khác gắn liền với đất nhưng chưa giải chấp trên Cơ sở dữ liệu công chứng
thì công chứng viên vẫn được tiếp tục công chứng; ngay sau khi công chứng hợp đồng
thế chấp, tổ chức hành nghề công chứng cập nhật thông tin giải chấp lên Cơ sở dữ
liệu công chứng.
d) Các tình huống phát sinh cụ
thể khác, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp để được hướng
dẫn, giải quyết.
Điều 11.
Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho hoạt động công chứng.
2. Sở Tư pháp được khai thác, sử
dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng
trên địa bàn tỉnh.
3. Các cơ quan nhà nước có liên
quan được Sở Tư pháp cung cấp tài khoản theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 5
Quy chế này khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng để phục
vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
Điều 12. Đảm
bảo an toàn, bảo mật thông tin đối với Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Cơ sở dữ liệu công chứng được
quản lý vận hành đảm bảo an toàn thông tin theo quy định của Luật An toàn thông
tin mạng và Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an
toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.
2. Sở Tư pháp có trách nhiệm bố
trí cán bộ công nghệ thông tin phối hợp với đơn vị vận hành hệ thống Cơ sở dữ
liệu công chứng thực hiện kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin, bố trí các điều
kiện để đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13.
Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh
triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, có trách nhiệm và
quyền hạn theo quy định của pháp luật và Quy chế này.
2. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, đơn vị có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu
công chứng; phối hợp với đơn vị cung cấp Phần mềm thực hiện lưu trữ thông tin dữ
liệu công chứng, sao lưu dữ liệu định kỳ theo đúng quy định của Quy chế này.
3. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên
thông giữa Cơ sở dữ liệu công chứng với các hệ thống thông tin về đất đai, nhà ở,
thuế... phục vụ cho việc công chứng các hợp đồng, giao dịch.
4. Tiếp nhận, cập nhật, kiểm
tra việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp
thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ công tác điều tra, thanh tra,
kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật
theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Đôn đốc, theo dõi tình hình
thực hiện Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế
khi cần thiết.
Điều 14.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Đơn vị cung cấp Phần mềm có
trách nhiệm quản trị hạ tầng máy chủ, duy trì, chủ động sao lưu dữ liệu định kỳ,
an toàn, an ninh thông tin đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, liên tục phục vụ
cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên quan.
Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ
quan, tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng, quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý công chứng của cơ quan, tổ chức.
2. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn của mình, Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh,
Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường và các Sở, Ban, ngành
liên quan có trách nhiệm phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc,
cơ quan cấp dưới thực hiện việc cập nhật, cung cấp thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý việc cập nhật vào Cơ
sở dữ liệu công chứng ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định
giải tỏa ngăn chặn.
3. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn của mình, các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố,
Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn
tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này; phối hợp, tạo
điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh
thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng.
Điều 15.
Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tham gia vào Cơ sở dữ liệu công chứng; cập
nhật đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu công chứng các thông tin về nguồn gốc tài sản,
tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên của
tổ chức mình thực hiện công chứng.
2. Trưởng tổ chức hành nghề
công chứng có trách nhiệm:
a) Ký kết hoặc ủy quyền cho Hội
Công chứng viên tỉnh ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp Phần mềm để duy trì, vận
hành Cơ sở dữ liệu công chứng trong suốt quá trình hoạt động.
b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường
truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; cài đặt thường trú các
chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu
công chứng.
c) Tổ chức quản lý, phân công
công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch,
tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng; lưu trữ dữ liệu công chứng,
sao lưu dữ liệu định kỳ 01 lần/ ngày theo đúng quy định của Quy chế này.
d) Tổ chức quản lý việc khai
thác, sử dụng các tính năng của Phần mềm được phân quyền phục vụ cho việc quản
lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình.
đ) Quyết định và chịu trách nhiệm
về việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng
của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của
thông tin cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo
mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi
có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp
đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng.
g) Cử công chứng viên, nhân
viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ
sở dữ liệu công chứng.
h) Kịp thời thông tin cho Sở Tư
pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Công chứng viên, viên chức,
nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai
thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:
a) Cập nhật thông tin, sửa chữa
thông tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng và tra cứu thông tin trên Cơ
sở dữ liệu công chứng; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của
thông tin đã cập nhật.
b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng khi được
phân công.
c) Tiến hành các biện pháp quản
lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo
đảm an toàn, bí mật thông tin.
Điều 16.
Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh
Hội Công chứng viên tỉnh vận động
công chứng viên là hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm túc quy định pháp
luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt
động công chứng tại tỉnh Quảng Nam; có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các
hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực, hoặc hành vi vi phạm
khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, làm ảnh hưởng đến hoạt động công
chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đảm bảo an toàn pháp lý
trong hoạt động, giao dịch.
Điều 17. Xử
lý vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định
tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định
của pháp luật.
Điều 18.
Điều khoản thi hành
Giao Sở Tư pháp phối hợp với
các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản
ánh kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét, sửa đổi, bổ
sung cho phù hợp./.