|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH THUẬN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 370/QĐ-UBND
|
Ninh Thuận, ngày
04 tháng 3 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ; NỘP LƯU VÀ BẢO QUẢN HỒ
SƠ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH THUẬN
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ
liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Quyết định số
30/2020/QĐ-UBND ngày 14/8/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận về việc ban
hành Quy chế quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
và quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Tờ trình số 646/TTr-SNV ngày 03/3/2021.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy định công tác lập hồ sơ điện tử; nộp lưu và bảo
quản hồ sơ, tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Ninh
Thuận.
Điều 2. Giao
Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông kiểm tra, đôn đốc
việc thực hiện công tác lập hồ sơ điện tử; nộp lưu và bảo quản hồ sơ, tài liệu
điện tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận.
Điều 3. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các
Sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Thủ trưởng các
cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN;
- VPUB: LĐ;
- Lưu: VT, VXNV. PD
|
CHỦ TỊCH
Trần Quốc Nam
|
QUY ĐỊNH
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ; NỘP LƯU VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI
LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 370/QĐ-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2021 của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Quy định công tác lập hồ sơ điện
tử; nộp lưu và bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân thông
qua Hệ thống chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc (sau đây gọi tắt
là Hệ thống).
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Cơ quan chuyên môn, đơn vị
trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và cơ
quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Ủy ban
nhân dân các xã, phường, thị trấn.
2. Các cơ quan nhà nước Trung
ương đóng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan khác thuộc hệ thống chính trị của tỉnh,
được Ủy ban nhân dân tỉnh đồng ý cho sử dụng Hệ thống của tỉnh để gửi, nhận văn
bản điện tử với các cơ quan, đơn vị trong hệ thống hành chính nhà nước của tỉnh.
3. Cán bộ, công chức, viên chức
và người lao động của các cơ quan, đơn vị nêu tại khoản 1 và khoản 2 Điều này
và các cá nhân liên quan.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. “Văn bản điện tử” là văn bản
dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình
bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
2. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê
có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
3. “Hồ sơ điện tử” là tập hợp
tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
4. “Lập hồ sơ điện tử” là việc
áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ
sơ điện tử.
5. “Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ” là tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả
của tài liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập,
khai thác và cập nhật.
6. “Hệ thống quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử” là hệ thống tin học hóa các quy trình nghiệp vụ về công tác
lưu trữ, bao gồm công tác thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.
7. “Hệ chương trình quản lý văn
bản và hồ sơ công việc” là hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính
để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn
bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng
của các cơ quan, đơn vị trong hệ thống hành chính nhà nước của tỉnh và các cơ
quan, đơn vị khác trong tỉnh thuộc đối tượng quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều
2 của Quy định này.
8. “Cập nhật dữ liệu” là nhập mới,
bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện những trường thông tin theo yêu cầu của Hệ thống.
9. “Sao lưu” là việc tạo ra bản
sao cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm.
Chương II
QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LẬP HỒ
SƠ ĐIỆN TỬ; NỘP LƯU VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Mục 1. LẬP
HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
Điều 4.
Nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ
1. Chỉ đưa vào hồ sơ những văn
bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao; hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức;
của cơ quan lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
2. Văn bản trong một hồ sơ phải
hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, hợp lý, chặt chẽ giữa các văn bản, giấy
tờ, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc.
3. Văn bản trong hồ sơ phải bảo
đảm giá trị pháp lý và phải đủ thể thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn
lọc và phù hợp với sự hình thành hồ sơ trong thực tế giải quyết công việc.
Điều 5. Lập
hồ sơ điện tử
1. Yêu cầu
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm
vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
b) Các văn bản, tài liệu trong
một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Mở hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc trên Hệ thống có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ
hoặc theo kế hoạch công tác.
b) Cập nhật những thông tin ban
đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c) Trường hợp các hồ sơ không
có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác
định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ
sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật văn bản,
tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có
trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ trên Hệ thống bảo đảm sự toàn vẹn,
đầy đủ của hồ sơ.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết thúc khi công
việc đã giải quyết xong.
b) Kiểm tra, rà soát lại toàn bộ
văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện và kết thúc hồ sơ.
c) Người lập hồ sơ có trách nhiệm
cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ
sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Mục 2. NỘP
LƯU VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Điều 6. Nộp
lưu hồ sơ, tài liệu điện tử
1. Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ
cơ quan trên Hệ thống.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ
sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
Điều 7. Bảo
quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải
được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả
năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để
việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội
dung tài liệu.
3. Phương tiện lưu trữ tài liệu
lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.
Điều 8. Bảo
đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử
1. Cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
2. Cơ quan, tổ chức thực hiện
các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp
luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 9. Hủy
tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết
giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật
mang tin khác hết giá trị.
2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện
tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị
đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại
được.
Mục 3.
TRÁCH NHIỆM LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Điều 10.
Trách nhiệm lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ
quan
1.Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài
liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
2. Trách nhiệm của người đứng đầu
bộ phận hành chính
a) Tham mưu cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
3. Trách nhiệm của đơn vị và cá
nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Người đứng đầu đơn vị trong
cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc
lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử của đơn vị vào Lưu trữ
cơ quan.
b) Trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về
số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng
của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Đơn vị và cá nhân trong cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn
bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
d) Cán bộ, công chức, viên chức
và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển
công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành
trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo Quy chế của cơ quan,
tổ chức.
Điều 11. Trách
nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ có trách
nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy
định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.
3. Đơn vị, bộ phận chuyên trách
về công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tham mưu, đề xuất
cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì
hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức.
4. Người trực tiếp theo dõi, giải
quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập
hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ,
tài liệu, điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
5. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định
của pháp luật về lưu trữ.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12.
Trách nhiệm của Sở Nội vụ
1. Là cơ quan chủ trì, thực hiện
việc đôn đốc, kiểm tra, giám sát các cơ quan, đơn vị về công tác lập hồ sơ điện
tử; nộp lưu và bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử; tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân
dân tỉnh về kết quả triển khai thực hiện đối với các cơ quan, đơn vị trên địa
bàn tỉnh.
2. Xem xét, đưa tiêu chí việc
thực hiện công tác lập hồ sơ điện tử; nộp lưu và bảo quản hồ sơ, tài liệu điện
tử là một trong các tiêu chí đánh giá cải cách hành chính và thi đua khen thưởng
đối với các cơ quan, đơn vị nhà nước của tỉnh.
3. Phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông và các cơ quan liên quan theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy định
này.
Điều 13.
Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Phối hợp với Sở Nội vụ thực
hiện công tác hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc lập hồ sơ điện tử; nộp lưu và
bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử với chức năng Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
trên Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
2. Rà soát, hoàn thiện và triển
khai thực hiện phần mềm “Mở rộng Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công
việc với chức năng Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử” phù hợp theo quy định hiện
hành.
3. Đảm bảo an toàn thông tin
trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.
4. Đảm bảo duy trì Hệ thống quản
lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử hoạt động ổn định; định kỳ sao lưu
văn bản điện tử và bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.
Điều 14.
Trách nhiệm của các Sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các
cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị chịu trách nhiệm đối với Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc tổ chức triển khai
thực hiện công tác lập hồ sơ điện tử; nộp lưu và bảo quản hồ sơ, tài liệu điện
tử tại cơ quan, đơn vị theo Quy định này.
2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hàng
ngày tại cơ quan, đơn vị mình trên Hệ thống; bảo đảm văn bản điện tử thuộc chức
năng, nhiệm vụ phải được lập hồ sơ trên Hệ thống (đối với hồ sơ, tài liệu có khổ
giấy lớn không thể scan được để lưu trữ điện tử, thực hiện lập hồ sơ giấy và bảo
quản đúng theo quy định).
3. Rà soát, nâng cấp Hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, đơn vị, địa phương bảo đảm đáp ứng
theo quy định của pháp luật.
4. Thực hiện báo cáo việc quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử, tổ chức sơ kết, tổng kết và báo cáo cấp trên theo quy
định.
5. Trang bị hạ tầng kỹ thuật,
trang thiết bị đảm bảo đáp ứng vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử, đảm bảo các quy trình nghiệp vụ tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử.
6. Theo dõi, giám sát việc thực
hiện Quy định này tại cơ quan, đơn vị mình và báo cáo tình hình thực hiện về Sở
Nội vụ để tổng hợp.
Điều 15. Sửa
đổi, bổ sung Quy định
Trong quá trình thực hiện, nếu
có vấn đề khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh cần sửa đổi, bổ sung; các cơ quan,
đơn vị kịp thời báo cáo về Sở Nội vụ để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh
xem xét, quyết định./.