|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
37/2018/QĐ-UBND
|
Quảng
Ninh, ngày 12 tháng 11 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ VIỆC TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN NHÀ
NƯỚC, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NINH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa
phương ngày 19/06/2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;
Căn cứ Luật ban hành Văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22/06/2015;
Căn cứ
Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;
Căn cứ
các Nghị định của Chính phủ: số 64/2007/NĐ-CP ngày
10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan Nhà nước; số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật Lưu trữ; số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết
thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch
vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản
điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 08/2016/TT-BQP
ngày 01/01/2016 của Bộ Quốc Phòng quy định về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch
vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức
Chính trị - xã hội;
Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT
ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho
văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Sở Thông tin và
Truyền thông tại Tờ trình số 590/TTr-STTTT ngày 31/10/2018,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định về việc
trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức
trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
01/12/2018 và thay thế Quyết định số 979/QĐ-UBND ngày 13/4/2015 của UBND tỉnh
Quảng Ninh ban hành Quy định về việc trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan
nhà nước tỉnh Quảng Ninh.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở,
ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng các đơn
vị sự nghiệp; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Ủy ban Quốc gia về
Chính phủ điện tử (b/c);
- Bộ Thông tin và Truyền thông (b/c);
- TT Tỉnh ủy, HĐND Tỉnh;
- CT, các PCT UBND Tỉnh;
- Như Điều 3 (thực hiện);
- V0-3, các CV NCTH VPUBND tỉnh;
- Trung tâm thông tin;
- Lưu: VT, XD6.
N.10-QĐ.072
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Đức Long
|
QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC, ĐƠN VỊ SỰ
NGHIỆP, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số
37/2018/QĐ-UBND ngày 12/11/2018 của UBND tỉnh Quảng Ninh)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
1. Quy định này áp dụng đối với việc
thực hiện trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp,
tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh.
2. Quy định này không áp dụng đối với
việc trao đổi văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của
pháp luật.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy định này áp dụng đối với các
cơ quan nhà nước thuộc tỉnh bao gồm: các sở, ban, ngành tỉnh; các tổ chức chính
trị - xã hội sử dụng ngân sách nhà nước thuộc tỉnh; Ủy ban
nhân dân cấp huyện; UBND cấp xã; Các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh.
2. Cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động đang làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự
nghiệp trên địa bàn tỉnh.
3. Khuyến khích các cơ quan trung
ương đóng trên địa bàn tỉnh, tổ chức, doanh nghiệp và các cơ quan khác (sau đây
gọi tắt là tổ chức) thực hiện trao đổi văn bản điện tử, thực
hiện các thủ tục hành chính với các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp tỉnh Quảng
Ninh áp dụng Quy định này.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
1. “Văn bản điện tử” là văn bản
dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
2. “Trao đổi văn bản điện tử”
là việc cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức
trên địa bàn tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử qua các hệ thống quản lý văn bản và
điều hành, hệ thống thư điện tử được kết nối, liên thông với nhau bằng các giải
pháp kỹ thuật.
3. “Bên gửi” là cơ quan phát
hành văn bản điện tử.
4. “Bên nhận” là cơ quan tiếp
nhận văn bản điện tử.
5. “Chứng thư số”
là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
cấp.
6. “Chứng
thư số có hiệu lực” là chứng thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc bị thu hồi.
7. “Chứng
thư số tổ chức” là chứng
thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp
cho các cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con
dấu.
8. “Chứng
thư số cá nhân” là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch
vụ chứng thực chữ ký số cấp cho các cá nhân theo quy định
của pháp luật.
9. “Chứng thư số chuyên dùng” là một dạng chứng thư điện tử do
tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp để phục vụ các cơ
quan Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội.
10. “Chứng thư số công cộng” là một dạng chứng thư điện tử được
tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp
để phục vụ các cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu.
11. “Chữ
ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự
biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó
người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Việc biến đổi
nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với
khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội
dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến
đổi nêu trên.
12. “Chữ ký số hợp lệ” là chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng
thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai
ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó.
13. “Chữ ký số tổ chức” là chữ
ký số được tạo ra khi sử dụng khóa bí mật con dấu. Khóa bí mật con dấu là khóa
bí mật tương ứng với chứng thư số tổ chức.
14. “Chữ ký số cá nhân” là chữ ký số được tạo ra khi sử dụng
khóa bí mật cá nhân. Khóa bí mật cá nhân là khóa bí mật tương ứng với chứng thư
số cá nhân.
15. “Hệ thống quản lý văn bản và
điều hành tỉnh” là hệ thống phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp,
trao đổi văn bản điện tử được kết nối liên thông (tại http://congchuc.quangninh.gov.vn,
http://hscv.quangninh.gov.vn - đối với Văn phòng UBND tỉnh).
16. “Hệ thống thư điện tử công vụ
tỉnh” là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ đối với văn bản điện tử
tại địa chỉ http://mail.quangninh.gov.vn.
17. Trục liên thông văn bản quốc
gia là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới
tỉnh để kết nối, liên thông với nhau bằng các giải pháp kỹ
thuật, công nghệ.
Điều 4. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy
định của pháp luật được trao đổi qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh,
hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh quy định tại Quyết định này có giá trị pháp
lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
2. Văn bản điện tử không thuộc Khoản
1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và
điều hành tỉnh, hệ thống thư điện tử tỉnh có giá trị để
biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
Điều 5. Quy định
về quản lý, sử dụng chứng thư số
1. Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự
nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh sử dụng chứng thư số chuyên dùng có hiệu lực
để xác thực thông tin, chứng thực chữ ký số, bảo mật và an toàn thông tin với đầy
đủ giá trị pháp lý trong các giao dịch điện tử.
2. Các cán bộ, công chức, viên chức
trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh sử dụng chứng
thư số chuyên dùng có hiệu lực để ký số văn bản điện tử để xác thực thông tin,
chứng thực chữ ký số, bảo mật và an toàn thông tin với đầy đủ giá trị pháp lý
trong các giao dịch điện tử.
3. Thủ trưởng các cơ quan nhà nước,
đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm bàn giao chứng thư số tổ chức
cho bộ phận hoặc cán bộ phụ trách công tác văn thư (sau đây gọi tắt là cán bộ
văn thư) để quản lý, bảo quản an toàn, cất giữ theo chế độ mật.
4. Cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý, bảo quản an toàn, cất giữ chứng thư số tổ chức như
con dấu của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định.
5. Cán bộ, công chức, viên chức của
các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm quản lý
an toàn chứng thư số cá nhân của mình; không bàn giao và không chia sẻ mật khẩu
chứng thư số cá nhân của mình cho người khác.
6. Các tổ chức, doanh nghiệp trên địa
bàn tỉnh sử dụng, quản lý chứng thư số chuyên dùng hoặc chứng thư số công cộng
theo quy định hiện hành của pháp luật.
Điều 6. Nguyên tắc
trao đổi văn bản điện tử
1. Việc trao đổi văn bản điện tử phải
thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và
tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh,
an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
2. Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự
nghiệp, tổ chức trên địa bàn tỉnh gửi mẫu chữ ký số tổ chức, cá nhân lãnh đạo của
cơ quan và các đơn vị trực thuộc về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp,
công bố trên Cổng thông tin điện tử tỉnh trước khi thực hiện
trao đổi văn bản điện tử. Trong trường hợp, các cơ quan, đơn vị, tổ chức thay đổi
tên gọi phải thông báo công khai mẫu chữ ký số tổ chức mới; các cá nhân công bố
giới thiệu chữ ký phải công bố chữ ký tay đồng thời công bố chữ ký số cá nhân
theo quy định.
3. Bên gửi không phát hành văn bản giấy
đến Bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử đã ký số, trừ các trường hợp quy định tại
khoản 2 Điều 8 của Quy định này.
4. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn
bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi,
nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi cho Bên gửi được biết thông qua hệ thống quản lý văn bản
và điều hành tỉnh hoặc hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh để xử lý theo quy định.
5. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp,
tổ chức, doanh nghiệp thực hiện trao đổi văn bản điện tử
theo quy định này đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện
tử, bảo vệ bí mật nhà nước và quy định về văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo tính an toàn bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu.
6. Văn bản điện tử được ký số phải đảm
bảo tính đầy đủ, tính toàn vẹn, tính xác thực xuyên suốt quá trình trao đổi, xử
lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số.
Điều 7. Yêu cầu gửi,
nhận văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phải được bảo đảm
tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá
trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
2. Văn bản điện tử phải được gửi ngay
trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp
nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn
bản giấy (nếu có).
Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại
khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên bằng giải pháp kỹ thuật
và ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
3. Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu
về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ và về định dạng theo quy định tại Thông tư số
39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông.
4. Văn bản điện tử phải được theo
dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ
thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh.
5. Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ
thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên
thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh; hệ thống thư điện tử công vụ
tỉnh.
Điều 8. Các loại
văn bản điện tử
1. Tất cả các
văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan nhà nước,
đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh phải được trao đổi qua hệ thống quản lý văn
bản và điều hành tỉnh hoặc hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh (nếu chưa được
triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tỉnh), trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa
đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải
pháp kết nối, liên thông trao đổi văn bản điện tử.
2. Khuyến khích các tổ chức, doanh nghiệp
sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tổ chức/doanh nghiệp mình kết
nối liên thông với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, thư điện tử đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật,
công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để thực hiện trao đổi
văn bản điện tử, thực hiện các thủ tục hành chính với các cơ quan nhà nước, đơn
vị sự nghiệp tỉnh Quảng Ninh.
3. Các trường hợp gửi văn bản điện tử
có gửi kèm văn bản giấy:
a) Văn bản, hồ sơ gửi Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ;
b) Văn bản, hồ sơ trình Tỉnh ủy, HĐND
tỉnh và UBND tỉnh theo quy định tại Quy chế làm việc của Tỉnh ủy, HĐND tỉnh và
UBND tỉnh;
c) Văn bản, hồ sơ trình duyệt thẩm định,
phê duyệt các đề án, dự án.
d) Hồ sơ của các thủ tục hành chính bắt
buộc phải nộp bản gốc hoặc bản sao công chứng theo quy định.
Các văn bản, hồ sơ trên sau khi phát
hành văn bản điện tử phải gửi kèm văn bản, hồ sơ giấy tương ứng với nội dung
văn bản điện tử được ban hành.
Chương II
CÁC QUY ĐỊNH VỀ
TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 9. Gửi văn bản
điện tử
1. Văn bản điện tử sau khi được cấp
có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo quy định
của pháp luật và gửi đến Bên nhận thông qua hệ thống quản
lý văn bản và điều hành hoặc hệ thống thư điện tử được kết
nối, liên thông với nhau.
2. Nội dung thông tin của văn bản điện
tử được trao đổi trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc hệ thống thư
điện tử bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ
nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo.
3. Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra,
theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng Bên nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, Bên gửi phải thông báo cho Bên nhận biết để xử lý
văn bản điện tử được thu hồi.
Điều 10. Nhận
văn bản điện tử
1. Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải
kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và tiến hành
tiếp nhận khi đảm bảo theo quy định.
Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.
2. Sau khi tiếp nhận, Bên nhận xử lý
và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử cho Bên gửi biết trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc hệ thống thư điện tử.
Trường hợp nhận được thông báo thu hồi
văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên hệ thống, đồng thời thông báo
việc đã hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó để Bên gửi
biết.
Điều 11. Tổng hợp
thông tin, tình hình gửi, nhận văn bản điện tử
Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp,
trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ
quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh thông qua hệ thống quản lý
văn bản và điều hành tỉnh, công bố trên Cổng thông tin điện
tử của tỉnh.
Điều 12. Quy
trình lưu trữ văn bản điện tử
1. Cán bộ, công chức, viên chức trực
tiếp giải quyết công việc có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài
liệu điện tử khi chưa đến hạn nộp lưu trữ cho cán bộ phụ trách công tác lưu trữ
của cơ quan (sau đây gọi tắt là cán bộ lưu trữ). Cán bộ lưu trữ của cơ
quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý các hồ sơ, tài liệu điện tử hiện hành của
cơ quan theo thời hạn quy định.
2. Lập hồ sơ, tài liệu điện tử:
a) Cơ quan, đơn vị khi lập danh mục hồ
sơ cơ quan cần xác định rõ các hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử;
b) Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện tử
của cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh, cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động được giao giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm
mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện
tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
vào hồ sơ tương ứng;
c) Các thông tin, dữ liệu phát sinh
trong quá trình trao đổi, xử lý văn bản điện tử phải được cập nhật thống nhất
và phù hợp với quy định nhằm đảm bảo việc lưu trữ được thuận lợi;
3. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử:
a) Việc nộp lưu trữ và thực hiện lưu
trữ văn bản điện tử được thực hiện theo quy định về lưu trữ văn bản điện tử
trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp;
b) Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện
tử cho cán bộ lưu trữ của cơ quan thực hiện theo quy định tại Khoản 3, Khoản 4
Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ về quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
4. Việc lưu trữ và quản lý văn bản điện
tử được thực hiện theo cơ chế lưu trữ đang áp dụng kết hợp với các ràng buộc về
phân cấp, phân quyền người sử dụng và mức độ an toàn, bảo mật của thông tin, dữ
liệu.
Điều 13. Tiếp nhận,
quản lý, khai thác sử dụng văn bản điện tử
1. Cán bộ văn thư tại các cơ quan,
đơn vị thực hiện việc tiếp nhận văn bản điện tử theo quy định này và các văn bản
pháp luật khác liên quan.
2. Khi nhận được văn bản điện tử, cán
bộ văn thư tại cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp
có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực, hợp lệ, toàn vẹn của chữ ký số trên văn
bản. Nếu đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc, còn hiệu lực
và đầy đủ thông tin thì thực hiện tiếp nhận và xử lý theo quy trình xử lý văn bản
của đơn vị.
Điều 14. Ký số
trên văn bản điện tử
1. Việc ký số được thực hiện thông
qua phần mềm ký số; việc ký số vào văn bản điện tử thành công hoặc không thành
công phải được thông báo qua phần mềm.
2. Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự
nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp tỉnh lựa chọn một trong ba phương thức ký số vào
văn bản điện tử:
a) Phương thức 1: Văn bản điện tử được
ký số bởi chứng thư số tổ chức có hiệu lực của cơ quan, đơn vị:
Văn bản của các cơ quan nhà nước, đơn
vị sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh sau khi được thông qua,
người có thẩm quyền ký tên, chuyển tiếp cán bộ văn thư
đóng dấu, quét (scan) và lưu dưới dạng tệp tin
*.pdf để thực hiện ký số bởi chứng thư số tổ chức có hiệu
lực của đơn vị và thực hiện gửi qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc hệ
thống thư điện tử.
b) Phương thức 2: Văn bản điện tử được
ký số đồng thời bởi chứng thư số cá nhân có hiệu lực của người có thẩm quyền và
chứng thư số tổ chức có hiệu lực của cơ quan, đơn vị:
Văn bản của các cơ quan nhà nước, đơn
vị sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh sau khi được thông qua,
chuyển sang dạng tệp tin *.pdf, người có thẩm quyền thực hiện ký số bởi chứng thư số cá nhân có hiệu lực, chuyển tiếp
cán bộ văn thư đơn vị ký số bởi chứng thư số tổ chức có hiệu lực của cơ quan, đơn vị.
c) Phương thức 3: Văn bản điện tử được
ký số đồng thời bởi chứng thư số cá nhân có hiệu lực của người tham mưu, chứng
thư số cá nhân có hiệu lực của người có thẩm quyền và chứng
thư số tổ chức có hiệu lực của cơ quan, đơn vị:
Văn bản của các cơ quan nhà nước, đơn
vị sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh sau khi được thông qua,
chuyển sang dạng tệp tin *.pdf, người tham mưu thực hiện ký nháy bởi chứng thư số cá nhân có hiệu lực, chuyển tới
người có thẩm quyền thực hiện ký số bởi chứng thư số cá
nhân có hiệu lực, chuyển tiếp cán bộ văn thư đơn vị ký số
bởi chứng thư số tổ chức có hiệu lực của cơ quan, đơn vị.
3. Vị trí ký và thông tin chữ ký số
trên văn bản điện tử:
a) Đối với chữ
ký số tổ chức: Ký tại trang đầu tiên của tệp văn bản, tại
khoảng trắng lề bên trái ngay dưới nội
dung “ký hiệu văn bản” hoặc các vị trí tương tự đối với văn bản trình bày theo
khổ ngang (như phụ lục, bảng biểu...); đảm bảo thể hiện tối thiểu các thông tin (Hình ảnh, Tên cơ quan ký, thời gian ký). Trong đó, hình thức thể hiện
“Hình ảnh” là hình ảnh con dấu hoặc logo của cơ quan ban hành văn bản.
b) Đối với chữ ký số cá nhân của người
có thẩm quyền: Ký tại vị trí ký tên như chữ ký tay thông thường, đảm bảo thể hiện tối thiểu các thông tin (Tên
cá nhân ký, tên cơ quan, thời gian ký).
c) Chữ ký nháy của cá nhân tham mưu:
Ký tại vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận”, đảm bảo thể hiện
các thông tin (Tên cá nhân ký, chức vụ hoặc
địa chỉ email).
4. Trong môi trường điện tử, chữ ký số
hợp lệ đảm bảo tính toàn vẹn của tệp văn bản điện tử (không phụ thuộc vào số
trang văn bản).
Trong trường hợp nội dung của văn bản
điện tử gồm có các hồ sơ, tài liệu kèm theo thì thực hiện bằng một trong 02 cách thức sau:
Cách 1: Chuyển các hồ sơ, tài liệu
kèm theo (dạng tệp tin *.doc, *.docx, *.xls, *;xlsx, *.ppt, *.pptx,...) sang dạng
tệp tin *.pdf và thực hiện ký số bằng chữ ký số tổ chức hợp lệ trên từng hồ sơ, tài liệu đó.
Cách 2: Giữ nguyên định dạng của hồ
sơ, tài liệu kèm theo (dạng tệp tin *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx,...) và thực hiện ký số trực tiếp
bằng chữ ký số tổ chức hợp lệ của cơ
quan phát hành văn bản.
Điều 15. Phương
thức trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng
Phương thức trao đổi văn bản điện tử
trên môi trường mạng phải bảo đảm độ tin cậy, tính kịp thời, chính xác và an
toàn thông tin mạng. Căn cứ vào điều kiện thực tế, các cơ quan nhà nước, đơn vị
sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh chủ động lựa chọn một hoặc
nhiều phương thức trao đổi văn bản điện tử:
1. Phương thức bắt buộc:
Đối với các cơ quan nhà nước, đơn vị
sự nghiệp tỉnh: Sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh, hệ thống
thư điện tử công vụ tỉnh (nếu chưa được triển khai hệ thống quản lý văn bản
và điều hành tỉnh) để trao đổi văn bản điện tử trong nội
bộ và với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp: Sử
dụng hệ thống có chức năng quản lý văn bản của tổ chức/doanh nghiệp kết nối
liên thông với hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh hoặc sử dụng hệ thống
thư điện tử công vụ của ngành dọc, hệ thống thư điện tử của tổ chức/doanh nghiệp
mình hoặc sử dụng hệ thống thư điện tử công cộng (gửi vào hệ thống thư công
vụ của tỉnh).
2. Phương thức bổ sung
Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp,
tổ chức, doanh nghiệp đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh hoặc Cổng thông tin điện tử thành phần/trang thông tin điện tử của cơ quan,
đơn vị để phục vụ công tác tra cứu, tìm kiếm văn bản, tài liệu điện tử.
Chương III
HẠ TẦNG KỸ THUẬT,
CÔNG NGHỆ
Điều 16. Bảo đảm
hạ tầng kỹ thuật
1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh, hệ thống
thư điện tử công vụ tỉnh thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng
Internet.
2. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tỉnh phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng.
Điều 17. Bảo đảm
an toàn thông tin
1. Tổ chức thực hiện phương án bảo đảm
an toàn thông tin theo cấp độ cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh, hệ
thống thư điện tử công vụ tỉnh theo quy định của pháp luật.
2. Việc kết nối giữa hệ thống quản lý
văn bản và điều hành tỉnh với trục liên thông văn bản quốc gia phải được mã
hóa, xác thực theo tiêu chuẩn về an toàn thông tin tại
Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông
tin trong cơ quan nhà nước theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Điều 18. Bảo đảm
giải pháp kết nối, liên thông đối với hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh
1. Bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông
nội bộ giữa các đơn vị, địa phương thuộc hệ thống quản lý văn bản và điều hành
tỉnh.
2. Bảo đảm giải pháp kết nối, liên
thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh với Trục liên thông văn bản quốc
gia tuân thủ quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông; thực hiện kết nối theo
hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ.
3. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử sử dụng mã định danh và định dạng dữ liệu
gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn bản theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền
thông.
4. Thông tin về tình hình gửi, nhận
văn bản điện tử bảo đảm chia sẻ, công khai trên hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tỉnh phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.
5. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử
hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi
giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục liên thông văn bản quốc
gia.
Chương IV
TRÁCH NHIỆM CỦA
TỔ CHỨC, CÁ NHÂN CÓ LIÊN QUAN
Điều 19. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì tham mưu UBND tỉnh tổ chức
thực hiện Quy định này; Tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước,
đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tỉnh, công bố trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh;
2. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, thực hiện
kết nối hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh với Trục liên thông văn bản
quốc gia qua mạng truyền số liệu chuyên dùng theo hướng dẫn của Văn phòng Chính
phủ; Kết nối liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh. Việc kết nối
phải được mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn về an toàn thông tin tại Danh mục
tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước theo
quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông; Sử dụng mã định dạng và định dạng dữ
liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn bản theo quy định của Bộ Thông tin
và Truyền thông.
3. Quản lý, trực tiếp vận hành, định
kỳ sao lưu hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ
tỉnh và bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình
thực hiện.
4. Tổ chức thực hiện phương án bảo đảm
an toàn thông tin theo cấp độ cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống
thư điện tử công vụ tỉnh theo quy định của pháp luật. Ứng
dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm soát trong gửi,
nhận văn bản điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
5. Tổ chức tham mưu, thực hiện duy
trì, triển khai, nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư
điện tử công vụ tỉnh đảm bảo yêu cầu phục vụ trao đổi văn bản điện tử.
6. Tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết
định cập nhật, bổ sung mã định danh của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ninh
tham gia trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống thông
tin và cơ sở dữ liệu văn bản tỉnh.
7. Thực hiện tổng hợp danh sách cấp mới,
cấp lại mật khẩu, điều chỉnh thông tin, mở khóa, gia hạn, thu hồi chứng thư số
tổ chức/cá nhân chuyên dùng cho các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp tỉnh; các
cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp tỉnh
gửi Tổ chức cung cấp chứng thư số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống
chính trị. Tiếp nhận, giao nhận chứng thư số với tổ chức
cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ
thống chính trị hoặc người quản lý thuê bao.
8. Đầu mối tổng hợp, công bố mẫu chữ
ký số tổ chức, cá nhân lãnh đạo, hộp thư điện tử sử dụng
trao đổi văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức,
doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh trên Cổng thông tin điện tử
tỉnh.
9. Quản lý và duy trì cơ sở dữ liệu về
chứng thư số tổ chức/cá nhân của tỉnh.
10. Tham mưu UBND tỉnh quy định thực
hiện thí điểm trao đổi văn bản, hồ sơ điện tử, nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến
có sử dụng chữ ký số giữa các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp của tỉnh với
các doanh nghiệp của tỉnh.
11. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn
đốc các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện quy định này.
12. Định kỳ tổng hợp tình hình thực
hiện quy định này, báo cáo UBND tỉnh theo quy định.
Điều 20. Trách
nhiệm của Sở Nội vụ
Tham mưu quy định về quản lý, lưu trữ
văn bản và tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp tỉnh
Quảng Ninh đảm bảo các quy định về văn thư, lưu trữ.
Điều 21. Trách
nhiệm của Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính
Sở Kế hoạch và Đầu tư chủ trì, Sở Tài
chính phối hợp đảm bảo kinh phí cho việc quản lý, duy trì, phát triển hệ thống
quản lý văn bản và điều hành, thư điện tử công vụ phục vụ công tác xử lý, trao
đổi văn bản điện tử của tỉnh, coi đây là nhiệm vụ quan trọng, được ưu tiên kinh
phí để triển khai thực hiện.
Điều 22. Trách
nhiệm của thủ trưởng các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh
và cán bộ, công chức, viên chức và người lao động
1. Thủ trưởng các cơ quan nhà nước,
đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh:
a) Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh
trong việc chỉ đạo thực hiện Quy định này trong nội bộ cơ quan, các đơn vị thuộc
phạm vi quản lý của mình;
b) Xây dựng, ban hành quy định về việc
trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ, của địa phương mình;
c) Gương mẫu thực hiện và quán triệt,
chỉ đạo, đôn đốc, giám sát tất cả các đơn vị trực thuộc; cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan tăng cường sử dụng chữ ký số hợp lệ trong trao đổi văn bản
điện tử nội bộ và với các cơ quan, đơn vị khác;
d) Thực hiện nghiêm túc danh mục các
tài liệu có nội dung thuộc bí mật nhà nước không được phép đưa thông tin trên mạng
theo quy định của pháp luật;
đ) Phân công cán bộ tổng hợp gửi mẫu
chữ ký số tổ chức, cá nhân lãnh đạo của cơ quan và các đơn vị trực thuộc về Sở
Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, công bố trên Cổng
thông tin điện tử tỉnh;
e) Phân công cán bộ văn thư thường
xuyên theo dõi việc thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử;
g) Quản lý chứng thư số tổ chức của
cơ quan, đơn vị trực thuộc; chứng thư số cá nhân các cán bộ, công chức, viên chức
tại cơ quan, đơn vị trực thuộc;
- Xem xét và phê duyệt danh sách đề
nghị cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh thông tin, gia hạn, mở khóa, thu hồi
chứng thư số tổ chức/cá nhân chuyên dùng;
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác
của các thông tin đề nghị cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh thông tin, gia
hạn, mở khóa, thu hồi chứng thư số;
- Bàn giao chứng thư số tới người
dùng, hướng dẫn, kiểm tra thuộc thẩm quyền quản lý trong quá trình sử dụng chứng
thư số, khóa bí mật.
h) Quản lý tài khoản hệ thống quản lý
văn bản và điều hành tỉnh, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh tại cơ quan, đơn vị
trực thuộc:
- Xem xét và phê duyệt danh sách đề
nghị cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh, hủy bỏ thuộc cơ quan, đơn vị trực
thuộc;
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác
của các thông tin đề nghị cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh, hủy bỏ;
- Bàn giao tài khoản tới người dùng,
hướng dẫn, kiểm tra thuộc thẩm quyền quản lý trong quá trình sử dụng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp tỉnh:
a) Thực hiện nghiêm các nội dung của
Quy định này và quy định nội bộ của cơ quan, đơn vị;
b) Thực hiện nghiêm túc danh mục các
tài liệu có nội dung thuộc bí mật nhà nước không được phép đưa thông tin trên mạng
theo quy định của pháp luật;
c) Tăng cường sử dụng chữ ký số cá
nhân hợp lệ trong trao đổi văn bản điện tử;
d) Tích cực, chủ động thay đổi lề lối
làm việc dựa trên giấy tờ sang phong cách làm việc mới dựa trên môi trường điện
tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả công việc;
đ) Tuyệt đối tuân thủ các quy định về
an toàn, an ninh thông tin;
e) Cung cấp các thông tin liên quan đến
việc cấp mới, cấp lại mật khẩu, gia hạn, mở khóa chứng thư số chính xác và đầy
đủ; Thông báo kịp thời cho người quản lý thuê bao thu hồi chứng thư số của mình
trong các trường hợp: Thay đổi vị trí công tác hoặc nghỉ hưu, nghỉ việc; khóa
bí mật bị lộ hoặc nghi bị lộ; thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc, bị sao chép
hoặc các trường hợp mất an toàn khác. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
theo chế độ quản lý bí mật nhà nước ở cấp độ “Mật”. Có trách nhiệm thực hiện đầy
đủ các quy định, quy trình quản lý, sử dụng chứng thư số và tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý sử dụng chứng
thư số;
g) Cung cấp các thông tin chính xác,
đầy đủ để thực hiện cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh, hủy bỏ tài khoản
trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh;
h) Không bàn giao và không chia sẻ mật
khẩu chứng thư số cá nhân, tài khoản và mật khẩu sử dụng hệ thống quản lý văn bản
và điều hành tỉnh, thư điện tử công vụ tỉnh của mình cho
người khác.
3. Cán bộ văn
thư:
a) Không bàn giao, chia sẻ mật khẩu
chứng thư số tổ chức của cơ quan, đơn vị cho người khác khi chưa được phép bằng
văn bản của thủ trưởng cơ quan;
b) Phải trực tiếp ký số vào văn bản
điện tử của cơ quan, đơn vị trước khi phát hành;
c) Chỉ được ký số vào văn bản điện tử
của cơ quan, đơn vị sau khi đã có chữ ký của người có thẩm
quyền ban hành;
d) Cán bộ văn thư có trách nhiệm bảo
quản an toàn, cất giữ chứng thư số tổ chức như con dấu của
cơ quan, đơn vị theo đúng quy định;
đ) Có trách nhiệm gửi, nhận văn bản
điện tử của cơ quan, đơn vị theo quy định tại quy định này và các quy định có
liên quan khác.
4. Cán bộ lưu trữ:
Cán bộ lưu trữ của
cơ quan, đơn vị thực hiện các nghiệp vụ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử đối với
văn bản điện tử theo quy định hiện hành.
Điều 23. Trách
nhiệm của tổ chức, doanh nghiệp khi thực hiện trao đổi văn bản điện tử, thực hiện
các thủ tục hành chính với các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp tỉnh Quảng
Ninh
1. Thực hiện các nội dung của Quy định
này, quy định nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp và các quy định có liên quan
khác.
2. Đảm bảo các yêu cầu về hạ tầng kỹ
thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối,
liên thông để thực hiện trao đổi văn bản điện tử, thực hiện các thủ tục hành
chính với các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp tỉnh Quảng Ninh.
3. Khuyến khích tăng cường sử dụng chữ
ký số trong trao đổi văn bản điện tử, thực hiện các thủ tục hành chính với các
cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp tỉnh Quảng Ninh.
4. Thực hiện đầy đủ các quy định, quy
trình quản lý, sử dụng chứng thư số và tuân thủ các quy định của pháp luật về
quản lý sử dụng chứng thư số.
5. Tuyệt đối tuân thủ các quy định về
an toàn, an ninh thông tin và các quy định của pháp luật hiện hành khi giao dịch
điện tử.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 24. Tổ chức
thực hiện
1. Giao Sở Thông tin và Truyền thông
chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, triển khai thực hiện Quy định
này; định kỳ hàng năm tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh tình hình triển khai thực hiện trước ngày 15/12.
2. Thủ trưởng các cơ quan nhà nước,
đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh; Các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có
liên quan có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này. Trong quá
trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi,
bổ sung, đề nghị các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền
thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.