|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH CÀ MAU
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
31/2021/QĐ-UBND
|
Cà Mau, ngày
11 tháng 10 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ,
PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng
11 năm 2019;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm
2006;
Căn cứ Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm
2020;
Căn cứ Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn
thư;
Căn cứ Quyết
định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc
gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy
định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của
Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 121/TTr-STTTT ngày 29
tháng 7 năm 2021 và ý kiến của các Thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau.
Điều 2. Quyết định này
có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2021 và bãi bỏ Quyết định số
837/QĐ-UBND ngày 17 tháng 5 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế
tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước
trên địa bàn tỉnh Cà Mau; Quyết định số 407/QĐ-UBND ngày 13 tháng 3 năm 2020 của
Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế tiếp nhận, xử lý,
phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh
Cà Mau ban hành kèm theo Quyết định số 837/QĐ-UBND ngày 17 tháng 5 năm 2019 của
Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở
Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp huyện; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Hồng Quân
|
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA
BÀN TỈNH CÀ MAU
(Kèm theo Quyết định số: 31/2021/QĐ-UBND ngày 11 tháng 10 năm 2021 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Cà Mau)
Chương
I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy
chế này quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa
các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa
bàn tỉnh Cà Mau.
2. Quy chế này không áp dụng đối với việc tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử có nội
dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau; Ủy
ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Cà Mau.
2. Các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý văn bản điện tử của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau.
3. Khuyến
khích các cơ quan, đơn vị không thuộc đối tượng tại khoản 1 Điều này sử dụng Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý văn bản điện tử áp dụng theo Quy chế này.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế
này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành (sau đây viết tắt là Hệ thống QLVBĐH) là Hệ thống
thông tin do tỉnh Cà Mau thiết lập để thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát
hành và quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên môi trường mạng.
2. Văn bản điện
tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc
được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng
theo quy định.
3. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
4. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ
chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận
qua Hệ thống QLVBĐH quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản gốc văn
bản giấy.
2. Văn bản điện tử không thuộc khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua Hệ thống
QLVBĐH có giá trị để biết, tham khảo.
Điều 5. Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử
1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải tuân thủ các quy định pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
2. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của
các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh phải được tiếp
nhận, xử lý, phát hành qua Hệ thống QLVBĐH, trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận
chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải
pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
3. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó
không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về
việc từ chối đó; đồng thời, bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua Hệ
thống QLVBĐH.
Điều 6. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Văn bản điện
tử đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản
đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau
khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không
phải chờ văn bản giấy (nếu có).
2. Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu
tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển
giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
3. Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình
bày theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn
thư (sau đây viết tắt là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
Điều 7. Các loại văn bản phải gửi, nhận dưới dạng điện tử
1. Tất cả các
văn bản điện tử quy định tại khoản 2 Điều 5 của Quy chế này phải được gửi, nhận
qua Hệ thống QLVBĐH.
2. Các loại
văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy
a) Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế
làm việc của Chính phủ;
b) Văn bản
theo Danh mục do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định ngoài các văn bản theo quy định tại điểm a, khoản 2 Điều này và theo quy định của pháp luật.
Chương II
TIẾP
NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 8. Tiếp nhận, xử lý văn bản đến
1. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản
điện tử và thực hiện tiếp nhận, đăng ký trên Hệ thống QLVBĐH;
b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a, khoản
1 Điều này hoặc gửi sai nơi nhận thì bên nhận văn bản phải trả lại cho bên gửi
văn bản trên Hệ thống QLVBĐH. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất
thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông
báo cho nơi gửi văn bản;
c) Bên nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho bên gửi
về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống QLVBĐH;
d) Khi
nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn
bản điện tử được thu hồi đó trên Hệ thống QLVBĐH; đồng thời, thông báo việc đã xử
lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua Hệ thống QLVBĐH để bên gửi biết;
đ) Trường hợp
văn bản đến chỉ có bản giấy, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo
quy định Mục I Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP , sau đó thực hiện
đăng ký văn bản đến đã được số hóa vào Hệ thống QLVBĐH theo quy định tại điểm a, khoản 1 Điều
này.
2. Xử lý văn bản
đến
a) Sau khi tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến, Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình, chuyển cho người
đứng đầu cơ quan hoặc người được giao trách nhiệm phân phối, xử lý văn bản (gọi
tắt là người có thẩm quyền) để phân công, chuyển đến đơn vị, cá nhân giải quyết
trên Hệ thống QLVBĐH;
b) Đối với văn
bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân
xử lý chính (XLC), phối hợp xử lý (PHXL), xem để biết (XĐB) và thời hạn giải
quyết;
c) Khi nhận được
văn bản đến trên Hệ thống QLVBĐH, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời gian quy định.
Điều 9. Xử lý, phát hành văn bản đi
1. Xử lý văn bản
đi
a) Người được
phân công nhiệm vụ thực hiện dự thảo văn bản và trình lãnh đạo trực tiếp duyệt,
trình ký hoặc trình lãnh đạo cơ quan ký chuyển phát hành trên Hệ thống QLVBĐH;
b) Trường hợp
dự thảo văn bản cần sửa đổi, bổ sung, người ký, duyệt có thể sửa trực tiếp để
ký, duyệt hoặc chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân được giao tiếp tục xử lý;
c) Văn bản trước
khi phát hành, Văn thư cơ quan phải kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản; cấp số, thời gian ban hành; đăng ký văn bản và ký số của cơ quan, tổ
chức vào văn bản.
2. Phát hành
văn bản đi
a) Văn bản điện
tử sau khi hoàn thành quy trình theo khoản 1 Điều này, Văn thư thực hiện phát
hành trên Hệ thống QLVBĐH;
b) Văn thư cơ
quan gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến
đúng nơi nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, bên gửi phải thông báo trên
Hệ thống QLVBĐH hoặc thông báo bằng các hình thức khác cho bên nhận biết để xử
lý văn bản điện tử được thu hồi;
c) Trường hợp
bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông
tin, giải pháp kết nối, liên thông để nhận văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực
hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ
quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản;
d) Trường hợp
cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa
văn bản giấy và ký số cơ quan, tổ chức theo thể thức và kỹ thuật trình bày bản
sao văn bản tại Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ;
đ) Trường hợp
văn bản đi để xử lý hoặc phản hồi cho văn bản đến, người được giao xử lý chính
phải chọn chức năng phúc đáp văn bản trên Hệ thống QLVBĐH để văn bản đi liên kết
với văn bản đến.
3. Theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi
a) Văn thư cơ
quan gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản của cơ quan,
đơn vị thuộc đối tượng nhận thông qua Hệ thống QLVBĐH;
b) Người được
giao xử lý chính có trách nhiệm theo dõi, xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị mình
gửi đi đối với các văn bản có nội dung yêu cầu báo cáo hoặc cung cấp thông tin
phải cập nhật, theo dõi, đôn đốc thường xuyên để đề xuất, báo cáo lãnh đạo cơ
quan, đơn vị kịp thời, xử lý đối với các trường hợp chậm trễ.
Điều 10. Quản lý, lưu trữ văn bản điện tử
Việc quản lý, lưu trữ văn bản
điện tử được thực hiện theo Quyết định số 26/2020/QĐ-UBND ngày 02 tháng 12 năm
2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh
Cà Mau và các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
Chương III
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 11. Trách
nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Phối hợp với Sở Thông
tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực
hiện Quy chế này.
2. Phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng Hệ thống QLVBĐH của
các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Điều 12.
Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Bảo đảm Hệ
thống QLVBĐH kết nối, vận hành thông suốt giữa các cơ quan, đơn vị để gửi, nhận
văn bản điện tử; liên thông Hệ thống QLVBĐH của tỉnh với Hệ thống QLVBĐH các cơ
quan Trung ương và tỉnh, thành địa phương khác.
2. Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục văn bản điện tử
gửi kèm văn bản giấy đối với các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
trên địa bàn tỉnh.
3. Tham mưu, đề xuất các giải pháp an
toàn trong việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành
chính nhà nước; lưu trữ an toàn văn bản điện tử.
4. Khi xảy ra sự cố về an toàn
thông tin:
a) Tùy theo mức
độ sự cố, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn hoặc điều phối
lực lượng ứng cứu sự cố an toàn thông tin mạng để tham gia khắc phục sự cố;
b) Trường hợp
có sự cố nghiêm trọng vượt quá khả năng khắc phục, phải báo cáo ngay cho Bộ Thông
tin và Truyền thông.
5. Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc tập
huấn, nâng cấp, duy trì hoạt động Hệ thống QLVBĐH, thống nhất với Sở Tài chính
trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phân bổ kinh phí.
6. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan,
đơn vị có liên quan tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng Hệ thống
QLVBĐH của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.
7. Tổng hợp báo cáo việc triển khai thực hiện Quy chế này
theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tài chính
Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông cân đối nguồn kinh
phí trong dự toán ngân sách hàng năm, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt
kinh phí tập huấn, nâng cấp, duy trì hoạt động Hệ thống QLVBĐH của các cơ quan
trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Điều 14. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
1. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ đối với văn bản điện tử và tổ
chức quản lý, thu thập tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn để thực
hiện lưu trữ lịch sử.
2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai đào tạo, tập huấn
cho cán bộ văn thư, cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị về trao đổi,
sử dụng văn bản điện tử.
3. Phối hợp với
Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện
Quy chế này trên địa bàn tỉnh.
Điều 15.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc chỉ đạo ứng dụng
Hệ thống QLVBĐH vào xử lý công việc, sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản
giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; sử dụng chữ ký số trong
văn bản điện tử theo quy định.
2. Bảo đảm điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận
văn bản điện tử theo Quy chế này. Điều kiện tối thiểu về hạ tầng công nghệ
thông tin phải bảo đảm gồm: máy vi tính, máy quét, mạng nội bộ (LAN) có kết nối
Internet, chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho cơ quan, tổ chức và cá nhân
là lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
3. Thực hiện quét
và diệt vi rút, mã độc cho các văn bản điện tử trước khi phát hành. Bảo đảm các
văn bản điện tử an toàn, không bị nhiễm vi rút hoặc chứa mã độc.
4. Khi xảy ra
sự cố về an toàn thông tin liên quan đến kết nối, liên thông Hệ thống QLVBĐH, báo ngay cho cán bộ chuyên trách hoặc
phụ trách công nghệ thông tin tại cơ quan, đơn vị hoặc Sở Thông tin và Truyền
thông để phối hợp xử lý.
5. Phân công cán bộ, công chức,
viên chức chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin quản trị Hệ thống
QLVBĐH.
Điều 16. Trách
nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
1. Sử dụng Hệ
thống QLVBĐH để giải quyết công việc được giao. Chịu trách nhiệm về việc xử lý
văn bản, nội dung thông tin của cá nhân trao đổi trên Hệ thống.
2. Tự bảo vệ
tài khoản của mình. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản phải thông báo
ngay cho cán bộ, công chức, viên chức chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ
thông tin của cơ quan, đơn vị để khắc phục.
3. Trong trường
hợp Hệ thống QLVBĐH tại cơ quan, đơn vị bị lỗi, không bảo đảm tính an toàn
thông tin của văn bản điện tử, cán bộ, công chức, viên chức chuyên trách hoặc
phụ trách công nghệ thông tin có trách nhiệm:
a) Thông báo
cho người sử dụng trong cơ quan, đơn vị biết về sự cố; phối hợp với Sở Thông
tin và Truyền thông tiến hành các biện pháp cần thiết nhằm nhanh chóng khắc phục,
giải quyết sự cố, phục hồi Hệ thống QLVBĐH;
b) Thông báo
cho Sở Thông tin và Truyền thông nếu có dấu hiệu không bảo đảm về an toàn thông
tin để có thông tin hướng dẫn, khắc phục sự cố.
Điều 17. Trách nhiệm triển khai thực hiện
1. Sở Thông tin và Truyền
thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực
hiện Quy chế này.
2. Trong quá trình triển khai
thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, bất cập, các cơ quan, đơn vị, tổ chức,
cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp,
báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.