|
BỘ TƯ PHÁP
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1818/QĐ-BTP
|
Hà Nội, ngày 28
tháng 8 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI
LAO ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP
BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP
Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày
13 tháng 11 năm 2008;
Căn cứ Luật Viên chức ngày 15
tháng 11 năm 2010;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức ngày 25 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 26 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12
tháng 6 năm 2018;
Căn cứ Nghị định số 96/2017/NĐ-CP
ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP
ngày 15 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công
chức;
Căn cứ Nghị định số 29/2012/NĐ-CP
ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên
chức;
Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV
ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống
kê và quản lý hồ sơ công chức; Thông tư số 06/2019/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm
2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số
11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế
độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức;
Căn cứ Thông tư số 07/2019/TT-BNV
ngày 01/6/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và
quản lý hồ sơ viên chức;
Căn cứ Thông tư số 09/2015/TT-BTP
ngày 26/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định phân cấp quản lý công chức,
viên chức, người lao động thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự và các cơ quan thi
hành án dân sự;
Căn cứ Quyết định số 333/QĐ-BTP
ngày 20 tháng 3 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế phân công,
phân cấp quản lý công chức và người lao động trong các đơn vị quản lý nhà nước
thuộc Bộ Tư pháp;
Căn cứ Quyết định số 518/QĐ-BTP
ngày 04 tháng 3 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế phân công,
phân cấp quản lý công chức, viên chức và người lao động trong các đơn vị sự
nghiệp;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ
chức cán bộ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý
hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay
thế Quyết định số 1052/QĐ-BTP ngày 06 tháng 5 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người
lao động của Bộ Tư pháp.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Thủ
trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3 (để t/hiện);
- Các Thứ trưởng (để biết);
- Lưu: VT, TCCB.
|
BỘ TRƯỞNG
Lê Thành Long
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1818/QĐ-BTP ngày 28 tháng 8 năm 2020 của Bộ
trưởng Bộ Tư pháp)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định nguyên tắc, chế độ quản lý hồ
sơ, thẩm quyền, trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp và cá
nhân trong việc tạo lập, quản lý, vận hành, khai thác hồ sơ giấy và hồ sơ điện
tử của công chức, viên chức và người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao
động theo quy định của Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ
về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà
nước, đơn vị sự nghiệp và Nghị định số 161/2018/NĐ-CP ngày 29/11/2018 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định về tuyển dụng công chức, viên chức, nâng
ngạch công chức, thăng hạng viên chức và thực hiện chế độ hợp đồng một số loại
công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập tại các
cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.
2. Công chức, viên chức, người lao động làm việc
theo chế độ hợp đồng lao động theo quy định của Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày
17/11/2000 của Chính phủ và Nghị định số 161/2018/NĐ-CP ngày 29/11/2018 của
Chính phủ tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp (sau đây gọi chung là công
chức, viên chức).
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Hồ sơ giấy của công chức, viên chức là
tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, viên chức, gồm:
nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế,
phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đinh và xã hội của công chức,
viên chức được cập nhật trong quá trình công tác kể từ khi được tuyển dụng, tiếp
nhận và được lưu trữ dưới dạng văn bản giấy, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng,
chứng chỉ và các văn bản, tài liệu có liên quan khác.
2. Hồ sơ điện tử của công chức, viên chức là
tài liệu điện tử được hình thành trên cơ sở số hóa hồ sơ giấy của công chức,
viên chức và được lưu trữ trên Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của công chức,
viên chức, người lao động của Bộ Tư pháp (sau đây gọi tắt là Phần mềm quản lý hồ
sơ).
3. Số hóa hồ sơ là việc nhập, quét (scan) dữ
liệu có sẵn trên hồ sơ giấy nhằm chuyển dữ liệu dạng văn bản giấy sang dạng
thông tin, văn bản điện tử và được lưu trữ trong hồ sơ điện tử của công chức,
viên chức trên Phần mềm quản lý hồ sơ.
4. Tài khoản người dùng là tên và mật khẩu để
đăng nhập vào Phần mềm quản lý hồ sơ.
5. Quản lý tài khoản người dùng là việc tạo
lập, cấp, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền truy cập vào Phần mềm quản lý hồ
sơ.
6. Quản lý hồ sơ điện tử là việc xây dựng, cập
nhật, sửa đổi nội dung, thay đổi trạng thái, khai thác hồ sơ điện tử của công
chức, viên chức.
7. Khai thác hồ sơ điện tử là việc thực hiện
các chức năng tra cứu, tìm kiếm, xem thông tin về công chức, viên chức hoặc tổng
hợp các tiêu chí thông tin, thống kê, báo cáo, xuất, in các kết quả thông tin của
hồ sơ điện tử.
8. Phê duyệt hồ sơ điện tử là việc thực hiện
xác thực thông tin hồ sơ điện tử trên Phần mềm quản lý hồ sơ.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý hồ
sơ công chức, viên chức
1. Bảo đảm sự quản lý thống nhất trong công tác quản
lý hồ sơ công chức, viên chức của Bộ Tư pháp.
2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức,
viên chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức, viên chức và được thực
hiện thống nhất, khoa học, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của từng công
chức, viên chức kể từ khi được tuyển dụng cho đến khi không còn làm việc tại
các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.
3. Hồ sơ công chức, viên chức được xây dựng, quản
lý, sử dụng, khai thác và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước
quy định; chỉ những người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công
chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ
sơ của công chức, viên chức.
4. Công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai đầy
đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những
thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp; những tài liệu do công chức,
viên chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức
xác minh, chứng nhận theo quy định.
5. Hồ sơ công chức, viên chức có thể được xây dựng,
lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử của
công chức, viên chức được lập và quản lý trên Phần mềm quản lý hồ sơ theo hướng
dẫn của Vụ Tổ chức cán bộ và Cục Công nghệ thông tin. Thông tin trong hồ sơ điện
tử phải thống nhất với hồ sơ giấy và có giá trị tương đương hồ sơ giấy.
Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Sử dụng thông tin hồ sơ công chức, viên chức vào
mục đích vụ lợi cá nhân, xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ làm ảnh hưởng hoặc
chống phá cơ quan nhà nước.
2. Cung cấp hoặc để lộ hồ sơ giấy, tài khoản người
dùng cho cá nhân, tổ chức khi không được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho
phép.
3. Truy cập trái phép vào Hệ thống quản lý hồ sơ điện
tử của công chức, viên chức, người lao động của Bộ Tư pháp. Khai thác hồ sơ điện
tử không đúng thẩm quyền hoặc khi chưa được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho
phép.
Chương II
THẨM QUYỀN, TRÁCH NHIỆM
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Điều 6. Thẩm quyền của Vụ trưởng
Vụ Tổ chức cán bộ
1. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ giúp Bộ trưởng quản
lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của:
a) Công chức của các Cục, Vụ, Văn phòng Bộ, Thanh
tra Bộ, Văn phòng Đảng - Đoàn thể.
b) Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự.
c) Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp thuộc Cục.
d) Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu đơn vị
sự nghiệp thuộc Bộ.
2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ được quyền khai thác
đối với hồ sơ điện tử của viên chức, người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng
lao động không thời hạn tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
Điều 7. Thẩm quyền của Tổng cục
trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự
Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự giúp Bộ
trưởng quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của công chức, viên chức từ Phó Tổng
cục trưởng trở xuống của Tổng cục Thi hành án dân sự; Cục trưởng, Phó Cục trưởng
Cục Thi hành án dân sự và công chức giữ ngạch chấp hành viên cao cấp và tương
tương thuộc Cục Thi hành án dân sự.
Chỉ đạo, hướng dẫn Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự
thực hiện quản lý hồ sơ đối với công chức, viên chức từ cấp Trưởng phòng trở xuống;
các công chức, viên chức giữ ngạch chấp hành viên trung cấp và tương đương trở
xuống thuộc đơn vị mình; hồ sơ công chức, viên chức của các Chi cục Thi hành án
dân sự trực thuộc.
Điều 8. Thẩm quyền của Cục trưởng
thuộc Bộ
Cục trưởng các Cục thuộc Bộ giúp Bộ trưởng quản lý
hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của viên chức của Cục.
Điều 9. Thẩm quyền của Thủ trưởng
đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ
Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ giúp Bộ trưởng
quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của viên chức, người lao động làm việc theo
chế độ hợp đồng lao động thuộc đơn vị mình (trừ đối tượng quy định tại điểm d
khoản 1 Điều 6 Quy chế này).
Điều 10. Thẩm quyền của Cục
trưởng Cục Công nghệ thông tin
Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin giúp Bộ trưởng
quản lý tài khoản người dùng trên Phần mềm quản lý hồ sơ của Bộ Tư pháp, đảm bảo
tuân thủ chặt chẽ các quy định về an ninh, an toàn bảo mật thông tin cơ sở dữ
liệu cán bộ, công chức, viên chức và các yêu cầu quy chuẩn kỹ thuật, liên thông
dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.
Chương III
CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẤY
CỦA CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Điều 11. Thành phần hồ sơ công
chức, viên chức
1. Thành phần hồ sơ giấy của công chức thực hiện
theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Thông tư số
11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ
báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức (sau đây gọi tắt là Thông tư số
11/2012/TT-BNV).
2. Thành phần hồ sơ giấy của viên chức thực hiện
theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 10 Thông tư số
07/2019/TT-BNV ngày 1/6/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo
cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức (sau đây gọi tắt là Thông tư số
07/2019/TT-BNV).
3. Đối với hồ sơ của người lao động làm việc theo
chế độ hợp đồng, lao động không xác định thời hạn, thành phần hồ sơ giấy được
thực hiện theo quy định tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này tùy thuộc vào tổ chức
của đơn vị sử dụng lao động (đơn vị hành chính hay đơn vị sự nghiệp) và không
phải lập Quyển "Lý lịch công chức, viên chức".
Điều 12. Biểu mẫu quản lý hồ
sơ công chức, viên chức
1. Biểu mẫu quản lý hồ sơ công chức được thực hiện
theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc
ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức, viên chức.
2. Biểu mẫu quản lý hồ sơ viên chức được thực hiện
theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.
Điều 13. Xây dựng, xác nhận hồ
sơ công chức, viên chức
1. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có quyết định
tuyển dụng lần đầu hoặc ký kết hợp đồng lao động, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ công chức, viên chức quy định tại các điều 6, 7, 8, 9 Quy chế này
có trách nhiệm hướng dẫn công chức, viên chức kê khai, hoàn chỉnh hồ sơ gốc
theo quy định tại Điều 11 Quy chế này; tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực
của các thông tin do công chức, viên chức tự kê khai; đối chiếu với hồ sơ tuyển
dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp. Trường hợp các
thành phần hồ sơ thống nhất thông tin thì xác nhận, đóng dấu và đưa vào quản
lý.
2. Trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc
không có hồ sơ gốc thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ công chức, viên chức được
thực hiện theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 4 Điều 9
Thông tư số 11/2012/TT-BNV; khoản 5 Điều 10 Thông tư số
07/2019/TT-BNV.
Điều 14. Chế độ bổ sung, sửa
chữa thông tin hồ sơ công chức, viên chức
1. Chế độ bổ sung hồ sơ công chức, viên chức
Định kỳ hàng năm, trước ngày 31/12 của năm hoặc
theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ hướng dẫn
công chức, viên chức kê khai bổ sung hồ sơ theo quy định tại khoản
1 Điều 11 Thông tư số 11/2012/TT-BNV; khoản 1 Điều 12 Thông
tư số 07/2019/TT-BNV.
2. Chế độ lập mới do hồ sơ công chức, viên chức bị
hư hỏng, thất lạc
Trường hợp phát hiện hồ sơ công chức, viên chức bị
hư hỏng, thất lạc, cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm
thông báo bằng văn bản cho cơ quan sử dụng công chức, viên chức để cơ quan sử dụng
công chức, viên chức hướng dẫn công chức, viên chức kê khai và hoàn thiện các
thành phần hồ sơ theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 1
Thông tư số 06/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Thông tư số 11/2012/TT-BNV (sau đây gọi tắt là Thông tư số
06/2019/TT-BNV) và khoản 3 Điều 12 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.
Kết quả thẩm tra, xác minh hồ sơ mới phải được lập
thành văn bản và báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức, viên chức
xem xét, quyết định.
Điều 15. Công tác chuyển giao,
tiếp nhận hồ sơ công chức, viên chức
1. Trường hợp tiếp nhận công chức, viên chức từ cơ
quan, đơn vị khác về, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định tiếp nhận,
Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ có trách nhiệm yêu cầu cơ quan, đơn vị đang quản
lý hồ sơ công chức, viên chức bàn giao đầy đủ hồ sơ công chức, viên chức đó.
2. Trường hợp công chức, viên chức được điều động,
luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, bổ nhiệm chức vụ, ngạch công chức, chức
danh nghề nghiệp làm thay đổi thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức giữa
các đơn vị thuộc Bộ, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định của cơ
quan có thẩm quyền, cơ quan đang quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách
nhiệm chuyển giao hồ sơ công chức, viên chức cho đơn vị mới có thẩm quyền quản
lý hồ sơ công chức, viên chức đó.
3. Trường hợp công chức, viên chức được biệt phái đến
cơ quan, đơn vị khác, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định biệt
phái, cơ quan đang quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm sao 01 bộ
hồ sơ của công chức, viên chức giao cho cơ quan, đơn vị mới có thẩm quyền quản
lý công chức, viên chức đó để theo dõi nếu có yêu cầu của cơ quan tiếp nhận
công chức, viên chức.
4. Trường hợp công chức, viên chức được thuyên chuyển
công tác đến cơ quan, đơn vị khác của nhà nước, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ
ngày có quyết định thuyên chuyển, cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức có
trách nhiệm chuyển giao hồ sơ công chức, viên chức cho cơ quan, đơn vị nơi công
chức, viên chức chuyển đến công tác.
5. Hồ sơ công chức, viên chức khi chuyển giao, tiếp
nhận đối với các trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này phải bảo
đảm các yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư số
11/2012/TT-BNV và khoản 2 Điều 13 Thông tư số
07/2019/TT-BNV.
6. Việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ công chức,
viên chức đối với trường hợp công chức, viên chức nghỉ hưu, chuyển công tác ra
khỏi cơ quan, đơn vị của nhà nước, thôi việc, bị kỷ luật buộc thôi việc, từ trần
được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 12 Thông tư số
11/2012/TT-BNV và khoản 3 Điều 13 Thông tư số
07/2019/TT-BNV.
Điều 16. Xác nhận, sao y bản
chính, sao lục tài liệu trong hồ sơ công chức, viên chức
1. Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện việc xác nhận lý lịch,
sao lục tài liệu hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của Vụ.
2. Văn phòng Bộ thực hiện sao y bản chính đối với
các tài liệu do Bộ Tư pháp ban hành đối với hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản
lý của Vụ Tổ chức cán bộ.
3. Thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ
viên chức thực hiện việc xác nhận lý lịch, sao y bản chính, sao lục tài liệu hồ
sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị theo quy định.
Điều 17. Nghiên cứu, sử dụng,
khai thác, lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức, viên chức
Việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác, lưu trữ, bảo
quản hồ sơ công chức, viên chức được thực hiện theo quy định tại Điều
13, Điều 14 Thông tư số 11/2012/TT-BNV và Điều 14, Điều 15
Thông tư số 07/2019/TT-BNV.
Điều 18. Chế độ báo cáo công
tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức
1. Chậm nhất vào ngày 31 tháng 01 hàng năm, đơn vị
có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm báo cáo công
tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức của năm trước liền kề của đơn vị gửi về
Vụ Tổ chức cán bộ để theo dõi, tổng hợp, báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định.
2. Nội dung báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức,
viên chức thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 15 Thông tư
số 11/2012/TT-BNV và khoản 2 Điều 16 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.
Chương IV
CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN
TỬ
Điều 19. Lập mới, cập nhật, sửa
chữa hồ sơ điện tử công chức, viên chức
1. Lập mới hồ sơ điện tử công chức, viên chức
Trong vòng 15 ngày, kể từ ngày hồ sơ giấy của công
chức, viên chức được xác nhận theo quy định tại Điều 13 Quy chế này, đơn vị quản
lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm tạo lập, cập nhật thông tin trong
hồ sơ của công chức, viên chức vào Phần mềm quản lý hồ sơ của Bộ Tư pháp. Việc
tạo lập, cập nhật hồ sơ điện tử bao gồm điền đầy đủ thông tin vào các trường dữ
liệu của Phần mềm quản lý hồ sơ và số hóa đảm bảo thống nhất định dạng kỹ thuật;
giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc; sắp xếp theo trình tự khoa học; phản ánh đầy
đủ, chính xác thông tin của hồ sơ giấy; bảo mật; có khả năng truy cập, khai
thác cùng các trường thông tin khác của hồ sơ điện tử.
2. Cập nhật hồ sơ điện tử công chức, viên chức
a) Đối với thông tin thay đổi trên cơ sở giấy tờ do
cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài ban hành như các quyết định
về đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng lương, nhận xét
đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, kết luận về những vấn đề liên quan đến cá nhân
và gia đình công chức, viên chức thì cơ quan quản lý hồ sơ điện tử có trách nhiệm
cập nhật thông tin vào hồ sơ điện tử của người đó trong vòng 15 ngày, kể từ
ngày tiếp nhận tài liệu.
b) Các thông tin về thi đua, khen thưởng ở mức cao
(danh hiệu thi đua từ Chiến sỹ thi đua cấp bộ ngành trở lên; hình thức khen thưởng
từ Bằng khen Bộ trưởng trở lên) của công chức, viên chức thì Vụ Thi đua - Khen
thưởng chịu trách nhiệm cập nhật trên phần mềm thi đua-khen thưởng trong vòng
15 ngày kể từ ngày ban hành văn bản, quyết định.
c) Đối với thông tin thay đổi từ phía cá nhân công
chức, viên chức bao gồm lý lịch, quan hệ xã hội, quan hệ gia đình, tài sản, thu
nhập thì công chức, viên chức có trách nhiệm cung cấp cho cơ quan quản lý hồ sơ
để cập nhật và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, nhất quán của thông
tin do mình cung cấp. Việc cập nhật được thực hiện trong vòng 15 ngày kể từ
ngày cơ quan quản lý hồ sơ nhận được thông tin do công chức, viên chức cung cấp.
3. Sửa chữa hồ sơ điện tử công chức, viên chức
Trường hợp phát hiện thông tin trong hồ sơ điện tử
không thống nhất với hồ sơ giấy thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức
phải cập nhật, bổ sung, sửa chữa theo hồ sơ giấy và rà soát, kiểm tra, phê duyệt
trước khi sử dụng.
Điều 20. Phê duyệt hồ sơ điện
tử của công chức, viên chức
Hồ sơ điện tử của công chức, viên chức sau khi được
lập, cập nhật phải được rà soát, kiểm tra và phê duyệt bằng chữ kỹ số trên Phần
mềm quản lý hồ sơ theo thẩm quyền đã được quy định tại các Điều 6, 7, 8, 9 của
Quy chế này.
Điều 21. Khai thác hồ sơ điện
tử của công chức, viên chức
Cơ quan quản lý công chức, viên chức, cơ quan sử dụng
công chức, viên chức và cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức được nghiên
cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ điện tử của công chức, viên chức để phục vụ yêu
cầu công tác cán bộ. Yêu cầu khai thác hồ sơ điện tử phải được sự đồng ý của Thủ
trưởng cơ quan quản lý hồ sơ.
Điều 22. Lưu trữ
1. Hồ sơ điện tử được lưu trữ trên Phần mềm quản lý
hồ sơ, máy chủ đặt tại Trung tâm dữ liệu điện tử của Bộ Tư pháp, dữ liệu điện tử
được sao lưu hàng ngày để phục vụ các yêu cầu của công tác cán bộ và thực hiện
chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức.
2. Việc lưu trữ phải tuân thủ nghiêm các quy định của
pháp luật về bí mật thông tin cá nhân, an toàn an ninh mạng.
Điều 23. Chuyển, tiếp nhận hồ
sơ điện tử
1. Trường hợp công chức, viên chức được bổ nhiệm,
điều động, luân chuyển, chuyển đổi công tác đến cơ quan, đơn vị khác thuộc Bộ
mà dẫn tới việc thay đổi về thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức thì
cùng với việc chuyển giao hồ sơ giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Quy chế
này, cơ quan đang quản lý hồ sơ công chức, viên chức có văn bản gửi Cục Công
nghệ thông tin đề nghị chuyển giao quyền truy cập tài khoản hồ sơ điện tử của
công chức, viên chức sang cơ quan, đơn vị mới có thẩm quyền quản lý.
2. Trường hợp tiếp nhận công chức, viên chức từ cơ
quan ngoài Bộ Tư pháp thì trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận chuyển giao hồ
sơ giấy, cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ điện
tử của công chức, viên chức, phê duyệt, lưu trữ trên Phần mềm quản lý hồ sơ.
3. Trường hợp công chức, viên chức được biệt phái;
thuyên chuyển đến cơ quan, đơn vị khác của nhà nước; nghỉ hưu; chuyển công tác
ra khỏi cơ quan, đơn vị của nhà nước; thôi việc; bị kỷ luật buộc thôi việc; chết
thì hồ sơ điện tử của công chức, viên chức đó vẫn được lưu trữ trên Phần mềm quản
lý hồ sơ.
Chương V
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC TỔ
CHỨC, CÁ NHÂN TRONG THỰC HIỆN QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Điều 24. Trách nhiệm của Vụ Tổ
chức cán bộ
1. Tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện quản
lý hồ sơ công chức, viên chức theo quy định của Thông tư số 11/2012/TT-BNV và
Thông tư số 07/2019/TT-BNV , Quy chế này và các văn bản quy phạm pháp luật khác
có liên quan.
2. Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành, hoàn thiện
các quy định của Bộ Tư pháp về quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động
và tổ chức thực hiện.
3. Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thuộc Bộ
trong việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ công chức, viên chức. Tham
mưu với Bộ trưởng xem xét, xử lý kỷ luật cơ quan, đơn vị và cá nhân có sai phạm
trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ công chức.
4. Tổng hợp nhu cầu, đề xuất với các cơ quan chức
năng hoặc chủ trì phối hợp với cơ quan chức năng, cơ quan chuyên môn tổ chức bồi
dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử cho các đơn vị thuộc Bộ.
5. Chủ trì phối hợp với Cục Công nghệ thông tin tổ
chức xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về công chức, viên chức trên Phần mềm quản
lý hồ sơ. Tổ chức thực hiện việc quản lý hồ sơ điện tử của công chức, viên chức
của Bộ.
6. Thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo về
công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo quy định Thông tư số
11/2012/TT-BNV và Thông tư số 07/2019/TT-BNV .
Điều 25. Trách nhiệm của Cục
Công nghệ thông tin
1. Tham mưu giúp Bộ trưởng trong việc đảm bảo cơ sở
vật chất, trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật để vận hành ổn định, thông suốt, an
toàn Phần mềm quản lý hồ sơ của Bộ Tư pháp và đáp ứng các yêu cầu quy chuẩn kỹ
thuật của cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.
2. Chủ động phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và các
cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức để tham mưu, đề xuất với Lãnh đạo Bộ
các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài khoản người dùng, đảm bảo
tuân thủ chặt chẽ quy định về an ninh, an toàn bảo mật thông tin cơ sở dữ liệu
về cán bộ, công chức, viên chức và đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu đổi mới,
tăng cường quản lý công chức, viên chức của Đảng, Chính phủ và của Bộ Tư pháp,
góp phần phát huy tối đa hiệu quả khai thác hồ sơ công chức, viên chức trong hệ
thống Phần mềm quản lý hồ sơ, hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ giấy
truyền thống.
3. Thực hiện việc quản lý tài khoản người dùng kịp
thời, chặt chẽ, thuận lợi theo thẩm quyền được giao. Thực hiện cấp, hạn chế, mở
rộng hoặc hủy bỏ quyền truy cập vào Phần mềm quản lý hồ sơ trên cơ sở đề nghị bằng
văn bản của cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức.
4. Phân công công chức, viên chức có năng lực,
trình độ, phẩm chất phù hợp thực hiện công tác quản lý tài khoản người dùng.
Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các cá nhân được giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý
tài khoản người dùng tuân thủ chặt chẽ quy định của Quy chế này và quy định của
pháp luật về an toàn, bảo mật thông tin, an ninh mạng.
5. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ
cho công chức, viên chức làm công tác quản lý hồ sơ điện tử, quản lý tài khoản
người dùng để đảm bảo việc vận hành Phần mềm quản lý hồ sơ của Bộ Tư pháp được
an toàn, thông suốt.
6. Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ trong việc thực
hiện chế độ thông tin, báo cáo về công tác quản lý hồ sơ của Bộ Tư pháp.
Điều 26. Trách nhiệm của Thủ
trưởng đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức
1. Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo quy định
của Quy chế này.
2. Phân công, bố trí công chức, viên chức phù hợp trực
tiếp thực hiện quản lý hồ sơ công chức, viên chức. Tạo điều kiện thuận lợi về
trang bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức,
viên chức.
3. Tổ chức cho công chức, viên chức kê khai, thẩm
tra, xác minh và xác nhận hồ sơ công chức, viên chức theo quy định của pháp luật
và Quy chế này. Định kỳ chỉ đạo rà soát để loại bỏ những tài liệu thừa, trùng lặp,
không có nội dung liên quan trong hồ sơ; kịp thời phát hiện tài liệu bị hư hỏng,
thất lạc, sai sót và báo cáo cấp có thẩm quyền để bổ sung, sửa chữa theo quy định.
4. Thông báo cho công chức, viên chức biết kết luận
thẩm tra, xác minh về các dữ liệu trong hồ sơ do công chức, viên chức tự khai
trong trường hợp thông tin không thống nhất hoặc không chính xác.
5. Xử lý kỷ luật hoặc phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ
trong việc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật đối với tổ chức
hoặc cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và khai thác hồ sơ công chức,
viên chức.
6. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp
vụ về công tác quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử công chức, viên chức của cơ
quan cấp trên.
7. Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 31 tháng 1
năm sau hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền báo cáo tình hình
quản lý hồ sơ công chức, viên chức của năm trước theo quy định của Thông tư số
11/2012/TT-BNV và Thông tư số 07/2019/TT-BNV gửi về Bộ (qua Vụ Tổ chức cán bộ)
để theo dõi, tổng hợp, báo cáo Bộ Nội vụ.
8. Phối hợp chặt chẽ với Vụ Tổ chức cán bộ, Cục
Công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo đúng
phạm vi thẩm quyền được giao trong Quy chế này.
Điều 27. Trách nhiệm của Thủ
trưởng đơn vị thuộc Bộ trực tiếp quản lý, sử dụng công chức, viên chức
1. Tổ chức để công chức, viên chức thực hiện chế độ
kê khai, bổ sung các tài liệu trong thành phần hồ sơ theo quy định và theo yêu
cầu của cơ quan có thẩm quyền.
2. Giao nộp hoặc yêu cầu công chức, viên chức của
đơn vị giao nộp đầy đủ, kịp thời các văn bản thuộc thành phần hồ sơ cho đơn vị
có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức để lưu trữ và thực hiện các chế
độ, chính sách đối với công chức, viên chức theo quy định.
3. Tích cực phối hợp với cơ quan quản lý hồ sơ công
chức, viên chức khi có yêu cầu.
Điều 28. Trách nhiệm của công
chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý tài khoản người dùng, quản lý hồ
sơ công chức, viên chức
1. Công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản
lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ
công chức, viên chức theo quy định tại Điều 20 Thông tư số
11/2012/TT-BNV và Điều 20 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.
2. Công chức, viên chức được giao nhiệm vụ quản lý,
khai thác hồ sơ điện tử, quản lý tài khoản người dùng có trách nhiệm bảo đảm bí
mật, an toàn thông tin hồ sơ điện tử và tài khoản người dùng. Không tiết lộ,
cung cấp thông tin hồ sơ, thông tin tài khoản người dùng nếu không được sự đồng
ý của người có thẩm quyền bằng văn bản. Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị về việc cập nhật, quản lý, khai thác hồ sơ điện tử và độ mật của
Phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức.
Điều 29. Trách nhiệm của công
chức, viên chức đối với hồ sơ cá nhân
1. Công chức, viên chức có trách nhiệm đối với hồ
sơ cá nhân theo quy định tại Điều 21 Thông tư số 11/2012/TT-BNV
và Điều 21 Thông tư số 07/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
2. Công chức, viên chức muốn khai thác hồ sơ điện tử
cá nhân phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ và phải bảo đảm
bí mật thông tin tài khoản được cấp, sử dụng tài khoản đúng mục đích, đúng thẩm
quyền.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 30. Trách nhiệm triển
khai thực hiện Quy chế
1. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm giúp
Bộ trưởng tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong các đơn vị thuộc Bộ Tư
pháp; hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các đơn vị trong việc thực hiện Quy chế; định
kỳ hàng năm, báo cáo Bộ trưởng về tình hình, kết quả thực hiện Quy chế; đề xuất
việc sửa đổi, bổ sung, thay thế Quy chế cho phù hợp với các quy định mới của
pháp luật có liên quan và yêu cầu thực tiễn.
2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm phổ
biến công khai Quy chế này đến công chức, viên chức của đơn vị và tổ chức thực
hiện.
Điều 31. Tổ chức bàn giao hồ
sơ công chức, viên chức để thực hiện quản lý theo Quy chế này
1. Thủ trưởng các đơn vị đang thực hiện quản lý hồ
sơ công chức, viên chức có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ công chức, viên chức đối
với các hồ sơ không thuộc thẩm quyền đơn vị quản lý kể từ thời điểm Quy chế này
có hiệu lực thi hành cho các đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên
chức quy định tại Chương II Quy chế này.
Thời hạn bàn giao hồ sơ là 02 tháng kể từ ngày Quy
chế này có hiệu lực thi hành. Việc bàn giao phải được lập thành biên bản có chữ
ký đầy đủ của người giao, người nhận và Thủ trưởng đơn vị giao, đơn vị nhận hồ
sơ.
2. Thủ trưởng các đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ
sơ công chức, viên chức có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị có liên quan nhận
bàn giao hồ sơ công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý hồ sơ của đơn vị
mình theo quy định tại khoản 1 Điều này.
Điều 32. Khen thưởng và xử lý
vi phạm
1. Đơn vị, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện
Quy chế này được khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua - khen thưởng.
2. Đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế
này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp
luật.
Điều 33. Điều khoản thi hành
Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế
Quy chế Quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp được
ban hành kèm theo Quyết định số 1052 /QĐ-BTP ngày 06 tháng 5 năm 2013 của Bộ
trưởng Bộ Tư pháp.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề khó khăn,
vướng mắc, đề nghị Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ phản ánh về Vụ Tổ chức cán bộ
để nghiên cứu, xử lý hoặc báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định./.