|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1333/QĐ-BHXH
|
Hà Nội, ngày 25
tháng 09 năm 2023
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH SỐ HÓA HỒ SƠ, GIẤY TỜ THỦ TỤC
HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Nghị định số
89/2020/NĐ-CP ngày 04/8/2020 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số
61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa,
một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Nghị định số
107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực
hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Nghị định số
45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành
chính trên môi trường điện tử;
Căn cứ Quyết định số
468/QĐ-TTg ngày 27 tháng 3 năm 2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Đổi
mới việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục
hành chính”;
Căn cứ Thông tư số 01/2023/TT-VPCP
ngày 05 tháng 4 năm 2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện
pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực
hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
Căn cứ Công văn số
9318/VPCP-KSTT ngày 21 tháng 12 năm 2021 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn số
hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
Theo đề nghị của Chánh Văn
phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình số hóa hồ sơ,
giấy tờ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành Bảo hiểm xã hội
Việt Nam.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Giao
Trung tâm Công nghệ thông tin phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai hoàn
thiện các chức năng của phần mềm Tiếp nhận và quản lý hồ sơ đáp ứng việc thực
hiện quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ; kết nối, liên thông với các phần mềm nghiệp
vụ để đảm bảo việc tiếp nhận, luân chuyển và giải quyết, trả kết quả hồ sơ trên
môi trường mạng; Hoàn thành trong quý II/2024.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Giám đốc Trung
tâm Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt
Nam, Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ (để b/c);
- Tổng Giám đốc (để b/c);
- Các Phó Tổng Giám đốc;
- Lưu: VT, VP.
|
TỔNG GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thế Mạnh
|
QUY TRÌNH SỐ HÓA HỒ SƠ, GIẤY TỜ
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT
NAM
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 1333/QĐ-BHXH ngày 25 tháng 9 năm 2023 của Tổng Giám
đốc BHXH Việt Nam)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Văn bản này hướng dẫn nội dung
và các bước thực hiện trong Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính
thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Công chức, viên chức và người
lao động được phân công trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết, trả kết quả
giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành Bảo hiểm xã
hội Việt Nam tại cơ quan BHXH cấp tỉnh, BHXH cấp huyện.
2. Các cá nhân, tổ chức có liên
quan trong thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công của ngành BHXH Việt Nam.
Điều 3.
Các chữ viết tắt và giải thích từ ngữ
1. Các chữ viết tắt, viết rút gọn
- BHXH: Bảo hiểm xã hội;
- TTHC: Thủ tục hành chính;
- Phần mềm TNHS: Phần mềm Tiếp
nhận và Quản lý hồ sơ của ngành BHXH Việt Nam;
- Viên chức TNHS: người được
phân công làm công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả TTHC tại bộ phận tiếp nhận
hồ sơ và trả kết quả TTHC của BHXH cấp huyện, BHXH cấp tỉnh;
- Viên chức giải quyết TTHC:
người thuộc Phòng/bộ phận nghiệp vụ được phân công giải quyết TTHC;
2. Giải thích từ ngữ
a) Số hóa hồ sơ, kết quả giải
quyết TTHC là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong
thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC sang dữ liệu điện tử.
b) Nhận dạng ký tự quang học
(tiếng Anh là Optical Character Recognition, viết tắt là OCR) là công nghệ giúp
chuyển đổi một hình ảnh văn bản thành định dạng văn bản hoặc ngôn ngữ thiết bị
điện tử có thể đọc, lưu trữ.
c) Hệ thống thông tin giải quyết
TTHC của ngành BHXH Việt Nam là Hệ thống tiếp nhận, giải quyết, theo dõi, đánh
giá chất lượng TTHC, cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuộc thẩm quyền giải quyết
của BHXH Việt Nam, bao gồm 2 hợp phần: Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam và Hệ thống
thông tin Một cửa điện tử BHXH Việt Nam.
Điều 4. Các
giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa
1. Giấy tờ là thành phần hồ sơ
mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện TTHC, bao gồm các loại sau:
a) Thành phần hồ sơ là kết quả
giải quyết của TTHC trước đó;
b) Thành phần hồ sơ phải số hóa
theo quy định của pháp luật về lĩnh vực BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
và các quy định liên quan;
c) Thành phần hồ sơ cần số hóa
theo yêu cầu quản lý của BHXH Việt Nam: thực hiện theo Quyết định ban hành danh
mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam thực hiện
số hóa;
d) Thành phần hồ sơ không thuộc
loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu
của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện TTHC.
Các giấy tờ tại điểm a, b nêu
trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được
cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử
có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết TTHC. Các giấy tờ tại điểm
c khoản này thực hiện theo danh mục và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.
2. Kết quả thẩm tra, xác minh,
trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết TTHC
(nếu là bản giấy), trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Điều 5. Các
giấy tờ, tài liệu không thuộc phạm vi thực hiện số hóa
1. Đã được các cơ sở dữ liệu quốc
gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin
giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp
lý;
2. Các giấy tờ là thành phần hồ
sơ giải quyết TTHC là bản giấy được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có
chứng thực trừ các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản
lý của BHXH Việt Nam quy định tại điểm c khoản 1 Điều 4 hoặc
bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định;
3. Các giấy tờ, tài liệu chỉ
yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ TTHC;
4. Các giấy tờ, tài liệu mật
theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Người
có trách nhiệm thực hiện số hóa và các yêu cầu đối với việc số hóa hồ sơ, giấy
tờ thủ tục hành chính
1. Người có trách nhiệm thực hiện
số hóa bao gồm:
a) Công chức, viên chức, người
lao động được giao thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả hồ sơ
TTHC.
b) Nhân viên của doanh nghiệp
cung ứng bưu chính và các trường hợp khác được giao đảm nhận việc số hóa hồ sơ,
giấy tờ theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 1 Nghị định số
107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện
cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC.
2. Các yêu cầu đối với việc số
hóa
a) Quá trình số hóa phải bảo đảm
tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính
hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.
b) Quá trình số hóa phải bảo đảm
các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền,
lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
c) Dữ liệu điện tử của giấy tờ
phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết TTHC khác có
liên quan.
Chương II
QUY TRÌNH SỐ HÓA
Điều 7. Quy
trình số hóa
Thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 4 năm 2023 của
Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa
hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính
trên môi trường điện tử, quy trình số hóa được thực hiện qua các bước:
1. Sao chụp giấy tờ, chuyển
sang bản điện tử.
2. Bóc tách dữ liệu.
3. Cấp mã kết quả số hóa.
4. Lưu kết quả số hóa.
Điều 8. Sao
chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử
Thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP:
1. Người thực hiện số hóa sao
chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được
cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu. Việc
ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp,
vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.
2. Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm
các yêu cầu sau:
a) Xác thực số lượng hồ sơ gốc
theo số lượng bản sao chụp để đảm bảo tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;
b) Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản,
các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;
c) Số lượng ảnh ở bản sao chụp
phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;
d) Đối với trang có gắn giấy
ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản
đã bỏ giấy ghi chú;
đ) Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu
trong quá trình chuyển giao xử lý;
e) Thông số kỹ thuật bản sao chụp
phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ
quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu
trữ điện tử.
Điều 9. Bóc
tách dữ liệu của giấy tờ
Thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP:
1. Việc bóc tách dữ liệu được
thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học; trường hợp
không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì viên chức tự nhập dữ
liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy. Việc bóc tách dữ liệu phải bảo đảm
tối đa các thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết TTHC đáp ứng yêu cầu quản
lý và khai thác, sử dụng.
2. Dữ liệu được bóc tách bao gồm
tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:
a) Mã loại giấy tờ;
b) Số định danh cá nhân/Mã định
danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của cá nhân, tổ
chức).
Trường hợp giấy tờ không có
thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày,
tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay
thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;
c) Tên giấy tờ;
d) Số, ký hiệu giấy tờ;
đ) Ngày, tháng, năm cấp;
e) Cơ quan cấp giấy tờ;
g) Trích yếu nội dung chính của
giấy tờ;
h) Thời hạn có hiệu lực (nếu
có);
i) Phạm vi có hiệu lực (nếu
có);
k) Các thông tin, dữ liệu khác
theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
l) Thời gian thực hiện bóc tách
dữ liệu.
3. Trường hợp số hóa giấy tờ được
nêu tại khoản 1, 2 Điều 4, nếu hồ sơ bảo đảm tính chính xác,
đầy đủ, hợp pháp theo quy định, người có trách nhiệm giải quyết TTHC thực hiện
bóc tách dữ liệu từ bản điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu
sau khi được bóc tách.
4. Khi TTHC được xác định giải
quyết thành công, kết quả giải quyết TTHC, bản sao chụp từng thành phần giấy tờ
và dữ liệu đặc tả được ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy
sang văn bản điện tử tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Điều 10. Cấp
mã kết quả số hóa
Thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP:
1. Kết quả số hóa của giấy tờ
được lưu theo mã số có cấu trúc sau: <mã định danh của tổ chức, cá
nhân>.<mã loại giấy tờ>.<số, ký hiệu giấy tờ>.
2. Đối với giấy tờ là kết quả
giải quyết TTHC thì mã loại giấy tờ là mã kết quả giải quyết TTHC của BHXH Việt
Nam thực hiện theo Quyết định số 2268/QĐ-BHXH ngày 06/9/2022 của BHXH Việt Nam.
Trường hợp không có mã định
danh của tổ chức, cá nhân thì để trống và bổ sung dữ liệu đặc tả được nêu tại điểm b khoản 2 Điều 9.
3. Đối với các giấy tờ khác
không phải là kết quả giải quyết TTHC thì ghi theo cấu trúc: <mã định
danh của tổ chức, cá nhân>.<mã số thủ tục hành chính>.<mã loại giấy
tờ theo quy định của BHXH Việt Nam >.<số, ký hiệu giấy tờ>
Điều 11.
Lưu kết quả số hóa
Thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP:
1. Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ
được người có trách nhiệm giải quyết TTHC cập nhật, lưu trữ trên Hệ thống thông
tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam.
2. Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ
có đầy đủ thông tin mã định danh của tổ chức, cá nhân thì được tổ chức và hiển
thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông
tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam.
3. Sau khi kết quả số hóa giấy
tờ đã được ký số cơ quan, lưu theo quy định tại khoản 1 Điều này và có giá trị
pháp lý thì các dữ liệu đặc tả đã được bóc tách của giấy tờ có giá trị sử dụng
như các thông tin trong giấy tờ được số hóa.
4. Các thành phần hồ sơ TTHC dạng
giấy sau khi số hóa được chuyển cho Phòng, bộ phận nghiệp vụ giải quyết cùng dữ
liệu trên phần mềm để đảm bảo tập hợp thành một bộ hồ sơ đầy đủ. Sau khi được
giải quyết, thực hiện chuyển về bộ phận lưu trữ theo quy định của pháp luật về
lưu trữ và quy định của BHXH Việt Nam. Hồ sơ giấy có giá trị xác minh cao nhất
trong trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp.
5. Thời hạn lưu trữ điện tử đối
với hồ sơ TTHC điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và
pháp luật chuyên ngành.
Điều 12. Kết
quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử
Thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP:
1. Kết quả giải quyết TTHC bản
điện tử phải bảo đảm thể thức theo quy định của pháp luật chuyên ngành hoặc được
chuyển từ bản giấy sang bản điện tử theo quy định tại Điều 25,
26, 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về
công tác văn thư.
2. Kết quả giải quyết TTHC bản
điện tử phải được xử lý để bảo đảm đầy đủ các dữ liệu đặc tả được nêu tại khoản 2 Điều 9 Quyết định này và quy định về lưu trữ thông điệp
điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
3. Kết quả giải quyết TTHC bản
điện tử được lưu vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Ngành BHXH Việt
Nam.
Điều 13.
Nhiệm vụ của viên chức trong thực hiện quy trình số hóa
1. Bước 1: Viên chức
TNHS tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ TTHC theo hình thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ
bưu chính.
2. Bước 2. Kiểm tra
thông tin tài khoản số của cá nhân, tổ chức
a) Đối với cá nhân nộp hồ sơ,
giấy tờ trực tiếp
- Viên chức TNHS kiểm tra sự tồn
tại tài khoản số của cá nhân trên Hệ thống https://quantri.dichvucong.gov.vn/.
Trường hợp đã có tài khoản, thông báo cho cá nhân và không thực hiện tạo mới; nếu
chưa có, viên chức hướng dẫn công dân đăng ký tài khoản cá nhân hoặc thực hiện
quy trình tạo tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia nếu công dân có nhu cầu
tạo tài khoản theo hướng dẫn tại Phụ lục I kèm theo Công văn số 1996/BHXH-VP
ngày 22/7/2022 của BHXH Việt Nam.
- Trường hợp người dân không có
nhu cầu thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ, scan, ký số và chuyển các bộ phận nghiệp
vụ theo quy định hiện hành.
b) Đối với hồ sơ của tổ chức:
Viên chức TNHS kiểm tra mã số đơn vị của tổ chức trên Phần mềm TNHS và tiếp nhận
hồ sơ theo mã số của đơn vị. Nếu đơn vị chưa có tài khoản giao dịch điện tử về
BHXH, hướng dẫn đơn vị thực hiện đăng ký tài khoản giao dịch điện tử theo quy định.
3. Bước 3. Thực hiện số hóa
hồ sơ, giấy tờ
a) Viên chức TNHS kiểm tra các
thành phần hồ sơ theo quy định của TTHC. Nếu đáp ứng yêu cầu, thực hiện nhập và
đối chiếu các thông tin cơ bản về hồ sơ trên Phần mềm TNHS (gồm các thông tin:
họ và tên (cá nhân), tên tổ chức, số tài khoản giao dịch của cá nhân, tổ chức,
tên TTHC …).
b) Căn cứ vào TTHC mà cá nhân,
tổ chức cần giải quyết; trên cơ sở chia sẻ dữ liệu của các phần mềm nghiệp vụ
liên quan, viên chức TNHS kiểm tra tính chính xác các thành phần hồ sơ đã lưu
hoặc được tích hợp, đồng bộ trong hồ sơ TTHC của cá nhân, tổ chức từ trong Kho
dữ liệu của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của ngành
BHXH Việt Nam hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Trường hợp thành phần hồ sơ
chưa có dữ liệu điện tử
+ Viên chức TNHS thực hiện tiếp
nhận hồ sơ giấy; phân loại hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc
thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa;
+ Thực hiện scan từng thành phần
hồ sơ, giấy tờ trên phần mềm TNHS và chuyển thành tệp tin (file) trên hệ thống
thông tin bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác các nội dung theo bản giấy
(mỗi thành phần hồ sơ là 1 file riêng biệt); Ký số trên mỗi file tài liệu đã được
scan trên phần mềm TNHS (ký vào góc trên cùng bên trái trang đầu tiên của tài
liệu).
+ Trường hợp hồ sơ, giấy tờ dễ
hỏng mà có thể gặp rủi ro trong quá trình số hóa, viên chức TNHS phối hợp với
viên chức làm công tác văn thư của đơn vị thực hiện thủ tục sao y bản chính
theo cách thức sao y hồ sơ giấy nếu hồ sơ là bản chính được tổ chức cung cấp
theo quy định; sau đó thực hiện scan bản giấy đã sao y, scan bản chính (nếu có
thể thực hiện được) vào hệ thống phần mềm. Lưu ý: đối với hồ sơ quan trọng
nhưng dễ hỏng và có thể gặp rủi ro trong quá trình số hóa, báo cáo xin ý kiến
lãnh đạo đơn vị về việc không thực hiện số hóa.
- Trường hợp thành phần hồ sơ
đã có dữ liệu điện tử, tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp
lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đã có dữ liệu điện tử. Viên chức TNHS có thể khai
thác thông tin từ các nguồn sau:
+ Khai thác từ Hệ thống thông
tin giải quyết TTHC, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền, phạm
vi quản lý của BHXH Việt Nam.
+ Khai thác từ các hệ thống
thông tin, cơ sở dữ liệu có kết nối song phương với Hệ thống thông tin giải quyết
TTHC của ngành BHXH Việt Nam;
+ Khai thác từ dữ liệu được
chia sẻ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Nếu trong quá trình TNHS và thực
hiện khai thác, phát hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất
với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các nguồn trên thì thực hiện
tiếp nhận hồ sơ giấy; việc điều chỉnh, sửa đổi thông tin thực hiện theo quy định
của pháp luật chuyên ngành.
4. Bước 4. Giải quyết TTHC
a) Viên chức giải quyết TTHC
truy cập vào phần mềm TNHS để tiếp nhận hồ sơ; kiểm tra thông tin và xét duyệt
hồ sơ trên phần mềm nghiệp vụ theo quy định; thực hiện việc bóc tách dữ liệu
theo quy định tại Điều 9 (sau khi phần mềm được hoàn thiện
chức năng).
- Trường hợp hồ sơ không đạt
yêu cầu: Thông báo cho cá nhân, tổ chức theo quy định.
- Trong trường hợp phải thẩm
tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ thì
kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan liên quan phải được
viên chức giải quyết TTHC số hóa thành dữ liệu điện tử để lưu vào phần mềm TNHS
đồng thời cập nhật vào bộ hồ sơ để trình lãnh đạo. Trường hợp, qua kiểm tra
thông tin, thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến của cơ quan, đơn vị có liên quan chưa
đủ điều kiện giải quyết thì thực hiện trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn
bản và nêu rõ lý để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa.
b) Kết quả giải quyết TTHC
trình cấp có thẩm quyền được ký số, phát hành theo quy định để có thể trả cả bản
giấy và bản điện tử cho tổ chức, cá nhân, trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung
cấp bản kết quả giải quyết điện tử hoặc cá nhân, tổ chức chỉ yêu cầu cung cấp bản
điện tử.
c) Kết quả giải quyết TTHC được
đưa vào Kho dữ liệu hồ sơ TTHC của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống thông tin giải
quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam. Hệ thống này được kết nối, tích hợp, chia sẻ
dữ liệu kết quả giải quyết TTHC trên Cổng dịch vụ công quốc gia, tạo thuận lợi
cho quá trình số hóa, lưu trữ, tái sử dụng kết quả số hóa.
5. Bước 5: Trả kết quả giải
quyết TTHC
a) Kết quả giải quyết TTHC điện
tử được gắn mã theo quy định và lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
của ngành BHXH Việt Nam. Kết quả giải quyết điện tử được trả cho cá nhân, tổ chức
qua tài khoản của cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch
vụ của ngành BHXH Việt Nam, trừ trường hợp TTHC yêu cầu tổ chức, cá nhân nhận kết
quả trực tiếp.
b) Kết quả giải quyết TTHC bản giấy
được trả cho cá nhân, tổ chức theo hình thức đã đăng ký trừ trường hợp TTHC chỉ
quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử cho cá nhân, tổ chức.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14. Tổ
chức thực hiện
1. Trung tâm Công nghệ thông
tin
a) Chủ trì, phối hợp với các
đơn vị liên quan triển khai nâng cấp, mở rộng phần mềm giao dịch BHXH điện tử;
ưu tiên hoàn thiện các chức năng của phần mềm TNHS đáp ứng việc thực hiện quy
trình số hóa hồ sơ, giấy tờ; kết nối, liên thông với các phần mềm nghiệp vụ để
đảm bảo việc tiếp nhận, luân chuyển và giải quyết hồ sơ trên môi trường mạng.
b) Tổ chức thực hiện kết nối,
chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam
với Cổng dịch vụ công quốc gia. Hoàn thiện Kho dữ liệu của cá nhân, tổ chức
trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC ngành BHXH Việt Nam theo quy định.
c) Đảm bảo thông số kỹ thuật bản
sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ quy định tại điểm e, khoản 2, Điều 8 Quy trình
này.
d) Phối hợp với các đơn vị nghiệp
vụ ban hành văn bản hướng dẫn kỹ thuật việc bóc tách dữ liệu trong thời gian
chưa sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học.
2. Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt
Nam
a) Chủ trì, phối hợp với các
đơn vị liên quan tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện Quy trình
này.
b) Chủ
trì phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin và các đơn vị liên quan ban hành
Danh mục thành phần hồ sơ thực hiện số hóa; Danh mục mã kết quả giải quyết
TTHC; Danh mục mã loại giấy tờ theo quy định của BHXH Việt Nam.
c) Phối hợp với Trung tâm Công
nghệ thông tin và các đơn vị liên quan thực hiện nâng cấp, mở rộng phần mềm
giao dịch BHXH điện tử.
3. Các đơn vị: Ban Thực hiện
chính sách BHXH, Ban Thực hiện chính sách BHYT, Ban Quản lý Thu - Sổ, thẻ, Vụ
Tài chính - Kế toán
Nghiên cứu, đề xuất các trường
thông tin cần thiết cần bóc tách đối với mỗi loại giấy tờ, hồ sơ cụ thể trong
quá trình xử lý hồ sơ giải quyết TTHC. Phối hợp với Văn phòng và Trung tâm Công
nghệ thông tin trong việc hoàn thiện phần mềm đảm bảo cho việc thực hiện số
hóa.
4. Giám đốc BHXH tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương
a) Phổ biến, quán triệt các nội
dung tại Quy trình này đến toàn thể công chức, viên chức và người lao động của
đơn vị.
b) Tập trung chỉ đạo Văn phòng,
các Phòng nghiệp vụ, BHXH cấp huyện và các bộ phận liên quan tổ chức triển khai
công tác số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC tại địa phương đạt hiệu quả. Đào tạo, bồi
dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ viên chức trong công tác tiếp nhận
hồ sơ, giải quyết TTHC gắn với việc ứng dụng công nghệ thông tin để đáp ứng yêu
cầu nhiệm vụ.
Điều 15.
Điều khoản chuyển tiếp
1. Trong thời gian thực hiện
nâng cấp, mở rộng phần mềm giao dịch BHXH điện tử, BHXH các tỉnh, thành phố thực
hiện việc số hóa thành phần hồ sơ bằng hình thức scan và ký số; cấp mã hồ sơ
TTHC và lưu trữ toàn bộ hồ sơ theo mã số hồ sơ đang sử dụng; Kết quả giải quyết
điện tử được trả cho cá nhân, tổ chức qua địa chỉ thư điện tử hoặc tài khoản
giao dịch của cá nhân, tổ chức và lưu trữ trên Phần mềm TNHS.
2. Trong quá trình thực hiện
Quy trình, BHXH tỉnh, thành phố và các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam kịp thời
phản ánh những vướng mắc, bất cập hoặc đề xuất giải pháp, gửi về BHXH Việt Nam
(qua Văn phòng BHXH Việt Nam) để tổng hợp, báo cáo Tổng Giám đốc xem xét, quyết
định./.