|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
12/2020/QĐ-UBND
|
Hà Nội, ngày 12
tháng 6 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ
QUAN, TỔ CHỨC THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày
19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11
năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6
năm 2006;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng
4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ;
Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng
9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về
chữ ký số và dịch vụ chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng
7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các
cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01
tháng 4 năm 2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật
quốc gia về cấu trúc mã định danh và các định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết
nối các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành”;
Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19
tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số
cho văn bản trong cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình
số 1438/TTr-SNV ngày 29 tháng 5 năm 2020 về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử
lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành
phố Hà Nội.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý,
phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố
Hà Nội.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế
Quyết định số 57/2013/QĐ-UBND ngày 17 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân
thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện
tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thuộc thành phố Hà Nội.
Điều 3. Chánh Văn phòng HĐND Thành phố; Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân Thành phố; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành thuộc UBND
Thành phố; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã; Chủ tịch UBND các xã, phường,
thị trấn và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- Cục kiểm tra văn bản QPPL, Bộ Tư pháp;
- Thường trực Thành ủy;
- Thường trực HĐND TP;
- Chủ tịch UBND Thành phố;
- Các Phó Chủ tịch UBND Thành phố;
- Cổng giao tiếp điện tử Hà Nội;
- Trung tâm Tin học, Công báo Thành phố;
- Lưu: VT, QLCTTĐT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Đức Chung
|
QUY CHẾ
TIẾP
NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12 tháng 6 năm 2020 của
Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về việc tiếp nhận, xử lý,
phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố
Hà Nội.
2. Quy chế này không áp dụng đối với việc tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước
theo quy định của pháp luật.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà
nước và doanh nghiệp nhà nước thuộc thành phố Hà Nội (sau đây gọi chung là cơ
quan, tổ chức).
2. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các cơ quan, tổ chức không thuộc khoản
1 Điều này căn cứ quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật có
liên quan để áp dụng cho phù hợp.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. “Bên gửi” là cơ quan, tổ chức phát hành văn bản
điện tử.
2. “Bên nhận” là cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản
điện tử.
3. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt
bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
4. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong
quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
5. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành
trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực
do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
6. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp
dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức,
kỹ thuật, định dạng theo quy định.
7. “Gửi, nhận văn bản điện tử” là việc cơ quan
trong hệ thống hành chính nhà nước gửi, nhận văn bản điện tử qua các Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với nhau bằng các giải
pháp kỹ thuật, công nghệ.
8. “Hồ sơ điện tử” là tập hợp các tài liệu điện tử
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có
đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
9. “Lập hồ sơ điện tử” là việc áp dụng công nghệ
thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
10. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy
hoặc ký số trên văn bản điện tử.
11. “Chữ ký số của cơ quan, tổ chức” là chữ ký số
được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ quan, tổ chức
theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
12. “Chữ ký số của người có thẩm quyền” là chữ ký số
được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm
quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
13. “Hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử Thành phố”
là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được xây dựng, triển khai phục vụ kết nối,
liên thông gửi, nhận văn bản điện tử giữa Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
của các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố và kết nối Trục liên thông văn bản quốc
gia để gửi, nhận văn bản điện tử với các bộ, ngành, địa phương.
14. “Hệ thống quản lý văn bản và điều hành” là hệ
thống thông tin được xây dựng với chức năng chính là hỗ trợ việc tin học hóa
công tác quản lý, xử lý văn bản và hồ sơ công việc của các cơ quan, tổ chức và
theo dõi tình hình xử lý công việc trong cơ quan trên môi trường mạng (sau đây
gọi chung là Hệ thống).
Điều 4. Giá trị pháp lý của văn
bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền
và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý
như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy
đủ các quy định của pháp luật.
3. Văn bản điện tử không thuộc khoản 1 Điều này được
gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo,
không thay thế cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
Điều 5. Nguyên tắc tiếp nhận, xử
lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử
1. Việc tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử phải
thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch
điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
2. Tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành
và giải quyết của các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố được phát hành, tiếp nhận,
xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ các trường hợp Bên gửi và
Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông
tin, giải pháp kết nối, liên thông để nhận, gửi văn bản điện tử,
3. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử,
nếu văn bản điện tử đó không đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận
và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi cho
Bên gửi được biết thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc Hệ thống
gửi, nhận văn bản điện tử Thành phố.
Điều 6. Yêu cầu tiếp nhận, xử
lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phải được đảm bảo tính xác thực
về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình phát
hành, tiếp nhận, xử lý và lưu trữ.
2. Văn bản điện tử phải được phát hành ngay trong
ngày văn bản đó được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp
lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).
Văn bản điện tử đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đặt chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi
ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp
nhận.
3. Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự
động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử
thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016
của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm
2020 của Chính phủ về công tác văn thư; hình thức dấu, chữ ký số của người có
thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều
18 Quy chế này; về định dạng theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT
ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành
Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà
nước.
5. Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục
VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác
văn thư và các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 7. Thời điểm gửi, nhận văn
bản điện tử
1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới Bên nhận
là thời điểm văn bản điện tử đó được văn thư bên gửi phát hành trên phần mềm quản
lý văn bản và có hồi báo văn bản gửi thành công,
2. Thời điểm nhận một văn bản điện tử là thời điểm
văn bản điện tử được nhập vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành mà Bên nhận
có thể truy cập và sử dụng văn bản điện tử từ thời điểm đó hoặc được Bên nhận
xác nhận.
Điều 8. Kiểm tra, bảo đảm và
duy trì tính toàn vẹn của văn bản điện tử
1. Tính toàn vẹn của văn bản điện tử là khi nội
dung của văn bản điện tử chưa bị thay đổi.
2. Văn bản điện tử được kiểm tra tính toàn vẹn dựa
trên các thông tin cơ bản sau đây:
a) Thể thức văn bản bao gồm: Tên loại và trích yếu
nội dung của văn bản; số, ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản;
b) Thông tin Bên gửi và Bên nhận văn bản điện tử;
c) Thời gian văn bản điện tử được chính thức phát
hành, hoặc thời gian gửi, nhận văn bản điện tử;
d) Cấu trúc tệp dữ liệu chứa văn bản điện tử;
đ) Chữ ký số của Bên gửi trong trường hợp có sử dụng
chữ ký số.
Điều 9. Các loại văn bản điện tử
và đầu mối phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử
1. Danh mục văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy
a) Văn bản quy phạm pháp luật: Nghị quyết của HĐND
Thành phố, cấp huyện, cấp xã; Quyết định của UBND Thành phố, cấp huyện, cấp xã;
b) Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), Quyết
định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình,
Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Công điện, Giấy
ủy quyền, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo.
2. Đầu mối của cơ quan, tổ chức phát hành, tiếp nhận
văn bản điện tử
a) Văn phòng HĐND Thành phố tiếp nhận, phát hành
văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của HĐND Thành phố;
b) Văn phòng UBND Thành phố tiếp nhận, phát hành
văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND Thành phố;
c) Văn phòng hoặc Phòng Hành chính các cơ quan, tổ
chức tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của
Thủ trưởng các cơ quan đó;
d) Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện tiếp nhận, phát
hành văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện;
đ) Công chức Văn phòng Thống kê UBND cấp xã tiếp nhận,
phát hành văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND cấp xã.
Chương II
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 10. Tiếp nhận văn bản điện
tử đến
1. Khi tiếp nhận văn bản điện tử, Bên nhận phải kiểm
tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành.
2. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy
định tại khoản 1 Điều này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản
phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ
quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
3. Sau khi tiếp nhận văn bản điện tử, Bên nhận gửi
phản hồi trạng thái tiếp nhận xử lý văn bản điện tử cho Bên gửi ngay trong ngày
qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho Bên gửi về việc đã nhận văn bản.
4. Đối với văn bản điện tử có thông báo thu hồi:
Khi nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ
văn bản điện tử được thu hồi đó trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng
thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết.
Điều 11. Đăng ký, số hóa văn bản
đến
1. Đăng ký văn bản điện tử đến
Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến Văn thư
cơ quan đăng ký vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp cần thiết,
Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại khoản 2 Điều này.
Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành các trường
thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác
văn thư. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Hàng tháng phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký
văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa
a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên
bản 1.4 trở lên;
b) Ảnh màu;
c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
d) Tỷ lệ số hóa: 100%.
Điều 12. Trình, chuyển giao
văn bản điện tử trên Hệ thống quản lỷ văn bản và điều hành
1. Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người
có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Người có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành và cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản;
thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.
2. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy
thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm
quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 13. Giải quyết văn bản điện
tử đến trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.
2. Khi nhận được văn bản đến trên Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết
văn bản đến theo thời hạn quy định. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị
hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp giải quyết.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
Chương III
SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 14. Soạn thảo, kiểm tra nội
dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục
đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc
người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo
văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ
khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo
văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; chuyển bản thảo văn bản,
tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và cập nhật
các thông tin cần thiết.
3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản,
người có thẩm quyền cho ý kiến trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, chuyển
lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển
cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu
trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản
trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 15. Đăng ký văn bản đi
1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác
các thông tin cần thiết của văn bản đi.
2. Văn thư cơ quan: Cấp số, ngày, tháng, năm vào dự
thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
3. Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành. Hàng tháng phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo
mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
Điều 16. Phát hành và theo dõi
việc chuyển phát văn bản điện tử đi
1. Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền
phê duyệt, ký ban hành, ký số theo đúng quy định pháp luật được phát hành đến Bên
nhận thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
2. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội
dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản
đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành
phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của
người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người
có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản
giấy và phát hành văn bản.
4. Trường hợp cần phát hành văn bản số hóa từ văn bản
giấy: Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Quy chế này; ký số của cơ quan, tổ chức theo
quy định tại Điều 18 Quy chế này và phát hành văn bản số
hóa.
5. Đối tượng nhận văn bản giấy
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện
hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử;
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản
giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
Điều 17. Lưu văn bản điện tử
1. Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trong Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành.
2. Cơ quan, tổ chức có Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định của pháp luật
có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành thay cho văn bản giấy.
3. Cơ quan, tổ chức có Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành chưa đáp ứng được việc chuyển giao văn bản điện tử thì Văn thư cơ quan tạo
bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Quy chế
này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
Điều 18. Hình thức dấu, chữ ký
số người có thẩm quyền, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản điện tử
1. Chữ ký số của người có thẩm quyền
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền
là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng
Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt;
b) Vị trí: Đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ
tên người ký.
2. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản văn bản điện tử
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức
là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ,
kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt,
trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái;
b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm
theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội
dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực
hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản
điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm
theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản
kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển
thị.
Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký
(ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được
trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ
10, màu đen.
c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình
bày tại ô số 8 Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Điều 19. Quản lý và sử dụng
thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác
văn thư
1. Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư được thực hiện theo
quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ
Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ quan
nhà nước.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan,
tổ chức theo quy định.
3. Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ
quan, tổ chức phải được giao bằng văn bản cho Văn thư cơ quan quản lý và trực
tiếp sử dụng.
4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng
thư số của cơ quan, tổ chức theo quy định. Không giao thiết bị lưu khóa bí mật
và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền;
b) Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành;
c) Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản
do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và
văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
5. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết
bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
Chương IV
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ
SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 20. Yêu cầu tạo lập hồ sơ
điện tử
1. Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ
sơ.
2. Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu
trong hồ sơ.
3. Được bảo đảm an toàn trong Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành.
Điều 21. Tạo lập hồ sơ điện tử
1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm
vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến
và các tài liệu liên quan khác như: Ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải
trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập
nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp phát sinh hồ sơ
không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết
công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành sau khi được phê duyệt.
2. Mã hồ sơ gồm:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập Danh mục hồ
sơ
Mã định danh của cơ quan, tổ chức quy định tại
Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ Thông tin và Truyền
thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng
dữ liệu gói tin phục vụ kết nối Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định
danh của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo Quyết định số 4235/QĐ-UBND ngày
20 tháng 8 năm 2018 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Mã định danh các
cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội phục vụ kết nối các Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành.
b) Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác
định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu
chấm.
Ví dụ 1: 000.00.01.H56 .2011.01.TH, là Hồ sơ số 01
nhóm Tổng hợp, năm 2011 của Văn phòng UBND Thành phố. Trong đó: 000.00.01.H56
là mã định danh của Văn phòng UBND Thành phố; 2011 là năm hình thành hồ sơ;
01.TH là số ký hiệu hồ sơ.
3. Khi công việc hoàn thành, người lập hồ sơ có
trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành các thông tin
còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Điều 22. Nộp lưu, quản lý hồ
sơ và hủy tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ
cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc
căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử
và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành.
3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ
sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa
hồ sơ về chế độ quản lý “hồ sơ lưu trữ điện tử” trên Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành.
Chương V
HẠ TẦNG KỸ THUẬT VÀ CÔNG
NGHỆ
Điều 23. Bảo đảm hạ tầng kỹ
thuật và giải pháp kết nối
1. Hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử Thành phố được
kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia qua Mạng số liệu
chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước (Mạng số liệu chuyên dùng cấp I); kết
nối, liên thông với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, tổ
chức trong Thành phố qua hạ tầng chia sẻ, tích hợp dùng chung Thành phố.
2. Hạ tầng kỹ thuật hệ thống quản lý văn bản và điều
hành của các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố phải đảm bảo kết nối ổn định,
thông suốt, an toàn thông tin với Hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử Thành phố.
3. Các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố phải đảm bảo
giải pháp kết nối, liên thông Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của đơn vị
mình với Hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử Thành phố thông qua định dạng dữ liệu
gói tin theo hướng dẫn của UBND Thành phố và phản hồi trạng thái xử lý văn bản
theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ
tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước.
Điều 24. Bảo đảm an toàn thông
tin
1. Đơn vị quản lý Hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử
Thành phố, các đơn vị quản lý Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại các cơ
quan, tổ chức thuộc Thành phố phải xác định, phê duyệt cấp độ và tổ chức phương
án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho các hệ thống thông tin thuộc phạm
vi đơn vị quản lý theo quy định của pháp luật.
2. Việc kết nối giữa Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành của các cơ quan, tổ chức với Hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử Thành phố
phải được mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn về an toàn thông tin theo Thông tư số
39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông về
việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin
trong cơ quan nhà nước.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 25. Trách nhiệm của Văn
phòng UBND Thành phố
1. Văn phòng UBND Thành phố là đầu mối gửi, nhận
văn bản điện tử của UBND Thành phố, Chủ tịch UBND Thành phố trên Trục liên
thông văn bản quốc gia.
2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có
liên quan xây dựng, quản lý, vận hành Hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử Thành
phố và Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tập trung của Thành phố.
3. Hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng chứng thư số
trong việc gửi, nhận văn bản điện tử cho các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố;
định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành để gửi, nhận văn bản điện tử.
4. Nâng cấp triển khai hệ thống Quản lý văn bản và điều
hành Thành phố tập trung, hình thành cơ sở dữ liệu hành chính.
5. Nâng cấp, kết nối, liên thông hệ thống Quản lý
văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản quốc gia; thống nhất liên
thông 3 cấp của Thành phố với tích hợp chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ.
Điều 26. Trách nhiệm của Sở Nội
vụ
1. Triển khai, tổ chức thực hiện, kiểm tra, hướng dẫn
Quy chế này tại các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố. Đưa tiêu chí triển khai
tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử là một trong các tiêu
chí đánh giá mức độ cải cách hành chính và bình xét thi đua, khen thưởng của
các cơ quan, tổ chức hàng năm.
2. Hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày và lưu trữ
văn bản điện tử và các nội dung khác liên quan theo chức năng, nhiệm vụ được
giao.
3. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức để
đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
điện tử cho đội ngũ công chức, viên chức làm việc tại các cơ quan, tổ chức.
4. Hàng năm tổ chức tổng kết, đánh giá, báo cáo
UBND Thành phố; đề xuất khen thưởng các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt Quy chế
này, lập danh sách các cơ quan, tổ chức chưa thực hiện nghiêm túc Quy chế này
báo cáo UBND Thành phố xử lý theo quy định.
Điều 27. Trách nhiệm của Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì tham mưu, hướng dẫn thực hiện triển khai
áp dụng cấp mã định danh cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội theo hướng dẫn
của Chính phủ.
2. Quản lý hạ tầng kỹ thuật (hệ thống mạng, phương
tiện liên thông, kết nối, phương tiện bảo mật...) đảm bảo an ninh, an toàn
trong quá trình thực hiện.
3. Đề xuất giải pháp, tham mưu ban hành các chính
sách, quy định, nhầm tăng cường công tác an toàn, an ninh thông tin trong việc
trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử; thường xuyên tập huấn, hướng dẫn thực
hiện công tác bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
4. Đưa nội dung triển khai sử dụng văn bản điện tử
và ứng dụng chứng thư số vào hoạt động đánh giá, xếp hạng mức độ ứng dụng công
nghệ thông tin của các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố.
Điều 28. Trách nhiệm của Sở
Tài chính
1. Bố trí kinh phí kịp thời trong kế hoạch ngân
sách hàng năm để bảo đảm duy trì, phát triển vận hành Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành trong các cơ quan, tổ chức.
2. Phối hợp với Sở Nội vụ và Sở Thông tin và Truyền
thông tham mưu, đề xuất UBND Thành phố phê duyệt kinh phí cho các hoạt động
liên quan đến công tác quản lý, sử dụng văn bản điện tử.
Điều 29. Trách nhiệm của các
cơ quan, tổ chức
1. Tổ chức quán triệt và triển khai đầy đủ các nội
dung tại Quy chế này để tăng cường trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong nội
bộ cơ quan.
2. Triển khai và sử dụng có hiệu quả Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành, chứng thư số được cấp để bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ,
xử lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan và tổ chức, cá
nhân được thống nhất, toàn diện.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục
văn bản điện tử không gửi bản giấy; Danh mục văn bản đến cần phải số hóa; Ban
hành quy định về trao đổi, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trong nội
bộ cơ quan tương ứng với hệ thống thông tin đang được sử dụng.
4. Người đứng đầu cơ quan tổ, chức chỉ đạo việc quản
lý, định kỳ sao lưu văn bản điện tử và phải bảo đảm an ninh, an toàn thông tin
trong quá trình thực hiện.
5. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp với các
hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm khuyến khích tổ chức, cá nhân tăng cường sử dụng
văn bản điện tử trong việc trao đổi, giao dịch với cơ quan, tổ chức, đặc biệt
là thực hiện các dịch vụ công trực tuyến.
6. Đảm bảo các điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ
cho việc trao đổi, xử lý và sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan; triển
khai các biện pháp tổ chức, quản lý và xử lý kỹ thuật để đảm bảo an toàn, an
ninh và bảo vệ bí mật thông tin trong cơ quan.
7. Từng bước triển khai số hóa các văn bản, tài liệu
lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán
bộ, công chức, viên chức qua mạng.
8. Hàng năm, lập dự toán và đề xuất bố trí kinh phí
để phục vụ việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và tổ chức,
đơn vị trực thuộc.
9. Định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất) báo cáo kết quả
thực hiện Quy chế này về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND Thành phố.
10. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
thu hồi tài khoản, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu liên quan đến việc sử dụng
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan khi có sự luân chuyển công
tác, thôi việc.
Điều 30. Trách nhiệm của cán bộ,
công chức, viên chức, lao động hợp đồng
1. Sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
trong xử lý công việc được giao.
2. Thay đổi mật khẩu được cấp và bảo vệ mật khẩu sử
dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
3. Quản lý và lưu trữ các văn bản điện tử của cá
nhân theo quy định.
4. Chịu trách nhiệm về việc xử lý văn bản, nội dung
thông tin của cá nhân trao đổi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
5. Không truy nhập vào tài khoản của người khác và
không cung cấp tài khoản cá nhân cho người khác để cập nhật văn bản, xử lý văn
bản. Không được sử dụng các công cụ tin học khác nhằm mục đích phá hoại hoạt động
của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
6. Bảo mật tài khoản chữ ký số của mình trong thời
gian công tác. Trước khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ, phải thực hiện bàn
giao tài khoản sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định.
7. Chịu trách nhiệm về những hậu quả gây ra do quản
lý, sử dụng không đúng theo quy định.
Điều 31. Trách nhiệm của công
chức chuyên trách công nghệ thông tin
1. Quản trị Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của
cơ quan, tổ chức, kịp thời báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình hoạt
động của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các vấn đề mới phát sinh.
2. Thiết lập, cung cấp, quản lý tài khoản theo đề
nghị của đơn vị, phòng ban quản lý về nhân sự của cơ quan, tổ chức và hướng dẫn
sử dụng cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức theo quy định.
3. Rà soát, cập nhật và tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan, tổ chức các biện pháp đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin trên Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành theo hướng dẫn của cơ quan chủ trì triển khai hệ thống
quản lý văn bản và điều hành và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Chương VII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 32. Trách nhiệm thi hành
Chánh Văn phòng HĐND Thành phố; Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân Thành phố; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành thuộc
UBND Thành phố; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã; Chủ tịch UBND các xã,
phường, thị trấn và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quy chế này./.