|
ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN 12
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 236/KH-UBND-VP
|
Quận
12, ngày 26 tháng 9 năm 2012
|
KẾ HOẠCH
TRIỂN
KHAI, VẬN HÀNH CHỨC NĂNG GỬI NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Căn cứ Chỉ thị số 15/2012/CT-TTg ngày
22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong
hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 23/2011/TT-BTTTT
ngày 11/8/2012 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc quản lý, vận
hành, sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng
của các cơ quan Đảng, Nhà nước;
Căn cứ văn bản số 139/VTLTNN-TTTH
ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ hướng dẫn quản
lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
Thực hiện Công văn số 4465/UBND-TTTH
ngày 04/9/2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về vận hành chức
năng gửi nhận văn bản điện tử và Kế hoạch số 7049/KH-VP ngày 10/9/2012 của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố về triển khai, vận
hành chức năng gửi nhận văn bản điện tử giữa Văn phòng Ủy
ban nhân dân thành phố với các sở - ngành, Ủy ban nhân dân quận - huyện và các
doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Ủy ban nhân dân
quận xây dựng kế hoạch thực hiện với những nội dung như sau:
1. Mục đích, yêu
cầu:
- Nhằm giảm văn bản giấy, tiết kiệm
chi phí, thời gian, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành và
phục vụ công tác trong hoạt động của các cơ quan nhà nước,
chuyển dần từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm
việc qua mạng với văn bản điện tử và tiến tới xây dựng chữ ký số.
- Từng bước áp dụng việc tiếp nhận,
phát hành, sử dụng văn bản, tài liệu của các cơ quan nhà nước trên môi trường
mạng, tiến tới ứng dụng, lưu trữ việc số hóa các tài liệu, văn bản hành chính
Nhà nước.
2. Phạm vi áp
dụng:
- Các đơn vị tham gia gửi nhận văn
bản điện tử với Ủy ban nhân dân quận (thông qua Văn phòng Ủy ban nhân dân
quận): các phòng, ban, ngành quận, Ủy ban nhân dân 11 phường.
- Các văn bản điện tử gửi nhận qua
mạng tin học phải là những văn bản: Không thuộc văn bản mật; văn bản các đơn vị
tham mưu Ủy ban nhân dân quận trình Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết; văn
bản hành chính có nội dung đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo của Thường trực Ủy ban
nhân dân quận hoặc các dự thảo văn bản, các phụ lục kèm theo để Thường trực Ủy
ban nhân dân quận phê duyệt. Nếu hồ sơ
không kèm văn bản điện tử coi như không đảm bảo thủ
tục hành chính, bộ phận văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân quận sẽ không tiếp nhận
văn bản giấy. Đối với các văn bản khác do đơn vị phát
hành gửi về Ủy ban nhân dân, Văn phòng
Ủy ban nhân dân quận, các đơn vị có thể không đính kèm
file nhưng vẫn phải nhập đầy đủ thông tin theo quy định
(số ký hiệu, trích yếu văn bản, ngày
tháng ban hành văn bản,...).
3. Nội dung thực
hiện:
a/ Đối với các phòng, ban, ngành
quận, Ủy ban nhân dân 11 phường:
- Các đơn vị tham gia sử dụng bằng
cách dùng trình duyệt web truy cập vào phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công
việc theo địa chỉ: http://10.188.172.6/eDMS
- Vào chức năng “Văn bản đi” hoặc
“Văn bản nội bộ”, thực hiện điền các thông số theo quy định và đính kèm văn bản
điện tử gửi về Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, (thông qua đ/c Phan Thị Hồng
Diễm).
Lưu ý: Để
đảm bảo tính đồng bộ và dễ sử dụng, yêu cầu các đơn vị gửi văn
bản điện tử sử dụng word, excel 2003 (không sử dụng phiên bản 2007).
- Quán triệt đến cán bộ, công chức
đơn vị mình tăng cường xử lý công việc trên mạng máy tính; thường xuyên kiểm
tra hộp thư Văn bản đến để xử lý kịp thời.
b/ Đối với Văn phòng Ủy ban nhân
dân quận:
- Thực hiện gửi nhận văn bản điện tử
của Ủy ban nhân dân quận với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà
nước thành phố theo địa chỉ http://10.188.254.103.
- Đối với văn bản điện tử các đơn vị
thuộc quận gửi đến Văn phòng Ủy ban nhân dân quận thông qua phần mềm Quản lý
văn bản và Hồ sơ công việc thì sẽ được chuyển đến “Văn bản đến”, từ đó văn thư
sẽ vào hộp thư văn bản đến để chuyển xử lý. Khi phát hành
văn bản đi, văn bản điện tử sẽ được chuyển đến hộp thư “Văn bản đến” của các
đơn vị liên quan.
- Đối với những văn bản trình Thường
trực Ủy ban nhân dân quận ký, chuyên viên tổ Tổng hợp - Văn phòng Ủy ban nhân
dân quận sẽ thực hiện thẩm định, đề xuất chỉnh sửa (nếu có) và gửi lại đơn vị
tham mưu.
- Đảm bảo đường truyền mạng nội bộ
thông suốt để các đơn vị vận hành phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc.
Trong quá trình vận hành, nếu cần hỗ trợ thì liên hệ với tổ Tin học - Văn phòng
Ủy ban nhân dân quận qua số điện thoại: (08) 3715.6168.
- Tổng hợp tình hình vận hành, báo cáo Ủy ban nhân dân quận qua 01 tháng sử dụng và báo cáo
định kỳ 03 tháng.
4. Thời gian
thực hiện:
- Các phòng, ban quận, Ủy ban nhân
dân 11 phường thực hiện vận hành gửi nhận văn bản điệu tử qua phần mềm Quản lý
văn bản và Hồ sơ công việc kể từ ngày 01/10/2012.
- Báo cáo tình hình qua 01 tháng vận
hành: 01/11/2012.
- Văn phòng Ủy ban nhân dân quận phối
hợp Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thành phố triển khai đường
truyền mạng nội bộ và phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đến đơn vị
ngoài trụ sở Ủy ban nhân dân quận: từ ngày 01/10 đến 30/10/2012.
- Các đơn vị ngoài trụ sở Ủy ban nhân
dân quận triển khai vận hành gửi nhận văn bản điện tử qua phần mềm Quản lý văn
bản và Hồ sơ công việc kể từ ngày 01/11/2012.
5. Tổ chức thực hiện:
- Các phòng, ban, ngành quận,
Ủy ban nhân dân 11 phường quán triệt đến cán bộ, công chức, đặc biệt là bộ phận
văn thư của đơn vị khi phát hành văn bản trình Ủy ban nhân dân quận thi đồng
thời gửi văn bản điện tử qua phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đến
Văn phòng Ủy ban nhân dân quận.
- Văn phòng Ủy ban nhân dân quận:
thực hiện gửi nhận văn bản điện tử của Ủy ban nhân dân quận trình Ủy ban nhân
dân thành phố, văn bản của các đơn vị trình Ủy ban nhân dân quận; đảm bảo hệ
thống vận hành ổn định, hỗ trợ, hướng dẫn các đơn vị thực hiện; báo cáo tình
hình vận hành cho Ủy ban nhân dân quận.
Trên đây là Kế hoạch triển khai, vận
hành chức năng gửi nhận văn bản điện tử, đề nghị các đơn vị thực hiện theo đúng
nội dung kế hoạch này./.
|
Nơi nhận:
- TT Quận ủy;
- TT.UBND/Q (CT, PCT);
- VP.UBND/Q (CVP, PVP);
- Các phòng, ban, ngành quận;
- UBND 11 phường;
- Lưu: VT, G.
|
CHỦ
TỊCH
Trần Ngọc Hổ
|