|
THỦ
TƯỚNG CHÍNH PHỦ
******
|
VIỆT
NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
|
Số:
274-TTg
|
Hà
Nội, ngày 24 tháng 06 năm 1957
|
THÔNG TƯ
VỀ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CÁC BỘ
THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
Kính
gửi: Các vị Bộ trưởng và Thứ trưởng
Ngày 17 tháng 05 năm 1957 Thủ
tướng phủ đã ra Nghị định số 209-TTg quy định lại nhiệm vụ của Văn phòng các Bộ.
Theo hướng kiện toàn các cơ quan
của Chính phủ, những nhiệm vụ mới giao cho Văn phòng Bộ nhằm đáp ứng vào mấy
yêu cầu cấp bách hiện nay đề ra cho công tác của Văn phòng Bộ là:
- Giúp Bộ trưởng trong việc tổng
hợp tình hình công tác của Bộ gồm toàn thể các mặt để khỏi sót việc lớn và làm
được việc đôn đốc điều hòa phối hợp chung.
- Giúp Bộ trưởng trong việc thực
hiện sự tập thể chỉ đạo của Bộ.
- Giúp Bộ trưởng trong việc bảo
đảm sự tôn trọng những nguyên tắc tổ chức chính quyền trong mọi hoạt động của Bộ,
xây dựng nền nếp làm việc chính quy của cơ quan Nhà nước.
Thông tư này giải thích và quy định
các chi tiết thi hành việc chỉnh đốn Văn phòng của Bộ theo hướng mà Nghị định
đã đề ra.
I. NHIỆM VỤ CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ
Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ đã được
quy định cụ thể trong Nghị định. Có mấy điểm cần nói rõ thêm như sau:
1) Nhiệm vụ chính của Chánh văn
phòng Bộ là tổng hợp tình hình. Chánh văn phòng Bộ có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng
trong các việc tổng hợp tình hình công tác của Bộ về mọi mặt để đề xuất những vấn
đề về đường lối chung; điều hòa, phối hợp công tác của các ngành thuộc Bộ.
2) Chánh văn phòng Bộ giúp Bộ
trưởng làm những công việc cần thiết về Hội đồng Chính phủ. Trước khi họp Hội đồng
Chính phủ, Chánh văn phòng Bộ có nhiệm vụ liên lạc với các cơ quan trực thuộc Bộ
để lấy các báo cáo và tài liệu về tình hình công tác của Bộ và chuẩn bị mọi tài
liệu cần thiết cho Bộ trưởng đi họp.
3) Chánh văn phòng Bộ cũng là
người sẽ giúp Bộ trưởng thực hiện chương trình sinh hoạt của Bộ. Chánh văn
phòng Bộ có nhiệm vụ triệu tập hội nghị Giám đốc (1), chuyển đạt các nghị
quyết của hội nghị đến các Nha, Sở, Vụ, theo dõi và nhắc nhở việc thi hành các
nghị quyết này và việc làm báo cáo lên Bộ trưởng
4) Nhiệm vụ về pháp chế: Chánh
văn phòng Bộ có trách nhiệm thực hiện lề lối làm việc chính quy về công văn giấy
tờ trong Văn phòng Bộ và trong các cơ quan thuộc Bộ; kiểm soát và điều chỉnh
các văn bản của Bộ đã ban hành về mặt pháp chế, để bảo đảm tôn trọng nền pháp
trị dân chủ.
Bên cạnh các công việc trên,
Chánh văn phòng Bộ cần chú ý nghiên cứu các vấn đề về đường lối phương châm
chung của Bộ hoặc các vấn đề chưa có bộ phận nào phụ trách.
II. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG BỘ
Căn cứ vào nhiệm vụ của Văn
phòng, Nghị định số 209-TTg ngày 17 tháng 05 năm 1957 đã nêu rõ mấy bộ phận
công tác chính của Văn phòng Bộ là:
- Tổng hợp.
- Pháp chế (nếu chưa có công
nghiệp chuyên trách trực thuộc Bộ).
- Hành chính
- Quản trị
Ngoài các bộ phận này, Văn phòng
Bộ còn làm một số các công tác khác như là: Tài vụ, Tổ chức và cán bộ, tuyên
truyền, báo chí, thi đua, bảo vệ, chuyên gia, phiên dịch… nếu những phần việc
này chưa được tổ chức thành những đơn vị công tác trực thuộc Bộ.
Riêng về bộ phận pháp chế vì là
một bộ phận công tác chuyên môn, thì cũng không nhất thiết phải để ở Văn phòng,
ví dụ ở Bộ Tư pháp thì công tác pháp chế do Ban nghiên cứu pháp luật phụ trách
và ở Bộ Lao động thì giao cho Ban Thanh tra; nhưng nếu phải giao cho Văn phòng
Bộ đảm nhiệm thì công tác này phải được coi trọng.
Vấn đề cán bộ: công tác của các
bộ phận tổng hợp và pháp chế là công tác đòi hỏi cán bộ phải có một trình độ chính
trị và trình độ nghiệp vụ nhất định để có thể đi sâu nghiên cứu, phân tích và
phát hiện vấn đề. Cán bộ của hai bộ phận công tác này cũng không nên thay đổi
luôn để nắm được vững tình hình trước và sau và có nhiều kinh nghiệm lợi cho
công việc. Theo kinh nghiệm ở một số Bộ, những cán bộ dùng trong hai bộ phận
này cần phải có trình độ tương đối khá.
III. CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC
Để bảo đảm cho Văn phòng Bộ làm
được đầy đủ các nhiệm vụ, để cho Chánh văn phòng Bộ có nhiều thì giờ làm nhiệm
vụ tổng hợp, các Bộ cần quy định cụ thể những chế độ công tác như sau:
a) Giải quyết công việc của Văn
phòng:
- Chánh, Phó văn phòng Bộ họp
thường kỳ với các Trưởng, Phó phòng một tháng một kỳ để kiểm điểm công tác
tháng trước và đặt chương trình công tác cho tháng sau.
- Thường ngày Chánh Phó văn
phòng Bộ gặp Trưởng Phó phòng để giải quyết những công việc cần trực tiếp thảo
luận. Đối với những công việc không phải thảo luận thì các phòng để hồ sơ vào
các bìa cứng đưa đến Chánh Phó văn phòng Bộ; ý kiến và đề nghị của Trưởng phòng
sẽ ghi vào giấy, để vào hồ sơ. Chánh Phó văn phòng Bộ sẽ xếp đặt thì giờ để giải
quyết. Nếu cần gặp Trưởng phòng để hỏi thêm hay thảo luận thì sẽ mời đến.
b) Quan hệ của Chánh văn phòng Bộ
với các phòng trực thuộc Bộ:
Đối với các phòng trực thuộc Bộ,
quan hê công tác giữa Chánh Phó văn phòng Bộ với Trưởng phòng cũng giống như
quan hệ Chánh Phó văn phòng Bộ với các Giám đốc Nha, Sở, Vụ, Viện, nhưng những
công văn ký thừa lệnh Bộ trưởng thì nên để Chánh phó văn Phòng Bộ ký.
c) Cách làm việc với Bộ trưởng,
Thứ trưởng:
Mỗi ngày Chánh và Phó văn phòng
Bộ làm việc với Bộ trưởng, Thứ trưởng một lần để báo cáo về công tác mới đến và
công việc đã giải quyết, xin các chỉ thị cần thiết, xin chữ ký.
Trong khi làm việc với Bộ trưởng,
nên giải quyết công việc thường trước (như xin chữ ký, xin chỉ thị về những việc
không phải thảo luận nhiều …), công việc quan trọng giải quyết sau, như vậy để
nếu những công việc này đòi hỏi phải thảo luận nhiều thì giờ thì cũng không làm
chậm trễ những việc trên.
d) Chế độ báo cáo:
- Có thể quy định mỗi Nha, Vụ
báo cáo thường kỳ bằng giấy. Báo cáo thường kỳ chỉ ghi những việc lớn và có nhận
xét về những trọng tâm công tác. Thời hạn báo cáo hàng tuần hay nửa tháng do Bộ
định, nhưng ít nhất mỗi tháng phải có một lần.
Những khi có việc đột xuất thì
làm báo cáo đặc biệt.
- Những khi Bộ trưởng, Thứ trưởng
gặp một Giám đốc, một chuyên gia hay một người khách bàn về công tác liên quan
đến Bộ, nên có thư ký ghi sơ qua nội dung cuộc thảo luận, gửi cho Giám đốc Sở quan,
Chánh văn phòng Bộ và Bí thư của Bộ trưởng hay Thứ trưởng.
e) Sinh hoạt tập thể của các cấp
lãnh đạo:
Tùy theo yêu cầu công tác của mỗi
Bộ, hội nghị các Giám đốc Nha, Sở, Vụ, Chánh văn phòng Bộ có thể họp mỗi tuần,
10 ngày, 15 ngày hay mỗi tháng một lần để kiểm điểm tình hình trong tháng, định
chương trình công tác tháng sau.
Hội nghị họp 3 tháng một lần để
thông qua báo cáo 3 tháng.
g) Ký công văn:
Nguyên tắc là các dự thảo công
văn trình Bộ trưởng, Thứ trưởng ký phải qua Văn phòng Bộ để Chánh văn phòng Bộ
nắm được tình hình công tác của Bộ và tham gia ý kiến trong phạm vi có thể được.
h) Quan hệ công tác giữa Chánh
văn phòng và thư ký riêng của Bộ trưởng, Thứ trưởng:
Hiện nay có một số Bộ trưởng, Thứ
trưởng có thư ký riêng. Nhiệm vụ của thư ký riêng là làm hai loại việc sau đây:
1 – Những việc riêng của ông Bộ
trưởng không liên quan đến công tác của Bộ, ví dụ giúp ông Bộ trưởng làm nhiệm
vụ giám đốc một trường Đại học thuộc một Bộ khác, hay giúp ông Bộ trưởng làm
công việc thuộc chức vụ trong đoàn thể v.v…
2 – Những việc của ông Bộ trưởng
có liên quan đến công tác của Bộ; ví dụ ghi chép những cuộc thảo luận giữa Bộ
trưởng với các Giám đốc Nha, Sở, Vụ.
Trường hợp, ông Bộ trưởng có những
chức vụ khác, ngoài chức vụ Bộ trưởng, thì cần có một thư ký riêng để giúp
trong hai loại việc trên. Nếu ông Bộ trưởng chỉ làm nhiệm vụ lãnh đạo Bộ, thì
không nên đặt thư ký riêng mà nên giao cho một cán bộ của bộ phận tổng hợp
trong văn phòng phụ trách giúp phần việc riêng của ông Bộ trưởng.
Trên đây là những điều quy định
chung về nhiệm vụ và tổ chức mới của Văn phòng các Bộ và về nhiệm vụ và trách
nhiệm của những người phụ trách là các Chánh văn phòng Bộ, chủ yếu để từ nay
Văn phòng Bộ có thể giúp các vị Bộ trưởng và Thứ trưởng nắm vững tình hình và
lãnh đạo được sát hơn mọi mặt công tác của Bộ.
Đề nghị của Bộ sẽ căn cứ vào điều
kiện công tác thực tế ở mỗi Bộ mà quy định chi tiết thêm và sau đó sẽ cho tiến
hành ngay việc chỉnh đốn tổ chức văn phòng.
Về tổ chức Văn phòng, giữa một số
các Bộ (ví dụ giữa các Bộ mà công tác có tính chất nặng nề chính trị nhiều hơn
như Nội vụ, Lao động, Ngoại giao, hay giữa các Bộ mà công tác nặng về chỉ đạo kỹ
thuật như Nông lâm, Giao thông, Thủy lợi …) có thể có nhiều điểm giống nhau và
cần được thống nhất để lợi cho công tác. Sau một thời gian thí nghiệm Thủ tướng
phủ sẽ triệu tập hội nghị các Chánh văn phòng Bộ để trao đổi và đúc kết kinh
nghiệm, để xây dựng những nguyên tắc tổ chức cụ thể hơn, thích hợp với tính chất
nghiệp vụ của mỗi Bộ.
|
|
K.T.
THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
PHÓ THỦ TƯỚNG
Phan Kế Toại
|
(1) Hội nghị giám đốc của
Bộ họp dưới quyền chủ tọa của Bộ trưởng để thảo luận và đặt kế hoạch thi hành
các nghị quyết của Hội đồng Chính phủ, xây dựng và kiểm điểm việc thi hành các chương
trình công tác của Bộ.