|
UỶ BAN NHÂN
DÂN
TỈNH THÁI BÌNH
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
18/2013/QĐ-UBND
|
Thái Bình,
ngày 14 tháng 10 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA
BÀN TỈNH THÁI BÌNH.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm
2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4
năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 307/TTr-SNV ngày 01 tháng 8 năm 2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Bình.
Điều 2. Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có
liên quan hướng dẫn thi hành Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày
ký và thay thế Quyết định số 291/2001/QĐ-UB ngày 24 tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban
nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy định về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu
trữ tỉnh Thái Bình.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở
Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. UỶ BAN
NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Phạm Văn Sinh
|
QUY CHẾ
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI BÌNH
(Ban hành kèm
theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Thái Bình)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm
vi điều chỉnh
Quy
chế này quy định về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
Đối với
văn bản điện tử, văn bản chuyển qua hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông
của tỉnh thực hiện theo Quyết định số 20/2012/QĐ-UBND ngày 19/12/2012 của Uỷ
ban nhân dân tỉnh ban hành quy chế quản lý, vận hành và sử dụng mạng văn phòng
điện tử liên thông tỉnh Thái Bình.
Công tác văn thư bao gồm: các công việc về soạn thảo, ban
hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong
công tác văn thư.
Công
tác lưu trữ bao gồm: các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
2. Đối
tượng áp dụng
Quy
chế này áp dụng tại Uỷ ban nhân dân các cấp; các sở, ban, ngành; các tổ chức,
cá nhân có liên quan (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1.
Văn bản đến bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư
gửi đến cơ quan, tổ chức.
2.
Văn bản đi bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan,
tổ chức phát hành.
3. Bản
thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo
văn bản.
4. Bản
gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức
ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
5. Bản
chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan,
tổ chức ban hành.
6. Bản
sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình
bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản
chính.
7. Bản
trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể
thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
8. Bản
sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản
sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
9. Hồ
sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
10. Lập
hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
11.
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
12.
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản,
thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
13.
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức.
14.
Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ
có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn
khác.
15.
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài
liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
16. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị,
sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân.
17. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị
tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ
quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo
quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1.
Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn
thư, lưu trữ
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các
chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy chế này và quy định của
pháp luật hiện hành;
b) Kiểm
tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với
các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2.
Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh
Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính
(sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp
quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu
trữ cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
3.
Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị
Trưởng
các đơn vị chức năng (phòng, ban...), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có
trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về
văn thư, lưu trữ.
4.
Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong
quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán
bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ
chức về văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ bí mật Nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức văn bản
Tuỳ thuộc thẩm quyền, các cơ quan, tổ chức được ban
hành các hình thức văn bản sau:
1. Văn bản quy phạm pháp luật.
2. Văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành.
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân nước ngoài.
Điều 6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân các cấp thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản
chuyên ngành thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành.
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân nước ngoài thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ
quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản Quy phạm pháp luật thực
hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 8
năm 2008 và Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện
như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công chức,
viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản;
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn
thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn
nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
-
Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã
duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp Dự thảo đã được Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự
thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình
người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký
nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản,
trình người ký văn bản quyết định.
Thủ trưởng đơn
vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung
văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
2. Chánh Văn
phòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm
về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức
và phải “ký nháy/tắt” vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 10. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định
của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người
có thẩm quyền
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký tất cả các văn bản
do cơ quan, tổ chức ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh
(phải ghi TL.), ký thừa uỷ quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.
Điều 11. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính,
sao lục, trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV .
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn
bản do Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực
hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của
văn bản chính) không thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 1 của Điều này thì
chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ
quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo
cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công
tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức
phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có
trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được
đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là
văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau
khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước
(sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định tại Quy chế này.
Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản
lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn
thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng,
tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến;
đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể
in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải
đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản
chuyển phát qua mạng).
Những
văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ
chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng
đấu “Đến”.
Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các
thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục I.
3. Văn bản khẩn đến ngoài
giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và
báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng
ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến trên máy tính; thực hiện số hóa và cập nhật văn bản trên hệ thống Mạng văn
phòng điện tử liên thông của tỉnh.
5. Đối
với văn bản đến qua hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh, Văn
thư cơ quan, tổ chức xử lý theo quy định tại Quyết định số 20/2012/QĐ-UBND .
6. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần
mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng
Internet.
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản
đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II.
Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách
đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
III.
Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải kịp thời
trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu
chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức,
viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính
xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải
ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản hoặc tiếp nhận văn bản điện tử qua hệ thống
Mạng văn phòng điện tử liên thông, hệ thống thư điện tử.
Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến
theo hướng dẫn tại Phụ lục IV.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến
theo hướng dẫn tại Phụ lục V.
Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá
nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh
đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của
pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời
hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ
quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản
đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để
báo cáo Chánh văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư
có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn
quy định.
4. Chánh văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo
cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải
quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản
đến và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
số VI.
Điều 17. Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi
số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn,
mật (nếu có).
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
6. Đối với phát hành văn bản điện tử qua hệ thống
Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh, Văn thư cơ quan, tổ chức xử lý theo
quy định tại Quyết định số 20/2012/QĐ-UBND .
Điều 18. Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản:
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số
theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác;
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng
ký riêng;
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm
a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Ghi ngày, tháng,
năm của văn bản:
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp
luật được thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành;
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Điều 19. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền thống (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy vi tính phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để
quản lý.
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách
đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục VII.
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác
định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong
văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo
để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên
tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền
giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra
liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một
đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo;
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian
quy định;
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo
cơ quan,
tổ chức và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng
1/3 chữ ký về phía bên trái;
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định;
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký
văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang
đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ
chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn
bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC
HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều
15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV;
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT)
và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số
12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ
Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
nhà nước;
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi
lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định
tại Điểm
c, Khoản
2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Điều 21. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc
sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ Mật và dấu
khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ thủ tục theo quy
định phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là
ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành
sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản;
b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HOẢ TỐC”,
“KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
theo quy định;
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải
được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân
viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn
vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên
ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản
đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng,
trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định
tại Điều 10 và Điều 16, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ và quy định tại
Khoản 3, Thông tư số 12/2002/TT-BCA của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần
lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký
văn bản quyết định;
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối
chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,
không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.
Điều 22. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi được lưu 02 bản: Bản gốc lưu tại
Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải
được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu
giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được
thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập Sổ theo dõi và phục
vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi
sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa
hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá
trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có
liên quan vào hồ sơ.
Mẫu Danh mục hồ sơ thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục IX.
b) Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ:
- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập
hồ sơ, thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh,
ghi âm;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo
một trình tự hợp lý, tuỳ theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách
sắp xếp cho thích hợp.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ:
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết
thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem
xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản
nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ cho
phù hợp (theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác
giả văn bản…);
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ;
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp
với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần);
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong
thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ
sơ của năm sau.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc
hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản
tương đối đồng đều.
Điều 24. Giao nhận hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này.
Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn
bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;
b) Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, thôi việc,
nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ
chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức
làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ
trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết
toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản
Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗi
bên giữ mỗi loại 01 bản.
Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X.
Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ, tài
liệu thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI.
Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức
Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với đơn vị thuộc phạm vi quản lý
của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập
hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và
đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách
nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc;
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của
pháp luật.
Mục 4.
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 26. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo
đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử
dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu của
đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức,
viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước
Lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những
quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của
công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ
quan, tổ chức thì phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
đó và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản
an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức, viên
chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con
dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ
quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập
phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 27. Sử dụng con dấu
1. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu
vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn
bản
đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng
dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy
trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, công chức, viên chức Lưu trữ cơ quan,
tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho
lưu trữ, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên
chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để
tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra,
đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên
bản giao nhận tài liệu.
Điều 29. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh
lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông Lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện,
phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình
tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã được lập);
c) Tài liệu
sau khi chỉnh lý phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ
liệu tra cứu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử
dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 30. Xác định giá trị tài liệu
1. Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức có
nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có
thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt các
yêu cầu sau:
a) Xác định giá trị tài liệu cần bảo quản vĩnh
viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.
Điều 31. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành
lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn
bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu
lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết
giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng
đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư
ký Hội đồng;
c) Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu là Uỷ
viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác
định giá trị là uỷ viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận
tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản
cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá
trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài
liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu
trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; huỷ tài liệu hết giá
trị theo quy định tại Điều 32 của Quy chế này.
Điều 32. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy
tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;
b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu
trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
2. Thủ tục quyết định huỷ tài liệu hết giá trị
được quy định như sau:
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị
tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần huỷ;
người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức
cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền
quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định
giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về
lưu trữ quyết định huỷ tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do
người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định
thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy
hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản
thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ
quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có
thẩm quyền;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo
quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài
liệu.
Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết
thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ
lịch sử.
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo
quy định tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan, tổ chức do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo
an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải
được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong kho lưu
trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các trang thiết bị,
phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, thực
hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;
b) Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,
phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu
trữ;
c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện
bảo quản tài liệu lưu trữ;
d) Duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng
loại tài liệu lưu trữ;
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ,
tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định
để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu
có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong,
ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ
chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục
đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn
phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục
đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, có chứng minh thư nhân dân hoặc hộ
chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương
tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình
nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực
lưu trữ.
Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định
của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu
lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu
khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm
quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
3. Việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
ra nước ngoài; mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong
nước do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc
mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài
liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.
4. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu
trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng
ký biết.
5. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu
của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải
lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định
sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác
tài
liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính
và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;
e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần
thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan;
Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan,
tổ chức.
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải
lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài
liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. Ngoài ra có thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.
Điều 39. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định
số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Điều 40. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội -
nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ,
tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo
quy định của pháp luật về lưu trữ.
Chương IV
KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI
PHẠM
Điều 41. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong công
tác văn thư, lưu trữ được xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy
định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý vi phạm
kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định
của pháp luật.
3. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức vi phạm
quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan, tổ chức phải bồi
thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất
đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 42. Tổ chức thực hiện
1. Thủ
trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này.
2.
Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức kinh tế khác,
có thể vận dụng Quy chế này để xây dựng Quy chế riêng cho cơ quan, đơn vị mình.
3.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung,
các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Uỷ ban nhân dân
tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.
PHỤ LỤC I
DẤU “ĐẾN”
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Thái Bình)
1. Mẫu dấu “Đến”
|
35 mm
|
50mm
|
|
TÊN CƠ QUAN,
TỔ CHỨC
|
|
ĐẾN
|
Số: ………………
|
|
Ngày: …………..
|
|
Chuyển: ……………………
Lưu hồ sơ số: …………….
|
a) Hình dạng và kích thước
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật,
kích thước 35mm x 50mm
b) Mẫu trình bày
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại
hình vẽ ở trên.
2. Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên
dấu “Đến”
a) Số đến
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến
được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm.
b) Ngày đến
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận
được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới
10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối
của năm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/12/11.
Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng
khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong
những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
c) Chuyển
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải
quyết
d) Lưu hồ sơ số
Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo
Danh mục hồ sơ cơ quan./.
PHỤ LỤC II
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Bình)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đến
phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ
đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới
đây.
|
………….(1)…………..
………….(2)…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20… (3)…
Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ số ……… đến số ……….. (5)………
Quyển số: ….(6)…
|
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ
chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức)
hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký
văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu
và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký
văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển
sổ.
Trên trang đầu của các
loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng.
Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số... đến số..
và Quyển số.
b) Phần đăng ký văn bản
đến
Phần đăng ký văn bản đến
được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu
dưới đây:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và trích yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng
ký
Cột 1: Ghi theo ngày,
tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được
ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu
của văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày,
tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng
1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ:
03/01/11, 31/12/11.
Cột 6: Ghi tên loại của
văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội
dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký
phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc
cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của
người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người
trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi những điểm
cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu,
bản sao v.v...).
3. Sổ đăng ký văn bản
mật đến
Mẫu số đăng ký văn bản
mật đến cũng giống như số đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký
có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội
dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật
đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn
tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”,
“Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”,
thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.
PHỤ LỤC III
SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Thái Bình)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự
như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng
ký đơn, thư”.
b) Phần đăng ký đơn, thư
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang
giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Họ tên, địa chỉ người gửi
|
Ngày tháng
|
Trích yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”,
ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”, số đến
là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư
được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói
chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến
khác).
Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ,
số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn,
thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm
được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11. Trường hợp trên đơn,
thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện
nhưng cần có ghi chú cụ thể.
Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên
đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt
nội dung của đơn, thư đó.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư
căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn,
thư lần thứ…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v…)./.
PHỤ LỤC IV
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Thái Bình)
1. Mẫu phiếu
|
TÊN CQ, TC CẤP
TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………., ngày ..…
tháng …. năm 20….
|
PHIẾU GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN
……………………………(1)
…………………………..
…………………………..
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)
Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)
Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)
2. Hướng dẫn ghi
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng,
năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân
chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);
thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến
phân phối, giải quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của
lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có)
và ngày, tháng, năm cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của
cá nhân và ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến./.
PHỤ LỤC V
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013
của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Bình)
I. SỔ CHUYỂN GIAO
VĂN BẢN ĐẾN (loại thường)
1. Mẫu sổ
Sổ chuyển giao văn bản
đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ
được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ
khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến
số ...”
b) Phần chuyển giao
văn bản đến
Phần chuyển giao văn bản
đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x
297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số đến
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi ngày,
tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được
ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc
cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của
người có thẩm quyền.
Cột 4: Chữ ký của người
trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm
cần thiết (bản sao, số lượng bản...).
II. SỔ CHUYỂN GIAO
VĂN BẢN MẬT ĐẾN
Trong trường hợp cần
thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu
sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại
thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật”
ngay sau cột “Số đến” (cột 2).
Việc đăng ký chuyển
giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường)
theo hướng dẫn tại khoản 2, Mục I của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật”
phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến./.
PHỤ LỤC VI
SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Thái Bình)
1. Mẫu sổ
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến phải được in
sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự
như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ
theo dõi giải quyết văn bản đến”.
b) Phần theo dõi giải quyết văn bản đến
Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình
bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:
|
Số đến
|
Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Thời hạn giải quyết
|
Tiến độ giải quyết
|
Số, ký hiệu văn bản trả lời
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến”
và trong sổ đăng ký văn bản đến.
Cột 2: Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ
quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội
dung khác ghi theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục II của Thông tư này.
Côt 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo
quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người
có thẩm quyền.
Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản đến của
các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết,
chưa giải quyết v.v....
Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn
bản đến (nếu có).
Cột 7: Ghi những điểm cần thiết khác./.
PHỤ LỤC VII
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Thái Bình)
I. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (loại thường)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự
như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng
ký văn bản đi”.
b) Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị, người nhận bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với
những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02,
31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của
văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,
cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
II. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng
ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột
“Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương
tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, mục I của Phụ
lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”
hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được
ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền./.
PHỤ LỤC VIII
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Thái Bình)
1. Mẫu sổ
Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự
như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử
dụng bản lưu”.
b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
|
Ngày tháng
|
Họ tên người sử dụng
|
Số/ký hiệu ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Hồ sơ số
|
Ký nhận
|
Ngày trả
|
Người cho phép sử dụng
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn
ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng
bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước,
ví dụ: 05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011.
Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người
sử dụng bản lưu.
Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của
văn bản.
Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của
văn bản.
Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được
sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư, ví dụ: số: CV-01/2011 (tập lưu công
văn đi số 01 năm 2011)
Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu.
Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng
(người mượn) phải trả lại bản lưu.
Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng
bản lưu.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày
tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép)./.
PHỤ LỤC IX
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Thái Bình)
|
TÊN CQ, TC CẤP
TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………., ngày ..…
tháng …. năm 20….
|
DANH MỤC HỒ SƠ
CỦA ….. (tên cơ quan, tổ chức)
Năm ….
(Ban hành kèm
theo Quyết định số …. ngày … tháng …. năm của ….)
|
Số và ký hiệu HS
|
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời hạn bảo quản
|
Đơn vị/ người lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
|
Tiêu đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản Danh mục hồ
sơ này có ………..(1) hồ sơ, bao gồm:
……………..(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
……………. (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC
VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Hướng dẫn sử
dụng:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ
Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được
đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ
viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định
nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai
cách sau:
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn
Danh mục, bắt đầu từ số 01.
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi
từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục
nhỏ; tiêu đề hồ sơ
- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ
số La Mã.
- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn
được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn
hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách
nhiệm lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn
bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật
v.v....
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng
hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.
PHỤ LỤC X
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Thái Bình)
TÊN ĐƠN VỊ (nộp
lưu tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ,
TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20…
|
Hộp/ cặp số
|
Số, ký hiệu HS
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian TL
|
Thời hạn bảo quản
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:
……………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: ……………………………………………………….. hồ sơ (đơn
vị bảo quản).
Trong đó có:
………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh
viễn;
………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có
thời hạn.
|
|
……………..,
ngày …. tháng ..… năm 20…….
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
|
Hướng dẫn
cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu
giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa
hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của
văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên
bìa hồ sơ.
Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.
Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung
và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
PHỤ LỤC XI
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Thái Bình)
|
TÊN CQ, TC CẤP
TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………., ngày ..…
tháng …. năm 20….
|
BIÊN BẢN
Về việc giao
nhận hồ sơ, tài liệu
Căn cứ Thông tư số /2012/TT-BNV ngày tháng năm
2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ ………… (Danh mục hồ sơ năm ...., Kế hoạch
thu thập tài liệu…..),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu),
đại diện là:
- Ông (bà): ………………………………………………………………………
Chức vụ công tác/chức danh: ……………………………………………………
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại
diện là:
- Ông (bà): ………………………………………………………………………
Chức vụ công tác/chức danh: ……………………………………………………
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với
những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:
…………………………………………….
2. Thời gian của tài liệu: ……………………………………………
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp): ……………………………………
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); …………. Quy ra
mét giá: ………….mét
3. Tình trạng lài liệu giao nộp:
………………………………………………….
4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn
vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản.
|
ĐẠI DIỆN BÊN
GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN BÊN
NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|