|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HẬU GIANG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1421/QĐ-UBND
|
Hậu Giang, ngày
07 tháng 08 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TỈNH HẬU
GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngay 22 thang 11
năm 2019;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử
ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật An toàn thông
tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
về công tác văn thư;
Căn
cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ
về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính
nhà nước;
Căn
cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng
01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định
quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các
chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý
công việc của các cơ quan, tổ chức;
Theo
đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này
Quy chế sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi
hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc
sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố;
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng
Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- TT: TU, HĐND, UBND, UBMTTQVN tỉnh;
- Các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy;
- Các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh;
- UBND huyện, thị xã, thành phố;
- Cơ quan báo, đài tỉnh;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, NC.HQ
E:\2020\7.STTTT\1.PM\QLVB\6.QĐ.doc
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Đồng Văn Thanh
|
QUY CHẾ
SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TỈNH HẬU
GIANG
(Kèm theo Quyết định số 1421/QĐ-UBND ngày 07 tháng
08 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang)
Chương I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế
này quy định việc sử dụng và vận hành Hệ thống Quản lý văn bản tỉnh Hậu
Giang (Hệ thống) tại địa chỉ trên Internet: https://vanban.haugiang.gov.vn.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Quy chế này áp dụng đối với các
cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang sau đây:
a) Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh và
các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
b) UBND huyện, thị xã, thành phố
và các cơ quan chuyên môn trực thuộc.
c) UBND xã, phường,
thị trấn.
Sau đây gọi chung là
các cơ quan, đơn vị.
2. Cán bộ, công chức,
viên chức đang làm việc trong các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1 Điều
này.
3. Các cơ quan, tổ
chức không quy định tại khoản 1 Điều này mà có sử dụng Hệ thống thì khuyến
khích thực hiện theo Quy chế này.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong
Quy chế này, những từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1.
“Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu,
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể
thức, kỹ thuật theo quy định.
2.
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành,
giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
3.
“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được
số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy
định.
4.
“Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
5.
“Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ
quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
6.
“Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện
điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
7.
“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người
có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
8.
“Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được
tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
9.
“Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của
cơ quan, tổ chức.
10.
“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
11.
“Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định.
12.
“Hệ thống quản lý văn bản” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng
chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi
trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
13.
“Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ
quan, tổ chức.
Điều 4. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ của cơ quan, tổ chức phải
được số hóa, lưu trữ và quản lý qua Hệ
thống trừ văn bản mật (không ban hành văn bản mật qua Hệ thống).
Điều
5. Giá trị pháp lý của văn bản điện
tử
Văn
bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức
theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
Chương II
SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 6. Thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản điện tử
Thực hiện theo quy định
tại Điều 8 và 9 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về
công tác văn thư (Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
Điều 7. Soạn thảo văn bản điện
tử
1.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản điện tử.
2.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản điện tử thực hiện các
công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu
kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
3.
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến
vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo
đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản.
4.
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm
vụ được giao.
Điều 8. Duyệt bản thảo văn bản điện tử
1.
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền phê duyệt.
2.
Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì
phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Điều 9. Kiểm tra văn bản điện tử trước khi ký ban hành
1.
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
2.
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước
pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 10. Ký ban hành văn bản điện tử
1. Người có thẩm quyền thực hiện ký số văn bản điện tử tại vị
trí theo quy định trong văn bản; vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại
Phụ lục I của Nghị định số
30/2020/NĐ-CP.
2.
Người có thẩm quyền
có thể ký số trên máy tính cá nhân bằng eToken hoặc trên thiết bị di động thông
minh bằng sim ký số.
Chương III
QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 11. Trình tự quản lý văn bản đi
Sau
khi văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm
quyền thì các bước quản lý tiếp theo như sau:
1. Cấp số,
thời gian ban hành văn bản.
2. Ký số
của cơ quan, tổ chức.
3. Phát
hành và theo dõi việc gửi văn bản đi.
4. Lưu
văn bản đi.
Điều 12. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
1. Số
văn bản được Hệ thống phát sinh tự động theo thứ tự liên tiếp tăng dần của từng
cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc
vào ngày 31 tháng 12 hàng năm): Mỗi loại văn bản được cấp hệ thống số riêng. Số
và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất
giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
2. Thời
gian ban hành được thực hiện tự động bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 13. Ký số của cơ quan, tổ chức
Văn thư
cơ quan ký số của tổ chức vào văn bản điện tử theo quy định tại Phụ lục I Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP như sau:
1. Hình ảnh,
vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu,
định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người
có thẩm quyền về bên trái.
2. Chữ
ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính: Nếu văn bản kèm
theo cùng tệp tin với văn bản chính thì không cần ký số; nếu văn bản kèm theo
không cùng tệp tin với văn bản chính thì Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ
quan, tổ chức trên văn bản kèm theo tại vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của
văn bản kèm theo và không hiển thị hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
Điều 14. Phát hành và theo dõi việc gửi văn bản đi
1. Văn bản
đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản
đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được
phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
2. Văn bản
đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản
có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
3. Khi
nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi
trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
4. Phát
hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ
quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu
của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
5. Trường
hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
Điều 15. Lưu văn bản đi
Cơ quan,
tổ chức lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến
1. Tiếp
nhận văn bản đến.
2. Đăng
ký văn bản đến.
3.
Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 17. Tiếp nhận văn bản đến
1. Văn
thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử (bằng
chức năng “Xác thực”) và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
2. Trường
hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại khoản 1 Điều này hoặc gửi
sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức
gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất
thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông
báo cho nơi gửi văn bản.
Điều 18. Đăng ký văn bản đến
1. Việc
đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần
thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu
quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan
thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2. Số đến
của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự tăng dần và trình tự thời gian tiếp nhận
văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
3. Văn
thư cơ quan tiếp nhận văn bản qua mạng và đăng ký vào Hệ thống bằng cách nhấn
nút “Vào sổ”. Trường hợp nhận văn bản giấy, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa
văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn thư cơ
quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý
văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến
được đăng ký vào Hệ thống sau đó có thể được in ra giấy đầy đủ các trường
thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
Điều 19. Trình, chuyển giao văn bản đến
1.
Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho
đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá
nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý
theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ
các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc
chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
2.
Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức
năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm
quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị
hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn
giải quyết.
3.
Văn thư cơ quan chuyển văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết
qua Hệ thống.
Người
có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến qua Hệ thống và cập nhật
vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái
xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được
giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ
quan thực hiện trình văn bản điện tử qua Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến
đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 20. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến
1.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến.
2.
Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải
quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
Chương IV
LẬP
HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 21. Lập Danh mục hồ sơ
Danh
mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu
năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục
hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 22. Lập hồ sơ
1.
Yêu cầu
a)
Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
b)
Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và
phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2.
Mở hồ sơ
a)
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo
Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
b)
Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c)
Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ
sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3.
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá
nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở,
bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ
sơ, tránh bị thất lạc.
4.
Kết thúc hồ sơ
a)
Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
b)
Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong
hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của
hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc
hồ sơ.
c)
Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu.
Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 23. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan
1.
Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và
thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a)
Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày
công trình được quyết toán.
b)
Đối với hồ sơ, tài liệu khác: trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết
thúc.
3.
Thủ tục nộp lưu
Cá
nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ
sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan qua Hệ thống.
Lưu
trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính
xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ
lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
Chương V
BẢO
ĐẢM HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Điều 24. Bảo đảm
hạ tầng kỹ thuật
1.
Các cơ quan, đơn vị quy định tại Điều 2 Quy chế này có trách nhiệm đảm bảo điều
kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng Hệ thống được thông suốt, hiệu
quả và an toàn.
2.
Điều kiện tối thiểu về hạ tầng công nghệ thông tin các cơ quan, đơn vị phải đảm
bảo gồm: máy tính cá nhân, mạng nội bộ có kết nối Internet, chứng thư số của tổ chức,
cá nhân có thẩm quyền.
3. Bảo đảm hạ tầng kỹ
thuật để Hệ thống có khả năng vận hành ổn định, thông suốt, liên thông, kết nối
với Trục liên thông văn bản Quốc gia và các hệ thống thông tin khác của các Bộ,
ngành, địa phương theo quy định.
Điều 25. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin
1. Các
cơ quan, đơn vị và người sử dụng có trách nhiệm bảo vệ các văn bản điện tử
không bị nhiễm virus, mã độc trước khi cập nhật vào Hệ thống.
2.
Người sử dụng Hệ thống có trách nhiệm bảo vệ an toàn tài khoản và mật khẩu được
cung cấp.
Chương VI
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 26. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh
1. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin
và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị có liên
quan tham mưu cải tiến Hệ thống ngày càng hiệu quả và phù hợp với các quy định
hiện hành.
2. Tổ chức kiểm tra,
theo dõi, đôn đốc việc sử dụng Hệ thống của các cơ quan, đơn vị theo quy định.
Điều 27. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền
thông
1.
Chủ trì hướng dẫn các cơ quan, đơn vị sử dụng mã định danh cơ quan, mã định
danh văn bản điện tử và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối với các hệ thống
quản lý văn bản khác để gửi, nhận văn bản điện tử; quản lý thống nhất danh sách
mã định danh của các cơ quan trong việc gửi, nhận văn bản điện tử; tổng hợp, cập
nhật kịp thời mã định danh cơ quan khi có sự thay đổi đơn vị hành chính.
2.
Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh thực hiện giám sát, kiểm tra, đánh giá mức độ
an toàn thông tin cho Hệ thống.
3.
Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật quy định tại Điều 24 Quy chế này; giám sát, bảo đảm an
toàn và an ninh thông tin cho toàn bộ Hệ thống.
4. Chủ trì lập dự
trù kinh phí hàng năm để duy trì, vận hành Hệ thống hoạt động ổn định, thông suốt.
Điều 28. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành tỉnh;
UBND huyện, thị xã, thành phố; UBND xã, phường, thị trấn
1.
Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã,
thành phố tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này và chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch UBND tỉnh về kết quả thực hiện.
2.
Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này và
chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố.
3.
Bố trí cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin quản trị Hệ thống của cơ quan,
đơn vị mình.
4. Thực hiện báo cáo
định kỳ 06 tháng một lần hoặc đột xuất về tình hình, hiệu quả sử dụng Hệ thống của cơ quan, đơn vị mình, gửi về Sở Thông
tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh. UBND
xã, phường, thị trấn báo cáo thông qua UBND huyện, thị xã, thành phố.
Điều 29. Trách nhiệm thi hành
Các
sở, ban, ngành tỉnh; UBND huyện, thị xã, thành phố; UBND xã, phường, thị trấn;
các cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị kịp
thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo đề xuất UBND
tỉnh xem xét, quyết định./.