|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
03/2023/QĐ-UBND
|
Hải
Phòng, ngày 13 tháng 01 năm 2023
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP
ngày 14 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Căn cứ Nghị định số 107/2020/NĐ-CP
ngày 14 tháng 9 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 14 tháng 4 năm 2014 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương;
Căn cứ Thông tư số 05/2021/TT-BNV
ngày 12 tháng 8 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh và Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 2979/TTr-SNV ngày 27 tháng 12 năm 2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực
thuộc Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng.
Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 02
năm 2023.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám
đốc các Sở: Nội vụ, Tư pháp, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan, Chi cục
trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ căn cứ Quyết định thi hành./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Vụ Pháp chế - Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- TT TU; TT HĐNDTP;
- Đoàn ĐB QH TP;
- CT, các PCT UBND TP;
- CVP, các PCVP UBND TP;
- Công báo TP, Báo HP, Đài PT&TH HP;
- Cổng TTĐT TP;
- Các Phòng: KSTTHC, NC&KTGS;
- CV: KSTTHC2;
- Lưu: VT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Tùng
|
QUY ĐỊNH
VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ
- LƯU TRỮ TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
(Kèm theo Quyết định số 03/2023/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2023 của Ủy ban nhân dân
thành phố Hải Phòng)
Chương I
VỊ TRÍ VÀ CHỨC
NĂNG
Điều 1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ (sau đây viết tắt là
Chi cục) là cơ quan chuyên môn trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng, có chức
năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ của thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu
trữ lịch sử của thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
Điều 2. Chi cục có tư cách pháp nhân, có con dấu và
tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của
Sở Nội vụ, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
Chương II
NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN
HẠN
Điều 3. Nhiệm vụ
và quyền hạn
1. Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ:
a) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân thành
phố ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lĩnh vực văn thư, lưu trữ đối với
các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn thành phố theo quy định của Đảng, của
pháp luật và chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên;
b) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân thành
phố ban hành các quyết định thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân thành phố: Quy
hoạch, đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về
lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố;
c) Tổ chức thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình về công tác văn
thư, lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, kiểm tra, thông
tin, tuyên truyền, phổ biến, theo dõi thi hành pháp luật về lĩnh vực văn thư,
lưu trữ trên địa bàn thành phố;
đ) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân
thành phố ban hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử thành phố;
e) Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban
nhân dân thành phố quyết định việc mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ lịch sử thành
phố để sử dụng trong nước;
g) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
theo quy định của pháp luật: Phê duyệt mục lục hồ sơ hồ sơ, tài liệu nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử thành phố; thẩm tra tài liệu hết giá
trị tại Lưu trữ lịch sử thành phố; thành lập Hội đồng thẩm tra, xác định giá trị
tài liệu; quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử thành phố; thẩm
định tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử thành phố; quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và chứng chỉ
hành nghề lưu trữ trên địa bàn thành phố;
2. Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ
trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của thành phố theo quy định của pháp luật:
a) Sưu tầm, thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm
tài liệu;
b) Số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu;
c) Ứng dụng khoa
học công nghệ trong quản lý tài liệu;
d) Tổ chức giải mật tài liệu;
e) Công bố, giới thiệu tài liệu lưu
trữ;
g) Tổ chức phục vụ khai thác sử dụng
tài liệu;
h) Thực hiện cung cấp dịch vụ công và
dịch vụ lưu trữ.
3. Quản lý tổ chức bộ máy; biên chế
công chức, cơ cấu ngạch công chức; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức
danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc của các phòng và đơn vị sự nghiệp
trực thuộc Chi cục; thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức,
người lao động tại Chi cục theo quy định của pháp luật và theo quy định về phân
cấp quản lý của thành phố.
4. Thực hiện các quy định về phòng,
chống tham nhũng, tiêu cực; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; phối hợp thanh
tra, kiểm tra, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
và xử lý theo thẩm quyền hoặc tham mưu cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm
trong lĩnh vực công tác được giao theo quy định của pháp luật.
5. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài
chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật.
6. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn
khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao và theo quy định của pháp luật.
Chương III
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BIÊN
CHẾ
Điều 4. Cơ cấu tổ
chức
1. Lãnh đạo chi cục gồm: Chi cục trưởng
và Phó Chi cục trưởng. Số lượng Phó Chi cục trưởng thực hiện
theo quy định của pháp luật.
a) Chi cục trưởng: Là người đứng đầu
Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ
hoạt động của Chi cục và việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn được
giao.
b) Phó Chi cục trưởng: Là người giúp
Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác theo phân
công; chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về nhiệm vụ công
tác được phân công. Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Phó Chi cục trưởng được Chi cục
trưởng ủy quyền điều hành các hoạt động của Chi cục.
c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho
thôi giữ chức vụ, miễn nhiệm, từ chức, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Chi cục trưởng, Phó
Chi cục trưởng theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý theo thẩm quyền.
2. Các đơn vị thuộc và trực thuộc Chi
cục:
a) Phòng Hành chính - Tổng hợp;
b) Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;
c) Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị
sự nghiệp công lập trực thuộc Chi cục thực hiện dịch vụ công cơ bản, thiết yếu
sử dụng ngân sách nhà nước. Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu lãnh đạo các đơn vị thuộc
và trực thuộc Chi cục bao gồm: Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và Giám đốc, Phó
Giám đốc (sau khi thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử), số lượng Phó Trưởng
phòng và Phó Giám đốc thực hiện theo quy định của pháp luật.
a) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn
nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế
độ, chính sách khác đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và Giám đốc, Phó
Giám đốc thực hiện theo quy định của pháp luật và theo ủy quyền, phân cấp quản
lý cán bộ, công chức, viên chức của thành phố.
b) Người đứng đầu các đơn vị thuộc và
trực thuộc Chi cục chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của đơn vị được giao phụ trách.
Điều 5. Biên chế
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu
tổ chức và danh mục vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu chức danh
nghề nghiệp viên chức được cấp có thẩm quyền phê duyệt, hàng năm Chi cục Văn
thư - Lưu trữ xây dựng kế hoạch biên chế công chức, số lượng người làm việc thuộc
Chi cục và đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cục trình cấp có thẩm quyền theo quy
định của pháp luật bảo đảm thực hiện nhiệm vụ được giao.
2. Biên chế công chức, số lượng người
làm việc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ và đơn vị sự nghiệp trực thuộc được giao
trên cơ sở vị trí việc làm gắn với chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và nằm
trong tổng biên chế công chức, số lượng người làm việc của Sở Nội vụ đã được Ủy
ban nhân dân thành phố giao hàng năm.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 6. Tổ chức
thực hiện
1. Căn cứ nội dung quy định này, Sở Nội
vụ xây dựng Đề án kiện toàn Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn
thư - Lưu trữ trình Ủy ban nhân dân thành phố và dự thảo
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ
lịch sử trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu cần
sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp với tình hình thực tế và quy định của
pháp luật, Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố
xem xét, quyết định.
3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ căn cứ quy định của pháp luật và nhiệm vụ, quyền hạn được giao để chỉ đạo
thực hiện Quy định này; sắp xếp các phòng chuyên môn và đơn vị trực thuộc Chi cục;
ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các phòng
thuộc Chi cục theo quy định./.