|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
QUẬN 10
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
001/2011/QĐ-UBND
|
Quận
10, ngày 11 tháng 01 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CÁC CƠ QUAN, TỔ
CHỨC THUỘC QUẬN 10
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 10
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Nghị quyết số 725/2009/UBTVQH12 ngày 16 tháng 01 năm 2009 của Ủy ban thường
vụ Quốc hội về điều chỉnh nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân
dân huyện, quận, phường nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện, quận, phường;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002
của Bộ Công an và Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng
dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản;
Căn cứ Quyết định số 93/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân
dân thành phố vể ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Trưởng Phòng Nội vụ tại Tờ trình số 010/TTr-PNV ngày 10 tháng
01 năm 2011,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay ban hành kèm theo
Quyết định này là Quy chế công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức thuộc
quận 10.
Điều 2. Các cơ quan hành chính,
đơn vị sự nghiệp, trường học thuộc Quận; Ủy ban nhân dân 15 phường, các cơ quan
và tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quận 10 (gọi tắt là cơ quan) tùy
theo đặc điểm tình hình, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
nhưng không được trái quy chế này .
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực
thi hành sau 07 ngày, kể từ ngày ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân quận, Trưỏng Phòng Nội vụ, Trưởng Phòng Tư pháp, Trưởng Phòng Tài
chính - Kế hoạch, Chủ tịch Ủy ban nhân dân 15 phường, Thủ trưởng các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quận và cá nhân có liên quan chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Lưu
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC QUẬN 10
(Ban hành kèm theo Quyết định số 001/2011/QĐ-UBND ngày 11 tháng 01 năm
2011 của Ủy ban nhân dân quận 10)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp
dụng:
a) Quy chế
này áp dụng công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp, trường học thuộc Quận; Ủy ban nhân dân 15 phường; các
cơ quan và tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quận 10 (gọi tắt là cơ
quan).
b) Trường hợp
các cơ quan có cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị trực thuộc không có quy định khác với
quy định của cơ quan cấp trên thì có thể quy định áp dụng chung cho tất cả các
cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
2. Đối tượng
điều chỉnh:
a) Công tác
văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý
văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; quản lý
và sử dụng con dấu.
b) Công tác
lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Điều 2. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ
1. Thủ trưởng
cơ quan chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động của công tác văn thư,
lưu trữ tại cơ quan mình.
2. Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp
người đứng đầu trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ tại cơ quan; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác
văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
3. Thủ trưởng
các cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức
thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế này.
4. Toàn thể
cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan có trách nhiệm tuân thủ đúng theo
các quy định tại Quy chế này.
Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan
Căn cứ khối
lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, có thể thành lập
phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư, lưu
trữ cơ quan có thể bố trí nhân sự làm chuyên trách từng công việc hoặc kiêm nhiệm
các công việc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, cụ thể: phụ trách văn thư; phụ
trách lưu trữ; phụ trách văn thư, lưu trữ; phụ trách và theo dõi việc tiếp nhận
và hoàn trả hồ sơ; theo dõi công văn đến; theo dõi công văn đi; nhân viên giao
liên; phụ trách kho lưu trữ tài liệu cơ quan…
1. Văn thư cơ
quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến.
b) Trình,
chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến của người có
thẩm quyền.
c) Giúp Chánh
Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
d) Tiếp nhận
các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành.
đ) Kiểm tra
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức
độ khẩn, mật.
e) Đăng ký,
làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
g) Sắp xếp, bảo
quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
h) Quản lý sổ
sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu,
giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
i) Bảo quản,
sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác.
k) Áp dụng
các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cơ
quan.
2. Lưu trữ cơ
quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Hướng dẫn
cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
b) Thu thập hồ
sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
c) Phân loại,
chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
d) Bảo đảm bí
mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.
đ) Phục vụ việc
khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
e) Lựa chọn hồ
sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định
và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ
Người được bố
trí, giao nhiệm vụ làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp
vụ của ngạch công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ
1. Hàng năm,
thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí trang bị các
thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan từ nguồn kinh phí được cấp thường xuyên của cơ
quan hoặc từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trường hợp
cần thiết, thủ trưởng cơ quan chỉ đạo lập dự toán trình cơ quan có thẩm quyền
duyệt cấp kinh phí để thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan mình.
Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động
nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của cơ quan thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và quy định tại Quy chế này.
2. Thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật,
tối mật, mật. Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải
cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
MỤC 1 SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức văn bản
Các loại văn
bản hành chính của cơ quan ban hành được rà soát và đúng theo quy định tại
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 8. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan được thực hiện đúng theo quy định tại
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Phụ lục kèm
theo Quy chế này là mẫu trình bày văn bản hành chính của cơ quan ban hành, gồm:
1. Phụ lục I:
Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính và bản sao do cơ quan ban hành.
2. Phụ lục
II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản.
3. Phụ lục
III: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao.
4. Phụ lục
IV: Các mẫu văn bản
a) Các mẫu
trình bày văn bản hành chính (từ mẫu 1.1 đến mẫu 1…)
b) Mẫu trình
bày bản sao văn bản (mẫu 2.1)
Điều 9. Soạn thảo văn bản
Cán bộ được
giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính
thông thường
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung, thể
thức văn bản. Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc sau khi xem xét, điều
chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với
văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Đối với trường
hợp các cơ quan được giao tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật thì việc
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật hiện hành.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo
văn bản được phân công duyệt theo quy trình:
Căn cứ tổ chức
của cơ quan, quy trình soạn thảo được quy định cụ thể theo từng bước, từ việc
soạn thảo đến trình người quản lý trực tiếp có ý kiến sửa chữa, bổ sung và
trình đến cấp trên phụ trách trực tiếp và cuối cùng là người đứng đầu cơ quan
ký theo thẩm quyền (đối với các văn bản do người đứng đầu ký). Trước khi trình
người đứng đầu ký, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được
phân công có trách nhiệm rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản
(nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại).
2. Trường hợp
các loại văn bản người đứng đầu phân công cho cấp dưới trực tiếp phụ trách ký,
thì trước khi trình cấp dưới trực tiếp của người đứng đầu ký cần phải chuyển
cho Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công rà soát
lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản, nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị
bộ phận soạn thảo sửa chữa lại.
Điều 11. Đánh máy, nhân bản
1. Việc soạn
thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, chuyên viên được giao giải quyết
công việc thực hiện. Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo bằng bản viết
tay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy văn bản phải
đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp
phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải
hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
2. Nhân bản
đúng số lượng quy định phát hành:
a) Số lượng
văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận
văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì
bộ phận soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
b) Nơi nhận
phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ
quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện,
giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi
nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác không thuộc phạm
vi điều chỉnh và liên quan đến nội dung của văn bản.
3. Giữ gìn bí
mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
4. Việc nhân
bản các văn bản mật do lãnh đạo quyết định và được thực hiện theo các quy định
về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Cá nhân soạn
thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn
bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà
nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản
quyết định.
2. Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công được giao trách nhiệm
giúp người đứng đầu cơ quan quản lý công tác văn thư, có trách nhiệm kiểm tra
và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban
hành văn bản.
Điều 13. Ký văn bản
Hình thức ký
văn bản được sử dụng con dấu của cơ quan, gồm có:
- Người đứng
đầu cơ quan.
- Cấp dưới trực
tiếp của người đứng đầu được người đứng đầu cơ quan theo phân công, ủy quyền cụ
thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi ký thay (KT.).
- Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính được người đứng đầu cơ quan giao ký một số văn bản
cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa lệnh (TL.).
- Trường hợp
người đứng đầu đơn vị trong cơ quan được người đứng đầu cơ quan ủy quyền ký một
số văn bản cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa ủy quyền
(TUQ.).
Điều 14. Bản sao văn bản
1. Các hình
thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích
sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản
sao được quy định như sau:
Hình thức
sao: Sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan sao văn bản; số,
ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao văn bản; nơi nhận.
3. Bản sao y
bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại
Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp
(photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không được thực hiện theo đúng
thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
5. Không được
sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường
hợp những ý kiến của lãnh đạo ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch,
trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
MỤC 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản,
kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải
được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến.
2. Trình,
chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tất cả văn
bản đến tại cơ quan đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của
cơ quan (trừ trường hợp có quy định khác). Tất cả các loại văn bản (kể cả bản
Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn, thư gửi đến cơ quan được
gọi chung là văn bản đến.
Văn bản đến từ
mọi nguồn đều phải được tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký
vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ của cơ quan.
2. Văn bản đến
chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số
lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v.... Trường hợp phát hiện có
sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết. Văn bản đến loại này cũng thuộc diện đăng ký tại văn
thư, đối với bản chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) thì cần chụp lại trước
khi đóng dấu đến, văn bản đến chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết
có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Đến khi nhận được bản chính của bản
Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi
số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản
Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản
Fax, văn bản chuyển qua mạng.
3. Những văn
bản do cán bộ, chuyên viên đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký
tại văn thư trước khi xử lý theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký
tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
4. Văn bản đến
thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
5. Các bì văn
bản đến cán bộ văn thư không bóc: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng,
các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được
chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu
là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản
có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
6. Đối với những
bì thư gửi đích danh người đứng đầu, văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận
hoặc người được phân công bóc gỡ các bì thư của người đứng đầu; sau khi có ý kiến
của người đứng đầu thì văn bản phải được chuyển đến văn thư để được đăng ký và
xử lý tiếp.
7. Đối với những
bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được
bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm
xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho người được giao
trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
8. Văn bản khẩn
đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận
và báo cáo ngay với người đứng đầu hoặc người được phân công để xử lý.
9. Khi tiếp
nhận văn bản đến, văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu
niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ khẩn, mật. Văn bản
đến bị thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bên trong không đúng với số ghi ngoài
bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở
ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho
nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần
thiết phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
10. Văn bản đến
được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy
vi tính.
Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Đối với loại
văn bản đến có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, được chuyển ngay đến người phụ
trách lĩnh vực để xử lý, sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.
2. Đối với loại
văn bản đến bình thường, văn thư đăng ký và chuyển cho người phụ trách lĩnh vực
để xử lý.
3. Căn cứ vào
ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên
máy vi tính, chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại văn thư.
4. Việc chuyển
giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, giữ gìn bí mật nội
dung văn bản và phải được ghi nhận vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ
công việc của cơ quan (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản).
Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến
1. Người đứng
đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến, cấp phó của
người đứng đầu được người đứng đầu phân công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các
văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội
dung văn bản đến, người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu giao cho các đơn vị
hoặc cá nhân giải quyết. Người đứng đầu các đơn vị phân công cho chuyên viên của
đơn vị mình nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy
định hoặc theo quy định của cơ quan.
3. Trong công
tác xử lý văn bản đến, người đứng đầu cơ quan giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
Phòng Hành chính hoặc người được phân công chịu trách nhiệm thực hiện những
công việc sau:
a) Xem xét
toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp.
b) Chuyển văn
bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
4. Trường hợp
văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết không
quá 15 ngày làm việc.
Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản
đi của cơ quan phát hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của
cơ quan theo trình tự sau:
1. Kiểm tra
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm
của văn bản.
2. Đóng dấu
cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
3. Đăng ký
văn bản đi.
4. Làm thủ tục,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản
đi.
Điều 20. Chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi
phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó
được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi
có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin
nhanh.
Điều 21. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản
đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký, một bản chính lưu trong hồ sơ giải quyết công việc và được chuyển giao
cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn quy định.
2. Văn bản đi
có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, được sắp
xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp, hộp. Tuyệt đối không được mang ra khỏi
cơ quan trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của lãnh đạo.
3. Các văn bản
liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có trách
nhiệm theo dõi lưu bản chính.
4. Bản lưu những
văn bản quan trọng của cơ quan phải được in bằng giấy tốt có độ pH trung tính
và được in bằng mực bền màu.
MỤC 3 LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU
TRỮ CƠ QUAN
Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được
lập
1. Nguyên tắc:
Tất cả công
chức, viên chức khi làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có
trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ
hiện hành.
2. Nội dung
việc lập hồ sơ hiện hành:
a) Mở hồ sơ:
hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc và thực tế công việc
được giao, mỗi công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ
lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ
tiêu đề hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản
hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.
b) Thu thập
văn bản đưa vào hồ sơ:
- Công chức,
viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và
các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ.
- Các văn bản
trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác
nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp.
- Kết thúc và
biên mục hồ sơ: khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, công chức,
viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản,
giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách,
báo không cần để trong hồ sơ.
3. Yêu cầu đối
với mỗi hồ sơ được lập:
- Hồ sơ được
lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành hồ sơ.
- Văn bản,
tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
- Văn bản
trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
- Sau khi giải
quyết xong công việc, hồ sơ giải quyết công việc, bộ phận văn thư có trách nhiệm
kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ và lưu giữ tại văn thư chờ chuyển giao lưu
trữ theo quy định. Trường hợp những hồ sơ đang trong giai đoạn góp ý, lấy ý kiến
hoặc trao đổi, phối hợp giải quyết, thì chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể hiện phần
ghi chú trong phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị, cá nhân
tiếp tục theo dõi, xử lý.
Công chức,
viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác quản lý tài liệu tại
cơ quan; tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác của từng cá nhân phải được
sắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng theo
quy định và có hiệu quả.
Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm
của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan
a) Các đơn vị
trực thuộc và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá
trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn được quy định tại
khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp
các đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữ
lại không được quá hai năm.
c) Cán bộ,
công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm
xã hội phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc người
kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặc mang
sang cơ quan khác.
2. Thời hạn
giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu
hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau một năm kể từ năm công việc kết
thúc.
b) Tài liệu
nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công
trình được nghiệm thu chính thức.
c) Tài liệu
xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
d) Cơ sở dữ
liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và
tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục
giao nộp:
Khi giao nộp
tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản
giao nhận tài liệu”. Các đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan giữ mỗi loại một bản.
Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Người đứng
đầu cơ quan chỉ đạo Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được
phân công chịu trách nhiệm tham mưu lập kế hoạch hàng năm để bảo đảm triển khai
thực hiện tốt công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan.
2. Chánh Văn
phòng hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu
cho người đứng đầu trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc cơ
quan.
b) Tổ chức thực
hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ
quan.
3. Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan về việc
lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan vào lưu trữ hiện
hành.
4. Trách nhiệm
của cán bộ, công chức, viên chức: lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi,
giải quyết.
5. Trách nhiệm
của cán bộ lưu trữ: cán bộ chuyên trách lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn
cho các đơn vị và công chức, viên chức lập hồ sơ công việc theo đúng quy định.
MỤC 4 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công giúp người đứng đầu quản
lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định hiện hành.
2. Cán bộ văn
thư đuợc giao nhiệm vụ giữ và sử dụng con dấu của cơ quan; Đảng ủy; Công đoàn
cơ quan và các loại dấu khác (nếu có) theo đúng quy định.
3. Cán bộ văn
thư được phân công đóng dấu, không được mang dấu ra khỏi khu vực đóng dấu khi
không có sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
4. Không được
tự ý giao con dấu cho người khác sử dụng khi không có chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan bằng văn bản.
Điều 26. Đóng dấu
1. Tuyệt đối
không được đóng dấu khống chỉ.
2. Không đóng
dấu đối với các văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy của đơn vị chuyên
môn soạn thảo văn bản, các bản sao có chữ ký không rõ ràng, lem luốc.
3. Dấu được
đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
4. Đóng dấu
lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được
đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
5. Đóng dấu
giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo
quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Trường hợp đóng dấu
lên các bản hợp đồng, biên bản, dự toán có nhiều trang, dấu được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
6. Đối với
các tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật,
Tối mật, Mật.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
MỤC 1 CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 27. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm, lưu
trữ cơ quan có trách nhiệm:
1. Lập kế hoạch
thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với
các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
3. Hướng dẫn
các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị
các kho tàng và phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
5. Tổ chức tiếp
nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Đơn vị có hồ
sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn, mỗi loại hai bản, đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ
cơ quan giữ mỗi loại một bản.
Điều 28. Chỉnh lý tài liệu
1. Nguyên tắc:
a) Khi phân
loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải
quyết công việc.
b) Tài liệu
sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của cơ quan.
c) Cán bộ phụ
trách công tác lưu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo
quản tại kho lưu trữ cơ quan.
2. Tài liệu
sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại
và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời
hạn.
c) Hệ thống
hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ
tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho
việc quản lý và tra cứu, sử dụng tài liệu.
e) Lập danh mục
xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.
Điều 29. Xác định giá trị tài liệu
1. Việc xác định
giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định
tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng
số lượng năm.
b) Xác định
tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
2. Thời hạn bảo
quản tài liệu thực hiện theo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu do Cục trưởng
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.
Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
1. Khi tiến
hành xác định giá trị tài liệu, cơ quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan về việc quyết
định:
a) Mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại bảo quản. b) Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm (thực hiện theo Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị).
3. Hội đồng
làm việc theo phương thức sau đây:
a) Từng thành
viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần).
b) Hội đồng
thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy. Biên bản
cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành hai bản,
một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền
thẩm tra tài liệu hết giá trị.
c) Thông qua
biên bản, trình người đứng đầu cơ quan quyết định.
Điều 31. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
1. Nghiêm cấm
các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào và
bán tài liệu tiêu hủy ra thị trường tự do.
2. Thẩm quyền
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lãnh đạo cơ quan quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến thẩm định đề
xuất bằng văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến bằng văn bản
của cơ quan có thẩm quyền. Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin trên tài liệu.
3. Hồ sơ tiêu
hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm:
a) Tờ trình về
việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
b) Danh mục
tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh.
c) Quyết định
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
d) Biên bản họp
Hội đồng xác định giá trị.
đ) Văn bản của
cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.
e) Quyết định
của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
g) Biên bản về
việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị và các tài liệu liên quan khác.
4. Việc tiêu
hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước và các quy định pháp luật hiện hành có liên quan.
Điều 32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (trường
hợp cơ quan thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử)
1. Trách nhiệm
của cơ quan nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:
a) Giao nộp
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định. Trường hợp muốn giữ lại
hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của
lãnh đạo cơ quan.
b) Giao nộp
tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu”.
c) Giao nộp đầy
đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo. d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
2. Trách nhiệm
của Lưu trữ lịch sử:
a) Lập kế hoạch
thu thập tài liệu.
b) Phối hợp với
lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập.
c) Hướng dẫn
lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp.
d) Chuẩn bị
kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
đ) Tổ chức tiếp
nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản
theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.
Lưu trữ của cơ quan và Lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản.
3. Thành phần
và thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo hướng dẫn của
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
MỤC 2 THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 33. Thống kê tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng
thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo
quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
2. Thống kê
lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ
hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
3. Báo cáo thống
kê được thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp
công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc:
a) Hồ sơ, tài
liệu chưa đến hạn nộp lưu hoặc không thuộc diện nộp lưu trữ hiện hành do các
công chức, viên chức các đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ,
tài liệu đó.
b) Hồ sơ, tài
liệu lưu trữ tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan. Kho lưu trữ được
trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo
an toàn cho tài liệu.
2. Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công có trách nhiệm tham
mưu cho lãnh đạo cơ quan chỉ đạo và tổ chức thực hiện các quy trình về bảo quản
tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng
hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định.
b) Thực hiện
các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai;
phòng gian, bảo
mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
c) Trang bị đầy
đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
d) Duy trì
nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lưu trữ.
đ) Thực hiện
các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác
gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ.
e) Tu bổ, phục
chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
g) Thực hiện
chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
3. Công chức,
viên chức phụ trách công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm:
a) Thực hiện
đúng các quy định của Nhà nước và của cơ quan về bảo vệ, bảo quản an toàn tài
liệu và kho lưu trữ.
b) Bố trí, sắp
xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp),
dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu.
c) Thường
xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng
tài liệu, trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.
4. Áp dụng
theo tiêu chuẩn các loại kho lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
5. Kỹ thuật bảo
quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước.
MỤC 3 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ
1. Đối tượng
được phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành:
- Cán bộ,
công chức, viên chức trong và ngoài cơ quan đến nghiên cứu và sử dụng tài liệu
lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Cá nhân đến
sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu của mình.
- Người nước
ngoài đến nghiên cứu tài liệu.
2. Thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành:
- Các đối tượng
là người thuộc cơ quan phải có ý kiến của lãnh đạo cho phép được nghiên cứu, sử
dụng những tài liệu có liên quan.
- Các đối tượng
không phải là người thuộc cơ quan khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có
giấy giới thiệu của cơ quan quản lý. Nếu là công dân Việt Nam thì phải có chứng
minh nhân dân, đơn xin trích lục bản chính ghi rõ mục đích khai thác đồng thời
nêu lý do mất và người yêu cầu trích lục phải là người có tên trong văn bản cần
trích lục hoặc giấy ủy quyền của người có liên quan. Đơn xin trích lục và giấy ủy
quyền đều phải có xác nhận của chính quyền nơi cư trú.
- Đối tượng
là người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có hộ chiếu và ý kiến
phê duyệt của lãnh đạo.
- Tất cả các
đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cán bộ phụ
trách công tác lưu trữ phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục
hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
2. Mượn tài
liệu nghiên cứu tại chỗ: sau khi nghiên cứu văn bản xong, người khai thác phải
trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu.
Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ phải giám sát trong quá trình mượn và kiểm
tra tài liệu sau khi hoàn trả.
3. Mượn tài
liệu về nơi làm việc: trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác công
chức, viên chức
thuộc cơ quan cần sử dụng hồ sơ, tài liệu ở ngoài kho phải được Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công đồng ý. Người mượn tài
liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn.
4. Sao, chụp
tài liệu lưu trữ: người đến khai thác cần sao chụp tài liệu phải thực hiện đầy
đủ thủ tục khai thác và có giấy xin sao chụp tài liệu, đồng thời phải được sự đồng
ý của người có thẩm quyền mới được phép sao chụp. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ
phải do cán bộ lưu trữ thực hiện. Đối với tài liệu mật được thực hiện theo quy
chế bảo vệ bí mật Nhà nước.
5. Đơn vị, cá
nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo
mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.
Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ
Thẩm quyền
quyết định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan như
sau:
1. Người đứng
đầu, cấp phó của người đứng đầu cho phép việc sử dụng bản chính các tài liệu
lưu trữ đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài; cho
phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật.
2. Chánh, Phó
Chánh Văn phòng, Trưởng, Phó Trưởng Phòng Hành chính hoặc người có trách nhiệm
cho phép việc sử dụng bản sao, bản điện tử các tài liệu lưu trữ đối với công chức,
viên chức thuộc cơ quan, đơn vị và cá nhân có nhu cầu chính đáng.
3. Cán bộ phụ
trách lưu trữ cơ quan chỉ cho phép sử dụng tài liệu khi được sự đồng ý của người
có thẩm quyền.
4. Việc sao
chụp tài liệu lưu trữ phải được ý kiến phê duyệt của lãnh đạo.
Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ được quản lý bằng các công cụ sau:
1. Chương
trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.
2. Sổ giao nhận
tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 39. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Việc thực
hiện các nội dung của Quy chế này là một trong những tiêu chí để bình xét thi
đua, khen thưởng đối với tập thể các đơn vị và cá nhân công chức, viên chức, là
cơ sở đánh giá, nhận xét, phân loại công chức, viên chức; xem xét nâng bậc
lương, nâng ngạch công chức, viên chức.
2. Công chức,
viên chức vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ
vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định của pháp luật về
xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức hoặc truy cứu trách nhiệm
hình sự theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp
công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật
chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện
hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Điều 40. Khiếu nại, tố cáo
1. Các đơn vị,
công chức, viên chức có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đối với cơ quan mình.
2. Việc giải
quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy
định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều 41. Tổ chức thực hiện
1. Thủ trưởng
các cơ quan có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn
thể cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi quản lý.
2. Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công có trách nhiệm đôn đốc,
theo dõi việc thực hiện Quy chế này.
3. Trong quá
trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công đề nghị lãnh đạo cơ
quan báo cáo với Ủy ban nhân dân quận (đầu mối là Phòng Nội vụ quận) sửa đổi, bổ
sung Quy chế này phù hợp tình hình thực tế./.