|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐIỆN BIÊN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 315/KH-UBND
|
Điện Biên, ngày 02 tháng 02 năm 2018
|
KẾ HOẠCH
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2018
Thực hiện văn bản số 73/BNV-VTLTNN,
ngày 08/01/2018 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác Văn thư, lưu
trữ năm 2018 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; UBND tỉnh Điện
Biên ban hành Kế hoạch công tác Văn thư, lưu trữ năm 2018 trên địa bàn tỉnh, cụ
thể như sau:
I. MỤC ĐÍCH - YÊU CẦU
1. Mục
đích
Tăng cường hoạt động, nâng cao hiệu
quả công tác quản lý Nhà nước về Văn thư, lưu trữ và quản lý, phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ; từng bước đưa
công tác văn thư, lưu trữ của các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh đi vào hoạt
động có nề nếp, đúng quy trình nghiệp vụ Nhà nước quy định.
Thực hiện tốt việc kiện toàn tổ chức,
công chức, viên chức làm công tác Văn thư, lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức
trong tỉnh quản lý tốt công văn giấy tờ, tài liệu lưu trữ; tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu, đáp ứng với yêu cầu
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong công cuộc cải cách
và hiện đại hóa nền hành chính hiện nay.
2. Yêu cầu
Các loại công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ phải được thu thập, chỉnh lý khoa học, bảo quản an
toàn, chu đáo; hoạt động của công tác Văn thư, lưu trữ
phải được tổ chức thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ do Nhà nước quy định
thống nhất từ tỉnh đến cơ sở.
II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO, NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN
1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn
công tác Văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ
- Các Sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh,
UBND các huyện, thị xã, thành phố đẩy mạnh việc tuyên truyền phổ biến Luật Lưu
trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của
Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và các văn bản quy phạm pháp luật về
công tác Văn thư, lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử, tập huấn hoặc phổ biến trong các hội nghị của cơ
quan, đơn vị;
- Xây dựng Kế hoạch và triển khai
thực hiện nghiêm túc Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của
Thủ tướng Chính phủ trong các cơ quan, đơn vị tới cán bộ, công chức, viên chức
thuộc thẩm quyền quản lý.
b) Xây dựng, ban hành văn bản quản
lý, hướng dẫn về công tác Văn thư, lưu trữ
- Căn cứ Luật Lưu
trữ, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Bộ Nội vụ,
Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước và của UBND tỉnh; Sở Nội vụ
có trách nhiệm tham mưu giúp UBND tỉnh triển khai tổ chức thực hiện và ban hành
các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan đến công tác Văn thư, lưu trữ trên
địa bàn tỉnh; đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong tỉnh rà
soát những văn bản đã ban hành về công tác Văn thư, lưu trữ nhưng không còn phù
hợp để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp với
quy định của pháp luật và tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị, địa phương,
trọng tâm là:
- Ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Quy
chế công tác Văn thư, lưu trữ;
- Danh mục thành phần tài liệu thuộc
nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ lịch sử;
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
(Đối với các cơ quan, tổ chức chưa ban hành).
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lập
hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ;
- Triển khai Kế hoạch thu tài liệu
của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo Quyết định số 1320/QĐ-UBND
ngày 29/12/2017 của UBND tỉnh vào Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh giai đoạn 2018 -
2022.
c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn,
bồi dưỡng nghiệp vụ
- Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp
với các cơ quan, đơn vị có liên quan tiếp tục sắp xếp, kiện toàn, bố trí công
chức chuyên trách trong tổng số biên chế được giao đủ tiêu
chuẩn để thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư
số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức
danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV
ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn
nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư. Tăng cường biên
chế đảm bảo cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện tốt chức năng trực tiếp
quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
- Các cơ quan, đơn vị, địa phương
quan tâm sắp xếp công chức trong biên chế được giao có trình độ về công nghệ
thông tin để quản trị hệ thống cơ sở lưu trữ điện tử. Tại các xã, phường, thị
trấn, cần bố trí công chức văn phòng kiêm công tác Văn
thư, lưu trữ;
- Các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ
động xây dựng Kế hoạch phối hợp với sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ)
tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức
trong cơ quan, đơn vị. Đặc biệt chú trọng đội ngũ công chức, viên chức làm công
tác Văn thư, lưu trữ tại các xã, phường, thị trấn. Nội dung tập huấn tập trung
vào việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
Lịch sử, quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý, sử dụng con dấu và chỉnh lý,
xác định giá trị tài liệu. Quan tâm tạo điều kiện cho công chức, viên chức tham
gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về Văn thư, lưu trữ tại các Trường
chuyên nghiệp hoặc do tỉnh tổ chức.
- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp
trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức làm công tác Văn thư, lưu trữ
theo quy định của pháp luật hiện hành.
d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện
các quy định của pháp luật về công tác Văn thư, lưu trữ.
- Sở Nội vụ chủ động xây dựng Kế
hoạch, tổ chức thực hiện và hướng dẫn thanh tra, kiểm tra ngành Nội vụ hoặc kiểm tra về công tác Văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
- Các cơ quan, tổ chức thực hiện kiểm
tra, hướng dẫn công tác Văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố
thực hiện việc kiểm tra, hướng dẫn đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và
UBND các xã, phường, thị trấn.
Nội dung kiểm tra tập trung vào việc
triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ:
+ Tình hình thực hiện các quy định
của pháp luật về tiêu chuẩn, chức danh công chức, viên chức làm công tác Văn thư, lưu trữ;
+ Ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác Văn thư, lưu trữ; triển khai,
quán triệt và tổ chức thực hiện các văn bản của Trung ương và địa phương về
công tác Văn thư, lưu trữ;
+ Xây dựng, ban hành sửa đổi, bổ sung
các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ; danh
mục hồ sơ cơ quan, tình hình xây dựng danh mục hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu;
+ Tình hình thực hiện công tác văn
thư: Quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản mật và ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định
hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan; lập hồ sơ công việc và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
+ Tình hình thực hiện các hoạt động
về nghiệp vụ lưu trữ: Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh lập
kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết
xong vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn và đúng thủ tục đã được Nhà nước quy
định;
+ Lập kế hoạch thu tài liệu vĩnh viễn
đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ tỉnh
theo Quyết định của UBND tỉnh;
+ Các cơ quan, đơn vị, địa phương phải bố trí đủ phòng (kho) lưu trữ;
trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản
an toàn tài liệu như: Phương tiện phòng cháy, chữa cháy, máy điều hòa không
khí, máy hút ẩm, giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ... cho các kho lưu trữ. Thường xuyên
thực hiện chế độ vệ sinh, khử trùng tài liệu trong kho lưu trữ, thông gió, duy
trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu; bố trí
và tạo điều kiện thuận lợi để các độc giả đến khai thác và sử dụng tài liệu;
+ Sở Nội vụ có trách nhiệm quản lý,
cấp Chứng chỉ hành nghề Lưu trữ theo quy định; đồng thời quản lý, giám sát chất
lượng hoạt động dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Các cơ
quan, tổ chức khi tiến hành chính lý tài liệu phải thống
nhất với Sở Nội vụ (về các quy trình nghiệp vụ chỉnh lý
tài liệu, nội dung, chất lượng các hồ sơ...) theo quy định
của pháp luật về lưu trữ.
+ Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo
thống kê về công tác Văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định về Sở
Nội vụ và phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố.
2. Hiện đại hóa công tác Văn thư, lưu trữ
- Các cơ quan, tổ chức trong tỉnh
tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư, lưu trữ. Xây dựng
cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai
thác tài liệu; tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh,
Sở Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ trong quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng các phần
mềm văn bản.
- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai
thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về Văn thư, lưu trữ, xây dựng phần mền
quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; xây dựng cơ
sở dữ liệu và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu điện tử để quản lý tài liệu lưu trữ và
phục vụ nghiên cứu, khai thác tài liệu nhanh, hiệu quả.
3. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Đối với các cơ quan, tổ chức
- Các cơ quan, đơn vị, địa phương
phải chủ động xây dựng kế hoạch, đẩy mạnh việc lập hồ sơ công việc trong cán
bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị, địa phương;
- Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ
còn tồn đọng trong cơ quan, bố trí phòng, kho để bảo quản tài
liệu lưu trữ theo quy định; phân loại chỉnh lý, có kế hoạch nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào
Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ.
b) Đối với Lưu trữ lịch sử
- Chuẩn bị cơ sở, vật chất (phòng,
kho, giá để tài liệu...), xây dựng kế hoạch thu tài liệu của các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu theo danh mục số 01, 02. Trong năm 2018, tập trung thu
tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan theo Quyết định số
1320/QĐ-UBND ngày 29/12/2017 của UBND tỉnh vào Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh
giai đoạn 2018 - 2022;
- Xây dựng và triển khai thực hiện kế
hoạch, đề án nâng cấp phông, tu bổ, phục chế tài liệu, số
hóa tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh trình cấp có
thẩm quyền phê duyệt để triển khai thực hiện;
- Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh như: Trưng bày, triển lãm,
giới thiệu tài liệu trên các trang, cổng thông tin điện tử...
4. Kinh phí thực hiện: Được đảm bảo từ nguồn ngân sách địa phương hàng năm và được sử dụng
vào các công việc theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ.
III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2018
1. Tổ chức Hội Nghị sơ kết 5 năm thực
hiện Luật Lưu trữ.
2. Quán triệt, tổ chức triển khai
thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính
phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử và văn bản số 2626/UBND-NC ngày
15/9/2017 của UBND tỉnh và văn bản số 2099/SNV-CCVTLT ngày 28/11/2018 của Sở
Nội vụ về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ
tướng Chính phủ;
3. Tăng cường công tác kiểm tra,
hướng dẫn nghiệp vụ, chú trọng việc lập hồ sơ công việc trong các cơ quan, đơn
vị, địa phương trên địa bàn tỉnh. Khắc phục tình trạng không lập hồ sơ và không
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
4. Tiếp tục khảo sát tình hình tài
liệu tích đống tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho
Lưu trữ lịch sử. Xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ
tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức (kể cả cấp huyện, cấp xã). Bố trí đủ diện
tích phòng, kho lưu trữ và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu theo
quy định tại khoản 3, Mục III, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Bảo quản an toàn hồ sơ, tài
liệu, phục vụ cho việc nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu
quả.
5. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với cơ
quan, đơn vị có liên quan đẩy nhanh tiến độ xây dựng Kho Lưu trữ lịch sử của
tỉnh, phấn đấu quý I/2018 chuyển ra
trụ sở mới.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Các Sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh,
UBND các huyện, thị xã, thành phố trên cơ sở Kế hoạch của UBND tỉnh, chủ động
xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và điều
kiện thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương mình; thực hiện nghiêm túc chế độ
báo cáo thống kê, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác Văn
thư, lưu trữ về Sở Nội vụ trước ngày 05/12/2018 để tổng hợp chung
và báo cáo UBND tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo quy định. Trong
quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vị
phản ánh bằng văn bản về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh năm và chỉ đạo kịp thời.
2. Giao Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị,
địa phương xây dựng các Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ và tổ chức triển khai các nội dung trong Kế
hoạch này; tổng hợp và báo cáo kết quả triển khai thực hiện về UBND tỉnh trước
ngày 25/12/2018.
Trên đây là Kế hoạch công tác Văn
thư, lưu trữ năm 2018 trên địa bàn tỉnh; yêu cầu các Sở, ban, ngành, đoàn thể
tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan
nghiêm túc triển khai thực hiện, đảm bảo nội dung Kế hoạch đề ra.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ (B.c);
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN;
- Các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Lưu: VT,
NC.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Thành Đô
|