|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 28/KH-UBND
|
Ninh Bình, ngày
06 tháng 02 năm 2024
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2024
Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011,
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Ủy
ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Ninh Bình năm 2024 như sau:
I. MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Mục đích
- Thống nhất chỉ đạo và tổ chức
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; nâng cao trách nhiệm của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư,
lưu trữ; tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ đối
với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
- Là cơ sở để các cơ quan, đơn
vị xây dựng kế hoạch và thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ.
2. Yêu cầu
Các cơ quan, đơn vị xây dựng kế
hoạch phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị mình và tổ chức thực hiện
đầy đủ, nghiêm túc, đúng quy định các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại
Kế hoạch này; tập trung chỉ đạo có hiệu quả việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đặc biệt là việc lập hồ sơ điện tử; chỉnh lý, số
hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
II. NỘI DUNG
1. Quản lý,
chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
1.1.
Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Tuyên truyền, phổ biến các quy
định của pháp luật hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ của trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể
công chức, viên chức, người lao động bằng các hình thức đa dạng, phong phú, phù
hợp nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư,
lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Đơn vị thực hiện: Các cơ
quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.
- Thời gian thực hiện: Thường
xuyên trong năm 2024.
1.2.
Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ
a) Xây dựng, ban hành hoặc tham
mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp
với quy định hiện hành. Rà soát những nội dung không còn phù hợp trong các văn
bản đã ban hành để sửa đổi, bổ sung, ban hành mới hoặc tham mưu sửa đổi, bổ
sung, ban hành mới cho phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước nhằm áp dụng
thống nhất tại các cơ quan, đơn vị
- Đơn vị thực hiện: Sở Nội vụ.
- Thời gian thực hiện: Thường
xuyên trong năm 2024.
b) Rà soát, sửa đổi bổ sung,
ban hành các văn bản mới theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực
tế của cơ quan, đơn vị như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế Công
tác văn thư; Quy chế công tác lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan. Trong đó, quy định
rõ trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của
cơ quan
- Đơn vị thực hiện: Các cơ
quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.
- Thời gian hoàn thành: Quý I
năm 2024.
1.3.
Công tác tổ chức nhân sự và thực hiện chế độ chính sách
a) Tiếp tục kiện toàn, bố trí
nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo vị
trí việc làm và đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp
viên chức chuyên ngành lưu trữ theo quy định
- Đơn vị thực hiện: Các cơ
quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.
- Thời gian thực hiện: Thường
xuyên trong năm 2024.
b) Thực hiện đầy đủ chế độ phụ
cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành
- Đơn vị thực hiện: Các cơ
quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.
- Thời gian thực hiện: Thường
xuyên trong năm 2024.
1.4. Tập
huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
a) Tổ chức các lớp bồi dưỡng
công tác văn thư theo Kế hoạch số 160-KH/TU ngày 26/12/2023 của Tỉnh ủy Ninh
Bình về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh năm 2024
- Đơn vị thực hiện: Sở Nội vụ.
- Thời gian thực hiện: Quý III
năm 2024.
b) Rà soát, cử công chức, viên
chức văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc và tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp
theo quy định; chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ mở các lớp tập
huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức
- Đơn vị thực hiện: Các cơ
quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.
- Thời gian thực hiện: Trong
năm 2024.
c) Tổ chức tập huấn nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ cho các phòng, ban chuyên môn và Ủy ban nhân dân cấp xã.
Chương trình tập huấn chú trọng vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản
điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ công việc; sử dụng thiết bị lưu
khóa bí mật trong công tác văn thư, số hoá tài liệu lưu trữ
- Đơn vị thực hiện: Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố.
- Thời gian thực hiện: Trong
năm 2024.
1.5.
Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu
trữ
a) Tổ chức thanh tra, kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; tổng hợp
kết quả, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh
- Đơn vị thực hiện: Sở Nội vụ
chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan.
- Thời gian hoàn thành: Quý I,
Quý III năm 2024.
b) Tổ chức kiểm tra, tự kiểm
tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị
thuộc phạm vi quản lý
- Nội dung kiểm tra, hướng dẫn:
+ Công tác văn thư: Soạn thảo,
ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật.
+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tiêu hủy tài liệu hết
giá trị; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ.
+ Trách nhiệm của cán bộ, công
chức, viên chức trong quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Đơn vị thực hiện: Các cơ
quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.
- Thời gian hoàn thành: Trong
năm 2024.
2. Thực hiện
hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
2.1.
Nghiệp vụ công tác văn thư
a) Tiếp tục thực hiện quản lý
văn bản, lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice; tổ
chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị
lưu khóa bí mật theo đúng quy định
- Đơn vị thực hiện: Các cơ
quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.
- Thời gian thực hiện: Thường
xuyên trong năm 2024.
b) Xây dựng Danh mục hồ sơ, tài
liệu năm 2024; đối với những cơ quan, đơn vị đã sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản
và điều hành VNPT-iOffice trong quản lý văn bản đi, đến, yêu cầu lập Danh mục hồ
sơ trên Hệ thống để công chức, viên chức lập hồ sơ điện tử
- Đơn vị thực hiện: Các cơ
quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.
- Thời gian thực hiện: Quý I
năm 2024.
c) Tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện
Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice đảm bảo các chức năng: Lập hồ
sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
- Đơn vị thực hiện: Sở Thông
tin và Truyền thông phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan.
- Thời gian hoàn thành: Trong
năm 2024.
2.2.
Hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Xây dựng kế hoạch thu hồ sơ,
tài liệu thuộc nguồn nộp lưu; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để tổ chức giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng,
tích đống theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về
việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 17/11/2017 của Ủy ban
nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg. Thực hiện tiêu
hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật. Bố trí phòng, kho lưu trữ
và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn,
thuận tiện cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu
- Đơn vị thực hiện: Các cơ
quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.
- Thời gian thực hiện: Thường
xuyên trong năm 2024
b) Tiếp tục thực hiện Quyết định
số 25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Đề án
“Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024” và Quyết định số
669/QĐ-UBND ngày 28/7/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc sửa đổi, bổ sung Đề
án “Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024”; Kế hoạch số
19/KH-UBND ngày 03/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện Quyết định số
458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài
liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Quyết định số
359/QĐ-UBND ngày 23/5/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Chương
trình “Công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh
Bình phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”;
Kế hoạch số 119/KH-UBND ngày 26/7/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực
hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, giai đoạn II. Tổ chức
thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và sưu tầm tài liệu lưu trữ lịch sử.
Tổ chức sử dụng, bảo quản, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
theo quy định; thực hiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu, tu bổ, phục chế tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
- Đơn vị thực hiện: Sở Nội vụ.
- Thời gian thực hiện: Thường
xuyên trong năm 2024.
3. Bố trí
kinh phí thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ
3.1. Các sở, ban, ngành, Ủy
ban nhân dân cấp huyện
Bố trí kinh phí cho hoạt động
văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP , ưu tiên các công việc sau:
- Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ
tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm
thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
- Chỉnh lý khối tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng, cải tạo, nâng cấp mở
rộng kho lưu trữ; bố trí các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
3.2. Sở Nội vụ (Trung tâm
Lưu trữ lịch sử)
Sử dụng nguồn kinh phí trong dự
toán ngân sách nhà nước năm 2024 đã được Ủy ban nhân dân tỉnh giao tại Quyết định
số 883/QĐ-UBND ngày 11/12/2023 để tiếp tục thực hiện Đề án “Chỉnh lý và bảo quản
tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch
sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024”; tạo lập cơ sở dữ liệu, tu bổ và phục chế
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử đảm bảo hiệu quả, theo quy định.
III. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Các sở, ban, ngành, đơn vị sự
nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, đơn vị trung ương
trên địa bàn tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước; Ủy ban nhân dân các huyện, thành
phố xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ
năm 2024 phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương mình và
gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 25/02/2024 để theo
dõi, kiểm tra và chỉ đạo thực hiện.
2. Sở Nội vụ chủ trì hướng dẫn,
theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện các nhiệm vụ được
giao; định kỳ tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh
theo quy định./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Các sở, ban, ngành của tỉnh;
- Các cơ quan TW trên địa bàn tỉnh;
- UBND các huyện, thành phố;
- Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh;
- Các doanh nghiệp nhà nước;
- Lưu: VT, VP1,7.
TC_VP7_VTLT_01
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Tống Quang Thìn
|